Perpustakaan Universitas Gunadarma BARCODE
BUKTI UNGGAH DOKUMEN PENELITIAN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS GUNADARMA
Nomor Pengunggahan
SURAT KETERANGAN
Nomor: 109/PERPUS/UG/2020
Surat ini menerangkan bahwa:
Nama Penulis : YUYUN YUNIAR ROHMATIN Nomor Penulis : 130942
Email Penulis : yuyun_yuniar@staff.gunadarma.ac.id
Alamat Penulis : Jalan Bkkbn raya kampung ciketing no 36. kelurahan mustika jaya kecamatan mustika jaya kecamatan mustika jaya
Telah menyerahkan hasil penelitian/ penulisan untuk disimpan dan dimanfaatkan di Perpustakaan Universitas Gunadarma, dengan rincian sebagai berikut :
Nomor Induk : FTI/ID/PENELITIAN/109/2020
Judul Penelitian : ANALISIS PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN BAHAN BAKU DI CV. LAKSANA KAROSERI
Tanggal Penyerahan : 27 / 07 / 2020
Demikian surat ini dibuat untuk dipergunakan seperlunya dilingkungan Universitas Gunadarma dan Kopertis Wilayah III.
ANALISIS PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN BAHAN BAKU DI CV. LAKSANA KAROSERI
Yuyun Yuniar Rohmatin1
Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri, Universitas Gunadarma yuyun_yuniar@staff.gunadarma.ac.id1
ABSTRAK
Kegiatan pembelian bahan baku merupakan salah satu kegiatan utama dalam suatu perusahaan manufaktur karena menyangkut kelancaran operasi perusahaan. Upaya untuk mengkoordinasikan informasi yang diperoleh khususnya pembelian bahan baku, yaitu dengan adanya sistem informasi pembelian bahan baku. Tujuan penelitian ini adalah Menganalisis Penggunan sistem informasi pembelian bahan baku yang dilakukan oleh CV.Laksana Karoseri
Berdasarkan hasil penelitian diketahui bahwa Sistem Pembelian Bahan Baku Produk Cityline di CV.Laksana melibatkan 3 bagian terkait yaitu Customer, sales dan PPIC. Sistem pembelian menggunakan lembar Purchase order yang dibuat oleh CV. Laksana sebagai pembeli untuk menunjukkan barang yang diinginkan oleh customer sesuai dengan customer order, biasanya rinciannya dari item yang di order akan di sesuaikan dengan sales purchase order-customer jika tiba diperusahan. CV. Laksana Karoseri mengunakan sistem informasi yang dikenal dengan SIM laksanan dan Sistem Informasi Syteline. dalam penggunaannya Data pada SIM Laksana juga terhubung dengan Syteline. Perbedaan data SIM Laksana dan Syteline adalah SIM Laksana menyediakan data yang lebih rinci dari suatu produk sedangkan Syteline hanya menyediakan data secara umum mengenai status produk. Sehingga dapat dikatakan bahwa software SIM Laksana merupakan software khusus yang hanya berisikan data mengenai produk-produk bus.
Kata Kunci : Pembelian, informasi, syteline, bahan baku, sistem
PENDAHULUAN
Melihat Perkembangan kehidupan manusia saat ini, yang didukung oleh berbagai aspek kehidupan diantaranya teknologi, ekonomi dan sosial media, memaksa setiap orang yang ikut serta dalam bidang tersebut untuk terus mengembangkan diri mengikuti perkembangan zaman agar dapat terus bersaing dalam kehidupan. Begitu juga perusahaan harus melakukan suatu tindakan yang sesuai agar dapat bersaing. Tindakan yang akan diambil oleh perusahaan memerlukan adanya informasi yang mendukung, agar tindakan tersebut sesuai dengan yang diharapakan berdasarkan kebutuhan. Informasi dibutuhkan untuk mengurangi hal ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan dari suatu keadaan yang ada. Kualitas dari suatu informasi tergantung pada tiga hal pokok yaitu keakuratan, tepat waktu dan relevan yang berarti sesuai dan tepat. Semakin baik sistem informasi yang diterapkan oleh perusahaan maka mendukung perusahaan untuk tetap bertahan dan dapat bersaing dikehidupan sekarang ini dalam memenuhi kebutuhan.
