i
LAPORAN TUGAS AKHIR
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS TAGIHAN PEMBAYARAN OPERASI DI PT PLN (PERSERO) UP3 SURAKARTA
Disusun Oleh : INDRI ANI TRI MARTA
D1517040
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya (A.Md) Dalam Bidang Manajemen Administrasi
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI SEKOLAH VOKASI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET 2020
commit to user
ii
PERSETUJUAN
“PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS TAGIHAN PEMBAYARAN OPERASI DI PT. PLN (PERSERO) UP3 SURAKARTA”
Disusun Oleh : INDRI ANI TRI MARTA
D1517040
Disetujui untuk dipertahankan dihadapan Panitia Ujian Tugas Akhir Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Sekolah Vokasi
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Surakarta, 29April 2020 Pembimbing,
Tiyas Nur Haryani,S.Sos,M.Si NIP.198910022015042002
commit to user
iii
PENGESAHAN
commit to user
iv PERNYATAAN
Nama : Indri Ani Tri Marta NIM : D1517040
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “ Pengelolaan Arsip Dinamis Tagihan Pembayaran Operasi di PT. PLN (Persero) UP3 Surakarta” adalah betul – betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, Mei 2020
Yang Membuat Pernyataan,
Indri Ani Tri Marta
commit to user
v MOTTO
“Segala Perkara dapat kutanggung di dalam Dia yang memberi kekuatan kepadaku”
(Filipi 4 : 13)
“Diberkatilah orang yang mengandalkan Tuhan, yang menaruh harapannya pada Tuhan!”
(Yeremia 17 : 7)
Four Things for success: Work and Pray, Think and Believe (Norman Vincent Peale )
.
commit to user
vi
PERSEMBAHAN
Tugas Akhir ini penulis persembahkan kepada :
Bapak dan Ibuku tercinta yang selalu memberi dukungan dan doa untuk terus maju.
Kakak dan Adikku tersayang
Sahabat dan teman – temanku
Almamater
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena kasih karunia dan penyertaanNya, penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul “Pengelolaan Arsip Dinamis Tagihan Pembayaran Operasi di PT. PLN (Persero) UP3 Surakarta”. Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi persyaratan dalam memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md) Program studi Manajemen Administrasi Sekolah Vokasi Universitas Sebelas Maret.
Penulis menyadari bahwa dalam dalam penulisan Tugas Akhir ini tidak dapat terselesaikan tanpa dukungan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis ingin menyampaikan ucapan terimakasih kepada :
1. Ibu Tiyas Nur Haryani, S.Sos, M.Si selaku pembimbing tugas akhir yang selalu membimbing dan memberi arahan kepada penulis dalam penyusunan Tugas Akhir ini.
2. Bapak Drs. Is Hadri Utomo, M.S.i selaku penguji tugas akhir yang telah memberikan masukan.
3. Bapak Irsyadul Ibad, S.AB, M.Ed, M.Si selaku Kepala Progam Studi Diploma III Manajemen Administrasi, Sekolah Vokasi, Universitas Sebelas Maret.
4. Segenap Dosen Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi, Sekolah Vokasi Universitas Sebelas Maret.
5. Ibu Yuli, Ibu Maya, Ibu Sinta, Ibu Elka, Mas Firman staff bagian Administrasi, Keuangan dan SDM yang telah membantu penulis memperoleh data dalam penyelesaian tugas akhir ini, dan segenap karyawan PT. PLN (Persero) UP3 Surakarta yang telah banyak membantu penulis selama melakukan Kuliah Kerja Magang Manajemen Administrasi.
6. Kedua orang tua dan segenap keluarga tercinta atas doa dan dukungannya 7. Ruth Intan, Diah, Febryana Intan, Rani, Haliza, Angel, Wulan yang selalu
memberi semangat.
8. Teman – teman Manajemen Administrasi B 2017 commit to user
viii
9. Semua pihak yang belum penulis sebutkan satu – persatu yang juga ikut membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini.
Akhir kata, Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih banyak terdapat kekurangan karena keterbatasan yang penulis miliki. Penulis berharap hasil karya ini dapat memberikan manfaat kepada pembaca.
