ANALISIS BEBAN KERJA KEMENTRIAN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA
Ketua : Dr. Hj. Sintaningrum, Dra., MT.
Anggota : MD. Enjat Munajat, S.Si., M.Ti.
Yogi Suprayogi Sugandi, S.Sos., M.A.
R. Ahmad Buchari, S.IP., M.Si.
Nunung Runiawati, S.IP
Imanudin Kudus, S.IP
KERJASAMA ANTARA KEMENTRIAN KUMUNIKASI DAN INFORMATIKA DENGAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS PADJADJARAN
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Sejak tahun 1998, tuntutan masyarakat terhadap transparansi dan
akuntabilitas kinerja pemerintah semakin meningkat. Kondisi ini berbanding
terbalik dengan tata kelola birokrasi pada saat itu. Struktur organisasi
pemerintah yang gemuk, dengan pembagian tugas yang tumpang tindih, telah
menyebabkan panjangnya mata rantai proses penyampaian pelayanan kepada
masyarakat yang membuka peluang terjadinya korupsi, kolusi, dan nepotisme
(KKN). Pada tahun 2001, pemerintah melalui Kementerian Pemberdayaan
Aparatur Negara (PAN) mulai membidik perlunya reformasi birokrasi dan
mengkoordinasikannya dalam penyusunan rencana strategis reformasi birokrasi.
Pada dasarnya, reformasi birokrasi itu bertujuan untuk mewujudkan
pemerintahan yang bersih, efisien, dan efektif, dengan aparatur yang profesional
yang dapat menyediakan pelayanan secara prima kepada masyarakat. Sedangkan
sasaran yang ingin dicapai melalui reformasi birokrasi antara lain kelembagaan
yang ramping dan efisien, sumberdaya manusia yang profesional, netral,
bermoral, dan akuntabel, sistem pengawasan dan akuntabilitas yang efektif,
serta pelayanan publik yang murah dan berkualitas. Untuk itulah maka
pemerintah menetapkan grand design reformasi birokrasi 2005-2025, yang
antara lain mencakup perubahan-perubahan pada aspek organisasi, tatalaksana,
sumberdaya manusia aparatur, peraturan perundang-undangan, pengawasan,
akuntabilitas, pelayanan publik, sampai dengan perubahan budaya kerja
aparatur (culture-set dan mind-set). Hingga saat ini, grand design tersebut masih
Dalam rangka mencapai sasaran dan tujuan reformasi birokrasi,
pemerintah tidak dapat bertindak secara parsial, diperlukan keterlibatan seluruh
elemen pemerintah baik di tingkat pusat maupun daerah serta memerlukan
proses yang bertahap, sistematis dan berkesinambungan. Atas dasar inilah maka
kajian tentang reformasi birokrasi trend issue di berbagai organisasi
pemerintahan, termasuk Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kominfo)
yang mempunyai tugas untuk menyelenggarakan urusan dibidang Komunikasi
dan Informatika dalam pemerintahan untuk membantu presiden dalam
menyelenggarakan pemerintahan negara.
Guna merespon amanat reformasi birokrasi, Kementerian Kominfo
melakukan berbagai penataan organisasi salah satunya adalah dengan adanya
perubahan Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK) yang ditetapkan dalam
Keputusan Menteri Komunikasi dan informatika Nomor 29 Tahun 2008. SOTK ini
diharapkan dapat menjadi building block guna mencapai visi dan misi organisasi.
Agar diperoleh disain organisasi yang tepat dan proporsinal sehingga unit
organisasi dapat berjalan dengan efektif, efisien, dan produktif, maka diperlukan
suatu analisa beban kerja. Fungsi utama analisa beban kerja adalah untuk
mengetahui secara langsung seberapa besar beban kerja suatu unit organisasi
dengan menguraikan fungsi-fungsi menjadi proses, aktivitas, dan tugas yang
didistribusikan kepada unit-unit kerja sehingga dapat meningkatkan koordinasi
serta menghindari tumpang tindih dalam melaksanakan tugas dan fungsi.
Pengukuran beban kerja tidak saja bermanfaat dalam menata organisasi
melainkan pula dapat digunakan dalam menentukan kesesuaian antara jumlah
dan kompetensi pegawai dengan kebutuhan masing-masing unit kerja sehingga
pegawai dapat terdistribusikan secara proporsional. Informasi utama yang dapat
dijadikan dasar dalam pengukuran analisa beban kerja adalah informasi yang
disajikan dalam analisa jabatan. Analisa jabatan sebagai bentuk penataan
pegawai merupakan aktivitas yang paling mendasar dalam manajemen sumber
Mengingat pentingnya peran analisa beban kerja dalam menentukan
keberhasilan organisasi dalam mencapai visi dan misinya, maka kami mencoba
mengkaji bagaimana Analisis Beban Kerja (ABK) di Kementerian Komunikasi dan
Informatika yang didasarkan pada informasi dalam analisa jabatan yang telah
dibuat oleh Kementerian Komunikasi dan Informasi. Ruang lingkup kajian analisa
beban kerja ini dibatasi hanya pada analisa pendahuluan mengenai pengukuran
beban kerja di lingkungan Kementerian Komunikasi dan Informatika.
1.2. Maksud dan Tujuan Penelitian
Maksud Penelitian adalah melakukan penilaian beban kerja pada unit
organisasi Kementerian Komunikasi dan Informatika dalam rangka menentukan
kesesuaian antara jumlah dan kompetensi pegawai dengan kebutuhan setiap
unit kerja.
Tujuan Penelitian adalah untuk memberikan rekomendasi analisis jabatan
sebagai rujukan dalam melakuakan pengukuran beban kerja dalam setiap unit
organisasi agar sesuai dengan tugas dan fungsi yang diemban sehingga dapat
tercipta organisasi yang ideal dan proporsional.
