KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET Jalan Insinyur Sutami nomor 36A Kentingan Surakarta 57126

(1)

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

Jalan Insinyur Sutami nomor 36A Kentingan Surakarta 57126

Telepon. (0271) 646994,

646624,646761, Faksimile /90271) 646655

http://www.ims.ac.id

SURAT EDARAN

NOMOR: U270.I/UN27/SE/2O19

TENTANG

STANDAR MINIMAL PENGAJUAN PROSES PENERBITAN SURAT PERSETUJUAN PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI

Dalam rangka meningkatkan layanan pemrosesan surat persetujuan perjalanan dinas luar negeri (PDLN) dengan berpedoman pada Peraturan Rektor Nomor 30 Tahun 2018 tentang Pedoman Pelayanan Administrasi Perjalanan Dinas Luar Negeri Bagi Tenaga Pendidik/Kependidikan dan Mahasiswa di Lingkungan Universitas Sebelas Maret, serta

dalam rangka menunjang penerapan Sistem Aplikasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (SiAP) Timely Accountable Submission (SiAP TAS) dalam Proses Penerbitan Surat Persetujuan Perjalanan Dinas Luar Negeri di masing-masing Fakultas dan Unit Keija yang ada di lingkungan UNS. Bersama ini kami menetapkan Standar Minimal Pengajuan

Proses Penerbitan Surat Persetujuan PDLN Universitas Sebelas Maret sebagai berikut:

A. Ketentuan Umum

1. Calon peiaksana PDLN adaiah tenaga pendidik/kependidikan dan/atau

mahasiswa yang akan melaksanakan kegiatan berskala internasional antara lain: Presentasi paper pada international conference yang berkualitas dengan output jurnal internasional

Pelaksanaan lecturer exchange dan student exchange Kegiatan'kolaborasi penelitian

- Melaksanakan inisiasi maupun penandatanganan keijasama - Melaksanakan kompetisi berskala internasional

Melaksanakan short course, studi Janjut dan post doct

- Melaksanakan kegiatan berskala internasional sesuai perintah Pimpinan yang

memiliki kontribusi terhadap peningkatan Tri Dharma Perguruan Tinggi

2.

Kegiatan Perjalanan Dinas Luar Negeri dengan sumber pembiayaan dari

universitas (pusat) maupun unit/fakultas diwajibkan memproses penerbitan

(2)

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

Jalan Insinyur Sutami nomor 36A Kentingan Surakarta 57126

Telepon. (0271) 646994,

646624,646761, Faksimile /90271) 646655

.

http://www.uns.ac.id

3.

Kegiatan PDLN dengan sumber pembiayaan dari sumber non pemerintah tid

ak

menimbulkan ikatan apapun terhadap universitas atau negara

.

4.

Pengajuan proses penerbitan Surat Persetujuan PDLN harus se

pengetahuan

Pejabat yang berwenang di Unit/ Fakultas.

Bagi Tenaga Pendidik/Kependidikan, Surat Pengantar Unit/Fakultas

ditandatangani oleh Dekan atau Wakil Dekan Bidang Akademik, dan

ditujukan kepada Wakil Rektor Bidang Akademik dengan tembusan kepada Kepala Bagian Hukum dan Administrasi Keijasama UNS.

Bagi mahasiswa, Surat Pengantar Unit/Fakultas ditandatangani oleh Dekan atau Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Alumni, dan ditujukan kepada Wakil Rektor Bidang Akademik dengan tembusan kepada Kepala

Bagian Hukum dan Administrasi Kerjasama UNS.

- Pengajuan proses penerbitan Surat Persetujuan PDLN minimal 30 (tiga

puluh) hari sebelum tanggal kegiatan.

5. Pejabat di lingkungan Universitas Sebelas Maret yang akan mengÿjukan proses

penerbitan Surat Persetujuan PDLN harus memperhatikan hal-hal sebagai

berikut:

- Bagi Pejabat yang mengajukan proses penerbitan Surat Persetujuan PDLN,

harus disertai dengan Surat Izin Rektor atau Lembar Disposisi Izin Rektor untuk melaksanakan kegiatan PDLN terkait.

- Surat Pengantar Unit/Fakultas ditandatangani oleh Dekan atau Wakil Dekan

Bidang Akademik ditujukan kepada Rektor dengan tembusan kepada Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kepala Bagian Hukum dan Administrasi

Keijasama.