Sistem informasi menjadi suatu kebutuhan yang sangat penting bagi perusahaan untuk menghasilkan suatu informasi yang sangat dibutuhkan oleh pengguna informasi baik pihak internal maupun eksternal perusahaan guna pengambilan keputusan. Sistem
informasi yang tepat akan membantu dalam merencanakan dan menjalankan kegiatan operasional perusahaan sehingga mampu mencapai tujuan perusahaan.
Kegiatan suatu perusahaan juga tentunya tidak lepas dari kegiatan transaksi-transaksi untuk pemenuhan kegiatan perusahaan dalam rangka menghasilkan barang atau jasa untuk dijual di pasaran. Untuk menunjang semua kegiatan yang ada di pasaran diperlukan adanya transaksi pembelian. Bagi sebagian besar perusahaan, transaksi pembelian merupakan hal utama dalam menjalankan kegiatan produksinya. Transaksi pembelian dilakukan perusahaan dengan memperoleh bahan baku atau bahan mentah untuk diolah menjadi barang jadi, maka dari itu perusahaan memerlukan sistem informasi pembelian bahan baku agar perusahaan dapat mengatur pembelian bahan baku berdasarkan sistem informasi yang diterapkan dengan tujuan mengintegrasi kegiatan khususnya dalam kegiatan pembelian bahan baku.
CV. Laksana merupakan perusahaan yang bergerak dibidang industri manufaktur karoseri bus. Produk yang dihasilkan diantaranya adalah bus yang digunakan sebagai alat transportasi dalam kehidupan sehari hari. Aktivitas produksi pada perusahaan ini adalah hal penting didalam pengerjaannya, bahan baku merupakan masalah yang sangat penting. Oleh karena itu agar tidak adanya keterlambatan baik informasi maupun teknisnya mengenai bahan baku yang tersedia dalam perusahaan, demikian dengan adanya pengendalian yang lebih terkomputerisasi dengan baik sehingga dapat meminimalkan masalah yang dihadapi oleh perusahaan. Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana sistem informasi pembelian bahan baku yang sedang berjalan di CV. Laksana. Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah mengetahui Penggunaan Sistem pembelian bahan baku di CV. Laksana pada produk Cityline.
TINJAUAN PUSTAKA Pengertian Sistem
Sistem pada dasarnya merupakan sekelompok unsur yang erat dan berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2016).
Sistem adalah serangkaian dua atau lebih komponen yang saling terkait dan berinteraksi untuk mencapai tujuan, terdiri dari subsistem yang mendukung sistem yang lebih besar (Romney & Steinbert, 2015).
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu, sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dengan pendekatan komponen (Jogiyanto, 2010).
Berdasarkan dari definisi dapat diartikan bahwa sistem adalah sekumpulan elemen-elemen atau fungsi-fungsi tertentu yang bekerja dan saling berhubungan dalam suatu proses untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Pengertian Informasi
Informasi didefinisikan sebagai hasil pengolahan data dalam bentuk yang berguna dan berarti bagi penerimanya yang menggambarkan kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan (Jogiyanto, 2010).
Informasi merupakan data yang diolah sedemikian rupa, sehingga bisa dijadikan dasar dalam mengambil keputusan yang tepat dan benar oleh penguna informasi. (Bodnar dan Hopwood, 2009).
Berdasarkan definisi yang diperoleh yaitu menunjukan bahwa informasi merupakan suatu hasil pengolahan data dari data yang diperoleh yang berguna dan memiliki nilai yang bermanfaat didalam informasi tersebut serta dijadikan sebagai dasar dalam pengambilan sebuah keputusan yang tepat dan benar sehingga dapat memperoleh keputusan yang akurat.
Sistem informasi adalah komponen-komponen yang saling berkaitan yang bekerja bersama-sama untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan menampilkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, pengaturan, analisa, dan visualisasi pada sebuah organisasi. (Laudon, 2012).
Sistem informasi juga memiliki arti lain yaitu sistem informasi adalah pengaturan orang, data, proses, dan informasi (TI) atau teknologi informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan sebagai output informasi yang diperlukan untuk mendukung sebuah intansi atau organisasi.(Whitten, Bentley, Ditman, 2004). Sistem Informasi terdiri dari komponen- komponen antara lain :
1. Tujuan
Setiap sistem informasi dirancang untuk mencapai suatu atau lebih tujuan yang memeberikan arah bagi sistem tersebut secara keseluruhan.
