SISTEM INFORMASI PROSES PENGAJUAN PROPOSAL
SKRIPSI PADA DEPARTEMEN SASTRA INDONESIA
FAKULTAS ILMU BUDAYA USU MEDAN
LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN
Oleh:
SRI MAZIATUL FITRI 1320000070
JENJANG PENDIDIKAN STRATA 1
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS POTENSI UTAMA
MEDAN
i
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulisan panjatkan atas kehadirat Allah SWT, karena berkat rahmat dan hidayah Nya penulis dapat menyelesaikan laporan PKL ( Praktek Kerja Lapangan ) ini dengan baik dan tepat pada waktu. Dimana Laporan PKL ini merupakan salah satu syarat utuk menyelesaikan Program Pendidikan Strata Satu ( S1 ) Program Studi Sistem Informasi Universitas Potensi Utama Medan.
Adapun tujuan dari penyusunan laporan ini adalah untuk memenuhi kurikulum semester VII ( tujuh ) untuk jurusan Sisten Informasi Universitas Potensi Utama Medan, yang wajib dilaksanakan dan sebagai salah satu persyaratan untuk menyusun skripsi. Dalam Laporan PKL ( Praktek Kerja Lapangan ) ini penulis mengangkat judul“ Sistem Informasi Proses Pengajuan
Proposal Skripsi pada Departemen Sastra Indonesia “ .
Selama proses penyusunan laporan ini penulis telah banyak mendapatkan bimbingan maupun bantuan dari berbaagai pihak. Untuk itu penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada :
1. Bapak Alan Akbar Bukhori, S.Kom, selaku Dosen Pembimbing Penyusunan Laporan Praktek Kerja Lapangan ( PKL ).
2. Ibu Hj. Nuriandy, B.A, selaku Pembina Yayasan Potensi Utama Medan. 3. Bapak Bob Subhan Riza, ST, selaku Ketua Yayasan Potensi Utama Medan. 4. Ibu Rika Rosnelly, SH, M.Kom, selaku Rektor Universitas Potensi
UtamaMedan.
5. Ibu Lili Tanti, M.Kom, selaku Wakil Rektor I Universitas Potensi Utama Medan.
6. Ibu Ratih Puspasari, M.Kom., selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Potensi Utama Medan.
7. Ibu Mas Ayoe Elhias Nst, M.Kom, selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi Universitas Potensi Utama Medan.
ii
9. Bapak Prof Dr. Ikhwanuddin Nst, M.Si. selaku Ketua Departemen Sastra Indonesia Fakultas Ilmu Budaya USU Medan.
10.Bapak Drs. Haris Sutan Lubis, M. SP. Selaku Sekretaris Departemen Sastra Indonesia Fakultas Ilmu Budaya USU Medan.
11.Bapak Selamet selaku Pembimbing Lapangan beserta seluruh Dosen di Departemen Sastra Indonesia Fakultas Ilmu Budaya USU Medan yang telah memberikan pengajaran yang sangat berarti bagi penulis,
12.Teristimewa buat Kedua Orangtua tercinta dan adik – adik penulis atas segala curahn kasih dan sayang, dan dukungan baik secara moral maupun material selama penyusunan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini.
13.Arief selaku kekasih penulis yang banyak memberikan dukungan
14.Sahabat – sahabat yang sudah membantu Kesiapan Laporan ini, Osy, Hajriani, Sovi. Semua teman – teman SI A Siang yang selalu memberikan dukungan. 15.Semua saudara – saudaraku yang ada di medan terima kasih untuk doa dan
dukungannya.
Penulis menyadari sepenuhnya dalam penyusunan laporan Praktek Kerja Lapangan ( PKL ) ini, masih terdapat banyak kekurangan yang dimiliki penulis baik itu sistematika penulisan maupun penggunaan bahasa. Untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik dari berbagai pihak yang bersifat membangun demi penyempurnaan laporan ini.
Semoga laporan ini berguna bagi pembaca secara umum dan penulis secara khusus. Akhir kata penulis ucapkan terima kasih.
