Perancangan Sistem Informasi Gudang Pendataan Barang Berbasis Excel VBA Pada CV Cipta Usaha Mandiri Temanggung

(1)

E02.1

Perancangan Sistem Informasi Gudang Pendataan Barang Berbasis Excel VBA Pada CV Cipta Usaha Mandiri

Temanggung

Topan Muhammad Firdaus¹⁾, Aries Susanty²⁾

Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Diponegoro,

Jl Prof Sudharto SH Tembalang, Semarang, 50275, Jawa Tengah Indonesia Email: topanmf24@gmail.com

ABSTRAK

Sistem informasi gudang adalah sistem berbasis komputer pengelola informasi gudang yang dapat digunakan untuk mengambil keputusan dan kebutuhan lain. CV Cipta Usaha Mandiri Temanggung bergerak di industri pengolahan kayu menjadi barecore dengan sistem manual pencatatan nota dan buku.

Tercatat ada 611 jenis barang di gudang dan ditemukan 20 kesalahan terjadi selama satu bulan yang mempengaruhi workflow perusahaan. Perancangan sistem informasi gudang pendataan barang masuk dan keluar dilakukan karena masalah kelemahan sistem manual tersebut. Tujuan penelitian adalah merancang prototype sistem informasi pendataan barang masuk dan keluar gudang yang lebih efektif dan efisien.

Perancangan menggunakan excel VBA karena mudah diimplementasikan pegawai perusahaan. Penelitian mengunakan model prototype mulai komunikasi, perencanaan, pemodelan, konstruksi dan pengujian. Form yang dibuat adalah form pendataan barang, form stock in out, dan form inventory. Fitur yang tersedia adalah edit, search dan informasi statistik gudang. Sehingga aplikasi dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi gudang CV Cipta Usaha Mandiri.

Kata kunci: inventory, prototype, sistem informasi

I. PENDAHULUAN

Dalam evolusi teknologi saat ini, dua sumbu yang harus diperhatikan perusahaan adalah inovasi dan optimasi. Optimalisasi berarti mendapatkan kinerja terbaik dengan biaya terendah, dan inovasi berarti menciptakan sesuatu yang sama sekali baru. istem informasi adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses, dan menyimpan serta mendistribusikan informasi. (Oetomo, 2002)

Perusahaan CV Cipta Usaha mandiri merupakan salah satu perusahaan pengolahan kayu yang terletak di Kabupaten Temanggung, memproduksi barecore sebagai produk utamanya.

Dibawah manager operasional perusahaan terdiri dari bagian personalia, produksi, teknik, pemasaran, humas dan gudang. Gudang merupakan tempat penyimpanan barang yang dibutuhkan oleh semua perusahaan. Hal tersebut juga terjadi di CV Cipta Usaha Mandiri, barang yang disimpan di gudang tersebut antara lain bahan pendukung, bahan bakar, pisau, gergaji, v belt, sc nepel dan lainya ada 611 jenis barang. Dalam mengelola gudang tersebut CV Cipta Usaha Mandiri masih menggunakan sistem manual dengan mencatat setiap informasi barang masuk dan keluar menggunakan kertas nota. Dimana barang-barang tersebut tersimpan di satu gudang dengan hanya satu pekerja yang bekerja didalamnya. Seringkali ketika pekerja yang keluar gudang untuk melakukan restock membuat pekerja lain yang mengambil barang dari gudang harus mencatat sendiri dalam nota. Hal tersebut merupakan kelemahan sistem yang akan menjadi permasalahan dalam perusahaan.

