MAKALAH KEWIRAUSAHAAN,
KEPEMIMPINAN & KOM. BISNIS
(Komunikasi Tertulis)
Disusun oleh :
1. Fajriani Listya Awal 105020300111069
2. Filemon 105020300111076
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
I. Definisi dan Arti Penting Komunisasi Tertulis
Komunikasi tulisan adalah komunikasi yang dilakukan dengan perantaraan tulisan tanpa adanya pembicaraaan secara langsung dengan menngunakan bahasa yang singkat, jelas dan dapat dimengerti oleh penerima. Komunikasi tulisan dapat berupa surat- menyurat, sms, e-mail dan lain sebagainya. Komunikasi tulisan ini juga berpengaruh dalam komunikasi antaran individu-individu, individu-kelompok, atau kelompok-kelompok yang berjauhan tempat. Komunikasi tertulis juga dapat memberikan eisien dan menghemat waktu tanpa perlu membuang tenaga dan waktu dalam berkomunikasi kepada seseorang yang tempat dan domisilinya berjauhan. Komunikasi tertulis dilakukan baik antara individu dan bagian dalam struktur organisasi peusahaan maupun dengan pihak ketiga. Menurut Bovee dan Thill (1989) dalam penyampaian pesan secara tertulis.
Komunikasi tertulis dapat dipilih bilamana :
1. Pesan atau subjek yang ingin disampaikan cukup banyak dan komplek; perlu penjelasan panjang lebar suatu teknis; perlu visualisasi pesan dalam bentuk angka-angka, grafik, gambar, data statistik.
2. Penerima pesan terpisah jarak jauh dengan pemberi pesan. 3. Memerlukan laporan, data atau dokumen tertulis untuk arsip. 4. Tidak dibutuhkan tanggapan cepat dari penerima pesan.
Jika menulis merupakan proses penyampaian pesan secara tertulis maka membaca merupakan proses penerimaan pesan yang disampaikan secara tertulis oleh orang lain. Pemahaman atas makna pesan itu tidak hanya berasal dari apa yang tertulis dalam teks atau karangan itu saja, tetapi juga dari pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki pembaca. Dengan demikian, didalam proses membaca terjadi interaksi antara pembaca dengan teks atau karangan itu sendiri. Pemahaman yang dihasilkan dari interaksi tersebut dapat dikelompokkan atas tiga hal, yaitu :
unsur-unsur bahasa serta makna yang dibawanya. Hal ini merupakan kemampuan awal yang harus dimiliki pembaca.
2. Pemahaman inferensial, yaitu pemahaman tentang apa yang tersirat dalam teks berupa maksud dan gagasan atau ide penulis. Untuk mungkin mengaitkannya dengan pa yang telah diketahuinya atau dia mencari informasi lain.
I.I Kelebihan Komunikasi Tertulis
atau kita menemui kata asing, kita bisa mengulangi beberapa paragraf sebelumnya, menggunakan kamus atau bertanya kepada seseorang untuk memahaminya. Berbeda dengan komunikasi lisan yang berlangsung hanya sekali, kita tentu tak bisa serta merta meminta pembicara untuk mengulangi kalimat yang tidak kita pahami.
