SATUAN PENGAWASAN INTERNAL
IAIN PURWOKERTO
Profesional
–
Sistematis
–
Humanis
–
Independen - Valueable
PEDOMAN
PENGADAAN BARANG DAN JASA
Office:
KATA PENGANTAR
REKTOR INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PURWOKERTO
Assalamu’alaikum Wr.Wb
Segala puji bagi Allah SWT atas segala nikmat yang tiada tara dan tiada
henti-hentinya atas saetiap kesempatan hingga kita dapat terus berkarya di bumi-Nya. Tidak lupa,
shalawat serta salam kita sampaikan kepada junjungan kita, Nabi Muhammad S.A.W yang
telah menuntun kita ke jalan yang diridhai-Nya.
Kami bersyukur sepenuhnya dan mengapresiasi setinggi-tingginya atar terbitnya
buku Pedoman Satuan Pengawasan Internal ini. Pedoman ini merupakan salah satu wujud
keseriusan dalam merespon lahirnya PMA Nomor 25 Tahun 2017 tentang Satun Pengawas
Internal (SPI) pada Perguruan Tinggi Keagamaan Negeri.
Buku pedoman ini disusun sebagi wujud optimalisasi kelembagaan SPI dan fungsi
SPI pada IAIN Purwokerto. Dengan demikian, buku ini diharapkan mampu meningkatkan
kinerja SPI dalam melaksanakan fungsi pengawasan dan evaluasi pengelolalan anggaran di
unit masing-masing lingkungan IAIN Purwokerto. Selanjutnya, jika setiap unit menggunakan
standar yang sama dalam proses pelaksanaan tugas, maka diharapkan menghasilkan output
yang seragam menuju terwujudnya
Good University Governance (GUG)
.
Terakhir kalinya, kami ucapkan terimakasih kepada tim penyusun yang dengan
keseriusan dan kerja kerasnya mampu menghadirkan wajah baru yang nantinya akan
dijadikan acuan audit oleh SPI dalam menjalankan fungsinya. Semoga hadirnya buku
panduan ini memberikan manfaat bagi pengguna khususnya unit-unit kerja di lingkungan
IAIN Purwokerto.
Wassalamu’alaikum Wr.Wb.
Purwokerto,
Maret 2016
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR
...
ii
SK REKTOR
...
iii
DAFTAR ISI
...
iv
BAB I PENDAHULUAN
A. Dasar Pemikiran
...
1
B. Landasan Hukum
...
1
C. Ketentuan Umum
...
2
D. Tujuan
...
2
E. Sasaran dan Ruang Lingkup
...
3
F. Asas Pemeriksaan
...
3
BAB II GAMBARAN UMUM OBJEK PEMERIKSAAN
A. Gambaran Umum Pengadaan Barang dan Jasa
...
4
B. Tahapan Pemeriksaan Pengadaan Barang dan Jasa
...
4
1. Persiapan
...
4
2. Pelaksanaan Pemeriksaan
...
5
3. Pelaporan
...
5
BAB III PELAKSANAAN PEMERIKSAAN
A. Gambaran Umum Pengadaan
...
6
1. Proses Perencanaan RUP (Rencana Usulan Pengadaan)
...
6
2. Proses Seleksi Pemilihan Penyediaan Barang dan Jasa
...
6
3. Proses Pelaksanaan
...
7
B. Teknis dan Sasaran Pemeriksaan PBJ
...
7
1. Pemeriksaan RUP
...
8
2. Pemeriksaan Pemilihan Penyedia Barang dan jasa
...
10
a. Pemilihan Paska Kualifikasi...
14
D. Pemeriksaan Pelaksanaan
...
16
E. Serah terima dan Maintenance
...
26
BAB IV PELAPORAN DAN HASIL PEMERIKSAAN
...
27
BAB V PENUTUP
...
29
LAMPIRAN-LAMPIRAN
1. Laporan hasil Pemeriksaan
2. Daftar temuan pemeriksaan
3. Lembar Pengesahan
BAB I
PENDAHULUAN
A. Dasar pemikiran.
Untuk menjamin tata kelola yang baik khususnya di bidang pengadaan barang
dan jasa, saerta untuk memberikan kontribusi tercapainya
Good University Governance
(
GUG), maka diperlukan pedoman pemeriksaan pengadaan barang dan jasa. Pedoman
tersebut sangat penting dilakukan dalam pengendalian, pengawasan, saerta peningkatan
efisiensi dan efektifitas dalam mendapatkan barang dan jasa. Dalam mendapatkan barang
dan jasa yang baik sesuai dengan rencana, perlu adanya pedoman pemeriksaan
pengadaan barang/jasa sebagai acuan di lingkungan Institut Agama Islam Negeri (IAIN)
Purwokerto.
B.
Landasan Hukum
Pengadaan Brang/Jasa Pemerintah harus memenuhi pertauran yang sudah
ditetapkan, antara lain:
1.
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah yang telah diubah beberap kali terakhir dengan Peraturan Presiden
Nomor 4 tahun 2015 tentang Perubahan Keempat atas peraturan Presiden Nomor
54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.;
2.
Peraturan Presiden Nomor 84 tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah dalam Rangka Percepatan Pembangunan Provinsi Papua dan Papua
Barat;
3. Intruksi Presideen
Nomor 1 tahun 2015 tentang Percepatan Pelaksanaan Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah;
4.
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan barang jasa Pemerintah (LKPP)
Nomor 14 tahun 2012 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah;
5.
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan barang jasa Pemerintah (LKPP
Nomor 19 tahun 2014 tentang Pembayaran Prestasi Pekerjaan Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah.
C.
Ketentuan Umum
1.
Dalam Pasal 1 Angka 1 Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015, Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah yang selanjutnya disebut dengan Pengadaan Barang/ Jasa
adalah kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa oleh Kementerian/Lembaga/Satuan
Kerja perangkat Daerah/institusi yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan
sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa.
