PERENCANAAN DAN
PENJADWALAN
PERENCANAAN DAN PENJADWALAN
PROYEK
Proyek dapat diartikan sebagai sederetan aktifitas yang diarahkan pada
suatu hasil dimana jangka waktu penyelesaiannya ditentukan. Suatu proyek dengan proyek yang lain mempunyai keunikan masing-masing, sehingga untuk menanganinya perlu dibentuk suatu organisasi proyek.
Manajemen Proyek menggambarkan suatu komitmen sumberdaya-
sumberdaya untuk melakukan suatu aktivitas yang penting pada jangka waktu yang relatif singkat di mana setelah selesai manajemen akan dibubarkan.
Salah satu penggunaan jaringan yang paling populer adalah untuk analisis
proyek.
Proyek-proyek yang dianalisis tersebut misalnya : konstruksi sebuah
bangunan, pembuatan obat-obatan, atau pemasangan sistem komputer yang dapat digambarkan sebagai jaringan.
Contoh Teknik jaringan yang digunakan untuk analisis proyek : PERT dan
TUJUAN DARI PENJADWALAN
Ketika tanggal jatuh tempo pelanggan
Minimalkan keterlambatan pekerjaan
Meminimalkan waktu respon
Meminimalkan waktu penyelesaian
Meminimalkan waktu dalam sistem
Minimalkan lembur
Memaksimalkan mesin atau penggunaan tenaga kerja
Meminimalkan waktu menganggur
TAHAPAN DALAM MANAJEMEN PROYEK
Ada tiga tahap yang harus dilakukan dalam manajemen proyek yaitu:
1. Perencanaan (Planning)
Mencakup penetapan sasaran, pendefinisian proyek dan organisasi tim.
2. Penjadwalan (Schedulling)
Menghubungkan antara tenaga kerja, uang, bahan yang digunakan dalam proyek.
3. Pengendalian (Controlling)
Pengawasan sumber daya , biaya, kualitas dan budget, jika perlu merevisi, ubah rencan, menggeser atau mengelola ulang sehingga tepat waktu dan biaya.
PERENCANAAN PROYEK
Untuk mengerjakan beberapa proyek sekaligus, seperti yang
terjadi di beberapa perusahaan besar, maka cara yang efektif untuk menugaskan tenaga kerja dan sumber daya secara fisik adalah melalui organisasi proyek.
Maka organisasi akan bekerja secara baik apabila:
a) Pekerjaan dapat didefinisikan dengan sasaran dan target
waktu khusus.
b) Pekerjaaan unik atau tidak biasa dalam organisasi yang
ada.
c) Pekerjaan terdiri dari tugas yang kompleks dan saling d) berhubungan serta memerlukan ketrampilan khusus. e) Proyek bersifat sementara tetapi penting bagi organisasi f) Proyek meliputi hamper semua lini organisasi.
PERENCANAAN PROYEK
Organisasi proyek dipimpin oleh seorang manajer proyek
yang mengkoordinasikan kegiatan proyek dengan departemen lain maupun membuat laporan kepada manajemen puncak.
Tanggung jawab manajer proyek adalah memastikan :
a) Seluruh kegiatan yang diperlukan diselesaikan dalam
urutan yang tepat dan waktu yang tepat.
b) Proyek selesai sesuai budget.
c) Proyek memenuhi sasaran kualitas.
d) Tenaga kerja yang ditugaskan dalam proyek mendapat
motivasi arahan dan informasi yang diperlukan dalam pekerjaan mereka.
PENJADWALAN PROYEK
Penjadwalan Proyek adalah kegiatan menetapkan jangka
waktu kegiatan proyek yang harus diselesaikan, bahan baku, tenaga kerja serta waktu yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas.
Manfaat Penjadwalan Proyek :
a) Menunjukkan hubungan tiap kegiatan lainnya dan
terhadap keseluruhan proyek.
b) Mengidentifikasikan hubungan yang harus didahulukan
di antara kegiatan.
c) Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realistis
untuk tiap kegiatan.
d) Membantu penggunaan tenaga kerja, uang dan sumber
PENGENDALIAN PROYEK
Pengendalian proyek melibatkan pengawasan ketat pada sumber daya, biaya, kualitas dan budget. Pengendalian juga berarti penggunaan loop umpan balik untuk merevisis rencana proyek dan pengaturan sumber daya kemana diperlukan.