Kelemahan sistem manual adalah adanya biaya lebih untuk membeli kertas sehingga tidak ramah lingkungan, kesalahan akibat human error yang lebih tinggiditemukan 20 kesalahan terjadi selama satu bulan kesalahan tersebut berupa 6 data yang kurang lengkap, 8 data yang memiliki kesalahan pencatatan dan 3 data salah menghitung, dan 4 data yang salah cetak. Perbaikan manual memerlukan lebih banyak waktu karena dibutuhkan tingkat akurasi. Tingkat akses yang terbatas,

(2)

E02.2

pekerja harus terus dipantau dan update aktivitas. Hal tersebut akan sulit diawasi ketika pekerja sedang re-stock diluar. Kecurangan dalam perusahaan yang tidak disadari karena pengawasan yang rendah sistem manual akan mempersulit dalam pengawasan. Resiko kehilangan data yang lebih tinggi karena sistem manual memiliki resiko hilang atau rusak yang lebih besar. Pendataan data barang yang masuk dan keluar tentunya menjadi sangat penting, karena pendataan gudang mempunyai pengaruh menjaga workflow perusahaan untuk tetap berjalan.

Berdasarkan latar belakang yang telah dijabarkan sebelumnya, dikarenakan masalah kelemahan sistem manual dalam pendataan batang masuk dan keluar pada gudang CV Cipta Usaha Mandiri, maka diperlukan adanya rancangan sistem informasi pada pendataan barang masuk dan keluar gudang lebih modern menggunakan Excel Visual Basic for Application sehingga lebih efektif dan efisien.

Tujuan penelitian adalah merancang prototype sistem informasi pendataan barang masuk dan keluar gudang yang efektif dan efisien untuk membantu mengatasi kelemahan sistem manual yang terdapat pada perusahaan. Mengidentifikasi informasi yang perlu ditampilkan terkait dengan pendataan barang pada gudang. Mengamati sistem yang bekerja di perusahaan terkait pendataan gudang dan aspek yang bisa diperbaiki kaitanya dengan sistem informasi.

II. METODOLOGI PENELITIAN

Metode yang digunakan adalah model prototype yang penggunaanya untuk menyelaraskan ketidaksesuaian pelanggan terkait materi teknis dan spesifikasi kebutuhan yang diharapkan pelanggan oleh pengembang sistem informasi secara berkelanjutan. (A.S Rosa, 2014). Metode dapat dilihat dibawah ini:

Gambar 1. Metode Model Prototype

Gambar tersebut menampilkan tahapan pengembangan dengan keterangan terkait tahapan yang digunakan pada metode pada penelitian, yaitu:

1. Kegiatan komunikasi, mengidentifikasi permasalahan dan informasi yang diperlukan sistem dikembangkan.

2. Perencanaan secara cepat. Ditentukan sumber kebutuhan, spesifikasi yang diperlukan, dan tujuan yang sesuai dengan ekspektasi.

3. Kegiatan pemodelan. Pencitraan dari model pengembangan seperti perancangan proses digunakan Data Flow Diagram (DFD), hubungan antar-entitas yang dari sistem digunakan Entity Relation Diagram (ERD) dan perancangan keperluan database.

4. Konstruksi (pembangunan prototype), membentuk prototype dan diujicoba sistem yang dibuat sudah dapat dilakukan menghasilkan hasil yang diharapkan.

5. Penyerahan untuk pengujian. Mengevaluasi dan implementasi dari sistem yang dikembangkan dari langkah sebelumnya.

A. Sistem Informasi Gudang

Sistem informasi adalah kombinasi dari proses bisnis, informasi, orang dan teknologi informasi yang terorganisir untuk mencapai tujuan organisasi (Kadir 2014). Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mengubah data menjadi informasi yang berguna (Bodnar, 1993)

(3)

E02.3

Gudang adalah tempat penyimpanan barang sampai permintaan cukup besar untuk melakukan pendistribusian, gudang akan menggunakan beban operasi penyimpanan barang untuk produksi sampai barang dibutuhkan sesuai dengan jadwal produksi. (Bowersox, 2006)

Sehingga sistem informasi gudang adalah sistem berbasis komputer pengelola informasi gudang tempat penyimpanan barang yang dapat digunakan untuk mengambil keputusan dan kebutuhan lain sehingga tercapai tujuan organisasi.

B. Alat Pemodelan Sistem ( Flowchart, DFD dan ERD)

Flowchart adalah bagan alir yang secara logis mewakili proses suatu program atau sistem.

Diagram alir sistem adalah diagram yang menunjukkan alur kerja sistem secara keseluruhan.

