1 1.1. Latar Belakang
Ditengah kuatnya persaingan yang terjadi pada lingkungan bisnis saat ini, perusahaan dituntut untuk untuk terus maju dan berkembang serta memperhatikan aspek apa saja yang menjadi pendukung aktivitas bisnis tersebut. Salah satu aspek penting yang menjadi perhatian perusahaan saat ini adalah sumber daya manusia.
Sumber daya manusia yang telah dimiliki pun perlu dikelola dan diberikan perhatian khusus sehingga perusahaan membutuhkan adanya manajemen sumber daya manusia.
Manajemen sumber daya manusia merupakan bagian dari ilmu manajemen yang berfokus kepada pengembangan sumber daya manusia (SDM) didalam suatu organisasi. Menurut Mathis dan Jackson (2010:4), Manajemen sumber daya manusia merupakan sistem yang dirancang manajemen untuk memastikan bahwa bakat manusia digunakan secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi.
Untuk mencapai tujuan dari organisasi tersebut, perusahaan butuh untuk memperhatikan sumber daya manusia yang dimilikinya, karena kesuksesan utama dari suatu organisasi bergantung kepada performa dari sumber daya manusia yang mereka miliki (Lippert dan Swiercz, 2005).
Dalam rangka meningkatkan performa dari sumber daya yang dimiliki oleh organisasi, maka diperlukan pengelolaan sumber daya manusia dengan menggunakan praktik dari manajemen sumber daya manusia. Karena, jika organisasi tidak dapat mengelola dan memperhatikan sumber daya manusianya dengan baik, akan mempengaruhi menurunnya tingkat kepuasan kerja karyawan terhadap organisasi.
Menurunnya tingkat kepuasan kerja karyawan tersebut dapat menyebabkan tingginya tingkat turnover karyawan.
Tingkat turnover karyawan yang tinggi berpengaruh terhadap biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan dalam hal memberikan kompensasi terhadap karyawan yang keluar, melakukan perekrutan dan seleksi, memberikan pelatihan serta proses adaptasi yang dibutuhkan oleh karyawan baru (Slavianska, 2012), sehingga dibutuhkan sebuah strategi untuk meminimalisir terjadinya angka turnover yang tinggi tersebut.
Pada penelitian ini perusahaan yang dijadikan sebagai objek penelitian adalah PT. XYZ. PT. XYZ merupakan perusahaan holding yang bergerak dalam industri periklanan. Menaungi 5 business unit (DPI, RBI, AMI, PQR, dan SMI). PT. XYZ secara industri adalah pemain dalam below the line (BTL) advertising yang menurut Michael Baker (2007:10), BTL Advertising lebih bersifat one-to-one advertising yang mampu mengena kepada direct consumer dibanding dengan Above The Line Advertising. Berdiri pada tahun 2011, PT. XYZ didahului dengan 2 business unit utamanya yang muncul di pertengahan 90-an, perubahan struktur ini mengikuti perubahan yang terjadi di regional. Dengan struktur barunya ini perusahaan bisa dikategorikan masuk kedalam fase start up dan perusahaan memiliki tujuan untuk mengembangkan bisnisnya dengan cara mengoptimalkan performa pada sumber daya yang dimiliki. Perusahaan dalam fase start up ini tengah membangun bentuk organisasi yang berada pada kategori Birth and Youth. Hal ini dapat dilihat pada matriks karakteristik organisasi.
Table 1.1 Matriks Karakteristik Organisasi
Birth Youth Midlife Maturity
Size Small Medium Large very large
Bureaucratic non bureaucratic
Pre-
bureaucratic Bureaucratic very bureaucratic
Division of labor overlapping tasks
some departments
many departments
extensive, with small jobs and
many descriptions
Centralization one-person rule
two leaders rule
two department
heads
top- management
heavy
Formalization no written
rules few rules
policy and procedures manuals
Extensive
Table 1.1 Matriks Karakteristik Organisasi
Birth Youth Midlife Maturity
Size Small Medium Large very large
Administrative intensity
secretary, no professional
staff
increasing clerical and maintenance
increasing professional
and staff support
large-- multiple departments
Internal systems non-existent
crude budget and information
system
control systems in
place;
budget, performance,
reports, etc..