Untuk saat ini telah banyak software yang dapat dipergunakan diantaranya Primavera, MacProject, Pertmaster, Visischedule, Timeline, MS Project.
METODE PENJADWALAN
Merupakan suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak yang mewakili
setiap tugas (kegiatan) dan panjang masing-masing setiap kotak menunjukkan panjang relatif tugas-tugas yang dikerjakan.
Gantt chart adalah diagram batang yang menggambarkan jadwal
proyek.
Grafik ini sangat berguna karena termasuk tonggak, sumber daya
individu dan kendala waktu dan jadwal. Berbagai warna pada grafik menunjukkan kegiatan inti proyek dan dapat menunjukkan ketergantungan antara kegiatan tersebut.
Melihat Gantt chart, Anda dapat menghilangkan periode idle,
menghemat biaya dan waktu dalam proses serta melihat gambaran dari seluruh proyek dan kegiatan apa yang menyertainya. Ini adalah cara yang bagus untuk memusatkan semua informasi yang Anda butuhkan tentang proyek.
METODE PENJADWALAN
METODE PENJADWALAN
METODE PENJADWALAN
Suatu program (proyek) diwakili dengan jaringan simpul
dan tanda panah yang kemudian dievaluasi untuk menentukan kegiatan-kegiatan terpenting, meningkatkan jadwal yang diperlukan dan merevisi kemajuan-kemajuan saat proyek telah dijalankan.
Diagram PERT lebih baik dari Gantt, karena : a) Mudah mengidentifikasi tingkat prioritas.
b) Mudah mengidentifikasi jalur kritis dan kegiatan-
kegiatan kritis.
c) Mudah menentukan waktu kendur.
2. DIAGRAM/JARINGAN PERT (PROGRAM EVALUATION AND REVIEW TECHNIQUES)
SEJARAH PERT DAN CPM
Program Evalution Review Technique adalah suatu metodologi yang dikembangkan oleh Angkatan Laut Amerika Serikat pada tahun 1950 untuk mengatur program misil.
Sedangkan terdapat metodologi yang sama pada waktu bersamaan yang dikembangkan oleh sektor swasta yang dinamakan CPM atau Critical Path Method.
Metode PERT dan CPM adalah metode yang dapat digunakan untuk membuat perencanaan, menjadwalkan, dan proses pengendalian suatu proyek
SEJARAH PERT DAN CPM
Untuk dapat menerapkan kedua metode ini, perlu ditetapkan terlebih dahulu kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan dalam suatu proyek dan menyusunnya dalam bentuk jaringan.
Jaringan menunjukkan saling hubungan antara satu kegiatan dengan kegiatan lain. Walaupun prinsip penyusunan jaringan pada kedua metode adalah sama, namun terdapat perbedaan mendasar antara kedua metode ini. Perbedaan ini terletak pada konsep biaya yang dikandung CPM yang tidak ada di dalam metode PERT
PROGRAM EVALUTION REVIEW
TECHNIQUE/PERT
Pengertian tentang PERT adalah alat manajemen proyek
untuk melakukan suatu penjadwalan , mengatur dan mengkoordinasi bagian-bagian pekerjaan yang ada didalam suatu proyek
PERT pada awalnya didesain untuk industri yang
menghasilkan produk tidak standar dan mengalami perubahan teknologi yang cepat sekali, seperti industri pertahanan dan ruang angkasa, sehingga masalah ketidakpastian dalam penyelesaian
Program Evaluation and Review Technique (PERT) adalah
suatu model jaringan yang mampu memetakan waktu penyelesaian kegiatan yang acak.
PROGRAM EVALUTION REVIEW
TECHNIQUE/PERT
Metodologi PERT divisualisasikan dengan suatu grafik atau bagan yang melambangkan ilustrasi dari sebuah proyek.
Diagram jaringan ini terdiri dari beberapa titik (nodes) yang merepresentasikan kejadian (event) atau suatu titik tempuh (milestone).