Medan, 6 Februari 2017 Penulis
iii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR GAMBAR ... v
DAFTAR LAMPIRAN ... vi
BAB I. PENDAHULUAN
I.4. Metode Pengumpulan Data ... 4
I.5. Lokasi PKL ... 5
BAB II. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN II.1. Sejarah Singkat Fakultas Ilmu Budaya USU Medan. ... 6
II.1.1.Visi Fakultas Ilmu Budaya USU . ... 9
II.1.2. Misi Fakultas Ilmu Budaya USU ... 9
II.1.3. Tujuan ... 10
II.1.4. Makna Logo Fakultas Ilmu Budaya USU. ... 11
II.2. Struktur Organisasi ... 12
II.2.2. Mekanisme yang Berjalan ... 21
BAB III. ANALISA DAN PERANCANGAN III.1. Analisa Masalah ... 22
iv
III.1.2. Analisa Proses ... 23
III.1.3. Analisa Output ... 25
III.2. Evaluasi Sistem Yang Berjalan ... 26
III.3. Perancangan ... 27
III.3.1. Diagram Konteks ... 27
III.3.2. DFD (Data Flow Diagram) ... 29
BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN IV.1. Kesimpulan ... 32
IV.2. Saran ... 32
DAFTAR PUSTAKA
v
DAFTAR GAMBAR
Gambar II.1. Logo Fakultas Ilmu Budaya USU Medan ... 11
Gambar II.2. Struktur Organisasi... 13
Gambar III.1. Surat Permohonan Pembimbing ... 23
Gambar III.2. surat Persetujuan Pembimbing ... 26
Gambar III.3. FOD Pengajuan Proposal ... 24
Gambar III.4. Diagram Konteks Pengajuan Proposal ... 28
vi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran-1 Surat Permohonan PKL Lampiran-2 Surat Pengajuan Judul PKL Lampiran-3 Formulir Pendaftaran Judul PKL Lampiran-4 Surat Persetujuan Judul PKL
Lampiran-5 Surat Pernyataan Bersedia Membimbing PKL dari Dosen Pembimbing PKL
Lampiran-6 Surat Pernyataan Bersedia Membimbing PKL dari Perusahaan Lampiran-7 Kartu Absensi PKL
Lampiran-8 Daftar Nilai Peserta PKL dari Dosen Pembimbing PKL Lampiran-9 Daftar Nilai Peserta PKL dari Perusahaan
Lampiran-10 Rekap Nilai PKL
BAB I
1
BAB I
PENDAHULUAN
I.1. Latar Belakang
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan.
Praktek Kerja Lapangan (PKL) merupakan bagian dari kurikulum yang wajib dilaksanakan mahasiswa/i sebagai suatu persyaratan untuk menyelesaikan pendidikan strata-1 Sistem Informasi komputer di Universitas Potensi Utama, yang bertujuan agar mahasiswa/i memperoleh nilai tambah dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi.
Melalui Praktek Kerja Lapangan (PKL) diharapkan mahasiswa/i mendapat kesempatan untuk mengembangkan cara berpikir, menambah ide – ide yang berguna, dan dapat menambah pengetahuan serta mendapat pengalaman yang bermanfaat bagi mahasiswa/i setelah menyelesaikan studinya dan dapat mempersiapkan diri untuk memasuki dunia kerja yang sebenarnya.
2
merupakan salah satu syarat untuk mendapatkan gelar sarjana. Namun sebelum menyusun skripsi, hal pertama yang harus dibuat mahasiswa/i adalah menyusun
proposal skripsi. Dimana pada Departemen Sastra Indonesia pengajuan proposal skripsi itu masih bersifat manual, sehingga dalam pelaksanaanya membutuhkan waktu yang lama dan sering terjadi kesalahan dalam pengolahan data yang membuat mahasiwa/i terlambat melakukan bimbingan. Berdasarkan alasan tersebut penulis memilih judul “Sistem Informasi Proses Pengajuan Proposal Skripsi pada Departemen Sastra Indonesia Fakultas Ilmu Budaya
USU Medan”.
I.2.Ruang Lingkup
Berdasarkan latar belakang pemilihan judul maka ruang lingkup dari praktek kerja lapangan ( PKL ) adalah agar terwujudnya proses bimbingan dan pengolahan data yang lebih cepat dan akurat, sehingga dapat membantu dalam penyedian informasi dan proses bimbingan pada Departemen Sastra Indonesia Fakultas Ilmu Budaya USU Medan.
I.2.1.Identifikasi Masalah
Sesuai dengan judul yang diambil, maka penulis dapat mengambil pokok permasalahan yang ada di Departemen Sastra Indonesia Fakultas Ilmu Budaya USU Medan adalah sebagai berikut :
1. Sistem pengajuan proposal skripsi masih dilakukan secara manual.
3
I.2.2.Rumusan Masalah
Masalah yang dibahas dalam penelitian ini adalah:
1. Bagaimana cara memperbaiki sistem agar pengajuan proposal skripsi dapat tersistem dengan baik ?
2. Bagaimana agar pendataan mahasiswa/i yang akan melakukan bimbingan dapat berjalan secara efektif dan efesien ?
I.2.3.Batasan Masalah
Adapun batasan masalah yang penulis utarakan sebagai berikut:
1. Penulis hanya membahas cara memperbaiki sistem pengajuan proposal skripsi pada Departemen Sastra Indonesia pada Fakultas Ilmu Budaya USU Medan.
