LAYANAN MINAT BAKAT, SOFT SKILL, BIMBINGAN KONSELING,
KESEHATAN, DAN BEASISWA
2012/2013
UNIVERSITAS TRISAKTI
2
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ... 2
PENDAHULUAN ... 3
HASIL PENGOLAHAN DATA DAN TINDAK LANJUT... 3
Minat dan Bakat ... 3
Soft-skill ... 5
Bimbingan Konseling ... 7
Kesehatan ... 9
P
PENDAHULUAN
Universitas Trisakti secara rutin melakukan survey kepuasan mahasiswa terhadap layanan yang meliputi beasiswa, kesehatan, bimbingan konseling, bimbingan karir, pemagangan dan informasi kerja, minat bakat dan soft skill. Frekuensi survey dalam satu tahun ditentukan oleh lama siklus setiap kegiatan, sebagai contok minat bakat siklus hidupnya adalah satu tahun maka survey dilakukan sekali dalam satu tahun, dan dilain pihak beasiswa siklus hidupnya satu semester maka survey dilakukan 2 kali per tahun.
Pengambilan data dilakukan terhadap populasi yang mengalami siklus layanan sehingga tidak diperlukan teknik sampling. Dengan tidak adanya sampling berarti pengukuran akan secara langsung menunjukan kondisi riilnya. Analisis hasil dilakukan menggunakan kerangka kerja SERQUAL empat kuadran sesuai dengan metode analisis yang ada dalam Buku Pedoman Survey Kepuasan Mahasiswa, yaitu:
1. Kuadran I menunjukan hal-hal yang perlu diperhatikan untuk perbaikan karena pada kuadran
ini harapan mahasiswa tinggi tetapi pemenuhan institusi rendah;
2. Kuadran II menunjukan hal-hal yang sudah baik karena harapan mahasiswa tinggi dan
pemenuhan layanan juga tinggi.
3. Kuadran III menunjukan hal-hal yang perlu diperbaiki tetapi tidak terlalu penting karena
harapan mahasiswa rendah dan pemenuhan layanan juga rendah;
4. Kuadran IV menunjukan hal-hal yang sudah baik tetapi tidak penting karena harapan
mahasiswa rendah namun pemenuhan layanan tinggi.
Dengan mengetahui letah kuadran maka perbaikan layanan dapat dilakukan secara tepat dan efisien. Tindak lanjut dapat berupa peningkatan layanan pada hal-hal yang terletak pada kuadran I dan menurunkan pemenuhan hal-hal pada kuadran IV sehingga dimungkinkan untuk mengalihkan sumber daya dari kuadran IV ke I.
HASIL PENGOLAHAN DATA DAN TINDAK LANJUT
Kuisioner pengukuran kepuasan layanan kepada mahasiswa disebarkan ke semua mahasiswa yang terlibat secara langsung dengan semua layanan yang diberikan Universitas meliputi: (1) pelayanan minat dan bakat; (2) soft skill; (3) bimbingan konseling; (4) kesehatan; dan (5) beasiswa.
Minat dan Bakat
Layanan minat bakat adalah layanan yang diberikan Universitas Trisakti melalui Biro Kemahasiswaan kepada UKM-UKM dan ORMAWA. Bentuk layanan berupa pengurusan ijin kegiatan termasuk didalamnya persetujuan proposal kegiatan. Proses persetujuan mulai dari Fakultas sampai dengan Universitas tergantung pada keberadaan dan lingkup kegiatannya. Hasil survey kepuasan mahasiswa dalam layanan minat dan bakat dapat dilihat pada Tabel 1.
