MAKALAH KESEKRETARISAN TENTANG
PELAKSANAAN RAPAT
Diajukan untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Kesekretarisan Dra. Nani Sutarni
Disusun Oleh :
Ahmad Subur
Fitri Meilani 1702926
Iis Isnaeni 1701102
Rina Indra S 1700431
PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN
FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS
Kata Pengantar
Puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan karunia-Nya sehingga penyusun dapat menyelesaikan makalah ini dengan tepat waktu . Tidak lupa kami juga mengucapkan banyak terimakasih atas pihak yang telah menuliskan tulisannya sehingga penulis mengerti tentang materi yang akan dibahas pada materi yang ada dimakalah ini.
Dan harapan kami semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan dan pengalaman bagi para pembaca terutama untuk dosen pada mata kuliah ini dan untuk ke depannya penulis akan lebih baik lagi dalam mengerjakan makalah selanjutnya.
Makalah ini penyusun yakin masih banyak kekurangan dalam makalah ini. Oleh karena itu penulis sangat mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan makalah ini.
Bandung, September 2017
Daftar Isi
Contents
Kata Pengantar... 2
Daftar Isi... 3
BAB I PENDAHULUAN...4
a. Latar Belakang...4
BAB II... 6
BAB I
PENDAHULUAN
a. Latar Belakang
Rapat merupakan salah satu bentuk komunikasi kelompok. Mempelajari rapat dalam konteks komunikasi kelompok. sebagai salah satu bentuk komunikasi, tentu saja, rapat dilakukan dengan tujuan dan melahirkan efek tertentu khususnya yang berkenaan dengan kinerja organisasi dan arus informasi yang berjalan pada satu organisasi. Banyak istilah mengatakan bahwa rapat memiliki wewenang tertinggi dalam organisasi, karena rapat merupakan penentu arah jalannya organisasi sebab pada rapatlah keputusan-keputusan dikeluarkan dan disampaikan untuk diterapkan pada kebijakan atau kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi.
Tiada hari dalam setiap waktu suatu organisasi atau instansi menerima informasi dari berbagai organisasi lain. Kecepatan arus informasi memerlukan keputusan yang tepat. Keputusan yang diambil berdasarkan informasi akan berpengaruh pada aspek kinerja dalam sebuah orgainisasi/instansi. Untuk itu, semua keputusan baik bersifat umum maupun strategik perlu perlu ditetapkan melalui ajang yang kita sebut rapat.
Sebelum rapat diselenggarakan,pimpinan rapat harus mencermati tahapan-tahapan yang dilakukan agar sasaran rapatnya berhasil. Untuk itu, ia harus menetapkan perlu tidaknya penyelenggaraan rapat, menentukan tujuan, memilih siapa saja peserta, menyusun agenda, dan menyiapkan lokasi rapat.
A. Rumusan Masalah
1. Pengertian dan macam-macam kelompok 2. Pengertian dan macam-macam komunikasi
3. Pengertian, Tujuan, Macam-macam serta Syarat Rapat 4. Tipe, Tugas dan Fungsi pemimpin rapat
5. Tipe dan Fungsi peserta rapat 6. Tugas sekretaris dalam rapat
7. Penyelenggaraan dan pengendalian rapat 8. Tata bertanya dalam rapat
9. Istilah bisnis yang berhubungan dengan rapat
B. Tujuan
1. Memahami pengertian dan macam-macam kelompok 2. Memahami pengertian dan macam-macam komunikasi 3. Memahami pengertian, tujuan, serta syarat dalam rapat 4. Mengetahui tipe, tugas sekaligus fungsi pemimpin rapat 5. Memahami tipe dan fungsi peserta rapat
6. Memahami tugas sekretaris dalam rapat
7. Memahami penyelenggaraan dan pengendalian rapat 8. Mengetahui dan memahami tata bertanya dalam rapat 9. Memahami istilah bisnis yang berhubungan dengan rapat
C. Manfaat
BAB II
PEMBAHASAN
C. Pengertian, Tujuan, Macam-macam serta Syarat Rapat 1. Pengertian Rapat
Rapat adalah berkumpulnya sekurang-kurangnya dua atau lebih orang untuk memutuskan suatu tujuan (Shrap v. Dawes, 1976), sedangkan menurut Nunung dan Ratu Evi (2001:129) rapat merupakan suatu alat komunikasi antara pimpinan kantor dengan stafnya. Adapun Wursanto (1987:136) memberikan pengertian yaitu, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah. Pada pengertian lain rapat juga dapat diartikan sebagai kumpulan sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan (dalam hal rapat lebih bersifat formal yang melibatkan empat orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijakan, pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi kepada pegawai agar berlangsung efektif.
