Skripsi
Diajukan kepada Fakultas Adab dan Humaniora Untuk memenuhi persyaratan memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan dan Informasi (S.IP)
Oleh :
Mahdiah
NIM : 107025102055
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAB HUMANIORA
UIN SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
Skripsi
Diajukan kepada Fakultas Adab dan Humaniora Untuk memenuhi persyaratan memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan dan Informasi (S.IP)
Oleh :
Mahdiah
NIM : 107025102055
Dibawah bimbingan :
Siti Maryam, M.Hum
NIP: 197007051998032002
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
FAKULTAS ADAB DAB HUMANIORA
UIN SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
Perpustakaan Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia (DPR RI)” telah diujikan dalam sidang munaqasyah Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta pada tanggal 25 Oktober 2011. Skripsi ini telah diterima sebagai salah satu syarat memperoleh gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP) pada Program Studi Ilmu Perpustakaan.
Jakarta, 25 Oktober 2011
Sidang Munaqasyah
Ketua Sidang Sekretaris
Drs. Rizal Saiful Haq, MA Pungki Purnomo, MLIS
NIP. 19530319 1995041 001 NIP. 19641215 199903 1 005
Pembimbing
Siti Maryam, M.Hum
NIP: 197007051998032002
Penguji I Penguji II
Mukmin Suprayogi, M.Si Pungki Purnomo, MLIS
iv
Puji syukur kami panjatkan hanya bagi Allah SWT, karena hanya berkat rahmat, taufik dan hidayah-Nya, penulis dapat menyelesaikan salah satu tugas studi berupa penyusunan proposal. Sholawat serta salam selalu tercurahkan kepada junjungan Nabi besar Muhammad SAW dan seluruh umatnya. Sehingga penulis dapat menyelesaikan proposal ini dengan baik dan tepat pada waktunya, dengan judul ”EVALUASI KINERJA SLiMS SEBAGAI SARANA TEMU KEMBALI INFORMASI PERPUSTAKAAN DPR RI”.
Topik sebuah proposal ini dipilih atas pertimbangan penulis terhadap pentingnya sebuah Sistem temu kembali informasi di sebuah perpustakaan. Hasil penelitian ini diharapakan dapat bermanfaat untuk kemajuan dan perkembangan perpustakaan dalam upaya meningkatkan keefektifan kinerja sistem temu kembali informasi perpustakaan DPR RI.
Segenap rasa terima kasih ingin penulis sampaikan kepada pihak-pihak yang telah membantu menyelesaikan skripsi ini, diantaranya :
1. Allah SWT yang telah memberikan nikmat dan karunianya yang tidak terhenti hingga saat ini.
2. Ayahanda Abdul Razak serta Ibunda tercinta Mulyati, saudaraku Lia Rosmalia, Zakiyah Rahmawati, dan Khairunnisa terimakasih untuk setiap untaian doa, kasih sayang, perhatian dan dukungan yang begitu besar. Dan untuk nenek ku tercinta dan segenap keluarga besar terimakasih banyak atas doa dan dukunganya.
3. Ibu Siti Maryam, selaku dosen pembingbing yang telah memberikan ide, saran dan motivasi dalam pembuatan skripsi ini.
4. Bapak Mukmin Suprayogi, selaku dosen pengajar mata kuliah Metodologi penelitian yang telah memberikan bimbingan dan arahan dalam pembuatan proposal skripsi ini.
v
yang telah memberikan data-data dan informasi yang dibutuhkan penulis. 7. Bapak Kepala Yayasan Islamiyah Ciputat, Kepala Sekolah SMP Islamiyah
Ciputat yang sudah memberi kesempatan untuk bergabung berkarir disini dan mengizinkan penulis untuk bekerja sambil menyelesaikan skripsi ini. 8. Dan untuk Fahmi Muizzudin, yang telah membantu penulis baik itu tenaga,
pikiran, dan waktu.
9. Untuk teman-temanku seperjuangan IPI 2007 khususnya Eva, Novan, Erma, nurul yang telah banyak memberikan motivasi untuk penulis.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu penulis mengaharapkan kritik dan saran yang membangun. Besar harapan penulis agar skripsi ini dapat berguna bagi kita semua.
Jakarta, Spetember 2011
vi
MAHDIAH
Evaluasi Kinerja SLiMS Sebagai Sarana Temu Kembali informasi Di Perpustakaan DPR RI. Jakarta, 2011. 82 hal.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui tingkat keefektifan kinerja SLiMS sebagai sarana temu kembali informasi perpustakaan DPR RI dan ingin mengetahui hambatan-hambatan yang dihadapi oleh pengguna maupun pustakawan dalam proses penelusuran informasi menggunakan OPAC serta ingin mengetahui upaya yang dilakukan oleh perpustakaan DPR RI dalam memenuhi tingkat keefektifan OPAC dari software SLiMS. Responden dari penelitian ini yakni 1 pustakawan dan 1 pengguna Perpustakaan DPR RI. Responden ini dipilih oleh penulis dengan beberapa kriteria. Metode yang digunakan penulis berdasarkan tujuanya yaitu metode deskriptif sedangkan berdasarkan jenis datan adalah menggunakan metode kualitatif. Data yang diperoleh untuk menghasilkan penelitian ini yakni observasi, wawancara dan pengukuran tingkat keefektifan kinerja OPAC.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa kinerja OPAC Perpustakaan DPR RI belum efektif karena berdasarkan nilai recall-precision menunjukkan bahwa nilai perolehan (recall) sangat baik tetapi nilai ketepatan (precision) masih rendah. Hal ini menunjukkan bahwa OPAC memberikan jawaban yang baik tetapi tidak didukung oleh susunan dokumen yang kurang baik dan data di sistem yang belum di up-date. Untuk upaya yang dilakukan oleh pustakawan DPR RI belum sepenuhnya dijalankan karena sistem yang dipakai masih dalam masa peralihan sehingga membutuhkan proses secara bertahap untuk memperbaiki tingkat keefektifan dari kinerja SLiMS. Sedangkan hambatan dalam menelusur menggunakan OPAC yaitu ketidak selarasan informasi pada OPAC dengan dokumen yang ada di rak buku. Hal ini disebabkan karena migrasi data dari software yang lama ke software yang sekarang yakni SLiMS dan staf belum sempat untuk mengup-datenya.