2. Input
Data harus dikumpulkan dan dimasukan sabagai input didalam sistem. Sebagian input berupa transaksi.
3. Output
Informasi yang dihasilkan sebuah sistem disebut output. Output yang dari sebuah sistem yang dimasukan kembali kedalam sistem sebagai input disebut umpan balik (feedback). Output sebuah sistem informasi yang biasanya berupa laporan keuangan dan laporan internal seperti daftar umur piutang, anggaran, dan proyeksi arus kas. 4. Penyimpanan
Data Data sering disimpan untuk dipakai lagi dimasa mendatang. Data yang tersimpan ini harus diperbaharui (update) untuk menjaga keterkinian data.
5. Pemprosesan
Data harus diproses untuk menghasilkan informasi dengan menggunakan komponen proses. Sebagian besar perusahaan mengolah datanya dengan menggunakan komputer, agar dihasilkan informasi secara tepat dan akurat.
6. Instruksi dan prosedur
Sistem informasi tidak dapat memproses data untuk menghasilkan informasi, instruksi dan prosedur rinci. Perangkat lunak (program) komputer dibuat
Pembelian
Setiap perusahaan membutuhkan fungsi proses sistem pembelian yang melibatkan penentuan pembelian barang, pemilihan pemasok yang baik, evaluasi harga yang tepat, menetapkan syarat dan kondisi yang berlaku serta menindaklanjuti pihak yang berkepentingan untuk memastikan pengiriman barang tepat waktu dan sistem pembayaran barang serta pemantauan dan pengendalian untuk mengamankan pasokan barang (Arjan J. Van Weele, 2010).
Menurut pandangan para ahli dalam proses pembelian terdapat empat aktifitas siklus pembelian, yaitu diantaranya (Romney & Steinbert, 2015) :
1. Memesan bahan baku, perlengkapan dan jasa. 2. Menerima bahan baku, perlengkapan dan jasa.
3. Menyetujui faktur dari pemasok. 4. Pengeluaran kas.
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa pembelian merupakan salah satu fungsi yang penting dalam berjalannya operasi suatu perusahaan dalam proses bisnis yang terlibat untuk mengidentifikasi keperluan persediaan dan pengadaan barang, penempatan pemesanan, penerimaan barang dan pengakuan hutang dimana perusahaan membeli barang jadi untuk digunakan sebagai bahan baku dalam membuat suatu produk yang dihasilkan yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan sehingga produk yang dihasilkan dapat diterima dipasaran.
Sistem Informasi Pembelian Bahan Baku
Sistem informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
Pembelian bahan baku sendiri merupakan hal yang sangat penting bagi sebuah perusahaan industri manufaktur. Proses tersebut membutuhkan suatu prosedur yang sesuai dengan standar dan kebutuhan. Jika tidak sesuai dengan standar yang ditentukan, dapat mengakibatkan suatu industri manukfaktur tidak akan mendapatkan hasil yang maksimal dan akan mengalami kerugian.
METODOLOGI PENELITIAN
Metodologi penelitian mengenai Analisis Penggunaan Sistem Informasi Pembelian Bahan Baku Di CV. Laksana Karoseri digambarkan pada gambar berikut :
Gambar 1 Metodologi Penelitian Menentukkan Metode Penelitian yang digunakan
Mulai
Mendefinisikan Masalah
Menentukkan Tujuan
Ya
Mempersiapkan perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan
Mengamati proses produksi dan Pengendalian Kualitas
Hasil OK
Pengolahan data dan analisa data penelitian berupa :
1. Mendeskripsikan Proses Sistem Pembelian Bahan Baku 2. Mendeskripsikan Sistem Informasi CV. Laksana Karoseri 3. Analisis Sistem Informasi:
a. SIM Laksana b. Syteline
Kesimpulan
6
HASIL DAN PEMBAHASAN
Sistem Pembelian Bahan Baku Produk Cityline di CV.Laksana
Berikut merupakan prosedur pemesanan yang dilakukan oleh CV. Laksana dalam pembuatan produk Cityline:
Flow chart Sales PPIC Customer Start 1.Customer melakukan permintaan booking 2. Sampaikan permintaan booking ke PPIC 3. Menentukan booking start date
terdekat dengan permintaan booking
customer
4. Setuju dengan booking start date
dari PPIC? 5. Buat CO di syteline 6. Buat laporan pemasukan order – booking order End
Gambar 2 Flowchart Prosedur Pemesanan Bahan Baku
(Sumber: Hasil Penelitian, 2019)
Langkah pertama yang dilakukan adalah Costumer melakukan permintaan booking produksi bus ke Sales. Permintaan booking dapat dilakukan apabila telah memenuhi Syarat diantaranya yaitu Standar Order Form yang sudah terisi lengkap dan ditandatangani Costumer kemudian Form Spesifikasi Khusus (jika ada) terisi lengkap dan ditandatangani Costumer dan Direktur Teknik, yang diperbolehkan melakukan booking Costumer Order Specification Class A, B, dan C serta penawaran yang sudah ditandatangani oleh Costumer. Syarat berikutnya yaitu
Chassis masuk ke Laksana paling lambat 3 minggu sebelum jadwal produksi dengan melampirkan surat pernyataan sales mengenai permintaan booking. Setelah itu sales menyampaikan permintaan booking ke PPIC. PPIC
7
yang nantinya akan menentukan booking start date terdekat dengan permintaan
Costumer dan mengirim balik permintaan booking ke marketing.
