PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SURABAYA DI MASA PANDEMI - Editorial
Perpustakaan merupakan salah satu organisasi yang terdapak selama pandemi Covid 19, namun demikian perpustakaan harus tetap eksis dan bermanfaat bagi pemustakanya. Berbagai inovasi dan modifikasi layanan, koleksi dan fasilitas telah disesuaikan oleh perpustakaan Ubaya dalam mendukung study from home. 'Wajah baru' perpustakaan Universitas Surabaya (Ubaya) telah memberikan dampak yang signifikan terhadap jumlah pemanfaatan pemustaka melalui kunjungan perpustakaan. Tidak hanya warga Ubaya yang dibuat kagum dengan 'wajah baru' perpustakaan, melainkan juga masyarakat luas. Perpustakaan Ubaya kini sering penuh oleh aktivitas mahasiswa dan dosen, mereka menemukan kenyamanan ketika belajar dan beraktivitas lain di perpustakaan. Berdasarkan hasil kajian yang dilakukan oleh Lasi, et.al. (2019) menyatakan bahwa pemustaka merasa senang dengan redesain ruang perpustakaan saat ini sehingga meningkatkan antusiasme untuk berkunjung, belajar serta mencari informasi di perpustakaan.
Suasana baru perpustakaan membuat mereka nyaman dan semangat ketika belajar di perpustakaan, selain itu mereka juga dapat berdiskusi atau mengerjakan tugas dengan memanfaatkan fasilitas ruang diskusi dan public space yang tersedia. Ditambah lagi dengan jumlah kunjungan dari institusi lain dan tamu dari Universitas yang datang ke perpustakaan Ubaya baik untuk keperluan studi banding maupun dalam rangka kegiatan Universitas. Meskipun menimbulkan suara yang bising bagi beberapa pemustaka lain, di perpustakaan tetap menyediakan ruang quiet zone di lantai 3. Namun kondisi tersebut tidak bertahan lama untuk perpustakaan Ubaya. Hal ini dikarenakan penyebaran virus Covid 19 di Indonesia sudah mulai meresahkan. Pemerintah pada Maret 2020 menyatakan bahwa jumlah penderita virus Covid 19 di Indonesia terus melonjak setiap hari, oleh karena itu, masyarakat dihimbau untuk bekerja, bersekolah dan beribadah dari rumah demi mencegah meluasnya penyebaran virus Covid 19 (Intan, 2020). Hal tersebut telah memberikan dampak yang sangat besar terhadap segala bentuk aktivitas sosial ekonomi masyarakat, hingga pendidikan. Tammaro (2020) menyatakan pandemi Covid 19 telah berpengaruh besar terhadap bidang pendidikan di dunia, adanya penutupan sekolah hingga perguruan tinggi serta diterapkannya pembelajaran jarak jauh yang sekaligus berdampak pada ditutupnya layanan perpustakaan secara fisik.
Dalam mengantisipasi penyebaran virus ini, Rektor Ubaya melalui Instruksi Rektor Universitas Surabaya Nomor 0540/UM/SR/III/2020 tentang kewaspadaan dan pencegahan penyebaran Virus Covid 19 agar seluruh aktivitas mahasiswa Universitas Surabaya dan Politeknik Universitas Surabaya dilakukan di kediaman masing-masing. Kegiatan perkuliahan dan akses layanan perpustakaan yang berpusat pada fisik gedung harus berubah menjadi kegiatan work from home dan study from home. Perpustakaan Ubaya harus tetap memberikan layanan optimal untuk mendukung pembelajaran dan penelitian pemustaka secara online. Oleh karena itu, berbagai rencana strategis dan inovatif perlu disiapkan untuk mengantisipasi kondisi ini yaitu bagaimana menjaga eksistensi perpustakaan agar dapat diakses dan memberikan layanan selama dan setelah pandemi.