Rapat merupakan sarana komunikasi dalam organisasi, meskipun demikian, rapat tidak selalu menghasilkan keputusan yang efektif. Oleh karena itu, rapat perlu diselenggara-kan dengan efisien mengingat pentingnya arti waktu bagi tiap-tiap orang yang bekerja.
2. tujuan
b. Mendapatkan masukan dari para anggota rapat bila ada masalah yang berat dan membutuhkan masukan dari semua anggota. Misalnya masalah mengenai penurunan gaji pegawai.
c. Melibatkan beberapa orang yang memiliki kemampuan tertentu untuk memecahkan masalah yang dihadapi, sehingga masalah diharapkan dapat segera diatasi.
d. Menjalin kerja sama di antara anggota untuk membentuk suatu sikap yang diinginkan, karena jika tidak diadakan rapat maka kemungkinan anggota hanya akan memikirkan bagian pekerjaannya sendiri dan tidak memikirkan bagian lainnya.
e. Menyampaikan masalah, keadaan tertentu, complain, dan lain-lain yang tidak bisa dilakukan secara terbuka selain melalui rapat.
f. Memberi motivasi dan semangat kerja kepada para anggotanya melalui rapat.
3. Prinsip-prinsip Rapat
1. Why, mengapa rapat perlu diselenggarakan. Hal ini untuk menentukan pentingnya rapat.
2. What, apa masalah yang dibicarakan dalam rapat. Hal ini penting untuk menyediakan agenda rapat.
3. Who, siapa yang akan diundang dalam rapat. Peserta yang diundang hendakny sesuai dengan masalah yang akan dibicarakan.
4. When, kapan sebaiknya rapat diselenggarakan. Ini menyangkut hari dan waktu yang dianggap paling sesuai untuk calon peserta rapat.
4. Macam-macam rapat
A. Berdasarkan Tujuannya
a) Rapat Penjelasan
Rapat penjelasan biasanya diselenggarakan oleh pimpinan untuk memberitahukan atau menyampaikan penjelasan kepada seluruh peserta rapat.
b)Rapat Pemecahan Masalah
Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan atau memecahkan suatu permasalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan atau suatu lembaga.
c)Rapat Perundingan
Rapat Perundingan adalah rapat yang diselenggarakan untuk menghindari suatu permasalahan serta mencari jalan tengah agar kedua belah pihak yang berselisih tidak merasa dirugikan.
a)Rapat Formal (Formal Meeting)
Rapat formal adalah rapat yang telah dipersiapkan terlebih dahulu dengan seluruh mekanisme dalam rapat tersebut telah diatur, dan biasanya seluruh peserta rapat mendapatkan undangan.
b)Rapat Informal (Informal meeting)
Rapat informal adalah rapat yang diselenggarakan secara tidak resmi, atau tidak berdasarkan aturan resmi yang berlaku dalam penyelenggarakan sebuah rapat. c)Rapat Terbuka
Rapat terbuka adalah rapat yang diselenggarakan secara terbukan atau umum, dimana semua anggota organisasi dapat menghadiri rapat tersebut. Biasanya materi yang dibahas tidak bersifat rahasia.
d) Rapat Tertutup
Rapat tertututp adalah rapat yang dihadiri oleh orang-orang tertentu dalam sebuah organisasi, dan biasanya materi yang dibahas berupa masalah-masalah yang bersifat rahasia dimana tidak semua orang mengetahuinya.
C. Berdasarkan Jangka Waktu
Rapat mingguan adalah rapat yang diselenggarakan secara intens yaitu satu minggu sekali, dan biasanya membahas soal masalah-masalah yang dihadapi setiap seksi atau subseksi.
b) Rapat Bulanan
Rapat bulanan biasanya diselenggarakan setiap sebulan sekali dengan rutin, dengan materi pembahasan yang bersifat biasa yang dihadapi oleh seksi-seksi atau subseksi. c) Rapat Semestera
Rapat semester adalah rapat yang diselenggarakan setiap enam bulan sekali guna mengevaluasi kinerja selama enam bulan kebelakang, dan menentukan rencana-rencana apa saja yang akan dicapai pada empat bulan kedepan. d) Rapat Tahunan
Rapat tahunan adalah rapat yang diselenggarakan setiap satu tahun sekali guna mengevaluas pelaksanaan dan rencana kerja jangka panjang maupun jangka pendek.