4 Tabel 1. Hasil Re kapitulasi s u rvey kepuasan l ayanan mi nat dan bakat PERN YA TA A N S k ore kenyataan Jml sko re Rerata S k ore harapa n Jml S k or re rata No 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Kemudaha n memp eroleh i n fo rmasi ke giata n min at dan bakat 1 5 20 20 4 0 121 2,47 1 0 3 16 29 219 4,47 Kejelasan info rmasi u n it-u nit mi n at dan bakat 2 3 16 22 8 0 133 2,71 1 0 1 19 28 220 4,49 Kejelasan Prose dur Pe ng uru sa n S IK 3 5 13 21 10 1 139 2,84 1 0 2 16 30 221 4,51 Kemudaha n pe ngu ru sa n tan da tangan p e rs etu jua n tin g kat F a k u lta s 4 3 15 20 11 1 142 2,90 1 0 1 14 33 225 4,59 Kemudaha n memp eroleh i n fo rmasi status pe ner bitan S IK 5 2 14 24 8 0 134 2,73 1 0 2 17 29 220 4,49 Kemudaha n pe ngu ru sa n tan da tangan p e rs etu jua n tin g kat Un ivers itas 6 6 18 21 4 0 121 2,47 1 0 1 17 30 222 4,53 Kecepatan p roses pers e tu ju an 7 10 19 14 6 0 114 2,33 1 0 0 16 32 225 4,59 Info rmasi status pe ncairan da na 8 11 20 16 2 0 107 2,18 1 0 2 16 30 221 4,51 Kecepatan p encaira n dana k e giat an 9 15 20 12 2 0 99 2,02 1 0 1 16 31 223 4,55 Keadilan
dalam alokasi Dana
ban tu a n Un ivers itas u n tu k k e giata n 10 6 17 22 4 0 122 2,49 1 0 3 13 32 222 4,53 S ikap Profes ional pet ugas p e n e ri ma proposal d i ti ngkat F aku lta s 11 5 5 26 12 0 141 2,88 1 0 3 21 24 214 4,37 S ikap Profes ional pet ugas p e n e ri ma proposal d i ti ngkat U n ivers ita s 12 5 10 25 9 0 136 2,78 1 0 2 20 26 217 4,43 Mampu memb erikan info rmasi d engan j e las 13 1 10 26 12 0 147 3 1 0 1 22 25 217 4,43 Bersikap sopan da n ber p e n ampil an rap ih 14 0 1 19 25 4 179 3,65 1 0 2 25 21 212 4,33 S IK dite rb itka n dapat m end uku n g pelaksa n aan ke giatan 15 0 3 22 21 3 171 3,49 1 0 1 15 32 224 4,57 Total skore 2006 3302 Rerata 40,94 67,39 Rerata Total 2,7 3 4,4 9
Dari Tabel 1 dapat digambarkan grafik empat kuadran yang menggambarkan hubungan antara harapan mahasiswa dan kepuasan mahasiswa seperti disajikan dalam Gambar 1.
Gambar 1 Hasil survey kepuasan layanan minat dan bakat
Berdasarkan Gambar 1 dapat disimpulkan bahwa :
1) Mahasiswa telah puas dengan layanan (Kuadran II) dalam hal prosedur pengurusan ijin yang
jelas (#3) dan kemudahan permintaan persetujuan di tingkat Fakultas (#4), serta kepuasan akan hasil akhir kegiatan (#15)
2) Meskipun mahasiswa tidak menganggap penting pada aspek profesionalisme petugas (#11 -
#14) namun Universitas memberikan pelayanan dengan memuaskan (kuadran III).
3) Namun demikian ada beberapa aspek yang menurut mahasiswa masih kurang dalam
pelayanan (kuadran I) yaitu dalam hal (1) kemudahan dan kecepatan persetujuan ditingkat Universitas, serta kemudahan informasi status persetujuan (#6,#7,#8); (2) proses realisasi dana terutama dalam hal penentuan alokasi dana (#9,#10).
4) Kuadran III menjadi tidak penting karena mahasiswa tidak merasa penting dan juga pelayanan
yang diberikan Universitas juga kurang memuaskan.
Berdasarkan hasil tersebut maka layanan mahasiswa bidang minat dan bakat melakukan perbaikan sebagai berikut: (1) sosialisasi proses perijinan kegiatan sehingga mahasiswa memahami persyaratan dan kelengkapan pengajuan proposal kegiatan; (2) peningkatan kemampuan SDM di Fakultas sehingga proses pemeriksaan proposal di tingkat Universitas dapat diperpendek; (3) pembuatan SI kemahasiswaan sehingga status pengajuan proposal dapat di ketahui sedini mungkin.
S
Soft-skill
Layanan soft skill berupa layanan mentoring dan tutoring terkait dengan pembinaan soft skill mahasiswa yang dilaksanakan oleh Biro Kemahasiswaan. Adapun hasil rekapitulasi survey bidang pembinaan soft skill adalah seperti tercantum dalam Tabel 2.
