Jabatan Tanda Tangan
Dibuat Oleh Sekretaris
Diperiksa Oleh Wakil WMM
Disahkan Oleh Kepala Sekolah
1.0 Tujuan:
Memberi petunjuk dan penjelasan mengenai cara yang harus dilakukan dalam mengelola dan mengendalikan dokumen termasuk pemberian nomor sebagai identifikasi atas seluruh dokumen yang berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu.
2.0 Ruang Lingkup:
Prosedur ini diterapkan atas seluruh dokumen yang berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu di SMK Negeri 3 Kota Tangerang yang dikendalikan oleh Wakil Manajemen.
3.0 Definisi:
3.1 Dokumen Internal : Dokumen yang diterbitkan secara internal antara lain standar Kantor, tabel mutu, blangko, buku dan lain-lain.
3.2 Dokumen Eksternal : Dokumen yang diterbitkan oleh pihak eksternal (di luar SMK Negeri 3 Kota Tangerang) termasuk yang datang dari pelanggan (dalam bentuk hardcopy).
3.3 Dokumen DIKENDALIKAN: Dokumen mutu yang jika terjadi perubahan (revisi), maka Wakil Manajemen bertanggung jawab untuk menarik seluruh dokumen mutu yang telah beredar (revisi lama) dan mendistribusikan kembali dokumen mutu yang baru (revisi baru);
3.4 Dokumen TIDAK DIKENDALIKAN: Dokumen mutu yang jika terjadi perubahan (revisi), maka Wakil Manajemen tidak bertanggung jawab untuk menarik seluruh dokumen mutu yang telah beredar (revisi lama) dan tidak harus mendistribusikan kembali dokumen mutu yang baru (revisi baru);
3.5 Dokumen KADALUWARSA: Dokumen mutu master revisi lama yang sudah tidak berlaku lagi karena telah diperbaharui dengan dokumen mutu revisi baru.
4.0 Acuan:
Pasal 4.2.3 ISO 9001:2008
5.0 Uraian Prosedur:
5.1 Umum
5.1.1 Seluruh dokumen yang dibutuhkan untuk melakukan verifikasi mutu terhadap kegiatan-kegiatan yang saling berhubungan harus dikendalikan dan diperlakukan sebagai bukti bahwa Sistem Manajemen Mutu telah dilakukan efektif dan efisien.
5.1.2 Dokumen-dokumen seperti Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja dan Dokumen Eksternal harus dikendalikan. Pengendalian tersebut dilakukan dengan perincian:
Cap dengan tulisan DIKENDALIKAN berwarna BIRU untuk dokumen mutu yang dikendalikan seperti Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja;
Cap dengan tulisan TIDAK DIKENDALIKAN berwarna MERAH untuk dokumen mutu yang tidak dikendalikan ; SMK Negeri 3 Kota Tangerang
menetapkan bahwa hanya Salinan Pedoman Mutu dalam jumlah dan untuk keperluan tertentu saja yang boleh tidak dikendalikan;
Cap KADALUWARSA dengan tulisan berwarna MERAH untuk dokumen mutu master yang sudah tidak berlaku lagi (kadaluwarsa).
5.1.3 Dokumen mutu yang terkait dengan setiap kegiatan yang ada di dalam SMK Negeri 3 Kota Tangerang harus senantiasa berada di tempat yang telah ditentukan serta terjamin keabsahannya. Setiap pemegang dokumen mutu bertanggung jawab untuk menjamin bahwa hanya dokumen mutu yang masih berlaku saja yang digunakan, sedangkan dokumen mutu yang tidak berlaku lagi harus segera disingkirkan.
5.1.4 Wakil Manajemen bertanggungjawab untuk membuat dan memelihara Daftar Induk Dokumen, baik Dokumen Internal maupun Dokumen Eksternal untuk menghindari penggunaan dokumen yang tidak sah atau penggunaan dokumen kadaluwarsa tanpa ijin.
5.1.5 Wakil Manajemen bertanggung jawab atas penyimpanan semua dokumen mutu master, baik yang masih berlaku maupun yang kadaluwarsa. Setiap dokumen mutu master Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja, Formulir diberi cap
“MASTER” dengan tulisan berwarna MERAH di belakang setiap halaman.
Untuk dokumen dalam bentuk soft copy disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku.
5.2 Pengendalian Dokumen Internal
5.2.1 Dokumen Internal yang harus dikendalikan dengan menggunakan tanggal berlaku meliputi :
Pedoman Mutu;
Prosedur Mutu;
Instruksi Kerja;
5.2.2 Formulir merupakan Dokumen Internal yang dikendalikan dengan tidak menggunakan tanggal berlaku, tetapi dikendalikan dengan menggunakan judul.
Checksheet yang dipakai untuk melakukan pemeriksaan tahapan proses dikategorikan sebagai Formulir.
5.2.3 Wakil Manajemen harus memeriksa Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja, Formulir untuk memastikan bahwa keseluruhannya masih berlaku.
5.2.4 Setiap perubahan atau penambahan terhadap dokumen merupakan tanggung jawab Wakil Manajemen.
5.2.5 Formulir yang digunakan dicatat dalam Daftar Induk Formulir dan ditandatangani oleh Wakil Manajemen. Wakil Manajemen menyimpan formulir master untuk menunjukkan bahwa formulir tersebutlah yang berlaku dan digunakan di unit kerja terkait.
5.2.6 Dokumen mutu master yang tidak berlaku lagi (kadaluwarsa) disimpan oleh Wakil Manajemen, sedangkan semua salinannya dimusnahkan untuk menghindari penggunaan yang tidak sesuai.
