1/10
APLIKASI ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN BERBASIS DATA BASE PADA SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN BLORA.
Nama Diklat : Diklatpim Tingkat IV Angkatan LXXXV
Tahun : 2017
Ruang lingkup inovasi : Kementerian/Lembaga
Cluster inovasi : Pemerintahan, Kepegawaian & Diklat Inovator : CATUR HERI PRASETYO, SH,MM Jabatan : Kasubbag. Tata Usaha dan Perlengkapan Instansi : Sekretariat DPRD Kabupaten Blora
Latar Belakang
Pada saat ini di dalam area tupoksi Subbag. Tata Usaha dan Perlengkapan khususnya, dan dalam BagianUmum data dasar/database kepegawaianyang ada masih belum terorganisir secara baik. Data masih berupa konvensional data, berupa data hard copy, itupun belum lengkap yang mana menghambat kecepatan penyajian data secara akurat, efektif dan efisien. Dalam bentuk maupun sajian data masih belum tertata dengan baik/manual.
Adapun Data Pegawai di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Blora sebagai berikut :
Pegawai Negeri Sipil di Sekretariat DPRD Kabupaten Blora :
1. Laki – Laki : 24 orang ;
2. Perempuan : 9 orang ;
Jumlah : 33 orang
B. Pegawai Honorer Daerah di Sekretariat DPRD Kabupaten Blora :
2/10
1. Laki – Laki : 14 orang ;
2. Perempuan : 15 orang ;
Jumlah : 29 orang
C. Data Pegawai di Sekretariat DPRD Kabupaten Blora menurut tingkat Pendidikan :
1. SMP : 5orang ;
2. SMU/SMA : 28 orang ;
3. Diploma III : 2 orang ;
4. Strata I : 18 orang ;
5. Strata II : 8 orang ;
6. Strata III : - orang.
Pelayanan Administrasi Kepegawaian saat ini selalu terkendala tentang permintaan data administrasi kepegawaian, dimana banyaknya pegawai di Sekretariat DPRD yang melayani anggota DPRD, sehingga pada saat permintaan data dilakukan pegawai tersebut tidak berada ditempat, yang berakibat kurang efektif dan cepatnya dalam melayani dan mengelola data administrasi kepegawaian. Pengumpulan data sudah sering dicoba untuk dilakukan, namun selalu terkendala dengan jumlah sumber daya manusia dan ketersediaan perangkat serta penguasaan akan teknologi informasi.
3/10
Data Pegawai Di Sistem Informasi Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil/PUPNS, hanya memuat bahwa pegawai tersebut telah terdaftar ulang dan masih aktif sebagai pegawai, akan tetapi apabila dibutuhkan syarat-syarat untuk Usul Kenaikan Pangkat, Usul Kenaikan Gaji Berkala, Usul Kartu Pegawai, Usul Karsu/Karis, Usul Pensiun, dan lain-lain,ini masih membutuhkan data administrasi kepegawaian.
Berdasarkan sumber/akar masalah tersebut di atas, dapat dijabarkan/diidentifikasi beberapa isu, penyebab masalah, dan masalah-masalah yang lainnya terkait dengan kebutuhan penyajian data base kepegawaian dengan rincian sebagai berikut:
1. Belum tersedianya aplikasiadministrasi kepegawaian berbasis data base;
2. Terjadinya keterlambatan dalam pengajuan administrasi kepegawaian;
3. Tidak terdokumentasikan dengan baik arsip-arsip kepegawaian;
4. Terjadinya keterlambatan adanya permintaan data administrasi kepegawaian oleh stake holder terkait.
Sesuai dengan Peraturan Bupati Blora Nomor : 48 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Blora di dalam BAB IV TUGAS DAN FUNGSI Bagian Kesatu Umum Pasal 5, “Sekretariat DPRD mempunyai tugas
menyelenggarakan administrasi kesekretariatan, administrasi keuangan, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD, dan menyediakan serta mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD sesuai dengan kemampuan keuangan daerah”.
Dalam pasal 6, Sekretariat DPRD mempunyai fungsi sebagai berikut :
a. Penyelenggaraan administrasi kesekretariatan DPRD ;
b. Penyelenggaraan administrasi keuangan DPRD ;
c. Penyelenggaraan rapat DPRD ;
4/10
d. Pelayanan dan fasilitasi sarana dan prasarana pelaksanaan tugas DPRD;dan
e. Penyediaan dan pengkoordinasian pengadaan tenaga ahli yang diperlukan DPRD.
