Jamuan diplomatik dan sosial. ( Diplomatic and social function )
I. Pendahuluan :
1. Di dalam melaksanakan tugas perwakilan dan membina hubungan persahabatan dikalangan diplomat, masalah protokol dan etiket merupakan hal yang penting dalam pelaksanaan pergaulan Intenasional. .
2. Jamu-menjamu diplomatik dan social merupakan pelengkap tugas di luar negri. 3. Jamu-menjamu membutuhkan ketrampilan dan pengetahuan khusus yang harus dilaksanakan oleh para istri Pejabat Dinas luar negri khususnya oleh istri kepala perwakilan RI di luar negeri.
II. Tujuan :
Jamu-menjamu tidak hanya bertujuan sekedar mengajak orang makan , tetapi untuk tujuan khusus , yaitu untuk :
1. Meningkatkan citra dan pembangunan.
2. Mendapatkan informasi dan pandangan dari orangorang setempatatau diplomat-diplomat negara-negara lain.
3. Membina hubungan dan persahabatan yang mungkin berguna di kemudian hari. 4. Memungkinkan para istri saling berkenalan agar dapat membicara\an ten tang hal-hal
yang menjadi kepentingan bersama.
1. 2.
Jamuan diplomatik dan social adalah suatu keharusan alau barangkali manjadi persyaratan untuk bisa mendampingi suami di luar neseci , agar bisa diharapkan daripadanya, turut berperan serta, menunjang usaha perwakilan RI untuk mencapai missionnya, khususnya dalam social budaya. Untuk lbu-ibu yang hadir disini, yang usdah berpengalaman, tentu sudah tidak asing lagi, tetapi barangkali untuk ibu-ibu yang baru mengikuti orientasi ini sangat baik, karena dapat menambah pengatahuan sebagai tambahan bekal dan tuntunan bagi pelaksanaan tugas nantinya di luar negeri.
Apakah di lingkungan KBRI , PTRI, KJRI atau KRI, mengingat tuntunan kepentingan pembangunan nasional yang kian meningkat dan kian tinggi.
Dengan demikian kita menjadi sadar bahwa tugas seorang Diplomat pejuang termasuk istrinya tidaklah mudah seperti yang diperkirakan orang.
Kita telah dipelajari dalam konvensi Wina, ada 5 tugas pokok seorang Diplomat, yang mewakili negaranya di negara akreditasi.
Tetapi untuk kita, sebagai istri Kepala Perwakilan hendaknya ada 3 pokok yang harus diketahui dan dilaksanakan yaitu:
1. Pembinaan Masyarakat Indonesia.
2. Pergaulan dengan Masyarakat Internasional.
- Yang dimaksud dengan Diplomatic functions, adalah suatu acara resmi dengan tamu tamu selectif.
"Dinners" , " National Day" , "luncheons". Coctails 1. Undangan kepada tamu-tamu harus secara protokoler. 2. Berapa Menteri setempat yang akan diundang.
atau siapa yang akan menjadi tamu kehormatan. 3. Berapa Kepala perwakilan asing yang akan diundang.
4. Untuk ini harus disesuaikan dengan ruangan meja makan yang ada di wisma duta, ( 14-22 ).
5. Mendudukkan tamu-tamu harus dengan preseance.
6. Busana untuk pria selalu : Black Tie, untuk kita wanita Indonesia: Busana Nasional. 7. Memilih beberapa nama Kepala Perwakilan asing sebagai pengganti , bila ada yang berhalangan .
( tetapi harus diingat pula untuk mengisi kursi kosong pada suatu dinner, mengirim undangan pada saat-saat terakhir hendaknya dihindarkan . Yang dapat kita harapkan) kedatangan DCM kita atau salah satu dari KBRI yang sudah senior untuk
menggantikannya.
- Undangan resmi dari kepala Negara harus selalu dipenuhi terkecuali bila ada alasan-alasan yang benar dapat dipertanggung-jawabkan . Sakit.
- Undangan dinners dari Kepala Perwakilan asing tidak boleh diwakilkan , kecuali undangan untuk resepsi National Days, bila Duta Besar dan istri berhalangan maka orang ke II dari KBRI, PTRI, KJRI, KRI akan mewakili Duta Besar dan istri.
Harus diingat : Hadir memenuhi undangan National Days adalah salah satu tugas dari Duta Besar beserta staffnya yang terundang juga.
- Persiapan-persiapan untuk Diplomatic and social functions hampir sama.