Penentuan booking mempertimbangkan chasis due date dan Costumer order specification class sales juga akan mempertimbangkan booking start date dari PPIC setelah selesai sales akan membuat Costumer order di Syteline.
Kemudian sales membuat laporan pemasukan order – order booking dengan memasukan data booking chassis duedate dan booking start date. Setelah chassis
masuk atau LPO booking selesai dibuat.
Kaitannya pembelian dengan pemesanan yaitu sebelum dilakukan proses pembelian terlebih dahulu dilakukan proses pemesanan dua hal tersebut saling berkaitan antara pemesanan dengan pembelian dikarenakan CV.Laksana membuat produk berdasarkan pemesanan yang masuk dalam bentuk costumer order dari
costumer yang nantinya akan diproses oleh team marketing dan team Purchasing menjadi PO yang dikirim ke suplier untuk membeli bahan baku apa saja yang di perlukan. Oleh sebab itu dilakukanlah proses pemesanan terlebih dahulu sebelum melakukan proses pembelian bahan baku bertujuan untuk mengetahui bahan bahan apa saja yang dibutuhkan dalam memenuhi pesanan yang dibuat oleh costumer agar dapat memenuhi sesuai dengan kebutuhan costumer.
Berikut adalah contoh bentuk dari surat Purchase Order CV.Laksana yang digunakan dalam melakukan pembelian bahan baku ke suplier suplier. Surat
purchase order berisikan tentang informasi informasi pembelian.
Gambar 3 Contoh Surat Purchase Order
8
Surat Purchase order merupakan dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk menunjukkan barang yang ingin mereka beli dari pihak penjual. Purchase order
juga merupakan sebuah kontrak yang membentuk kesepakatan antara pembeli dan penjual mengenai barang yang ingin dibeli oleh pihak pembeli.
Selanjutnya adalah contoh bentuk dari surat costumer order. surat pemesanan barang yaitu tentu saja untuk memesan suatu barang atau jasa yang di inginkan oleh perorangan ataupun instansi, Adanya surat pemesanan barang yaitu agar apa yang dipesan jelas dan sesuai dengan maksud dan tujuan.
Gambar 4 Contoh Surat CostumerOrder
9
Surat tersebut merupakan sebuah surat yang berasal dari perorangan ataupun instansi yang digunakan untuk memesan sejumlah barang atau jasa.
Salah satu jenis surat niaga yang dibuat oleh pelanggan/pembeli yang berisi mengenai permintaan pembelian terhadap suatu barang tertentu. Jadi surat pesanan barang tersebut dari calon pelanggan/pembeli dan ditujukan kepada penjual/ suplier.