Sedangkantugas dari Subbag. Tata Usaha dan Perlengkapan Bagian Umum Sekretariat DPRD Kabupaten Blora adalah sebagai berikut :
1. Merencanakan program dan rencana kerja serta rencana kegiatan pada Subbagian Tata Usaha dan Perlengkapan berdasarkan program kerja tahun sebelumnya sebagai pedoman kerja agar pelaksanaan program kerja sesuai dengan rencana;
2. Mempelajari dan menelaah peraturan perundang-undangan yang terkait dengan Subbagian Tata Usaha dan Perlengkapan;
3. Membagi tugas, memberi petunjuk dan membimbing bawahannya dalam melaksanakan tugasnya berdasarkan jabatan dan kompetensinya untuk pemerataan dan kelancaran pelaksanaan tugas secara benar;
4. Meneliti, memeriksa dan mengawasi pelaksanaan tugas bawahan berdasarkan arahan sebelumnya agar diperoleh hasil kerja yang optimal;
5. Melaksanakan koordinasi dengan Kepala Subbagian di lingkungan Sekretariat DPRD untuk mendapatkan masukan, informasi, guna mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang optimal;
6. Menghimpun dan menyiapkan bahan untuk merumuskan kebijakan/pedoman/petunjuk teknis tata usaha;
7. Menyiapkan bahan untuk mengelola dan melayani urusan surat-menyurat DPRD;
8. Mengelola dan melayani administrasi kepegawaian Sekretariat DPRD;
9. Mengelola Kearsipan DPRD;
10. Menyediakan Sarana dan Prasarana yang diperlukan oleh anggota DPRD;
5/10
11. Menyiapkan administrasi perjalanan dinas DPRD;
12. Menyiapkan penerimaan tamu DPRD;
13. Memelihara dan mengamankan rumah jabatan, gedung/kantor, peralatan perkantoran serta barang inventaris Sekretariat DPRD;
14. Melaksanakan penilaian dan prestasi kerja bawahan berdasarkan sasaran kerja pegawai dan perilaku kerja sesuai ketentuan dalam rangka peningkatan karier, pemberian penghargaan dan sanksi;
15. Mengevaluasi hasil pelaksanaan kegiatan pada Subbagian Tata Usaha dan Perlengkapan berdasarkan program kerja agar sesuai dengan target hasil;
16. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan pada Subbagian Tata Usaha dan Perlengkapan sesuai dengan hasil pelaksanaan kegiatan sebagai wujud akuntabilitas dan transparansi pelaksanaan tugas; dan
17. Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai perintah atasan.
Didalam tugas dan fungsi Sekretariat DPRD dimana untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD agar berjalan cepat, efektif dan efisien diperlukan sumber daya manusia yang handal dan berkinerja baik. Hal ini ditunjang dengan pelayanan kepegawaian cepat, akurat, efektif dan efisien.
Berdasarkan tugas dari Subbag. Tata Usaha dan Perlengkapan Bagian Umum Sekretariat DPRD Kabupaten Blora dalam melayani dan mengelola administrasi kepegawaian agar cepat, akurat, efektif dan efisien diperlukan data-data administrasi kepegawaian yang benar.
Sehingga tidak mengganggu sumber daya manusia di sekretariat DPRD dalam melaksanakan tugasnya yaitu mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD, agar dapat berkonsentrasi didalam melaksanakan tugasnya yang akhirnya meningkatkan kinerjanya. Oleh karena itu diperlukan suatu data administrasi kepegawaian yang dapat digunakan sebagai dasar administrasi kepegawaian.
6/10
Basis data (bahasa Inggris: database) adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Dalam tujuan untuk mewujudkan pelayanan kepegawaian yang cepat, efektifdan efisien dengan baik, sekumpulan data base administrasi kepegawaianmerupakan kebutuhan mendesak. Dengan adanya usulan proyek perubahan ini diharapkan dapat disusun data kepegawaian yang lebih akurat, cepat, efektif dan efisien dalam melayani administrasi kepegawaian.
Inovasi yang diperoleh dalam visitasi yang dilaksanakan di PT. Dua Kelinci Kabupaten Pati Provinsi Jawa Tengah, adalah selalu mengedepankan kualitas produknya, serta mencari terobosan-terobosan selain produk kacang antara lain produk kacang polong, kacang atom, kacang kapri, produk tic tac, sampai merambah ke produk stik coklat serta produk yang lain.
Hal ini ditunjang dengan :
1. Pemenuhan akan hak-hak pegawainya;
2. Kualitas karyawannya yang dapat bekerja dengan cepat, efektif, dan efisien didalam mengolah produk ;
3. Penguasaan teknologi informasi ;
4. Data pegawai yang telah terintegrasi dengan data base di perusahaan.
Benchmarking adalah suatu proses cara membandingkan dengan organisasi yang serupa maupun dengan organisasi yang berbeda. Benchmarking dalam bahasa Indonesia sering disebut dengan Tolok Ukur atau Patok Banding.
Kegiatan Benchmarking ini dilaksanakan di Pemerintah Kota Batu Provinsi Jawa Timur yang mana organisasi perangkat daerah di pemerintah tersebut berada dalam satu atap yang dibangun dalam 5 (lima) tahun anggaran. Organisasi Perangkat Daerah Pemerintah Kota Batu dalam mempermudah melaksanakan Tugas Pokok dan Fungsinya menggunakan pengembangan teknologi informasi yang diberi nama Smart Cityyaitu terintegrasinya semua organisasi perangkat daerah dalam suatu perangkat teknologi.