1. Ruang salon, dan ruang makan rapih dan bersih.
2. Meja diatur rapih dan bersih dengan tidak melupakan bunga bunga segar untuk centre piece.
3. Menu yang khas Indonesia disesuaikan dengan ala Internasional , memberikan nama nama hidangan terserah Ibu.
misalnya: - soto madura
- goreng udang+ risoles udang dihiasi dengan acar diatas daun selada
- gulai sapi, nasi kuning dihiasi lengkap, lapis ayam+brokoli, kerupuk udang - cendol dengan santan
- fruit cocktail : rambutan, nangka, tropical fruits dll.
4. Untuk cocktails sebelum makan dipersiapkan minuman alkohol whisky soda, gin tonic, sherry, soft drinks, dengan krupuk-krupuk kecil , kacang mete, lumpia kecil etc.
Kopi dan teh selalu dihidangkan di ruang salon juga dihidangkan cognac dan liquor pakai es, untuk tamu-tamu wanitanya. Kalau sudah ½ jam dihidangkan juga air es atau soft drinks.
Maka selesailah santapan jamuan makan malam resmi dengan sukses!
- Dengan social functions tentunya lebih bebas., tidak dengan se correct yang resmi , pakaian bebas dan rapi sesuai dengan acara apakah diadakan didalam rumah atau dikebun, garden party , Mcngadakan Indonesian Night , Fashion Shows etc. - Pada jamuan makan siang dapat juga resmi maupun informal.
Bila kita mengadakan informal,makanan a'la buffet bisa dihidangkan . Minuman cukup dengan 1 macam anggur atau orange juice / lemon juice. Bila hendak mengadakan sitting luncheon} duduk tidak usah menurut protokoler, tidak ada preseance) disebutnya
freeseating.
- Untuk kita,di wisma duta, kalau sudah banyak kenalan maka buffet dinner selalu menjadi santapan malam yang populer. Pada buffet dinner kita diberi kesempatan untuk memamerkan makanan Indonesia yang lezat. Mereka ( para tamu) yang sudah pernah ke Indonesia akan mendambakan makanan a'la buffet karena mereka bisa memilih macarn makanan , tetapi sebaliknya untuk mereka yang belum kenal, akan sangat membingung-kan para tamu asing.
Menu untuk buffet dinner: misalnya:
- nasi putih, sate daging ( ayam ) , sambal goreng udang)goreng kakap asam manis, bakmi goreng, ayam kecap dengan dihiasi jamur pinggirnya., gado-gado komplet atau pecel, krupuk dan sambal.
- Menu untuk luncheon nasi kuning len~kap dengan lauk pauknya, lontong lengkap dengan lauk pauknya, etc.
Bila di wisma duta diadakan dinners atau luncheons yang resmi} maka kita ditolong dari KBRI oleh bagian protokolnya.
1. Untuk memberi / mengirim undangannya 2. Untuk mengatur tempat duduk preseance
3. Untuk menerima bila mereka datang di Wisma Duta 4. untuk membawa / mengiring ke Duta Besar etc.
Untuk membuat menu , dalam jamuan resmi , bisa ditulis atau diketik dalam kartu berbentuk sangat indah dan dapat menyemarakan meja . Bentuk menu menjadi
kebanggaan Nyonya rumah , sedangkan anggur serta champagne menjadi kebanggaan tuan rumah.
Nama anggur serta tahun pembuatannya ditulis atau diketik sebelah kiri bawah dalam kartu menu. Biasanya disebut dulu nama anggur putih , sesudah itu anggur merah dan kemudian nama champagne.
Di dalam jamuan cocktails , kalau kita mengahadiri undangan cocktails maka gunanya ini untuk
a. mempererat hubungan
b. mencari relations (colleagues) c. saling mendekati.
d. mengadakan appoinments
Resepsi:
Pada jamuan resepsi kenegaraan disajikan minuman keras dan makanan kecil . Makanan dengan cold buffet , atau dapat pula sama pada jamuan cocktails .
Sifat resepsi , hari nasional kita bisa resmi atau ½ resmi.
Undangan terdiri dari ratusan undangan termasuk masyarakat pejabat tinggi setempat. Jadi bukan saja Corps Diplomatic .
