i
Universitas Kristen Maranatha
Abstract
This research entitled Descriptive Study of Competency Model on Sales Order Processing Administration Staffs in Co. X Bandung. The study was conducted to know about the competency model on Sales Order Processing Administration Staff in Co. X Bandung. This competency model then can be used as the guidance of Human Resources Management for the Sales Order Processing (SOP) Administration Staffs for various applications such as selection, training and development, also performance appraisal.
Guidance theory used in this research is the competency theory from Lucia D. Antionette and Richard Lepsinger. They said that competency model is the particular combination of knowledge, skills, and characteristics needed to effectively perform a role in an organization and is used as a human resource tool for selection, training and development, appraisal, and succession planning.
Methodology used in this research is descriptive study. This reseacrh have one variable that is competency model. Data collection is done by interview, observation, and questionnaire In the beginning, an interview and an observation to the job incumbents have been done in order to get the interim competency model. Based on the interim model, the competency model questionnaire made.
Competency model questionnaire consist of 43 item. This questionnaire was given to 3 SOP Administration Staffs, a SOP Department Head, and 2 coworkers from another departments that often connect in work with the administration staff.
It’s done as the validation for the interim competency model.
The quistionnaire data processed by counting the average competencies scores and using metric as the guidance for wheter or not a compentency included to the model. Based on the data analysis, obtained result that SOP Administration Staffs in Co. X Bandung has a competency model that consist of eight competencies which is concer for order, attention to detail, service orientation, developing and maintaining relationship, time management, self-management skills, computer literacy, and organizational knowledge.
ii
Universitas Kristen Maranatha
Abstrak
Penelitian ini berjudul Studi Deskriptif Mengenai Model Kompetensi Pada Staf Administrasi Sales Order Processing di PT. X Bandung. Penelitian ini dilaksanakan untuk mengetahui model kompetensi untuk Staf Administrasi Sales Order Processing (SOP) di PT. X Bandung. Model kompetensi ini selanjutnya dapat digunakan sebagai acuan manajemen Sumber Daya Manusia di bagian SOP, mulai dari seleksi, pelatihan dan pengembangan, juga penilaian kinerja.
Teori yang dipakai adalah teori kompetensi dari Lucia D. Antoinette dan Richard Lepsinger. Mereka menyatakan bahwa yang dimaksud dengan model kompetensi adalah kombinasi tertentu dari pengetahuan, keterampilan dan karakteristik yang dibutuhkan untuk secara efektif memainkan peran dalam sebuah organisasi.
Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah studi deskriptif. Penelitian ini mempunyai satu variabel yaitu model kompetensi. Pengambilan data dilakukan dengan wawancara, observasi, dan kuesioner. Di awal penelitian, dilakukan wawancara dan observasi terhadap pemegang jabatan untuk memperoleh model kompetensi sementara. Berdasarkan model kompetensi sementara, kuisioner model kompetensi dibuat.
Kuisioner model kompetensi ini terdiri dari 43 item. Kuisioner diberikan kepada 3 orang Staf Administrasi SOP, seorang Kepala Departemen SOP, serta 2 rekan karyawan dari bagian lain yang sering berhubungan kerja dengan Staf Administrasi SOP sehingga dianggap memahami pekerjaan Staf Administrasi SOP. Hal ini dilakukan sebagai validasi terhadap model kompetensi sementara.
Data kuisioner diolah dengan menghitung nilai rata-rata kompetensi dan menggunakan metriks sebagai landasan masuk atau tidaknya sebuah kompetensi ke dalam model. Berdasarkan analisis data, diperoleh hasil bahwa Staf Administrasi SOP PT. X memiliki model kompetensi yang terdiri dari delapan kompetensi, yaitu concer for order, attention to detail, service orientation, developing and maintaining relationship, time management, self-management skills, computer literacy, dan organizational knowledge.