extensive -- planning, financial, and
personnel added
Lateral teams, tasks forces for coordination
None top leaders only
some use of integrators and task
forces
frequent at lower levels to
break down bureaucracy Sumber : Richard L. Daft (2008)
Seperti yang ditulis oleh Richard L. Daft dalam bukunya yang berjudul Órganizational Theory and Design (2008), perusahaan yang berada pada fase birth and youth ini yang memiliki ciri secara ukuran organisasi masih small to medium, minimnya aturan formal atau bahkan belum ada peraturan tertulis, mentahnya sistem budget & sistem informasi internalnya merupakan secara garis besar dan saat ini masih menjadi kondisi start up yang dialami oleh PT. XYZ. Akan tetapi, ditengah fase startup yang dialami oleh perusahaan, angka turnover karyawan secara keseluruhan mengalami peningkatan, Hal tersebut dapat dilihat pada tabel pergerakan keluar masuknya karyawan untuk periode tahun 2013 sampai dengan 2014.
Tabel 1.2 Laporan Pergerakan Karyawan Tahun 2013 Laporan Pergerakan Keluar Masuknya Karyawan
Pada PT. XYZ Tahun 2013
Jumlah Karyawan Tersedia Awal 2013 200 Orang Jumlah Karyawan Baru s/d Akhir 2013 98 Orang Jumlah Karyawan Keluar s/d Akhir 2013 72 Orang Total Karyawan Akhir 2013 216 Orang
Sumber: Manajer HRD PT. XYZ
Tabel 1.3 Laporan Pergerakan Karyawan Tahun 2014
Sumber: Manajer HRD PT. XYZ
Berdasarkan dari data diatas dapat dilihat, walaupun perusahaan mengalami peningkatan dalam mendapatkan karyawan baru, perusahaan pun juga kehilangan banyak karyawan. Dilihat dari total jumlah karyawan keluar pada akhir tahun 2013 sebanyak 72 orang dan mengalami peningkatan pada akhir tahun 2014 menjadi sebanyak 76 orang. peningkatan Tingginya angka turnover karyawan dapat disebabkan oleh beberapa hal. Petrillose (1998) pada jurnalnya yang berjudul
”Improving Bottom-Line Results by Managing Turnover and Absenteeism”
menyatakan terdapat beberapa faktor yang menyebabkan karyawan meninggalkan pekerjaannya antara lain yaitu : ketidakmampuan proses seleksi dan penempatan, kondisi kerja yang tidak memberikan kepuasan, kurangnya kesempatan untuk maju, ketidak mampuan atau buruknya supervisi, struktur klasifikasi gaji yang tidak memuaskan, kurangnya program pelatihan yang diberikan perusahaan, kurangnya fasilitas yang tepat dan pelayanan yang sesuai serta ketidakcukupan fasilitas umum
Laporan Pergerakan Keluar Masuknya Karyawan Pada PT. XYZ
Tahun 2014
Jumlah Karyawan Tersedia Awal 2014 216 Orang Jumlah Karyawan Baru s/d Akhir 2014 97 Orang Jumlah Karyawan Keluar s/d Akhir 2014 76 Orang Total Karyawan Akhir 2014 237 Orang
yang disediakan dan berdasarkan dari hasil wawancara yang dilakukan dengan beberapa staff divisi HRD PT. XYZ, tingginya turnover karyawan yang terjadi disebabkan oleh ketidakmampuan kurangnya kesempatan untuk maju, kurangnya program pelatihan, serta kurangnya fasilitas yang tepat dan pelayanan yang sesuai.
Hal tersebut dapat dilihat pada tabel dibawah ini.
Tabel 1.4 Laporan Jumah Pelatihan Periode Tahun 2014
Bulan Nama Divisi / Business Unit
Target Jumlah Karyawan
mengikuti pelatihan
Karyawan yg sudah mengikuti
pelatihan
Karyawan yg belum mengikuti
pelatihan
Agustus Divisi IT 5 2 3
B.U RBI 35 15 20
September
B.U AMI Div.
Op. Retail 10 4 6
Divisi FiCo 5 3 2
Oktober Divisi HRD 7 5 2
November
B.U PQR 35 10 25
B.U AMI Div.
