66
APLIKASI DISTRIBUTOR BERBASIS WEB UNTUK MENANGGULANGI DISTORSI INFORMASI PADA SUPPLY CHAIN MANAGEMENT BAGIAN DISTRIBUTOR PADA
PT.MADUBARU
Renggana Surya Ramadhan1, Erfanti Fatkhiyah2, Dina Andayati3
1,2,3 Teknik Informatika, Institut Sains & Teknologi AKPRIND Yogyakarta
rengga.sr@gmail.com1, erfanti@akprindl.ac.id2, dina_asnawi@yahoo.com3
ABSTRACT
Distortion of information is a change of information that is not synchronized. Information on consumer demand for retalive products is stable over time. The application of Supply Chain Management (SCM) in a web-based distributor application system is one that involves all the activities of both distributors and retailers which involves a control in the distribution of goods, storage of goods so as not to harm distributors and retailers. Distortion of information becomes one of the causes of constraints in an efficient supply chain.
Bullwhip effect is an occurrence when retailers order with large quantities and in unstable sales that cause distortion of information and cause bullwhip effect. Application distributors or Information sharing system is built based on the website. This website-based system processes product orders that have been ordered by retailers for information waiting process, received, or rejected quickly received by the retailers who process the order and demand data in accordance with the application of payment systems respectively. Order and demand data processing can generate a bullwhip effect if the data is N = 12 or full year. The occurrence of a bullwhip effect is indicated by the value of BEi> 1. This system is expected to reduce the occurrence of bullwhip effect.
Web-based distributor application built with 3 actors are distributors, retailers drop out and retailers credit or consignment. Web-based distributor applications can manage the number of orders demanded by retailers, simultaneously distributors provide information quickly and precisely to retailers that aims to minimize the distortion of information that can trigger the occurrence of bullwhip effect.
Keywords: Bullwhip effect, SCM, PHP, information sharing system.
INTISARI
Distorsi informasi adalah perubahan informasi yang tidak tersinkronisasi. Informasi permintaan konsumen terhadap produk retalif stabil dari waktu ke waktu. penerapan Supply
chain managemen (SCM) di dalam sistem aplikasi distributor berbasis web adalah suatu yang
melibatkan semua kegiatan baik distributor maupun retailer yang melibatkan suatu kontrol dalam penyaluran barang, penyimpanan barang supaya tidak merugikan distributor dan retailer. Distorsi informasi menjadi salah satu penyebab kendala dalam supply chain yang efisien.
Bullwhip effect adalah suatu kejadian ketika retailer memesan dengan jumlah yang
banyak serta dalam penjualan yang tidak stabil yang menyebabkan distorsi informasi dan menimbulkan bullwhip effect. Aplikasi distributor atau Information sharing system ini dibangun berbasis website. Sistem berbasis website ini mengolah product order yang telah dipesan oleh
retailer agar informasi proses menunggu, diterima, maupun ditolak cepat diterima oleh para
retailer yang mengolah data order dan demand sesuai dengan penerapan sistem
pembayarannya masing-masing. Pengolahan data order dan demand dapat menghasilkan
bullwhip effect jika data sebanyak N=12 atau setahun penuh. Terjadinya bullwhip effect ditandai
dengan nilai BEi>1. Sistem ini diharapkan mampu mengurangi terjadinya bullwhip effect.
Aplikasi distributor berbasis web dibangun dengan 3 aktor yaitu distributor, retailer putus dan retailer kredit atau konsinyasi. Aplikasi distributor berbasis web bisa mengatur jumlah
order yang diminta oleh retailer, secara bersamaan distributor memberikan informasi secara
cepat dan tepat ke retailer yang bertujuanuntuk meminimalisir distorsi informasi yang dapat memicu terjadinya bullwhip effect.
67
PENDAHULUANProduk gula pasir yang dimiliki PT.Madubaru PG-PS Madukismo tidaklah 100% milik perusahaan, melainkan 65% milik Sri Sultan Hamengku Buwono X (Kraton Ngayogjokarto Hadiningrat) dan 35% milik PT.Rajawali Nusantara. Pada bagian ini sistem penjualannya dijual secara lelang jadi tidak ada proses distribusi dari perusahaan. 34% sisanya merupakan produk milik perusahaan yang masih dibagi lagi menjadi dua bagian, yaitu 70% berupa gula pasir curah dan 30% lainnya adalah pula pasir kemasan. Gula pasir curah dijual secara lelang yang sistem pasarnya belum terkontrol dengan baik, jadi tidak ada proses distribusi dari perusahaan. Sedangkan untuk produk gula pasir kemasan perusahaan harus mendistribusikan secara langsung ke retail.