iii
Universitas Kristen Maranatha DAFTAR ISI
DAFTAR ISI……….iii
DAFTAR TABEL………..………….vii
DAFTAR BAGAN………...…..viii
DAFTAR LAMPIRAN………ix
BAB I PENDAHULUAN 1.1Latar Belakang Masalah………1
1.2Identifikasi Masalah………..7
1.3Maksud dan Tujuan Penelitian 1.3.1 Maksud Penelitian……...………..8
1.3.2 Tujuan Penelitian………...8
1.4Kegunaan Penelitian 1.4.1 Kegunaan Teoritis………...8
1.4.2 Kegunaan Praktis………..8
1.5Kerangka Pemikiran………..9
1.6Asumsi………....18
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Kompetensi 2.1.1 Definisi Kompetensi………..………19
iv
Universitas Kristen Maranatha 2.2 Model Kompetensi
2.2.1 Definisi Model Kompetensi………21
2.2.2 Daftar Kompetensi 2.2.2.1 LOMA’s Competency Dictionary………..22
2.2.2.2 Behavioural Competency Dictionary Government of New Brunswick...26
2.2.3 Keuntungan Menggunakan Model Kompetensi………….…………...27
2.2.4 Pendekatan untuk Mengembangkan Model Kompetensi………....29
2.2.4.1 Mengembangkan Model Kompetensi Dari Awal………..31
Step 1 Menentikan Metodologi Pengumpulan Data………...31
Step 2 Mengumpulkan Data……….36
Step 3 Melakukan Observasi Langung Kepada Pemegang Jabatan.39 Step 4 Mengembangkan Suatu Model Kompetensi Sementara……40
2.2.4.2 Mematangkan dan Melakukan Validasi Model Kompetensi…44 Step 1 Menguji Model Kompetensi………..45
Step 2 Menganalisa Data Baru dan Memperbaiki Model………….48
Step 3 Mengembangkan Model Kompetensi………50
Step 4 Finalisasi Model……….53
2.3 Manajemen Sumber Daya Manusia Berbasis Kompetensi 2.3.1 Definisi Manajemen Sumber Daya Manusia Berbasis Kompetensi…...54
v
Universitas Kristen Maranatha 2.4.2 Syarat-Syarat Sistem Penilaian……….55
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Rancangan dan Prosedur Penelitian……….57
3.2 Bagan Rancangan Penelitian………57
3.3 Variabel Penelitian dan Definisi Opreasional
3.3.1 Variabel Penelitian………..59 3.3.2 Definisi Konseptual……….59
3.3.3 Definisi Operasional………....59
3.4 Alat Ukur
3.4.1 Wawancara………..62
3.4.2 Observasi……….62
3.4.3 Kuisioner Derajat Kepentingan dan Derajat Frekuensi…………...…62 3.4.4 Kuisioner Model Kompetensi 3600……….66 3.4.5 Validitas Model Kompetensi………..70
3.5 Populasi dan Teknik Penarikan Sampel
3.5.1 Populasi Sasaran………71
3.5.2 Karakteristik Sampel………..71 3.5.3 Teknik Penarikan Sampel………..72
3.6 Teknik Analisis Data
3.6.1 Wawancara………72
3.6.2 Observasi………...73
vi
Universitas Kristen Maranatha
3.6.4 Kuisioner Model Kompetensi 3600………...76
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1 Hasil Penelitian………78
4.2 Pembahasan……….88 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan……….98
5.2 Saran 5.2.1 Saran Teoritis………..99
5.2.2 Saran Praktis………...99
DAFTAR PUSTAKA………100
DAFTAR RUJUKAN………101
vii
Universitas Kristen Maranatha DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Pendekatan untuk Mengembangkan Model Kompetensi………..29
Tabel 2.2 Pro-Kontra One On One Interview dan Focus Group………...33
Tabel 2.3 Pro-Kontra Survey dan Focus Group………47
Tabel 3.1 Kompetensi, Key Behaviour, dan Nomor Item Kuisioner Derajat Kepentingan dan Derajat Frekuensi…………...……….64
Tabel 3.2 Kompetensi, Key Behaviour, dan Nomor Item Kuisioner Model Kompetensi 3600………..……….…68
Tabel 3.3 Cara Penghitungan Total Skor Tiap Item………..73
Tabel 3.4 Kriteria Penilaian Model Kompetensi………...74
Tabel 3.5 Perhitungan Pemberian Bobot Pada Matriks………...75
Tabel 3.6 Cara Perhitungan Nilai Kompetensi………..77
Tabel 4.1 Tabel Analisis Kompetensi Berdasarkan Derajat Kepentingan dan Frekuensi Dengan Menggunakan Matriks………79
Tabel 4.2 Tabel Analisis Item Berdasarkan Derajat Kepentingan dan Frekuensi Dengan Menggunakan Matriks………80
Tabel 4.3 Item Yang Ditolak dan Diterima………..82
viii
Universitas Kristen Maranatha DAFTAR BAGAN
Bagan 1.1 Kerangka Pikir………..17
Bagan 2.1 Manajemen Sumber Daya Manusia Berbasis Kompetensi…………...55
Bagan 3.1 Bagan Rancangan Penelitian……….58
ix
Universitas Kristen Maranatha DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Struktur Organisasi Divisi Marketing PT. X Bandung
Lampiran 2 Job Description Staf Administrasi Sales Order Processing PT. X Bandung
Lampiran 3 Kerangka Wawancara Staf Administrasi Sales Order Processing Lampiran 4 Kerangka Wawancara Kepala Departemen Sales Order Processing Lampiran 5 Hasil Wawancara
Lampiran 6 Hasil Observasi
Lampiran 7 Kuisioner Derajat Kepentingan dan Derajat Frekuensi Lampiran 8 Hasil Kuisioner
Lampiran 9 Analisis Kualitatif
1
Universitas Kristen Maranatha BAB I
PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang Masalah
Pengaruh globalisasi dewasa ini memungkinkan berbagai negara untuk melakukan perdagangan internasional secara bebas. Hal tersebut membuat persaingan antar perusahaan menjadi semakin ketat, termasuk juga perusahaan di Indonesia. Setiap perusahaan harus meningkatkan kualitasnya agar dapat bertahan di tengah arus persaingan baik dengan kompetitor dalam dan luar negeri.