1.3. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data mengenai Analisa Beban Kerja Kementerian
Komunikasi dan Informatika, diperoleh dengan cara :
a. Studi literatur, yaitu dengan melakukan kajian terhadap :
i. Buku-buku referensi yang terkait dengan topik penelitian
ii. Peraturan perundangan :
Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2010
tentang Kedudukan, Tugas dan Fungsi Kementerian Negara
serta Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi Eselon I
Keputusan Menteri Komunikasi dan informatika Nomor 25
Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen
Kementerian Komunikasi dan Informatika
iii. Dokumen-dokumen internal Kominfo :
Dokumen Analisa Jabatan Dokumen Renstra 2010-2014 Dokumen SOTK 2010 dan 2011
b. Diskusi dan wawancara yang dilakukan dengan Biro Kepegawaian
Kementerian Komunikasi dan Informatika.
1.4. Populasi Penelitian
Populasi dalam penelitian ini adalah seluruh pegawai eselon IV sampai
dengan eselon II di lingkungan Kementerian Komunikasi dan Informatika
1.5. Tim Peneliti
Ketua : Dr. Hj. Sintaningrum, Dra., MT.
Anggota : MD. Enjat Munajat, S.Si., M.Ti.
Yogi Suprayogi Sugandi, S.Sos., M.A.
R. Ahmad Buchari, S.IP., M.Si.
Nunung Runiawati, S.IP
1.6. Pola Penelitian
Pola penelitian yang dilakukan dalam kajian akademik analisa beban kerja
dapat dilihat pada gambar 1
Gambar 1 Pola Penelitian
Dokumen dan Hasil Studi
Diskusi dan Wawancara
Analisa Dokumen dan Hasil Studi
Analisa Diskusi dan Wawancara
Focus Group Discussion (FGD)
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Analisis Jabatan
2.1.1 Pengertian Analisis Jabatan
Analisis Jabatan merupakan aktivitas mendasar dalam manajemen
sumber daya manusia (Cascio, 1991). Analisis jabatan adalah kegiatan untuk
memberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga dengan demikian
akan memberikan pula gambaran tentang spesifikasi jabatan tertentu. Analisis
jabatan secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan,
mengevaluasi dan mengorganisasikan pekerjaan/jabatan. Informasi yang
dikumpulkan melalui analisis jabatan berperan penting dalam perencanaan SDM
kerena menyediakan data tentang kondisi kepegawaian dan lingkungan kerja.
Contoh informasi yang didapat dari analisis jabatan adalah uraian
jabatan, syarat jabatan, berat ringannya pekerjaan, besar kecilnya risiko
pekerjaan, sulit tidaknya pekerjaan, besar kecilnya tanggung jawab, banyak
sedikitnya pengalaman, tinggi rendahnya tingkat pendidikan dan
pertimbangan-pertimbangan lain. Analisis jabatan juga merupakan informasi tentang jabatan
itu sendiri dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat memegang jabatan
tersebut dengan baik. Output dari analisis jabatan adalah deskripsi jabatan (Job
Description) dan spesifikasi jabatan (Job Specification). Deskripsi jabatan (Job
Description) menjelaskan tentang suatu jabatan, tugas, tanggung jawab,
wewenang dan sebagainya. Sedangkan spesifikasi jabatan (Job Specification)
agar dapat memangku suatu jabatan dengan baik. Syarat tersebut antara lain : 1)
Syarat pendidikan, 2) Syarat kesehatan, 3) Syarat fisik, dan 4) Syarat lain seperti
status pernikahan, jumlah anggota keluarga, kepribadian tertentu dan
sebagainya. Menurut French (1986), analisis jabatan adalah penyelidikan yang
sistematis tentang isi pekerjaan, lingkungan fisik yang melingkupi pekerjaan, dan
kualifikasi yang dibutuhkan untuk menjalankan tanggung jawab
jabatan/pekerjaan.
Sejumlah kategori informasi selalu terdapat pada analisis jabatan,
termasuk di dalamnya aktivitas apa saja yang ada, mengapa, bagaimana serta
kapan aktivitas tersebut dilakukan; juga berisi informasi tentang alat/mesin apa
yang digunakan, apa yang dipertimbangkan dalam interaksi satu sama lain,
kondisi kerja secara fisik dan sosial, pelatihan, ketrampilan dan kemampuan yang
diisyaratkan dalam pekerjaan. Analisis jabatan yang baik juga dapat digunakan
untuk memperbaiki efektivitas dan efisiensi staffing, penilaian, imbalan dan
sebagainya.
Analisis jabatan merupakan informasi tertulis mengenai
pekerjaan-pekerjaan apayang harus dikerjakan oleh pegawai dalam suatu perusahaan agar
tujuan tercapai. Dari analisis jabatan dapat dibuat rancangan pekerjaan dan
ditetapkan uraian pekerjaan. Dengan demikian analisis jabatan dapat
memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks
pekerjaan, persyaratan personalia, perilaku manusia dan alat-alat yang
digunakan.
Schuler (1992) berpendapat bahwa analisis jabatan adalah suatu proses
penguraian dan pencatatan pekerjaan-pekerjaan. Sedangkan khusus uraian dan
catatan tersebut adalah sasaran pekerjaan-pekerjaan yaitu tugas-tugas atau
aktivitas dan kondisi yang meliputinya. Dasar dari analisis jabatan adalah
spesifikasi pekerjaan yang tertulis secara mendetail tentang ketrampilan,
pengetahuan dan kemampuan individu yang dibutuhkan oleh kinerja pekerjaan
termasuk didalamnya menginformasikan tentang standar kinerja, karakteristik
tugas yang dirancang, dan karakteristik individu pekerja. Selain itu spesifikasi
pekerjaan meliputi karaktersitik individu, interest dan preferensi yang
kompatibel dengan pekerjaan atau memuaskan kinerja pekerjaan. Modifikasi
antara uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan adalah untuk menjaga agar
sasaran manajemen SDM seperti peningkatan produkstivitas dan kualitas hidup
pekerja senantiasa terjaga.