I.II Kelemahan Komunikasi Tertulis
Kelemahan unsur kebahasaan dalam proses komunikasi tentunya menjadi kelemahan dari komunikasi tertulis.Meski bahasa merupakan unsur yang sering kita gunakan dalam komunikasi sehari-hari, bahasa memiliki sejumlah keterbatasan. Menguraikan keterbatasan bahasa sebagai sarana komunikasi. Pertama, keterbatasan jumlah kata yang tersedia untuk mewakili objek atau perasaan. Tidak semua benda, peristiwa, perasaan dapat diwakili oleh kata yang berbeda. Suatu kata hanya mewakili realitas, tetapi bukan merupakan realitas itu sendiri. Kata hanya bisa mewakili sebagian dari realitas, bukan keseluruhan realitas. Keterbatasan bahasa dalam mewakili realitas tampak pada penggunaan kata sifat. Kata sifat cenderung dikotomis, maksudnya membagi sesuatu hanya dalam dua kategori, semisal kaya-miskin, bahagia-sengsara, pandai-bodoh, baik-buruk dan lain sebagainya. Namun perlu disadari bahwa realitas sesungguhnya tidaklah sekaku itu. Kita tidak bisa memvonis bahwa kalau tidak hitam berarti putih atau sebaliknya. Antara warna hitam dan putih terdapat puluhan bahkan ratusan warna abu-abu yang pasti beda. Seringkali agar kata yang kita ungkapkan lebih tepat, kita menggunakan tambahan ‘agak’ atau ‘sangat’. Untuk mengukur makna yang lebih akurat, Charles E. Osgood, George Suci dan Percy Tannenbaum merancang suatu instrumen yang disebut Semantic Differential. Mereka mengukur makna suatu konsep dalam skala 1 sampai 7. dalam hal ini 1 menunjukkan kecenderungan negative sedang angka 7 menunjukkan kecenderungan positif (Mulyana,2002:246). II. Macam –macam Bentuk Surat
dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas. Macam – macam bentuk surat yaitu ;
1. Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu:
a) Tidak menggunakan kop surat b) Tidak ada nomor surat
c) Salam pembuka dan penutup bervariasi
d) Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis e) Format surat bebas
2. Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi:
a) Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi b) Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
c) Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim d) Penggunaan ragam bahasa resmi
e) Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi f) Ada aturan format bakuBagian-bagian surat resmi:
· Kepala/kop surat Kop surat terdiri dari:
1. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
2. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
3. Logo instansi/lembaga
· Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
· Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat · Hal, berupa garis besar isi surat
· Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada) · Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma) · Isi surat
Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.
· Penutup surat Penutup surat, berisi:
a) salam penutup b) jabatan
c) tanda tangan
d) nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
· Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan
3. Surat Niaga
Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.
4. Surat Dinas
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas:
a) Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
c) Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku d) Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
e) Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
5. Surat Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini:
·
Kepala surat :
a) Tempat dan tanggal pembuatan surat b) Nomor surat
c) Lampiran
d) Hal atau perihal e) Alamat tujuan f) Salam pembuka
· Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu : a) paragraf pembuka
b) isi surat
c) paragraf penutup d) Salam penutup
e) Tanda tangan dan nama terang
III. Ragam Komunikasi Tertulis Dalam Bisnis
tanggungjawab oleh mereka yang akan melaksanakannya. Para ahli manajemen juga mengatasi bahwa komunikasi yang efektif adalah landasan dari perilaku organisasi yang beretika. Menurut William C. Himstreet dan Wayne Murlin Baty, menyatakan bahwa komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antarindividu melalui suatu system yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan (Komunikasi Bisnis, Erlangga, 2003, Drs. Djoko Purwanto, M.B.A.). Pengertian komunikasi ini paling tidak melibatkan dua orang atau lebih dengan menggunakan cara-cara berkomunikasi yang biasa dilakukan oleh seseorang dengan cara lisan maupun tulisan.
Komunikasi terbagi tiga (3), yaitu:
1. Komunikasi antarpribadi (interpersonal communications), merupakan bentuk komunikasi yang lazim dijumpai dalam kehidupan sehari-hari antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Komunikasi lintas budaya (intercultural/cross-cultural communication), merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan antara dua orang atau lebih, yang masing-masing memiliki budaya yang berbeda,
3. Komunikasi bisnis, merupakan komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis.
Pada dasarnya, ada dua bentuk komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis, yaitu komunikasi verbal maupun komunikasi non verbal. Komunikasi Verbal (Verbal Communications) merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain melalui tulisan maupun lisan yang mempunyai struktur yang teratur dan terorganisasi dengan baik. Contoh komunikasi verbal dalam dunia bisnis adalah membuat dan mengirim surat pemesanan barang (order) kepada pihak lain. Adapun bentuk-bentuk komunikasi tertulis dalam dunia bisnis mencakup surat-surat bisnis, memo, dan laporan.
1. pengirim mempunyai ide atau gagasan,
Sebelum proses penyampaian pesan dapat dilakukan, maka pengirim pesan harus menyiapkan ide apa yang ingin disampaikan kepada pihak lain (audiens). Pesan adalah rumusan berwujud dari gagasan yang dikirim kepada penerima. Persepsi adalah hal yang unik, ide yang disampaikan seseorang mungkin akan ditafsirkan secara berbeda oleh orang lain. Seorang komunikator yang baik harus dapat menyaring hal-hal yang tidak penting atau tidak relevan, dan memusatkan perhatian pada hal-hal yang memang penting dan relevan. Dalam dunia komunikasi, proses tersebut dikenal sebagai abstraksi (abstraction).