2.
Jangka waktu pelaksanaan kegiatan pemeriksaan pengadaan barang/Jasa dilakukan
secara
continue
sesuai dengan kebutuhan atau minimal 1 (satu) tahun sekali, lebih
baik dilakukan proses pemeriksaan secara on going/ berjalan pelaksanaan pengadaan
barang dan jasa.
3.
Pelaksanaan kegiatan pemeriksaan dapat dilakukan atas usulan dari Rektor/Kuasa
Pengguna Anggaran, Pejabat Pembaut Komitmen/PPK, Kepala Pengawasan Sarana
dan Prasarana, dan Ketua/Sekretaris SPI.
4.
Pemeriksaan berdasarkan prioritas utama atas kebutuhan, besaran biaya, dan waktu.
5.
Aparat Pengawas Intern Pemerintah atau Pengawas Intern pada isntitusi lain yang
selanjutnya disebut APIP adalah aparat yang melakukan pengawasan melalui audit,
reviu, evaluasi, pemantauan, kegiatan pengawasan lain terhadap penyelenggaraan
tugas dan fungsi organisasi. Dalam hal ini SPI berperan sebagai APIP di lingkungan
Instansi PTKIN.
D.
Tujuan
1.
Membantu auditor eksternal dalam mengontrol berjalannya kegiatan pengadaan
barang dan jasa dengan acuan/pedoman pemeriksaan ini.
2.
Untuk mendapatkan barangdan jasa sesuai dengan perencanaannya baik mutu/kualitas
maupun kuantitasnya.
3.
Untuk mengontrol pelaksanaan pengadaan barang/jasa sesuai dengan jadwal yang
telah ditentukan.
4.
Memastikan semua peran dapat berfungsi dengan baik. Di antaranya fungsi:
Perencanaan (
planning)
, pengorganisasian (
organizing
), pelaksanaan (
actuating
), dan
pengawasan/pengendalian (
controlling
).
E.
Sasaran dan Ruang lingkup
1.
Sasaran pedoman pemeriksaan pengadaan barang dan jasa adalah Satuan Pengawasan
Internal di lingkungan PTKN.
2.
Ruang lingkup pedoman pemeriksaan pengadaan barang dan jasa meliputi persiapan
pemeriksaan, pelaksanaan, koordinasi hasil pemeriksaan dan pelaporan.
F.
Asas Pemeriksaan
Asas pemeriksaan meliputi:
1.
Kecermatan Profesional (
Due Professional Care)
Dalam melaksanakan pemeriksaan dan kontrol pencegahan, pemeriksaan menerapkan
prinsip kehati-kahatian, ketelitian, dan kecermatan, serta berpedoman kepada aturan
perundang-undangan dan dapat dipertanggungjawabkan.
2.
Kearifan Profesional (
Professional Judgement
)
Dalam
melaksanakan
paemeriksaan
dan
kontrol
pencegahan,
dibutuhkan
pendampingan oleh pemeriksa yang lebih berpengalaman, telah mengikuti pendidikan
dan pelatihan.
3.
Objektivitas (
Objectivity)
Dalam melaksanakan pemeriksaan dan kontrol pencegahan, pemeriksa harus bersikap
objektif dalam menilai fakta. Objektivitas mensyaratkan pemeriksa untuk tidak
mendasarkan pertimbangannya kepada pihak lain menyangkut permasalahan audit.
4.
Kerahasiaan (
Confidentiality)
Menjaga kerahasiaan semua data dan informasi yang diperoleh selama pemeriksaan.
BAB II
GAMBARAN UMUM OBJEK PEMERIKSAAN
A. Gambaran Umum Pengadaan barang dan Jasa
Untuk melihat gambaran pemeriksaan pengadaan barang dan jasa harus
mengenal terlebih dahulu proses alur pengadaan brang dan jasa dari LKPP (Lembaga
Kebijakan Pengadaan Pemerintah) yaitu lembaga pemerintah yang berwenang
menangani proses pengadaan barang dan jasa pemerintah (seperti alur pada gambar di
bawah ini).
Perencanaan
Pemrograman
Penganggaran
Pengadaan
-
Perencanaan Pengadaan
-
Pemilihan Penyedia
-
Pelaksanaan Kontrak dan Pembayaran
-
Penyerahan Pekerjaan/barang
Pemanfaatan dan Pemeliharaan
B.
Tahapan Pemeriksaan Pengadaan barang dan Jasa
Tahapan pemeriksaan pengadaan barang dan jasa meliputi proses:
1.
Persiapan
a.
Kepala SPI membentuk Tim auditor
b.
Tim mengacu pada Peraturan Presiden, PMK, PMA, dan peraturan
perundang-undangan lainnya terkait pengadaan barang dan jasa.
c.
Menetapkan program kerja tim pemeriksaan bersama dengan pihak terkait.
d.
Tim menyiapkan pedoman dan aturan internal yang berlaku di Satuan Kerja
masing-masing;
e.
Tim menyiapkan kertas kerja pemeriksaan yang berfungsi sebagai alat bantu
bagi auditor dalam pelaksanaan pekerjaannya, maupun sebagai bukti tertulis
mengenai apa yang telah dikerjakan untuk mendukung laporannya.
2.
Pelaksanaan Pemeriksaan
a.
Koordinasi dengan pihak terkait tentang tujuan dan penentuan jadual
pelaksanaan.
b.
Pelaksanaan Pemeriksaan
c.
Auditor SPI mengevaluasi proses kegiatan pengadaan barang dan jasa sesuai
dengan peraturan yang berlaku.
d.
Koordinasi hasil pemeriksaan meliputi:
1)
Evaluasi internal SPI atas temuan pemeriksaan
2)
Aktivitas Pengendalian oleh SPI dengan melakukan koordinasi dengan
unit-unit lain yang memiliki wewenang kebijakan baik internal maupun
eksternal.
3.
Pelaporan
a.