2. Penulis hanya membahas agar pendataan mahasiswa/i yang akan melakukan bimbingan dapat berjalan secara efektif dan efesien.
I.3.Tujuan Dan Manfaat
I.3.1.Tujuan
Adapun tujuan dalam sistem pengajuan proposal skripsi ini adalah sebagai berikut :
4
b. Membuat laporan dari informasi yang telah dihasilkan oleh sistem informasi pengajuan proposal skripsi.
I.3.2.Manfaat
Adapun manfaat yang akan dicapai dalam sistem pengajuan proposal skripsi adalah sebagai berikut :
a. Menghasilkan sistem yang lebih baik sehingga pekerjaan akan lebih efektif dalam segi waktu dan efisien dalam segi tenaga.
b. Memudahkan dalam pembuatan laporan dan menghasilkan laporan yang lebih baik.
I.4.Metode Pengumpulan Data
Dalam pengumpulan data yang dibutuhkan untuk menyusun laporan praktek kerja lapangan ( PKL ), penulis menggunakan 2 (dua) metode yaitu :
1. Penelitian Lapangan ( Field Rasearch )
Yaitu penelitian yang dilakukan langsung kepada objek yang dipilih atau langsung memperhatikan pengolahan data dan cara kerjanya. Adapun metode yang penulis lakukan dalam pengumpulan data adalah :
a. Metode Wawancara ( Interview )
Dalam wawancara ini penulis langsung menemui sumber informasi dan mengajukan pertanyaan kepada pegawai di bagian Departemen Sastra Indonesia yaitu Bapak Selamet. Adapun yang ditanya penulis dalam melakukan wawancara adalah :
5
b. Sistem apa yang dipakai?
b. Metode Pengamatan ( Observasi )
Pengamatan ini dilakukan dengan cara mendatangi instansi yang bersangkutan untuk memperoleh informasi atau data-data yang dibutuhkan oleh penulis.
2. Penelitian Kepustakaan ( Library Reserch )
Penelitian yang dilakukan dengan cara membaca buku-buku yang berhubungan dengan isi penulisan laporan, mengumpulkan data atau informasi dari buku-buku refrensi dan bahan tertulis lainnya, yang berhubungan dengan laporan yang akan dibuat untuk memperoleh sumber teori yang lebih relevan dengan permasalahan yang sedang dibahas.
I.5. Lokasi PKL
BAB II
6
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
II.1. Sejarah SingkatFakultas Ilmu Budaya USU Medan
Fakultas Ilmu Budaya adalah hasil pengembangan dari Fakultas Hukum dan Pengetahuan Masyarakat. Pada awalnya, Fakultas Hukum dan Pengetahuan Masyarakat memiliki salah satu jurusan yaitu Sastra Indonesia. Pembukaan Jurusan Sastra Indonesia di Fakultas tersebut didasarkan pada surat keputusan Presiden USU No. D/508/O/Upend/K tanggal 23 Maret 1965.
Pada awal peralihan status dari Jurusan Sastra Indonesia menjadi Fakultas Sastra jumlah mahasiswa bertambah dari 40 orang yang merupakan peserta awal ketika berstatus jurusan dan kemudian menjadi 45 orang setelah berstatus fakultas.
7
Perkembangan selanjutnya yang ditandai dari tersedianya bangunan permanen bagi fakultas ini beberapa kemajuan pesat kemudian berhasil dicatat. Kemajuan-kemajuan tersebut antara lain ialah pembukaan Jurusan Sastra Daerah untuk Sastra Melayu dan Sastra Daerah untuk Sastra Batak pada tahun 1979. Disamping itu, pada tahun yang sama juga dibuka jurusan etnomusikologi yang merupakan satu-satunya jurusan musik etnis tradisional di Indonesia hingga tahun 1989. Karena keunikan jurusan ini maka USU banyak menerima bantuan dari luar negeri khususnya dari Ford Foundation Jakarta baik dalam bentuk beasiswa bagi mahasiswa dan staf pengajar maupun bantuan berupa tenaga konsultan. Pada tahun 1980 beberapa jurusan lain dibuka yaitu Bahasa Arab, Antropologi dan Ilmu Perpustakaan. Pada tahun 1980, Jurusan Antropologi dipindahkan hak pengasuhannya dari Fakultas Sastra ke Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik berdasarkan surat Keputusan Rektor USU No. 163/PT05/SK/86 tanggal 4 Mei 1986.⇔ 1984, dibuka Program Studi D3 Perpustakaan
Pada tahun 2007 Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara membuka S1 Sastra China baik Program Reguler maupun program Mandiri. Pembukaan Sastra China atas kerjasama Universitas Sumatera Utara dengan Jinan University Guangzhou – China.