2.1.2 Manfaat dan Fungsi Analisis Jabatan
Beberapa kegiatan organisasi akan berjalan lebih baik hasilnya bila
berlandaskan atau berpedoman pada analisis jabatan. Menurut Nitisemito
(1992), analisis jabatan bermanfaat sebagai :
• landasan untuk melaksanakan mutasi; • landasan untuk melaksanakan promosi;
• landasan untuk melaksanakan training/ pelatihan; • landasan untuk melaksanakan kompensasi;
• landasan untuk melaksanakan syarat lingkungan kerja; • landasan untuk pemenuhan kebutuhan peralatan.
Sedangkan fungsi dari analisis jabatan adalah untuk :
a. menentukan basis regional bagi struktur kompensasi;
b. mengevaluasi tantangan lingkungan yang mempengaruhi pekerjaan individu;
c. menghapuskan persyaratan kerja yang dapat menyebabkan adanya
deskriminasi dalam pengadaan SDM;
d. merencanakan kebutuhan SDM di waktu yang akan datang;
e. memadukan lamaran dan lowongan kerja yang ada;
f. memforkas dan menentukan kebutuhan-kebutuhan latihan bagi para
karyawan;
h. menetapkan standar prestasi kerja yang realistik;
i. menempatkan karyawan sesuai dengan ketrampilannya;
j. membantu revisi struktur organisasi;
k. memperkenalkan karyawan baru dengan pekerjaan mereka;
l. memperbaiki alur kerja;
m. memberikan data sebagai fungsi saluran komunikasi;
n. menetapkan garis promosi dalam semua departemen dan organisasi.
2.1.3 Sasaran Analisis Jabatan
1) Menentukan nilai pekerjaan yang memungkinkan untuk pemeliharaan hak
pembayaran internal dan eksternal.
2) Memastikan perusahaan tidak melanggar ketetapan upah dan imbalan
untuk pekerjaan yang sama.
3) Membantu supervisor dan pekerja dalam mendefinisikan tugas dan
tanggung jawab untuk masing-masing pekerja.
4) Menyediakan justifikasi untuk eksistensi pekerjaan dan manakala organisasi
dala ko disi fit hi gga ko disi istirahat .
5) Menentukan kebutuhan rekrutmen dan informasi yang memungkinkan
untuk membuat keputusan pekerja.
6) Sebagai dasar untuk memantapkan program dan pola pengembangan karier
bagi karyawan.
7) Sebagai cara untuk menyampaikan pada pekerja potensi apa yang
diharapkan dari mereka, kondisi kerja secara umum dan tipe individu yang
bagaimana yang dapat memuaskan pekerjaan.
2.1.4 Tahapan Analisis Jabatan
I. Persiapan, yang meliputi :
• Mendapatkan gambaran tentang fungsi, arus proses, dan struktur organisasi yang akan dianalisis, berdasarkan hasil analisis yang pernah
dilakukan (jika ada).
• Mengadakan inventarisasi pekerjaan dan tenaga kerja yang ada sekarang.
II. Pengumpulan data dengan berbagai metode seperti :
1. Observasi, melakukan pengamatan langsung terhadap karyawan selama
melaksanakan tugas. Baik untuk pekerjaan yang sederhana.
Kelemahan : lambat, mahal, terkadang kurang akurat
Kelebihan : memperoleh informasi dari tangan pertama, mengenal
kondisi kerja, ketrampilan yang diperlukan dan peralatan yang digunakan
secara riil.
2. Wawancara, bertatap muka langsung dengan karyawan dan atasannya.
3. Kuesioner, menggunakan daftar pertanyaan yang telah disusun
sebelumnya.
Kelemahan : jika terjadi salah pemahaman maka data akan bias,
terkadang tanggapan kurang lengkap
Kelebihan : biaya relatif murah, waktu efisien
4. Pelaporan, informasi diperoleh dari catatan yang disimpan karyawan (Log).
Kelemahan : tidak dapat menunjukkan data penting, seperti kondisi
kerja, peralatan yang digunakan, dan terkadang karyawan enggan untuk
mengisi buku tersebut akibat kesibukannya sehingga data tidak lengkap.
5. Kombinasi, dengan menggabungkan metode yang ada. Yang masih
dianggap terbaik adalah observasi dan wawancara karena mampu
menghasilkan data pekerjaan yang akurat dan lengkap. Namun demikian,
penggunaan kombinasi tersebut tergantung jenis pekerjaan yang akan
dianalisis.
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan untuk menetapkan metode
• Karakteristik pekerjaan (fungsi, tanggungjawab, dan kondisi) • Lokasi tempat kerja
• Persiapan perndahuluan yang dilakukan oleh analisis • Sikap dan tanggapan karyawan
• Standar kinerja yang ditetapkan
III. Klarifikasi data
Melakukan penyaringan, pemisahan dan peninjauan kembali informasi
yang dikumpulkan agar diperoleh informasi yang akurat dan tidak bias.
2.1.5 Jenis Analisis Jabatan
1. Tradisional
• Informasi yang dikumpulkan hanya mencakup tanggungjawab, kewajiban
dan kualifikasi minimal untuk melaksanakan suatu pekerjaan dalam
jabatan tertentu.
• Tidak dapat digunakan untuk menyusun deskripsi pekerjaan karena tidak
terdapat rincian stndar kinerja yang diharapkan.
2. Berorientasi hasil
• Mencakup harapan organisasi terhadap karyawan
• Mencakup keterkaitan antara tugas, standar kinerja, kecakapan dan kualifikasi minimal
• Contoh pertanyaan yang diajukan :
a. Tugas : perilaku, kewajiban/tanggungjawab apa yang penting bagi
perusahaan?
b. Kondisi Pekerjaan : bagaimana sifat dasar pekerjaan atau syarat apa
yang diperlukan agar pekerjaan terlaksana, petunjuk apa yang tersedia
untuk membantu pekerja melaksanakan tugasnya?
c. Standar Kinerja : kinerja seperti apa yang diharapkan, baik berdasarkan
standar kualitas, kuantitas dan ketepatan waktu yang ditetapkan
d. Kecakapan : kemampuan, pengetahuan dan ketrampilan apa yang
dibutuhkan untuk melaksanakan setiap tugas dengan standar minimal?
e. Kualifikasi : pendidikan dan pengalaman apa yang dibutuhkan untuk
mampu melaksanakan suatu pekerjaan?