Setelah pelaksanaan pemeriksaan, Auditor SPI membuat draf hasil temuan
(DHT) dan dikomunikasikan dengan kepala unit kerja yang diperiksa untuk
dimintai tanggapan;
b.
Setelah adanya tanggapan dari unit kerja yang diperiksa, Auditor SPI
menyusun Draft laporan Hasil pemeriksaan (DLHP);
BAB III
PELAKSANAAN PEMERIKSAAN
A. Gambaran Umum Pengadaan
Pelaksanaan terhadap proses Pengadaan Barang dan jasa di lingkungan PTKIN
mengacu pada standarisasi yang telah ditetapkan olej LKPP. Gambaran umum
pengadaanya antara lain:
1.
Perencanaan RUP (Rencana Umum Pengadaan)
2.
Pemilihan Penyedia Barang/jasa;
3.
Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa;
4.
Serah terima Barang/Jasa
Adapun rincian proses Pengadaan Barang dan jasa di lingkungan PTKIN
dilaksanakan sebagai berikut:
1.
PROSES PERENCANAAN/RUP (Rencana Umum Pengadaan)
Pemeriksaan awal RUP antara lain pada:
a.
Ketersediaan Anggaran yang sesuai dengan DIPA;
b.
RAB Pengadaan Barang/jasa termasuk HPS (harga Perkiraan Sendiri) sesuai
kewajaran;
c.
Kerangka Acuan Kerja/gambaran pekerjaan secara umum;
d.
DED (Detail Enginering Desain)/gambaran pekerjaan secara detail.
Sasaranya pemeriksaan terkait RUP pada Bagian Perencanaan, bagian Umum,
dan Tim Teknis.
2.
PROSES SELEKSI PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA
Proses pemilihan penyedia barang/jasa pada: pengadaan barang dan jasa
dibedakan berdasarkan pagu anggaran/biaya anggaran:
a.
Pagu anggaran sampai dengan Rp. 200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah)
dilaksanakan penunjukan langsung;
Proses seleksi penyedia sasaran pemeriksaan pada ULP, pokja Pengadaan,
Tim Teknis.
3.
PROSES PELAKSANAAN
a.
SPMK (penerbitan SPMK/ Surat Perintah Mulai Kerja) oleh PPK;
b.
Laporan mingguan, laporan bulanan;
c.
Dokumen pencairan termin;
d.
Dokumen penyerahan tahap I (PHO)
e.
Dokumen penyerahan tahap II (FHO)
Proses pelaksanaan sasaran pemeriksaan pada PPK, bagian Keuangan,
Konsultan dan Penyedia Barang/Jasa.
B.
Teknis dan Sasaran pemeriksaan PBJ
Teknis dan sasaran pemeriksaan PBJ antara lain pada:
1.
Organisasi Pengadaan barang dan Jasa (mulai dari Pokja, ULP)
2.
Kelengkapan Dokumen Pengadaan (dokumen kontrak: Bill of Quantity, RKS,
Gambar Kerja);
3.
Sistem E-Procurement Pengadaan barang/Jasa baik prakualifikasi maupun
pascakualifikasi sesuai dengan prosedur antara lain:
a)
Pengumuman informasi lelang baik lewat LPSE maupun lewat media;
b)
Dokumen e-procurement;
c)
Kelengkapan dokumen lelang termasuk Notulen, Berita Acara
Pemeriksaan mulai dilaksanakan pada saat identifikasi kebutuhan dalam
penyusunan RKA-KL/RKT, penetapan RUP, pemilihan penyedia barang/jasa sampai
ke tahap pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dan serah terima; prosedur
pemeriksaan
a)
Pelaksanaan prosedur Pemeriksaan dapat dilakukan pada saat proses sedang
berlangsung (Pemeriksaan atas Proses/PP) dan/atau setelah proses selesai
pekerjaan (Pemeriksaan atas Output/PO)
1) Pemeriksaan Perencanaan/Rencana Usulan Pekerjaan (RUP)
No Perencanaan Pengadaan Output
Tujuan Prosedur Ket
barang/jasa Pemeriksaan
a Ketentuan Umum
1 Keberadaan SK pengangkatan SK Pengangkatan Memebrikan keyakinan PO
Kuasa Pengguna Anggaran KPA bahwa identitas KPA Pemeriksa
(KPA)
yang ditunjuk telah Outpu
sesuai dengan SK
pengangkatannya.
2 Ketepatan waktu dan sumber 1. Memeberikan PO
dana kegiatan dalam RUP keyakinan bahwa RUP
disusun tepat waktu
1. Menganalisis hasil telaahan Dokumen Hasil Untuk meyakinkan PO
kelayakan barng/jasa yang Inventarisasi bahwa alasan pengadaan
dimiliki
Barang, barang/ jasa dilakukan,
Dokumen Studi karena kondisi
kelayaka barang/jasa yang sudah
tidak layak
2 Menganalisis hasil telaahan Dokumen Untuk meyakinkan PO
riwayat kebutuhan barang/jasa telaahan tren bahwa prediksi
atas kegiatan yang sama kebutuhan kebutuhan output
barang/jasa (jumlah) atas pengadaan
barang/jasa yang
dilakukan, telah
mengikuti tren
kebutuhan
3 Mengidentifikasi kebutuhan Dokumen Untuk meyakinkan PO
barang/jasa
rencana Bahwa rencana
Kebutuhan kebutuhan barang/jasa
Barang Milik telah disusun
Negara. berdasarkan usulan unit
kerja (Fakultas/UPT),
ketersediaan barang
milik negara yang ada,
serta standar
barang,standar
harga,
hasil studi
kelayakan serta rencana
desain untuk pekerjaan
kontruksi serta sarana
dan prasaran
pendukungnya.
