PERENCANAAN JADWAL DAN ANALISIS
MANAJEMEN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
MENGGUNAKAN MICROSOFT PROJECT 2007
D I S U S U N
OLEH
Rizky Dwi Putra Napitupulu 212520024
Rizkynapit@gmail.com
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
UNIVERSITAS METHODIST INDONESIA
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
MEDAN
ABSTRAK
Program Microsoft Project 2007 menjadi suatu solusi dalam dunia manajemen administrasi perkantoran yang semakin berkembang dan penuh kompleksitas dalam membangun sebuah proyek Manajemen Sistem Informasi Kepegawaian. Dalam pelaksanaannya sebuah proyek Manajemen Sistem Informasi Kepegawaian mengalami fuktuasi baik perencanaan kerja maupun sumber daya untuk penyokong kehidupan manajemen administrasi di perkantoran.
Merencanakan ulang jadwal pembuatan proyek Manajemen Sistem Informasi Kepegawaian menjadi sarana untuk mengetahui seberapa efektif kemampuan program Microsoft Project 2007. Diketahui dengan menggunakan program komputer tersebut, monitoring perencanaan dan pengendalian jadwal proyek mengalami efesiensi dan efektiftas dibanding tanpa penggunaan komputer. Kemampuan pengaturan sumber daya melalui program Microsoft Project 2007 berdampak positif pada keberhasilan proyek Manajemen Sistem Informasi Kepegawaian. Pelaporan rencana, pelaksanaan dan evaluasi kemajuan proyek sistem ini pun menjadi lebih detail dan terkelompokkan sesuai kebutuhan data yang diperlukan.
Kata Kunci : Microsoft Project 2007, Penjadwalan proyek, Manajemen pesatnya mengalami perubahan yang signifkan. Hal ini turut berpengaruh terhadap perkembangan di dalam Manajemen Sistem Informasi Kepegawaian, dimana banyak aplikasi komputer yang ditawarkan untuk membantu para manager dalam mengolah data perencanaan dan pelaksanaan kegiatan proyek Manajemen Sistem Informasi Kepegawaian, baik secara langsung maupun secara sistem “cloud”, yang sederhananya juga disebut layanan berbagi dan bekerja secara online. Maka dengan penjelasan diatas penulis berisiniatif untuk merencanakan jadwal dan menganalisis sistem informasi kepegawaian di bidang perkantoran. Fokus pembuatan tulisan ini menggunakan teknologi perangkat lunak untuk mencapai kemudahan dalam menjalankan proyek dalam bidang Manajemen Sistem Informasi Kepegawaian, khususnya dalam merencanakan jadwal dan menganalisis Manajemen Sistem Informasi Kepegawaian. Perangkat yang dimaksud adalah Microsoft Project 2007. Program Microsoft Project 2007 dalam Manajemen Sistem Informasi Kepegawaian secara sekilas kinerjanya dapat mempermudah seorang manajer dalam memsukkan data proyek, mengelola aktivitas proyek, pengendalian proyek, laporan proyek.
1.2 Rumusan Masalah
Rumusan masalah dalam penyusunan tugas ini dapat dituangkan dalam kalimat ini : “Perencanaaan Jadwal dan Analisis Manajemen Sistem Informasi Kepegawaian Menggunakan Microsoft Project 2007”.
Bagaimana cara merencanakan jadwal proyek dengan menggunakan microsoft project 2007 dalam menganalisis sistem?
1.3 Tujuan
- Memberikan gambaran tentang perencanaan jadwal dengan menggunakan program Microsoft Project 2007 dan menganalisis sistem yang terdahulu di dalam pengelolaan proyek.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Proyek Manajemen Sistem Informasi
Proyek Manajemen Sistem Informasi (PMSI) adalah sebuah cara yang dilakukan untuk mengelola sumber daya (manusia, data, anggaran) untuk mencapai suatu tujuan yang ditentukan. Apa maksud dari mencapai suatu tujuan yang ditentukan? Maksudnya ialah suatu proyek yang di manajemen sedemikian rupa agar sesuai dengan anggaran, keinginan konsumen, sesuai jadwal, dll. Hal itulah yang menjadi dasar dari manajemen sistem informasi tersebut. Manajemen Proyek Sistem Informasi (MPSI) bisa juga diartikan sebagai langkah-langkah yang diperlukan dalam sebuah pembuatan proyek sistem informasi untuk mencapai suatu tujuan yang tadi. Berikut beberapa hal yang dijadikan tujuan dalam hal manajemen sistem informasi: Mutu, Biaya, dan Waktu.
Jika seorang konsumen memiliki biaya rendah, maka proyek manajer bisa menyesuaikan mutu dengan anggaran yang ada. Jiak konsumen menginginkan pembuatan proyek cepat, maka konsumen harus menyediakan dana lebih untuk mendapatkan tujuan tersebut. Begitu juga dengan tujuan mutu yang dihasilkan.