Selanjutnya adalah contoh bentuk dari laporan pemasukan order yang terdapat pada CV.Laksana. Berisikan tentang informasi informasi pemesanan barang yang dipesan
Gambar 5 Contoh Laporan Pemasukan Order
(Sumber: Hasil Penelitian, 2019)
Laporan pemasukan order CV.Laksana Menu Laporan Order berfungsi untuk melihat order-order yang pernah dilakukan kepada supplier-supplier
tertentu berdasarkan periode yang ditentukan. Laporan dapat menampilkan informasi jumlah barang yang di order (dalam satuan terkecil), dan total biaya
10
Analisis Peggunaan Sistem Informasi Di CV. Laksana Karoseri SIM Laksana
SIM Laksana merupakan sistem awal yang digunakan oleh CV Laksana dan tetap digunakan hingga saat ini. Sistem ini didesain dan dikembangkan oleh tim IT CV Laksana. Sistem ini berisikan mengenai informasi-informasi selama proses produksi, mulai dari waktu pemesanan chassis hingga proses pre delivery inspection dan produk bus siap dikirim ke konsumen. Berikut merupakan macam-macam informasi yang dapat diketahui dalam SIM Laksana.
1. Monitoring Kedatangan Chassis
Monitoring kedatangan chassis ini berhubungan dengan pemesanan bus. SIM Laksana dapat memberikan informasi mengenai chassis yang datang sudah terdaftar pada booking order atau belum. Booking adalah proses pemberian
customer order number untuk chassis bus yang belum masuk. Booking harus dilakukan untuk setiap bus sesuai dengan customer order specification bus tersebut. Informasi mengenai chassis pada SIM Laksana berisikan nama
chassis, nomor chassis, nomor mesin, dan model. Nama chassis biasanya berupa kode yang menggunakan huruf namun ada juga yang menyisipkan angka untuk chassis tertentu. Nomor chassis berisikan kode yang berupa huruf dan angka yang biasanya disisipkan nama chassis pada bagian tengah kode tersebut. Nomor mesin berisikan nomor yang digunakan untuk menandai suatu jenis mesin pada chassis. Model diartikan sebagai tipe dan merek dari chassis
yang digunakan. Perbedaan tipe dan merek pada chassis mempengaruhi konstruksi rangka yang digunakan dan bill of material (BOM) suatu bus. Selain itu, SIM Laksana juga berisikan due date chassis masuk. Due date chassis
masuk berisi tanggal perjanjian kapan waktu terakhir chassis masuk. Model
chassis menampilkan nama konsumen yang memesan bus. Setiap tipe dan merek chassis diberikan kode yang berbeda-beda.
2. Work Order dan Specs Order
Work order pada sistem informasi manufaktur (SIM) Laksana berisikan mengenai kode pemesanan bus. Work order langsung tercantum pada SIM Laksana ketika konsumen membuat pemesanan. Kode work order
dilambangkan dengan huruf K yang dilanjutkan dengan tahun, bulan, dan nomor urut work order. Specs order merupakan detail spesifikasi untuk work order tertentu. Work order dan specs order merupakan informasi penting yang membuat perusahaan dapat memproduksi bus sesuai dengan permintaan konsumen. Work order dan specs order berhubungan dengan customer order specification. Customer order specification merupakan suatu spesifikasi bus yang dipesan oleh konsumen. Customer order specification memiliki 4 kelas yaitu kelas A, kelas B, kelas C, kelas D dan kelas E. Kelas A merupakan kategori standart or low customization yaitu model bus standar Laksana, kombinasi model bus dan tipe chassis sudah pernah dibuat sebelumnya. Kelas B merupakan kategori medium customization yaitu model bus standar Laksana, kombinasi model bus dan tipe chassis sudah pernah dibuat sebelumnya, dan terdapat 1 sampai 3 part assy dari bus yang memerlukan pengembangan oleh
engineering. Kelas C merupakan kategori high customization yaitu model bus standar Laksana, kombinasi model bus dan tipe chassis belum pernah dibuat
11
sebelumnya atau lebih dari 3 part assy bus yang memerlukan pengembangan atau memerlukan proses engineering secara menyeluruh. Kelas D merupakan kategori very high customization yaitu model bus standar Laksana, kombinasi model bus dan tipe chassis belum pernah dibuat sebelumnya, dan memerlukan proses engineering secara menyeluruh. Kelas E merupakan kategori new model
yaitu model bus baru Laksana dan memerlukan proses engineering secara menyeluruh.