Ada beberapa faktor yang mempengaruhi kualitas suatu perusahaan. George R. Terry dalam bukunya Principle of Management mengatakan ada enam faktor yang mempengaruhi kualitas perusahaan. Keenam faktor tersebut yaitu men and
women (Sumber Daya Manusia), materials (bahan baku), machines
(mesin/teknologi), methods (prosedur operasional perusahaan), money
(uang/modal), dan markets atau pasar (http://rachmadrevanz.com/unsur-unsur-manajemen-menurut-pendapat-ahli-manajemen.html).
Salah satu dari keenam faktor tersebut yaitu Sumber Daya Manusia (SDM) memiliki pengaruh besar dalam menentukan keunggulan mutu suatu organisasi. Untuk itu butuh pengelolaan yang tepat terhadap SDM. Salah satu pendekatan dalam manajemen SDM yaitu Competency Based Human Resources Management
2
Universitas Kristen Maranatha
CBHRM adalah suatu pola pendekatan dalam membangun suatu sistem
manajemen SDM yang handal dengan memanfaatkan kompetensi sebagai titik sentralnya (http://www.ppm-manajemen.ac.id/uploads/dirfile_research/paper-CBHRM.doc). Adapun yang dimaksud dengan kompetensi adalah aspek pribadi karyawan yang memampukannya untuk mencapai kinerja terbaik (LOMA,1998). Penerapan CBHRM dapat dilakukan jika perusahaan mengetahui kompetensi-kompetensi apa saja yang dibutuhkan oleh karyawannya.
Kompetensi-kompetensi tersebut dapat disusun ke dalam model kompetensi. Model kompetensi adalah kombinasi tertentu dari pengetahuan, keterampilan, dan karakteristik yang dibutuhkan untuk secara efektif memainkan suatu peran dalam sebuah organisasi. Model kompetensi dapat digunakan sebagai alat untuk membantu proses seleksi, pelatihan dan pengembangan, penilaian kinerja, dan perencanaan sukses (Lucia Antoinette dan Richard Lepsinger, 1999).
Salah satu perusahaan yang sedang berusaha menerapkan CBHRM yaitu PT. X. PT.X merupakan perusahaan manufaktur kulit sintetis yang didirikan pada tahun 1991. Awalnya PT. X hanya berfokus pada pembuatan kulit jenis PU berkualitas tinggi. Hingga saat ini PT. X terus mengembangkan berbagai produk kulit sintetis mulai dari low, middle, hingga high quality yang dapat digunakan untuk berbagai macam kebutuhan.
3
Universitas Kristen Maranatha wawancara dengan Staf Human Resources Development (HRD), PT. X melakukan beberapa cara untuk mencapai visi dan misinya tersebut. Peningkatan kualitas dan kuantitas produksi dilakukan dengan membeli mesin baru yang berteknologi lebih canggih. Penggunaan teknologi yang lebih canggih ini sudah mulai dilakukan oleh PT. X secara bertahap.
Kualitas tenaga kerja pun sedang berusaha ditingkatkan oleh PT. X, namun menurut Staf HRD, hal ini belum dilakukan secara optimal. PT. X sudah menaikkan ketentuan jenjang pendidikan karyawan, khususnya untuk level staf. Awalnya PT. X menerima lulusan SMA sebagai staf, tetapi saat ini PT. X hanya memberikan kesempatan bekerja bagi mereka yang minimal lulusan Diploma III.