2.1.6 Keterkaitan Analisis Jabatan
Analisis jabatan memiliki keterkaitan dengan faktor lainnya seperti
rekrutmen, seleksi, penilaian prestasi kerja, pelatihan, penggajian, dan
sebagainya.
a. Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Rekrutmen dan Seleksi
Analisis jabatan menyajikan banyak sasaran dan berhubungan secara
ekstensif dengan sejumlah aktivitas personalia. Sebagai contoh, dasar
analisis pekerjaan dan perencanaan SDM organisasi dapat digunakan untuk
mengetahui siapa yang akan direkrut. Tanpa perencanaan SDM dan analisis
pekerjaan, organisasi tidak akan mampu menspesifikasikan tipe pegawai
seperti apa yang dibutuhkan, bilamana direkrut dan dimana direkrut. Hal ini
akan berakibat negatif pada produktifitas organisasi dan validitas
masing-masing prosedur dan keputusan seleksi. Hanya dengan informasi analisis
pekerjaan organisasi dapat memperlihatkan bahwa prosedur seleksi
berkaitan dengan pekerjaan.
b. Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Penilaian Kinerja dan Pelatihan
Untuk mengefektifkan evaluasi kinerja pekerja, metode penilaian yang
digunakan haruslah merefleksikan kepentingan tugas dari pekerjaan. Hanya
dengan menguji persyaratan ketrampilan untuk pekerjaan (yang
didefinisikan sebagai spesifikasi pekerjaan), pelatihan dan promosi pekerja
dapat diorganisasikan bersamaan dengan kebutuhan SDM yang
diterjemahkan oleh aktivitas perencanaan SDM. Dengan kata lain, seleksi
dan program pelatihan harus didasarkan pada kriteria adanya hubungan
c. Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Penggajian
Salah satu bentuk perhatian terhadap individu pegawainya adalah
penggajian. Analisis jabatan dapat digunakan untuk membantu menentukan
seberapa besar layaknya seorang pegawai mendapatkan gaji/upah untuk
jenis dan tingkat pekerjaantertentu. Analisis jabatan juga penting untuk
memastikan tingkat upah suatu pekerjaan. Adalah adil mengkaitkan tingkat
upah dengan tingkat pekerjaan dan prestasi kerja.
d. Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Program Perbaikan
Program untuk memperbaiki organisasi seringkali meliputi perubahan
rancangan pekerjaan. Tanpa memperhatikan hasil rancangan pekerjaan
alamiah, tugas, sasaran dan kondisi yang baru harus dianalisis. Sejak awal,
pekerjaan dirancang untuk individu. Hal ini lebih kompleks untuk
menganalisis rancangan pekerjaan grup pergrup atau tim. Saat fokus kerja
dipindahkan dari tugas individu ke tugas grup, hal ini akan lebih sulit untuk
menganalisis apakah tugas masing-masing individu serta pengetahuan,
ketrampilan dan kemampuan individu memungkinkan. Salah satu
konsekuensi hal ini berawal dari evaluasi pekerjaan dan rata-rata bayaran
untuk pekerjaan spesifik untuk mengevaluasi ketrampilan dan pembayaran
pengetahuan yang dimiliki pekerja.
e. Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Lingkungan Internal
Dua aspek lingkungan internal yang sangat erat kaitannya dengan analisis
jabatan adalah target yang ditetapkan oleh top manajemen dan teknologi
yang digunakan untuk menterjemahkan tujuan organisasi ke dalam bentuk
program kegiatan. Tugas top manajemen menetapkan target yang hendak
dicapai dalam program tersebut. Penetapan target dapat dilakukan secara
sendiri oleh top manajemen atau bersama-sama dengan bawahannya.
Bersamaan dengan penetapan target, maka ditetapkan pula kriteria evaluasi
membantu bagi tercapainya tujuan organisasi. Berdasarkan penetapan
target dan evaluasi pencapaian target inilah analisis jabatan dibuat.
f. Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Lingkungan Eksternal
Kaitan analisis jabatan dengan teknologi yang digunakan terletak pada
rancangan pekerjaan. Berdasarkan rancangan pekerjaan tersebut dapat
diketahui teknologi apa dan yang bagaimana yang semestinya diterapkan.
Teknologi yang digunakan saat iniadalah evaluasi dalam analisa jabatan.
Hasil analisis dapat menunjukkan tepat tidaknya teknologi yang digunakan
serta pengaruh teknologi terhadap pencapaian tujuan organisasi.
2.1.7 Informasi Analisis Jabatan
Berdasarkan data yang dikumpulkan akan didapat dua output besar yaitu
deskripsi/ uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Dari hasil uraian pekerjaan
kemudian dapat dibangun formulir penilaian prestasi kinerja dan sistem
klasifikasi pekerjaan. Sistem klasifikasi ini kemudian secara mantap digunakan
untuk mengevaluasi dan sasaran kompensasi. Berdasarkan spesifikasi pekerjaan,
maka rekrutmen dan seleksi dapat direncanakan serta dapat pula digunakan
untuk merancang pelatihan pengembangan pegawai.
Sejumlah informasi yang akan didapat dari hasil analisis jabatan dapat
meliputi beberapa hal, seperti :
1. Orientasi pekerjaan (kapan, mengapa dan bagaimana kinerja karyawan),
seperti :
a. Proses aktivitas kerja
b. Penggunaan prosedur
c. Catatan aktivitas (dokumentasi)
d. Tanggung jawab perorangan
2. Orientasi aktivitas kerja, seperti :
a. Kinerja perilaku menusia dalam bekerja (komunikasi, pengambilan
b. Gerakan dasar.
c. Permintaan pekerjaan perorangan.