D. Berdasarkan Frekuensinya
a) Rapat Rutin
Rapat rutin merupakan rapat yang waktunya telah ditentukan serta dilaksanakan secara intens. Seperti rapat mingguan dan rapat bulanan,dll.
b) Rapat Incidental
E. Berdaasarkan Namanya
a) Rapat Kerja
Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan antara pimpinan dengan karyawannya guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.
b) Rapat Dinas
Rapat dinas adalah rapat untuk membahas masalah kedinasan atau pekerjaan yang biasanya rapat ini dilaksanakan oleh suatu instansi kepemerintahan.
c) Musyawarah Kerja
Musyawarah kerja adalah kata lain dari “rapat kerja”
5. Syarat-syarat Rapat
Rapat merupakan media komunikasi kelompok, dimana salah satu tujuannya ialah sebagai cara menyelesaikan masalah-masalah serta menengahi permasalahan-permasalahan yang terjadi pada suatu perusahaan.
Bagi pemimpin perusahaan rapat ialah sebagai ajang mendengarkan masukan-masukan atau saran yang disampaikan karyawan untuk perusahaan itu sendiri. Sedangkan bagi karyawan atau bawahan, rapat merupakan ajang tatap muka antara bawahaan dengan pimpinannya.
1.Acara rapat
Acara rapat harus disusun secara sitematis atau berurutan secara logis.
2.Media rapat
Tempat dan sarana untuk rapat harus memadai. Artinya, tempat dan sarana rapat harus cukup mampu (memadai) menampung peserta rapat sesuai dengan jumlah undangan rapat.
3.Disiplin waktu
Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai dengan waktu yang telah ditentukan akan membuat para peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib.
4.Adanya notulen
Pada saat rapat berlangsung, harus ada seseorang yang bertugas untuk mencatatnya dalam sebuah notulen. Pencatat jalannya rapat biasanya dilakukan oleh seorng sekretaris atau notulis. Isi notulen secara garis besar menguraikan jalannya rapat secara singkat.
5.Terdapat keputusan dana kesimpulan rapat
6. Dipimpin oleh seorang pimpinan yang baik
Pimpinan yang baik adalah seseorang yang aktif, berwawasan luas, cakap, dapat memberikan bimbingan dan pengarahan pada saat rapat berlangsung. Dapat berbicara dengan jelas, bersikap tegas, tidak mendominasi pembicaraan, tidak otoriter, memberikan kesempatan yang sama pada setiap anggota untuk memberikan suaranya.
7.Suasana rapat yang terbuka
Setiap anggota rapat harus berbicara secara terbuka, agar tidak terjadi prasangka yang buruk kepada anggota lainnya.
8.Berpartisipasi dan aktif
Seluruh anggota rapat dapat berpartisipasi dan aktif pada rapat berlangsung serta tidak terjadi monopoli pembicaraan.
9.Selalu mendapatkan bimbingan dan pengawasan
Pemimpin harus dapat membimbing dan mengawasi jalannya rapat, pengawasan terhadap peserta rapat baik secara individu maupun kelompok. Agar pembicaraan tidak menyimpang dari tujuan rapat.
10.Tidak terjadi perdebatan
D. Tipe dan fungsi pemimpin rapat
Dalam sebuah rapat, tentunya terdapat seorang pemimpin rapat. Tipe pemimpin rapat pada dasarnya sangat memepengaruhi berjalannya sebuah rapat. Adapun beberapa tipe pemimpin rapat , diantaranya adalah :
1. tipe otoriter, yaitu tipe pemimpin yang suka memaksakan kehendak,merasa paling berkuasa dan merasa paling mengetahui segala hal ,sehingga kurang memberikan kesempatan pada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya.