Titik-titik tersebut dihubungkan oleh suatu panah (garis yang memiliki arah) yang merepresentasikan suatu pekerjaan (task) dalam sebuah proyek. Arah dari vektor atau garis menunjukan suatu urutan pekerjaan.
PROGRAM EVALUTION REVIEW TECHNIQUE/PERT
LANGKAH LANGKAH DALAM MELAKUKAN
PERENCANAAN DENGAN PERT
1) Mengidentifikasi aktivitas (activity) dan titik tempuhnya (milestone) :
Titik tempuh (milestone) adalah penanda kejadian pada awal dan akhir satu atau lebih aktivitas. Untuk mengidentifikasi aktivitas dan titik tempuh dapat menggunakan suatu tabel agar lebih mudah dalam memahami dan menambahkan informasi lain seperti urutan dan durasi.
2) Menetapkan urutan pengerjaan dari aktivitas-aktivitas yang telah direncanakan
3) Membuat suatu diagram jaringan (network diagram)
4) Memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas
5) Menetapkan suatu jalur kritis (critical path) : Dengan menggunakan
empat komponen penanda waktu bisa didapatkan suatu jalur kritis sesuai dengan diagram
ES Early Start EF Early Finish LS Latest Start LF Latest Finish
KOMPONEN JARINGAN (NETWORK
COMPONENT)
1) Jaringan PERT dikenal istilah Dummy yaitu dua atau lebih kegiatan yang mulai dan berakhir pada titik yang sama. Kegiatan dummy timbul semata-mata untuk tujuan membentuk hubungan preseden sehingga memungkinkan kita menggambarkan jaringan dengan hubungan preseden yang baik.
2) Ada dua pendekatan untuk menggambarkan jaringan proyek yakni kegiatan pada titik/lingkaran (activity on node AON) dan kegiatan pada panah (activity on arrow AOA). Pada konvensi AON, titik menunjukan kegiatan, sedangkan pada AOA panah menunjukan kegiatan.
KOMPONEN JARINGAN (NETWORK COMPONENT)
KOMPONEN JARINGAN (NETWORK COMPONENT)
CONTOH SOAL
Pemerintah akan membangun rumah sakit berstandar internasional, rumah sakit tersebut akan di bangun dan harus melalui delapan kegiatan yakni: membangun komponen internal, memodifikasi atap dan lantai, membangun tumpukan, menuangkan beton dan memasang rangka, membangun pembakar temperatur tinggi, memasang sistem kendali polusi, membangun alat pencegah polusi udara, dan kegiatan terakhir yaitu pemerikasaan dan pengujian.
Kegiatan tersebut dapat dilihat pada tabel di bawah ini berikut penjelasan susunan kegiatannya:
CRITICAL PATH METHOD (CPM)
Adalah teknik menganalisis jaringan kegiatan/aktivitas-aktivitas ketika menjalankan proyek dalam rangka memprediksi durasi total.
Critical path sebuah proyek adalah deretan
aktivitas yang menentukan waktu tercepat yang mungkin agar proyek dapat diselesaikan.
Critical path adalah jalur terpanjang dalam network diagram dan mempunyai kesalahan paling sedikit.
ISTILAH DALAM CPM
E (earliest event occurence time): Saat tercepat terjadinya suatu peristiwa.
L (Latest event occurence time): Saat paling lambat yang masih diperbolehkan bagi suatu peristiwa terjadi. ES (earliest activity start time): Waktu Mulai paling
awal suatu kegiatan. Bila waktu mulai dinyatakan dalam jam, maka waktu ini adalah jam paling awal kegiatan dimulai.
EF (earliest activity finish time): Waktu Selesai paling awal suatu kegiatan. EF suatu kegiatan terdahulu = ES kegiatan berikutnya.
LS (latest activity start time): Waktu paling lambat kegiatan boleh dimulai tanpa memperlambat proyek
JADWAL AKTIVITAS (ACTIVITY
SCHEDULING)/CPM
Menentukan jadwal proyek atau jadwal aktivitas artinya kita perlu mengidentifikasi waktu mulai dan waktu selesai untuk setiap kegiatan.