3. Monitoring Produksi
Setelah kedua informasi diatas terpenuhi, perusahaan dapat melakukan proses produksi. Monitoring produksi pada SIM Laksana berisikan informasi mengenai posisi bus pada stasiun kerja. Informasi ini sangat penting untuk mengetahui seberapa jauh bus telah melalui proses produksi. Monitoring
produksi juga berhubungan dengan lead time. Lead time merupakan waktu yang diperlukan dalam setiap tahapan pembuatan bus. Terdapat dua macam
lead time yang ad di CV Laksana yaitu lead time standar untuk semua bus dan
lead time yang dipengaruhi oleh customer order specification. Lead time
standar untuk semua bus berjumlah 38 hari kerja yang terdiri dari 14 hari kerja untuk persiapan dan 34 hari kerja untuk produksi. Lead time yang dipengaruhi oleh customer order specification memiliki jumlah waktu yang berbeda dengan
lead time standar karena lead time ini bergantung kepada kelas dari customer order specification. Kelas tersebut memiliki lead time berbeda pada tahapan tertentu seperti tahap development dan tahap prototyping. Informasi lead time
tersebut digunakan untuk mengukur waktu proses produksi sesuai dengan estimasi waktu produksi yang dijadwalkan atau tidak.
Ketiga informasi tersebut sangat penting bagi perusahaan untuk memproduksi bus sesuai permintaan konsumen. Ketiga informasi tersebut tidak dapat diakses oleh semua divisi. Ketiga informasi tersebut hanya dapat diakses oleh beberapa kepala divisi. Kepala divisi yang dapat mengakses software SIM Laksana adalah kepala divisi PPIC, marketing, produksi, dan quality control.
Informasi-informasi yang dimiliki oleh SIM Laksana dapat membantu setiap divisi untuk bekerja sesuai dengan bagiannya dalam membuat bus. SIM Laksana memuat segala informasi mengenai bus mulai dari monitoring
kedatangan chassis hingga monitoring proses produksi. Informasi tersebut membantu setiap divisi untuk membuat bus yang sesuai dengan permintaan konsumen. Selain itu, dengan adanya SIM Laksana, perusahaan dapat dengan mudah menentukan estimasi waktu yang dibutuhkan oleh suatu bus agar dapat dikirim ke konsumen. Berikut merupakan tampilan SIM Laksana dapat dilihat pada Gambar 6 Contoh SIM Laksana.
12
Gambar 6 Contoh SIM Laksana (Sumber : CV Laksana, 2019)
Gambar 6 Contoh SIM Laksana menunjukan pada bagian atas sistem tersebut menunjukan bahwa sistem yang digunakan saat itu merupakan SIM Laksana 2.0 dengan versi 2.0.0.2967 dengan judul MonitoringOrderListSummary. Bagian menu bar terdapat pilihan untuk PPIC and other, marketing, produksi, QC, dan system. Pilihan ini digunakan untuk memudahkan kepala divisi untuk mencari informasi yang diperlukan. Gambar tersebut juga menunjukan bahwa tampilan diambil pada halaman 10 dari 6860 halaman yang ada pada sistem tersebut.
Sistem tersebut menunjukan work order, nama PO, tanggal masuk chassis, nama chassis, nama model, tanggal buat order, tanggal del date, dan last plant. Selain informasi-informasi tersebut juga tersedia mengenai informasi-informasi spesifikasi pemesanan dan tanggal selesainya pemasangan spesifikasi tersebut. Informasi-informasi tersebut dapat dilihat lebih jelas pada Gambar 4.15
13
Gambar 7 Monitory Order List Summary
(Sumber : CV Laksana, 2019)
Work order merupakan kode pemesanan bus. Nama PO merupakan nama pemesan bus. Nama PO dapat dilihat pada tabel kolom kedua. Tanggal masuk
chassis merupakan tanggal chassis bus diterima perusahaan. Tanggal masuk
chassis dapat dilihat pada tabel kolom ketiga. Nama chassis berisikan kode dari nama chassis dan tipe chassis. Nama chassis dapat dilihat pada tabel kolom keempat. Nama model merupakan nama dari jenis produk bus. Nama model dapat dilihat pada tabel kolom kelima. Tanggal buat order merupakan tanggal konsumen membuat pesanan bus. Tanggal buat order dapat dilihat pada tabel kolom keenam. Tanggal del date merupakan tanggal estimasi bus selesai dan siap dikirim. Tanggal del date dapat dilihat pada tabel kolom ketujuh. Last plant
merupakan posisi bus berada. Last plant dapat dilihat pada tabel kolom kedelapan. Gambar tersebut juga menunjukan nama pengakses software tersebut. Nama pengakses software terdapat pada bagian tengah dibawah tabel. Gambar tersebut menunjukkan pengakses software tersebut bernama Didik Mashudi. Bagian kiri nama pengakses tercantum nama perusahaan dan letak perusahaan yaitu Pabrik Karoseri Laksana – Ungaran – Semarang.