2. tipe demokratis, yaitu tipe pemimpin rapat yang bersifat terbuka, mau menerima kritik dan saran dari peserta rapat,memberikan kesempatan kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya ,berperan sebagai pembimbing, pengarah, pemberi petunjuk dan terlibat langsung dalam interaksi kelompok.
3. tipe laizess faire, yaitu tipe pemimpin rapat yang memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengendalikan jalannya rapat.pemimpin ini bersifat pasif dan cenderung masa bodoh, tidak terlibat langsung dalam kegiatan kelompok ,tidak punya inisiatif dan cenderung bersikap sebagai penonton saja.
Adapun beberapa fungsi pemimpin rapat, diantaranya sebagai berikut :
2. sebagai penggerak, yaitu seorang pemimpin rapat harus mampu menggerakkan para peserta rapat untuk dapat berperan aktif dalam penyelesaian masalah yang dibicarakan
3. Sebagai Penengah, Sebagai pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai penengah jika terjadi pertentangan atau perbedaan pendapat di antara para peserta rapat.
4. Sebagai Pencari Solusi, Seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai pencari solusi jika rapat mengalami kemacetan atau kebuntuan. Seorang pemimpin rapat dituntut harus lebih memahami masalah yang dibahas dalam rapat, dengan demikian pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan, wawasan, dan pengalaman yang lebih luas.
E. Tipe dan fungsi peserta rapat
sebuah rapat tentunya terdapat seorang pemimpin yang mengatur jalannya sebuah rapat dan komponen yang tidak kalah penting, yaitu peserta rapat. Berikut ini adalah beberapa tipe peserta rapat, diantaranya adalah :
1. tipe pemberi semangat, yaitu tipe peserta rapat yang memiliki kemauan dan kemampuan kinerja yang tinggi, sehingga mampu menggerakkan orang lain
2. tipe penyerang, yaitu tipe peserta rapat yang selalu menetang pendapat atau tidak setuju dengan pendapat peserta lain
pendiam Peserta rapat juga harus mengetahui dan memahami fungsinya, sehingga rapat dapat berjalan dengan baik.
Fungsi peserta rapat adalah sebagai berikut :
1. Sebagai penyumbang pendapat, Umumnya suatu rapat diadakan untuk memecahkan permasalahan yang sedang dihadapi. Peserta rapat harus dapat menyumbang pendapat/ide agar masalah yang dihadapi dapat diselesaikan secara bersama-sama. Semakin peserta rapat yang menyumbangkan pendapatnya, maka semakin banyak masukan yang didapat untuk menyelesaikan masalah.
2. Sebagai penyumbang data, Pendapat yang disampaikan oleh peserta rapat haruslah berdasarkan data-data yang benar dan rasional. Sebagai penyumbang data, peranan peserta rapat sangat penting dalam membantu pimpinan rapat untuk menentukan langkah-langkah yang diambil dalam menyelesaikan masalah-masalah yang dibahas dalam rapat.
3. Sebagai perumus kesimpulan, Semua saran, pendapat, ide dan gagasan dari seluruh peserta rapat tentu perlu dipertimbangkan dan didiskusikan bersama-sama, agar menghasilkan kesimpulan yang diharapkan oleh semua pihak. Oleh karena itu, setiap peserta rapat harus ikut berperan aktif dalam rumusan kesimpulan.
4. Sebagai pembantu pimpinan, Setiap peserta rapat harus mampu membantu pimpinan rapat, agar dapat menjalankan rapat dengan baik dan diperoleh keputusan rapat yang memuaskan semua pihak. Peserta rapat dapat memberikan informasi sebanyak-banyaknya yang dapat membantu pimpinan rapat dalam pengambilan keputusan.
bersama dari peserta rapat, terhadap suatu permasalahan yang dihadapi. Oleh karena itu, hasil keputusan ini harus diterima dan dijalankan oleh seluruh peserta rapat dengan senang hati, walaupun mungkin saja itu bukan merupakan saran/pendapatnya.
F. Tugas Sekretaris dalam rapat
1. dokumentasi dan laporan rapat
Notulen merupakan sumber informasi atau sebagai dokumen otentik, karena notulen harus ditulis dengan teliti, tepat dan jelas. Penyusunan notulen memerlukan kemampuan menulis secara jalas dan singkat. Penulisan notulen harus didahului dengan judul yang menyatakan dengan jelas badan yang mengadakan rapat, serta dimana rapat tersebut diselenggarakan. Setelah itu menyusun daftar nama peserta rapat beserta jabatannya dan yang terakhir adalah peserta rapat yang berhalangan hadir juga harus ditulis.