Gambar yang menunjukkan apa yang dilakukan suatu sistem dengan menunjukkan urutan langkah-langkah. (Jogiyanto, 2005)

Data Flow Diagram (DFD) adalah bagian dari metodologi Structured Sistems Analysis and Design (SSADM) adalah representasi grafis dari arus informasi dan transformasi yang diterapkan pada data dalam input dan output. (Ladjamudin, 2013)

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah model konseptual yang menggambarkan hubungan antara repositori dalam DFD. ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data. ERD memungkinkan Peneliti untuk menguji model dengan melewatkan proses yang perlu dijalankan. Peneliti juga dapat menggunakan DRE untuk menjawab pertanyaan tentang data apa yang Peneliti butuhkan dan bagaimana data tersebut berhubungan dengan data lain (Pohan, 1997)

C. Bahasa Visual Basic

Visual Basic adalah bahasa object support dalam pemrograman komputer (Object Oriented Program = OOP). Visual Basic adalah alat pengembangan untuk membangun aplikasi di lingkungan Windows. Dalam pengembangan aplikasi, Visual Basic menggunakan pendekatan intuitif untuk merancang antarmuka pengguna dalam bentuk formulir, sedangkan pengkodean menggunakan dialek asli yang mudah dipelajari.

III. HASIL DAN PEMBAHASAN

Dijelaskan hasil yang diperoleh dari penelitian, dan keterangan tentang sistem yang dibentuk, analisis keberjalanan sistem, analisis komponen kebutuhan sistem, pemodelan dan desain sistem yang dengan metode penelitian yang digunakan.

A. Sistem Informasi Gudang

Flowchart sistem pencatatan barang masuk dan keluar dijalankan pada CV. Cipta Usaha Mandiri

Gambar 2. Flowchart Proses Barang Masuk dan Keluar

(4)

E02.4

Berikut merupakan identifikasi masalah dan perbaikan yang bisa dilakukan pada sistem :

Tabel 1. Identifikasi Masalah Sistem

Masalah Penyebab Usulan Perbaikan

Pengolahan data stok barang masih dikukan secara manual

Terkadang terjadi selisih perhitungan barang dan informasi stokbarang yang diberikan terkadang tidak sesuai dengan persediaan

Proses perhitungan sistem secara computer mengurangi kesulitan dalam menghasilkan informasi stok yang tersedia pada gudang.

Penatatan manual pengolahan data barang.

Penimbunan berkas yang terlalu banyak dan pencarian data memakan waktu yang lama.

Proses pengolahan pengolahan data persediaan barang yang sudah meminimalkan berkas fisik dan pencarian keperluan data karena sudah tersistem.

Kesulitan dalam

pendataan dan pembuatan laporan barang masuk dan keluar

Terkadang terjadi kesalahan dalam pencatatan dan pembuatan laporan karena banyaknya barang yang masuk dan keluar

Proses pendataan dan pembuatan laporan yang sudah mengurangi error dan meringkas sistem

B. Perencanaan Secara Cepat (Quick planning)

Kebutuhan fungsional mendeskripsikan layanan, fitur, atau fungsi yang dikembangkan sistem, tabel mendeskripsikan kebutuhan sistem yaitu:

Tabel 2. Kebutuhan Fungsional Sistem No Kebutuhan Fungsional Responsibilities

1. Admin Gudang Mengelola data barang

Mengelola barang masuk Melihat barang keluar

Mengelola dan melihat stock barang Melihat dan mengontrol reorder barang Mengelola laporan barang masuk dan keluar 3. Staff Perusahaan (divisi

produksi, packaging dan teknik)

Melihat stok barang

Melihat pengiriman (barang keluar) Mengambil barang

4. Admin Akunansi Masuk sistem untuk mendapatkan:

Laporan pengambilan Laporan pembayaran Laporan stok barang Laporan barang masuk Laporan barang keluar

