8. Anjab Kasubbag Akademik

(1)

FORMULIR KUESIONER

PENYUSUNAN URAIAN JABATAN

BAGIAN I

A. IDENTITAS JABATAN

1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi)

2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda: Kepala Subbagian Akademik

3. Nama Unit Kerja Di mana

Jabatan ini berada Bagian Akademik Fakultas Hukum Universitas Diponegoro 4. Satuan Kerja

/Instansi(Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut :

Universitas Diponegoro

5. Nama Jabatan Atasan Langsung

Anda: Kepala Bagian Tata Usaha

6. Lokasi Kerja(lokasi geografis

tempat kerja anda): Kota : SemarangProvinsi : Jawa Tengah

Ka. Bagian Tata Usaha

Ka. Sub. Bagian Kepegawaian dan Keuangan

Ka. Sub. Bagian Umum dan Pemeliharaan

Aset

Ka. Sub. Bagian Kemahasiswaan

dan Alumni Ka. Sub. Bagian

Akademik

DEKAN

PD I PD II PD III

(2)

C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN

Memimpin , mengkordinasikan dan mengelola kegiatan administrasi pendidikan di Subbagian administrasi akademik Fakultas Hukum Universitas diponegoro.

D. RINCIAN TUGAS

TUGAS POKOK

1. Memimpin dan mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan Sub Bagian Akademik.

1.1. Membagi tugas kepada para staf sesuai dengan bidang tugas masing-masing;

1.2. Memberi arahan kepada para staf untuk kelancaran pelaksanaan tugas;

1.3. Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan di Sub Bagian Akademik;

1.4. Melaksanakan pembinaan staf di lingkungan Sub Bagian Akademik dalam melaksanakan tugas;

1.5. Memonitor, mengevaluasi, dan menilai pelaksanaan tugas di bidang Akademik.

Peranan/Wewenang:

 pembagi tugas, pemberi arahan, pengkoordinir, pembina, pemonitor, pengevaluasi, dan penilai pelaksanaan kegiatan;

 mengingatkan dan menegur bawahan yang lalai dalam melaksanakan tugas

Indikator Prestasi:

 tercapainya kegiatan sesuai dengan rencana/target;

 terlaksananya kegiatan secara efektif dan efisien;

 meningkatnya kemampuan pegawai dalam melaksanakan tugas;

 terwujudnya keterpaduan pelaksanaan tugas.

2. Menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan rencana dan program kerja Bagian .

(3)

2.2. Mengevaluasi rencana dan realisasi program tahunan sebelumnya.

2.3. Menyusun jadwal kegiatan penerimaan mahasiswa baru 2.4. Menyusun jadwal kegiatan penerimaan mahasiswa lama 2.5. Menyusun konsep kalender akademik

2.6. Menyusun instrumen untuk evaluasi bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat;

2.7. Menghimpun dan mengolah kehadiran dosen dan mahasiswa

Peranan/Wewenang:

 Koordinator pengumpulan bahan rencana dan program kerja Subbagian Pendidikan

Indikator Prestasi:

 terlaksananya kegiatan Subagian Akademik sesuai dengan rencana;

3. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang akademik

3.1. Menyusun perubahan peraturan akademik 3.2. Menyusun peraturan / pedoman penelitian

3.3. Menyusun peraturan / pedoman pengabdian pada masyarakat

3.4 Menyusun petunjuk / pedoman upacara akademik tingkat fakultas

3.5 Menyusun petunjuk / pedoman pelaksanaan bantuan dosen Undip

3.6 Melakukan penyimpanan dokumen, peraturan-peraturan dan surat di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat

Peranan / Wewenang :

 Penyusun perubahan peraturan akademik;

 Penyusun petunjuk / pedoman bantuan dosen fakultas;

 Penyusun petunjuk / pedoman upacara akademik;

 Koordinator penyimpanan arsip / dokumen / peraturan bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat;

Indikator Prestasi :

 Terwujudnya perubahan peraturan akademik;

(4)

 Terwujudnya petunjuk / pedoman bantuan dosen fakultas;

 Tertibnya penyimpanan arsip / dokumen bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat;

4. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat

4.1. Menyusun pedoman / ketentuan untuk persyaratan pengisisan KRS online

4.2 Menyusun alur / prosedur pelaksanaan pengisian KRS

online

4.3. Melakukan penyimpanan dokumen, peraturan-peraturan dan surat-surat di bidang akademik

4.4. Menyusun peraturan yang harus ditaati sebagai mahasiswa Fakultas Hukum

 Penyusun perubahan peraturan yang perlu ditaati oleh mahasiswa Undip;

 Penyusun petunjuk / pedoman untuk persyaratan pengisian KRS online;

 Penyusun alur dan prosedur pelaksanaan pengisian KRS

online;

 Koordinator penyimpanan arsip / dokumen / peraturan bidang pendidikan, dan surat-surat di bidang akademik;

 Terwujudnya perubahan peraturan yang perlu ditaati mahasiswa Undip;

 Terwujudnya petunjuk / pedoman untuk persyaratan pengisian KRS online;

 Terwujudnya alur dan prosedur pelaksanaan pengisian KRS

online;

 Tertibnya penyimpanan arsip / dokumen / peraturan bidang pendidikan, dan surat-surat di bidang akademik;

5. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat

5.1. Mengkoordinir penyediaan data dalam rangka kerjasama dibidang pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat untuk digunakan oleh unit kerja terkait;

(5)

 Koordinator;

 Tersedianya bahan untuk pelaksanaan kerjasama di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat pada saat dibutuhkan;

6. Melakukan administrasi perkuliahan, praktikum dan pelaksanaan ujian

6.1. Membuat konsep jadwal kuliah ditawarkan ke bagian 6.2. Mengkoordinasikan antara jumlah peserta kuliah dengan

ruang kuliah

6.3. Mendistribusikan jadwal kuliah 6.4. Pembuatan jadwal ujian

6.5. Plot pengawas ujian dan pembantu pengawas ujian

6.6 Pembentukan panitia ujian tengah semester dan ujian akhir semester

6.7 Penentuan Pembimbing skripsi

6.8 Penentuan dan pelaksanaan ujian skripsi

6.9 Pembentukan panitia pelaksanaan pelepasan wisudawan 7.0 Pengetikan daftar wisudawan

 Penyusun pembuatan konsep jadwal kuliah yang ditawarkan ke bagian;

 Koordinator jumlah peserta kuliah dengan ruang kuliah;

 Koordinator pembuatan jadwal ujian;

 Koordinator plot pengawas ujian dan pembantu pengawas ujian;

 Penyusun pembentukan panitia ujian tengah semester dan ujian akhir semester;

 Koordinator pembentukan panitia pelaksanaan pelepasan wisuda;

 Koordinator penentuan dan pelaksanaan ujian skripsi;

 Koordinator penentuan pembimbing skripsi;

 Terwujudnya konsep jadwal kuliah yang ditawarkan ke bagian

(6)

 Terwujudnya alur dan prosedur pelaksanaan pengisian KRS

online;

 Terwujudnya jadwal ujian;

 Terlaksananya plot pengawas ujian dan pembantu pengawas ujian;

 Terbentuknya panitia pelaksanaan pelepasan wisuda;

 Terlaksananya pelaksanaan ujian skripsi;

 Terbentuknya pembimbing skripsi;

7. Melaksanakan kegiatan administrasi pendidikan dan evaluasi

7.1. Melaksanakan sebaran nilai, kehadiran dosen (waskat) bagi program studi di lingkungan Fakultas

7.2. Melaksanakan wisuda sesuai jadwal yang telah ditetapkan

7.3. Melaksanakan monitoring rata-rata IPK dan lama studi setiap periode wisuda

7.4. Melaksanakan validasi Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED) bagi program studi di lingkungan Fakultas

7.5. Menyusun usulan konsep SK Rektor tentang kurikulum bagi Fakultas

7.6. Melakukan perijinan dosen sebagai pembicara, nara sumber, bantuan hukum, dll

7.7. Melakukan persiapan kegiatan upacara akademik 7.8. Melakukan pencetakan ijazah

 Koordinator sebaran nilai dan kehadiran dosen (waskat);

 Koordinator pelaksanaan pencetakan dan pembagian Traskrip pada pelaksanaan wisuda;