4 Pengujian kesesuain kegiatan Dokumen Untuk meyakinkan PO
dan output yang tercantum RKA/RKT bahwa kegiatan dan
dalam RKA dengan hasil laporan hasil output yang tercantum
identifikasi kebutuhan identifikasi dalam RKA telah sesuai
kebutuhan riil dengan hasil identifikasi
kebuthan riil barang/jasa
5 Pengujian kesesuaian RKA Dokumen RKA Untuk meyakinkan PO
dengan RKP
dokumen RKP bahwa kegiatan yang
tercantum dalam
RKA/RKT telah sesuai
dengan sasaran program
dalam RKP dengan
memeperhatikan
prioritas pembangunan
nasional dan pagu
indikatif
c Penyusunan Penetapan Rencana Penganngaran
1 Penyusunan RAB pengadaan Dokumen RAB Untuk meyakinkan PO
barang/jasa
bahwa pwnyusunan
RAB twlah wajar sdan
sesuai dengan ketentuan
(peraturan presiden 54
Tahun
2010
diperbaharui dengan
peraturan presiden 4
tahun 2015 dan
peraturan
undangan terkait
lainnya)
2 Kesesuaian anggaran Dokumen RKA Untuk meyakinkan PO
pengadaan barang/jasa dalam dan RAB bahwa nilai yang
RKA dengan RAB
tercantum dalam RKA
tealh sesuai dengan
RAB pengadaan
barang/jasa
d Penetapan Kebijakan umum
umum Organisasi bahwa materi kebijakan Pemeriksaan
Pengadaan umum yang akan proses
dicantumkan dalam
e Penyusunan Kerangka Acuan Kerja (KAK)
1 Menganalisis materi KAK Dokumen KAK Untuk meyakinkan PO
bahwa materi KAK
telah sesuai dengan
ketentuan
f Pengumuman RUP
1 Pelaksanaan pengumuman Dokumen Untuk meyakinkan
RUP Pengumuman bahwa RUP telah
RUP ditetapkan oleh PA yang
ditunjuk serta materi,
waktu, san tempat
pelaksanaan
pengumuman RUP,
telah sesuai dengan
ketentuan (peraturan
Presiden 54 Tahun 2010
diperbaharui Peraturan
Presiden 4 Tahun 2015)
2)
Pemeriksaan Pemilihan Penyedia barang dan Jasa
No Tujuan dan Prosedur pemeriksaan Rencana Realisasi
Pelaksana Waktu Pelaksana Waktu Ket a. Organisasi Pengadaan
Tujuan:
Menilai ketepatan struktur, personil dan
tidak terjadi perangkapan tugas dalam
organisasi pengadaan barang/jasa
Prosedur:
1 Dapatkan keputusan mengenai organisasi pengadaan barang/jasa (PPK, ULP)
2 Teliti ketepatan pejabat yang menetapkan organisasi pengadaan
3 Telaah ketepatan struktur organisasi pengadaan
barang/jasa dan uraian tugas
masing pihak
5 Dapatkan sertifikasi keahlian pengadaan barang/jasa dan pakta integritas dari
personil dalam organisasi pengadaan
6 Teliti kesesuaian persyaratan dan kompetensi personil dalam organisasi
pengadaan
7 Lakukan wawancara dengan personil dalam organisasi pengadaan untuk
mengetahui pengalaman yang
dimiliki dengan kegiatan pengadaan
8 Yakini tidak ada perangkapan tugas personil dalam organisasi pengadaan
9 Tuangkan dalam daftar uji dan buat simpulan hasil pemeriksaan
b RencanaPemilihan Penyedia Barang/Jasa
Tujuan:
Meyakinkan ketepatan pengkajian ulang
atas kebijakan umum, anggaran, dan
KAK pengadaan barang/jasa
Prosedur:
1 Dapatkan berita acara pengkajian
ulang RUP dan KAK
2 Cek pihak yang terlibat dalam
pengkajian ulang RUP meliputi PPK,
ULP, dan Tim Teknis
3 Cek dan reviu pertimbangan uynag
digunakan dalam pengkajian ulang atas
pemaketan pekerjaan antara lain:
a. Mendrorong persaingan sehat
b. Mendorong efisiensi
c. Meningkatkan peran usaha kecil
d. Meningkatkan penggunaan produksi
dalam negeri
e. Menyesuaikan kondisi nyata di
lokasi/lapangan
f. Mempertimbangkan kepentingan
masyarakat
g. Memepertimbangkan jenis, sifat, dan
nilai barang/jasa serta jumlah
4 Cek pengkajian ulang atas pengadaan
biaya pengadaan. Apakah sudah
mempertimbangkan dna memenuhi:
a. Kecukupan biaya pemaketan
b. Kecukupan biaya pendukung
pelaksanaan pengadaan
c. Kesesuaian kode akun (yang
tercantum dalam dokumen anggaran)
dengan peruntukan dan jenis
pengeluaran
d. Kecukupan perkiraan jumlah
anggaran yang tersedia untuk paket
pekerjaan dalam dokumen anggaran
dengan kebutuhan pelaksanaan
pekerjaan.