Staf HRD berharap PT. X dapat mencari atau menempatkan orang yang tepat untuk jabatan yang tepat, namun PT. X sendiri belum menetapkan kriteria tertentu mengenai karyawan seperti apa yang dibutuhkan untuk suatu jabatan. Penerimaan karyawan cenderung spekulatif. Karyawan baru akan diberi masa
training selama tiga bulan. Karyawan yang dianggap kurang mampu dalam
bekerja akan dirotasi ke bagian lain atau diberhentikan jika memang karyawan tersebut dianggap tidak dapat “bekerja sama.”
4
Universitas Kristen Maranatha PT. X juga berusaha untuk mengembangkan kemampuan karyawan yang mereka miliki saat ini. Namun hal ini menjadi tidak mudah karena PT. X belum memiliki standar kriteria penilaian kinerja yang jelas bagi para karyawannya. Penilaian kinerja dilakukan hanya oleh atasan langsung pada departemen/unit tempat karyawan bekerja.
Penilaian kinerja seperti yang dijelaskan di atas dianggap kurang objektif oleh Staf HRD PT.X, karena bisa jadi mengandung bias. Bias tersebut misalnya karakter pribadi atasan, ada atasan yang murah hati dalam memberikan nilai, ada pula atasan yang kikir dalam memberikan nilai. Selain itu, atasan sering kali hanya menilai secara umum saja mengenai kinerja karyawan. Kemampuan mana yang harus dipertahankan atau ditingkatkan oleh karyawan menjadi tidak dapat diketahui dengan jelas.
5
Universitas Kristen Maranatha
SOP merupakan bagian dari divisi Sales and Marketing yang terdiri dari tiga
orang Staf yang secara struktural bertanggung jawab langsung kepada Kepala Departemen (Kadept) SOP. Tugas utama Staf Administrasi SOP adalah membuat dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam penindaklanjutan pesanan barang. Pesanan dicatat dan diinput ke komputer. Setelah itu, pesanan yang diperoleh diteruskan ke divisi-divisi lain yang terkait dalam proses penyelesaian pesanan hingga barang siap dikirim kepada customer.
Pekerjaan membuat berbagai macam dokumen agar prosedur dapat berjalan dengan lancar membuat Staf Administrasi SOP dituntut untuk bekerja dengan teliti. Jika terjadi kesalahan sedikit saja pada spesifikasi pesanan, maka besar kemungkinan barang yang diterima customer tidak sesuai dengan apa yang diminta. Barang juga bisa mengalami keterlambatan pengiriman karena apa yang dipersiapkan tidak sama dengan permintaan customer. Tugas-tugas tersebut dibagi oleh Kadept kepada tiga orang Staf Administrasi SOP.
6
Universitas Kristen Maranatha dan divisi-divisi lain untuk saling menyalahkan atau mendesak karyawan lain untuk sesegera mungkin menyelesaikan tugasnya.
Tugas-tugas dan tanggung jawab tersebut menjadikan kualitas SDM Staf Administrasi SOP dianggap penting dalam pencapaian visi dan misi perusahaan, terutama misi mengenai pengiriman yang tepat waktu. Barang yang datang tepat waktu dan memiliki spesifikasi sesuai dengan keinginan customer akan mampu meningkatkan kepercayaan customer terhadap PT. X. Kepercayaan itu cenderung mendorong customer untuk tetap memesan produk dari PT. X.
Menurut Kadept SOP, penilaian kinerja Staf Administrasinya didasarkan atas kemampuan Staf tersebut untuk melakukan pekerjaannya dengan baik. Mampu atau tidaknya Staf tersebut bekerja dengan baik dilihat dari cara kerja Staf yang bersangkutan secara keseluruhan. Hal yang dinilai mencakup ketelitian dalam mencatat pesanan customer, kemampuan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu, serta kemampuan untuk bekerja sama dengan rekan kerja.
Tiga orang Staf Administrasi SOP sendiri menyatakan bahwa mereka tidak diberi informasi mengenai sistem dan hasil penilaian kinerjanya secara detail. Staf yang kurang optimal dalam bekerja hanya ditegur secara lisan oleh Kadept SOP jika ada hal-hal tertentu yang harus mereka perbaiki atau tingkatkan. Hal ini membuat mereka tidak tahu bagaimana hasil penilaian kinerja mereka sehingga sejauh ini para Staf menganggap penilaian kinerja di PT. X “baik” adanya.
7
Universitas Kristen Maranatha Indonesia dengan harga yang sangat murah. Hal tersebut menjadikan PT. X harus bekerja ekstra agar dapat bertahan dan terus berkembang. PT. X menyadari bahwa salah satu cara penting yang dapat dilakukan adalah dengan penerapan sistem
CBHRM yang belum dapat diterapkan karena belum adanya model kompetensi.