vii
KATA PENGANTAR ... iv
ABSTRAK ... vi
DAFTAR ISI ... vii
DAFTAR TABEL ... x
BAB I Pendahuluan A. Latar belakang masalah ... 1
B. Pembatasan dan perumusan masalah... 7
C. Tujuan penelitian ... 8
D. Manfaat penelitian ... 9
E. Metode penelitian ... 9
1. Jenis dan pendekatan penelitian ... 9
2. Sumber data ... 10
3. Objek dan responden penelitian ... 11
4. Teknik pengumpulan data ... 11
5. Teknik analisa data ... 12
F. Definisi operasional ... 13
G. Sistematika penulisan ... 15
BAB II Tinjauan Literatur ... 17
A.Perpustakaan Khusus ... 17
1.Pengertian perpustakaan khusus ... 17
2.Ciri-ciri perpustakaan khusus ... 19
3. Fungsi dan Tujuan Perpustakaan Khusus ... 20
B. Sistem Temu Kembali Informasi ... 21
1. Pengertian sistem temu kembali informasi ... 21
2. Kegiatan temu kembali informasi ... 22
viii
C. Evaluasi system temu kembali informasi ... 29
1. Pengertian evaluasi ... 29
2. Tujuan evaluasi ... 31
3. Kriteria evaluasi ... 31
4. Pengertian recall dan precision ... 32
D.Senayan Library Management System (SLiMS) ... 36
1. Sejarah SLiMS ... 36
2. Profil SLiMS ... 38
3. Fitur-fitur SLiMS ... 40
BAB III Gambaran umum Perpustakaan DPR RI ... 45
A.Sejarah Singkat Perpustakaan DPR RI ... 45
B. Visi, Misi Perpustakaan DPR RI ... 46
C. Struktur Organisasi Perpustakaan DPR RI ... 46
D. Sumber Daya Manusia Perpustakaan DPR RI ... 47
E. Koleksi Perpustakaan DPR RI ... 48
F. Software Perpustakaan DPR RI ... 48
G. Sarana Sistem Temu Kembali Informasi ... 49
H. Gedung Perpustakaan DPR RI ... 50
I. Fasilitas Dan Perlengkapan ... 51
J. Profil Pengguna Perpustakaan DPR RI ... 52
K. Susunan Organisasi koleksi ... 53
BAB IV Hasil Penelitian Dan Pembahasan ... 55
A.Tingkat Keefektifan Kinerja SLiMS Sebagai Sarana Temu Kembali Informasi ... 56
1. Hasil wawancara ... 56
ix D. Hasil observasi ... 75 BAB V Penutup ... 79 A.Kesimpulan ... 79 B. Saran ... 81 DAFTAR PUSTAKA ... 82
x
Tabel 2.2 Rumus recall and precision 34
Tabel 3.1 SDM 47
Tabel 3.2 Rincian SDM 47
Tabel 3.3 Perlengkapan perpustakaan DPR RI 52
Tabel 4.1 Subyek “Sosiologi agama” 61
Tabel 4.3 Koleksi “Hukum asuransi” 62
Tabel 4.4 Koleksi “Arsitektur” 64
Tabel 4.5 penilaian recall and precision 71
Tabel 4.6 penilaian respon’s time 71
Tabel 4.7 Lembar Observasi Terhadap kinerja SliMS 71
Tabel 4.8 Lembar observasi terhadap tingkat keefektifan OPAC 72 Tabel 4.9 Lembar observasi terhadap keadaan Perpustakaan DPR RI 72
1
A. Latar Belakang Masalah
Ledakan informasi muncul akibat adanya dorongan globalisasi. Hal ini menyebabkan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi berlangsung sangat cepat, sehingga kebutuhan masyarakat terhadap jasa dan layanan informasi semakin meningkat.
Diantara kegiatan informasi adalah penyimpanan dan penemuan kembali informasi. Kegiatan ini berlangsung pada sebuah lingkup informasi yang tidak berdiri sendiri. Ia merupakan bagian dari lingkungan masyarakat yang secara alamiah didorong oleh keinginan untuk memberikan informasi dari batasan ruang dan waktu.
Perkembangan Teknologi Informasi (TI) yang begitu cepat berimbas pada perpustakaan. Perpustakaan merupakan institusi yang berperan dalam pengumpulan, pengolahan dan pendistribusian informasi akan memprioritaskan penggunaan mesin pencari (search engine) sebagai sarana temu kembali informasi.
Perkembangan teknologi yang sangat cepat telah membawa kita untuk hidup berdampingan dengan informasi dan teknologi itu sendiri. Sekarang ini banyak orang telah meninggalkan proses penelusuran informasi secara manual
yang membutuhkan waktu yang lama untuk menemukan kembali beralih menggunakan Information Retrieval System yang berada dalam jaringan (Network) sehingga kita dapat mengakses informasi secara cepat dan dapat mengakses ke jaringan Data base mana saja yang ada dalam jaringan (network).