 Koordinator dalam monitoring perhitungan rata-rata IPK dan lama studi setiap periode wisuda;

 Mengumpulkan konsep SK Rektor tentang kurikulum program studi di lingkungan Undip;

 Koordinator validasi EPSBED;

 Koordinator persuratan untuk persiapan upacara akademik (upacara wisuda, dies natalis, pengukuhan guru besar, upacara penerimaan mahasiswa baru, dll);

 Terlaksananya kegiatan waskat akademik

 Terlaksananya wisuda sesuai dengan rencana dan jadwal;

(7)

lulusan pada setiap periode wisuda;

 Terbitnya SK kurikulum bagi program studi di lingkungan Undip;

 Terbitnya validasi EPSBED program studi di lingkungan Undip;

 Terbitnya surat ijin dosen sebagai nara sumber, pembicara, bantuan hukum pada lembaga lain;

 Terbitnya surat-surat yang terkait dengan kegiatan upacara akademik;

 Terkumpulnya data dosen yang melaksanakan penelitian dan pengabdian pada masyarakat;

8. Menyusun laporan kegiatan Sub Bagian

8.1. Mengumpulkan bahan penyusunan laporan kegiatan 8.2. Menyusun konsep laporan kegiatan Sub Bagian 8.3. Melakukan koreksi laporan kegiatan Sub Bagian

8.4. MEnyampaikan laporan kegiatan Sub Bagian kepada pimpinan

 Korektor laporan kegiatan Sub Bagian Akademik Indikator Prestasi :

 Tersusunnya laporan kegiatan Sub Bagian Akademik

TUGAS TAMBAHAN

1. Melaksanakan kegiatan Beban Kinerja Dosen

2. Melaksanakan kegiatan Ekivalensi Waktu Mengajar Penuh 3. Pembekalan calon Wisudawan

Peranan/Wewenang:

 koordinator pelaksanaan Beban Kinerja Dosen

 koordinator Ekivalensi Waktu Mengajar Penuh

 Koordinator

Indikator Prestasi:

 lancarnya pelaksanaan kegiatan Beban Kinerja Dosen

 tercapainya kegiatan Ekivalensi Waktu Mengajar Penuh

TUGAS LAIN-LAIN

(8)

1.2.

1.3.

Koreksi makalah sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan dalam majalah;

Penentuan kapan dicetak dan terbit

Peranan/Wewenang:

 sebagai adminstrasi keuangan

Indikator Prestasi:

 terbit secara periodik

 Terwujutnya akriditasi majalah

TUGAS-TUGAS BERKALA

1. Menjadi pengawas penerimaan mahasiswa baru Program Magister Kenotariatan

2. Menjadi Pengawas ujian tengah semester dan ujian akhir semeter Program Magister Kenotariatan

2. Menjadi pengawas Ujian SNMPT, UM

Peranan/Wewenang:

 sebagai pengawas

Indikator Prestasi:

 Terselenggaranya tes Program Magister Kenotariatan dengan lancar dan tepat waktu

E. HUBUNGAN KERJA

JABATAN YANG

DIHUBUNGI NAMA UNITKERJANYA MAKSUD/TUJUANHUBUNGAN JABATAN YANG LEBIH TINGGI

INTERN INSTANSI 1.Pembantu Rektor I,

2.Kepala Biro Administrasi Akademik

3.Kepala Bagian Pendidikan

4. Kepala Biro Adminstrasi Umum dan keuangan 5. Kepala Bagian

Keuangan

1. Konsultasi/Laporan Tugas

2. Koordinasi tugas 3. Koordinasi tugas

4. Koordinasi tugas 5. Koordinasi tugas 6. Konsultasi/Laporan

(9)

