MANAJEMEN AGRIBISNIS
PENGENDALIAN PROSES PRODUKSI DALAM AGRIBISNIS
Manajer produksi agribisnis dalam mengendalikan operasinya harus memprediksi tren atau kecenderungan yang berkembang dalam masyarakat. Sesuatu yang akan menjadi tren dikalangan masyarakat akan membuka peluang penjualan. Pemesanan pembelian yang selaras dengan tren serta persediaan yang dimiliki, digunakanuntuk memastikan bahwa jumlahnya tidak terlalu besar, yang berarti pemborosan biaya pemilikan, atau terlalu kecil, yang dapat menyebabkan hilangnya peluang penjualan. Hal tersebut membuat manajer produksi agribisnis harus menerapkan metode penjadwalan yang canggih serta pengendalian mutu.
Pengertian Produksi
Secara umum produksi diartikan sebagai suatu kegiatan atau proses yang menstransformasikan masukan (input) menjadi hasil keluaran (output). Dalam pengartian yang bersifat umum ini penggunaannya cukup luas, sehingga mencakup keluaran (output) yang berupa barang atau jasa. Produksi adalah kegiatan untuk menciptakan atau menambah kegunaan suatu barang atau jasa. Pada pengendalian proses produksi dalam agribisnis harus melibatkan pembelian, persediaan, penjadwalan, dan mutu.
Pembelian
bijaksana dalam menangani fungsi pembelian. Hubungan antara department pembelian dan pembiayaan yaitu terletak pada arus kas. Modal yang tertanam dalam persediaan agribisnis harus memadai untuk membeli dan menyimpan semua bahan yang diperlukan untuk memenuhi permintaan penjualan secara memuaskan dengan disertai arus kas yang mantap. Perusahaan yang bergerak di bidang agribisnis lazimnya menanamkan 25 persen dari modalnya dalam bentuk persediaan, yang dapat menimbulkan masalah arus kas jika tidak dianggarkan dan direncanakan secara cermat.
Pembelian agribisnis terbagi dalam 3 jenis yaitu produk untuk pemrosesan, produk untuk dijual kembali, dan produk untuk digunakan langsung (dalam produk lain). Tujuan perusahaan adalah mencari laba maksimum. Untuk mendapatkan laba yang tinggi adalah dengan penggunaan biaya produksi dengan efisien. Pembelian yang efisien melibatkan 5 faktor yang saling terkait yaitu kuantitas, kualitas, harga, waktu, dan pelayanan.
a. Kuantitas
Pada perusahaan agribisnis, agen pembelian bertanggung jawab untuk mengkaji berbagai tawaran (tender) dan merundingkan pembelian dalam jumlah besar. Perundingan pembelian dalam jumlah besar dilakukan untuk penghematan biaya perusahaan agribisnis. Namun, harus memperhatikan beberapa hal yaitu ketepatan dalam pengiriman yang sesuai jadwal dan diperlukan gudang yang memadai. Kalau hal tersebut diperhatikan maka akan menimbulkan pemborosan.
b. Kualitas
Kualitas/mutu merupakan faktor selain kuantitas yang harus dipertimbangkan. Pembelian bahan baku yang murah tetapi kualitasnya rendah tidak akan menghemat biaya. Ketidaktepatan mutu pada bahan yang dibeli dapat dihindarkan dengan menggunakan spesifikasi terinci yang akan dapat dibandingkan dengan mutu produk pada penawaran bersaing.
c. Harga
Harga berpengaruh terhadap dalam keputusan pembelian dan berkaitan erat terhadap kuantitas pesanan dan mutu bahan. Kuantitas dan kualitas produk harus dipertimbangkan sebelum pembeli dalam memutuskan penawaran yang secara khusus dapat memenuhi persyaratan harga terjangkau, mutu dan kuantitas produk karena perbedaan kecil dalam spesifikasi mungkin tidak keefektifan produksi, tetapi sangat berpengaruh terhadap biaya.