Supply chain management pada Madubaru memiliki 2 cara pendistribusian dalam
menyebarkan produk, cara yang pertama yaitu melalui kantor perwakilan yang merangkap sebagai distribution center, kemudian didistribusikan lagi ke seluruh retailer cakupan daerah kantor perwakilan, atau cara yang kedua yaitu langsung dikirimkan ke retailer yang menjadi mitra bisnis. Retailer yang menjadi mitra bisnis Madubaru pun dilakukan dengan dua sistem, yaitu sistem retail kredit atau konsinyasi dan retail putus. Perbedaan retail kredit atau konsinyasi dan retail putus terletak pada pembayaran. Retail kredit atau konsinyasi membayar pada akhir periode, sedangkan retail putus membayar cash keseluruhan barang yang dibeli.
Dua sistem transaksi yang dilakukan retailer tersebut dapat mengakibatkan permintaan barang yang tidak seimbang antara banyaknya retail dan persediaan barang di distributor. Ketidakseimbangan tersebut dapat menimbulkan bullwhip effect pada supply chain
management.
Bullwhip effect adalah suatu fenomena dimana suatu lonjakan kecil dari actual demand di level konsumen atau chain bagian hilir yang akan mengakibatkan lonjakan yang sangat tajam di level yang jauh dari konsumen atau chain bagian hulu. Akibat yang timbul dari bullwhip effect antara lain berlebihnya persediaan karena permintaan yang sebenarnya jauh lebih kecil dari permintaan yang diajukan para retailer, tidak terorganisirnya jadwal produksi, tidak terutilisasinya fasilitas-fasilitas produksi yang ada secara optimal karena rencana produksi masih memiliki tingkat spekulasi yang tinggi.
Secara sederhana, besarnya akumulasi bullwhip effect akan berbanding lurus terhadap kesalahan dari interpretasi data permintaan di setiap pihak dalam supply chain. Besarnya kesalahan interprestasi data tentunya akan bergantung pada media sistem informasi yang digunakan dalam pengelolaan aliran informasi, sehingga perlu dimaksimalkannya sistem informasi yang melakukan pengelolaan data sudah agar lebih efektif dalam menyajikan data yang dibutuhkan oleh seluruh lini.
Mayoritas mitra bisnis Madubaru yang telah bekerjasama melakukan transaksi dengan sistem retail konsinyasi, akan tetapi system retail putus tidak dapat diabaikan begitu saja mengingat penerapan sistem transaksi yang berbeda antara retail konsinyasi dan retail putus. Penelitian ini bertujuan untuk membuat suatu sistem informasi sharing atau aplikasi berbasis web untuk Madubaru yang menyediakan fasilitas untuk distributor transaksi dengan sistem retail putus dan retail konsinyasi. Hal ini dilakukan agar tidak ada data yang tercampur antar-retailer yang menerapkan sistem konsinyasi atau putus. Sistem informasi sharing atau aplikasi berbasis web tersebut dapat digunakan oleh ketiga pihak supply chain, yaitu distributor, retailer dengan sistem retail konsinyasi dan juga retailer dengan sistem retail putus. Permintaan barang dari retailer ke distributor pun lebih pasti dengan adanya sistem informasi sharing aplikasi berbasis web yang akan mengurangi fenomena bullwhip effect pada supply chain management.
TINJAUAN PUSTAKA
Penelitian ini menggunakan pustaka hasil-hasil penelitian sebelumnya yang relevan. Referensi yang diambil berupa buku dan jurnal yang berhubungan dengan penelitian ini.