-

Pengajuan proses penerbitan Surat Persetujuan PDLN minimal 40 (empat

puluh) hari sebelum tanggal kegiatan.

6.

Pengajuan proses penerbitan Surat Persetujuan PDLN harus disertai kejelasan

sumber pendanaan yang dibuktikan dengan Surat Jaminan/Keterangan

Pembiayaan.

7.

Pengajuan proses penerbitan Surat Persetujuan PDLN harus sesuai dengan alur

birokrasi yang telah ditetapkan yaitu mulai dari unit/fakultas kepada universitas,

(3)

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAANT

Jalan Insinyur Sutarai nomor 36A Kentingan Surakarta 57126

Telepon. (0271) 646994,

646624,646761, Faksimile /90271) 646655

serta melakukan pengajuan aplikasi secara online melalui laman

siaptas. uns. ac.id.

8. Kelengkapan berkas persyaratan yang diajukan telah melalui verifikasi di

unit/fakultas.

B. Persyaratan Persetujuan Perjalanan Dinas Luar Negeri

l

Persyaratan minimal dalam pengajuan proses penerbitan Surat Persetujuan PDLN

adalah:

1. Surat Pengantar dari Unit/Fakultas

2. Surat Izin Rektor atau Lembar Disposisi Izin Rektor bagi Pejabat di lingkungan

UNS

3. Undangan Resmi dari Penyelenggara dengan tertera nama yang diundang,

tempat/lokasi kegiatan, serta tanggal penyelenggaraan

4. Jadwal Kegiatan (Rundown acara) dengan durasi acara sesuai dengan undangan

5. Surat Tugas dari Unit/Fakultas/Universitas

6. Surat Pernyataan bermaterai (format terlampir)

7. Daftar Riwayat Hidup (format terlampir)

8. Surat Jaminan/Keterangan Pembiayaan (format terlampir)

9. Apabila ada pembiayaan dari pihak sponsor harus ada surat bukti jaminan

pembiayaan sponsor

10. Apabila ada pembiayaan yang dikeluarkan dari dana pribadi maka harus disertai Surat Pernyataan Biaya Pribadi bermaterai

11. Fotokopi Kartu Identitas (KTP)

12.Fotokopi Kartu Pegawai/ Kartu Mahasiswa

13.Khusus untuk kunjungan yang lebih dari 1 (satu) bulan harus disertai Form

Surat Pexjanjian Dinas Luar Negeri (format terlampir)

14.Seluruh berkas persyaratan tersebut diatas dalam bentuk hardcopy dan

softcopy

C. Surat Permohonan Pengantar Persetujuan PDLN Dari Fakultas

Sekurang-Kurangnya Memuat: t

(4)

w

KEMENTERIAN pendidikan dan kebudayaan

f A t V UNIVERSITAS SEBELAS MARET

- C ' ' ' Jalan Insin

yur Sutami nomor 36A Kentingan Surakarta 57126

Telepon. (0271) 646994,646624,646761, Faksimile /90271) 646655

b) NIP atau nomor identitas yang disetarakan;

c) Nomor Induk Kependudukan (NIK) yang berlaku; d) Tujuan kegiatan PDLN;

e) Kota dan negara yang dituju; f) Jangka waktu PDLN;

g) Sumber pembiayaan.

D. Persyaratan Persetujuan Perjalanan Dinas Luar Negeri untuk Tugas Belajar:

1. Surat Pengantar dari Fakultas

2. Unconditional Letter of Acceptance (LoA) Resmi dari Universitas tujuan studi di

luar negeri dengan tertera nama, tanggal keberangkatan dan periode beasiswa

3. Surat Tugas dari Fakultas

4. Surat Pernyataan bermaterai (format terlampir)

5. Daftar Riwayat Hidup (format terlampir)

6. Surat Keterangan Pembiayaan (format terlampir)

7. Apabila ada pembiayaan dari pihak sponsor harus ada Surat bukti Jaminan

Pembiatyaan Sponsor

8. Copy Surat Peijanjian Tugas Belajar (seperti pada syarat pengajuan Surat Tugas

Belajar)

9. Fotokopi Kartu Identitas (KTP)

lO.Fotokopi Kartu Pegawai/ Kartu Mahasiswa

E.

Persyaratan Perpanjangan Persetujuan Perjalanan Dinas Luar Negeri untuk

Tugas Belajar:

1. Surat Pengantar dari Fakultas

2. Unconditional Letter of Acceptance (LoA) yang pertama kali

3.