Perpustakaan sebagai salah satu penyedia informasi, dalam menyajikan informasi baik itu yang berupa buku maupun dokumentasi lainnya yang dimiliki menggunakan sarana temu kembali berupa katalog, bibliografi maupun indeks. Informasi yang setiap saat bertambah secara eksponsial tidak mungkin ditangani tanpa adanya sarana simpan sistem temu kembali informasi (retrieval) yang baru. Sistem temu kembali informasi digunakan untuk menemukan kembali (retrieve) informasi-informasi yang relevan terhadap kebutuhan pengguna dari suatu kumpulan informasi secara otomatis.
Dalam berbagai kegiatan ilmiah, kebutuhan akan sumber-sumber informasi merupakan hal yang niscaya. Seorang peneliti maupun akademisi memerlukan sumber-sumber informasi untuk keperluan kegiatan akademisi atau kegiatan penelitian. Akan tetapi, dalam kenyataannya tidak semua peneliti maupun akademisi dapat menemukan sumber-sumber informasi tersebut karena berbagai alasan. Salah satunya kinerja sistem OPAC yang kurang efektif dan juga bahasa indeks yang digunakan pustakawan dan bahasa alamiah yang digunakan oleh user kurang cocok. Sehingga kinerja OPAC kurang baik karena tidak memberikan kemudahan untuk pengguna perpustakaan.
Katalog untuk sebagian orang merupakan benda antik yang jarang disentuh untuk penelusuran informasi, namun seiring kemajuan teknologi kini tersedia katalog online yang bisa diakses lewat komputer. Dampak jika tidak adanya sistem temu kembali informasi (OPAC), maka pencarian dokumen di perpustakaan akan tidak efektif sekali karena pengguna harus menelusur langsung ke rak tanpa menelusur dulu ke OPAC. Dengan adanya OPAC ini penguna dengan mudah dapat menemukan dokumen yang mereka inginkan.
Namun untuk mengetahui seberapa baik sistem temu kembali (OPAC) memenuhi tujuannya maka sistem tersebut sebaiknya dievaluasi tingkat kinerjanya. Evaluasi pada dasarnya adalah penilaian. Dengan kata lain, kita mengevaluasi sistem untuk memastikan tingkat nilainya. Lancaster Stales mengatakan bahwa kita dapat mengevaluasi sistem temu kembali informasi dengan mempertimbangkan tiga isu berikut:
1. Seberapa baik sistem ini memenuhi tujuannya
Maksudnya adalah apakah sistem ini sudah memenuhi apa yang diinginkan oleh pengguna seperti memberikan informasi-informasi relevan yang sesuai dengan keinginan penguna perpustakaan.
2. Seberapa efisien memuaskan tujuan dan hasil akhirnya
Maksudnya adalah berapa lama waktu yang dibutuhkan sistem dalam proses menemukan dokumen relevan yang sesuai dengan permintaan pengguna.
3. Apakah sistem tersebut membenarkan keberadaanya1
Maksudnya adalah apakah sistem tersebut mampu menemukan dokumen yang dicari oleh pengguna dan mengetahui dimana tempat dokumen tersebut disimpan.
Salah satu sarana sistem simpan dan temu kembali informasi adalah OPAC yang merupakan salah satu fitur dari SLiMS. SLiMS (Senayan Library Management system) adalah open source software (OSS) berbasis web untuk memenuhi kebutuhan otomasi perpustakaan skala kecil hingga skala besar.2 Senayan Library Management System (SLiMS) adalah perangkat lunak sistem manajemen perpustakaan (library management system) sumber terbuka yang dilisensikan di bawah GPL v3. Aplikasi web yang dikembangkan oleh tim dari Pusat Informasi dan Humas Departemen Pendidikan Nasional Republik Indonesia ini dibangun dengan menggunakan PHP, basis data MySQL, dan pengontrol versi Git.3
Pengembangan Senayan dilakukan oleh SDC (Senayan Developers Community), SDC ini dikoordinir oleh Hendro Wicaksono, dan sebagai Programmer Arie Nugraha dan Wardiyono. Sementara untuk bidang dokumentasi dikerjakan oleh Purwoko, Sulfan Zayd, M Rasyid Ridho, Arif Syamsudin. Selain itu, ada programmer dari Jerman yaitu Tobiaz Zeumer. SLiMS dibangun di atas
1
Chowdhury, G.G., Introduction to Modern Information Retrieval, London: Library Association Publishing, 1999.
2 Manual senayan versi 3, 20 Maret 2009.
3 http://tartojogja.wordpress.com/2010/05/07/senayan-library-management-system-slims/#more-221/14 februari 2011/9.16 wib
platform GNU/Linux, SLiMS bisa berjalan hampir di semua sistem operasi komputer, termasuk Windows dan Unix. SLiMS dirancang sesuai dengan standar pengelolaan koleksi perpustakaan, misalkan standar pengatalogan yang memenuhi syarat Anglo-American Cataloging Rules.4
SLiMS merupakan software yang digunakan oleh Perpustakaan DPR RI yang menyediakan sarana temu kembali informasi berupa OPAC yang belum diketahui tingkat keefektifannya.
Penulis akan mengevaluasi kinerja SLiMS sebagai sarana temu kembali informasi dengan beberapa aspek yang dinilai yaitu dari segi nilai recall-precision, respon’s time, upaya pengguna, dan segi tampilan. Yang dimaksud recall disini adalah proporsi jumlah dokumen yang dapat ditemukan oleh sebuah proses pencarian dalam sistem information retrieval (IR). Sedangkan precision adalah proporsi jumlah dokumen yang ditemukan dan dianggap relevan untuk kebutuhan si pencari informasi.5
Sangatlah sulit mencapai tingkat recall-precision yang ideal karena keduanya berdasarkan pada ukuran relevansi yang amat lentur dan dinamis. Selain itu, seorang pencari informasi seringkali tidak hanya peduli pada relevansi, melainkan juga pada banyak hal lain, seperti kecepatan proses pencarian, kemudahan dalam mengajukan permintaan informasi, kenyamanan dalam memandang layar komputer, dan sebagainya. Seringkali seorang pencari
4 Ibid.
5 Agus, Rifai. “Peran pustakawan intermediary dalam memenuhi kebutuhan informasi pemakai”, al-Maktabah, UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, Vol 4, No.1, April 2002:1-12.
informasi rela mengorbankan tingkat precision, asalkan sistem yang dipakainya memberikan respon yang cepat.