5 Cek pengkajian ulang atas KAK
6 Tuangkan dalam daftar uji dan
buat simpulan hasil pemeriksaan
c Pemilihan Sistem Pengadaan Barang/Jasa Tujuan:
Meyakinkan bahwa sistem pengadaan
barang/jasa yang ditetapkan dalam
dokumen pengadaan berang/jasa
telah tepat
Prosedur
1 Dapaatkan Dokumen
Pengadaan Barang/jasa
2 Telaah ketepatan penetapan metode:
a. Pemilihan penyedia Barang/jasa
b. Penilaian kualifikasi
c. Pemasukan dokumen penawaran
d. Evaluasi dokumen penawaran
3 Telaah kriteria yang digunakan
dalam penetapan metode
4 Tuangkan dalam daftar uji dan
buat simpulan hasil pemeriksaan
d Kecukupan Alokasi Waktu Pemilihan Penyedia Barang/Jasa
Tujuan:
Meyakinkan bahwa alokasi waktu
yang dibutuhkan untuk setiap tahapan
Prosedur
1 Dapatkan jadwal pemilihan penyedia
barang/jasa
2 Telaah kecukupan alokasi waktu
untuk tiap tahapan
3 Yakinkan bahwa waktu alokasi
tersebut telah sesuai dengan ketentuan
4 Tuangkan dalam daftar uji dan
buat simpulan hasil pemeriksaan
e Harga Perkiraan Sendiri (HPS)
Tujuan:
Meyakinkan bahwa HPSdisusun
sesuai dengan ketentuan yang berlaku
dan meyakinkan kewajaran nilai HPS
Prosedur Pemeriksaan
1 Dapatkan dokumen HPS dan dasar
penyusunan HPS (Survey) dari PPK
2 Teliti pihak yang menetapkan spedifikasi
teknis dan HPS apabila ditetapkan selain
PPK dan tanyakan alasannya
3 Bandingkan tanggal penetapan HPS
dengan tanggal pengumuman dan
periode survei pasar untuk menentukan
kewajaran waktu penyusunan HPS
4 Teliti unsur biaya dimasukkan
dalam perhitungan HPS
5 Yakinkan keabsahan referensi yang
digunakan HPS (survey pasar)
6 Telaah kesesuaian spesifikasi
barang/jasa dalam HPS dengan KAK /hasil pengkajian dan engineer’s estimate dan tidak mengarah kepada
merek/produk tertentu
7 Teliti penetapan volume yang digunakan
dalam penysuunan HPS
8 Yakinkan kebenaran perhitungan
biaya dalan HPS
9 Ceke kewajaran perhitungan HPS
berdasaarkan daftar uji HPS
10 Tuangkan dalam daftar uji dan simpulan
hasil pemeriksaan.
Meyakinkan bahwa dokumen pengadaan
barng/jasa telah mencakup saeluruh
ketentuan pelaksanaan pengadaan
bernag/jasa (kelengkapan substansi)
Prosedur Pemeriksaan
1 Dari dokumen pengadaan yang ada cek
kelengkapan yaitu terdiri dari dokumen
kualifikasi dan dokumen pemilihan
2 Cek kesesuaian dokumen kualifikasi
dengan ketentuan yang berlaku
3 Teliti persyaratan kualifikasi apakah ada
penambahan persyaratan kualifikasi
4 Cek kesesuaian dokumen pemilihan
penyedia barang/jasa dengan
ketentuan yang berlaku
5 Bandingkan spesifikasi teknis dalam
dokumen pengadaan yang dibuat ULP
dengan spesifikasi teknis di dalam
dokumen HPS yang dibuat oleh PPK
6 Bandingkan rancangan kontrak pada
dokumen pemilihan dengan rancangan
kontrak yang dibuat oleh PPk
7 Tuangkan dalam daftar uji dan simpulan
hasil pemeriksaan
a.
Pemilihan penyedia barang/jasa dengan pasca kualifikasi:
1)
Cek pengumuman paska kulaifikasi (diumumkan/tidak)
2)
Cek pendaftaran, pengambilan dan pemasukan dokumen
(Notulen ada/tidak)
3)
Cek pembukaan dokumen penawaran (Berita Acara ada/tidak)
4)
Cek Pembautan Berita Acara Hasil Pelelangan (BAHP)
5)
Cek dokumen penetapan pemenang
6)
Cek penunjukan penyedia barang/jasa (Dokumen SPPBJ
ada/tidak)
b.
Pemilihan penyedia barang/jasa dengan prakualifikasi:
1)
Cek Pengumuman prakualifikasi
2)
Cek pendaftaran, pengmabilan dan pemasukan dokumen (notulen
ada/tidak)
4)
Cek Pembautan Berita Acara Hasil Pelelangan (BAHP)
5)
Cek dokumen penetapan pemenang
6)
Cek penunjukan penyedia barang/jasa (Dokumen SPPBJ
ada/tidak)
3)
Surat Perintah Kerja (SPK) dan surat Perintah Mulai Kerja (SPMK)
No Tujuan dan Prosedur pemeriksaan Rencana Realisasi
Pelaksana Waktu Pelaksana Waktu Ket Surat perintah Kerja (SPK) untuk
barang Surat Perintah Muali kerja (SPMK) untuk jasa
Tujuan Pemeriksaan:
Meyakini SPK/SPMK diterbitkan tepat
awaktu dan diotorisasi oleh pejabat yang
berwenang.