68
yang lebih tinggi dari rantai suplai perangkat lunak manajemen dalam rantai pasokan dapat membantu untuk meningkatkan bullwhip yang efek. Selain itu, juga ditemukan bahwa di bawah tingkat implementasi perangkat lunak yang sama di lebih baik dilakukan dan lebih buruk rantai pasokan dilakukan, yang buruk dapat membuat lebih banyak perbaikan penting untuk bullwhip effect. Ini berarti bahwa pelaksanaan SCM software ini tidak hanya bermanfaat bagi orang rantai pasokan baik dilakukan, tetapi bahkan dapat membuat lebih kontribusi ke orang-orang miskin-dilakukan. Studi ini telah mengembangkan model untuk menunjukkan "tingkat informasi berbagi" dengan menghubungkan tarif implementasi software SCM dan bullwhip effect. Model ini memiliki keunggulan dari kuantifikasi manfaat dari menggunakan software SCM untuk berbagi informasi rantai pasokan. Mengingat fakta bahwa bullwhip effect memiliki dampak pada kualitas informasi, besarnya hubungan langsung antara bullwhip effect dan kualitas informasi mungkin menjadi wilayah yang menarik untuk masa depan penelitian (Spring C, 2016).
Upaya untuk melakukan penyempurnaan perangkat lunak untuk meningkatkan produktivitas pada instansi rumah sakit khususnya pada sektor gudang farmasi masih perlu mendapatkan perhatian lebih. Proses bisnis alur perpindahan obat dari gudang ke dokter hingga pasien masih dilakukan terpisah serta rawan penyimpangan, dengan perancangan electronic supply chain management seluruh alur dapat terpantau dalam satu atap ini dikarekan perangkat lunak yang diintegrasikan dalam bentuk web. Sedangkan proses Audit transaksi baik hutang piutang, pembelian barang, serta rawat inap dan jalan seluruhnya terpantau dengan integrasi laporan langsung secara online. Dari prototype yang dibuat masih jauh dari kesempurnaan sehingga perlu adanya pengembangan sistem agar di masa yang akan dating bias menjadi lebih sempurna (Prasetyo A. , 2012).
Keterbatasan akses pasar Kelompok Wanita Tani (KWT) An-Naba tidak cukup menolong kelangsungan hidup dari usaha makanan ringan yang sudah ada. Usaha kecil dan menengah perlu menjaga hubungan para pelaku usaha agar terbentuk jaringan usaha yang kokoh. Tak jarang pula kendala yang sering dihadapi adalah permasalahan kepuasan pelanggan, promosi, suplai bahan baku berkualitas dan berkelanjutan. Perdagangan akan dikembangkan melalui internet yang dikenal E-Commerce, berbasis SCM (Supply Chain Management) berupa sistem perdagangan online yang melibatkan seluruh pelaku usaha untuk dapat saling melakukan transaksi dan tukar menukar informasi. Para pelaku usaha dapat terdiri dari pembeli, pengecer, pemasok, distributor, jasa pengiriman, lembaga keuangan. Metode pengembangan Web e-commerce menggunakan Prototype dan tools WooCommerce pada Wordpress. Dengan dikembangkannya e-commerce berbasis SCM dapat memperkuat jaringan usaha KWT- An-Naba, sehingga dapat meningkatkan pangsa pasar dengan tetap menjaga relasi yang baik terhadap para pelaku usaha (Kodong, Juwairiah, & Simanjuntak, 2015).
Pendekatan Supply Chain Management dapat mengatasi permasalahan distribusi daging sapi dalam lingkup nasional yang disebabkan oleh kelangkaan persediaan di berbagai wilayah sehingga mengakibatkan terjadinya disparitas harga di setiap wilayah. Penerapan SCM berbasis web dapat mengintegrasikan antara supplier, distributor dan konsumen akhir secara real-time dan online sehingga memudahkan antar pihak dan dapat menghasilkan koordinasi yang baik. Tujuan sistem informasi ini diharapkan distribusi daging sapi di berbagai wilayah lebih transparan dan terlihat stok yang tersedia sehingga dapat menghindari terjadinya fluktuasi harga daging sapi (Trifidya, Sarwosri, & Suryani, 2016).
METODOLOGI PENELITIAN
Pada penelitian ini, pengumpulan data yang dilakukan dengan metode yaitu studi literatur, observasi dan wawancara. Metode analisis sistem yang digunakan yaitu pemodelan
prototyping karena sangat bai digunakan untuk menyelesaikan masalah kesalahpahaman
antara user dan analisis yang timbul akibat user tidak mampu mendefinisikan secara jelas kebutuhan.