Kita menggunakan proses two-pass, terdiri atas forward pass/Hitungan maju dan backward pass/Hitungan mundur untuk menentukan jadwal waktu untuk tiap kegiatan.
forward pass : ES (earlist start) dan EF (earlist finish) backward pass : LS (latest start) dan LF (latest finish)
JADWAL AKTIVITAS (ACTIVITY
SCHEDULING)/CPM
Menentukan jadwal proyek atau jadwal aktivitas artinya kita perlu mengidentifikasi waktu mulai dan waktu selesai untuk setiap kegiatan.
Kita menggunakan proses two-pass, terdiri atas forward pass/Hitungan maju dan backward pass/Hitungan mundur untuk menentukan jadwal waktu untuk tiap kegiatan.
forward pass : ES (earlist start) dan EF (earlist finish) backward pass : LS (latest start) dan LF (latest finish)
JADWAL AKTIVITAS (ACTIVITY
SCHEDULING)/CPM
Lamanya Kegiatan/Forward pass, merupakan indentifikasi waktu-waktu terdahulu. Aturan waktu mulai terdahulu:
1) Sebelum suatu kegiatan dapat dimulai, kegiatan pendahulu langsungnya harus selesai.
2) Jika suatu kegiatan hanya mempunyai satu pendahulu langsung, ES nya sama dengan EF pendahulunya.
3) Jika satu kegiatan mempunyai satu pendahulu langsung, ES nya adalah nilai maximum dari semua EF pendahulunya, yaitu ES = max [EF semua pendahulu langsung]
JADWAL AKTIVITAS (ACTIVITY SCHEDULING)/CPM
JADWAL AKTIVITAS (ACTIVITY SCHEDULING)/CPM
Hitungan Maju
(Forward Pass)
Dimulai dari Start (initial event) menuju Finish (terminal event) untuk menghitung waktu penyelesaian tercepat suatu kegiatan (EF), waktu tercepat terjadinya kegiatan (ES) dan saat paling cepat dimulainya suatu peristiwa (E).
JADWAL AKTIVITAS (ACTIVITY SCHEDULING)/CPM
Hitungan Mundur (Backward Pass)
Dimulai dari Finish menuju Start
untuk mengidentifikasi saat paling lambat terjadinya suatu kegiatan (LF), waktu paling lambat terjadinya suatu kegiatan (LS) dan saat paling lambat suatu peristiwa terjadi (L).
JADWAL AKTIVITAS (ACTIVITY SCHEDULING)/CPM
JADWAL AKTIVITAS (ACTIVITY SCHEDULING)/CPM
SELISIH FORWARD DAN BACKWARD PASS:
Kegiatan Kritis adalah kegiatan yang memiliki selisih nol (0) yaitu: A, F, I, J Jalur Kritis adalah jalur yang melalui kegiatan yang memiliki selisih 0: 1 6
HAMBATAN AKTIVITAS (SLACK ACTIVITY)
DAN JALUR KRIRTIS (CRITICAL PATH)
Waktu slack (slack time) yaitu waktu bebas yang dimiliki oleh
setiap kegiatan untuk bisa diundur tanpa menyebabkan keterlambatan proyek keseluruhan.
Secara matematis waktu slack dapat dirumuskan sebagai berikut:
Slack = LS ES atau Slack = LF EF
Menentukan jalur kritis untuk waktu mulai terlama dan waktu
selesai terlama untuk setiap kegiatan. Hal ini dilakukan dengan cara memulainya dari titik finish.
Jalur kritis adalah kegiatan yang tidak mempunyai waktu
tenggang (S=0), artinya kegiatan tersebut harus dimulai tepat pada ES agar tidak mengakibatkan bertambahnya waktu penyelesaian proyek. Jalur kritis adalah jalur waktu terpanjang yang melalui jaringan.
HAMBATAN AKTIVITAS (SLACK ACTIVITY) DAN JALUR KRIRTIS (CRITICAL PATH)
Contoh: Hitunglah slack dan jalur kritis untuk kegiatan-kegiatan pada proyek
KEMUNGKINAN WAKTU PENYELESAIAN
AKTIVITAS (PROBABILISTIC ACTIVITY TIMES)
Kemungkinan waktu penyelesaian aktivitas (probabilistic
activity times): waktu optimis (otimistic time), waktu pesimis (pessimistic time) dan waktu realistis (most likely time)
Dalam PERT, kita menggunakan distribusi peluang berdasarkan
tiga perkiraan waktu untuk setiap kegiatan, yaitu:
A. WAKTU OPTIMIS (OPTIMISTIC TIME) [A]
Waktu optimis yaitu waktu yang dibutuhkan oleh sebuah kegiatan
jika semua hal berlangsung sesuai rencana. Atau juga dapat di sebut waktu minimum dari suatu kegiatan, dimana segala sesuatu akan berjalan baik, sangat kecil kemungkinan kegiatan selesai sebelum waktu ini.
