MODUL PERKULIAHAN
Komunikasi
Bisnis
Pesan Persuasif dan Pesan Negatif.
Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh
Ekonomi dan Bisnis S-1 Akuntansi
07
84036 Diah Fistiani S,ST.,MM.Abstract
Kompetensi
Pada modul ini akan mempelajari
pesan negatif dan pesan persuasif
Mahasiswa setelah selesai
A. Latar Belakang
Maksud dari pesan-pesan bad news (pesan negative) adalah untuk menyampaikan informasi yang kurang menyenangkan dengan tetap menjaga atau memperhatikan bagaimana dampaknya bagi audiens. Sebagai contoh: berita duka cita, pemutusan hubungan kerja (PHK), penurunan jabatan, penolakan kredit, kegagalan ujian, penolakan lamaran kerja, dan sebagainya. Untuk mencapai tujuan tersebut maka harus dapat mempertimbangkanbagaimana pandangan audiens, bahkan kalau memungkinkan harus dapt menjelaskan bagaimana pesan-pesan negative tetap memberikan manfaat bagi audiens.
Pesan persuasif merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan.
Pesan-pesan persuasive dimaksudkan untuk menjual ide / gagasan kepada orang lain, memberi saran agar prosedur operasional lebih efisien, mengumpulkan suatu dukungan untuk kegiatan tertentu, dan untuk meminta bantuan dana bagi pembiayaan suatu proyek tertentu.
Pesan persuasive yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaikan suatu pesan dengan cara yang membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyai pilihan dan membuat mereka setuju.
B
B.. PPeessaannPPeerrssuuaassiiff
P
Peerrssuuaassiiff bbeerraassaall ddaarrii bbaahhaassaa LLaattiinn-- ““PPeerrssuuaassiioo”” yyaanngg aarrttiinnyyaa :: ““mmeemmbbuujjuukk””,,
“
“mmeennggaajjaakk””,,““mmeerraayyuu”” P
Peennuulliissaann ppeessaann ppeerrssuuaassiiff aaddaallaahh uussaahhaa uunnttuukk mmeenngguubbaahh ssiikkaapp,, kkeeppeerrccaayyaaaann,,
p
peennddaappaatt,, aattaauu ttiinnddaakkaann kkoommuunniikkaann ((ppeerrssuuaaddeeee)),, bbaaiikk sseeccaarraa vveerrbbaall mmaauuppuunn n
noonnvveerrbbaalluunnttuukk mmeennccaappaaiissuuaattuuttuujjuuaann..
P
Peerruubbaahhaann yyaanngg tteerrjjaaddii bbuukkaann kkaarreennaa ssuuaattuu ttiippuuaann aattaauu tteekkaannaann,, tteettaappii kkaarreennaa p
peerrsseettuujjuuaannddaannkkeebbeebbaassaann ddaallaammmmeemmbbuuaattppiilliihhaann..
T
Tuujjuuaannuuttaammaa::
MMeemmiinnttaakkoommuunniikkaann mmeellaakkuukkaannsseessuuaattuu
MMeennyyeeddiiaakkaann iinnffoorrmmaassii yyaanngg ccuukkuupp aaggaarr kkoommuunniikkaann ttaahhuu aappaa yyaanngg hhaarruuss d
A
Addaa eemmppaatt hhaall yyaanngg ppeerrlluu ddiippeerrhhaattiikkaann ddaallaamm ppeennuulliissaann ssuurraatt ppeerrmmoohhoonnaann b
baannttuuaannddaannaa,,yyaaiittuu::
a
a.. HHaarruussmmaammppuummeennjjeellaasskkaannkkeebbuuttuuhhaannaaccrrssppeessiiffiikk
b
b.. TTuunnjjuukkkkaannbbeettaappaappeennttiinnggnnyyaaddoonnaassiiyyggddiissuummbbaannggkkaannkkppddppiihhaakkllaaiinn c
c.. KKeemmuukkaakkaannsseeccaarraajjeellaassjjuummllaahhddoonnaassiiyyaannggddiibbuuttuuhhkkaann d
d.. JJeellaasskkaannmmaannffaaaattaattaauukkeegguunnaaaannddoonnaassiiyyaannggtteellaahhddiibbeerriikkaannoolleehhaauuddiieennss
C. Pesan Negatif
Bila ingin memberikan tanggapan atas complaints pelanggan, mengkomunikasikan permasalahan tentang pesanan atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan yang dapat mempengaruhi citra perusahaan secara negatif, maka perlu memperhatikan tiga hal :
Penyampaian bad news
Penerimaan pesan tersebut
Menjaga goodwill sebaik mungkin dengan audiens serta menjaga citra perusahaan sebaik mungkin
C.1. Strategi pengorganisasian pesan-pesan negatif.