69
Gambar 1. DFD Konteks Level 0
PEMBAHASAN
Information sharing system SCM berbasis web memiliki tiga aktor yaitu sebagai admin
adalah distributor, client ada dua yaitu retailer putus dan retailer kredit. setiap aktor memiliki hak akses yang berbeda-beda. Information sharing system SCM berbasis web pada penelitian ini dibangun oleh 3 mahasiswa. Pada penelitian ini membangun information sharing system pada bagian distributor.
Halaman login adalah halaman awal ketika information sharing system SCM dibuka. Halaman login tersebut dapat digunakan semua user. Halaman login bisa dilihat pada gambar 1.
Gambar 2 Tampilan Halaman Login
Tampilan view bullwhip effect berfungsi sebagai pemberitahuan bahwa permintaan lebih besar dai penjualan. Jika nilai bullwhip effect >1 menandakan melonjaknya permintaan
retailer yang tidak sebanding dengan penjualan dan nilai ≤ 1 menandakan permintaan yang
70
adalah tampilan untukuser retailer kredit atau konsinyasi dapat dilihat pada gambar 2 dan tampilan untuk bullwhip effect dari user retailer putus dapat dilihat pada gambar 3.
Gambar 2 tampilan view bullwhip effect retailer kredit
Gambar 3 tampilan view bullwhip effect retailer putus
Selanjutnya adalah tampilan halaman product orderyang dimana tempat pemesanan dari retailer. pemesanan dalam aplikasi distributor berbasis web atau information sharing
system SCM akan dilihat oleh distributor bagian stock dan bullwhip effect sebagai faktor
apakah pesanan akan di konfirmasi oleh distributor jika faktor sudah memenuhi syarat Pada halaman. Tampilan product order dapat dilihat pada gambar 4
71
KESIMPULANDengan adanya aplikasi distributor atau sitem informasi sharing SCM dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Dapat membantu distributor dan retailer dengan sistem pembayaran kredit maupun putus, membantu mengatasi distrosi informasi yang dapat memicu terjadinya bullwhip effect. 2. Distorsi informasi dapat diminimalisir dengan adanya data-data pemesanan dan penjualan
yang dilakukan retailer yang dilengkapi dengan keterangan agar dapat mempercepat informasi dan akurat.
3. Distributor dapat mengontrol order yang dilakukan oleh retailer.
DAFTAR PUSTAKA
Hastomo, W. (2013). Pengertian dan kelebihan Database MySQL. Retrieved 05 25, 2017, from Hastomo Network: http://hastomo.net/php/pengertian-dan-kelebihan-database-mysql/
Ismiyah, E. (2015). DISTORSI INFORMASI DAN BULLWHIP EFFECT. Retrieved 2017, from SlidePlayer: http://slideplayer.info/slide/2738815/
Kadir, A. (2014). Pengenalan Sistem Informasi Edisi Revisi. Yogyakarta: ANDI OFFSET. Kodong, F. R., Juwairiah, & Simanjuntak, O. S. (2015). MANAJEMEN RANTAI PASOKAN PADA E-COMMERCE INDUSTRI MAKANAN RINGAN KWT AN-NABA YOGYAKARTA. In
Seminar Nasional Informatika (SEMNASIF), (Vol. 1, No. 1).
Madubaru, A. (2017). http://madubaru.comyr.com/profil. Retrieved 02 19, 2017, from madubaru: http://madubaru.comyr.com
Nimas. (2016). Pengertian dan Contoh Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Alir Data. Retrieved 06 11, 2017, from Pro.co.id: http://www.pro.co.id/pengertian-dan-contoh-data-flow-diagram-dfd/
Prasetyo, A. (2012, 12 08). Perancangan Sistem Informasi Electronic Supply Chain Management Pada Logistik Farmasi Berbasis Web. Multitek Indonesia. Retrieved 02 26, 2017, from E-JOURNAL POLITEKNIK KOMPUTER NIAGA & STMIK LPKIA: http://journal.umpo.ac.id/index.php/multitek/article/viewFile/124/111
Spring C, H. (2016). Modelling the Bullwhip Effect under the Implementation of Supply Chain Management Software. International Journal of Management and Applied Research, Vol. 3, No.3.
Trifidya, L., Sarwosri, & Suryani, E. (2016). Rancang Bangun Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Rantai Pasok Distribusi Daging Sapi Nasional. Jurnal Teknik ITS, 5(2), A817-A821.