Pada kesempatan ini biasanya sering dipakai untuk membicarakan business dan pembicaraan yang sangat berguna
Coffee morning:
Diadakan biasanya diwaktu pagi antara jam 10.00 - 11.30 sebelum luncheon.
pembicaraannya hanya membicarakan hal-halyang berhubungan dengan rumah tangga atau persiapan-persiapan untuk Bazaar Internasional.
Business luncheon bisa bersi£at resmi atau tidak resmi. Ini dapat diadakan di restaurant, biasanya untuk para pejabat saja.
Breakfast : Undangan ini hanya diadakan di Amerika dan Philipine .
Pamitan:
Bila kita bersiap-siap untuk pamitan kita hendaknya melillat apakah guest of honnour sudah pulang atau belum. Bila belum kita secara diam-diam meminta diri kepada nyonya rumah dengan mengucapkan terima kasih dan jangan kita mencoba menarik perhatian kepada tamu-tamu lainnya akan kepergian kita, karena hal ini menyebabkan tamu-tamu yang lain akan pergi juga
Tambahan:
Busana kita di luar negeri.
Selera tak dapat diperdebatkan . Memang benar bila wanita berbusana sangat terikat dengan selera dan karakter kita masing-masing. Tetapi kita dipaksa untuk menyesuaikan dengan acara tertentu. Kita harus comfortable dengan pakaian yang kita pakai.
Menurut pengalaman kami di luar negeri: untuk mendampingi suami dalam menunaikan tugas mewakili Pemerintah dan negara kita mengenakan busana nasional dalam
Ini yang diadakan oleh Kepala Perwakilan dan biasanya di dalam undangan telah dicantumkan pakaian yang harus dikenakan.
Stockings tentu kita mengenakan ini, selain untuk menjaga terhadap kedinginan juga untuk memenuhi syarat sopan santun, dan janganlah memakai "woolen” stockings. Stockings harus diperhatikan jangan sampai berlubang, betapa kecil pun, harus segar dan rapih.
Gloves:
protokol Istana Inggris dan Swedia mengharuskan orang memakai gloves, bilamana berjabatan tangan dengan anggota keluarga raja. ( royal family).
Meskipun janggal dengan pakaian nasional kita namun untuk memenuhi protokol istana negara penerima, gloves juga dipakai untuk pelengkap yang kita kenakan bilamana ditentukan.
Untuk Tahta Suci Vatican:
Protokol Vatican mengharuskan warna hitam untuk upacara resmi, selain dari warna hitam ini , diharuskan pula baju yang panjang berlengan, berkraag tinggi dan
berkerudung hitam ( mantille) dan kaos tangan hitam.
Bila kita hendak memakai pakaian Barat harus diperhatikan benar dan jangan memakai pakaian barat yang menurut mereka ( ukuran setempat ) di pakai oleh golongan rendah, Yaitu “ lower class ". Maka sebaiknya bilamana mungkin pakailah pakaian nasional, sedangkan pakaian Barat hanya dikenakan untuk mengganti jika pakaian nasional kita tidak praktis dan mengganggu misalnya: untuk shopping, piknik, berolah raga, main bridge, cek up ke dokter, dan untuk menghadiri pertrmuan-pertemuan Internasional Clubs.
Biasanya di negara-negara dengan 4 musim, busana juga turut berganti dari musim ke musim.
Misalnya: Pada musim dingin untuk menghadiri dinners, hendaknya kebaya dari brocade yang polos atau pakai golden thread. , dalam musim semi; mulai dengan yang lace tetapi memakai lining, dalam musim panas) penuh dengan monte , pada musim gugur mulai lagi dengan warna-warna gelap yang biru ke biruan atau abu-abu, violet etc.
Kesimpulan:
1. Dalam melaksanakan jamu-menjamu diplomatik atau social bukanlah yang menjadi tujuan , tetapi sarana untuk mencapai suatu sasaran .
2. Pelaksanaan jamu-menjamu harus sesuai dengan tata cara protokol dan sesuai dengan situasi dan kondisi setempat.
3. Dalam mengadakan atau menghadiri suatu fungsi sosial atau diplomatik diharapkan berbusana sesuai dengan acara. ( resmi atau non resmi )
Penutup:
Dengan demikian nyatalah bahwa untuk melakukan ataupun menghadiri tata cara
pergaulan Internasional dalam jamu-menjamu tidaklah semudah atau pun seringan seperti diperkirakan orang.
Walaupun demikian , bila kita senang melaksanakannya , kita dapat membiasakan rliri rlan menikmatinya
Disusun oleh:
Ny. P . DJUMIRIL