8
Proses penerimaan siswa untuk program S2 ini mulai dibuka pada bulan Juli 2009 sampai bulan Agustus 2009 dengan menerima sebanyak 18 orang siswa. Program Studi Penciptaan dan Pengkajian Seni jenjang Magister (S2) USU ini sendiri disahkan oleh Rektor USU pada tanggal 11 Mei 2009 berdasarkan Surat Keputusan Rektor No. 924/H5.1.R/SK/PRS 2009.
Pada Tahun Akademik 2010/2011 Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara memiliki 2.217 mahasiswa, 164 staf pengajar tetap, 32 pegawai tetap, 20 honorer dan telah menghasilkan alumni 9856 orang. Program Studi yang ditawarkan saat ini yaitu: 2 (dua) Program Studi Magister, 10 (sepuluh) Program Sarjana Reguler, 3 (tiga) Program Sarjana Ekstensi, 4 (empat) Program Reguler Mandiri S1, 4 (empat) Program Diploma (D-3).
Urutan Departemen/Program Studi dapat dilihat sebagai berikut :
1. Program Studi Magister (S2):Program Studi Magister Penciptaan dan
Pengkajian Seni jenjang Magister,dan Program Studi Magister Sejarah
2. Departemen/Program Studi (S1):Departemen Sastra Indonesia,
Departemen Sastra Inggris, Departemen Sejarah, Departemen Sastra Daerah untuk Sastra Melayu, Departemen Sastra Daerah untuk Sastra Batak, Departemen Etnomusikologi, PS Bahasa Arab, PS Sastra Jepang, PS Ilmu Perpustakaan, PS Sastra China
9
4. Program Studi Mandiri: PS Sastra Inggris, PS Sastra Jepang, PS Ilmu Perpustakaan, PS Sastra China
5. Program Diploma 3: PS D3 Bahasa Jepang, PS D3 Bahasa Inggris, PS D3
Pariwisata, PS D3 Perpustakaan
Selanjutnya pada tanggal 5 April Tahun 2011 Fakultas Sastra berubah nama menjadi Fakultas Ilmu Budaya sesuai dengan SK Rektor Universitas Sumatera Utara No. 981/H5.1.R/SK/PRS/2011 sampai sekarang.
II.1.1. Visi Fakultas Ilmu Budaya USU
Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara menjadi suatu lembaga pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dalam bidang kebudayaan yang unggul dan terkemuka secara regional, nasional dan internasional dan berwawasan pada nilai-nilai budaya bangsa.
II.1.2. Misi Fakultas Ilmu Budaya USU
a. Menyelenggarakan pendidikan, penelitian dan pengabdian dalam bidang ilmu budaya yang bermutu tinggi dan mampu bersaing baik secara regional, nasional dan internasional.
b. Mengembangkan penelitian dalam bidang ilmu budaya yang mendorong kemajuan pendidikan, ilmu pengetahuan, teknologi dan seni yang bermanfaat untuk kepentingan umat manusia.
10
d. Menjalin kerja sama dengan dunia usaha dan lembaga lainnya baik di dalam maupun di luar negeri dalam bidang kebudayaan untuk pengembangan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
e. Menyiapkan lulusan yang berwawasan dan berkompetensi budaya beserta keberagamannya, berkarakter, beretika, inovatif, jujur, berjiwa kepemimpinan dan peduli terhadap masalah-masalah kemasyarakatan.
II.1.3Tujuan
a. Melakukan partisipasi aktip dalam pengajaran dan pengembangan ilmu kebahasaan dan kesusasteraan, kesenian, kesejarahan, kepustakaan, dan informasi, dan kepariwisataan untuk menghasilkan lulusan yang berkualitas dan berkarakter dalam ilmu budaya dan yang menjunjung tinggi nilai-nilai moral dan akademik.
b. Memperluas partisipasi aktip dalam pengajaran dan pembelajaran sesuai kebutuhan nasional, dan memodernisasikan metode dan sarana pengajaran-pembelajaran.
c. Membangun suatu pusat layanan informasi dan teknologi informsi kebudayaan.Memberdayakan departemen/program studi untuk mengelola satu disiplin ilmu dan antar disiplin ilmu.
d. Menciptakan tata pamong fakultas yang transparan, akuntabel dan demokratis.
