BAB 2
LANDASAN TEORI 2.1. Pengertian Sistem
Menurut O’Brien (2006, p24), sistem adalah kumpulan dari komponen yang saling berhubungan, bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan bersama dengan menerima input dan menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur.
Menurut Romney dan Steinbart (2006, p4) sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen yang saling berhubungan dan saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Sistem biasanya tersusun atas subsistem yang lebih kecil, di mana masing-masing melakukan fungsi spesifik yang penting dalam rangka mendukung sistem yang lebih besar.
Menurut Wilkinson et al (2000, p6), sistem adalah kelompok yang menyatu dari bagian-bagian yang saling berinteraksi yang berfungsi bersama untuk mencapai tujuan.
Berdasarkan pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem terdiri dari berbagai komponen atau subsistem yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk menerima masukan, memproses dan menghasilkan keluaran untuk mencapai tujuan tertentu.
2.2. Pengertian Informasi
Menurut Romney dan Steinbart (2006, p11), informasi adalah data yang telah diatur dan diproses untuk memberikan arti.
Menurut McLeod (2007, p9), informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi pemakainya. Biasanya informasi memberitahu user apa yang belum diketahui sebelumnya.
Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa informasi berasal dari data dan disajikan dalam bentuk yang berguna bagi pemakainya. Dimana data menurut Romney dan Steinbart (2006, p5) adalah fakta – fakta yang dikumpulkan, dicatat, disimpan dan diproses oleh sistem informasi akuntansi.
Beberapa jenis data yang perlu dikumpulkan dalam perusahaan antara lain :
• Fakta mengenai aktivitas yang terjadi
• Sumber daya – sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas tersebut
• Orang – orang yang berparsitipasi dalam aktivitas tersebut.
2.3. Pengertian Sistem Informasi
Menurut O’Brien (2006, p6), “Information system can be any organized combination of people, hardware, software, communications networks, and data resources that stores and retrieves, transforms, and disseminates information in an organization.”
Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah sebuah kombinasi dari pengguna, piranti keras, piranti lunak, komunikasi jaringan dan sumber-sumber daya yang mengumpulkan, memproses dan mendistribusikan informasi di dalam organisasi.
2.4. Sistem Informasi Akuntansi 2.4.1. Pengertian
Menurut Bodnar dan Hoopwood (2001, p6), sistem informasi akuntansi adalah sistem berbasis komputer yang dirancang untuk mengubah data akuntansi menjadi informasi. Namun istilah sistem informasi akuntansi diperluas untuk mencakup siklus – siklus pemrosesan transaksi, penggunaan teknologi informasi, dan pengembangan sistem informasi.
Menurut Jones dan Rama (2006,p5), “Accounting information system is subsystems from management information systems that provides accounting and financial information as well as other information obtained in the routine processing of accounting transactions”. Sehingga dapat diterjemahkan sebagai sebuah subsistem dari sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan serta informasi lainnya yang diperoleh dalam proses transaksi akuntansi.
Menurut Mcleod (2001, p4), Sistem Informasi Akuntansi adalah sistem yang bertugas untuk mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi, serta menyediakan informasi bagi pemakai di dalam maupun di luar perusahaan.
Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah sistem berbasis komputer yang mengolah data dari transaksi akuntansi dan keuangan menjadi informasi yang berguna bagi penggunanya.
2.4.2. Tujuan dan Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Wilkinson et al (2000, p8), tujuan dan kegunaan dari sistem informasi akuntansi adalah:
1. Mendukung operasional sehari-hari.
2. Mendukung pengambilan keputusan bagi pengambil keputusan internal.
3. Memenuhi kewajiban yang berkaitan dengan pekerjannya.
Menurut Romney dan Steinbart (2006, p12), sebuah sistem informasi akuntansi yang dirancang dengan baik dapat melakukan hal-hal berikut ini:
1. Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya dari barang dan jasa.
2. Meningkatkan efisiensi.
3. Membagi pengetahuan.
4. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas dari supply chain.
5. Meningkatkan struktur pengendalian internal.
6. Meningkatkan pengambilan keputusan.
Menurut Jones dan Rama (2006, p6), kegunaan sistem informasi akuntansi antara lain adalah:
• Menghasilkan laporan eksternal.
Perusahaan menggunakan sistem informasi akuntansi untuk menghasilkan laporan – laporan spesial untuk memenuhi kebutuhan penanam modal, kreditur, petugas pajak, pemerintah dan lain – lain.
• Mendukung aktivitas rutin
Manajer memerlukan sistem informasi akuntansi untuk menangani aktivitas operasional rutin selama siklus operasional perusahaan.
• Pengambilan keputusan
Informasi juga dibutuhkan untuk menunjang pengambilan keputusan yang tidak rutin.
• Perencanaan dan pengendalian
Sistem informasi dibutuhkan untuk merencanakan dan mengendalikan aktivitas sebaik mungkin.
• Implementasi pengendalian internal.
Pengendalian internal meliputi kebijakan, prosedur dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aset perusahaan dari kehilangan atau kecurangan.
2.4.3. Fungsi Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi juga memiliki fungsi yang berhubungan dengan pengolahan data menjadi informasi seperti yang diungkapkan oleh Wilkinson et al (2000, p10). Fungsi – fungsi tersebut meliputi:
• Pengumpulan data
Fungsi pengumpulan data (berlangsung selama tahap input) meliputi langkah-langkah seperti menangkap data transaksi, menyimpan data menjadi formulir, serta melakukan validasi dan perubahan data untuk memastikan keakuratan dan kelengkapannya.
• Pemeliharaan data
Fungsi pemeliharaan data (berlangsung selama tahap pemrosesan) meliputi langkah-langkah berikut: mengklasifikasikan, merekam, menyortir, mengumpulkan, mengkombinasikan, menghitung, meringkas dan membandingkan data.
• Managemen data
Fungsi managemen data meliputi tiga langkah yaitu: menyimpan, memelihara dan memperbaiki.
• Pengendalian data
Pengendalian data memiliki dua tujuan utama, yaitu: mengamankan harta perusahaan, termasuk data, dan juga memastikan data yang ditangkap sudah akurat dan lengkap dan diproses dengan benar.