Marketing 10 6 4
Desember B.U SMI 30 15 15
B.U RBI 35 19 11
Total 172 79 88
Sumber: Staff HRD PT XYZ
Tabel 1.5 Laporan Jumlah Karyawan Promosi & Mutasi Periode Tahun 2014 Bulan Nama Divisi /
Business Unit
Jumlah Karyawan
Karyawan Mutasi
Karyawan Promosi
Agustus Divisi IT 5 0 1
B.U RBI 40 5 3
September B.U AMI 50 3 3
Divisi FiCo 5 0 1
Oktober Divisi HRD 7 0 2
November B.U PQR 45 3 7
B.U AMI 50 0 7
Desember B.U SMI 40 3 5
B.U RBI 40 3 4
Sumber : Staff HRD PT. XYZ
Pada tabel 1.4 dapat dilihat, banyaknya jumlah karyawan yang telah mengikuti pelatihan tidak sesuai dengan banyaknya jumlah karyawan yang ditargetkan untuk mengikuti pelatihan. Hal ini dapat menjadi bukti bahwa kurangnya pelaksanaan pelatihan yang diadakan oleh PT XYZ menjadi penyebab meningkatnya angka turnover yang terjadi pada karyawan. Selain daripada itu, pada tabel 1.5 pun dapat dilihat, banyaknya jumlah karyawan yang mendapatkan promosi dan mutasi tidak berbanding lurus dengan jumlah karyawan yang dimiliki oleh PT XYZ. Hal tersebut menjadi salah satu fakta bahwa kurangnya kesempatan untuk maju di PT XYZ merupakan salah satu faktor terjadinya peningkatan angka turnover.
Selain daripada itu, kendala lain yang dialami oleh PT. XYZ adalah mentahnya sistem informasi internal yang dimiliki perusahaan. Kekurangefektifan penggunaan sistem informasi yang dimiliki perusahaan ini menyebabkan terjadinya ketidakakuratan informasi yang dihasilkan. Sebagai contoh penyimpanan data hasil rekrutmen, penyediaan data karyawan, penyimpanan data hasil pelatihan dan juga penilaian kinerja yang dilakukan. Yang padahal, apabila perusahaan dapat mengelola sistem informasi yang dimiliki dengan baik, perusahaan dapat memberikan dan menghasilkan informasi sesuai dengan kebutuhan.
Atas kondisi tersebut, penulis memberikan solusi kepada PT. XYZ untuk memperbaiki sistem informasi dan memanfaatkan teknologi yang ada untuk membantu kegiatan manajemen sumber daya yang berjalan meliputi rekrutmen &
seleksi, pelatihan, penilaian kinerja dan pemberhentian karyawan agar menjadi optimal. Sistem informasi ini akan mengintegrasikan aktivitas SDM yang terjadi.
Karena perusahaan mulai menyadari bahwa aktivitas SDM akan semakin kompleks seiring dengan bertambahnya jumlah sumber daya manusia yang ada di perusahaan.
Dilihat dari hasil wawancara dengan staff koordinator HRD PT. XYZ yang menyatakan bahwa hampir semua aktivitas divisi SDM masih menggunakan lembar kerja sederhana seperti dalam meyimpan data karyawan, permintaan tenaga kerja, pengajuan pengunduran diri dan lain sebagainya. Hal ini membuat divisi HRD merasa sulit dalam menyediakan informasi yang dibutuhkan secara akurat dan cepat.
Chauhan, Sharma dan Tyagi (2011) menyatakan sistem informasi sumber daya manusia yang strategis akan memberikan informasi penting tentang kebutuhan dan kemampuan sumber daya manusia dimana informasi ini akan membantu tim manajemen dalam membangun misi organisasi dan menetapkan tujuan dan sasaran bergerak.
1.2 Rumusan Masalah
Dengan adanya latar belakang masalah yang ada, maka terciptalah beberapa rumusan masalah antara lain sebagai berikut:
1. Bagaimana proses bisnis divisi human resource development yang berjalan saat ini?
2. Bagaimana strategi yang tepat untuk mengatasi turnover pada perusahaan?
3. Bagaimana perancangan sistem informasi sumber daya manusia yang sesuai pada PT. XYZ?
1.3 Ruang Lingkup
Adapun ruang lingkup dalam penelitian ini adalah:
1. Analisis proses bisnis yang sedang berjalan dari tahun 2013 mengenai Rekrutmen, Pelatihan, Penilaian kinerja karyawan dan Pemberhentian karyawan 2. Membuat perancangan sistem human resource information system berbasis website yang berfokus pada proses Rekrutmen, Pelatihan, Penilaian Kinerja Karyawan, dan Pemberhentian Karyawan pada PT. XYZ.
1.4 Tujuan dan Manfaat 1.4.1 Tujuan
Tujuan dari perancangan sistem informasi sumber daya manusia terintegrasi ini adalah:
1. Menganalisis proses bisnis yang berjalan saat ini pada PT XYZ
2. Menganalisis usulan kebutuhan strategi yang dapat diterapkan oleh perusahaan dalam rangka mengatasi masalah pada turnover karyawan
3. Memberikan solusi dengan membuat rancangan sistem aplikasi human resource information system yang diharapkan dapat membantu perusahaan dalam memecahkan masalah pada PT. XYZ.