Gambar 2. Pemanfaatan Layanan Perpustakaan Ubaya Selama Pandemi Covid 19
Selama pandemi perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia harus menciptakan layanan baru secara online yang disesuaikan dengan kondisi saat ini dikarenakan akses e-resources saja tidaklah cukup, tetapi juga layanan mencakup koleksi, sirkulasi, serta informasi untuk menunjang penelitian (Winata, et.al, 2020). Perpustakaan Ubaya telah menghadirkan inovasi layanan baru selama Pandemi untuk keep in touch without touching dengan pemustaka. Upaya-upaya ini merupakan konsistensi perpustakaan Ubaya untuk menjadi one stop information provider bagi pemustakanya. Pada gambar 1 merupakan infografis aktivitas layanan perpustakaan Ubaya selama pandemi.
Inovasi Perpustakaan Ubaya selama Masa Pandemi
Tetap melayani meskipun dari rumah, tetap eksis meskipun dengan segala keterbatasan. Perpustakaan Ubaya pada masa work from home merasa harus memberikan layanan ekstra bagi sivitas akademika yang melakukan study from home. Berbagai upaya dilakukan tim perpustakaan untuk berinovasi mengembangkan layanan yang sudah ada maupun menciptakan layanan baru dengan tujuan sivitas akademika dapat tetap mengakses sumber daya perpustakaan guna mendukung study from home.
Gambar 3. Inovasi Perpustakaan Ubaya Selama Pandemi Covid 19
Adapun inovasi Perpustakaan selama Masa Pandemi yang telah berhasil dikembangkan antara lain :
1) Layanan Baru
Layanan Baru yang dihasilkan yaitu call center perpustakaan dan drop box. Call center diciptakan sebagai bentuk akses komunikasi antara perpustakaan dan sivitas akademika. Call center menjadi layanan QnA dalam versi lain yang memanfaatkan platform aplikasi whatsapp agar memudahkan sivitas akademika menghubungi perpustakaan.
Drop box merupakan fasilitas bagi sivitas akademika untuk mengirimkan paket barang
ke perpustakaan karena adanya keterbatasan akses masuk kampus pada masa pandemi. sivitas akademika dapat mengembalikan buku atau mengirimkan buku tugas akhir dengan memanfaatkan fasilitas ini. Pihak supplier juga dapat menggunakan fasilitas
drop box untuk mengirimkan paket barang (buku baru, jurnal, koran, dan sejenisnya)
yang ditujukan untuk perpustakaan. 2) Modifikasi Layanan
Modifikasi Layanan yaitu pengembangan model layanan yang sudah ada dengan menyesuaikan kondisi work from home. Hal ini dikarenakan adanya keterbatasan sistem perpustakaan yang sebagian tidak bisa diakses di luar kampus, sehingga perlu dikembangkan dengan memanfaatkan aplikasi lain seperti google. Adapun modifikasi Layanan yang berhasil dikembangkan yaitu:
▪ Layanan bebas pinjam online ▪ Layanan unggah mandiri tugas akhir ▪ Layanan sirkulasi online
▪ Layanan reservasi ruang online 3) Promosi
Promosi perpustakaan selama masa pandemi banyak dilakukan dengan memanfaatkan media sosial. Instagram dipilih sebagai media promosi perpustakaan secara digital karena sangat familiar dan digemari masyarakat khususnya mahasiswa.
Informasi terkait sumber daya daya perpustakaan banyak diposting pada instagram dalam bentuk gambar. Selain itu, untuk tetap keep in touch dengan pemustaka, perpustakaan menyelenggarakan kegiatan melalui instagram ini yaitu kegiatan Bincang Bareng Mahasiswa dan Pustawakan (BBM-an) dan lomba online.
4) Corporate Social Responsibility (CSR)
Perpustakaan Ubaya memiliki program corporate social responsibility yang diberikan dalam bentuk kegiatan workshop dan seminar untuk perpustakaan sekolah. Kegiatan
workshop dan seminar ini merupakan agenda rutin tahunan yang bertujuan
mengembangkan manajemen perpustakaan sekolah dalam lingkup binaan perpustakaan Ubaya.