6. Dekan

7. Pembantu Dekan

8. Kepala bagian Tata Usaha

7. UNDIP

8. UNDIP

EKSTERN INSTANSI

1. Kepala BNI Cab Undip

2. Kepala BTN Cab Undip 1. BNI2. BTN 1. Koordinasi tugas2. Koordinasi tugas

JABATAN YANG SETARA

INTERN INSTANSI

1. Kasubag Keuangan dan Kepegawaian Fakultas

2. Kasubag. Umum dan Perlengkapan

3. Kasubag

Kemahasiswaan

1. Fakultas Hukum

2. Fakultas Hukum

3. Fakultas Hukum

1. Koordinasi tugas

2. Koordinasi tugas

3. Koordinasi tugas

JABATAN YANG LEBIH RENDAH

F. TANGGUNG JAWAB JABATAN

Pekerjaan yang

diawasi PengawasanOleh PengawasanFrekuensi

1. Penyusunan daya tampung

2. Penyusunan

Kalender akademik Fakultas

3. Penyusunan Jadwal kuliah

4. Regrestasi mahasiswa 5. KRS mahasiswa 6. Pelaksanaan

perkuliahan

7. Penyusunan jadwal

1. Kepala Bagian Tata Usaha

2. Pembantu Dekan I

(10)

ujian

8. KHS mahasiswa 9. Pendaftaran

Proposal Skripsi 10. Pendaftaran

Skripsi

11. Pelaksanaan ujian Skripsi 12. Pelaksanaan

Wisuda

13. Peringatan mahasiswa Do 14.Dan lain-lain

PEMBERIAN PENGAWASAN Jabatan yang

diawasi PejabatJumlah yang diawasiPekerjaan PengawasanFrekuensi Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada

ADMINISTRASI

1. Konsep surat 2. Penyusunan data

EPSBED

3. Penyusunan data wisudawan dan rata dan lama studi

4. Penyusunan data EWMP dan BKD

Jumlah Uang Untuk Keperluan

TIDAK ADA TIDAK ADA

(11)

Nama Alat/Mesin/Bahan Akibat Kesalahan

1. Komputer / Laptop 2. Printer

3. Scanner

4. Mesin tik manual 5. Kalkulator

6. ATK

1. Data hilang

2. Rusak/tidak berfungsi 3. Hasil Penghitungan Salah 4. Pekerjaan terlambat

RAHASIA

Jenis Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran_{(bagi instansi)}

Tidak ada Tidak ada

G. LINGKUNGAN KERJA

1. Akibat jika terjadi kecelakaan : TIDAK ADA 2. Gangguan kesehatan yang : TIDAK ADA

mungkin terjadi 3. Kegiatan pemegang jabatan ini.

a. Duduk : 85 % b. Berdiri : 5 % c. Berjalan : 10 %

4. Tempat kerja

a. Di dalam gedung : 90 % b. Di luar gedung : 10 %

5. Kondisi Lingkungan

Kondisi Kurang Cukup Baik

a. Suhu √

b. Penerangan √

c. Ventilasi √

d. Ketenangan √

e. Kebersihan √

(12)

- luas ruang

- luas meja √√

 Alat Keselamatan Kerja

 ...

BAGIAN II

A. VERIFIKASI OLEH ATASAN PEMEGANG JABATAN

Apakah ada yang ingin ditambahkan atau diubah dari tiap butir informasi yang diberikan oleh bawahan anda? Bila Ya, tulislah dibawah ini (Bila tidak ada koreksi/tambahan tulis TIDAK ADA):

BAGIAN A. TIDAK ADA

BAGIAN B. TIDAK ADA

BAGIAN C. TIDAK ADA

BAGIAN D. TIDAK ADA

BAGIAN E. TIDAK ADA

BAGIAN F. TIDAK ADA

BAGIAN G. TIDAK ADA

B. PERSYARATAN JABATAN & KOMPETENSI

1. Pendidikan Formal Minimal : S1 yang relevan

2. Pelatihan/Khusus. : Diklatpim IV

3. Pengalaman Kerja :

 Diperlukan Pengalaman Kerja yang relevan/terkait sebagai; Apa/dalam Jabatan apa? : staf (PNS)

Berapa lama minimum? : 6 (enam tahun)

4. Persyaratan fisik : sehat jasmani dan rohani

5. Persyaratan umur : 30 tahun

(13)

: 2.Menguasai bahasa inggris minimal bahasa inggris secara pasif

7. Jenis kelamin : laki-laki

Tanda Tangan Atasan Yang Memverifikasi & Mengisi.

Tanda Tangan :