11
f. Menciptakan lingkungan pengajaran dan pembelajaran yang kondusif untuk meningkatkan kreativitas sivitas akademika.
g. Menjadi perantara untuk kemajuan ilmu pengetahuan, teknologi, kesenian dan kebudayaan baik secara regional nasional maupun internasional.
h. Meningkatkan kemampuan pendanan melalui usaha fakultas untuk mengembangkan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
II.1.4. Makna Logo Fakultas Ilmu Budaya USU
Gambar II.1.Logo Fakultas Ilmu Budaya USU Medan
12
Lambang USU berbentuk karangan bunga dengan unsur, warna, dan makna seperti berikut:
1. Bintang berwarna kuning emas, melambangkan ketinggian ilmu yang berdasarkan iman dan takwa.
2. Rangkaian kembang melati berwarna putih, melambangkan budi luhur. 3. Rangkaian padi berwarna kuning, melambangkan kian berilmu kian
merunduk.
4. Rangkaian daun tembakau berwarna hijau, melambangkan Tembakau Deli, hasil dari daerah tempat USU.
II.2.Struktur Organisasi
Organisasi merupakan suatu badan yang terdiri dari sekelompok yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang telah digariskan sebelumnya. Struktur organisasi merupakan suatu gambaran secara matematis tentang hubungan kerjasama dari orang-orang didalamnya serta tanggung jawab personil.Secara umum operasional Fakultas Ilmu Budaya USU medan tidak jauh beda dengan perusahaan lainnya. Sebagaimana perusahaan yang lain juga mempunyai struktur organisasi yang jelas dan menunjukkan pembagian tugas yang jelas pula.
13
Dewan Pertimbangan Fakultas (DPF)
Rapat Kerja Fakultas (RKF) PEMBANTU DEKAN I II III
Unit Pengembangan pada Masy. (UPPM)
KABAG TATA USAHA
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS CABANG FAKULTAS ILMU BUDAYA
Program
Fakultas Ilmu Budaya USU Medan
Struktur Organisasi
Gambar II.2Sruktur Organisasi Fakultas Ilmu Budaya USU Medan
14
Adapun uraian tugas dan wewenang dari struktur organisasi Fakultas Ilmu Budaya USU Medan adalah sebagai berikut:
1. Dewan Pertimbangan Fakultas (DPF)
a. Melakukan telaahan terhadap kebijakan Rektor di bidang non akademik. b. Memberikan pertimbangan terhadap kebijakan Rektor di bidang non
akademik.
c. Merumuskan saran/pendapat terhadap kebijakan Rektor di bidang non akademik.
d. Memberikan pertimbangan kepada Rektor dalam mengelola Fakultas Ilmu Budaya USU Medan.
2. Rapat Kerja Fakultas (RKF)
a. Bertanggung jawab atas kelancaran jalannya rapat kerja dan pengambilan keputusan.
b. Bertugas membuka rapat kerja, menskors, membuka kembali, menutup rapat kerja dengan berpedoman pada jadwal acara dan tata tertib sidang. c. Bersikap arif dan bijaksana, serta memberi kesempatan secara adil kepada
peserta dalam mengemukakan pendapat.
d. Menjaga tata tertib, mengatur giliran bicara, memperingatkan, menegur, dan/atau menghentikan pembicara yang menyimpang dari topik bahasan. e. Mengupayakan tercapainya mufakat dalam pengambilan keputusan, dan
15
f. Dalam hal terjadi perbedaan persepsi, Pimpinan Rapat dapat meminta penjelasan Dewan Pengurus.
3. Dekan
a. Memimpin Fakultas dengan tugas penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.
b. Membina tenaga pendidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, administrasi Fakultas.
c. Bertanggung jawab kepada Rektor.
d. Menjalin kerjasama dengan orang tua mahasiswa, alumni, dan instansi lain.
4. Pembantu Dekan 1
a. Bertugas membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.
b. Bertanggung jawab kepada Dekan.
c. Mewakili dekan dalam kegiatan bidang akademik, perencanaan, dan kerjasama.
d. Menelaah peraturan perundang-undangan dibidang akademik untuk penjabaran pelaksanaannya.
e. Menetapkan kebijaksanaan teknis dibidang pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian masyarakat dan kerjasama untuk kelancaran tugas. f. Memberikan layanan teknis dibidang pendidikan dan pengajaran,
16
g. Melaksanakan pembinaan dosen pada Fakultas melalui lanjutan studi, seminar, lokakarya, kursus/latihan untuk meningkatkan kemampuan akademiknya.
5. Pembantu Dekan II
a. Bertugas membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan dibidang Keuangan dan administrasi umum.
b. Bertanggung jawab kepada Dekan.
c. Menetapkan kebijaksanaan teknis dibidang keuangan dan administrasi umum.
d. Menyusun anggaran dan kebutuhan sarana dan prasarana Fakultas untuk diajukan ke universitas.
e. Menelaah peraturan perundang-undangan dibidang keuangan dan administrasi umum.
f. Menentukan prioritas penggunaan dana, sarana dan prasarana Fakultas untuk kelancaran tugas.
g. Memberikan layanan teknis dibidang keuangan dan administrasi umum.