Workshop perpustakaan sekolah biasanya diberikan dengan bertatap langsung, namun
selama pandemi workshop ini disulap dalam bentuk webinar. Pada tahun 2020 ini perpustakaan Ubaya telah melakukan 3 (tiga) webinar untuk perpustakaan sekolah. Webinar untuk perpustakaan sekolah ini dikemas dengan tema yang berbeda namun memiliki tujuan yang sama yaitu meningkatkan eksistensi perpustakaan sekolah sebagai sumber belajar selama pandemi. Berikut kegiatan webinar dan workshop perpustakaan sekolah yang telah dilakukan :
▪ Webinar Perpustakaan Sekolah Tetap Eksis di Masa Pandemi Covid-19 dilaksanakan pada 1 Juli 2020.
▪ Webinar Library Insight : Belajar, Berkreasi, dan Berinovasi untuk Kehidupan Lebih Bermakna ini dilaksanakan pada 6 Juli 2020 dengan tujuan agar pustakawan dapat terus berkarya dan berinovasi dalam kondisi apapun.
▪ Webinar dan Workshop Perpustakaan Sekolah “Literasi Digital, Media dan Board Game dalam Proses Pembelajaran di Sekolah” dilaksanakan pada 18 November 2020
▪ Webinar dan Workshop Perpustakaan “Keterampilan Menulis untuk Karya Populer” dilaksanakan pada 30 Juni 2021
Kegiatan webinar ini bekerja sama dengan gerakan Satu Jiwa Ubaya. Gerakan Satu Jiwa UBAYA merupakan aksi nyata dan kepedulian Universitas Surabaya (UBAYA) terhadap mahasiswa, pensiunan, alumni, dan masyarakat luas yang membutuhkan support secara finansial di masa pandemi Covid-19. Gerakan berbasis teknologi digital Satu Jiwa UBAYA akan terus hadir ke depan meninggalkan jejak kebaikan bagi umat manusia.
Serangkaian kegiatan webinar tersebut merupakan bentuk kepedulian perpustakaan Ubaya terhadap perkembangan dunia perpustakaan, pustakawan dan informasi selama masa pandemi. Perpustakaan Ubaya melalui kegiatan ini mengajak para pustakawan dan pengelola informasi untuk tetap aktif dan produktif dengan segala keterbatasan pada masing-masing perpustakaan serta tetap menjaga eksistensi perpustakaan sebagai sumber informasi yang mendukung kegiatan pembelajaran dan penelitian pemustaka dalam masa study from home.
5) Edukasi
Tantangan untuk tetap eksis dikala pandemi tidak hanya diwujudkan dalam pengembangan layanan, koleksi dan fasilitas saja tetapi juga kegiatan edukasi kepada sivitas akademika. Kegiatan edukasi merupakan kegiatan rutin yang diberikan perpustakaan kepada sivitas akademika dalam bentuk pendidikan pemustaka mahasiswa baru dan literasi informasi. Kegiatan edukasi ini harus tetap berjalan meskipun tidak dilakukan dengan tatap muka. Selama pandemi kegiatan edukasi dilakukan secara
virtual dengan memanfaatkan aplikasi zoom, youtube dan juga website perpustakaan. Kegiatan edukasi online yang berhasil dilakukan perpustakaan Ubaya yaitu:
▪ MOB online
MOB (Masa Orientasi Bersama) adalah kegiatan ko-kurikuler yang bertujuan untuk mempersiapkan mahasiswa baru untuk menjadi bagian dari keluarga baru Universitas Surabaya, mengenal lingkungan kampus Ubaya, dan mengenal cara untuk berhasil menjadi mahasiswa yang sukses di perkuliahan. Prinsip-prinsip tersebut harus diyakini sebagai suatu hal yang perlu dimiliki oleh seorang mahasiswa. Dalam hal ini Perpustakaan Ubaya juga ikut andil dalam kegiatan MOB. Perpustakaan bekerjasama dengan pihak panitia MOB untuk terlibat dalam serangkaian acara tersebut.