3. Mesin, peralatan, perlengkapan dan berbagai alat bantu kerja yang
digunakan.
4. Relasi pekerjaan yang bisa diukur dan yang tidak bisa diukur :
a. Proses material,
b. Pembuatan produk,
c. Pengetahuan yang dimiliki,
d. Jasa yang diberikan.
5. Kinerja, seperti :
a. Ukuran pekerjaan,
b. Standar kerja,
c. Tingkat kesalahan,
d. Aspek lainnya.
6. Isi pekerjaan, seperti :
a. Kondisi fisik kerja,
b. Skedul kerja,
c. Konteks organisasi,
d. Konteks sosial,
e. Insentif (Uang dan nonuang).
7. Persyaratan Perorangan :
a. Pengetahuan dan ketrampilan yang berkaitan dengan pekerjaan.
b. Atribut diri (karakteristik, fisik, personalitas).
8. Beban kerja dan kebutuhan tenaga kerja.
Hasil analisis jabatan/pekerjaan juga dapat digunakan untuk berbagai
keperluan lain, seperti pengklasifikasian, membuat desain dan perancangan
kembali suatu pekerjaan. Klasifikasi pekerjaan dilakukan melalui proses
pengelompokkan pekerjaan/jabatan tertentu berdasarkan jenis aktivitas yang
dilakukan, kecakapan yang dibutuhkan ataupun faktor lain yang erat kaitannya
dengan pekerjaan. Desain pekerjaan bertujuan untuk mengatur penugasan kerja
yang sesuai dengan kebutuhan organisasi, teknologi dan keprilakuan. Sedangkan
fungsinya adalah menetapkan kegiatan kerja seseorang / kelompok secara
organisasional. Beberapa elemen yang tercakup dalam desain pekerjaan :
a. Elemen Organisasional, berkaitan dengan efisiensi yang mencakup :
• Pendekatan mekanistik, mengidentifikasi setiap tugas suatu pekerjaan
agar dapat diatur untuk meminimalkan waktu dan tenaga;
• Aliran kerja, untuk menjaga keseimbangan kerja;
• Praktek kerja, menyangkut cara pelaksanaan kerja yang ditetapkan.
b. Elemen Lingkungan, berkaitan dengan kemampuan dan ketersediaan SDM
yang potensial.
c. Elemen Keprilakuan, mencakup :
• Otonomi, tanggungjawab atas apa yang dikerjakan; • Variasi, menjauhkan dari kebosanan kerja;
• Identifikasi tugas, kejelasan tugas yang dilaksanakan ; • Umpan balik, untuk mengetahui hasil kerja.
Terkadang pekerjaan yang ada perlu dirancang kembali guna menghindari
in-efisiensi dalam melaksanakannya. Metode yang dapat digunakan dalam
perancangan kembali pekerjaan, seperti :
a. Simplifikasi pekerjaan, yakni menyederhanakan pekerjaan, dimana resiko
yang akan muncul adalah terjadinya spesialisasi, sehingga dapat
menimbulkan kebosanan, terutama yang terampil.
• Job enlargement (perluasan kerja secara horisontal), dengan menambah lebih banyak tugas agar variatif dan mengurangi pekerjaan yang
monoton.
• Job enrichment (perluasan kerja secara vertikal), karyawan diberi
kesempatan untuk berpartisipasi dalam kegiatan manajerial disamping
operasional.
• Job rotation (rotasi pekerjaan), memindahkan/ merotasi karyawan dari
suatu pekerjaan ke pekerjaan lain, untuk mengatasi kejenuhan dan
memberi kesempatan karyawan untuk menggunakan ketrampilannya.
2.2 Analisa Beban Kerja
Beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus
diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka
waktu tertentu. Pengukuran beban kerja diartikan sebagai suatu teknik untuk
mendapatkan informasi tentang efisiensi dan efektivitas kerja suatu unit
organisasi, atau pemegang jabatan yang dilakukan secara sistematis dengan
menggunakan teknik analisis jabatan, teknik analisis beban kerja atau teknik
manajemen lainnya. Lebih lanjut dikemukakan pula, bahwa pengukuran beban
kerja merupakan salah satu teknik manajemen untuk mendapatkan informasi
jabatan, melalui proses penelitian dan pengkajian yang dilakukan secara analisis.
Informasi jabatan tersebut dimaksudkan agar dapat digunakan sebagai alat
untuk menyempurnakan aparatur baik di bidang kelembagaan, ketatalaksanaan,
dan sumberdaya manusia (Menpan, 1997).
Analisa beban kerja juga bertujuan untuk menngetahui jumlah jam kerja
orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan
dalam waktu tertentu, atau dengan kata lain analisis beban kerja bertujuan
untuk menentukan berapa jumlah personalia dan berapa jumlah tanggung jawab
atau beban kerja yang tepat dilimpahkan kepada seorang petugas (Komaruddin,
Pengukuran terhadap beban kerja bisa didasarkan pada standar tenaga
kerja, menurut Heizer dan Render (1996), standar tenaga kerja adalah jumlah
waktu yang diperlukan rata-rata tenaga kerja, untuk mengerjakan aktivitas kerja
khusus dalam kondisi kerja yang normal, atau dengan kata lain standar tenaga
kerja dapat digunakan untuk menetapkan jumlah personil, agar mampu
menghasilkan produksi yang diharapkan perusahaan. Lebih jauh dikatakan,
bahwa untuk menentukan standar tenaga kerja dapat dilakukan dalam empat
cara, yakni berdasarkan pengalaman masa lalu, pengkajian waktu, standar waktu
sebelum penentuan, dan pengambilan contoh kerja.
Pendapat lain dikemukakan oleh Handoko (1985), standar pekerjaan
dapat diperoleh dari hasil pengukuran kerja atau penetapan tujuan partisipatif.
