PERSETUJUAN DOKUMEN
Dibuat Diperiksa Disetujui
Manager Niaga Direktur Niaga Managing Director
STATUS DOKUMEN
DIKENDALIKAN Ya Tidak
SALINAN Nomor Copy
Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan rahasia PT. SIBA SURYA Semarang dan tidak boleh diperbanyak baik sebagian maupun seluruhnya kepada pihak lain tanpa izin dari Managing Director
HALAMAN PERSETUJUAN
1. TUJUAN
Memberikan standart dan pedoman kerja bagi departemen Niaga dan departemen terkait lainnya dalam melakukan penjualan barang claim pengemudi untuk mengurangi kerugian yang diterima perusahaan dan menghindari terjadinya penumpukan barang pada gudang claim pengemudi PT. SIBA SURYA.
2. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup di dalam prosedur penjualan barang claim pengemudi meliputi:
2.1. Laporan claim cabang
2.2. Penentuan besaran claim pengemudi (otorisasi claim) 2.3. Pencarian vendor terkait dengan barang claim
2.4. Persetujuan pemilihan vendor 2.5. Penjadwalan muatan barang claim 2.6. Pengawasan pemuatan barang bekas 2.7. Pembayaran barang claim pengemudi
2.8. Dokumen yang di gunakan pada penjualan barang claim
3. REFERENSI
3.1 Peraturan perusahaan yang masih berlaku
4. DOKUMEN PENDUKUNG
4.1 SOP Claim pengemudi : SOP.DN.NI.02
5. DEFINISI
5.1 Perusahaan PT. SIBA SURYA 5.2 Calon Pembeli
Individu / perusahaan / Instansi yang melakukan pembelian barang bekas kepada perusahaan terkait dengan barang claim pengemudi
3.1. Claim
Sanksi penggantian biaya yang dibebankan kepada pengemudi karena melakukan pelanggaran/ penyimpangan/ penyelewengan/ pencurian/
perusakan yang mengakibatkan kerugian bagi perusahaan.
5.3 Otorisasi Claim
Persetujuan terkait dengan besaran claim yang diterima oleh pengemudi yang dilakukan oleh Pimpinan departemen (minimal Manager)
5.4 Barang Claim
Muatan barang konsumen/ Costumer yang ditolak karena keadaan barang rusak / cacat / tidak sesuai
5.5 BKM
Bukti Kas Masuk 5.6 SJ
Surat jalan yang diterbitkan oleh Konsumen / Costumer
6. KETENTUAN KHUSUS
6. 1 Barang claim pengemudi yang dilakukan pada cabang harus sesuai dengan surat jalan yang di catat oleh pihak konsumen / costumer dan sesuai dengan system terkait dengan jumlah besaran claim dengan penentuan besaran claim sesuai dengan SOP.DN.PP.02 - Claim Pengemudi.
6. 2 Staff claim atau Supervisor Niaga melakukan pencarian calon pembeli yang berminat untuk melakukan pembelian terkait dengan barang claim dari konsumen dan mengarahkan kepada Manager Niaga / GM Niaga untuk negosiasi.
6. 3 Persetujuan Pemilihan calon pembeli dan penentuan harga untuk penjualan barang claim hanya boleh ditentukan oleh Manager Niaga & General Manager Niaga / Direktur Niaga, selain itu tidak diperbolehkan untuk melakukan pemilihan vendor dalam proses penjualan.
6. 4 Pembuatan Bukti kas masuk dibuat oleh Keuangan setelah proses pembayaran dari pembeli dengan melampirkan detail keterangan pembayaran yang menandakan proses penjualan barang claim telah selesai dilakukan.
6. 5 Uang pembayaran secara tunai dari hasil penjualan barang bekas yang diterima oleh keuangan harus langsung disetorkan kepada Manager Keuangan untuk dilakukan setoran ke bank dan untuk pembayaran menggunakan system Transfer, Dept. Keuangan wajib memastikan bahwa Uang pembayaran sudah masuk ke rekening perusahaan.
6. 6 Setiap bulan Staff Claim Niaga membuat laporan kepada Manager Niaga dengan tembusan General Manager Niaga dan Direktur Niaga terkait dengan penjualan barang claim kepada pembeli (manual excel).
6. 7 Untuk kategori barang yang bisa di retur (sesuai dengan kesepakatan Antara pihak konsumen dengan perusahaan) segera koordinasikan dengan Supervisor Niaga agar barang claim secepatnya bisa dimuat dan dikembalikan kepada konsumen.