Sedangkan yang dimaksud dengan respon’s time disini adalah waktu yang dibutuhkan dalam proses penelusuran. Seberapa cepat sistem membutuhkan waktu untuk menemukan dokumen relevan sesuai dengan permintaan pengguna perpustakaan. Sedangkan upaya pengguna adalah apakah sistem menyediakan pedoman atau menu help untuk mengetahui cara penggunaan OPAC tersebut dan fasilitas penelusuran apa saja yang disediakan oleh sistem apakah bisa menggunakan simple search (pencarian sederhana), advanced search (pencarian spesifik) dan apakah bisa menggunakan operator Boolean (AND OR NOT).
Dari segi tampilan maksudnya yaitu apakah sistem memberikan tampilan yang menarik sehingga pengguna bisa berlama-lama memandang layar komputer. Dan jenis data apa saja yang bisa di input oleh sistem ke dalam data base, apakah hanya berupa data bibliografi, full text, pdf dan lain-lain.
Perpustakaan DPR RI merupakan salah satu perpustakaan khusus yang telah menerapkan software SLiMS untuk proses temu kembali informasi, yaitu dengan menggunakan OPAC (Online Public Access Catalog).
Peneliti mencoba mengupas seberapa jauh tingkat recall dan precision, respon’s time, upaya pengguna, dan segi penyajian pada software SliMS sebagai penyedia OPAC agar kebutuhan informasinya dapat akurat dan tepat sesuai keinginanya.
Dari latar belakang masalah yang dipaparkan di atas maka penulis tertarik mengambil judul skripsi : Evaluasi Kinerja SLiMS sebagai Sarana Temu
Kembali Informasi di Perpustakaan DPR RI.
B. Pembatasan Dan Perumusan Masalah 1. Pembatasan Masalah
Agar masalah yang diangkat oleh penulis ini tidak meluas, mudah dilaksanakan dan terarah sehingga tidak mengakibatkan salah pemahaman dalam masalah ini maka penulis memberikan batasan yang jelas terhadap masalah ini yakni terbatas pada:
Tingkat keefektifan kinerja SLiMS yang terdiri dari hambatan dan upaya meningkatkan keefektifan SLiMS sebagai sarana temu kembali (OPAC) di Perpustakaan DPR RI.
2. Perumusan Masalah
Untuk memperjelas pembahasan masalah ini maka penulis menuangkan masalah ke dalam bentuk pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut :
a. Bagaimana tingkat keefektifan kinerja SLiMS dari segi recall and precision, respon’s time, upaya pengguna dan tampilan sistem sebagai sarana temu kembali informasi Perpustakaan DPR RI ?
b. Apa saja hambatan-hambatan yang dihadapi oleh pengguna maupun pustakawan dalam proses penelusuran informasi menggunakan OPAC?
c. Apa saja upaya yang dilakukan oleh Perpustakaan DPR RI dalam meningkatkan keefektifan OPAC dari software SLiMS ?
C. Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai oleh penulis dalam penelitian ini adalah untuk : 1. Mengetahui tingkat keefektifan kinerja SLiMS sebagai sarana temu kembali
informasi perpustakaan DPR RI.
2. Mengetahui hambatan-hambatan yang dihadapi oleh pengguna maupun pustakawan dalam proses penelusuran informasi menggunakan OPAC.
3. Mengetahui upaya yang dilakukan oleh perpustakaan DPR RI dalam memenuhi tingkat keefektifan OPAC dari software SLiMS.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini terdiri dari manfaat akademis, kelembagaan dan untuk diri sendiri sebagai calon pustakawan, yaitu :
1. Dapat dijadikan tolak ukur dalam melaksanakan sistem simpan temu kembali informasi yang efektif agar user menggunakannya penuh dengan kepusaan tersendiri.
2. Sebagai sarana evaluasi demi meningkatkan kualitas Perpustakaan DPR RI. 3. Bagi penulis khususnya dan semua kalangan yang bergelut dalam bidang ilmu
perpustakaan dan informasi hasil penelitian ini dapat berguna untuk menambah wawasan dalam praktik pelaksanaan kepustakawanan.
E. Metode Penelitian
1. Jenis dan Pendekatan Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah jenis penelitian deskriptif-analitis. Jenis penelitian deskriptif analitis ini adalah penelitian untuk mendeskripsikan atau menggambarkan kondisi lapangan secara apa adanya.6
Sedangkan pendekatan penelitian yang digunakan adalah pendekatan penelitian kualitatif, yakni penelitian yang bermaksud untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subyek penelitian secara holistik dan dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa, pada suatu konteks khusus yang alamiah dan dengan memanfaatkan berbagai metode alamiah.7
2. Sumber Data
a. Data primer
Data primer adalah data yang bersumber dari responden dan sistem tersebut yang langsung ditemui di lapangan (lokasi penelitian) yaitu : 1) Observasi, yaitu penulis mengamati secara langsung Perpustakaan
DPR RI untuk mendapat data yang diperlukan.
2) Wawancara yaitu penulis mewawancarai para pustakawan dan pengguna perpustakaan DPR RI.