6. Pembantu Dekan III
a. Bertugas membantu Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan dibidang pembinaan kemahasiswaan, organisasi mahasiswa, pembinaan minat bakat mahasiswa dan pelayanan kesejahteraan mahasiswa dan alumni.
17
c. Melakukan pembinaan kelembagaan mahasiswa sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
d. Menetapkan kebijaksanaan teknis dibidang pembinaan serta kesejahteraan mahasiswa.
e. Memberikan layanan teknis dibidang pembinaan serta kesejahteraan mahasiswa.
7. Gubernur Mahasiswa
a. Menjadi penanggung jawab dari semua kegiatan, baik kegiatan organisasi maupun kegiatan mahasiswa.
b. Menjaga koordinasi dan komunikasi yang baik dengan semua organisasi dan mahasiswa.
c. Aktif berkomunikasi dengan pihak dekanat baik kepala Dekan, Pengurus Prodi, maupun Asisten Dekan sesuai dengan kepentingan organisasi. d. Meminta laporan pertanggungjawaban berkala dari seksi bidang. e. Mengetahui kondisi internal dan eksternal semua organisasi.
8. Kabag Tata Usaha
a. Menyusun rencana dan program kerja bagian tata usaha fakultas sebagai pedoman pelaksanaan tugas.
b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidangnya.
c. Memberikan petunjuk kepada bawahan untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
18
Kepegawaian dalam melaksanakan tugas agar terjalin kerjasama yang baik.
e. Menyelia pelaksanaan tugas masing-masing Kepala Sub Bagian fakultas agar hasil yang dicapai sesuai dengan sasaran yang telah ditetapkan.
f. Menilai prestasi kerja Kepala Sub Bagian sebagai bahan pembinaan dan pengembangan karier.
g. Menelaah Peraturan Perundang-undangan di bidang Pendidikan, Kemahasiswaan, Keuangan dan Kepegawaian, Umum dan Perlengkapan Fakultas.
9. Subag Kependidikan
a. Menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian Pendidikan fakultas sebagai pedoman pelaksanaan tugas.
b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidangnya.
c. Memberikan petunjuk kepada bawahan untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
d. Menilai prestasi kerja bawahan sebagai bahan pembinaan dan pengembangan karier.
e. Menyiapkan, melaksanakan dan memantau kegiatan registrasi, perkuliahan, ujian semester, skripsi, yudisium.
10. Subag Kepegawaian
19
d. Menjalankan sistem informasi dan administrasi kepegawaian Fakultas. e. Memberikan petunjuk kepada bawahan untuk kelancaran pelaksanaan
tugas.
f. Mengolah dan meneruskan usulan kenaikan Jabatan Fungsional, Asisten dan Lektor yang diusulkan oleh Senat Fakultas Ilmu Budaya USU.
g. Menyiapkan bahan pemberhentian pegawai yang mencapai batas usia pensiun, pegawai yang melanggar peraturan perundang – undangan, melaksanakan urusan pensiun pegawai.
h. Menyiapkan bahan pengawasan terhadap disiplin pegawai.
11. Subbag Perlengkapan
a. Menyusun rencana dan program kerja Perlengkapan Fakultas sebagai pedoman pelaksanaan tugas.
b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidangnya.
c. Memberikan petunjuk kepada bawahan untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
d. Menilai prestasi kerja bawahan sebagai bahan pembinaan dan pengembangan karier.
e. Melakukan pengelolaan peralatan dan gedung, keamanan, kebersihan, dan keindahan kampus.
f. Melakukan pengadaan dan perawatan aset tetap dan barang Fakultas. g. Menjalankan sistem informasi dan administrasi aset tetap dan barang
20
12. Subbag Umum dan Keuangan
a. Melakukan pengelolaan pendapatan dan belanja Fakultas. b. Menyelenggarakan pengelolaan kas Fakultas.
c. Melakukan pengelolaan hutang – piutang Fakultas.
d. Menangani surat masuk dan keluar berkaitan dengan keuangan, perlengkapan serta penatausahaannya.
e. Melaksanakan administrasi keuangan dan perlengkapannya. f. Menyusun laporan keuangan Triwulan, semesteran dan tahunan.
g. Melaksanakan tugas – tugas lain yang diberikan Kepala Bagian Tata Usaha.
13. Subbag Kemahasiswaan dan Alumni
a. Menyediakan informasi yang berkaitan dengan kemahasiswaan dan alumni (biodata mahasiswa, jumlah dan distribusi mahasiswa yang aktif, cuti, atau keluar, mahasiswa yang mendapatkan beasiswa, kegiatan unit – unit kemahasiswaan, serta jumlah alumni).
b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidangnya.
c. Memberikan petunjuk kepada bawahan untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
d. Menilai prestasi kerja bawahan sebagai bahan pembinaan dan pengembangan karier.