1.4.2 Manfaat
Manfaat yang dapat diambil dari hasil Analisa dan Perancangan Sistem ini adalah:
1. Bagi Perusahaan:
a. Dapat mengetahui kekurangan yang dimiliki perusahaan sehingga dapat mengambil keputusan untuk melakukan perbaikan.
b. Membantu perusahaan dalam menentukan strategi untuk masalah yang dihadapi
c. Perusahaan memiliki sistem informasi terintegrasi untuk membantu kegiatan operasional divisi HRD.
2. Bagi Penulis:
a. Penulis dapat mengetahui secara jelas bagaimana proses rekrutmen, pelatihan dan penilaian kinerja yang tepat untuk suatu perusahaan.
b. Penulis mampu memberikan solusi dari masalah yang dihadapi oleh perusahaan.
c. Penulis dapat merancang sistem informasi terintegrasi untuk perusahaan.
1.5 Metodologi Penelitian
Metodologi penelitian yang digunakan dalam penelitian kali ini:
1.5.1 Metodologi Pengumpulan Data
Adapun metodologi pengumpulan data yang digunakan untuk melakukan penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Studi Kepustakaan
Studi kepustakaan dilakukan dengan menggunakan beberapa sumber yang ada seperti: Jurnal, Artikel, Buku dan Internet. Studi literatur ini berguna untuk mengetahui landasan teori apa yang dapat digunakan untuk membuat dan merancang sistem informasi human resource terintegrasi.
2. Studi Lapangan a. Wawancara
Melakukan wawancara dengan pihak – pihak yang terkait seperti dengan Staff Koordinator HRD, Manajer Masing – masing divisi PT. XYZ yang berhubungan langsung dengan proses dan sistem bisnis untuk mengetahui secara langsung bagaimana proses bisnis yang ada.
b. Observasi
Melakukan observasi langsung ke lapangan tempat penelitian akan dilakukan dalam hal ini PT. XYZ guna untuk mengetahui detail tahapan proses bisnis yang akan di teliti juga untuk mengetahui Sistem Informasi seperti apa yang sedang dipakai oleh perusahaan, serta berbagai informasi lain yang dibutuhkan dalam penelitian.
c. Dokumentasi
Mengumpulkan file – file dokumen yang dimiliki oleh perusahaan terkait dengan penelitian yang dilakukan sebagai data pendukung yang dibutuhkan selama proses penelitian berlangsung.
1.5.2 Metodologi Perancangan Sistem
Perancangan yang dilakukan menggunakan pendekatan OOAD (Object Oriented Analysis and Design) dengan menggunakan diagram UML (Unified Modelling Language) seperti:
1. Activity Diagram 2. Class Diagram 3. Use Case Diagram 4. Use Case Description
5. Multilayer Sequence Diagram 6. Updated Class Diagram 7. Navigation Diagram 8. User Interface
9. Software Architecture
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan skripsi ini terdiri dari lima bab,dimana masing – masing bab terbagi kedalam beberapa sub bab. Berikut uraian sistematika penulisannya:
BAB 1 PENDAHULUAN
Pada bab ini akan menjelaskan latar belakang yang menjadi dasar dari pemilihan judul, ruang lingkup permasalahan yang akan dibahas, tujuan dan manfaat dari pembuatan skripsi, metodelogi penelitian yang akan digunakan untuk analisa dan perancangan, dan juga sistematika penulisan.
BAB 2 LANDASAN TEORI
Pada bab ini akan diuraikan mengenai landasan teori yang akan digunakan sebagai dasar untuk membahas permasalahan dalam penyusunan skripsi ini, guna mendukung pemecahan masalah yang berkaitan dengan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, teori mengenai Object Oriented Analysis and Design dan teori mengenai System Development Life Cycle (SDLC).
Dan selanjutnya akan disertai dengan kerangka berpikir yang berisikan pembahasan tentang tahapan – tahapan yang dilakukan dalam penyelesaian skripsi ini yang kemudian akan digambarkan dalam sebuah diagram.
BAB 3 ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
Bab ini akan membahas mengenai gambaran umum rencana perancangan aplikasi human resource informati on system, analisis lingkungan organisasi dan perilaku sumber daya manusia, permasalahan yang terdapat pada sistem yang sedang berjalan dan usulan pemecahan masalah.