Data pada SIM Laksana juga terhubung dengan Syteline. Perbedaan data SIM Laksana dan Syteline adalah SIM Laksana menyediakan data yang lebih rinci dari suatu produk sedangkan Syteline hanya menyediakan data secara umum mengenai status produk. Sehingga dapat dikatakan bahwa software SIM Laksana merupakan software khusus yang hanya berisikan data mengenai produk-produk bus.
Bukan tanpa alasan software SIM Laksana hanya bisa diakses oleh beberapa divisi karena divisi yang dapat membuka SIM Laksana adalah divisi-divisi yang berhubungan langsung dengan produk dan proses produksi. Divisi yang tidak berhubungan langsung dengan produk tetap dapat mengetahui
14
informasi produk tetapi bukan pada software SIM Laksana melainkan melalui
software Syteline.
Software SIM Laksana lebih terfokus kepada tahap-tahap yang dilalui setiap bus. Selain tahap-tahap yang dilalui oleh bus, software ini juga terfokus pada waktu masuk bus terdahap suatu proses dan selesainya bus dari proses tersebut sehingga divisi yang bersangkutan langsung dengan produk dapat mengetahui dengan pasti tahap-tahap yang dilalui oleh bus beserta waktunya pada proses produksi.
Sistem Informasi Syteline
Syteline merupakan sistem informasi lain yang dimiliki oleh CV Laksana. Berbeda dengan SIM Laksana yang didesain dan dikembangkan oleh tim IT Laksana, Syteline merupakan software yang dikembangkan oleh pihak luar. CV Laksana membeli software ini untuk diaplikasikan di CV Laksana. Sistem ini merupakan sistem informasi utama dan sudah mengintegrasi seluruh bagian sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi untuk perusahaan.
Sistem ini hanya dapat diakses oleh masing-masing kepala divisi sehingga tidak semua anggota divisi dapat mengakses software ini. Berikut merupakan tampilan Syteline dapat dilihat pada Gambar 8 Contoh Syteline.
Gambar 8 Contoh Syteline
(Sumber : CV Laksana, 2019)
Sistem ini berisikan semua data perusahaan sehingga seluruh kepala divisi dapat mengakses data tersebut. Gambar tersebut menunjukan bahwa sistem yang digunakan saat itu merupakan Infor Syteline (laksana) dengan judul job orders.
15
Bagian menu bar terdapat pilihan untuk system, master explorer, dan my folders. Bagian bawa menu bar terdapat berbagai tools yang dapat memudahkan pengguna sistem ini untuk menyimpan, menghapus, maupun merubah data.
Bagian bawah tools terdapat ribbon yang menampilkan pilihan untuk job orders (filter in place), purchase order status report, dan job orders. Gambar tersebut merupakan tampilan untuk job order suatu bus pada Syteline. Bagian bawah job orders terdapat tabel yang menampilkan pesanan bus. Tabel tersebut berisikan job, job suffix, item, job description, dan revision. Job gambar pada tersebut berisikan mengenai kode pemesanan (work order) suatu bus. Job suffix
berisikan nomor urutan untuk akhir pekerjaan. Item berisikan mengenai kode bus.
Job description berisikan penjelasan mengenai pekerjaan yang dilakukan terhadap bus tersebut. Revision menjelaskan kode nama orang yang merevisi bus tersebut. Berikut merupakan Gambar 9 Tampilan Job Orders.
Gambar 9 Tampilan Job Orders
(Sumber : CV Laksana, 2019)
Gambar 9 Tampilan Job Orders menunjukan bahwa job berada pada kolom kedua dalam tampilan job orders. Kolom job pada baris pertama adalah K201902001 yang menunjukan bahwa K adalah kode untuk work order, 2019 yang merupakan tahun diterbitkannya work order, 02 yang merupakan bulan diterbitkannya work order, dan 001 yang menunjukan nomor urut work order bus tersebut. Job suffix berada pada kolom ketiga pada tampilan job orders.