Pembelian dalam jumlah besar memang menawarkan penghematan besar terhadap biaya, tetapi tidak dalam hal meningkatkan laba bersih perusahaan. Kuantitas produk yang besar tetapi tidak langsung digunakan harus dilakukan penyimpanan. Dalam hal ini kegiatan penyimpanan pun juga memakan biaya. Biaya kepemilikan persediaan (carrying cost), termasuk ruang penyimpanan, beban administrasi, pajak, asuransi, dan bunga atas modal yang tertanam dalam bentuk persediaan dapat mencapai 35 persen dari nilai beli persediaan. Dari penjelasan tersebut terlihat bahwa akan terjadi pemborosan jika ditinjau dari segi biaya pemilikan dan biaya pemesanan. Oleh karena itu manajer produksi harus memastikan bahwa barang yang dibeli akan digunakan dalam periode yang wajar. Jumlah pembelian harus memadai sehingga tidak kehilangan peluang untuk menjual karena kurangnya persediaan barang jadi.
e. Pelayanan
Pemasok yang mengirim bahan/produk yang pengirimannya terlambat dapat menunda produksi yang justru dapat menyebabkan pemborosan. Sehingga solusi dari perusahaan adalah membeli bahan yang dibutuhkan dari dua pemasok dalam jumlah yang sama sehingga kelambatan pengiriman hanya akan mempengaruhi produksi dari separuh barang yang diperlukan jika keterlambatannya lama.
Pengendalian Persediaan
Pengendalian pembelian dan persediaan sangat berkaitan erat. Manajer produksi agribisnis berupaya untuk selalu menghitung persediaannya secara akurat sehingga dapat mengingatkan departemen pembelian apabila mereka membutuhkan persediaan yang lebih banyak.
Konsep titik pemesanan
Titik pemesanan (order point) adalah jika jumlah produk di gudang sudah mencapai titik minimum yang ditentukan sebelumnya. Contohnya adalah PT. Asa merupakan perusahaan yang memproduksi ubi cilembu permintaan per minggu untuk adalah 60 kg. Jika sudah mencapai titik minimum maka manajer gudang akan menghubungi manajer produksi untuk memproduksi lagi. Keseluruhan proses itu memakan waktu 2 minggu.
adalah 60 kg, dan diperlukan 2 minggu selang waktu antara pemesanan sampai diterimanya di gudang, maka sekurang-kurangnya diperlukan 120 kg dalam persediaan pada saat pemesanan.
b. Persediaan Bersiklus/ Bertumpukan Besar
Persediaan bersiklus, pemesanan cenderung menitik-beratkan pada kemampuan alat transportasi dalam mengangkut produk tersebut. Contohnya jika mobil truk pengangkut dapat mengangkut 360 kg ubi cilembu maka manajer gudang dapat memesan ubi cilembu setiap 6 minggu. Jadi pada konsep ini pemesanan tidak selalu 2 minggu. Oleh karena itu cara ini sering disebut dengan persediaan bertumpu besar. Jumlah produk persediaan bersiklus lebih besar daripada persediaan “tersalur”, maka penggunaan dengan cara ini tergantung pada ketersediaan ruang penampungan.
c. Persediaan Penyanggah
Konsep ini berasumsi bahwa perusahaan agribisnis mendapatkan jumlah permintaan setiap minggu yang berbeda-beda. Begitu pula dengan tenggang waktu untuk memenuhi pesanan. Perbedaan-perbedaan ini dapat dikendalikan dengan persediaan penyanggah (buffer inventories) yang mengacu pada penggunaan stok tambahan untuk mengatasi kekurangan.
d. Persediaan Musiman
Konsep ini sering terjadi pada perusahaan agribisnis. Mengingat bahwa produk pertanian cenderung bersifat musiman. Manager produksi sering dihadapkan pada pertimbangan yaitu antara menggunakan pekerja lebih banyak pada musim panen, atau menanggung biaya penyimpanan yang lebih besar selama masa lenggang karena memproduksi dalam jumlah merata. Hal tersebut dapat dihindari dengan menggunakan cara persediaan musiman. Pada cara ini ruang gudang yang disediakan untuk produk yang permintaannya tidak constan sehingga pada musim sibuk lebih banyak yang tersedia begitu pula sebaliknya.