Sebuah terobosan khususnya bagi Subbag. Tata Usaha dan Perlengkapan, dan secara umum untuk Bagian Umum Sekretariat Kabupaten Blora perlu dilakukan,
7/10
sehingga untuk itu dipilih Gagasan Inovasi : AplikasiAdministrasi Kepegawaian Berbasis Data Base Pada Sekretariat DPRD Kabupaten Blora.
Manfaat
Proyek Perubahan diharapkan dapat bermanfaat antara lain :
1. Pegawai di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah :
a. Kecepatan pemenuhan akan hak-hak kepegawaian di Sekretariat DPRD contoh : Usul Kenaikan Pangkat, Usul Kenaikan Gaji Berkala, Usul Kartu Pegawai, Usul Karsu/Karis, Usul Pensiun, dan lain-lain;
b. Pegawai merasa nyaman karena hak kepegawaiannya terpenuhi ;
2. Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten:Kecepatan Permintaan data administrasi kepegawaian;
3. Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Blora :
a. Kecepatan dalam melayani dan mengelola administrasi kepegawaian ;
b. Terdokumentasikannya secara elektronik arsip-arsip kepegawaian di Sekretariat DPRD ;
c. Mendukung Pelaksanaan Tugas dan Fungsi DPRD.
Dengan adanya AplikasiAdministrasi Kepegawaian berbasis Data Base pada Sekretariat DPRD Kabupaten Blora, maka terbentuk data base kepegawaian yang diharapkan dapat melayani dan mengelola administrasi kepegawaian agar cepat, akurat, efektif dan efisien. Sehingga tidak mengganggu sumber daya manusia di Sekretariat DPRD dalam melaksanakan tugasnya yaitu mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD, agar dapat berkonsentrasi didalam melaksanakan tugasnya yang akhirnya meningkatkan kinerjanya. Oleh karena itu diperlukan suatu data administrasi kepegawaian yang dapat digunakan sebagai dasar administrasi
kepegawaian.
Milestone
8/10
No Tahapan Out put Tahapan Jangka Waktu
A. Tahap Jangka Pendek “Aplikasi AdministrasiKepegawaian Berbasis Data Base pada Sekretariat DPRD Kabupaten Blora” (2 bulan)
1.
Rapat Persiapan Proyek Perubahan
Terwujudnya dukungan stakeholder. Minggu VApril 2017
2. Pembentukan Tim Efektif Terbentuknya Tim Efektif Minggu I Mei
2017
3. Sosialisasi Alur Kerja “Aplikasi Administrasi
Kepegawaian Berbasis Data Base” Tersusunnya Alur Kerja Minggu II Mei 2017
4. Inventarisasi Data Hard Copy Pegawai yang dimiliki Terinventarisasinya data hard copy pegawai yang dimiliki
Minggu III s/d IV Mei 2017
5. Pengumpulan Data Hard Copy yang belum ada/tambahan
Terinventarisasinya data hard copy pegawai yang belum ada
Minggu V Mei s/d I-II Juni 2017
6. Scanning Data Kepegawaian ke Data Elektronik
Terinputnya Data Hard Copy ke Data
Elektronik Minggu II Juni
2017
7. Pemasangan Sofware Aplikasi Terlaksananya pemasangan software Minggu III Juni 2017
9/10
8. Pelatihan PengoperasianAplikasi Administrasi
Pegawai Terlaksananya PelatihanAplikasi
Minggu III
Juni 2017
9. Inputing Data Base Elektronik ke dalam Aplikasi
Terinputnya data base elektronik pada A plikasi
Minggu III s/d IV
Juni 2017
10. UjicobaAplikasi Administrasi Kepegawaian Berbasis Data Base
Terwujudnya Aplikasi Administrasi Sekretariat DPRD Kabupaten Blora Kepegawaian Berbasis Data Base
Minggu IV
Juni 2017
11. Mencetak Data Pegawai Sekretariat DPRD Terwujudnya Cetak Data Pegawai Hasil Aplikasi Kepegawaian
Minggu IV Juni 2017
12. Evaluasi Pelaksanaan dan Laporan. Terwujudnya Laporan Pelaksanaan Minggu I Juli 2017
B Tahap Jangka Menengah “Update Fitur Aplikasi Administrasi Kepegawaian”(kurang dari 1 tahun) (Juli 2017 s/d Desember 2017)
1 Update Data Base Kepegawaian dan Fitur Aplikasi Terwujudnya Aplikasi yang baik dan dibutuhkan Stake holder
Juli s/d
Desember 2017
C Tahap Jangka Panjang “Pengembangan Aplikasi Administrasi Kepegawaian”
10/10
1
Pengembangan Aplikasi Administrasi Kepegawaian berkelanjutan
Terwujudnya pengembangan Aplikasi Administrasi Kepegawaian yang lebih komplek dan berkelanjutan serta bisa terintegrasi dengan aplikasi
kepegawaian lainnya
1 – 2 tahun
Dicetak melalui website E-Proper BPSDMD Provinsi Jawa Tengah (https://bpsdmd.jatengprov.go.id/eproper) pada 09 Jun 2022 06:30:22
Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)