Kemudian notuis mencatat apa yang terjadi dalam rapat. Yang pertama dicatat ialah pengesahan notulen rapat sebelumnya bila rapat yang diadakan waktu itu adalah lanjutan dari rapat terdahulu. Selanjutnya yang perlu dicatat adalah pembahasan-pembahasan serta keputusa-keputusan yang dambil mengenai hal-hal yang tercantum didalam agenda rapat. Dan yang terakhir adalah mencatat pukul berapa rapat tersebut ditutup.
Dokumentasi yang ditulis oleh notulen , berfungsi sebagai berikut :
Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di pengadilan. Sebagai contoh: pendaftaran suatu organisasi, bila ada perubahan bentuk atau penutupan suatu organisasi, membuktikan adanya pelaksanaan tugas tau tidak dilaksanakan tugas tersebut.
2. Sebagai Sumber Informasi
Untuk peserta Rapat Yang Tidak Hadir
Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut tetap mengetahui materi rapat yang dibahas dan mengetahui hasil rapat.
3. Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya
Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direlisasikan dalam rapat berikutnya sehingga notula dapat dijadikan pedoman.
4. Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat
Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya sehingga dapat mengingatkan para peserta rapat.
5. Sebagai Dokumen
Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut kronologis dan dijilid secara rapi lalu dismpan engan baik sesuai dengan sistem pengarsipan.
6. Sebagai Alat Untuk Rapat Semu
Tugas Sekretaris dalam rapat
1. Membuat catatan
Apabila dalam rapat terjadi pengambilan keputusan melalui pemungutan suara, maka sekretaris mencatat siapa-siapa yang setuju dan yang tidak setuju dan mencatat hasil kesepakatan.
2. Membuat notulen
Berkaitan dengan menghubungi dan menyiapkan notulen, sekretaris yang akan memimpin rapat dapat menentukan siapa yang bertugas sebagai notulen (jika tidak ada, sekretaris harus mampu sekaligus menjadi notulen), dapat memahami prinsip dasar tugas seorang notulen, serta menyiapkan perlengkapan yang diperlukan seorang notulen untuk membuat notula diantaranya, judul rapat, tanggal, tempat, waktu rapat, daftar nama peserta rapat, dan isi rapat.
3. Pengiriman notulen
Notulen yang sudah disetujui pimpinan rapat, dikirim kepada peserta rapat, karena notulen sangat penting untuk tindak lanjut.
4. Ucapan terima kasih
Dalam rapat resmi ucapan terima kasih sangat diperlukan, terutama bagi pejabat yang dirasa terhormat telah hadir untuk mensukseskan rapat. Peserta rapat dan panitia serta semua pihak yang telah mendukung terselenggaranya rapat.
Untuk rapat tidak resmi yang biasanya diselengarakan secara rutin tidak perlu membuat ucapan terima kasih.
Tugas pimpinan rapat 1. Sebagai pengarah,
Seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para peserta rapat, agar tujuan rapat yang telah ditentukan dapat tercapai.
2. Sebagai penengah
3. Sebagai penggerak
Seorang pemimpin rapat harus dapat menggerakkan para peserta rapat untuk dapat berperan aktif dalam penyelesaian masalah yang dibicarakan pada rapat. 4. Sebagai pencari solusi
Seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai pencari solusi jika rapat mengalami kemacetan atau kebuntuan.
Persiapan, penyelenggaraan, dan pengendalian rapat
Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat di jadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu sebagai berikut.
1. Why? Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan urgensi dari rapat tersebut.
2. What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat.
3. Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk menentukan peserta rapat yang diundang.
4. Where? Di mana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan tempat penyelenggaraan rapat.
5. How?Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau dengan menggunakan LCD projector, tape, video dan alat lainnya.
Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, karena seorang sekretaris harus berhubungan dengan berbagai pihak dengan penyelenggaraan suatu rapat. Hal ini menjadi tanggung jawab sekretaris dalam persiapan penyelenggaraan adalah sebagai berikut :
A. Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat
memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Acara tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara garis besar.
B. Menentukan peserta rapat
Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan diundang. Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.