KEMUNGKINAN WAKTU PENYELESAIAN
AKTIVITAS (PROBABILISTIC ACTIVITY TIMES)
B. WAKTU PESIMIS (PESSIMISTIC TIME) [B]
Waktu pesimis yaitu waktu yang dibutuhkan suatu kegiatan
dengan asumsi kondisi yang ada sangat tidak diharapkan. Atau juga dapat di sebut adalah waktu maksimal yang diperlukan suatu kegiatan, situasi ini terjadi bila nasib buruk terjadi.
C. WAKTU REALISTIS (MOST LIKELY TIME) [M]
Waktu realistis yaitu perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan kegiatan yang paling realistis.
Atau juga dapat di sebut adalah waktu normal untuk
KEMUNGKINAN WAKTU PENYELESAIAN
AKTIVITAS (PROBABILISTIC ACTIVITY TIMES)
Untuk menemukan waktu kegiatan yang diharapkan (expected activity
time) [t] distribusi beta memberikan bobot perkiraan waktu sebagai berikut: I,6
Hal ini berarti waktu realistis (m) diberikan bobot empat kali lipat dari
pada waktu optimis (a) dan waktu pesimis (b). Waktu perkiraan t dihitung menggunakan persamaan diatas untuk setiap kegiatan yang digunakan pada jaringan proyek untuk menghitung waktu terdahulu dan terakhir.
TANTANGAN/ISU STRATEGIS DALAM
CPM/PERT
Kelebihan CPM/PERT
Sangat bermanfaat untuk menjadwalkan dan mengendalikan
proyek besar
Konsep yang lugas (secara langsung) dan tidak memerlukan
perhitungan matematis yang rumit.
Network dapat untuk melihat hubungan antar kegiatan proyek
secara cepat.
Analisa jalur kritis dan slack membantu menunjukkan kegiatan
yang perlu diperhatikan lebh dekat.
Dokumentasi proyek dan gambar menunjukkan siapa yang
bertanggung jawab untuk berbagai kegiatan.
Dapat diterapkan untuk proyek yang bervariasi Berguna dalam pengawasan biaya dan jadwal.
KETERBATASAN CPM/PERT
Kegiatan harus jelas dan hubungan harus bebas dan stabil.
Hubungan pendahulu harus dijelaskan dan dijaringkan bersama-sama.
Perkiraan waktu cenderung subyektif dan tergantung manajer.
Ada bahaya terselubung dengan terlalu banyaknya penekanan pada jalur kritis, maka yang nyaris kritis perlu diawasi.
PERBEDAAN CPM DAN PERT
PERT menggunakan activity oriented, sedangkan
dalam CPM menggunakan event oriented. Pada activity oriented anak-panah menunjukkan activity
atau pekerjaan dengan beberapa keterangan
aktivitasnya, sedang event oriented pada peristiwalah yang merupakan pokok perhatian dari suatu aktivitas. CPM menggunakan satu jenis waktu untuk taksiran
waktu kegiatan sedangkan PERT menggunakan tiga jenis waktu,yaitu: prakiraan waktu teroptimis, termungkin, dan terpesimis.
PERBEDAAN CPM DAN PERT
PERT menggunakan activity oriented, sedangkan
dalam CPM menggunakan event oriented. Pada activity oriented anak-panah menunjukkan activity
atau pekerjaan dengan beberapa keterangan
aktivitasnya, sedang event oriented pada peristiwalah yang merupakan pokok perhatian dari suatu aktivitas. CPM menggunakan satu jenis waktu untuk taksiran
waktu kegiatan sedangkan PERT menggunakan tiga jenis waktu,yaitu: prakiraan waktu teroptimis, termungkin, dan terpesimis.