2. pengirim mengubah ide tersebut menjadi sebuah pesan,
Dalam suatu proses komunikasi, tidak semua ide dapat diterima atau dimengerti dengan sempurna. Agar ide dapat diterima dan dimengerti secara sempurna, pengirim pesa harus memperhatikan beberapa hal, yaitu subjek (apa yang ingin disampaikan), maksud (tujuan), audiens, gaya personal, dan latar belakang budaya.
3. pengirim menyampaikan pesan,
4. penerima menerima pesan,
Komunikasi antaraseseorang dengan orang lain akan terjadi, bila pengirim mengirimkan suatu pesan dan penerima menrima pesan tersebut. Jika seseorang mengirim sepucuk surat, komunikasi baru bisa terjalin bila penerima surat telah membaca dan memahami isinya.
5. penerima menafsirkan pesan,
Setelah penerima menerima suatu pesan, tahap berikutnya adalah bagaimana ia dapat manafsirkan pesan dan menerjemahkan simbol yang digunakan dalam pesan untuk menginterpretasikan arti. Suatu pesan yang disampaikan pengirim harus mudah dimengerti dan tersimpan di dalam benak pikiran si penerima pesan. Selanjutnya, suatu pesan baru dapat ditafsirkan secara benar bila penerima pesan telah memahami isi pesan sebagaimana yang dimaksud oleh pengirim pesan.
6. Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim.
Komunikasi ini biasanya digunakan untuk menyampaikan informasi yang sifatnya singkat dan jelas, tetapi dipandang perlu untuk ditulis denganmaksud atau tujuan tertentu. Komunikasi ini juga digunakan untuk menyampaikan infromasi yang bersifat kompleks, untuk mengirimkan gambar dan foto karena tidak dapat dilukiskan dengan kata-kata serta untuk menyampaikan informasi kepada banyak orang seperti spanduk dan brosur.
Dalam komunikasi ini perlu ditimbangkan maksud dan tujuan komunikasi tersebut dilakukan. Perlu diketahui resiko dari komunikasi tersebut misalnya aman, mudah dimengerti dan tidak menimbulkan pengertian yang berbeda dari yang dimaksud. Komunikasi ini dapat dibuat dalam bentuk surat, faksimile, e-mail, memo, proposal ,laporan. Pilihan kata dilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat.
Komunikasi tertulis bisa dengan ditulis tangan atau menggunakan media elektronik seperti telegram, mesin faks dan e-mail.
Komunikasi tertulis tepat digunakan bila : · Pesan terinci dan kompleks
· Pesan memerlukan perencanaan yang saksama · Pesan melakukan catatan prmanen
· Penerima dalam jumlah banyak
· Penerima sulit dijangkau karena tersebar secara geografis · Tidak diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima
Bentuk-bentuk media tertulis yang sering dipakai dalam dunia bisnis adalah sebagai berikut :
7. Formulir 8. Catatan 9. Kuesioner 10. Pengumuman 11. Iklan
IV. Teknik Penyusunan Proposal Bisnis
Ada beberapa unsur yang perlu di perhatikan untuk menyusun proposal bisnis:
1. Bab Pendahuluan
Merupakan bab perkenalan dimana anda menguraikan latar belakang usaha, visi dan misi bisnis, dan gambaran usaha yang ingin dijalankan termasuk bagaimana keadaan pasar saat ini.
2. Profil Badan Usaha
Jenis Usaha
Menguraikan tentang jenis usaha apa yang ingin dijalankan secara singkat. Bisa dijelaskan dengan bentuk list atau uraian singkat. Kemudian sebutkan secara singkat model bisnisnya.
Nama Perusahaan
Merupakan branded yang akan di ingat oleh pasar. Maka tentukan nama perusahaan dan tulis dalam proposal.
Lokasi
Merupakan salah satu hal yang penting untuk menentukan tempat yang strategis. Tulis lokasi perusahaan, kemudian buat peta atau denah pada proposal
3. Struktur Organisasi Perusahaan
Setiap perusahaan memiliki struktur organisasinya masing - masing, apakah berdiri sendiri atau anda membentuk satu sistem yang membuat perusahaan berjalan dengan satu sistem kerjasama antara owner dengan karyawan. Jika perusahaan memiliki sistem manajerial keorganisasian maka sebutkan mulai dari Pemilik usaha, manager atau pengelola, marketing, HRD dll.