C. Membuat undangan rapat
Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :
1. Menggunakan kop surat atau kepala surat.
2. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan 3. Mencantumkan perihal undangan rapat.
4. Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.
5. Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan. 6. Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan
tersebut.
D. Membuat daftar hadir rapat
Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang dibuat di atas selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.
E. Mempersiapkan bahan rapat
Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut : a) Agenda rapat.
b) Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya).
c) Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan sebagainya).
Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila bahan-bahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat dipelajari terlebih dahulu.
F. Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat
Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain sebagai berikut 1. While board lengkap dengan spidol dan penghapus.
2. Flip chart lengkap dengan spidolnya.
3. LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya. 4. Sound system lengkap dengan mikroponnya.
5. Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat. 6. Block note denagn bolpointnya.
Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah barang yang dibutuhkan.
G. Mempersiapkan ruang rapat
Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah tersedia di kantor. Namun apabila jumlah peserta cukup banyak melebihi kapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan. Bila rapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris harus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi. Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut :
1. Cahaya penerangan
Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.
2. Ventilasi udara
Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.
3. Pengaturan tempat duduk
Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. Ada beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagai berikut :
a. Gaya klasikal/kelas
Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya klasikal/kelas :
Gaya konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat team work. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya konferensi :
c. Gaya huruf U
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya hurf U cocok untuk rapat informal. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya huruf U:
d. Gaya workshop
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gayaworkshop cocok untuk diskusi kelompok. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya workshop .
H. Akomodasi/penginapan
Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para peserta rapat akan menginap di suatu tempat. Untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari pemesanan tempat, pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir akan kesiapan penginapan untuk peserta rapat.
I. Transportasi
Jika suatu rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor, tentunya transportasi para peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus menyewa mobil atau bus, maka sekretaris harus menyiapkannya.
J. Konsumsi
Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai berikut :
1) Disajikan sebelum peserta rapat dududk. 2) Disajikan selama rapat berlangsung.
4) Disajikan secara kombinasi.
Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah tersedia.
K. Kesehatan
Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.
L. Pengecekan persiapan terakhir
Sebelum rapat dimulai atau pada H - 1, sekretaris harus memeriksa segala persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan. Hal-hal yang perlu diperiksa antara lain sebagai berikut :
1) Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?
2) Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?
3) Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan berfungsi dengan baik?
4) Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat telah disiapkan dalam suatu map?
5) Apakah daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara telah disiapkan? 6) Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan?
Pengendalian rapat
Agar pembahasan suatu masalah dalam rapat tidak keluar dari konteksnya dan tidak terjadi perdebatan yang berkepanjangan, rapat harus dikendalikan oleh pimpinan rapat. Jenis-jenis pengendaliannya adalah sebagai berikut :
Pengendalian ini merupakan pengendalian rapat yang memberikan kesempatan secara bebas kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya secara bergantian. Model pengendalian seperti ini terkesan demokratis, namun dapat memberikan peluang kepada para peserta rapat yang ingin memonopoli pembicaraan dalam rapat.
2) Pengendalaian secara ketat
Pengendalian secara ketat adalah pengendalian rapat yang tidak memberikan kesempatan bertanya atau mengeluarkan pendapat kepada para pesertanya. Para peserta rapat boleh mengeluarkan pendapat hanya seizin pimpinan rapat dengan waktu dan jumlah penanya yang sudah ditentukan. Model pengendalian seperti ini terkesan otoriter dan kaku, sehingga para peserta rapat kurang bebas dalam mengeluarkan pendapatnya.
3) Pengendalian gabungan bebas terbatas dengan ketat
Pengendalian rapat yang menggabungkan antara bebas terbatas dengan ketet adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada peserta rapat untuk mengeluarkan pendapatnya dan apabila keadaan sebuah mulai kurang sterkendali, pimpinan rapat langsung menggunakan cara pengendalian ketat, sehingga keadaan normal kembali.
Penyelenggaraan Rapat
1. Membuka rapat hal hal yang harus dikemukakan dalam membuka rapat sbb: a. Acara rapat.
b. Tata tertib rapat (bersifat fleksible).
c. Motivasi (pentingnya masalah yang akan dibahas). d. Pengenalan masalah atau persoalanl yang akan dibahas. e. Tujuan diadakannya rapat.
f. Tanggapan – tanggapan atau saran.