KENYATAAN H A R A P A N I II III IV
6
Tabel 2
Re
kap hasil sur
ve
y
kepuasan layanan bid
a ng p e m b inaan S o ft -skill Pertan yaan No S k ore Kenyataa n Jml skore Rerat a S k ore harapa n Jml Sko re re rata 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Kemudaha n memp eroleh i n fo rmasi ke giata n pem b inaa n Soft -S ki ll 1 2 11 23 12 0 141 2,94 0 1 2 23 22 210 4,38 Kejelasan info rmasi ke giatan pe mbinaan S o ft -S kill 2 3 17 21 7 1 133 2,77 0 0 1 24 23 214 4,46 Kemudaha n melak u kan p endafta ran UKM Baru 3 0 8 28 9 2 146 3,04 0 1 2 22 23 211 4,4 Kecepatan p roses pen daftaran 4 0 11 27 8 2 145 3,02 0 1 3 24 20 207 4,31 Kejelasan info rmasi te ntan g pro sedur dan p e ratura n u n tuk UKM 5 1 14 25 8 1 141 2,94 0 0 4 24 20 208 4,31 Kesopanan dan Keramaha n pe tu g a s dalam menje laskan Pera tu ran UKM yang ber laku 6 1 10 23 12 2 148 3,08 0 0 3 24 21 210 4,38 Mate ri ke giatan 7 1 5 32 10 1 152 3,17 0 0 3 21 24 213 4,44 Pro fes ionalisme F a sili tator/tutor ke giatan 8 0 5 27 14 2 157 3,27 0 0 3 20 25 214 4,46 Kenyamanan l ingk unga n ke g iatan 9 2 13 22 11 0 138 2,88 0 0 3 21 24 213 4,44 Keramahan da n ke sopa nan fa si lit ator/ tu tor kegiatan 10 1 3 26 16 2 159 3,31 0 0 2 25 21 211 4,4 Keakraban p e se rta keg iatan 11 0 3 25 17 3 164 3,42 0 0 4 21 23 211 4,4 S o ft skill da pat men ingkat kan ke matangan pr ibad i mahas is wa 12 0 7 18 19 4 164 3,42 0 1 1 19 27 216 4,5 1788 37,25 2538 52,87 Rerata total 3,10 4,41
Dari Tabel 2 dapat digambarkan grafik empat kuadran yang menggambarkan hubungan antara harapan mahasiswa dan kepuasan mahasiswa seperti disajikan dalam Gambar 2.
Gambar 2 Grafik hubungan harapan dan kepuasan mahasiswa bidang soft skill
Berdasarkan Gambar 2 dapat disimpulkan bahwa:
1) mahasiswa telah merasa puas (kuadran II) dengan pelayanan bidang soft-skill yaitu pada
materi (#7), profesionalisme fasilitator (#8), dan keyakinan manfaat softskill bagi keberhasilan mahasiswa (#12).
2) Mahasiswa menilai bahwa lingkungan kegiatan seperti keramahan fasilitastor (#10) dan
keakraban peserta (#11) tidak begitu penting (kuadran III), namun Universitas Trisakti memberikan pelayanan yang memuaskan.
3) Namun demikian ada beberapa hal yang dirasakan kurang memuaskan (kuadran I) oleh
mahasiswa, yaitu aspek (1) kejelasan informasi kegiatan pembinaan Soft-Skill (#2); (2) kenyamanan lingkungan kegiatan (#9).
Oleh karena itu Universitas Trisakti perlu melakukan perbaikan pelayanan bidang Softskill melalui tindakan perbaikan (1) merancang dan membangun sistem informasi kemahasiswaan sehingga segala informasi mengenai kegiatan kemahasiswaan dapat diketahui oleh semua mahasiswa; (2) pembenahan dan penataan lingkungan kampus oleh UPT Pertamanan dan Perparkiran sehingga kegiatan kemahasiswaan dapat lebih nyaman.
B
Bimbingan Konseling
Layanan bimbingan konseling adalah layanan terkait dengan psikologis mahasiswa dan kepribadian mahasiswa. Bimbingan konseling terdekat berada pada Dosen Wali Akademik mahasiswa dan kalau Dosen Wali tidak mampu menangani masalah mahasiwa maka dilimpahkan ke UPT Bimbingan Konseling. Survey ini dilakukan kepada mahasiswa atau dosen yang melakukan bimbingan konseling di UPT Bimbingan Konseling.
Rekapitulasi hasil survey kepuasan mahasiswa terhadap pelayanan bimbingan konseling dapat dilihat pada Tabel 3.