• Penghasil informasi
Fungsi penghasil informasi meliputi langkah-langkah berikut:
mengartikan, melaporkan dan mengkomunikasikan informasi.
2.4.4. Komponen Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Romney dan Steinbart (2006, p6-7), dapat disimpulkan bahwa,
“Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari enam komponen, yaitu:
1. People, yang mengoperasikan sistem dan menampilkan berbagai fungsi.
2. Procedures and instructions, baik manual maupun otomatis, termasuk dalam kegiatan pengumpulan, pemrosesan dan penyimpanan data mengenai aktivitas organisasi.
3. Data, tentang organisasi dan proses bisnis organisasi.
4. Software, yang digunakan untuk memproses data organisasi.
5. Information Technology Infrastructure, termasuk komputer, peripheral devices, dan peralatan jaringan komunikasi yang digunakan untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mentransformasikan data dan informasi.
6. Internal control and security measures, yang menjaga keamanan data dalam Sistem Informasi Akuntansi.
2.4.5. Karakteristik Informasi yang Berguna
Menurut Romney dan Steinbart (2006, p6), untuk menjadi informasi yang bermanfaat bagi penggunanya, maka informasi tersebut harus memiliki beberapa karakteristik, yaitu:
• Relevan
Informasi dinilai relevan apabila ia dapat mengurangi ketidakpastian, meningkatkan kemampuan pengambil keputusan untuk memprediksi dan memperbaiki harapan.
• Akurat
Informasi dinilai akurat apabila informasi tersebut terbebas dari kesalahan atau bias, serta mewakili aktivitas perusahaan secara tepat.
• Lengkap
Informasi dinilai lengkap apabila tidak mengabaikan aspek penting dari aktivitas yang sedang diukur.
• Tepat waktu
Informasi dinilai tepat waktu apabila informasi tersebut dihasilkan tepat pada saat dibutuhkan.
• Dapat dimengerti
Informasi dinilai dapat dimengerti apabila disajikan dalam bentuk yang dapat digunakan oleh pemakainya.
• Dapat diverifikasi
Apabila dua orang yang memiliki pengetahuan yang sama secara terpisah menghasilkan informasi yang sama, maka berarti informasi tersebut dinilai dapat diverifikasi.
• Dapat diakses
Informasi harus dapat diakses pada saat dibutuhkan dan dalam bentuk yang dapat digunakan.
2.5. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan 2.5.1. Pengertian Penjualan
Menurut Standar Akuntansi Keuangan (2004), “...penjualan meliputi barang yang diproduksi perusahaan untuk dijual dan barang yang dibeli untuk dijual kembali, seperti barang dagang yang dibeli oleh pengecer atau tanah dan properti lain yang dibeli untuk dijual kembali.”(PSAK no.23.02)
Menurut Hollander, A. S (2000, p230), “Proses penjualan merupakan suatu rangkaian operasi yang berhubungan dengan pelanggan, membantu pelanggan mendapatkan barang dan jasa, mengirimkan barang dan jasa yang diminta, dan menagih pembayaran atas barang dan jasa tersebut.” Prosesnya meliputi:
• Meminimalkan jumlah waktu antara pemilihan produk dan jasa dengan penerimaan kas.
• Meminimalkan jumlah kas yang tidak diterima dari pelanggan untuk barang dan jasa yang disediakan.
• Kualitas struktur produk dan harga untuk menyeimbangkan nilai pelanggan dan keuntungan perusahaan.
Sedangkan menurut Warren, Reeve dan Fees (2005, p290),
“penjualan adalah jumlah yang dibebankan kepada pelanggan untuk barang yang dijual, baik secara tunai ataupun kredit.”
Jadi dapat disimpulkan bahwa penjualan adalah suatu rangkaian operasi yang berhubungan dengan pelanggan, dengan membebankan sejumlah nominal kepada pelanggan untuk barang yang dijual, baik secara tunai ataupun kredit.
2.5.2 Sistem Penjualan Kredit 2.5.2.1 Fungsi yang Terkait
Menurut Narko (2002, p90), “fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit adalah:
1. Penjualan, menerima dan mengubaht pesanan pelanggan.
2. Kepala Bagian Keuangan, menyetujui/menolak penjualan kredit pada tiap pelanggan dianggap perusahaan masih relatif kecil, sehingga persetujuan penjualan kredit masih dirangkap oleh Kepala Bagian Keuangan.
3. Gudang dan Pengiriman, menyimpan barang dan mengirim barang.
4. Penagihan, membuat dan mengirim faktur kepada pelanggan.
5. Akuntansi:
a. Jurnal dan buku besar, mencatat transaksi pada jurnal penjualan dan memposting ke rekening buku besar.
b. Kartu piutang dan kartu persediaan, mencatat transaksi ke rekening pembantu piutang masing-masing pelanggan, dan kartu persediaan untuk setiap jenis barang.
Menurut Narko (2002, p81-84), “informasi yang diperlukan oleh managemen dari kegiatan penjualan kredit adalah:
1. Pesanan-pesanan yang belum dapat dipenuhi.
2. Kesanggupan untuk mengirim barang di waktu tertentu.
3. Jumlah penjualan kredit yang diberikan.
4. Jumlah permintaan kredit yang tidak dapat dipenuhi.
5. Jumlah kredit yang menunggak.
6. Rute pengiriman.
7. Pada suatu saat barang yang dikirim sudah sampai di mana.
8. Pengiriman barang yang belum dibuat fakturnya.”
Menurut Narko (2002, p86), “bukti transaksi/formulir yang digunakan dalam sistem penjualan kredit:
1. Pesanan Penjualan
Dokumen ini dibuat dalam beberapa rangkap yang dapat berfungsi pula sebagai lembar otorisasi penjualan kredit. Informasi pada dokumen ini pada umumnya terdiri dari identitas perusahaan penjual, identitas pembeli, nomor dan tanggal pesanan penjualan, jenis barang yang dipesan, kuantitas, harga satuan, dan jumlah harga keseluruhan.