6 Moh. Nazir. Metode penelitian. Jakarta: Graha Indonesia, 1998. h. 72 7
3) Dokumentasi hasil kerja (output sistem otomasi SLIMS) yaitu setiap bahan tertulis ataupun film. Studi dokumentasi dilakukan dengan cara mempelajari dokumen-dokumen yang berisi informasi tentang sistem temu kembali informasi guna melengkapi data-data yang telah didapatkan dari observasi dan wawancara.
b. Data sekunder
Data sekunder adalah data yang bersumber dari kepustakaan yang terdiri dari literatur-literatur, buku catatan pustakawan, buku panduan/manual dan artikel yang berkaitan dengan masalah yang diteliti.
3. Objek dan Responden Penelitian
Objek penelitian adalah apa saja yang diteliti oleh peneliti. Objek penelitian bisa berupa desa, negara, sistem, udara, orang dan hal-hal lain yang abstrak seperti motivasi. Objek penelitian tidak pernah dikonotasikan dengan jumlah (kuantita).8
Objek dari penelitian ini adalah sistem temu kembali informasi perpustakaan DPR RI. Sedangkan populasi dalam penelitian ini tidak ada karena yang diteliti hanya satu-satunya sistem temu kembali informasi. Dan sampel juga tidak ada. Sedangkan penulis menggunakan responden penelitian yakni para pustakawan dan pengguna perpustakaan DPR RI.
8
4. Teknik Pengumpulan Data
Pengumpulan data merupakan langkah yang penting dalam penelitian. Data yang terkumpul akan digunakan sebagai bahan analisis. Oleh karena itu, pengumpulan data harus dilakukan dengan sistematis, terarah dan sesuai dengan masalah penelitian. Dalam penelitian ini metode pengumpulan data yang digunakan dengan cara sebagai berikut :
a. Studi pustaka
Dalam studi pustaka penulis mempelajari dan mengumpulkan data tertulis untuk menunjang penelitian. Data yang dikumpulkan berupa literatur yang berhubungan dengan topik permasalahan penelitian baik dalam bentuk buku, bahan rujukan, data base, internet dan lain-lain. b. Penelitian lapangan
Pendekatan ini untuk mendapatkan data-data secara langsung dari objek penelitian yaitu dengan cara :
1) Observasi, yaitu penulis mengamati secara langsung proses kerja pengoperasian sistem temu kembali informasi Perpustakaan DPR RI untuk mendapat data yang diperlukan.
2) Wawancara, yaitu menanyakan tentang pengoperasian sistem di perpustakaan ini oleh pustakawan dan menanyakan kepada pengguna tentang kualitas sistem yang diberikan.
c. Pengukuran tingkat keefektifan
Penulis mencoba mengukur tingkat keefektifan dari software SLiMS dengan menggunakan beberapa aspek penilaian yaitu:
Tabel 1.1 Pengukuran keefektifan
No Aspek penilaian
1. Recall and precision:
Recall = Jumlah item yang relevan diperoleh dari sistem x 100% Jumlah koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan
Precision = Jumlah item yang relevan yang ditemukan di rak x 100% Jumlah item yang relevan yang diperoleh system
2. Waktu (Respon’s time):
Waktu yang dibutuhkan dalam proses penelusuran. 3. Upaya pengguna:
Ketersediaan pedoman atau menu help Fasilitas penelusuran
4. Dari segi penyajian:
Tampilan (out put) data base Jenis data dalam database
5. Teknik Analisa Data
Teknik analisa data yang dilakukan pada penelitian ini adalah analisa data kualitatif mengikuti konsep Miles and Huberman yang dikutip oleh Sugiyono dalam bukunya ”Memahami penelitian kualitatif”. Aktivitas dalam
analisa data kualitatif dilakukan secara interaktif dan berlangsung secara terus menerus pada setiap tahapan penelitian.9 Proses analisa data dilakukan dalam tiga tahap, yaitu :
9 Moleong, lexy J. Metodologi penelitian kualitatif.Bandung: Remaja rusdakarya, 2009. h. 207
a. Reduksi data (data reduction)
Data yang diperoleh penulis dari lapangan melalui observasi, wawancara dan dokumentasi yang jumlahnya cukup banyak. Penulis catat dengan rinci, kemudian dilakukan perangkuman, memilih hal-hal yang pokok dan memfokuskan pada hal-hal yang penting, dengan demikian data yang telah direduksi dapat memberikan gambaran tentang tingkat keefektifan OPAC. b. Penyajian data (data display)
Setelah data direduksi, langkah yang selanjutnya dilakukan adalah menyajikan data. Dalam penyajian data, penulis melakukan dalam bentuk tabulasi atau table-tabel.
c. Penarikan kesimpulan (verification)
Data-data yang telah diterangkan dan dijabarkan dalam bentuk narasi kemudian penulis gunakan untuk menjawab rumusan masalah yang telah dirumuskan sejak awal.
F. Definisi Operasional
Setelah mengkaji berbagai definisi dan pengertian tentang evaluasi dan sistem temu kembali informasi, maka definisi istilah variabel yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Evaluasi
Evaluasi didefinisikan sebagai proses sistematis untuk menentukan kegunaan, manfaat, nilai dan harga dari sesuatu. Dalam proses evaluasi ada beberapa hal
yang perlu dikaji, yaitu: (1) apa maksud dan tujuan evaluasi, (2) Apa yang akan dievaluasi, (3) bagaimana cara mengevaluasinya, dan (4) kapan waktu yang tepat untuk evaluasi.
2. Sistem temu kembali informasi
Sistem simpan temu kembali informasi adalah Sistem yang dirancang untuk keperluan kegiatan penelusuran informasi yang kegiatanya meliputi pembuatan wakil informasi (representation), penyimpanan (storage), pengaturan (organization) sampai ke pengambilan (accses).