Prosedur pemeriksaan 1 Dapatkan dokumen SPK/SPMK
2 Teliti tanggal penerbitan SPK/SPMK dan
bandingkan dengan tanggal kontrak
Dapatkan BA penyerahan
3 seluruh/sebagian lokasi pekerjaan
dan/atau dokumen tertentu yang di
butuhkan dari PPK kepada penyedia
4 Bandingkan tanggal BA Penyerahan dan
ranggal SPK/SPMK
Teliti apakah dalam dokumen
5 SPK/SPMK dicantumkan saat paling
lambat dimulainya pelaksanaan kontrak
oleh penyedia
6 Tuangkan dalam daftar uji dan buat
simpulan hasil pemeriksaan
4)
Pemeriksaan Pelaksana
No Tujuan dan Prosedur pemeriksaan Rencana Realisasi
Pelaksana Waktu Pelaksana Waktu Ket Tujuan Pemeriksaan:
Meyakinkan eksistensi dan kelengkapan
informasi dalam program mutu
pemeriksaan:
Dapatkan dokumen program mutu
1 (rencana Kerja syarat) dan revisinya
biala ada
2 Teliti penyusun dokumen program mutu Pastikan di dalam dokumen program
3 mutu telah semua memuat informasi
yang relevan
Teliti sebab-sebab revisi program mutu, lakukan wawancara, reviu dokumen dan
4 konfirmasi atas validitas perubahan kondisi lapangan yang melandasi revisi
program mutu
5 Teliti adanya kesepakatan dari PPK atas
program mutu dan revisinya bila ada
6 Tuangkan dalam daftar uji dna buat
simpulan hasil pemeriksaan
b Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak
Tujuan Pemeriksaan:
Meyakini telah dilakukan rapat persiapan
pelaksanaan kontrak dan adanya
kesepakatan atas materi pelaksanaan
kontrak
Prosedur Pemeriksaan
Pemeriksaan atas Output notulen rapat persiapan pelaksanaan kontrak
1 Dapatkan notulen rapat persiapan
pelaksanaan kontak
2 Teliti para pihak yang mengikuti rapat Teliti materi dalam notulen dan
3 kesaepakatan yang tercapai dalam rapat saebagaimana termuat dalam notulen
Dapatkan dokumen yang memuat
organisasi kerja, tata cara paengaturan
4 pelaksanaan pekerjaan, jadwal
pengadaan bahan/material, mobilisasi
perlatan dan personil dan rencana
pemeriksaan laporan bersama
Teliti dokumen dimaksud dan lakukan
5 wawancara /konfirmasi kepada pihak terkait untuk menilai ketepatannya
simpulan hasil pemeraiksaan
c Pemeriksaan atas proses rapat persiapan pelaksanaan kontrak
1 Lakukan observasiatas rapat persiapan
pelaksanaan kontrak
2 Identifikasi para pihak yang mengikuti
rapat dan peranya
3 Amati jalannya rapat dan catat substansi
hasil rapat
Lakukan wawancara kepada para peserta
4 yang dipandang perlu setelah rapat
selesai
5 Dapatkan daftar hadir dan notulen rapat
6 Tuangkan dalam dafatar uji dan buat
simpulan hasil pemeriksaan
d Pemeriksaan personil dan peralatan Tujuan pemeriksaan:
Meyakiniperalatan dan personil tersedia
sesuai kebutuhan dengan spesifikasi
sesuai ketentuan dalam kontrak
Prosedur Pemeriksaan:
Prosedur pemeriksaanatas proses pemeriksaan personil peralatan
Dapatkan materi ketentuan pemeriksaan
1 personil dan peralatan dalam kontrak dan pahami jadwal, tempat dan ruang lingkup
2 Lakukan observasi atas proses
pemeriksaan personil dan peralatan
Identifikasi para pihak yang terlibat
3 dalam proses pemeriksaan serta paeran dan tanggungjawabnya.
Amati jalannya pemeriksaan dan catat
4 substansi hasil pemeriksaan, terutama
ketidak sesuaian dengan ketentuan dalam
kontrak
Lakukan wawancara kepada para pihak
5 yang terkait yang dipandang perlu setelah proses pemeriksaan salesai
Dapatkan daftar hadir dan brita acara
6 pemeriksaan yang ditandatangani oleh PPK dan penyedia.
7 Tuangkan dalam daftar ujidan buat
simpulan hasil pemeriksaan
Dapatkan:
1 Berita acara Pemeriksaan Addendum
kontrak
Dapatkan materi ketentuan pemeriksaan
2 personil dan perlatan dalam kontrak dan pahami jadwal, tempat dan ruanglingkup
Lakukan analisis atas berita acara dan
3 bandingkan dengan kenetuan dalam
kontran
Lakukan reviu dokumen bearita acara
4 dan konfirmasi kepada para pihak terkait untuk menilai validitasnya
5 Nilai relevansi hasil inspeksi terhadap
addendum kontrak (jika ada)
Lakukan reviu dokumen dan konfirmasi atas hasil pemeriksaan personil dan
6 peralatan yang belum memenuhi
persyaratan namun penyedia telah
mengganti sesuai dengan ketentuan
dalam kontrak
7 Tuangkan dalamdaftar ujidan buat
simpulan hasil pemeriksaan
f Pemeriksaan lapangan
Tujuan pemeriksaan:
a. Meyakini perlu tidaknya pemeriksaan
lapangan
b. Meyakini hasil pemeriksaan lapangan
telah ditindak lanjuti
f.1 Prosedur pemeriksaan atas proses pekerjaan di lapangan
1 Lakukan observasi atas proses
pemeriksan lapangan
Identifikasi para pihak yang terlibat
2 dalam proses pemeriksaan lapangan serta peran dan tanggung jawabnya
Amati jalannya pemeriksaan lapangan
3 dan catat substansi hasil pemeriksaan,
terutama ketidak sesuaian dengan
ketentuan dalam kontrak
Lakukan wawancara kepada para pihak
4 yang terkait yang dipandang perlu seteleh proses pemeriksaan selesai
5 Dapatkan daftar hadir dan Berita Acara
PPK dan penyedia
Analisis Berita Acara Pemeriksaan dan
6 nilai kesesuaiannya dengan kondisi pada saat observasi
7 Tuangkan dalam daftar uji dan buat
simpulan hasil pemeriksaan
f.2 Prosedur pemeriksaan atas output berita
acara pemeriksaan lapangan
Dapatkan materi ketentuan pemeriksaan
1 lapangan dalam kontrak dan pahami
jadwal, tempat, ruang lingkup
pemeriksaan lapangan
Dapatkan:
2 a. Berita acara pemeriksaan klapangan b. Addendum kontrak
Lakukan analisis atas baerita acara dan