Staf HRD PT.X mengharapkan dengan pembuatan model kompetensi, proses penempatan karyawan dapat berlangsung dengan lebih akurat karena seorang calon karyawan dapat ditempatkan di bagian yang sesuai dengan kompetensi yang dimilikinya, jika dilihat berdasarkan model kompetensi yang dimiliki perusahaan. Model kompetensi yang akan digunakan sebagai standar penilaian kinerja oleh PT. X juga diharapkan dapat membuat penilaian kinerja menjadi lebih objektif dan transparan.
Peranan yang penting dan belum adanya model kompetensi bagi Staf Administrasi SOP membuat peneliti tertarik untuk membuat penelitian mengenai model kompetensi pada Staf Administrasi Sales Order Processing (SOP) di PT. X Bandung.
1.2 Identifikasi Masalah
8
Universitas Kristen Maranatha 1.3Maksud dan Tujuan Penelitian
1.3.1 Maksud Penelitian
Maksud dari penelitian ini adalah untuk menjaring kompetensi apa saja yang harus dimiliki oleh Staf Administrasi Sales Order Processing di PT. X Bandung.
1.3.2 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menyusun model kompetensi pada Staf Administrasi Sales Order Processing di PT. X Bandung.
1.4Kegunaan Penilitan
1.4.1 Kegunaan Teoritis
a. Memberi tambahan informasi mengenai model kompetensi bagi bidang psikologi, dalam hal ini khususnya psikologi industri dan organisasi.
b. Memberi masukan bagi peneliti lain yang ingin melanjutkan atau mengadakan penelitian dengan topik serupa.
1.4.2 Kegunaan Praktis
a. Memberikan informasi bagi PT. X, khususnya Kepala Departemen Sales Order
Processing mengenai kompetensi apa saja yang dibutuhkan oleh Staf
9
Universitas Kristen Maranatha melakukan seleksi dan penempatan, serta penilaian kinerja karyawan untuk menjadi lebih objektif dan berstandar.
b. Memberikan informasi bagi Staf Administrasi Sales Order Processing mengenai model kompetensinya sehingga para Staf diharapkan dapat bekerja sesuai dengan model kompetensi yang telah ditetapkan, dan diharapkan dapat berguna untuk lebih meningkatkan efektivitas kinerja mereka.
1.5Kerangka Pemikiran
PT. X merupakan perusahan yang bergerak di bidang manufaktur kulit sintetis yang didirikan pada tahun 1991. PT. X mempunyai visi untuk menjadi perusahaan kulit sintetis terbaik di Indonesia pada tahun 2012. Untuk mencapai visi itu, PT. X mempunyai misi dalam bekerja. Misi PT. X adalah mengutamakan kepuasan pelanggan dengan menyediakan pelayanan terbaik dan hangat, kualitas yang konsisten, harga bersaing, dan pengiriman yang tepat waktu.
Perwujudan visi dan misi tersebut tidak terlepas dari kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) yang dimiliki di PT. X. Pengembangan SDM senantiasa berusaha dilakukan PT. X untuk mencapai visi dan misinya. Staf Administrasi Sales Order
Processing (SOP) merupakan salah satu bagian dari PT. X yang mempunyai peran
10
Universitas Kristen Maranatha yang diperoleh dari sales. Apabila pesanan tidak ditindaklanjuti dengan baik, maka akan sangat mungkin terjadi keterlambatan pengiriman dari waktu yang dijanjikan atau ketidaksesuaian barang yang dikirim dengan yang diminta
customer.
Staf Administrasi SOP secara struktural berada di dalam divisi Sales and
Marketing yang dipimpin langsung oleh seorang Kepala Departemen. PT. X
sendiri sudah menetapkan rincian tugas dan tanggung jawab untuk masing-masing Staf Administrasi SOP. Tugas Staf Administrasi SOP dimulai dengan mencatat ataupun menginput data pesanan yang diperoleh dari sales. Pesanan kemudian diteruskan melalui Surat Perintah Keluar Barang (PKB) kepada Unit Gudang Barang Jadi jika barang masih tersedia di gudang.
Pesanan yang mempunyai spesifikasi khusus dan tidak tersedia di gudang diteruskan ke Unit Researh and Development (R&D) untuk diteliti. Hasil penelitian lalu diberikan ke Unit Sampel untuk dibuat buku sampelnya. Staf Administrasi SOP kemudian memberikan buku sampel tersebut kepada sales untuk diteruskan ke customer.