2. Perintah Pengiriman Barang
Informasi pada dokumen ini hampir sama dengan informasi pada surat pesanan penjualan kecuali harga satuan dan jumlah harga. Meskipun demikian dalam praktik kadang ada juga perintah pengiriman barang yang berisi pula data mengenai harga satuan.
3. Faktur (penjualan)
Informasi pada dokumen ini hampir sama dengan informasi pada surat pesanan penjualan. Oleh karena itu terdapat kombinasi faktur dan pesanan penjualan.”
Narko dalam bukunya Sistem Akuntansi (2002, p80-81), menuliskan
“Pada umumnya sistem penjualan kredit terdiri dari prosedur-prosedur:
1. Prosedur Pesanan Penjualan.
2. Prosedur Persetujuan Kredit.
3. Prosedur Pengiriman Barang.
4. Prosedur Pembuatan Faktur.
5. Prosedur Akuntansi Penjualan Kredit.”
Menurut Munawir (2004, p235-236), “untuk memperkecil resiko kredit yang mungkin terjadi, maka pemohon kredit harus dinilai oleh bank atas dasar syarat-syarat bank teknis; yang terkenal dengan 5 C, yaitu:
1. Character
Bank mencari data tentang sifat-sifat pribadi, watak dan kejujuran dari pemimpin perusahaan dalam memenuhi kewajiban-kewajiban finansiilnya. Adapun beberapa petunjuk bagi bank untuk mengetahui karakter nasabah adalah:
a. Mengenal dari dekat.
b. Mengumpulkan keterangan mengenai aktivitas calon debitur dalam perbankan.
c. Mengumpulkan keterangan dan minta pendapat dari rekan- rekannya, pegawai dan saingannya mengenai reputasi, kebiasaan pribadi, pergaulan sosial dan lain-lain.
2. Capacity
Ini menyangkut kemampuan pimpinan perusahaan beserta stafnya baik kemampuan dalam managemen maupun keahlian dalam bidang usahanya. Untuk itu bank harus memperhatikan:
a. Angka-angka hasil produksi.
b. Angka-angka penjualan dan pembelian.
c. Perhitungan Rugi Laba perusahaan saat ini dan proyeksinya.
d. Data-data finansiil di waktu-waktu yang lalu, yang tercermin di dalam laporan keuangan perusahaan, sehingga akan dapat diukur kemampuan perusahaan calon penerima kredit untuk
melaksanakan rencana kerjanya diwaktu yang akan datang dalam hubungannya dengan penggunaan kredit tersebut.
3. Capital
Ini merupakan posisi finansiil perusahaan secara keseluruhan yang ditunjukkan oleh ratio finansiilnya dan penekanan pada komposisi
“tangible net woth”nya. Bank harus mengetahui bagaimana perimbangan antara jumlah hutang dan jumlah modal sendiri. Untuk itu bank harus:
a. Menganalisa Neraca selama sedikitnya dua tahun terakhir.
b. Mengadakan analisa ratio untuk mengetahui: likuiditas, solvabilitas, rentabilitas dari perusahaan calon peminjam kredit.
4. Collateral
Collateral berarti jaminan. Ini merupakan besarnya aktiva yang akan diikatkan sebagai jaminan atas kredit yang diberikan oleh bank. Untuk itu bank harus:
a. Meneliti mengenai pemilikan jaminan tersebut.
b. Mengukur stabilitas daripada nilainya.
c. Memperhatikan kemampuan untuk dijadikan uang dalam waktu relatif singkat tanpa mengurangi nilainya.
d. Memperhatikan pengikatan barang yang benar-benar menjamin kepentingan bank, sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.
5. Conditions
Bank harus melihat kondisi ekonomi secara umum serta kondisi pada sektor usaha si peminta kredit. Untuk itu bank harus memperhatikan:
a. Keadaan ekonomi yang akan mempengaruhi perkembangan usaha calon peminjam.
b. Kondisi usaha calon peminjam, perbandingannya dengan usaha sejenis lainnya di daerah dan lokasi lingkungannya.
c. Keadaan pemasaran dari hasil usaha calon peminjam.
d. Prospek usaha di masa yang akan datang untuk kemungkinan bantuan kredit dari bank.
e. Kebijaksanaan pemerintah yang mempengaruhi terhadap prospek industri di mana perusahaan pemohon kreit termasuk di dalamnya.”
2.5.2. Piutang Usaha
Menurut Bodnar dan Hopwood (2001, p295), piutang dagang adalah uang yang terutang oleh pelanggan atas barang yang telah dijual atau jasa yang diberikan.
Menurut Horngren et al (2002, p187), piutang merupakan sejumlah uang yang dihutangkan kepada perusahaan oleh pelanggannya sebagai haril dari pengiriman barang atau jasa. Piutang itu merupakan suatu perjanjian untuk menerima kas dari pelanggan, dimana perusahaan telah menjual atau menyerahkan jasanya kepada pelanggan tersebut.
Menurut Kieso,Weygandt, Warfield (2004, p318), piutang didefinisikan sebagai “claims held against customers and others for money, goods or services”, yang berarti bahwa piutang merupakan klaim terhadap konsumen atau yang lainnya untuk uang, barang atau jasa.
Berdasarkan pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa piutang merupakan klaim terhadap pihak lainnya, yang timbul sebagaiakibat suatu transaksi yang telah dilakukan sebelumnya.
2.5.3. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
Menurut Warren (2005, p284), yang dimaksud dengan kas adalah termasuk juga uang koin, uang kertas, cek, money order dan deposito yang tersedia untuk langsung digunakan baik yang ada di bank ataupun institusi keuangan lainnya. Untuk melindungi kas dari tindakan pencurian atau kecurangan lainnya, perusahaan harus mampu untuk mengontrol kas mulai dari saat diterima sampai dengan kas tersebut disetorkan ke bank. Perusahaan retail umumnya menerima kas dari dua sumber, yaitu: (1) penerimaan kas tunai dari pelanggan dan (2) penerimaan kas dari pelanggan melalui bank.