3. OPAC
Online Public Access Catalogue, yaitu suatu katalog yang berisikan cantuman bibliografi dari koleksi satu atau beberapa perpustakaan, disimpan pada magnetic disk atau media rekam lainnya, dan dibuat tersedia secara online kepada pengguna.
4. Recall and precision
Recall adalah proporsi jumlah dokumen yang dapat ditemukan-kembali oleh sebuah proses pencarian di sistem IR. Lalu, precision adalah proporsi jumlah dokumen yang ditemukan dan dianggap relevan untuk kebutuhan si pencari informasi.
5. SLiMS (Senayan Library Management System)
Senayan adalah open source software (OSS) berbasis web untuk memenuhi kebutuhan otomasi perpustakaan skala kecil hingga skala besar.
G. Sistematika Penulisan
Dalam skripsi ini penulisan terdiri lima bab. Yang mana bab tersebut membahas secara terperinci bagian-bagian yang dipaparkan. Bab tersebut adalah: BAB I Pendahuluan
Mencakup latar belakang masalah, pembatasan dan perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II Tinjauan literatur
Mencakup tentang teori yang digunakan penulis yaitu perpustakaan khusus, evaluasi, sistem temu kembali informasi dan SLiMS.
BAB III Gambaran umum Perpustakaan DPR RI
Mencakup sejarah singkat, visi misi, struktur organisasi, Sumber Daya Manusia (SDM), koleksi, anggaran, software, sarana sistem temu kembali informasi, gedung, fasilitas dan perlengkapan, profil pengguna, susunan / organisasi koleksi.
BAB IV Hasil Penelitian Dan Pembahasan
Mencakup Tingkat keefektifan kinerja SLiMS, hambatan yang dihadapi pengguna dan pustakawan dalam proses penelusuran informasi, upaya perpustakaan untuk meningkatkan keefektifan software SLiMS.
BAB V Penutup
Mencakup kesimpulan dan saran dari penulis.
17
A. Perpustakaan Khusus
1. Pengertian Perpustakaan Khusus
Perpustakaan khusus adalah suatu jenis perpustakaan yang paling unik jika dibandingkan oleh perpustakaan lain. Perpustakaan khusus berada dibawah suatu departemen atau dibawah suatu biro, dibawah suatu bagian, atau bahkan dibawah bidang pemasaran. Karena itu sebuah perpustakaan khusus dapat bersifat nasional dengan dipimpin oleh pejabat eselon dua atau dapat pula dipimpin oleh eselon lima, karena letak dan struktur perpustakaan didalam suatu organisasi dapat bervariasi10. Perpustakaan DPR RI termasuk kedalam perpustakaan khusus karena berada dibawah suatu lembaga tinggi negara.
Perpustakaan khusus dapat merupakan perpustakaan sebuah depatemen, lembaga Negara, lembaga penelitian, perusahaan swasta, BUMN, pusat informasi, bahkan perpustakaan pribadi. Mulyadi Achmad Nurhadi memberikan definisi perpustakaan khusus sebagai perpustakaan yang diselenggarakan oleh suatu lembaga khusus diluar lembaga perpustakaan umum, perpustakaan sekolah, perpustakaan perguruan tinggi. Lembaga yang
10 Karmidi Martoatmojo, Manajemen Perpustakaan Khusus, (Jakarta: Universitas Terbuka, 1999) h. 2.3.
dimaksud berupa lembaga industri, lembaga perkantoran, lembaga penelitian dan lain sebagainya.11
Selain itu menurut Sutarno NS yang dimaksud perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang berada pada suatu instansi/lembaga tertentu baik lembaga pemerintah maupun swasta, yang sekaligus lembaga tersebut sebagai pengelola dan penangung jawab. Istilah khusus yaitu melayani lembaga dan mereka yang bekerja pada instansi yang bersangkutan, kekhususan perpustakaan terletak pada pengelolaan, koleksi dan pemakai yang cukup terbatas.12
Menurut soetminah (1991), Perpustakaan khusus mempunyai tugas melayani suatu kelompok masyarakatt khusus yang memiliki kesamaan dalam kebutuhan dan minat terhadap bahan pustaka dan informasi. Ada tiga macam kelompok masyarakat khusus sehingga ada tiga macam perpustakaan khusus, yaitu:
a. Perpustakaan Khusus di Bidang Ilmu/profesi
Orang-orang yang memiliki keahlian atau profesi yang sama seperti: ahli jantung, ahli komputer, ahli perpustakaan dan lain-lain akan membutuhkan pustaka dan informasi yang berkaitan dengan bidang keahlian atau profesinya.
11 Ibid,h.1.3
12 Sutarno, NS. Manajemen perpustakaan: suatu pendekatan praktek, (Jakarta: Samitra Media Utama, 2004). h. 30.
b. Perpustakaan khusus perkantoran
Perpustakaan khusus perkantoran, kantor pemerintah atau swasta dalam melaksanakan tugasnya sehari-hari tentu membutuhkan informasi yang berkaitan dengan tugas kantor yang bersangkutan. Untuk menambah kegairahan dan meningkatkan kemampuan kerja, para pegawai perlu menambah dan mengembangkan pengetahuan serta keterampilanya. Untuk itu, setiap kantor perlu mempunyai koleksi perpustakaan dibidang yang berkaitan dan dilengkapi juga dengan koleksi peraturan perundangan, laporan kegiatan, laporan penelitian dan lain-lain.