11
Universitas Kristen Maranatha Setiap Staf Administrasi SOP mendapatkan pembagian tugas yang berbeda-beda dari Kadept SOP. Secara umum, Staf A lebih berfokus dalam memasukkan data, mencocokkan harga yang ada di Surat Penerimaan Order Barang dengan daftar harga di komputer, membuat dokumen-dokumen yang terkait dengan ekspor barang, serta berkoordinasi dengan divisi Produksi dalam menindaklanjuti pesanan. Staf B lebih berfokus untuk menyalin daftar pesanan ke dalam beberapa dokumen, Surat Perintah Keluar Barang yang akan diberikan kepada Kepala Gudang, serta membuat surat yang terkait dengan permintaan penelitian produk. Staf C lebih berfokus untuk membuat surat jalan, mengecek barang-barang yang telah disiapkan oleh pihak Gudang, serta membuat surat permintaan pembuatan artikel sampel untuk diberikan kepada Kepala Unit Sampel.
Staf Administrasi SOP di PT. X juga dituntut untuk mencatat pesanan dari
sales dengan teliti sehingga barang yang dikirim sesuai dengan pesanan customer.
Mereka juga dituntut untuk dapat menyelesaikan tugas-tugasnya tepat waktu sehingga tidak merugikan customer dan PT. X sendiri. Selain itu, untuk dapat menyelesaikan tugas-tugasnya, Staf Administrasi SOP juga diharapkan untuk mampu bekerja sama dan menjalin hubungan baik dengan rekan kerja, unit-unit, departemen, atau pun divisi lain yang terkait dalam penindaklanjutan pesanan
customer.
12
Universitas Kristen Maranatha (LOMA, 1998). Terdapat lima aspek personal menurut Spencer dan Spencer (1993) yaitu motive (motif), traits, self-concept (konsep diri), knowledge (pengetahuan), dan skill (keterampilan).
Motive merupakan keinginan yang dimiliki oleh seseorang yang mendorong,
mengarahkan, dan menyeleksi tingkah laku untuk mencapai tujuan tertentu atau menghindari yang lain. Motives yang berbeda bisa menyebabkan perilaku yang berbeda pula. Misalnya Staf Administrasi SOP dengan motif mengutamakan kepuasan customer akan berusaha menindaklanjuti pesanan sebaik mungkin sehingga pesanan dapat dikirim tepat waktu dan sesuai permintaan customer.
Traits berarti karakteristik fisik dan respon yang konsisten pada situasi atau
informasi, misalnya Staf Administrasi SOP yang menghadapi komplain dari sales ketika barang yang dipesan terlambat dikirim. Ada yang tetap menjelaskan dengan tenang mengapa keterlambatan bisa terjadi, ada pula yang menjelaskan dengan terbata-bata atau dengan nada kesal.
Self-concept yaitu sikap, value, atau self image yang dimiliki seseorang.
13
Universitas Kristen Maranatha
Skill adalah kemampuan untuk melakukan tugas-tugas baik fisik maupun
mental. Skill untuk melakukan tugas fisik misalnya Staf Administrasi SOP yang memiliki keterampilan mengetik yang baik dapat menginput data penjualan dan stok barang di komputer secara cepat, akurat, bahkan mungkin lebih cepat daripada yang keterampilan mengetiknya kurang. Skill untuk melakukan tugas mental misalnya membuat perencanaan pengerjaan dokumen ketika pesanan sedang menumpuk agar seluruh pesanan dapat selesai dalam waktu yang dijanjikan.
Kelima aspek personal di atas dapat tercermin dalam perilaku seseorang. Perilaku yang ditampilkan seseorang dapat memperlihatkan kompetensinya, perilaku tersebut cukup atau belum efektif untuk pekerjaan tertentu. Perilaku seseorang merupakan cerminan dari motive, trait, self-concept, knowledge, dan
skill-nya, demikian pula halnya dengan diri Staf Administrasi SOP.
14
Universitas Kristen Maranatha PT. X berencana agar dapat menetapkan karyawan dengan kompetensi-kompetensi apa saja yang tepat untuk ditempatkan sebagai Staf Administrasi SOP dengan membuat model kompetensi untuk Staf Administrasi SOP guna menjawab tantangan bisnis yang semakin besar. Model kompetensi untuk Staf Administrasi
SOP di PT. X disusun berdasarkan kamus kompetensi dari LOMA’s Competency
Dictionary (LOMA, 1998) dan Behavioural Competency Dictionary Goverment
of New Brunswick ( Hay’s Group, 2009 ). Pemahaman dalam kamus kompetensi tersebut telah disesuaikan dengan job description Staf Administrasi SOP di PT. X, Bandung sehingga terdapat delapan kompetensi yang akan diujikan kesesuaiannya.