Setiap perusahaan harus dapat mencatat dan menyimpan kas yang telah diterimanya dengan baik. Salah satu hal yang paling penting, yang harus dikendalikan untuk over-the-counter sales adalah pita register kas (jenis dan jumlah barang yang terjual, harga barang, dan sebagainya).
Sebagai contoh, setiap mulai bekerja, setiap kasir mengetahui berapa jumlah kas yang tersedia, sehingga bila terjadi kekeliruan nantinya dapat ditelusuri.
Dan setiap akhir waktu kerja, kasir akan menghitung jumlah kas yang ada
dan diketahui oleh supervisor. Kesalahan dalam mencatat penjualan atau memberikan kembalian akan mengakibatkan jumlah kas yang sebenarnya dengan catatan tidak sama. Perbedaan ini dicatat dalam akun cash short and over account. Setelah kas dicatat dan dihitung dengan benar, maka kas tersebut disimpan ditempat yang aman sampai dengan nanti dapat disetorkan ke bank.
Sedangkan untuk penerimaan kas yang menggunakan cek, maka karyawan yang menerima cek tersebut harus membandingkan jumlah uang yang tertera pada cek tersebut dengan jumlah tagihan pelanggan yang bersangkutan. Kemudian, bagian accounting akan mencatat penerimaan kas tersebut.
2.5.4. Dokumen – dokumen yang berkaitan dengan Sistem Penjualan, Piutang Usaha dan Penerimaan Kas
Menurut Wilkinson et al (2000, p419), dokumen – dokumen yang terkait dalam sistem penjualan antara lain:
• Customer Order, yaitu purchase order yang diterima dari pelanggan atau formulir yang disiapkan oleh karyawanan bagian penjualan dari perusahaan penjual.
• Sales Order, yaitu formulir salinan yang disiapkan dari customer order.
• Order acknowledgment, yaitu salinan dari sales order yang dikirim ke pelanggan sebagai pemberitahuan penerimaan pemesanan.
• Picking List, yaitu salinan dari sales order atau dokumen terpisah yang dikirim ke gudang untuk mengambil barang yang dipesan.
• Packing Slip, yaitu salinan dari sales order atau picking list yang diikutsertakan bersama barang ketika dipersiapkan untuk pengiriman.
• Billing of lading, yaitu dokumen pengiriman yang berasal dari perusahaan pengiriman yang akan mengirimkan produk.
• Shipping Notice, yaitu salinan dari sales order atau dokumen pengiriman terpisah yang berfungsi sebagai bukti bahwa barang telah dikirim.
• Sales Invoice, adalah dokumen yang dikirim ke pelanggan untuk menyatakan berapa jumlah penjualan.
• Remittance Advice, adalah dokumen yang menunjukan jumlah penerimaan kas dari pelanggan.
• Deposit Slip, adalah dokumen yang dilampirkan saat penyetoran kas ke bank.
• Back Order, adalah dokumen yang disiapkan ketika jumlah dari persediaan tidak mencukupi sales order.
• Credit Memo, adalah dokumen yang memungkinkan pengurangan kredit pelanggan akibat sales retur.
• Credit application, adalah formulir yang disiapkan ketika pelanggan baru mengajukan kredit.
• Salesperson Call Report, adalah formulir yang digunakan untuk menggambarkan penjualan yang dilakukan tenaga penjual atau pelanggan potensial.
• Delinquent Notice, adalah catatan yang dikirim ke pelanggan yang melewati batas saldo kredit.
• Write-off Notice, adalah dokumen yang disiapkan manajer kredit ketika piutang dinyatakan tidak tertagih.
• Cash Register Receipt, formulir yang digunakan pengecer untuk mencatat kas yang diterima.
2.5.5. Prosedur yang berkaitan dengan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang Usaha dan Penerimaan Kas.
Penjualan terdiri dari 2 jenis, yaitu penjualan tunai dan penjualan kredit. Menurut Wilkinson et al (2000, p422), sistem penjualan kredit dan piutang terdiri dari 3 proses, yaitu:
9 Order entry
Setiap customer order dimasukan ke sistem pada saat tenaga penjual menerima pesanan. Data bisa didapat dari customer order, maupun dari telepon. Kemudian, sistem akan melakukan validasi terhadap data sekaligus memeriksa apakah persediaan cukup. Sehingga, apabila persediaan tidak cukup, sistem dapat langsung menjalankan fungsi back order. Sistem juga akan melakukan program pemeriksaan limit kredit dengan membandingkan antara jumlah limit kredit dengan
saldo piutang ditambah dengan penjualan yang akan segera dilakukan.
Apabila pemesanan diterima, maka sistem akan mencetak order acknowledgement dan picking list.
9 Shipping
Setelah barang dipersiapkan sesuai dengan picking list, maka selanjutanya barang akan dikirim. Pada saat pengiriman, karyawan gudang akan menghitung jumlah dan mencocokannya ke picking list.
Sistem akan menghasilkan packing slip, bill of lading dan shipping notice.
9 Billing
Setelah barang dikirim, maka proses selanjutnya adalah pencetakan invoice, pendebitan saldo pelanggan, pengurangan jumlah persediaan, penutupan sales order, pembuatan file invoce dan penyesuaian pada ledger.
Selain 3 prosedur utama diatas, Wilkinson et al (2000, p428) menyebutkan 3 prosedur tambahan dalam sistem penjualan, yakni:
9 Preparing Analyses and Reports
Di penghujung hari, invoice register dan account receivable summary dicetak. Invoice register adalah daftar transaksi penjualan, yang berisi data kunci mengenai tiap sales invoice yang disiapkan selama satu hari.
9 Handling Sales Return and Allowances
Sales return muncul ketika pelanggan tidak puas dan mengirim kembali barang yang telah dipesan. Sales allowances adalah penyesuaian
harga kepada pelanggan sebagai kompensasi atas barang yang rusak.
Sedangkan credit memos disiapkan sebagai formalisasi perjanjian.
9 Processing Back Orders
Back order diperlukan ketika kuantitas persediaan tidak mencukupi pesanan pelanggan. Proses back order meliputi persiapan formulir back order, yang berisi nama pemesan, nomor pemesanan, kuantitas dan tanggal.