5.2.7 Hanya formulir dari prosedur Wakil Manajemen yang dilampirkan di dalam prosedurnya. Sedangkan formulir-formulir yang berkaitan dengan proses operasi disimpan di unit kerja masing-masing.
5.3 Pengendalian Dokumen Eksternal
5.3.1 Dokumen eksternal yang harus dikendalikan meliputi antara lain :
Standar nasional/internasional;
Manual Book;
Peraturan Pemerintah (PP);
5.3.2 Dokumen eksternal yang digunakan, dicatat dalam Daftar Induk Dokumen Eksternal dan ditandatangani oleh Wakil Manajemen.
5.4 Tanggung Jawab Dan Wewenang
5.4.1 Setiap personel dapat mengajukan dokumen baru atau mengusulkan perubahan atas dokumen mutu yang sudah ada (dengan menggunakan formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan) yang kemudian diserahkan kepada personel yang berwenang untuk meninjau dan atau mengesahkannya.
5.4.2 Tanggung jawab dan wewenang dalam mempersiapkan/mengesahkan dokumen mutu internal adalah sebagai berikut:
Jenis
Dokumen Dibuat Oleh Diperiksa Oleh Disahkan Oleh
Pedoman Mutu WMM Wakil WMM Kepala Sekolah
Prosedur Mutu WMM Wakil WMM Kepala Sekolah
Instruksi Kerja WMM & TIM Kepala Bidang Kepala Bidang
5.5 Distribusi Dokumen
5.5.1 Wakil Manajemen bertanggung jawab atas distribusi dokumen seperti Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, dan Instruksi Kerja serta memelihara Daftar Distribusinya.
Formulir yang sudah disetujui harus mencantumkan bagian atau fungsinya untuk kemudahan jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
5.5.2 Wakil Manajemen harus menjamin bahwa dokumen mutu yang berlaku senantiasa tersedia di bagian atau fungsi yang kegiatannya sangat erat kaitannya dengan sistem manajemen mutu.
5.5.3 Prosedur Mutu dan Instruksi Kerja yang didistribusikan harus sesuai dengan nomor salinan yang telah ditetapkan (sama dengan nomor salinan dalam Pedoman Mutu).
5.6 Perubahan Dokumen
5.6.1 Usulan perubahan dokumen mutu yang terjadi dapat berasal dari hasil audit internal maupun eksternal, tinjauan manajemen, keluhan pelanggan, maupun inisiatif dari personel internal. Setiap usulan perubahan tersebut dituangkan dalam formulir Permintaan Tindakan Koreksi.
5.6.2 Setiap perubahan terhadap dokumen mutu harus dicatat dalam Catatan Perubahan yang menjelaskan perubahan-perubahan yang dilakukan terhadap dokumen revisi sebelumnya (misalnya, untuk dokumen dengan revisi 01 maka riwayat perubahan tersebut menjelaskan perubahan yang terjadi antara revisi 00 dengan revisi 01, demikian juga untuk revisi 02 dengan 01 dan seterusnya).
5.6.3 Dokumen mutu yang telah direvisi harus ditarik dari peredaran dan dimusnahkan, sedangkan dokumen master revisi lamanya tetap disimpan oleh Wakil Manajemen dan diberi cap KADALUWARSA Kemudian, Wakil manajemen mendistribusikan kembali dokumen tersebut dengan revisi baru.
5.6.4 Pejabat yang mempersiapkan dan mensahkan dokumen revisi adalah sama dengan dokumen sebelumnya. Pengesahan oleh pejabat lain hanya dimungkinkan atas dasar pertimbangan-pertimbangan tertentu.
5.7 Identifikasi Dokumen
5.7.1 Kode dari masing-masing jenis dokumen adalah sebagai berikut:
Jenis Dokumen Kode
Pedoman Mutu Tidak ada
Prosedur Mutu PM
Formulir Judul
5.7.2 Identifikasi prosedur mutu, instruksi kerja adalah sebagai berikut:
contoh : PM-WMM – 01 ; IK – WM – 01 – 01 berarti : PM = Prosedur Mutu
IK = Instruksi Kerja
WM = Wakil Manajemen Mutu, sebagai pemilik proses 01 = urutan nomor prosedur di Wakil Manajemen Mutu 01 – 01 = urutan nomor instruksi kerja di Wakil Manajemen Mutu
5.7.3 Kode atau bagian sebagai pemilik/penanggung jawab proses :
No B a g i a n Kode
1 Wakil Manajemen Mutu WMM
2 Kepala Bidang Keahlian KABID
3
Kepala Sub. BagianTU
KASUBAG4
Waka Kurikulum
-5
Waka Hubungan Masyarakat
WAKA HUMAS6
Waka Sarana
WAKASARPRAS7
Waka Kesiswaan
-5.7.4 Penomoran untuk Dokumen (Prosedur Mutu dan Instruksi Kerja) ditulis dengan No. Dok. yang berarti Nomor Dokumen
5.7.5 Penomoran untuk Revisi Dokumen (Prosedu Mutur dan Instruksi Kerja) ditulis dengan No. Rev. yang berarti Nomor Revisi
5.7.6 Pemberlakuan Dokumen secara efektif (Prosedur Mutu dan Instruksi Kerja) ditulis dengan Tgl. Berlaku yang berarti Tanggal Berlaku
5.7.7 Pemberian identifikasi halaman (Prosedur Mutu dan Instruksi Kerja) ditulis dengan halaman
6.0 Lampiran:
6.1 Daftar Induk Dokumen Internal 6.2 Daftar Induk Dokumen Eksternal 6.3 Daftar Induk Formulir
6.4 Daftar Distribusi Dokumen Internal
Mengetahui,
( )
Mengetahui,
( )
Mengetahui,
(
)
Tgl. : Tgl. : Tgl. : Tgl. : Tgl. :