Kompetensi pertama adalah concern for order, yaitu keinginan untuk mengurangi ketidakpastian di lingkungan sekitar. Kompetensi ini diperlukan oleh Staf Administrasi SOP misalnya untuk memastikan apakah semua dokumen yang dibutuhkan untuk menindaklanjuti pesanan telah dibuat sehingga pengerjaan pesanan dapat berlangsung dengan lancar.
Kompetensi kedua adalah attention to detail, kemampuan untuk fokus pada detail pekerjaan yang penting, mengkoreksi materi bacaaan secara cepat dan akurat, serta mengembangkan dan mengunakan skema coding. Kompetensi ini dibutuhkan salah satunya untuk mengerjakan berbagai dokumen dengan teliti agar tidak terjadi kesalahan dalam penindaklanjutan pesanan.
15
Universitas Kristen Maranatha kurang lengkap atau kurang jelas. Staf Administrasi SOP sebaiknya menanyakan kembali kepada sales mengenai pesanan tersebut guna menghindari kesalahan pengiriman pesanan.
Kompetensi keempat adalah developing and maintaining relationship, yaitu kemampuan untuk membangun dan mempertahankan relasi kerja yang efektif dengan orang lain, termasuk pelanggan dan rekan kerja. Kompetensi ini dibutuhkan karena Staf Administrasi SOP berhubungan dengan berbagai divisi di PT. X dalam menindaklanjuti pesanan. Kompetensi ini diharapkan dapat memampukan Staf Administrasi SOP untuk dapat menjalin hubungan baik sehingga pekerjaan sehari-harinya pun tidak terhambat.
Kompetensi berikutnya adalah time management, yaitu kemampuan dan keinginan untuk mengatur waktu dan prioritas tanggung jawab sehingga pekerjaan dapat diselesaikan tepat waktu. Kompetensi ini dibutuhkan misalnya ketika Staf Administrasi SOP harus menyelesaikan banyak dokumen dalam batas waktu tertentu. Staf Administrasi SOP harus mampu mengatur prioritas mengenai dokumen mana yang harus diselesaikan terlebih dahulu.
Kompetensi keenam adalah self-management skill, yaitu kemampuan untuk mempertahankan kepercayaan diri dan sikap yang positif walaupun dalam situasi yang menekan, tanpa kehilangan produktivitas atau efektivitas. Kompetensi ini dibutuhkan salah satunya agar Staf Administrasi SOP mampu mempertahankan kualitas kerja walaupun menghadapi tugas yang rutin dan monoton.
16
Universitas Kristen Maranatha atau untuk menjalankan atau menganalisis program. Hal ini dibutuhkan terkait dengan pekerjaan pembuatan dokumen yang menggunakan sistem komputer sehingga Staf Administrasi SOP diharuskan untuk mampu menggunakan perangkat lunak yang berkaitan dengan tugasnya.
Kompetensi terakhir adalah organizational knowledge, yaitu kemampuan memahami struktur organisasi serta misi dan tujuan organisasi secara menyeluruh, menerapkan apa yang disuarakan perusahaan, dan memperoleh sumber daya yang dibutuhkan untuk merencanakan dan menyelesaikan pekerjaan. Kompetensi ini dibutuhkan sehingga Staf Administrasi SOP mengetahui prosedur pembuatan dokumen serta ke bagian mana dokumen harus diserahkan untuk ditindaklanjuti. Kompetensi-kompetensi ini nantinya akan diujikan kepada Staf Administrasi SOP guna memperoleh model kompetensi yang sesuai bagi Staf Administrasi SOP di PT. X Bandung.
17
Universitas Kristen Maranatha -Motive -Trait -Self-concept -Knowledge -Skill Staf Administrasi Sales Order Processing (SOP) PT. X Bandung Kompetensi Staf Administrasi SOP Model Kompetensi Sementara Staf Administrasi SOP Model Kompetensi Final Staf Administrasi SOP
LOMA’s Competency Dictionary (LOMA, 1998) dan Behavioural
Competency Dictionary Goverment of New Brunswick
(Hay’s Group, 2009) :
1. Concern for Order 2. Attention to Detail 3. Service Orientation
4. Developing and Maintaining Relationship
5. Time Management 6. Self-management Skill 7. Computer Literacy
8. Organizational Knowledge
1.1 Bagan Kerangka Pemikiran Job
Description
Visi
dan Misi
18
Universitas Kristen Maranatha 1.6Asumsi
Berdasarkan uraian diatas, peneliti menarik asumsi sebagai berikut:
1. Kompetensi terdiri dari lima aspek personal yaitu motive, trait, self-concept,
knowledge, dan skill yang merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan.