3 bandingkan dengan ketentuan dalam kontrak
Lakukan reviu dokumen berita acara dan
4 konfirmasi para pihak terkait untuk menilai validitasnya
5 Nilai relevansi hasil pemeriksaan
terhadap addendum kontrak (jika ada)
6 Tuangkan dalam daftara uji dan buat
simpulan haisl pemeraiksaan
f.3 Perubahan personil dan peralatan yang
diajukan oleh penyedia
Tujuan pemeriksaan:
a. Meyakini penggantian personil dan
peralatan didasarkan pada alasan
yang sah
b. Meyakini penggantian personil dan
peralatan tidak mengurangi kualitas
pekerjaan
Prosedur Pemeriksaan:
Dapatkan materi ketentuan tentang
1 prosedur dan criteria perubahan personil danperalatan dalam dokumen kontrak
Dapatkan:
a. Surat pengajuan usulan penggantian
2 personil dan/atau peralatan dan dokumen pendukungnya
panitia/pejabat peneliti pelaksanaan
kontrak
c. Surat menyetujui/tidak menyetujui
dari PPK
d. Addendum kontrak
Lakukan analisis atas 1)surat pengajuan
usulan penggantian personil dan/atau
3 peralatan dan 2) surat/laporan penilaian dari panitia/pejabat peneliti pelaksanaan
kontrak serta keputusan PPK
Analisis persetujuan usulan penggantian
personil dan/atau peralatan dan pastikan
4 kualifikasi tenaga ahli yang ditawarkan tidak berkurang, dan nilai kontrak tidak
bertambah
Nilai relevansi persetujuan usulan
5 penggantian personil dan/atau peralatan terhadap addendum kontrak (jika ada)
6
Tuangkan dalam daftar uji dan buat
simpulan hasil pemeriksaan
f.4 Penggantian Personil Penyedia atas
Perintah PPK
Tujuan Pemeriksaan:
1
2
3
1) Menyakini tidak adanya kondisi yang
mengharuskan penggantian personil
karena dianggap tidak mampu atau
tidak dapat melakukan perkerjaan
dengan baik atau berkelakuan tidak
baik
2) Meyakini personil pengganti
mempunyai kualifikasi keahlian
personilnya sama atau lebih tinggi
3) Meyakini penggantian personil
dilakukan tepat waktu
Prosedur Pemeriksaan:
Dapatkan surat perintah penggantian
personil dari PPK
Lakukan wawancara dan konfirmasi
kepada pihak terkait untuk memastikan
kinerja personil dari penyedia sesuai
dengan ketentuan
Lakukan wawancara dan konfirmasi
kinerja personil dari penyedia sesuai
dengan ketentuan
Teliti dokumen pendukung mengenai
4 kualifikasi keahlian dan personil yang digantikan
5 Bandingkan dokumen dari kedua
personil dimaksud
Konfirmasikan ketepatan tanggal mulai
6 aktifnya personil pengganti dan
bandingkan dengan tanggal surat printah
penggantian
7 Tuangkan dalam daftar uji dan buat
simpulan hasil pemeriksaan
g Pembayaran Uang muka Tujuan pemeriksaan:
Uang muka dibayarkan tepat jumlah,
tepat waktu dan sesuai prosedur Prosedur
Pemeriksaan
Dapatkan dokumen pembayaran uang
1
muka
Teliti kelengkapan dan kebenaran
2
dokumen pendukung pembayaran
3 Dapatkan dokumen jaminan Uang Muka Teliti besarnya jaminan dan konfirmasi kepada bank umum, perusahaan 4
penjaminan atau perusahaan asuransi
penerbitnya
Dapatkan dokumen pembayaran prestasi
5
pekerjaan
Lakukan analisis atas dokumen
6 pembayaran prestasi pekerjaan dan teliti perhitungan pengembalain uang muka
7
Tuangkan dalam daftar uji dan buat
simpul hasil pemriksaan
h Pembayaran Prestasi pekerjaan Tujuan Pemeriksaan:
Pembayaran telah dilaksanakan tepat
jumlah dan sesuai prosedur
Prosedur pelaksanaan:
Dapatkan dokumen pembayaran dan dokumen pendukungnya, termasuk 1
laporan kemajuan hasil pekerjaan dan
barang/jasa
Lakukan analisis ketepatan jumlah,
2 termasuk pemenuhan kewajiban
perpajakan
Konfirmasikan kesesuaian nomor
3 rekening penerima pembayaran dengan kontrak
Lakukan konfirmasi prestasi pekerjaan 4
dan pembayaran kepada sub penyedia Tuangkan dalam daftar uji dan buat 5
simpulan hasil pemriksaan
i Perubahan Lingkup Pekerjaan
Tujaun Pemeriksaan:
Meyakini ada/tidaknya perubahan
lingkup pekerjaan, validitas alasan
perubahan dan ketepatan perhitungan
Prosedur Pemeriksaan atas proses Dapatkan surat keputusan pembentukan 1
oleh panitia/pejabat pelaksan kontrak
2 Dapatkan acara pemeriksaan lapangan Analisis berita acara pemeriksaan
lapangan dan lakukan konfirmasi atas
3
data yang terkandung dalam berita acara
pemeriksaan lapangan
Lakukan observasi atas proses negosiasi 4
teknis dan harga
Amati jalannya negosiasi dan catat 5
substansi hasil negosiasi
Lakukan wawancara kepada para pihak
6
terkait setelah negosiasi berlangsung Dapatkan notulen haisl diskusi dan berita
7
acara negosiasi teknis dan harga
Analisis berita acara negosiasi teknis dan
8 harga dan pastikan sesuai dengan hasil pada saat negosiasi
9 Tuangkan dalam daftar uji dan buat
simpulan hasil pemriksaan
Prosedur pemeriksaan atas output dapatkan:
10
1) Surat keputusan pembentukan oleh
panitia/pejabat pelaksana kontrak 2) Berita acara pemeriksaan lapangan
kegiatan pekerjaan
4) Addendum kontrak
Paastikan panitia/pejabat pelaksana
11 kontrak dibentuk oleh KPA atas usul PPK
Analisis dan bandingkan kondisi lokasi
pekerjaan pada saat pelaksanaan dengan
12 gambar dan spesifikasi yang ditentukan dalam dokumen kontrak yang menjadi
alasan perubahan kontrak
Lakukan reviudokumen, pemeriksaan
13 fisik, konfrimasi dan wawancara atas perubahan kontrak
Analisis perhitungan tambah - kurang
atas prubahan kontrak dan pastikan
14 ketersediaan anggaran dan batas nilai 10% (sepuluh perseratus)dari nilai
kontrak awal.