Selama rapat berlangsung, pemimpin rapat harus dapat mengatur jalannya rapat agar tertib. Sekretaris bertanggung jawab untuk membuat catatan pelaksanaan rapat.
Ada dua bentuk catatan rapat yaitu :
a. Verbatim yaitu catatan lengkap semua pembicaraan rapat tampa ditambahi ataupun dikurangi.
b. Notula yaitu catatan yang berisi pokok pokok pembicaraan dalam rapat.
Fungsi catatan rapat yaitu :
1) Sebagai dokumen dan alat pembuktian.
2) Sebagai sumber informsi bagi peserta rapat yang tidak hadir. 3) Sebagai dasar untuk pertemuan selanjutnya.
4) Sebagai alat pengingat untuk para peserta rapat.
Menutup rapat
Pemimpin rapat harus dapat menutup rapat dengan baik, sehingga rapat tidak berlarut -larut. Bila dalam rapat tersebut tidak ditemui hambatan dan telah menghasilkan keputusan, maka di akhir rapat pemimpin rapat dapat membacakan hasil rapat dan memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengemukakan hal – hal yang sekiranya belum tercakup dalam keputusan rapat.
Tata bertanya dalam rapat
Salah satu agenda dalam rapat adalah tanya jawab, bertanya memungkinkan peserta rapat mendapat informasi lebih detail. Bertanya juga dapat memperjelas materi yang baru didapat, atau juga bertanya dapat mengajukan masalah diluar dari materi yang dibahas namun tetap terkait.
Pada saat mengajukan pertanyaan hendaknya menggunakan tata cara atau teknik yang benar, sehingga seorang peserta rapat tidak asal bertanya saja. Berikut ini beberapa teknik bertanya pada saat rapat sedang berlangsung.
1. Pertanyaan Langsung (direct question)
motivasi dan dorongan agar peserta rapat dapat berpartisipasi aktif. Namun jika orang yang ditanya secara langsung tidak dapat menjawab pertanyaan pimpinan tadi malah akan membuat kurang percaya diri.
Contohnya: Pimpinan bertanya pada salah seorang peserta rapat "Menurut Pak Joko, bagaimana cara meningkatkan penjualan komputer perusahaan kita bulan depan?"
2. Pertanyaan Umum (overhead question)
Pertanyan umum merupakan teknik bertanya kepada seluruh peserta rapat. Tujuan menggunakan teknik bertanya umum adalah untuk mengaktifkan seluruh peserta rapat agar sama-sama berfikir menjawab pertanyaan yang ditujukan kepada seluruh peserta rapat. Contohnya: Saudara-saudara apakah kita perlu menambah cabang perusahaan yang baru?
3. Pertanyaan Terbuka (open question)
Pertanyaan terbuka adalah teknik bertanya kepada seluruh peserta dengan pertanyaan terbuka, maksudnya adalah pertanyaan diajukan secara terbuka dan menimbulkan jawaban yang bermacam-macam. Kalimat pertanyaan terbuka biasanya diawali dengan apa, bagaimana, mengapa, bilamana, siapa, kapan.
Contoh: Berapa lama kita akan menyewa tanah tersebut?
4. Pertanyaan Mengembalikan (reverse question)
Yang dimaksud pertanyaan mengembalikan adalah mengembalikan pertanyaan kepada orang yang bertanya atau dengan kata lain, pertanyaan dijawab dengan pertanyaan lagi. Pertanyaan ini juga dapat di tanyakan lagi kepada peserta rapat yang lain, sehingga semua orang aktif memikirkan jawaban pertanyaan tersebut.
5. Pertanyaan Faktual (fact Question)
6. Pertanyaan Retoris
Pertanyaan retoris adalaah pertanyaan yang tidak memerlukan jawabannya, karena orang lain sudah tahu jawabannya. Contohnya: Kalau buka kita yang memajukan perusahaan ini, siapa lagi?.
7. Pertanyaan Penghargaan
Pertanyaan penghargaan ditujukan karena ingin memberikan penghargaan kepada orang yang memberikan ide atau masukan yang berguna. Contoh: Bapak Amin, Bapak mengatakan bahwa membuka cabang baru di Tanjungmorawa akan meningkatkan omset penjualan. Bisakah Bapak jelaskah lebih lanjut?.