c. Perpustakaan Khusus Perusahaan
Suatu perusahaan, baik yang memproduksi barang maupun jasa akan selalu membutuhkan informasi yang berkaitan dengan perusahaan yang bersangkutan agar dapat maju dan berkembang. Koleksi perpustakaan perusahaan terdiri dari buku-buku yang isinya dapat memberikan informasi untuk meningkatkan dan melancarkan kegiatan perusahaan. Koleksi akan berupa buku-buku pengetahuan administrasi, pengetahuan produksi, pengetahuan pemasaran dan pengetahuan lain-lain.13
2. Ciri-Ciri Perpustakaan Khusus
Perpustakaan khusus berbeda dengan jenis perpustakaan lain. Adapun ciri utama sebuah perpustakaan khusus antara lain:
13 Soetminah, Perpustkaan kepustakawanan pustakawan. (Yogyakarta: Kanisius, 1991). h. 35-36
a. Memiliki buku yang terbatas pada satu atau beberapa disiplin ilmu saja. b. Keanggotaan perpustakaan terbatas pada sejumlah anggota yang
ditentukan oleh kebijakan perpustakaan atau kebijakan badan induk tempat pepustakaan yang tersebut.
c. Peran utama pustakawan ialah melakukan penelitian kepustakaan untuk anggota. Dalam melakukan penelitian untuk anggota, sering dipersoalkan seberapa jauh pustakawan harus melakukan penelitian.
d. Tekanan koleksi bukan pada buku (dalam arti sempit) melainkan pada majalah, pamphlet, paten, laporan penelitian, abstrak, atau indeks karena jenis tersebut umumnya informasinya lebih mutakhir dibandingkan buku. e. Jasa yang diberikan lebih mengarah kepada minat anggota perorangan.
Karena itu perpustakaan khusus menyediakan jasa yang sangat berorientasi ke pemakainya dibandingkan jenis perpustakaan lain.14
3. Fungsi dan Tujuan Perpustakaan Khusus
Perpustakaan khusus berfungsi sebagai tempat penelitian, pengembangan, pusat kajian, serta penunjang pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia.15 Menurut Arif Budiwijaya tujuan perpustakaan khusus adalah:
a. Memberikan pelayanan yang bersifat terbatas pada anggota dalam linkungan tempat perpustakaan bernaung.
b. Merupakan pusat informasi bagi aktifitas badan yang dilayani
c. Mengumpulkan informasi, menyimpan dan secara efektif memberikan literatur dalam segala bentuk.
d. Menyediakan bibliografi, sari karangan, reproduksi dan lain-lain dalam bidang khusus.16
14
Sulistyo-Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,1993) h.49-50
15 Sutarno NS, Perpustakaan dan Masyarakat, (Jakarta: Yayasan Obor Indonesia, 2003) h. 39 16 Arif Budiwijaya, Pembinaan Koleksi Perpustakaan : Dalam Lokakarya Pembinaan Perpustakaan Khusus Kependudukan, (Yogyakarta: Universitas Gajah Mada, 1979) h.1.
B. Sistem Temu Kembali Informasi
1. Pengertian Sistem Temu Kembali Informasi
Temu kembali atau temu balik informasi (information retrieval) sering digunakan dalam arti kegiatan pencarian atau penelusuran informasi. Menurut Lancaster (1979), temu balik informasi adalah proses penelusuran koleksi dokumen (dalam arti seluas-luasnya) untuk mengidentifikasi dokumen mengenai subyek tertentu.
Setiap sistem yang dirancang untuk keperluan kegiatan penelusuran informasi dapat disebut sebagai sistem temu kembali informasi. Ingwersen (1992) mengatakan bahwa sistem temu kembali informasi merupakan sistem yang dibangun melalui proses antara obyek sistem, sistem setting, dan situasi yang memungkinkan terjadinya penelusuran dan ditemukanya informasi potensial yang diinginkan oleh penelusur informasi.
Sistem temu kembali informasi didesain untuk menemukan kembali dokumen atau informasi yang dibutuhkan oleh kelompok pemakai. Adanya sistem temu kembali informasi dengan demikian didesain tidak semata-mata didasarkan atas kebutuhan mengumpulkan dokumen atau informasi, akan tetapi juga upaya pengorganisasian dokumen atau informasi untuk disajikan dan diakses oleh pemakai secara mudah dan cepat.17
Untuk memudahkan pemahaman tentang information retrieval, Chu (2003) menguraikan komponen dasar dari sebuah sistem informasi, yaitu :
17 Agus, Rifai,” Peran pustakawan intermediary dalam memenuhi kebutuhan informasi pemakai”, al-Maktabah, Vol 4, No.1, April 2002:1-12
a. Sebuah pangkalan data (data base) sebagai tempat meletakkan dan menyimpan wakil dari dokumen atau informasi.
b. Sebuah mekanisme pencarian untuk menentukkan apa yang sudah tersimpan di pangkalan data.
c. Seperangkat bahasa pencarian, yaitu bahasa yang digunakan manusia pengguna sistem dan apa yang dikenali oleh mesin komputer yang ia gunakan.
d. Sebuah antar muka (interface) yaitu segala sesuatu yang terlihat, terdengar atau tersentuh oleh pengguna ketika dia melakukan pencarian informasi.