2.5.6. Laporan – laporan yang berkaitan dengan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit, Piutang Usaha dan Penerimaan Kas.
Ada beberapa jenis laporan yang menjadi output dari sistem informasi akuntansi penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas. Menurut Wilkinson et al (2000, p437), laporan yang berkaitan dengan sistem tersebut antara lain:
9 Monthly Statement
Adalah daftar dari semua sales invoice untuk pelanggan, meliputi informasi pelanggan, piutang, sales invoice dan penerimaan kas.
9 Open Orders Report
Adalah daftar suatu daftar yang berisi sales order yang belum dikirim dan ditagih.
9 Sales Invoice Register
Adalah daftar yang berisi semua sales invoice, diurutkan berdasarkan nomor sales invoice.
9 Shipping Register
Adalah daftar yang berisi semua pengiriman yang dilakukan, diurutkan berdasarkan tanggal pengiriman.
9 Cash Receipts Journal
Adalah suatu daftar yang berisi semau penerimaan kas secara kronologis.
9 Credit Memo Register
Adalah suatu daftar yang berisi pengembalian barang.
2.6. Sistem Pengendalian Internal
Untuk mengamankan aset dan meyakinkan keakuratan dari data – data akuntansinya, sebuah perusahaan harus menerapkan beberapa prinsip pengendalian yang spesifik.
Menurut Weygandt et al (2005, p321), mekanisme pengendalian meliputi:
• Estabilishment of Responsibility
Pengendalian akan menjadi sangat efektif apabila hanya satu orang yang bertanggung jawab untuk satu tugas. Hal ini dimaksudkan supaya penelusuran mudah dilakukan.
• Segregation of Duties
Pemisahan tanggung jawab sangat perlu dilakukan supaya antar satu karyawan dengan karyawan yang lain dapat saling mengevaluasi. Aplikasi dari pemisahan tanggung jawab mencakup dua hal:
9 Aktivitas – aktivitas yang berhubungan harus ditugaskan kepada dua orang yang berbeda.
9 Tugas pencatatan aset harus dipisahkan dari tugas penyimpanan fisik aset.
• Documentation Procedures
Beberapa prosedur harus diterapkan dalam dokumen. Misalnya, setiap dokumen harus diberi nomor atau dokumen sumber untuk akuntansi harus diteruskan ke bagian akuntansi.
• Physical, Mechanical, and Electronic Controls
Contohnya, penggunaan brankas dengan kode rahasia, alarm anti pencuri, penggunaan password untuk komputer dan sebagainya.
• Independent Internal Verification
Untuk memaksimalkan keuntungan dari verifikasi, maka:
9 Verifikasi harus dilakukan secara periodik maupun secara tiba – tiba.
9 Verifikasi harus dilakukan oleh seseorang yang tidak memiliki hubungan kepentingan dengan orang yang bertanggung jawab atas informasi tersebut.
9 Temuan verfifikasi harus dilaporkan kepada tingkat manajemen yang berwenang mengambil tindakan perbaikan.
• Other Controls
9 Menjamin perlindungan pada karyawan yang menangani uang tunai 9 Melakukan rotasi tugas karyawan atau memberikan cuti pada
karyawan.
Pada tahun 1992, The Committee of Sponsoring Organizations (COSO) mengeluarkan Internal Control – Integrated Framework yang mendefinisikan pengendalian internal dan memberikan pedoman untuk mengevaluasi dan meningkatkan sistem pengendalian internal dalam sebuah perusahaan. Menurut Romney dan Steinbart (2006, p196), COSO’s Internal Control memiliki 5 (lima) komponen yang saling berhubungan. Kelima komponen tersebut digambarkan dalam tabel berikut ini.
Komponen Gambaran
Control Environment
Unsur utama dalam sebuah perusahaan adalah orang-dengan atribut individualnya, termasuk integritas, nilai etika dan kompetensi - dan lingkungan dimana mereka bekerja.
Control Activities
Prosedur dan kebijakan pengendalian harus dibuat dan dijalankan untuk meyakinkan aktivitas yang diidentifikasi manejemen adalah penting untuk mencapai tujuan organisasi dengan efektif.
Risk Assessment
Perusahaan harus waspada dengan resiko yang dihadapinya. Perusahaan harus membuat suatu mekanisme untuk mengidentifikasi, menganalisa dan mengatur resiko – resiko yang berhubungan.
Information and Communication
Di sekitar aktivitas pengendalian adalah sistem komunikasi dan inforamsi yang memperbolehkan perusahaan untuk menangkap dan menukar informasi yang dibutuhkan untuk mengadakan, mengatur dan mengendalikan operasinya.
Monitoring
Proses keseluruhan harus diawasi, dan modifikasi dibuat seperlunya, sehingga sistem dapat bereaksi secara dinamis dan berubah sesuai dengan kondisi yang berlaku.
(Sumber: Romney dan Steinbart, p196)
Menurut Wilkinson et al (2000, p268), COSO juga mengklasifikasikan pengendalian menjadi dalam pemrosesan system informasi dua jenis, yaitu:
• General Controls
General Controls meruapakan pengendalian yang meliputi aktivitas yang berhubungan dengan sistem informasi akuntansi dan sumber daya (aktiva). Beberapa pengelompokan General Controls antara lain:
9 Organizational controls
Struktur organisasi perusahaan merepresentasikan pengendalian karena dapat menspesifikasi hubungan kerja antara karyawan dan unit-unit. Oleh karena itu, penting mempertimbangkan pembagian tugas dalam menyusun struktur organisasi.
9 Documentation controls
Dokumentasi terdiri atas prosedur manual dan pengertian lain dari deskripsi sistem informasi manajemen atau sistem informasi akuntansi dan operasinya. Dokumentasi merupakan tenaga penggerak yang sangat penting dalam struktur pengendalian internal karena membantu karyawan untuk mengerti prosedur dan kebijakan perusahaan.
9 Asset accountability controls
Asset accountability controls membantu untuk meyakinkan bahwa aktiva telah dinilai dengan sebagaimana mestinya dalam catatan akuntansi.