Tuangkan dalam daftar ujia dan buat
15
kesimpulan hasil pemeiksaan
j Denda dan Ganti rugi Tujuan Pemeriksaan:
1) Meyakini ada/ tidaknya kondisi yang
mengharuskan dikenakan denda
dan/atau ganri rugi
2) Ketepatan jumlah dan ketepatan
prosedur pembayaran denda
dan/atau ganti rugi
Prosedur Pemeriksaan
Pahami ketentuan tentang pengenaan
1
denda dan/atau ganti rugi
Pastikan ada/tidaknya kondisi yang
2 mengharuskan dikenakan denda dan/atau hanti rugi
Analisis kondisi yang mengharuskan
3
dikenakan denda dan/atau ganti rugi,
bandingkan dengan ketentuan dalam
kontrak
Apabila ada pengenaan denda dan/atau
4 ganti rugi, lakukan rekalkulasi
jumlahnya, termasuk ketepatan tarif
bunga
da/atau ganti rugi dalam dokumen
kontrak
Dapatkan dokumen pembayaran denda
6
da/atau ganti rugi
Lakukan analisis kelengkapan dan
7 validasi dokumen pembayaran denda da/atau ganti rugi
8
Tuangkan dalam daftar uji dan buat
simpulan hasil pemeriksaan
k Laporan Hasil Pekerjaan Tujuan Pemeriksaan:
Meyakini laporan hasil pekerjaan secara
formal dan substansial telah sesuai
dengan ketentuan dalam kontrak
Prosedur peemriksaan atas proses
k.1 pembahasan dan penilaian terhadap laporan
Dapatkan:
1) Laporan hasil pekerjaan dan dokumen 1
lain sesuai ketentuan dalam kontrak
2) Tanda terima laporan
Observasi proses pembahasan dan
2 penilaian terhadap laporan dan dokumen yang diserahkan oleh penyedia penilaian Amati jalannya pembahasan dan catat
3
substansi hasil
Lakukan wawancara kepada para pihak
4 terkait setelah proses pembahasan dan penilaian berlangsung
5 Dapatkan notulen hasil diskusi
pembahasan dan penilaian
Analisis notulen dan pastikan sesuai
6 dengan hasil diskusi pembahasan dan penilaian
7 Tuangkan dalam daftar uji dan buat
simpulan hasil pemeriksaan
k.2 Prosedur pemeriksaan atau output
laporan hasil pekerjaan
Dapatkan:
1) Laporan hasil pekerjaan dan dokumen
8lain sesuai ketentuan dalam kontrak,
2) Tanda terima laporan hasil pekerjaan
pembahasan dan penilaian terhadap
laporan dn dokumen yang diserahkan
oleh penyedia
4) Berita acara serah terima laporan hasil
pemeriksaan
Lakukan analisis atas berita acara dan
substansi laporan dimaksud dan lakukan
9 reviu dokumen, konfirmasi dan
wawancara untuk meyakini
kesesuaiannya dengan dokumen kontrak
Identifikasi adanya instruksi perbaikan
10 atas kekurangan dn analisis perbaikan yang telah dilakukan.
l Perpanjangan Waktu Pelaksanaan Pekerjaan
Tujuan Pemeriksaan:
Meyakini ada/tidak kondisi yang
mengharuskan dilakukan perpanjnagan
waktu pelaksanaan pekerjaan, dan jika
ada telah dilakukan sesuai ketentuan
Posedur Pemeriksaan:
Dapatkan:
1) Usulan tertulis yang diajukan oleh
penyedia
1 2) Hasil penelitian Panitia/Pejabat
peneliti Pelaksanaan Kontrak atas
kelayakan usulan perpanjangan waktu
pelaksanaan
3) Addendum kontrak
Lakukan analisis atas dokumen
dimaksud, konfirmasikan dan wawancara
2 dengan pihak terkait untuk meyakini
keterjadian kondisiyang mengharuskan
dilakukan perpanjangan waktu
pelaksanaan pekerjaan
3 Bandingkan hasil analisis dengan
ketentuan dalam dokumen kontrak
Analisis lamanya perpanjangan waktu
4 sesuai dengan kondisi yang
menyebabkannya
5 Tuangkan dalam daftar uji dan buat
simpulan pemeriksaan
Tujuan Pemeriksaan:
Meyakini serah terima laporan akhir
dilaksanakan setelah seluruh persyaratan
terpenuhi
Prosedur Pemeriksaan:
1 Dapatkan berita acara serah terima
laporan akhir pekerjaan
2 Teliti ketepatan waktu serah terima
laporan akhir pekerjaan
Lakukan wawancara dn konfirmasi
3 kepada Panitia/Pejabat Penerima Hasil
Pekerjaan tentang ketepatan waktu dan
kesesuaian dengan kontrak
Konfirmasikan ada/tidaknya
kekurangan-4
kekurangan hasil pekerjaan namun
penyedia telah memperbaiki/
menyelesaikannya
5 Tuangkan dalam daftar uji dan buat
simpulan hasil pemeriksaan
4) Serah Terima dan Maintenance
No Tujuan dan Prosedur pemeriksaan Rencana Realisasi
Pelaksana Waktu Pelaksana Waktu Ket
Tujuan Pemeriksaan:
Memastikan bahwa jasa sudah
diserahkan kepada KPA
Peroleh BAST pekerjaan dari
2 PPK/Panitia Penerima hasil Pekerjaan
Lakukan wawancara dengan pengguna
jasa untuk meyakinkan kewajiban-
4 kewajiban penyedia jasa telah dipenuhi
seperti laporan-laporan yang harus dibuat
oleh penyedia jasa.
5 Buat Berita Acara hasil konfirmasi/
wawancara
6 Tuangkan dalam daftar uji dan buat
simpulan hasil pemeriksaan