C. 1.1. Menciptakan Audience-Centered Tone
Intonasi atau nada dalam menyampaikan bad news cukup penting bagi efektivitas penyampaian pesan-pesan bisnis yang didukung dengan tiga tujuan secara spesifik :
- Menggambarkan suatu keputusan yang tegas. - Keputusan anda adalah adil.
- Tetap memberikan goodwill bagi perusahaan. C. 1.2. Memilih pendekatan organisasional
Pendekatan tak langsung
Pembuka (Membuat Pernyataan Netral) Membuat Alasan (penjelasan Logis) Penyampaikan Pesan Negatif (Bad News) Penutup (Positif, Bersahabat dan Menyenangkan)
Pendekatan langsung
C.2. Mengkomunikasi Informasi dan Jawaban Negatif.
1) Bad news tentang produk
o Penyampaian kepada pelanggan menggunakan pendekatan tak
langsung.
o Untuk internal perusahaan menggunakan pendekatan langsung. o Penolakan kerja sama
Dapat menggunakan pendekatan langsung maupun tidak langsung. 2) Penolakan undangan
- Menggunakan pendekatan tidak langsung, bila belum mengenal dengan baik.
- Menggunakan pendekatan langsung, bila mengenal dengan baik.
C.3. Penyampaian pesan negatif kepada pelanggan
Ada tiga hal yang harus diperhatikan:
Tetap bekerja sebaik mungkin menuju kepada terwujudnya suatu penjualan ulang (resale)
Tetap menjaga imstruksi atau informasi tambahan sejelas mungkin
Tetap optimis, percaya diri sehingga pembaca anda tidak kehilangan minat. Memperkuat kepercayaan pelanggan dengan memberikan pelayanan dan produk yang baik merupakan salah satu cara yang efektif untuk menumbuhkan penjualan ulang bagi para pelanggan.
Pesan negatif tentang pesanan
Bila anda hanya dapat memenuhi sebagian pesanan produk pelanggan, maka dapat menggunakan pendekatan tak langsung, yang isi paragraph pembukanya adalah good news bahwa sebagian produk pesanannya dapat dipenuhi. Selanjutnya diikuti dengan tindakan untuk mengingatkan penjualan ulang produk. Berikutnya diakhiri dengan penutup yang mampu mendorong kea rah pemenuhan semua transaksi tersebut.
Penolakan surat pengaduan dan keluhan
Perlu menghindari penggunakaan bahasa yang mempunyai dampak negatif bagi pelanggan. Dapat menggunakan pendekatan tidak langsung.
Mengganti produk
Apabila merasa yakin bahwa pelanggan dapat menyetujui produk pengganti, maka dapat mengirim produk pengganti tersebut kepada pelanggan.
Jika ragu-ragu, maka dapat mengirimkan surat kepada pelanggan disertai cara pemesanannya. Dapat menggunakan pendekatan tak langsung.
Tidak memenuhi pesanan
Menyatakan secara tegas bahwa Anda tidak dapat memenuhi pesanan dari pelanggan. Pendekatan yang diterapkan adalah pendekatan tidak langsung.
C.4. Pesan negatif tentang orang
Penolakan menulis surat rekomendasi
Dapat menggunakan pendekatan langsung dan tak langsung
Penolakan lamaran pekerjaan
- Pendekatan Langsung, utk yang memenuhi persyaratan
- Pendekatan tak langsung, utk yang tidak memenuhi persyaratan
Surat penolakan kredit
DAFTAR PUSTAKA
Adler, Ronald B. and Jeanne M. Elmhorst. 1996. Communicating at Work: Principles and Practices for Businessand Professions. Fifth Edition. New York: McGrawH-Hill. Curtis, Dan B., James J. Floyd and Jerry L. Winsor. 1996. Business and Professional
Communication. (Terjemahan). Jakarta: PT. Rosda Jayaputra
Katz, Bernard. 1994. Turning Practical Communication into Business Power.
(Terjemahan). Jakarta: PT. Pustaka Binaman Pressindo.
Luthans, Fred. 1973. Organizational Behavior. New York: McGraw-Hill.
Pace, R. Wayne and Don F. Faules. 1998. Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. (Terjemahan). Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.
Purwanto, Djoko. 2003. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Penerbit Erlangga.
Rakhmat, Jalaluddin. 1993. Psikologi Komunikasi. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. Robbins, Stephen P. 1996. Organizational Behavior: Concepts, Controversies,
Applications. (Terjemahan). Seventh edition. Jakarta: PT. Prenhallindo.