BAB 4 USULAN PERANCANGAN SISTEM APLIKASI
Bab ini membahas usulan isi perancangan sistem aplikasi dan fitur – fitur apa saja yang akan dibuat terkait dengan proses sumber daya manusia yang akan dibuat dan akan disajikan dalam bentuk Object Oriented Analysis and Design.
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN
Bab ini merupakan bagian terakhir dari penulisan skripsi ini yang mengemukakan kesimpulan akan kegunaan sistem yang telah dirancang dan berisikan saran untuk pengembangan sistem kedepannya.
1.7 State of The Art
Tabel 1.6 State of The Art
Judul Jurnal Penulis Hasil Kesimpulan
The use and impact of human resource information systems on human resource management professional
Zahid Hussain, James Wallace, Nelarine E.
Cornelius (2007)
Human Resource Professionals
percaya bahwa penggunaan dari HRIS sebagai pembuat strategi menyebabkan meningkatnya peran professional
didalam maupun diluar organisasi.
Dengan penggunaan HRIS untuk senior professional HR dapat meningkatkan aturan, terlepas dari seberapa besar ukuran perusahaannya. Hal ini pun menyebabkan profesi sebagai HR memberikan nilai tambah bagi perusahaan.
Analyzing the impact of HRIS implementations
on HR
personnel’s job satisfaction and turnover
intention
Christian Maier, Sven Laumer, Andreas Eckhardt, dan Tim Weitzel (2013)
Pengimplementasian HRIS sangat mempengaruhi karyawan terhadap kepuasan kerja dan turnover intention.
Hal tersebut dapat dilihat dari perilaku pengguna terhadap HRIS memiliki dampak positif yang signifikan terhadap variable kepuasan kerja.
Pengimplementasian HRIS tidak hanya menimbulkan efek antisipasi tapi juga sikap terhadap HRIS yang baru memiliki efek tidak langsung terhadap turnover intention yang di mediasi penuh oleh kepuasan kerja.
Tabel 1.6 State of The Art
Judul Jurnal Penulis Hasil Kesimpulan
Human resource information system and its impact on human
resource planning : A perceptual analysis of Information Technology companies
Dr. Shikha N.
Khera, Ms.
Karishma Gulati (2012)
Human Resources sangatlah penting untuk organisasi IT.
Dengan pengimplementasian HRIS, organsasi IT bisa dengan mudah menjalankan bisnisnya. HRIS membantu organisasi dalam hal perencanaan sumber daya manusia secara kuantitatif maupun kualitatif.
Dengan penggunaan
HRIS pada
organisasi IT, dapat mengurangi biaya kegiatan operasional seperti halnya biaya untuk perekrutan, labour cost karena dengan penggunaan HRIS semua sudah terkomputerisasi dalam sistem.
The
relationship between human resource information system (HRIS) functions and Human
Resource Management Functionalities
Bader Yousef Obeidat (2012)
Dari hasil penelitian didapatkan bahwa fungsi dari penggunaan HRIS seperti performance development, knowledge management dan ketepatan dalam penyimpanan memiliki hubungan yang signifikan terhadap fungsionalitas dari HRM.
HRIS menjadi sebuh elemen penting yang mempengaruhi aktivitas dari departemen sumber daya manusia.
Dengan
pengimplementasian HRIS didalam suatu organisasi dapat meningkatkan keefektifan dan keefisienan bagi perusahaan.
Tabel 1.6 State of The Art
Judul Jurnal Penulis Hasil Kesimpulan
Human Resource Information Systems in Texas City Governments:
Scope and Perception of its
Effectiveness
Christopher G. Reddick, PhD (2009)
Hasil penelitian mengatakan divisi HRD memandang HRIS terutama yang web-based self- service sebagai sesuatu yang informasional dan mengurangi transaksi tradisional. Dampak dari penggunaan HRIS untuk kegiatan operasional,
hubungan dan
transformasional pada aspek fungsi .
HR beberapa hasil menyatakan sesuatu yang menarik. Ada yang mengharapkan dengan pengimplementasian HRIS dapat menimbulkan keuntungan secara operasional karena dapat mengurangi penggunaan biaya ketika di implementasikan.
Dengan penggunaan HRIS dapat mengubah layanan tehadap
karyawan dan
meningkatkan kualitas layanan merupakan faktor penting. Selain itu dengan penggunaan HRIS dapat menjadi alat bantu pengambil keputusan didalam sector organisasi umum.
Sumber : Jurnal (2015)