Surakarta, April 2020
Penulis
commit to user
ix DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
PERSETUJUAN ... ii
PENGESAHAN ... iii
PERNYATAAN ... iv
MOTTO... v
PERSEMBAHAN ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR GAMBAR ... xi
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR BAGAN ... xiii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiv
ABSTRAK...xv
BAB I ... 1
PENDAHULUAN ... 1
A.LATAR BELAKANG MASALAH ... 1
B.PERUMUSAN MASALAH ... 5
C.TUJUAN PENGAMATAN ... 5
D.MANFAAT PENGAMATAN ... 5
BAB II ... 7
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ... 7
A.TINJAUAN PUSTAKA ... 7
1. Penggertian Arsip ... 7
2. Pengelolaan Arsip Dinamis ... 9
a. Penciptaan Arsip... 10
b. Penggunaan Arsip ... 10 c. Pemeliharaan Arsip ... 13 commit to user
x
d. Penyusutan Arsip ... 18
3.Tagihan Pembayaran ... 21
a.Pengertian Tagihan ... 21
b.Penggolongan Tagihan ... 21
B. METODE PENGAMATAN ... 23
1.Lokasi Pengamatan ... 23
2.Jenis Pengamatan ... 24
3.Teknik Pengumpulan Data ... 24
BAB III... 26
DESKRIPSI INSTANSI ... 26
A. Sejarah PT. PLN (Persero) ... 26
B. Profil PLN (Persero) UP3 Surakarta ... 27
C. Struktur Organisasi PT. PLN (Persero) UP3 Surakarta ... 31
BAB IV ... 40
PEMBAHASAN ... 40
A. PENCIPTAAN ARSIP... 40
B. PENGGUNAAN ARSIP ... 48
C. PEMELIHARAAN ARSIP ... 49
D. PENYUSUTAN DAN PEMUSNAHAN ARSIP ... 54
E. KELEBIHAN DAN KEKURANGAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS TAGIHAN PEMBAYARAN OPERASI ... 56
BAB V ... 58
KESIMPULAN DAN SARAN ... 58
A. KESIMPULAN... 58
B. SARAN ... 59
DAFTAR PUSTAKA ... 61
commit to user
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Penggolongan Arsip ... 9
Gambar 3.1 Logo PLN ... 30
Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. PLN (Persero) UP3 Surakarta ... 40
Gambar 4.1Aplikasi Manajemen Surat / Surat Masuk ... 41
Gambar 4.2 Rekap Tagihan PT. PLN (Persero) UP3 Surakarta... 43
Gambar 4.3 Buku Rekap Tagihan ... 44
Gambar 4.4 Aplikasi Manajemen Surat / Surat Keluar ... 45
Gambar 4.5 Contoh rekap indeks dokumen ... 50
Gambar 4.6 Dokumen yang sudah disortir ... 50
Gambar 4.7 Tempat penyimpanan arsip ... 53
Gambar 4.8 Tempat penyimpanan arsip ... 53
commit to user
xii
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Jumlah Tagihan PT. PLN (Persero) UP3 Surakarta ... 3
Tabel 2.2 Contoh Pekerjaan Pada Tagihan Operasi ... 22
Tabel 2.3 Contoh Pekerjaan Pada Tagihan Investasi ... 23
Tabel 3.1 Rekap Jumlah Pegawai Per 1 Januari 2020 ... 38
commit to user
xiii
DAFTAR BAGAN
Bagan 4.1 Alur Dokumen Tagihan ... 47
commit to user
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1.1 Surat Permohonan Pembayaran Tagihan ... 62
Lampiran 1.2 Form Tagihan Pembayaran Operasi ... 63
Lampiran 1.3 Daftar Tagihan Operasi ... 64
Lampiran 1.4 Bukti Pembayaran Tagihan Operasi ... 64
commit to user
xv ABSTRAK
Indri Ani Tri Marta. D1517040. 2020. Pengelolaan Arsip Dinamis Tagihan Pembayaran Operasi di PT. PLN (Persero) UP3 Surakarta. Tugas Akhir.
Program Studi Manajamen Administrasi. Sekolah Vokasi. Universitas Sebelas Maret.
Pengelolaan arsip dapat dikatakan sebagai kegiatan untuk mengelola dokumen pada suatu organisasi yang bertujuan untuk menjaga informasi arsip agar tidak rusak atau hilang, agar nantinya dapat dengan mudah ditemukan ketika dibutuhkan.Arsip tagihan pembayaran operasi digunakan sebagai bahan pembuktian baik internal maupun eksternal sehingga perlu adanya pengelolaan arsip untuk memelihara fisik maupun informasi yang terkandung di dalamnya.
Tujuan pengamatan ini untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip dinamis tagihan pembayaran operasi di PT. PLN (Persero) UP3 Surakarta.
Pengamatan ini menggunakan metode deskriptif kualitatif,yaitu metode dengan cara mendeskripsikan secara rinci mengenai kondisi yang sebenarnya terjadi.
Teknik pengumpulan data diperoleh melalui wawancara dengan narasumber yaitu pegawai PLN, observasi berperan aktif dan dokumentasi untuk mengumpulkan data dan informasi guna mendukung pengamatan tentang permasalahan yang diamati penulis.
Berdasarkan hasil pengamatan, tahapan pengelolaan arsip tagihan pembayaran operasi di PT. PLN (Persero) UP3 Surakarta yaitu: Penciptaan arsip, dilakukan dengan penerimaan, pencatatan, distribusi dan pengolahan, serta pengiriman dokumen. Penggunaan arsip tagihan pembayaran operasi sesuai nilai guna arsip yaitu keuangan dan sebagai bahan bukti. Pemeliharaan arsip dengan cara penyimpanan dan perawatan fisik dokumen tagihan. Penyusutan dan pemusnahan dilakukan terhadap arsip yang sudah tidak bernilai guna.
Kesimpulan dari hasil pengamatan, pada tahapan penciptaan arsip diterima dengan satu pintu, dicatat dengan program Excel, AMS, dan buku manual, distribusi dan pengolahan oleh user dan staff keuangan. Pengiriman dokumen dengan sistem internal. Penggunaan dokumen untuk laporan keuangan dan bahan pembuktian untuk audit baik internal maupun eksternal. Pemeliharaan arsip dilakukan dengan penyimpanan dan perawatan arsip dokumen tagihan pembayaran operasi pada tempat penyimpanan arsip. Penyusutan dilakukan terhadap arsip yang yang sudah tidak bernilai guna atau sudah habis masa penyimpanannya, namun pada PT. PLN (Persero) UP3 Surakarta belum pernah melaksanakan pemusnahan arsip, hal ini menyebabkan arsip yang seharusnya sudah dimusnahkan masih menumpuk di gudang arsip
Kata kunci : Arsip, Pengelolaan arsip dimanis, Tagihan Pembayaran Operasi commit to user
commit to user