Pemrakiraan dan Tren
Penelusuran Persediaan
Penelusuran persediaan biasanya diselenggarakan dengan menggunakan 2 sistem yaitu periodic dan perpetual. Sistem periodic jauh lebih sering digunakan dalam agribisnis, namun sering juga pemakaiannya dibarengi dengan sistem perpetual.
a. Perpetual
Sistem persediaan perpetual adalah cara penghitungan persediaan secara terus-menerus. Apabila terjadi penjualan atau penambahan persediaan, maka jumlah total akan dikurangkan dari atau ditambahkan ke jumlah pesediaan sebelumnya. Biasanya, persediaan yang sedang dipesan (akan diterima) diperhitungkan agar tidak terjadi pemesanan yang terlalu besar. Pada cara ini terdapat kelemahan dan kelebihan. Kelemahan pada cara ini adalah tuntutannya akan pencatatan yang terlalu bertele-tele dan sangat pelik sehingga kesalahan input data satu kali akan mengganggu semua data. Sedangkan kelebihannya adalah ketersediaan data persediaan produk setiap saat. Hal tersebut terjadi karena adanya penghitungan yang terus-menerus.
b. Periodical
Sistem persediaan ini melaksanakan perhitungan atas persediaaan fisis pada selang waktu tertentu. Kelemahan pada cara ini adalah data persediaan produk tidak setiap hari dan bisa mengganggu kegiatan kegiatan usaha pada saat perhitungan karena perusahaan harus ditutup sehari pada waktu perhitungan. Kelebihan sistem periodic ini adalah tidak memerlukan pencatatan yang terlalu banyak dan data penghitungan fisis jauh lebih bagus daripada perhitungan diatas kertas.
Penjadwalan
Metode penjadwalan digunakan agribisnis tergantung pada ukuran dan kompleksitas operasinya. Perusahaan kecil cenderung memiliki metode penjadwalan yang relatif sederhana dan tuntas. Metode penjadwalan terdapat dua yang paling terkenal yaitu TPEP/PERT dan MJK/CPM.
a. TPEP/PERT
kerja selama dua tahun atas proyek tersebut dan para menajer sering menggunakan metode ini karena canggih. Adapun gambaran metode ini adalah sebagai berikut.
Huruf di beri bulatan merupakan stasiun dimana kegiatan telah mencapai tahap penyelesaian. Garis penuh diantara dua lingkaran menggambarkan kegiatan itu sendiri yang diperkirakan akan berlangsung dalam jangka waktu tertentu. Garis terputus-putus menggambarkan waktu luang dimana jadwal dapat diperlonggar sedikit tanpa mengganggu pelaksanaan kegiatan berikutnya. Jalur-jalur dari awal sampai ke akhir urut-urutan tersebut dihubungkan oleh garis penuh (jalur kritis) yang menunjukkan jalur yang tidak ada waktu luang sama sekali. Dari gambaran tersebut, manajer agribisnis dapat menentukan jangka waktu tersingkat untuk menyelesaikan proyek jangka waktu tanpa adanya waktu luang (jalur kritis) dan kelonggaran yang tersedia dalam bentuk waktu luang. Cara ini digunakan untuk menggambarkan
A
3,3
4,3 4,3
4,0
D C
B E
3,0 4,0
5,6 4,3
15
I G
3,1 H
10
F 12
7,3
J
2,0
hubungan antara variabel penjadwalan yang saling tergantung dan untuk menentukan langkah mana yang harus diutamakan agar keseluruhan proyek tidak terhambat.
b. MJK (metode Jalur Kritis)
Untuk deskripsi cara ini hampir mirip dengan TPEP, perbedaannya terletak pada diagram kegiatan digambarkan pada lingkaran dengan anak panah menunjukkan urutan kegiatan.
Pada dasarnya MJK dan TPEP merupakan jaringan kerja probabilistic yang artinya jangka waktu yang diperkirakan untuk setiap kegiatan tidak standar untuk setiap jaringan kerja, tetapi ditentukan dengan probabilitas. Probabilitas jangka waktu kegiatan ditentukan dengan merata-ratakan jangka waktu yang paling optimistic, pesimistik dan paling mungkin terjadi untuk kegiatan tersebut.
Mutu
Pengendalian mutu ada 2 yaitu pengendalian masukan dan keluaran. Untuk pengendalian masukan adalah pembelian. Sedangkan pengendalian pengeluaran terjadi apabila semua produk yang diproduksi mengalami cacat. Cara pengendalian pengeluaran adalah dengan memeriksa sekurang-kurangnya sejumlah sampe untuk menjamin mutu, kesesuaian dengan kebutuhan pelanggan, pengecekan langsung dan jumlah retur barang dagang kecil.