2. Model kompetensi Staf Administrasi Sales Order Processing di PT. X Bandung harus sejalan dengan job description Staf Administrasi Sales Order
Processing di PT. X Bandung.
3. Model kompetensi Staf Administrasi Sales Order Processing di PT. X Bandung dapat digunakan untuk seleksi, pelatihan dan pengembangan, serta penilaian kinerja.
4. Berdasarkan kajian dari job description, maka model kompetensi Staf Administrasi Sales Order Processing di PT. X Bandung terdiri dari concern
for order, attention to detail, service orientation, developing and maintaining
relationship, time management, self-management skill, computer literacy,
98
Universitas Kristen Maranatha BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang dilakukan terhadap Staf Administrasi Sales Order Processing (SOP) di PT. X Bandung, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Staf Administrasi SOP di PT. X Bandung mempunyai model kompetensi yang terdiri dari attention to detail, concern for order, organizational knowledge,
self-management skills, time management, developing and maintaining
relationship, computer literacy, dan service orientation.
2. Kompetensi yang lebih penting dan lebih sering dibutuhkan oleh Staf Administrasi SOP di PT. X Bandung adalah attention to detail, concern for
order, dan organizational knowledge.
3. Kompetensi-kompetensi yang terdapat dalam model kompetensi tersebut dibutuhkan oleh masing-masing Staf Administrasi SOP di PT. X Bandung dengan derajat yang berbeda-beda.
5.2 Saran
99
Universitas Kristen Maranatha 1. Saran Teoritis
- Bagi peneliti selanjutnya, hasil penelitian ini dapat dijadikan masukan jika ingin melakukan penelitian mengenai model kompetensi, khususnya dengan mengikuti panduan pembuatan model kompetensi berdasarkan teori dari Lucia D. Antoinette dan Richard Lepsinger.
- Peneliti selanjutnya dapat melakukan penelitian mengenai model kompetensi untuk jabatan-jabatan lainnya di PT. X Bandung.
2. Saran Praktis
- PT. X dapat mensosialisasikan kepada Staf Administrasi SOP mengenai kompetensi-kompetensi yang dibutuhkan untuk selanjutnya dijadikan bahan masukan bagi mereka guna meningkatkan efektivitas kinerja
- PT. X disarankan untuk melakukan seleksi, penempatan, serta pelatihan dan pengembangan yang disesuaikan dengan model kompetensinya sehingga penerapan CBHRM dapat mulai terlaksana.
100
Universitas Kristen Maranatha DAFTAR PUSTAKA
Antoinette, Lucia D. & Richard Lepsinger. 1999. The Art and Science of
Competency Model. San Francisco: Jossey-Bass/Pfeiffer.
Fuad, Noor & Gofur Ahmad. 2009. Integrated HRD Human Resources
Development. Jakarta: PT. Grasindo.
LOMA. 1998. LOMA’s Competency Dictionary.
Prihadi, Syaiful F. 2004. Assessment Centre, Identifikasi, Pengukuran, dan
Pengembangan Kompetensi. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.
Soeprihanto, John. 1988. Penilaian kinerja dan pengembangan karyawan. Yogyakarta: BPFE Yogyakarta.
101
Universitas Kristen Maranatha DAFTAR RUJUKAN
Benny. 2003. Studi Deskriptif Mengenai Model Kompetensi Pada Manager Unit Usaha PT. Perkebunan Nusantara (Persero) ‘X’ Medan. Skripsi. Bandung: Fakultas Psikologi Universitas Kristen Maranatha.
Daniel Riffe, dkk. 2005. Analyzing Media Message Using Quantitative Content
Analysis In Research. New Jersey : Lawrence Erlbaum Associates Inc.
Publisher. (http://books.google.com).
Durianto, Darmadi, dkk. 2001. Strategi Menaklukkan Pasar Melalui Riset Ekuitas dan Perilaku Merek. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Utama. (http://books.google.com)
http://www.pdf-finder.com/Government-of-New-Brunswick---Behavioural-Competency -Dictionary.html.
http://www.ppm-manajemen.ac.id/uploads/dirfile_research/paper-CBHRM.doc.
http://rachmadrevanz.com/unsur-unsur-manajemen-menurut-pendapat-ahli-manajemen.html.