Teknik pengukuran kerja yang dapat digunakan antara lain: studi waktu, data
standar, data waktu standar yang telah ditetapkan sebelumnya, dan
pengambilan sampel kerja (work sampling). Penetapan standar kerja dapat
dilakukan melalui pembahasan antara manajer dengan para bawahannya,
dimana materi pembahasan mencakup sasaran-sasaran pekerjaan, peranannya
dalam hubungan dengan pekerjaan-pekerjaan lain, persyaratan-persyaratan
organisasi, dan kebutuhan karyawan. Proses penentuan standar kerja seperti ini
sering menimbulkan komitmen karyawan, semangat kerja, kepuasan, dan
motivasi yang lebih besar. Standar kerja, kadang-kadang juga ditetapkan secara
partisipatip dengan pemimpin organisasi buruh, hal ini karena para pemimpin
serikat karyawan memahami pentingnya melakukan perundingan tentang
standar-standar pelaksanaan berbagai pekerjaan, dan perjanjian-perjanjian hasil
BAB III
GAMBARAN UMUM OBYEK PENELITIAN
3.1 Visi dan Misi Kementerian Komunikasi dan Informatika 3.1.1 Visi
Terwujudnya masyarakat informasi yang sejahtera melalui
penyelenggaraan komunikasi dan informatika yang efektif dan efisien dalam
kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia.
3.1.2 Misi
1) Meningkatkan kapasitas layanan informasi dan pemberdayaan potensi
masyarakat dalam rangka mewujudkan masyarakat berbudaya informasi.
2) Meningkatkan daya jangkau infrastruktur pos, komunikasi dan
informatika untuk memperluas aksesibilitas masyarakat terhadap
informasi dalam rangka mengurangi kesenjangan informasi.
3) Mendorong peningkatan aplikasi layanan publik dan industri aplikasi
telematika dalam rangka meningkatkan nilai tambah layanan dan industri
aplikasi.
4) Mengembangkan standardisasi dan sertifikasi dalam rangka menciptakan
iklim usaha yang konstruktif dan kondusif di bidang industri komunikasi
dan informatika.
5) Meningkatkan kerjasama dan kemitraan serta pemberdayaan lembaga
6) Mendorong peranan media massa dalam rangka meningkatkan informasi
yang beretika dan bertanggung jawab serta memberikan nilai tambah
pembangunan bangsa.
7) Meningkatkan kualitas penelitian dan pengembangan dalam rangka
menciptakan kemandirian dan daya saing bidang komunikasi dan
informatika.
8) Meningkatkan kapasitas Sumber Daya Manusia (SDM) bidang komunikasi
dan informatika dalam rangka meningkatkan literasi dan profesionalisme.
9) Meningkatkan peran serta aktif Indonesia dalam berbagai fora
internasional di bidang komunikasi dan informatika dalam rangka
meningkatkan citra positif bangsa dan negara.
10)Meningkatkan kualitas pengawasan menuju terselenggaranya
kepemerintahan yang baik (good governance).
3.2 Tugas dan Fungsi Kementerian Komunikasi dan Informatika 3.2.1 Tugas :
Membantu Presiden dalam menyelenggarakan sebagian urusan
pemerintahan di bidang komunikasi dan informatika.
3.2.2 Fungsi :
Perumusan kebijakan nasional, kebijakan pelaksanaan, dan kebijakan
teknis di bidang komunikasi dan informatika yang meliputi pos,
telekomunikasi, penyiaran, teknologi informasi dan komunikasi, layanan
multimedia dan diseminasi informasi;
Pelaksanaan urusan pemerintahan sesuai dengan bidang tugasnya;
Pengelolaan barang milik/kekayaan negara yang menjadi
tanggungjawabnya;
Penyampaian hasil evaluasi, saran, dan pertimbangan di bidang tugas dan
fungsinya kepada Presiden.
3.3 Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Komunikasi dan Informatika
Unit kerja di lingkungan Kementerian Komunikasi dan Informatika,
mengacu pada Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika No. 25 Tahun
2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Komunikasi dan Informatika
adalah sebagai berikut:
1. Menteri Komunikasi dan Informatika
2. Staf Ahli
Staf Ahli Bidang Media Massa
Staf Ahli Bidang Hubungan Internasional dan Kesenjangan Digital
Staf Ahli Bidang Hukum
Staf Ahli Bidang Sosial Budaya dan Peran Masyarakat
Staf Ahli Bidang Ekonomi dan Kemitraan
3. Sekretariat Jenderal
Biro Perencanaan
Biro Kepegawaian dan Organisasi
Biro Keuangan
Biro Hukum dan Kerjasama Luar Negeri
Biro Umum
Pusat Data
Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat
Pusat Sarana Teknik Telematika
Pusat Diklat Pegawai
4. Inspektorat Jenderal
Sekretariat Itjen
Inspektorat II
Inspektorat III
Inspektorat IV
5. Direktorat Jenderal Pos Dan Telekomunikasi
Sekretariat Ditjen
Direktorat Pos
Direktorat Telekomunikasi
Direktorat Pengelolaan Spektrum Frekuensi Radio
Direktorat Standarisasi Pos dan Telekomunikasi
Direktorat Kelembagaan Internasional Pos dan Telekomunikasi
6. Direktorat Jenderal Aplikasi Telematika
Sekretariat Ditjen
Direktorat E-Goverment
Direktorat E-Business