C. Pemodelan Secara Cepat (Quick modeling)

Proses pemodelan sistem yang dibentuk dibagi menjadi empat bagian yaitu, aliran data sistem digunakan Data Flow Diagram (DFD), penggambaran hubungan digunakan Entity Relationship Diagram (ERD), dan database sistem yang dikembangkan

DFD digunakan untuk mendeskripsikan arus informasi dan transformasi dari input menjadi output, berikut adalah diagram konteks sistem usulan:

(5)

E02.5

Gambar 3. DFD Sistem Level 0

Diagram level 1 menerangkan tentang proses yang ada di sistem beserta fungsinya dan penelitian mengenai sistem secara keseluruhan, berikut adalah diagram level 1 sistem usulan :

Gambar 4. DFD Sistem Level 1

Entity Relationship Diagram adalah kumpulan kegiatan pemodelan data dalam sistem ERD mengarahkan hubungan antara entitas atau komponen, relasi antar entitas, berikut adalah ERD sistem yang dibentuk.

Gambar 5. ERD Sistem

Perancangan tabel adalah pembangunan pada database untuk mencapai kebutuhan sistem yang dideskripsikan pada tahap pemodelan bisnis, perancangan tabel yang dibangun yaitu:

1. Data Barang

Memuat informasi apa saja digunakan di gudang seperti nama barang, satuan, cost per unit, price per unit, nomor laci dan reorder level

Nama tabel : DataBarang Primary key : id Barang

Tabel 3. Database Data Barang

No. Field Type Keterangan

(6)

E02.6

1. Id Barang Varchar Primary key

2. Nama Barang Varchar

3. Satuan Varchar

4. Cost per unit Integer

5. Price per unit Integer

6. Nomor Laci Integer

7. Re-order Level Integer

Berikut merupakan gambar database Data Barang yang dibuat

Gambar 6. Database Data Barang

2. In-Out

Memuat informasi data barang yang ada digudang seperti nama barang, satuan, in/out, quantity in/out, nomor laci , cost per unit, price per unit, total cost dan total price Nama tabel : In-Out

Primary key : Id Input

Tabel 4. Database In Out

1. Id Input Varchar Primary key

2. Tanggal Varchar

3. Id Barang Varchar

5. Satuan Varchar

6. In/Out Integer

7. Qty In / Out Integer

11. Total Cost Integer

12. Total Price Integer

Berikut merupakan gambar database In-Out yang dibuat

(7)

E02.7

Gambar 7. Database In Out

3. Inventory

Memuat informasi status data barang yang ada digudang seperti nama barang, satuan, open stock, in, out, close stock, stock value, cost value, re-order level, re-order status dan nomor laci

Nama tabel : Inventory Primary key : Id Barang

Tabel 5. Database Inventory

3. Satuan Varchar

4. Open Stok Integer

5. In Integer

6. Out Integer

7. Close Stok Integer

8. Stok Value Integer

9. Cost Value Integer

10. Re-order Level Integer

11. Re-order Status Integer

Berikut merupakan gambar database Inventory yang dibuat

Gambar 8. Database Inventory

4. Cari Barang dan Cari Order

Memuat informasi pencarian data barang yang ada digudang seperti id barang, nama barang, satuan, cost per unit, price per unit, dan re-order level. Memuat informasi re- order status yes atau no yang ada di gudang seperti nama barang, satuan, open stock, in, out, close stock, stock value, cost value, re-order level, re-order status dan nomor laci Nama tabel : Caribarang dan Cari Order

Primary key : Id Barang

(8)

E02.8

Berikut merupakan gambar database Cari Barang dan Cari Order yang dibuat

Tabel 6. Database Cari Barang dan Cari Order

3. Satuan Varchar

7. Re-order Level Varchar

Perancangan Komponen Interface Program

Interface program merupakan desain dibuat dan dirancang dalam sistem. Dibuat dashboard berisi grafik in out barang, total inventory, data barang, stok in out, inventory, total in , total out, total nilai cost, total nilai inventory dan re-order detail. Berikut rancangan interface program yang diusulkan :

Gambar 9. Dashboard

D. Konstruksi

Konstruksi adalah pembangunan dan testing source code program dalam sistem.dilakukan berdasarkan hasil yang berjalan dalam sistem digunakan visual basic for application dengan menggunakan database excel.