Jika pada periode normal sebelumnya perpustakaan mengadakan library tour yang diikuti oleh mahasiswa baru, pada masa pandemi covid-19 MOB dikemas dengan kesan yang berbeda. Keterbatasan keadaan membuat kegiatan ini harus dilaksanakan secara virtual. Pada kegiatan MOB, perpustakaan mengambil waktu dan tempat untuk take video dengan materi pengenalan secara umum mengenai fasilitas yang ada di perpustakaan. Video tersebut diberikan ruang tersendiri pada website MOB-Ubaya serta dapat diakses pada channel youtube ubayalibrary dengan harapan mahasiswa baru mendapatkan informasi tentang Perpustakaan Ubaya.
▪ Library Coaching Series
Library Coaching Series merupakan kegiatan literasi informasi yang dilakukan
secara online melalui media zoom dengan harapan untuk mendukung kegiatan pembelajaran dan penelitian selama masa study from home.
Kegiatan ini mendapatkan apresiasi yang luar biasa oleh sivitas akademika Ubaya karena bermanfaat untuk menambah wawasan dan pengetahuan mereka.
▪ Video tutorial
Video tutorial ini memberikan informasi step by step tentang cara akses sumber informasi ilmiah baik yang dilanggan perpustakaan Ubaya maupun open access. Video tutorial ini dapat diakses pada website perpustakaan maupun channel
youtube ubayalibrary.
Berbagai inovasi yang dilaksanakan merupakan wujud kreasi dan inovasi selama masa pandemi wajib dilakukan oleh semua perpustakaan jika ingin mempertahankan eksistensinya. Masa pandemi telah merubah seluruh bentuk aktivitas sosial masyarakat tak terkecuali aktivitas di perpustakaan. Menghadirkan layanan baru, memodifikasi layanan, menyelenggarakan webinar hingga aktif di media sosial merupakan bentuk upaya menjaga eksistensi perpustakaan Ubaya untuk pemustaka. Selain itu, perpustakaan juga tetap aktif memberikan edukasi dan literasi informasi secara online kepada pemustaka.
Daftar Pustaka
Instruksi Rektor Universitas Surabaya Nomor 0540/UM/SR/III/2020 tentang kewaspadaan dan pencegahan penyebaran Virus Covid 19 agar seluruh aktivitas mahasiswa Universitas Surabaya dan Politeknik Universitas Surabaya dilakukan di kediaman masing-masing.
Intan, Ghita. (2020). Cegah Penyebaran Corona, Jokowi Imbau Masyarakat Bekerja, Belajar dan Beribadah di Rumah. VOAIndonesia tersedia pada
https://www.google.com/amp/s/www.voaindonesia.com/amp/cegah-penyebaran- virus-corona-jokowi-himbau-masyarakat-bekerja-sekolah-dan-beribadah-di-rumah/5329634.html
Lasi, et.al. (2020). Redesain Ruang Perpustakaan sebagai Upaya Peningkatan Fungsi Fasilitas dalam Pembelajaran dan Penelitian. Surabaya : Perpustakaan Universitas Surabaya.
Mehta, D. & Wang, X. (2020). Covid-19 and Digital Library Service - a Case Study of a University Library. Digital Libraries Perspective. https://doi.org/10.1108/DLP-05-2020-0030
Surat Keputusan Rektor Universitas Surabaya Nomor 0560/UM/SR/III/2020 tentang perpanjangan masa kegiatan belajar mengajar (KBM) secara daring dan bekerja dari kediaman hingga 9 Juni 2020.
Tammaro, A.M. (2020). COVID 19 and libraries in Italy. International Information and Library Review: Taylor and Francis, pp. 1-5.
The Association of College and Research Libraries. (2016). Framework for Information Literacy for Higher Education, Chicago : ACRL.
Winata, A.P., Fadelina, R., Basuki, S. (2020). New Normal and Library Services in Indonesia: a Case Study of University Libraries. Digital Libraries Perspective. https://doi.org/10.1108/DLP-07-2020-0059