8 Tabel 3 Hasil re kapitulasi s u rvey kepuasan l ayanan bi mbinga n dan kons eling Pertan yaan No Sk or Nilai Total re rata Sk o r Nilai Total re rata 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1. Kenya m anan ruan gan 1 0 0 0 13 10 102 4,43 0 1 4 12 6 92 4 2. Sikap petugas yang melaya ni 2 0 0 0 15 8 100 4,35 0 0 8 9 6 90 3,91 3. Ke mampuan pe tugas y a ng mela yani 3 0 0 0 12 11 103 4,48 0 0 3 9 11 100 4,35 4. Ke mampuan pe tugas me m b eri penjelasan 4 0 0 0 10 13 105 4,57 0 0 6 7 10 96 4,17 5. Ketepa tan wa ktu pela y ana n 5 0 0 0 11 12 104 4,52 0 1 4 5 13 99 4,30 514 22,35 477 20,74 22,35 20,74 4,47 4,15
Berdasarkan tabel 3 dapat digambarkan grafik hubungan antara harapan dan kepuasan mahasiswa seperti pada gambar 3
Gambar 3 Grafik Harapan dan Kenyataan layanan bimbingan konseling
Semua aspek layanan telah memuaskan mahasiswa, untuk itu perlu dipertahankan. Guna memberikan kepuasan secara maksimal kepada mahasiswa maka perlu dilakukan kajian ulang kuesioner untuk menangkap aspek lain yang mungkin tidak disukai oleh mahasiswa.
K
Kesehatan
Survey layanan kesehatan dilakukan di Pusat Medis Universitas Trisakti terhadap mahasiswa yang menggunakan layanan kesehatan. Rekap hasil survey dapat dilihat pada Tabel 4, dan dapat digambarkan grafiknya seperti pada Gambar 4.
10 Tabel 4 Re kapitulasi hasil s u rvey kepuasan mahas is w a terhadap la yanan kes ehat an Pertan yaan No Sk or Total Harapan Rerata Sk or Total Kenyataan Rerata 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Kebers ihan ru an gan 1 0 0 1 6 20 127 4,7 0 0 5 17 5 108 4 Kenyamanan r u anga n 2 0 0 1 8 18 125 4,6 0 0 6 17 4 106 3,9 Kelen g kap an sarana -pra sarana 3 0 0 1 4 22 129 4,8 0 1 12 12 2 96 3,6 Waktu pelayana n te pa t 4 0 0 2 4 21 127 4,7 0 0 11 13 3 100 3,7 Penerima pa sie n ber penam p ila n rapih 5 0 0 3 9 15 120 4,4 0 0 9 14 4 103 3,8 Pen erima pa sie n siga p dalam me layani 6 0 0 1 8 18 125 4,6 0 0 7 14 6 107 4 Pen erima pa sie n
sopan & rama
h 7 0 0 1 8 18 125 4,6 0 1 4 15 7 109 4 Pen erima pa sie n membe rikan pe njelasan de ngan baik 8 0 0 1 6 20 127 4,7 0 0 8 15 4 104 3,9 Perawat te rampil da lam be rt uga s 9 0 0 2 6 19 125 4,6 0 1 7 13 6 105 3,9 Perawat tan ggap da lam melayan i 10 0 0 1 8 18 125 4,6 0 0 7 15 5 106 3,9 Perawat mengerti ke b u tu han pa sien 11 0 0 2 6 19 125 4,6 0 0 7 15 5 106 3,9 Do kter m enan ggapi setia p kel u h a n pasie n 12 0 0 0 4 23 131 4,9 0 1 6 13 7 107 4 Dokter b e rs ikap profes ional 13 0 0 0 4 23 131 4,9 0 0 5 16 6 109 4 Dokter meng utamakan ke selam atan pasi en 14 0 0 0 4 23 131 4,9 0 0 7 15 5 106 3,9 Dokter s a bar, tid ak te rburu-bur u 15 0 0 0 5 22 130 4,8 0 0 8 14 5 105 3,9 1903 70 1577 58 70,48 4,7 58,41 3,9
Berdasarkan Gambar 4 dalapat disimpulkan bahwa :
1) mahasiswa telah merasa puas (kuadran II) dalam hal (1) dokter menanggapi setiap keluhan
pasien; (2) dokter bersikap profesional; (3) dokter mengutamakan keselamatan pasien.