Surat Rekomendasi sekaligus alasan urgensi dari perpanjangan studi yang dibuat

oleh Supervisor

4.

Progress Report dari semester awal sampai dengan terakhir

5. Copy Surat Tugas Belajar dari BKN

6. Copy Surat Persetujuan PDLN yang pertama

7.

(5)

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS SEBEIASMARET

Jalan Insinyur Sutami nomor 36A Kentingan Surakarta 57126

Telepon. (0271) 646994

,646624,

646761, Faksiraile /90271) 646655

http://www.uns.ae.id

8.

Daftar Riwayat Hidup (Format Terlampir)

9.

Surat Keterangan Pembiayaan (Format Terlampir)

lO.Apabila ada pembiayaan dari pihak sponsor harus ada Surat bukti Jamin

an Pembiayaan Sponsor

11. Copy Surat Peijanjian Tugas Belajar {seperti pada syarat pengajuan Surat Tugas

Belajar)

12.Fotokopi Kartu Identitas (KTP)

13.Fotokopi Kartu Pegawai/ Kartu Mahasiswa

F. Prosedur Pengajuan Persetujuan Peqalanan Dinas Luar Negeri:

1. Pemohon melaporkan kepada unit/fakultas masing-masing bahwa akan

melaksanakan PDLN melalui Operator Unit/Fakultas

2. Pemohon melakukan aplikasi secara online melalui laman: siaptas.uns.ac.id

3. Pemohon kembali ke Operator Unit/Fakultas untuk menyerahkan bukti upload di

laman SiAP TAS dan dokumen fisik yang telah dilengkapi

4. Operator Unit/Fakultas:

- memverifikasi secara online dokumen yang telah diunggah oleh pemohon dan

meneruskannya ke Operator Universitas;

- mencetak, memproses dan mengunggah surat pengantar ke universitas; -

mencetak, memproses dan mengunggah surat keterangan pembiayaan;

- mencetak, memproses dan mengunggah surat tugas

- mengirimkan Surat Pengantar disertai seluruh dokumen persyaratan:

S Asli ke TU Universitas

V Tembusan ke Bagian Hukum dan Adm. Keijasama

5. Operator Universitas:

- memverifikasi secara online seluruh dokumen kelengkapan yang telah

diunggah oleh Pemohon dan telah terverifikasi Operator Unit/Fakultas

-

memproses Surat Pengantar Universitas sesuai arahan disposisi Pimpinan

-

mengunggah seluruh dokumen persyaratan ke laman: simnel. setneg.go.id .

(6)

Jalan Insinyur Sutami nomor 36A Kentingan Surakarta 57126 Telepon. (0271) 646994,646624,646761, Faksimile /90271) 646655

O. Pe_laporan

- Setelah selesai melaksanakan kegiatan PDLN, pelaksana PDLN harus segera mengisi laporan serta mengunggah file yang terkait dengan peijalanan riirms luar negeri yang telah dilakukan pada laman siaptas.uns.ac.id dan laman

simpel.setneg.go.id.

- Bagi Pejabat Unit/Fakultas yang telah selesai melaksanakan kegiatan PDLN diwajibkan melapor kepada Rektor melalui Surat yang dilampiri Laporan

dan Dokumentasi Kegiatan.

- Biro Keijasama Teknik Luar Negeri Kementerian Sekretariat Negara selajutnya

akan memverifikasi dan memvalidasi laporan yang telah diunggah oleh pelaksana PDLN di laman simpel.setneg.go.id.

- Setelah mengisi laporan dan mengunggah dokumentasi kegiatan pada laman

siaptas.uns.ac.id pelaksana PDLN diharap segera melapor kepada Operator Unit/Fakultas atau Operator Universitas agar Operator Universitas dapat

segera memvalidasi laporan.

- Apabila pelaporan PDLN belum dilakukan maka untuk pengajuan proses

penerbitan Surat Persetujuan Peijalanan Dinas yang selanjutnya pada laman

siaptas.uns.ac.id akan terblokir.

Sehubungan dengan hal tersebut kami menginstruksikan kepada seluruh Tenaga Pendidik/Kependidikan dan mahasiswa untuk memperhatikan Standar Minimal Pengajuan Proses Penerbitan Surat Persetujuan Peijalanan Dinas Luar Negeri

Universitas Sebelas Maret ini.

Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih. ÿ

Ditetapkan di : Surakarta, 03 Oktober 2019