21
f. Menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian Kemahasisaan Fakultas sebagai pedoman pelaksanaan tugas.
14. Dosen
a. Mengajar dan mendidik kepada mahasiswa, sesuai dengan jenjang jabatan akademik dosen yang bersangkutan.
b. Melakukan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
c. Menerima dan memberikan penjelasan kepada mahasiswa tentang cara belajar di Perusahaan.
d. Dosen sberkewajiban memenuhi jadual kuliah, ujian dan memasukkan nilai akhir mahasiswa tepat waktu.
II.3 Mekanisme Sistem Yang Berjalan
BAB III
22
BAB III
ANALISA DAN PERANCANGAN
III.1.Analisa Masalah
Berdasarkan hasil pengamatan yang telah dilakukan oleh penulis, terdapat beberapa kekurangan pada sistem informasi proses pengajuan proposal skripsi pada Departemen Sastra Indonesia Fakulas Ilmu Budaya USU Medan adalah sebagai berikut :
1. Sistem informasi proses pengajuan proposal skripsi pada Departemen Sastra Indonesia sering mengalami keterlambatan dalam hal bimbingan dikarenakan dosen pembimbing tidak berada di tempat atau lagi tugas keluar kota.
2. Sistem pendataan mahasiswa/i yang akan melakukan bimbingan harus memakan waktu lama karena mahasiswa/i harus mengajukan judul dan dosen pembimbing terlebih dahulu.
III.1.1.Analisa Input
Adapun analisa input pada Departemen Sastra Indonesia Fakultas Ilmu Budaya USU Medan adalah mahasiswa membuat surat permohonan
23
Gambar III.1. Surat Permohonan Pembimbing
(Sumber : Fakultas Ilmu Budaya USU Medan)
III.1.2. Analisa Proses
24
Sistem Informasi Proses Pengajuan Proposal Skripsi Pada Departemen Sastara Indonesia Fakultas Ilmu Budaya USU Medan
Dosen Pembimbing
Mahasiswa Admin KTU Dosen Pembanding
Mulai
Gambar III.3 FOD Sistem Informasi Proses Pengajuan Proposal Skripsi
25
Adapun penjelasan dari Flow Of Document (FOD) Sistem Informasi Proses Pengajuan Proposal Skripsi pada Departmen Sastra Indonesia Fakultas Ilmu Budaya USU Medan adalah sebagai berikut :
1. Mahasiswa mengajukan judul proposal dan dosen pembimbing.
2. Kemudian admin meverifikasikan kelengkapan syarat-syarat pengajuan proposal dan dosen pembimbing.
3. Setelah semua lengkap, KTU memprosesnya dan mengeluarkan SK dosen pembimbing.
4. Mahasiswa menerima SK dosen pembimbing dan mengajukan data proposal skripsi kepada dosen pembimbing.
5. Hasil data proposal skripsi yang disetujui akan diserahkan ke admin dan KTU untuk membuat jadwal seminar proposal skripsi.
6. Kemudian data proposal skripsi diberikan ke dosen pembanding dan mahasiswa bisa menerima hasil dari seminar proposal skripsi.
III.1.3. Analisa Output
26
Gambar III.2. Surat Persetujuan Pembimbing
(Sumber : Fakultas Ilmu Budaya USU Medan)
III.2. Evaluasi Sitem Yang Berjalan
Evaluasi sistem yang sedang berjalan pada sistem proses pengajuan proposal skripsi pada Departemen Sastra Indonesia Fakultas Ilmu Budaya USU Medan adalah sebagai berikut :
1. Kelemahan
27
a. manual karena mahasiswa/i harus mengajukan permohonan judul skripsi dan dosen pembimbing terlebih dahulu kebagian Departemen Sastra Indonesia.
b. Penyimpanan data-data masih menggunakan letter file yang disimpan di bagian Departemen Sastra Indonesia.
2. Kelebihan
a. Mahasiwa/i dapat memilih langsung dosen pembimbing yang dinginkan. b. Proposal skripsi di periksa langsung oleh pembimbing sehingga
memudahkan mahasiswa dalam melakukan pengajuan proposal skripsi.
III.3. Perancangan
Proses yang akan dirancang bertujuan untuk memperbaiki kinerja sistem yang ada, sehingga kelemahan dan kekurangan yang ada pada sistem yang sedang berjalan dapat diminimalisir. Pada tahap perancangan sistem akan dibuat bagan-bagan yang berhubungan dengan proses yang di langsungkan pada sistem yang akan diusulkan, antara lain Diagrm konteks, DFD (Data Flow Diagram).