7. RINCIAN SOP
7.1 Prosedur Operasional
7.1.1 Staff Claim atau Spv Niaga melakukan pencarian calon pembeli dan Konfirmasi ke pembeli untuk pengajuan penawaran harga terkait dengan claim barang perusahaan kepada Manager Niaga / GM Niaga.
7.1.2 Calon pembeli mengajukan penawaran harga barang yang akan dijual, jenis barang dan mekanisme pembayaran barang bekas kepada Manager Niaga.
7.1.3 Manager Niaga / GM Niaga menerima pengajuan pembelian dari calon pembeli dan memilih pembeli berdasarkan dengan penawaran harga yang paling tinggi.
7.1.4 Manager Niaga / GM Niaga konfirmasi kepada Staff Claim Niaga / Spv. Niaga untuk pembeli yang terpilih dan memberikan list penawaran yang diajukan oleh pembeli.
7.1.5 Staff Claim Niaga atau Spv. Niaga koordinasi dengan bagian Dept.
keuangan dalam hal penjualan barang dan pengambilan foto (dokumentasi) pada saat proses penjualan
7.1.6 Pembeli eksekusi pengangkutan barang
7.1.7 Staff Claim , Spv Niaga dan Keuangan melakukan pengawasan / controlling pada saat proses pengangkutan barang berlangsung untuk menghindari proses yang dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan
7.1.8 Staff Keuangan pembuatan tanda terima penjualan barang kepada pembeli , stempel dan validasi setelah proses pembayaran dan menyerahkan tanda terima kepada pembeli untuk bukti bahwa barang telah dijual kepada pembeli beserta mekanisme pembayaran terlampir dan stempel perusahaan.
7.1.9 Staff Keuangan membuat Bukti Kas Masuk (BKM) pada system SS90 scr. 233 sesuai dengan pembayaran yang dilakukan oleh pembeli (cash / transfer) dan cetak.
7.1.10 Serahkan kepada Niaga (Staff Claim) untuk BKM yang sudah di cetak sebagai pertanggungjawaban jika Pengemudi menanyakan jumlah besaran claim yang sudah dilakukan penjualan kepada pembeli.
7.1.11 Jika pembayaran cash maka pihak keuangan menyerahkan uang hasil penjualan barang bekas kepada Manager Keuangan.
7.1.12 Manager Keuangan melakukan pengecekan jumlah uang yang diterima dengan tanda terima penjualan barang dan lakukan penyetoran ke bank
7.1.13 Staff Claim Niaga membuat laporan penjualan barang claim pengemudi (manual Excel) dan ditiap bulan membuat report penjualan barang claim kepada Manager dan GM Niaga.
7.2 Flowchart
Flowchart Penjualan Barang Claim Pengemudi
Manager Keuangan Staff Keuangan
Manager / GM Niaga Pembeli
Staff Claim Niaga – Spv. Niaga
Klop Selisih
Setoran ulang Jika pembayaran
cash, setorkan uang kepada Manager
Keuangan Staff Claim / Spv. Niaga
koordinasi dengan keuangan pada saat proses penjualan dan controling penjualan Staff Claim / Spv. Niaga
Pencarian pembeli dan konfirmasi pembeli untuk
membuka penawaran kepada Manager / GM
Mulai
Pembeli mengajukan penawaran harga
Terima pembayaran, Pembuatan BKM pada
system SS90 scr.233 sesuai pembayaran dan
cetak BKM Pengang
kutan Barang
Menyerahkan BKM ke staff claim sebagai pertanggungjawaban penjualan barang claim
Selesai
Pengecekan jumlah setoran uang hasil penjualan barang claim
dengan lampiran TT Terima TT dan
melakukan pembayaran
Sesuai?
Pengecekan kembali
Setoran ke bank Pembuatan tanda terima
penjualan barang, validasi , stempel dan penyerahan
TT kepada Pembeli Keuangan melakukan controling / pengawasan
muatan barang Terima pengajuan
pembelian dari pembeli dan Negosiasi
Negosiasi
Konfirmasi staff claim untuk vendor
terpilih
Staff Claim create Laporan Penjualan Barang (manual Excel) kepada GM niaga & Man.
Niaga setiap bulannya Doc
Ya Konfirmasi staff / Spv. Niaga untuk
pencarian ulang calon pembeli
Tidak
Doc DocDoc
DocDoc
DocDoc
DocDoc
DocDoc
DocDoc
DocDoc Terima BKM dan
lakukan pengarsipan
8. CATATAN MUTU
8.1 Laporan Bulanan Penjualan Barang : F.DN.NI.07.01
8.2 Bukti Kas Masuk : F.DN.NI.01.01
8.3 Tanda Terima : F.DP.SM.02.05