9 Management practice controls
Bermacam-macam pengendalian umum diperlukan untuk menangani resiko yang berkaitan dengan manajemen, termasuk praktik dan kebijakan sumber daya manusia, komitmen pada kompetensi, praktik perencanaan, praktik audit dan pengendalian operasional dan manajemen.
9 Information center operations controls
Pengendalian ini meliputi pengendalian sistem berbasis komputer dan dapat dibagi menjadi prosedur operasi komputer dan pemeriksaan perangkat lunak dan perangkat keras komputer.
• Application Controls
Application Controls adalah pengendalian yang berhubungan dengan pemrosesan system akuntansi spesifik atau transaksi tertentu.
9 Authorization controls
Otorisasi dilakukan sebelum pemrosesan berjalan. Ada otorisasi umum, yang menyediakan kondisi standar dimana transaksi diterima dan dieksekusi. Sedangkan otorisasi khusus terjadi pada kejadian khusus.
9 Input controls
Pengendalian masukan dapat mendeteksi kesalahan pada data yang akan dimasukan ke dalam sistem.
9 Processing controls
Processing controls adalah pengendalian pada pemrosesan transaksi untuk menjaga agar proses berjalan dengan akurat dan lengkap.
9 Output controls
Keluaran yang dihasilkan oleh sistem harus lengkap, reliable dan didistribusikan ke penerima yang sesuai.
2.7. Pajak Pertambahan Nilai (PPN).
Menurut Widianti (2008, p215), berdasarkan UU PPN No. 18 Tahun 2000, Pajak Pertambahan Nilai adalah pajak yang dipungut atas pertambahan nilai suatu barang kena pajak yang emrupakan barang berwujud yang menurut sifat atau hukumnya dapat berupa barang bergerak maupun barang tidak bergerak.
Menurut Djoko Mulyono (2008, p1), PPN atau value added tax merupakan pajak penjualan yang dipungut atas dasar nilai tambah yang timbul pada setiap transaksi. Nilai tambah adalah setiap tambahan yang dilakukan oleh penjualan atas barang atau jasa yang dijual, karena pada prinsipnya setiap penjual menghendaki adanya tambahan tersebut yang bagi penjual merupakan keuntungan.
2.8. Object Oriented Analysis and Design (OOAD)
• Object
Menurut Mathiassen et al (2000, p4), “Object is an entitiy with identity, state and behaviour.” Objek adalah suatu kesatuan dengan identitas, status dan tingkah laku. Identitas objek membedakan antara satu objek dengan objek lainnya. Identitas suatu objek juga mengekspresikan bagaimana onjek lain dapat mengenali dan mengaksesnya. Dalam analisis, objek
dipergunakan untuk membantu pemahaman system context. Dalam design, objek digunakan untuk menggambarkan sistem itu sendiri.
Gambar 2.1 Kegiatan Utama dan Hasilnya dalam OOAD Sumber: Mathiassen, et. al. (2000, p15)
• System Definition
Menurut Mathiassen et al (2000, p27), System definition: A concise description of a computerized system expressed in natural language. System definition adalah gambaran umum suatu sistem terkomputerisasi dalam bahasa yang mudah dimengerti atau bahasa sehari – hari. System definition
Component Design
Architectural Design
Application Domain Analysis Problem
Domain Analysis
Specifications of Components Model
Requirements for Use
Specifications of Architecture
menggambarkan konteks sistem, informasi apa yang ada didalamnya, fungsi apa yang menunjangnya, dimana penggunannya dan bagaimana aplikasi kondisinya.
• Rich Picture
Menurut Mathiassen (2000, p26), Rich picture is an informal drawing that presents the illustrator’s understanding of a situation. Rich picture adalah gambaran tidak formal yang mewakili pengertian penggambarnya terhadap suatu situasi. Rich picture memfokuskan aspek penting dari situasi.
Gambar 2.2 Contoh Rich Picture Sumber: Mathiassen, et. al. (2000, p28)
• FACTOR Criterion
Menurut Mathiassen et al (2000, p39), kriteria FACTOR meliputi 6 (enam) elemen, yakni:
Dispatch
Reception Call
taskk
Emergency
50 Hospital
Where is
When They
Custom
Functionality, yaitu fungsi sistem yang mendukung tugas application domain.
Application domain, yaitu bagian dari organisasi, yang mengadministrasi, mengawasi dan mengendalikan problem domain.
Conditions, yaitu kondisi dimana sistem akan dikembangkan dan digunakan.
Technology, meliputi teknologi yang digunakan untuk mengembangkan sistem dan teknologi dimana sistem akan diimplementasikan.
Objects, adalah objek utama dalam problem domain.
Responsibility, adalah tanggung jawab sistem secara keseluruhan dalam konteks.
Menurut Mathiassen et al (2000, p14), OOA&D meliputi 4 (empat) pandangan melalui 4 (empat) aktivitas pokok, yaitu:
2.8.1. Problem Domain Analysis
Menurut Mathiassen et al (2000, p45), Problem Domain: that part of context than administrated, monitored, or controlled by a system. Problem Domain Analysis adalah bagian dari konteks yang diadministrasi, diawasi dan dikendalikan oleh sistem. Analisis ini berfokus pada informasi seperti apa yang harus dihasilkan oleh sistem. Analisis problem domain dimulai dari system definitions.
Gambar 2.3 Aktivitas–Aktivitas dalam Problem Domain Modelling Sumber: Mathiassen, et. al. (2000, p46)
Classes
Menurut Mathiassen et al (2000, p53), Class adalah gambaran dari sekumpulan objek yang memiliki struktur, pola tingkah laku dan atribut yang sama. Class digunakan untuk mendefinisikan dan membatasi problem domain.
Aktivitas class menghasilkan event table. Berikut adalah contoh event table:
Class Events
reserved cancelled treated employed resigned graduated agreed
Customer x x x
Assistant x x x x x
Apprentice x x x x
Reservation x x x
Plan x x
Tabel 2.2 Contoh Event Table
System Definition
Classes Behavior
Structure
Model
Tabel diatas mewakili hubungan antara class dan event.