1. Halaman utama Dashboard

Halaman utama dashboard merupakan menu untuk mengakses seluruh form yang telah dibuat dan informasi yang ditampilkan berdasarkan database yang telah tercatat. Informasi berupa Grafik batang in out dihasilkan dari total barang yang masuk dan keluar setiap bulan, grafik lingkaran menunjukan perbandingan total in dan out satu tahun. Total cost adalah jumlah barang dikali cost per unit, sementara total nilai inventory adalah jumlah barang dikali price per unit. Pada detail re order menunjukan jumlah jenis barang yang harus di reorder dikarenakan jumlah barang per jenisnya kurang dari re-order level.

2. Menu data barang

Berisi form tabel barang dimana bisa dilihat id barang dan nama barang dan menambahkan barang ke dalam database data barang. Disediakan fitur cari nama barang yang bisa digunakan.

Pada form telah dimasukan data barang yang ada di CV Cipta Usaha Mandiri

Gambar 10. Menu Data Barang

(9)

E02.9

Gambar 11. Form Tabel Barang

Jika akan ditambahkan barang baru bisa memilih tombol add dan tampilan form akan berubah sebagai berikut.

Gambar 12. Form Input Barang

3. Menu stok in out

Menu stok in out digunakan untk mencatat barang masuk dan keluar gudang beserta total cost dan total price nya . Jika di klik menu stok in out akan berisi form in out yang bisa terlihat pada gambar berikut:

Gambar 13. Menu Stok In Out

Berikut merupakan form in out padamenu stok in out:

Gambar 14. Form In Out

Pada listbox bisa scroll dan klik barang mana yang akan diberikan keterangan dengan catatan barang tersebut telah tercatat pada menu data barang. Disediakan fitur cari nama barang untuk memudahkan mencari barang yang dimaksud. Misalnya pengguna akan menggunakan barang sebelumnya yaitu barecore dengan mengetiknya di fitur cari nama barang.

(10)

E02.10 4. Menu inventory

Menu inventory berisi form data inventory barang berdasarkan yang ada di database inventory. Pada listbox didapat informasi open stok, in, out dan close stoknya. Stok value didapatkan dari jumlah close stock dikali dengan cost per unit dan cost value didapatkan dari close stok dikali price per unit. Kemudian nilai re-order level, status dan nomor laci.

Gambar 15. Menu Inventory

Berikut merupakan form data inventory barang yang telah dibuat:

Gambar 16. Form Data Inventory Barang

5. Menu Re-order Detail

Menu ini berisi form barang yang kurang dari nilai re-order level sehingga diperlukan re- order atau pembelian sebelum barang habis. Angka 52 diatas menu detail merupakan berapa jenis barang yang harus di re-order, maksudnya adalah ada 52 jenis barang yang harus di reorder. Klik detail untuk menampilkan form.

Gambar 17. Menu Detail Re-Order

Berikut merupakan tampilan berisi id barang, nama barang, close stoknya dan re-order level.

Barang yang close stok kurang dari re-order akan masuk ke menu ini.

Gambar 18. Detail Re-Order

E. Pengujian (Testing)

Testing yang digunakan yaitu Blackbox Testing, dilakukan pengujian terhadap sistem yang telah dijalankan yaitu:

Tabel 7. Blackbox Pengujian Sistem

No Fungsi yang diuji Cara pengujian Target pengujian Hasil Pengujian

1. Fungsi Total inventory Penambahan inventory pada menu data barang

Penambahan jumlah inventory yang tertera

Berhasil ✓ Gagal 2. Fungsi Total In Penambahan jumlah in

barang pada menu stok in out

Penambahan jumlah in barang pada total in

Berhasil ✓ Gagal

3. Fungsi Total out Penambahan jumlah out barang pada menu stok in out

Penambahan jumlah out barang pada total out

Berhasil ✓ Gagal

4. Fungsi Total Nilai Cost Penambahan jumlah nilai cost barang pada menu stok in out

Penambahan jumlah nilai cost barang pada total nilai cost

Berhasil ✓ Gagal

(11)