Direktorat Sistem Informasi, Perangkat Lunak dan Konten
Direktorat Pemberdayaan Telematika
Direktorat Standarisasi dan Audit Aplikasi Telematika
7. Direktorat Jenderal Sarana Komunikasi Dan Diseminasi Informasi
Sekretariat Ditjen
Direktorat Sarana Teknologi Komunikasi
Direktorat Kelembagaan Komunikasi Sosial
Direktorat Kelembagaan Komunikasi Pemerintah
Direktorat Standardisasi Penyiaran dan Media
Direktorat Usaha Penyiaran
8. Badan Litbang Sumber Daya Manusia
Sekretariat Badan Litbang SDM
Pusat Penelitian dan Pengembangan Pos dan Telekomunikasi
Pusat Penelitian dan Pengembangan Aplikasi Telematika, Sarana
Pusat Pengembangan Literasi Komunikasi dan Informatika
Pusat Pengembangan Profesi Komunikasi dan Informatika
9. Badan Informasi Publik
Sekretariat Badan Informasi Publik
Pusat Informasi Politik, Hukum dan Keamanan
Pusat Informasi Perekonomian
Pusat Informasi Kesejahteraan Rakyat
Pusat Pengelolaan Pendapat Umum
3.4 Rekapitulasi Kekuatan Pegawai Kementerian Komunikasi dan Informatika
3.4.1 Berdasarkan Golongan
Tabel 3.1
Data Pegawai Kementerian Komunikasi dan Informatika Berdasarkan Golongan
GOLONGAN
JUMLAH JUMLAH TOTAL
PEGAWAI
PNS CPNS
IV/e 4 - 4
IV/d 38 - 38
IV/c 18 - 18
IV/b 90 - 90
IV/a 181 - 181
III/d 406 - 406
III/c 381 - 381
III/b 852 18 870
III/a 755 157 912
II/d 176 - 176
II/c 246 55 301
II/b 94 - 94
II/a 249 - 249
I/d 5 - 5
I/c 24 - 24
I/b 0 - 0
I/a 21 - 21
Jumlah 3540 230 3770
3.4.2 Berdasarkan Pendidikan
Tabel 3.2
Data Pegawai Kementerian Komunikasi dan Informatika Berdasarkan Pendidikan
PENDIDIKAN JUMLAH JUMLAH TOTAL
PEGAWAI
PNS CPNS
SD 78 - 78
SLTP 81 - 81
SLTA 1359 - 1359
DI 8 - 8
DII 13 - 13
DIII 304 55 359
DIV 37 - 37
S1 1324 157 1481
S2 321 18 339
S3 15 - 15
Jumlah 3540 230 3770
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1. Hasil Penelitian
Analisa beban kerja merupakan salah satu tahapan dalam melakukan
penataan pegawai yang pelaksanaannya didasari dengan proses analisa jabatan,
karena melalui analisa jabatan, kita dapat memperoleh informasi mengenai job
content, job context dan job requirement dan informasi inilah yang dijadikan
acuan dalam pengukuran beban kerja.
Berdasarkan hal tersebut, maka analisa beban kerja di Kementerian
Komunikasi dan Informatika diawali dengan melakukan kajian terhadap studi
literatur dalam hal ini melakukan pengkajian atas peraturan perundangan serta
dokumen analisa jabatan dan yang telah dilakukan oleh Kementerian Kominfo
untuk unit kerja berdasarkan struktur organisasi yang disahkan oleh Peraturan
Menteri Komunikasi dan informatika No. 25 Tahun 2008. Selain itu, kami juga
melakukan diskusi dan wawancara dengan biro kepegawaian dalam rangka
penyamaan persepsi dan kesepakatan atas tools yang digunakan dalam
menganalisa beban kerja.
Pengukuran dilakukan dengan membandingkan antara target dan
realisasi setiap unit kerja, kemudian dilakukan mapping (pemetaan) terhadap
tercapai atau tidak. Target dan realisasi yang dibandingkan meliputi jenis produk,
volume produk dan waktu. Hasil penelitian lebih lanjut dapat dilihat pada
lampiran 1 sampai 22.
4.2. Hasil Pembahasan
Berdasarkan hasil penelitian terhadap dokumen analisa jabatan, secara
garis besar pengukuran terhadap analisa beban kerja belum bisa dilakukan, hal
ini disebabkan oleh:
1. Dokumen analisa jabatan yang menjadi raw material dalam melakukan
analisa beban kerja masih berupa data (daftar isian analisa jabatan) yang
belum diverifikasi dan pengisian target dan realisasi kerja masih belum
standar.
2. Meskipun beberapa jabatan telah mengisi dengan benar mengenai
perumusan target dan realisasi, namun masih ada unit kerja yang belum
merumuskan secara jelas target dan realisasi kerja baik dari segi jenis, satuan
dan waktu. Kondisi ini tentu saja menyulitkan proses pengukuran beban
kerja, mengingat hal tersebut menjadi komponen penting dalam penilaian
beban kerja. Hal ini dapat dilihat sebagai berikut:
a. Jenis output yang dihasilkan berbeda antara target dan realisasi Satuan
output yang berbeda bahkan cenderung tidak jelas antara target dan
realisasi
b. Waktu yang dibutuhkan dalam menghasilkan output berbeda dan bahkan
tidak teridentifikasi antara target dan realisasi
c. Beberapa unit kerja tidak merumuskan jenis, satuan dan waktu yang
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 KESIMPULAN
Berdasarkan hasil analisa yang dilakukan, maka dapat disimpulkan
beberapa hal sebagai berikut :
1. Beban Kerja belum dapat diukur karena dokumen analisis jabatan masih
berupa daftar isian jabatan
2. Beban kerja belum dapat dijadikan ukuran untuk menentukan keberhasilan
organisasi.