2) Universitas Trisakti juga memberikan pelayanan yang memuaskan dalam hal kenyamanan
ruang dan pelayanan petugas medis, meskipun mahasiswa tidak menganggap penting aspek tersebut (kuadran III)
3) Namun demikian ada beberapa hal yang mahasiswa tidak merasa puas (kuadran I) yaitu (1)
Kelengkapan sarana prasarana; (2) Waktu pelayanan tepat; (3) Penerima pasien memberikan penjelasan dengan baik; (4) Dokter sabar tidak buru-buru
Berdasarkan hasil pengukuran kepuasan pelayanan tersebut, PMT melakukan tindakan perbaikan sebagai berikut: (1) peningkatan kemampuan layanan bagian penerimaan pasien; (2) peningkatan ketepatan waktu kedatangan dokter jaga; (3) secara bertahap melengkapi sarana prasarana berdasarkan skala prioritas.
B
Beasiswa
Pelayanan beasiswa adalah proses pengajuan sampai dengan diterimanya beasiswa oleh mahasiswa. Survey ini dilakukan diseluruh program studi dengan responden penerima beasiswa. Hasil rekapitulasi harapan dan kepuasan mahasiswa dapat dilihat pada Tabel 5 dan hasilnya digambarkan pada Gambar 5.
Gambar 5. Grafuk hubungan antara harapan dan kepuasan mahasiswa terhadap layanan beasiswa
Berdasarkan Gambar 5 dapat disimpulkan bahwa:
1) mahasiswa telah merasa puas (kuadran II) dalam hal kejelasan informasi dan realisasi
pemberian beasiswa.
2) Universitas Trisakti juga memberikan pelayanan yang memuaskan dalam hal proses
pengajuan, seleksi, dan pelaksanaan pemberian beasiswa (kuadran III)
3) Namun demikian masih ada yang dirasakan kurang memuaskan (kuadran I) yaitu dalam aspek
12 Tabel 5 hasil re kapitulasi su rve y k epuasan layanan b e a siswa Pertan yaan No sko r Total re rata sko r Total re rata 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Kemudaha n memp eroleh i n fo rmasi beas iswa 1 5 20 38 25 6 289 3,1 2 1 2 32 57 423 4,5 Kejelasan info rmasi b e asiswa 2 5 19 40 23 7 290 3,1 1 1 1 36 55 425 4,5 Kejelasan pro sed ur p engaj uan b e a sisw a 3 5 14 41 27 7 299 3,2 1 0 3 39 51 421 4,5 Kemudaha n prose s pe ngajua n 4 4 11 37 34 8 313 3,3 1 0 5 38 50 418 4,4 Keramahan p e layanan pen gajuan 5 4 8 30 36 16 334 3,6 1 1 2 45 45 414 4,4 Kejelasan k rite ria se le ks i 6 5 13 26 45 5 314 3,3 1 0 4 37 52 421 4,5 Kecepatan p ros es s e lek si 7 4 13 32 35 9 311 3,3 1 1 5 39 48 414 4,4 Kejelasan put usan pen erima b e as iswa 8 5 8 28 45 7 320 3,4 0 1 6 34 53 421 4,5 Keses u aian putu san den gan krit e ria se le ks i 9 3 5 35 44 7 329 3,5 1 0 5 37 51 419 4,5 Kejelasan info rmasi da n re ali sasi pembe rian b e asi swa 10 3 13 31 40 7 317 3,4 0 2 2 36 54 424 4,5 Kete pata n waktu pem beria n bea siswa 11 4 13 26 41 10 322 3,4 0 2 6 32 54 420 4,5 Bes ar b e as iswa dapat m e men uhi ke but uha n pokok 12 21 23 23 23 4 248 2,6 0 1 2 32 59 431 4,6 Kemudaha n pe ngamb ilan b e asi swa 13 2 10 28 43 11 333 3,5 1 0 2 40 51 422 4,5 Kualitas p e layana n pe ngambi lan beasi swa 14 3 10 30 46 5 322 3,4 0 1 3 44 46 417 4,4 4341 46 5890 63 46,18 62,6 6 3,3 4,4 8
Oleh karena itu Universitas Trisakti merasa perlu untuk meningkatkan pelayanan dalam bidang pemberian beasiswa, melalui tindakan perbaikan berupa publikasi penawaran beasiswa dan proses aplikasi beasiswa secara terbuka kepada seluruh mahasiswa, misal melalui laman website yang biasa digunakan oleh mahasiswa dalam transaksi matakuliah.
K
KESIMPULAN
Secara keseluruhan kepuasan mahasiswa dalam lima aspek layanan yaitu minat bakat, soft skill, bimbingan konseling, kesehatan, dan beasiswa telah memuaskan pada aspek aspek pokok layanan. Namun demikian masih perlu ditingkatkan dari sisi penyebaran informasi dan informasi status proses setiap layanan serta kesabaran dan keramahan petugas.