Menurut Mathiassen (2000, p51), event: an instantaeous incident involving one or more object. Event adalah aktivitas atau proses yang dilakukan atau dialami oleh objek. Tanda centang mengindikasikan adanya hubungan antara class dan event.
Structure
Menurut Mathiassen et al (2000, p336), ”Structure adalah hubungan antara class dengan object pada problem domain secara keseluruhan.” Structure bertujuan untuk menggambarkan hubungan terstruktur antara classes dan object dalam problem domain. Hasil dari aktivitas structure adalah class diagram.
Behaviour
Mengacu Mathiassen et al (2000, p90), Behavioural pattern: A description of possible event tracec for all objects in a class. Kegiatan behaviour bertujuan untuk memodelkan apa yang terjadi (perilaku dinamis) dalam problem-domain sistem sepanjang waktu. Tugas utama dari kegiatan ini adalah menggambarkan pola perilaku (behavioural pattern) dan atribut dari setiap class. Hasil dari kegiatan ini adalah statechart diagram.
2.8.2. Application-domain Analysis
Menurut Mathiassen (2000, p115), Application domain: An organization that administrates, monitors, or control a problem domain.
Analisis application domain berfokus pada bagaimana sistem akan digunakan.
Application domain analysis dimulai dari system definition yang meliputi 3 aktivitas, yaitu:
• Usage
Mengacu pada pendapat Mathiassen et al (2000), tujuan dari kegiatan usage adalah untuk menentukan bagaimana aktor-aktor yang merupakan pengguna atau sistem lain berinteraksi dengan sistem yang dituju. Konsep utama dalam aktivitas ini adalah actor dan use case.
• Functions
Mengacu pada Mathiassen et al (2000, p138), kegiatan function memfokuskan pada bagaimana cara sebuah sistem dapat membantuk actor dalam melaksanakan pekerjaan mereka. Ada 4 tipe function yaitu: update, signal, read dan compute.
• Interfaces
Mathiassen et al (2000, p151) menyatakan, ”Interface is a facilities that make a system’s model and functions available to actor”. Interface yaitu suatu fasilitas untuk membuat suatu sistem model dan fungsi-fungsi yang tersedia bagi aktor. Ada dua tipe interface yaitu user interface dan system interface.
2.8.3. Architectural Design
Menurut Mathiassen (2000, p173), tujuan dari Architectural design adalah untuk membentuk struktur dari sistem terkomputerisasi. Baik tidaknya sistem tergantung pada kuat tidaknya architectural design. Aktivitas dalam architectural design meliputi:
• Criteria
Mathiassen et al (2000) menyatakan, tujuan dari sebuah criteria adalah untuk mempersiapkan prioritas dari sebuah perancangan. Criterion: A preferred property of an architecture.
Berikut adalah contoh criteria dari kualitas software.
Criterion Measure of
Usable
The system's adaptability to he organizational, work-related, and technical contexts.
Secure The precaution against unauthorized access to data abd facilitites Efficient The economical exploitation of the technical platfom's facilities Correct The fulfillment of requirements
Reliable The fulfillment of the required precision in function execution Maintainable The cost of locating and fixing system defects
Testable
The cost of ensuring that the deployed system performs its intended function
Flexible The cost of modifying the deployed system
Comprehensible The effort needed to obtain a coherent understanding of the system Reusable The potential for using parts in other related system
Portable The cost of moving the system to another technical platform Interoperable The cost of couplng the system to other systems.
• Component Architecture
Component Architecture adalah struktur sistem yang terdiri dari komponen yang saling berhubungan. Menurut pendapat Mathiassen et al (2000, p191), suatu arsitektur komponen yang baik menunjukkan beberapa prinsip, yaitu mengurangi kompleksitas dengan membagi menjadi beberapa tugas, menggambarkan stabilitas dari konteks sistem, dan memungkinkan suatu komponen dapat digunakan pada bagian lain. Architectural Pattern terdiri atas 3 (tiga) jenis, yaitu: Layered Architecture Pattern, Generic Architectur Pattern dan Client-Server Architectur Pattern.
• Process Architecture
Mathiassen (2000, p209), menyebutkan bahwa Process Architecture adalah struktur eksekusi sistem yang terdiri atau tersusun dari proses yang saling bergantungan. Tujuan dari aktivitas ini adalah mendefinisikan struktur fisik sistem.
2.8.4. Component Design
Menurut Mathiassen (2000, p331), Component: A collection of program parts that constitutes a whole and has well-defined responsibilities. Tujuan dari Component design adalah untuk menentukan implementasi antara kebutuhan dengan kerangka arsitektural.
• Model Component
Menurut Mathiassen (2000, p235), model compomemt: A part of a system thet implements the problem domain model. Model component adalah bagian dari sistem yang menerapkan model problem domain.
Tujuan dari model component adalah menghasilkan data historis dan data sekarang untuk function, interfaces dan tentunya untuk user dan sistem lainya.
• Function Component
Menurut Mathiassen (2000, p252), Function component: A part of a system that implements functional requirements. Tujuan dari aktivitas ini adalah unuk menentukan implementasi function. Hasil dari aktivitas ini adalah class diagram dengan operation dan spesifikasi dari operasi yang kompleks.
• Connecting Component
Manurut Mathiassen (2000, p271), Connecting components design bertujuan untuk menghubungkan komponen – komponen sistem. Ada dua konsep utama dalam design ini, yaitu coupling dan cohesion.
Coopling menunjukan seberapa dekat hubungan dua class dan component. Sedangkan cohesion menunjukan derajat kerekatan dalam satu class atau component.
2.9 Delapan Aturan Emas Dalam Perancangan Antar Muka
Menurut Shneiderman (2005), terdapat delapan aturan emas dalam perancangan antarmuka, yaitu:
1. Berusaha keras untuk konsisten
Beberapa bentuk konsistensi yang ada adalah konsistensi dalam penggunaan bentuk dan ukuran font, pemberian warna tulisan dan latar belakang, pembuatan layout dan penggunaan terminologi.