5.2 SARAN
Berikut beberapa saran yang dapat kami sampaikan, diantaranya :
1. Untuk menganalisa beban kerja harus ada satu langkah yaitu mempertajam
analisa jabatan yang telah dibuat yang disesuaikan dengan struktur
organisasi baru
2. Disarankan melaksanakan urutan proses dalam melakukan analisa jabatan,
antara lain :
a. Penyempurnaan format isian analisa jabatan dengan menambahkan
komponen realisasi program dan kegiatan dengan ukuran-ukuran
b. Penyamaan persepsi diantara pengambil data dalam hal tata cara
pengisian analisa jabatan.
c. Melakukan konfirmasi ulang dengan mewawancarai pejabat/pegawai
terkait yang ditegaskan pula dengan pakta integritas
d. Mengumpulkan data-data tersebut untuk dilakukan analisa jabatan
ulang dengan struktur organisasi dan tata kerja yang baru
3. Disaranakan melakukan proses verifikasi jabatan yang lebih dalam berdasar
SOTK baru dengan proses :
a. Observasi
b. Wawancara
c. Pengisian format isian analisa jabatan
4. Melakukan tabulasi data proses verifikasi
Managerial: a. Disribusi tugas kepada bawahan demi terlaksananya proses pelayanan, pemantauan dan penerapan bidang Sertifikasi alat dan perangkat telekomunikasi radio b. Koordinasi kerja dengan bawahan
1 Tahun
Non Managerial: a. Pelaksanaan kegiatan pembinaan teknis b. Teciptanya pelayanan sertifikasi alat dan perangkat yang efisien dan maksimal c. Meningkatkan tertib sertifikasi alat dan perangkat telekomunikasi dan mendukung program INSW
1 Tahun
2 Kabag TU Postel Terselesaikannya tugas kesekretariatam Mampu mendistribusikan tugas kepada
bwahan untuk kelancaran pelaksanaan tugas sehari-hari
1 Tahun
Berkoordinasi dengan setditjen Postel dalam rangka pencairan dana, penyerapan program kerja serta koordinasi mengenai peraturan
1 Tahun
3 Kasubdit Teknik Postel
Perditjen persyaratan Teknis 4 6-8 bulan Perditjen 1 4-6 bulan
Rekomendasi 1 1-2 Minggu
Distribusi Tugas Koordinasi Kerja
4 Kasie Perangkat Postel
Perditjen persyaratan Teknis 4 6-8 bulan Perditjen 1 4-6 bulan
Rekomendasi 1 1-2 Minggu
Distribusi Tugas Koordinasi Kerja 5 Kasie Infrastruktur
Postel
Perditjen persyaratan Teknis 4 6-8 bulan Perditjen 1 4-6 bulan
Rekomendasi 1 1-2 Minggu
Distribusi Tugas Koordinasi Kerja
6 Kasubdit Teknik Komunikasi Radio
Terselesaikannnya tugas fungsi dan pokok dengan baik
1 Tahun Terlaksananya penyusunan Peraturan
Dirjen tentang spesifikasi teknis
4-5 8-10 bulan
Terlaksananya bimbingan teknis dan evaluasi dibidang Komunikasi radio
1 Tahun
Managerial: a. Disribusi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing agar pelaksanaanpekerjaan berjalan dengan lancar b. Koordinasi kerja dengan bawahan
8 Kasie Infrastruktur Komunikasi Radio
Perditjen persyaratan Teknis 4 6-8 bulan Perditjen 1 4-6 bulan
Rekomendasi 1 1-2 Minggu
9 Kasubdit Pelayanan Standar kualitas pelayanan 1-4 1 Tahun Draft Peraturan 1-4 1 Tahun
Kertas kerja kerjasama standarisasi 1-4 1-3 minggu Kertas kerja 1-5 1-3 minggu
SK laik operasi 1-50 14 hari Surat Keterangan laik operasi 50 14 hari
10 Kasie Standar Pelayanan Postel
Permen 1 6-8 bulan Peraturan Mentri (Permen) 1 4-9 bulan
Perdirjen 1 2-6 bulan Peraturan Dirjen (Perdir) 1 4-6 bulan
Rekomendasi 1 1-2 minggu
Distribusi Tugas 1 10-30 menit
Koordinasi kerja Internal 1 1-3 jam
Koordinasi kerja Interdep 1 1-7 jam
11 Kasie Pemberdayaan Lembaga Pemantau Media
ADA DI DIR KELEM KOMSOS
12 Kasie Pemetaan Lembaga Pemantau Media
ADA DI DIR KELEM KOMSOS
13 Kasie Standar Teknik Postel
Dapat menyelesaikan seluruh program kerja
Satuan SKLO peraturan Dirjen
tentang uji laik operasi
12 bulan
Draft Peraturan Drjen/Menteri 1 4-6 bulan
Draft surat balasan/pemberitahuan kepada pemohon uji laik operasi perihal kelengkapan administrasi yang harus dilengkapi oleh pemohon uji laik operasi
1 1 hari
Menyusun berita acara pelaksanaan uji laik operasi terhitung mulai dari tanggal masuknya surat dari pemohon yang dilampiri kelengkapan administrasi (dengan catatan kelengkapan administrasi telah lengkap)
1 14 hari
Draft surat keterangan laik operasi ditandatangani oleh Dirjen Postel
1 1 hari
Draft surat usulan delegasi untuk menghadiri even internasional ditandatangani Direktur
1 1 hari
14 Kasubdit Penerapan Postel
17 Kasubdit Pemantauan dan Penertiban
Pemantauan 8 lokasi 1 tahun Informasi tentang wilayah yang dilakukan dengan pemantauan peredaran alat dan perangkat telekomunikasi
1 berkas 3-4 hari
Bimbingan 3 lokasi 1 tahun Informasi tentang wilayah yang dilakukan dengan bimbingan peredaran alat dan perangkat telekomunikasi
1 berkas 3-4 hari
Informasi tentang wilayah yang dilakukan dengan penertiban peredaran alat dan perangkat telekomunikasi
1 berkas 3-4 hari
18 Kasie Bimbingan Postel
Bimbingan 3 lokasi 1 tahun Informasi tentang wilayah yang dilakukan dengan bimbingan bidang standarisasi alat dan perangkat telekomunikasi
1 berkas 3-4 hari
19 Kasie Penertiban Postel
Pemantauan 8 lokasi 1 Tahun Informasi tentang wilayah yang dilakukan pemantauan peredaran alat dan perangkat telekomunikasi
1 3-4 hari
bimbingan 3 lokasi 1 tahun Informasi tentang wilayah yang dilakukan penertiban peredaran alat dan perangkat telekomunikasi
1 3-4 hari
Berkas Berita acara pemerikasaan sebagai saksi ahli yang dilakukan oleh POLRI