I. Istilah Istilah Yang Berhubungan Dengan Rapat
a. Ad hoc = panitia khusus yaitu suatu tim yang dipilih dan ditugaskan untuk menyelesaikan suatu tugas khusus.
b. Addendum = tambahan yang disampaikan pada sebuah mosi
c. Adjourtment = atas perhatian hadirin, ketua memutuskan untuk menghentikan rapat dan menunda diskusi lebih lanjut, karena terbatasnya waktu. Untuk itu harus ditentukan kapan rapat dibuka kembali.
d. Amandemen = perubahan mosi dengan menambahkan atau mengurangi beberapa kata. Setiap perubahan harus diusulkan, didukung, dan disampaikan kepada peserta rapat dengan cara yang semestinya.
e. Closure = mosi resmi yang diajukan untuk mengakhiri sebuah diskusi mengenai masalah khusus. Apabila mosi itu terulang untuk kedua kalinya, maka masalah harus segera diajukan dalam bentuk voting tanpa diskusi lebih lanjut. Setelah voting, diskusi dapat dilanjutkan.
g. Ex officio = seseorang yang ditunjuk karena jabatan yang bersangkutan. h. Lie on the table = tidak diambil suatu tindakan terhadapnya.
i. Majority = ketetapan berdasarkan jumlah suara terbanyak yang dibutuhkan agar suatu mosi diterima.
j. Mosi = keputusan rapat; yang menyatakan pendapat atau keinginan para anggota. k. Nem com = tidak ada orang yang menyanggah. Sebuah mosi disebut nem com apabila tidak ada seorangpun yang menyanggah walaupun ada anggota yang abstain.
l. Next business = dibahas pada kesempatan berikutnya.
m. No confidence = mosi tidak percaya yang dapat disampaikan oleh anggota apabila mereka tidak mempercayai pemimpin rapat.
n. Out of order = suatu pendapat atau pernyataan yang bertentangan dengan peraturan rapat.
o. Point of order = pertanyaan yang diajukan oleh anggota selama rapat berlangsung mengenai prosedur rapat, tetapi pertanyaan dapat pula membicarakan peraturan organisasi atau peraturan kerja.
p. Proxy = seseorang yang ditunjuk untuk mewakili kepentingan orang lain dalam rapat. Hal ini sudah diatur dalam peraturan perusahaan.
q. Quorum = ketentuan tentang jumlah minimal anggota yang harus hadir agar rapat dapat dinyatakan sah. Jumlah minimal ini dicantumkan dalam anggaran dasar perusahaan.
r. Reference back = tambahan laporan atau pokok permasalahan sebagai bahan pertimbangan lebih lanjut bagi orang yang mengajukannya.
s. Resolusi = keputusan resmi dalam suatu rapat yang diusulkan, didukung, serta diajukan dalam rapat sebagaimana mestinya. Resolusi yang sudah di setujui tidak boleh diusulkan kembali.
u. Right of reply = hak dari pemrakarsa suatu mosi untuk memberikan jawaban pada penutupan diskusi.
v. Status quo = keadaan sebagaimana adanya.
w. Standing order = pedoman yang disusun sebagai acuan kegiatan
x. Sebcomuittee = salah satu bagian yang ditunjuk untuk melakukan suatu tugas khusus atau menangani aspek khusus dari pekerjaan utama komite
BAB III
PENUTUP
A. Simpulan
Rapat merupakan salah satu bentuk komunikasi kelompok. Mempelajari rapat dalam konteks komunikasi kelompok. sebagai salah satu bentuk komunikasi, tentu saja, rapat dilakukan dengan tujuan dan melahirkan efek tertentu khususnya yang berkenaan dengan kinerja organisasi dan arus informasi yang berjalan pada satu organisasi .
Dengan ini sangatlah jelas bahwa rapat memiliki peranan penting dalam organisasi, terlihat dari beberapa syarat rapat yang harus dipenuhi untuk terciptanya rapat yang terfokus dan terarah dengan baik demi terciptanya tujuan-tujuan rapat yang diinginkan dalam rapat tersebut, sehingga fungsi rapat dapat terlihat dengan sebenarnya. Rapat juga menentukan arah jalannya organisasi/perusahaan serta membuktikan keeksistensian organisasi/perusahaan tersebut.
B. Saran