Dalam hal ini yang mengatur atau mengelola pembuatan sistem informasi dari awal hingga akhir ialah Proyek Manajer. Dimana proyek manajer inilah yang bertanggung jawab dan mengatur segala sesuatu tentang proyek yang dikerjakan. Seperti: mencari proyek, melakukan estimasi waktu dan biaya, memilih karyawan, dll.
2.2 Penjadwalan Proyek
Dalamproyek, penjadwalan sangat penting dalam memproyeksikan keperluan tenaga kerja, material, dan peralatan. Menjadwalkan adalah berpikir secara mendalam melalui berbagai persoalan-persoalan, menguji jalur-jalur yang logis, serta menyusun berbagai macam tugas, yang menghasilkan suatu kegiatan lengkap, dan menuliskan bermacam-macam kegiatan dalam kerangka yang logis dan rangkaian waktu yang tepat.
(Luthan & Syafriandi, 2006)
Adapun tujuan Penjadwalan sebagai berikut: •Mempermudah perumusan masalah proyek. •Menentukan metode atau cara yang sesuai. • Kelancaran kegiatan lebih terorganisir. • Mendapatkan hasil yang optimum.
DLL.
2.1 Gantt Chart
Ganttchart adalah sekumpulan aktivitas yang ditempatkan di kolom vertikal, sementara waktu ditempatkan dikolom horizontal. Waktu mulai dan selesai setiasp kegiatan beserta durasinya ditunjukkan dengan menempatkan balok horizontal di sebelah kanan dari setiap aktivitas. Perkiraan waktu mulai dan selasai dapat ditentukan dari skala waktu horizontal pada bagian atas bagan. Panjang dari balok menunjukkan durasi dari aktivitas dan biasanya aktivitas-aktivitas tersebut disusun berdasarkan kronologi pekerjaannnya(Callahan, 1992)
Gambar 1.1 Contoh Gant chart
2.1 Istilah-istilah Dalam Microsoft Project 2007
Task merupakan lembar kerja yang berisi tentang rincian pekerjaan. Jenis pekerjaan dalam suatu proyek sering disebut dengan istilah Task. Jenis pekerjaan ini ada yang bersifat global, bahkan sampai pada rincian pekerjaan yang bersifat detail.
- Duration (durasi)
Duration adalah jangka waktu atau lamanya waktu yang dibutuhkan untuk menyeleasaikan suatu pekerjaan. Satuan waktu terbagi atas : minutes, hours, days
- Start (mulai)
Start adalah tanggal mulai yang menyatakan awal atau dimulainya suatu proyek tertentu. bentuk batang horizontal yang menggambarkan masing-masing pekerjaan beserta durasinya.
BAB III
HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Memasukkan Data Proyek
Hal yang pertama dilakukan dalam pengeloalaan data proyek dengan Ms. Project 2007 adalah memasukkan informasi lengkap data proyek. Seperti nama proyek, aktivitas proyek, jadwal proyek dan informasi lainnya mengenai proyek yang dikerjakan.
3.2 Work Breakdown Structure
Gambar 2.1 Work Breakdown Structure Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
3.4 Gantt Chart menggunakan Microsoft Project
Setelah aktivitas –aktivitas tersusun dalam WBS, maka aktivitas dan jadwal-jadwal proyek dimasukkan kedalam Microsoft 2007.
Gambar 3.2 Gantt Chart II Using Microsoft Project
BAB IV
HASIL ANALISIS
4.1 Hasil Analisis
Dari uraian yang sudah dipaparkan pada bab-bab sebelumnya, dapat disimpulkan hasil analisis bahwa :
1. Penggunaan Microsoft Project memudahkan manajer proyek dalam merencanakan, mengendalikan jadwal monitoring dan mengupdate laporan proyek.
2. Kedua jadwal diatas memiliki perbedaan, terlihat dalam perkiraan jadwal proyeknya. Sebagai contoh terlihat pada gambar Gantt Chart I memiliki perkiraan waktu proyek dari Jan-april 2015 sedangkan Gantt Chart II memiliki perkiraan waktu dari Jan-Oktober. Kenapa berbeda? Karena pada Jadwal Proyek Gantt Chart 1 ada aktivitas-aktivitas yang harus dikerjakan berbarengan supaya dapat menghemat waktu proyek sedangkan pada jadwal Proyek Gantt Chart II aktivitas – aktivitasnya dikerjakan secara bertahap. Maksudnya Jika suatu aktivitas dilakukan maka harus menunggu aktivitas-aktivitas sebelumnya selesai lebih dahuku lalu boleh dilanjutkan dengan aktivitas yang lainnya .