Kolom job suffix pada baris pertama adalah 0000 yang menunjukan nomor urut akhir pekerjaan bus. Kode urutan pada job suffix memiliki 4 angka yang seluruhnya merupakan angka nol, kode job suffix diberikan angka 0 dibelakang kode yang artinya adalah urutan pertama bus untuk pekerjaan akhir setiap nomor urut work order. Item berada pada kolom keempat pada tampilan job orders.
16
Kolom item pada baris pertama adalah KT31526F yang menunjukan kode bus yang diproduksi.
Job description berada pada kolom kelima pada tampilan job orders. Kolom job description pada baris pertama adalah TO03-2100 NQR PHL DS BS RIMBA RAYA yang menunjukan singkatan dari penjelasan mengenai pekerjaan yang dilakukan terhadap bus tersebut. revision berada pada kolom keenam pada tampilan job orders. Kolom revision pada baris pertama menunjukan kode nama orang yang merevisi bus tersebut.
Keterangan-keterangan umum tersebut digunakan untuk memudahkan melihat suatu produk bus yang diproduksi. Gambar tersebut juga menunjukan bahwa dengan menggunakan Syteline, kepala divisi dapat melihat banyak produk bus beserta keterangan-keterangan umum pada bus tersebut. Selain keterangan umum tersebut, kepala divisi juga dapat melihat keterangan yang lebih rinci mengenai bus. Keterangan secara rinci mengenai bus akan muncul ketika kepala divisi mengklik salah satu baris. Keterangan secara rinci akan muncul pada layar sebelah kanan.
KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan
Berdasarkan hasil pembahasan dan analisa yang telah dilakukan sebelumnya dapat disimpulkan bahwa Sistem Pembelian Bahan Baku Produk
Cityline di CV.Laksana melibatkan 3 bagian terkait yaitu Customer, sales dan PPIC. Sistem pembelian menggunakan lembar Purchase order yang dibuat oleh CV. Laksana sebagai pembeli untuk menunjukkan barang yang diinginkan oleh customer sesuai dengan customer order, biasanya rinciannya dari item yang di order akan di sesuaikan dengan sales purchase order-customer jika tiba diperusahan. CV. Laksana Karoseri mengunakan sistem informasi yang dikenal dengan SIM laksanan dan Sistem Informasi Syteline. dalam penggunaannya Data pada SIM Laksana juga terhubung dengan Syteline. Perbedaan data SIM Laksana dan Syteline adalah SIM Laksana menyediakan data yang lebih rinci dari suatu produk sedangkan Syteline hanya menyediakan data secara umum mengenai status produk. Sehingga dapat dikatakan bahwa software SIM Laksana merupakan
software khusus yang hanya berisikan data mengenai produk-produk bus. Saran
penulis merekomendasikan beberapa saran diantaranya:
1. Perlu dilakukan Peningkatan pengawasan terhadap informasi dan pengendalian intern terhadap setiap proses produksi yang terjadi dengan menggunakan laporan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan, dalam melakukan suatu proses produksi agar proses produksi dapat berjalan dengan baik.
2. Perlu koordinasi dan komunikasi yang baik serta kekompakan antar divisi yang berkaitan dalam melakukan pembelian bahan baku agar tidak terjadi miss
Komunikasi dalam melakukan pembelian dan mendapatkan hasil sesuai dengan yang diinginkan.
17
DAFTAR PUSTAKA
Mulyadi. 2016. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
Assauri, Sofjan. 2008. Manajemen Produksi Dan Operasi. Jakarta: Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
Heizer, Jay dan Barry Render. 2015. Operations Management (Manajemen Operasi) ed.11. Jakarta: Salemba Empat.
Marshall. B. Romney dan Paul John Steinbert. 2015. Sistem Informasi Akutansi. Edisi 13. Jakrata: Salemba Empat.
Bodnar, George H. dan Hopwood, William S. 2009. Sistem informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
Jogiyanto, H.M. 2010. Teori Portofolio dan Analisis Investasi. Edisi Ketujuh. Yogyakarta: BPFE.
Weele, A. J. van. 2010. Purhcasing and Supply Chain Management. 5th edition. London: Cengage Learning.
Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi. Laudon, Kenneth C. dan Jane P. Laudon. 2012. Management System: Managing
the Digital Firm Twelfth Edition. New Jersey: Prentice Hall.
Whitten, Jeffery L., Bentley, Lonnie D., Dittman, Kevin C. 2004. System Analysis and Design Methods. New York: The mcGraw-Hill Companies, Inc.