III.3.1 Diagram konteks
28
adalah pihak luar yang dapat berupa sistem lain, suatu perangkat keras, orang, atau organisasi.
Adapun diagram konteks dari analisa sistem informasi proses pengajuan proposal skripsi pada departemen sastra indonesia fakultas ilmu budaya usu medan dapat dilihat pada gamabar sebagai berikut :
Sistem Informasi pengajuan proposal skripsi
Mahasiswa
KTU
Dosen Pembimbing - Data proposal skripsi
- Hasil data proposal skripsi
Dosen Pembanding Admin
- Lap judul proposal skripsi & dosen pembimbing - Lap. Seminar proposal skripsi - Mengajukan judul - Hasil data proposal skripsi - Hasil seminar proposal skripsi
- Lap judul proposal skripsi & dosen pembimbing - Lap seminar proposal skripsi
- Syarat judul proposal skripsi & dosen pembimbing - Syarat seminar proposal skripsi
- SK dosen pembimbing - Jadwal seminar proposal skripsi
- Hasil seminar proposal skripsi
- Data proposal skripsi
Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Informasi Proses Pengajuan Proposal
Skripsi pada Departemen Sastra Indonesia Fakultas Ilmu Budaya USU
Medan.
Adapun keterangan dari gambar diagram konteks proses pengajuan proposal skripsi pada Departemen Sastra Fakultas Ilmu Budaya USU Medan adalah sebagai berikut :
29
2. Admin menerima Syarat-syarat kelengkapan pengajuan judul proposal dan dosen pembimbing dari sistem.
3. KTU mengeluarkan SK dosen pembimbing. 4. Mahasiswa melakukan bimbingan.
5. Dosen pembimbing memberikan hasil bimbingan proposal skripsi. 6. Mahasiswa mengajukan permohonan seminar dan data proposal skripsi. 7. Admin menerima permohonan seminar dan data proposal skripsi. 8. KTU mengeluarkan jadwal seminar.
9. Dosen pembanding menerima data proposal skripsi.
III.3.2 Data Flow Diagram (DFD)
30
jadwal & data proposal skripsi yang distujui
data proposal skripsi
Gambar III.3 DFD Level 0 Sistem Informasi Proses Pengajuan Proposal
Skripsi pada Departemen Sastra Indonesia Fakultas Ilmu Budaya USU
31
Adapun keterangan dari gambar DFD Level 0 proses pengajuan proposal skripsi pada Departemen Sastra Fakultas Ilmu Budaya USU Medan adalah sebagai berikut :
1. Proses 0.1
Mahsiswa mengajukan judul dan dosen pembimbing kepada admin, admin memberikan laporan judul dan data dosen pembimbing kepada KTU
2. Proses 0.2
KTU memberikan data dosen pembimbing yang telah disetujui kepada mahasiswa.
Proses 0.3
Mahasiswa mengajukan proposal skripsi dan menerima hasil proposal skripsi dari dosen pembimbing.
3. Proses 0.4
Mahasiswa memberikan premohonan seminar dan data proposal skripsi kepada admin, admin memberikan laporan premohonan seminar dan data proposal skripsi kepada KTU
4. Proses 0.5
KTU menentukan jadwal dan menyetujui data proposal skripsi. 5. Proses 0.6
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
32
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
IV.1 Kesimpulan
Dari hasil penelitian dan analisis yang penulis lakukan pada sistem informasi proses pengajuan proposal skripsi pada Departemen Sastra Indonesia Fakultas Ilmu Budaya USU Medan, penulis dapat menyimpulkan bahwa :
3. Sistem informasi proses pengajuan proposal skripsi pada Departemen Sastra Indonesia sering mengalami keterlambatan dalam hal bimbingan dikarenakan dosen pembimbing tidak berada di tempat atau lagi tugas keluar kota.
4. Sistem pendataan mahasiswa/i yang akan melakukan bimbingan harus memakan waktu lama karena mahasiswa/i harus mengajukan judul dan dosen pembimbing terlebih dahulu.
IV. 2 Saran
1. Diharapkan kepada Departemen Sastra Indonesia untuk memberikan informasi berupa penguman kepada mahasiswa/i tentang dosen pembimbing yang sedang keluar kota agar mahasiswa tidak perlu menunggu lama untuk melakukan bimbingan.
DAFTAR PUSTAKA
Sutanta, Edhy,2005, Pengantar Teknologi Informasi, Andi Offset, Yogyakarta.
Sutabri, Tata,2004, Analisa dan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta. Arifin, E. Zainal, 2011, Metode Penulisan Ilmiah, Pustaka Mandiri,