Konsistensi memberi kemudahan bagi user dalam menggunakan dan menjalankan aplikasi, membantu mempelajari hal baru lebih cepat, dan dapat lebih memfokuskan pada suatu tugas karena user tidak perlu membuang–buang waktu untuk mengingat perbedaan–
perbedaan dalam interaksi.
2. Memungkinkan bagi user menggunakan shortcuts
Jika frekuensi penggunaan meningkat, maka perlu dilakukan pengurangan jumlah interaksi dengan memanfaatkan fasilitas shortcuts. Shortcuts disukai user karena dapat memberikan waktu tampilan yang lebih cepat.
3. Memberikan feedback yang inovatif
Sistem harus menyediakan feedback untuk setiap aksi pemakaian.
Isyarat–isyarat seperti suara dan tampilan visual harus ditampilkan untuk interaksi pemakai untuk memberi tahu bahwa software memberikan respon masukan dari pemakai.
4. Merancang dialog untuk menghasilkan keadaan akhir
Urutan aksi harus tersusun dalam bagian awal, tengah dan akhir suatu grup. Feedback penyelesaian aksi yang inovatif, memberikan kepuasan pada operator atau pengguna, perasaan lega, sinyal untuk mendapatkan kemungkinan rencana dan pilihan dari pikiran pengguna, serta indikasi bahwa cara tersebut jelas mempersiapkan aksi berikutnya.
5. Menyediakan penanganan kesalahan yang sederhana
Pemakai tetap dapat membuat kesalahan meskipun dengan penggunaan design interface yang terbaik, kesalahan ini tetap dapat secara fisik (secara tidak sengaja menunjuk ke perintah dan data yang salah) dan nonfisik (membuat keputusan yang salah mengenai perintah dan data yang dipilih). Maka sistem didesain sedemikian rupa agar pengguna tidak membuat kesalahan yang serius. Jika terjadi kesalahan, sistem harus bisa mendeteksi dengan menawarkan mekanisme penanganan yang sederhana dan dapat dimengerti.
6. Mengijinkan pembalikan aksi (undo) dengan mudah
Sedapat mungkin, aksi harus diulang (undo). Hal ini dapat mengurangi, menghilangkan kecemasan karena pengguna tahu bahwa kesalahan dapat dihilangkan. Dengan demikian dapat mendorong user untuk menjelajahi pilihan–pilihan yang tidak dikenal.
7. Pengontrolan terletak pada pengguna sendiri (focus on control)
Pengguna harus merasa bahwa ia berkuasa atas sistem dan sistem selalu menuruti perintahnya. Tindakan sistem yang mengejutkan, data
yang rutin, kesulitan dalam memperoleh informasi penting dan ketidakmampuan untuk melakukan tindakan yang diinginkan akan membuat kecemasan dan ketidakpuasan.
8. Mengurangi beban ingatan jangka pendek
Manusia mempunyai keterbatasan dalam menghafal. Maka tampilan sebaiknya dibuat sederhana, tampilan informasi dikelompokkan dan frekuensi gerakan window sebaiknya dikurangi.
2.10 Teori Matriks
Menurut Gelinas dan Dull (2008, p285), matriks pengendalian adalah alat yang didesain untuk membantu dalam mengevaluasi pengendalian yang efektif dalam proses bisnis tertentu dengan menyesuaikan tujuan pengendalian dengan rencana pengendalian yang relevan. PCAOB Auditing Standard Nomor 2 menyebutnya sebagai “efektivitas dari desain pengendalian”. Menilai efektivitas dari desain pengendalian sesuai dengan SOX Nomor 404. Ketika managemen dan auditor independen melakukan penilaian ini, biasanya mereka menggunakan matriks pengendalian.
Menurut Gelinas dan Dull (2008, p293), langkah–langkah untuk membuat matriks pengendalian adalah:
1. Spesifikasikan tujuan pengendalian: review flowchart sistem dan deskripsi naratif yang terkait agar menjadi lebih familiar dengan sistem yang diperiksa. Identifikasi proses bisnis; sumberdaya relevan utama;
input; penyimpanan, jika ada untuk data input; dan data master di-update.
a. Identifikasi tujuan pengendalian proses operasi:
i. Effectiveness goals (mungkin lebih dari satu).
ii. Efficiency goals (biasanya orang dan komputer).
iii. Secutity goals (termasuk semua data yang mempengaruhi dan aset berwujud).
b. Identifikasi tujuan proses informasi:
i. Input goals (validitas, kelengkapan dan akurasi).
ii. Update goals (kelengkapan dan akurasi), jika prosesnya periodik 2. Rekomendasikan rencana pengendalian: buat daftar semua rencana
pengendalian yang direkomendasikan yang sesuai dengan proses yang dianalisa. Daftar ini harus terdiri baik dari rencana yang terkait dengan operasi dan yang terkait dengan metode pemrosesan operasi.
a. Pada present control yang ada pada flowvhart sistem, tambahkan di depannya keterangan seperti P-1, P-2 dan seterusnya. Mulai dari kolom paling atas sebelah kiri dari flowchart, terus ikuti urutan proses flowchart.
b. Evaluasi present control plan dengan menempatkan nomor dan nama dari rencana matriks pengendalian dan memberikan penjelasan di bagian bawah matriksnya.
c. Identifikasi dan evaluasi rencana pengendalian yang tidak ada (missing control plans).
i. Periksa matriks pengendalian untuk menentukan jika ada tujuan pengendalian yang tidak memiliki rencana pengendalian. Jika ada, buat rencana pengendalian yang didesain untuk meminimalkan
risiko yang terkait (tujuan pengendalian). Kemudian, berikan penjelasan di bagian bawah matriks. Ulangi prosedur ini sampai seluruh tujuan pengendalian pada matriks telah memiliki satu atau lebih rencana pengendalian.
Analisa flowchart sistem untuk mengetahui risiko yang akan datang sehingga kita dapat menambah perencanaan pengendalian untuk mencegah atau memperkuat pengendalian yang ada. Perbaikan dari matriks pengendalian menggunakan prosedur yang sama dideskripsikan untuk present or missing control plans.