Jenis Produk
Produk adalah nyawa bisnis, jika tidak memiliki produk yang dijual maka kita jelas tidak dapat menjalankan bisnis. Untuk itu sebutkan jenis produk apa yang akan diproduksi.
Pembuatan Produk
Pembuatan produk adalah bagaimana cara anda membuat produk.
Keunggulan Produk
Sebutkan keunikan produk, keunggulan produk hingga nilai plus produk.
5. Target Pasar
Sebagai tambahan kita harus menyebutkan siapa yang kita jadikan target pasar. Warga di daerah mana serta umur berapa dan kalangan yang mana. Misalkan adalah daerah kota X, untuk usia anak anak dari kalangan menengah ke bawah.
6. Promosi dan Pemasaran
Pada poin ini kita menjelaskan tentang strategi pemasaran yang kita lakukan serta promosinya.
7. Laporan Keuangan
Alokasi Dana
Merupakan rancangan kebutuhan dana serta pengeluaran dana yang akan kita gunakan untuk usaha.
Perhitungan Laba
Buat perhitungan secara logis dan realistis mengenai keuangan, seperti: target laba rugi, ancaman resik.
Perhitungan Bagi Hasil
Setelah semua unsur diatas selesai, maka kita tinggal menentukan berapa rasio bagi hasil yang akan kita tetapkan. Bagaimana menentukan rasio bagi hasil tergantung dari resiko usaha, semakin kecil resiko usaha maka semakin kecil pula pendapatan yang diberikan kepada investor dan sebaliknya.
Penutup berisi kata-kata terakhir kita untuk meyakinkan investor, serta doa dan harapan atas proposal kita. Dan mengucapkan terima kasih atas kesediaanya membaca proposal anda.
9. Lampiran
Biodata Pemilik Usaha Surat Perjanjian
Surat Ijin Usaha
V. Sistem Manajemen Profesional dalam Usaha Rintisan Unsur-unsur yang harus di perhatikan:
1. Bidang dan Jenis Usaha yang Dimasuki. Pemilihan jenis usaha tergantung pada kebutuhan pasar dan sumber-sumber yang tersedia.
2. Bentuk Usaha dan Bentuk Kepemilikan Perusahaan. Pemilihan bentuk kepemilikan badan usaha ditentukan oleh besar kecilnya skala usaha dan sumber daya yang dimiliki.
3. Tempat Usaha yang Akan Dipilih. Pemilihan tempat usaha harus mempertimbangkan aspek efisiensi dan efektifitas.
4. Organisasi Usaha yang Akan Digunakan. Kompleksitas organisasi usaha tergantung pada lingkup atau cakupan usaha, semakin besar lingkup usaha, semakin kompleks organisasinya. Sebaliknya, semakin kecil lingkup usaha, maka semakin sederhana organisasinya.
5. Lingkungan Usaha dapat menjadi pendorong maupun penghambat jalannya perusahaan. Lingkungan mikro dan lingkungan makro berpengaruh terhadap kegagalan dan keberhasilan usaha. Lingkungan mikro adalah lingkungan yang ada kaitannya dengan operasional perusahaan, seperti pemasok, karyawan, pemegang saham, manajer, direksi, distributor, pelanggan/konsumen dan lainnya. Sedangkan lingkungan makro adalah lingkungan di luar perusahaan yang dapat mempengaruhi daya hidup perusahaan secara keseluruhan.
VI. Kemampuan Memotivasi dan Mengarahkan
secara umum sering diartikan sebagai sesuatu yang ada pada diri seseorang yang dapat mendorong, mengaktifkan, menggerakkan, dan mengarahkan perilaku seseorang. Tujuan pemberian motivasi kepada para karyawan adalah:
1. untuk mengubah perilaku karyawan agar sesuai dengan keinginan perusahaan,
2. meningkatkan gairah dan semangat kerja 3. meningkatkan disiplin kerja
4. meningkatkan prestasi kerja
5. mempertinggi moral kerja karyawan 6. meningkatkan rasa tanggung jawab 7. meningkatkan produktivitas dan efisiensi
8. menumbuhkan loyalitas karyawan pada perusahaan.
Dan tujuan utama memotivasi dan mengarahkan adalah untuk merealisasikan citra pribadiyaitu:
1. untuk hidup dalam cara yang sesuai dengan peranan yang diinginkan