E02.11

5. Fungsi Total Nilai Inventory

Penambahan jumlah nilai inventory barang pada menu stok in out

Penambahan jumlah nilai inventory barang pada total nilai inventory

Berhasil ✓ Gagal

6. Fungsi Diagram Lingkaran Total in out

Perubahan data total in dan out

Perubahan grafik total in out

Berhasil ✓ Gagal 7. Fungsi Diagram Batang

Total in out per bulan

Perubahan data total in dan out per bulan

Perubahan diagram batang per bulan

Berhasil ✓ Gagal 8. Fungsi Menu Data

Barang

Ketika di klik menampilkan form tabel barang

Menampilkan form tabel barang

Berhasil ✓ Gagal 9. Fungsi Form Tabel

Barang

Mencoba fitur cari nama barang dan klik tombol add

Berhasil menampilkan box list, tombol add dan fitur cari nama barang yang berfungsi

Berhasil ✓ Gagal

10. Fungsi add pada Form Tabel Barang

Mengisi data pada form input barang

Data yang dimasukan di form input barang akan masuk ke database

Berhasil ✓ Gagal

11. Fungsi Menu Stok In out Klik menu stok in out dan klik boxlist akan

menampilkan keterangan di kanan

Berhasil menampilkan form in out berisi listbox database, tombol new, fitur cari nama barang dan add

Berhasil ✓ Gagal

12. Fungsi Add dan New pada Form In out

Mengklik new untuk mendapatkan id input Mengisi tanggal input, status barang dan kuantitas.

Berhasil menambahkan barang in, out atau open stok dan keterangan lainya pada database

Berhasil ✓ Gagal

13 Fungsi Menu Inventory Klik menu inventory Klik listbox untuk mendapatkan keteranganya

Berhasil menampilkan form data inventory barang yang berasal dari databasedan

keteranganya

Berhasil ✓ Gagal

14. Fungsi Re-order Detail Klik Menu Re-order Detail untuk melihat detail barang yang harus re-order

Berhasil menampilkan jumlah reorder yang berubah dan detal form re-order barang sesuai dengan database

Berhasil ✓ Gagal

IV. KESIMPULAN

Kesimpulan yang dapat diambil, yaitu :

1. Hasil penelitian berhasil merancang prototype sistem informasi pendataan barang masuk dan keluar gudang yaitu dashboard, menu data barang, menu stok in out dan menu inventory disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Database yang dibuat adalah database data barang, database In-Out, database inventory, databse cari barang, dan database cari order. Sehingga prototype dirancang mengurangi kelemahan sistem manual menjadi lebih efektif dan efisien.

2. Informasi yang perlu ditampilkan terkait dengan pendataan barang pada gudang pada dashboard adalah diagram batang in out barang per bulan dan diagram lingkaran total in out. Selain itu ada total Inventory, total in, total out, total nilai cost, total nilai inventory.

Menu yang bisa di klik adalah menu data barang, menu stok in out, menu inventory dan menu detail re-order.

3. Sistem yang bekerja di perusahaan terkait pendataan gudang dan aspek yang bisa diperbaiki kaitanya dengan sistem informasi dilkukan tahap identifikasi, usulan perbaikan

(12)

E02.12

dan pengujian sistem. Hasil yang didapatkan setelah pengujian adalah semuanya berhasil.

Daftar Pustaka

A.S Rosa, d. M. (2014). Rekayasa Perangkat Lunak Struktur dan Berorientasi Objek. Bandung:

Informatika.

Bodnar, G. H. (1993). Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Andi.

Bowersox, D. (2006). Manajemen Logistik. Jakarta: PT Bumi Aksara.

Jogiyanto. (2005). Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.

Ladjamudin, A.-B. B. (2013). Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: GrahaIlmu.

Oetomo, B. (2002). Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.

Pohan, H. I. (1997). Pengantar Perancangan SIstem. Jakarta: Erlangga.