Jadi, information retrieval merujuk ke keseluruhan kegiatan yang meliputi pembuatan wakil informasi (representation), penyimpanan (storage), pengaturan (organization) sampai ke pengambilan (accses). Semua ini harus memudahkan pemakai sistem informasi untuk memperoleh apa yang diinginkanya. Sementara itu, data retrieval memiliki lingkup yang lebih sempit yaitu bagaimana mencocokan antara kata-kata yang terkandung disebuah dokumen dengan kata-kata yang digunakan seseorang dalam mencari informasi (dengan asumsi bahwa yang dicari adalah kata-kata dan dokumennya berisi kata-kata).18
2. Kegiatan Temu Kembali Informasi
Chowdhruy (1999) menyebutkan beberapa kegiatan yang dilakukan oleh suatu sistem untuk keperluan temu kembali informasi, yaitu sebagai berikut :
18 Putu Laxman Pendit, dkk, Perpustakaan digital:perspektif perpustakaan perguruan tinggi Indonesia. Jakarta: Sagung seto, 2007. h 95
a. Mengidentifikasi sumber-sumber informasi (dokumen) yang relevan dengan minat pemakai.
b. Melakukan analisis isi dokumen.
c. Mewakili isi dari sumber informasi sesuai dengan pertanyaan pemakai d. Melakukan analisis terhadap pertanyaan pemakai dan mewakilinya dalam
bentuk yang cocok agar sesuai dengan database. e. Mencocokan istilah penelusuran dengan database f. Menemukan kembali informasi yang relevan.
g. Melakukan hal-hal yang perlu disesuaikan dalam sistem berdasarkan umpan balik (feedback) dari pemakai.19
3. Tujuan dan Fungsi Sistem Temu Kembali Informasi
Sistem Temu Kembali Informasi didisain untuk menemukan dokumen atau informasi yang diperlukan oleh masyarakat pengguna. Sistem Temu Kembali Informasi bertujuan untuk menjembatani kebutuhan informasi pengguna dengan sumber informasi yang tersedia dalam situasi seperti dikemukakan oleh Belkin (1980) sebagai berikut:20
a. Penulis mempresentasikan sekumpulan ide dalam sebuah dokumen menggunakan sekumpulan konsep.
b. Terdapat beberapa pengguna yang memerlukan ide yang dikemukakan oleh penulis tersebut, tapi mereka tidak dapat mengidentifikasikan dan menemukannya dengan baik.
c. Sistem temu kembali informasi bertujuan untuk mempertemukan ide yang dikemukakan oleh penulis dalam dokumen dengan kebutuhan informasi pengguna yang dinyatakan dalam bentuk pertanyaan (query).
Berkaitan dengan sumber informasi di satu sisi dan kebutuhan informasi pengguna di sisi yang lain, Sistem Temu Kembali Informasi berperan untuk:
19 Chowdhury, G.G., Introduction to Modern Information Retrieval, London: Library Association Publishing, 1999.
20 Belkin, N.J. “Anomalous State of Knowledge as a Basis for Information Retrieval”, Canadian Journal of Information Sciences, 5, 1980, 133-143.
a. Menganalisis isi sumber informasi dan pertanyaan pengguna.
b. Mempertemukan pertanyaan pengguna dengan sumber informasi untuk mendapatkan dokumen yang relevan.
Adapun fungsi utama Sistem Temu Kembali Informasi seperti dikemukakan oleh Lancaster (1979) dan Kent (1971) adalah sebagai berikut: a) Mengidentifikasi sumber informasi yang relevan dengan minat
masyarakat pengguna yang ditargetkan. b) Menganalisis isi sumber informasi (dokumen)
c) Merepresentasikan isi sumber informasi dengan cara tertentu yang memungkinkan untuk dipertemukan dengan pertanyaan (query) pengguna. d) Merepresentasikan pertanyaan (query) pengguna dengan cara tertentu yang memungkinkan untuk dipertemukan sumber informasi yang terdapat dalam basis data.
e) Mempertemukan pernyataan pencarian dengan data yang tersimpan dalam basis data.
f) Menemu-kembalikan informasi yang relevan.
g) Menyempurnakan unjuk kerja sistem berdasarkan umpan balik yang diberikan oleh pengguna.21
4. Pengertian OPAC
Dalam perpustakaan berbasis web kita mengenal istilah OPAC yaitu sebuah fitur atau fasilitas yang dapat digunakan untuk memfasilitasi pengunjung web untuk mencari catalog koleksi, perpustakaan yang dapat diakses secara umum. Dapat dilakukan mencari koleksi yang kita inginkan dengan kata kunci judul, pengarang, subjek, nomor klasifikasi dan sebagainya.22
21 Lancaster, F.W. Information Retrieval Systems: Characteristics, Testing, and Evaluation, 2 nd Edition, New York: John Wiley, 1979.
22 Kanisius, Teknologi informasi perpustakaan:strategi perancangan perpustakaan digital. Yogyakarta:Kanisius, 2008.
Dalam kamus istilah perpustakaan Lasa HS menyebutkan bahwa OPAC adalah suatu database dari record-record catalog yang diakses oleh pencari informasi. OPAC ini berfungsi sebagai catalog terpasang (online catalog) yang dapat diakses secara langsung oleh pencari informasi di perpustakaan.23
ALA Glosary of Library and information science seperti dikutip Tahsinul Manaf menjelaskan bahwa “OPAC adalah cantuman bibliografi
dalam bentuk mesin terbaca yang dapat dibaca dan disimpan dalam system computer, sehingga pemakai dapat mengakses informasi secara terus menerus dengan mendekati pengarang, judul, subjek atau gabungan dari komponen-komponen yang disebutkan.”24
Katalog itu dapat ditelusur secara online melalui titik akses yang ditentukan. Pendapat ini menekankan pengertian OPAC dari segi penyimpanan dan penelusuran secara online.
Pendapat lain menyatakan bahwa OPAC adalah sistem katalog terpasang yang dapat diakses secara umum, dan dapat dipakai pengguna untuk menelusur pangkalan data katalog, untuk memastikan apakah perpustakaan menyimpan karya tertentu, untuk mendapatkan informasi tentang lokasinya, dan jika sistem katalog dihubungkan dengan sistem sirkulasi, maka pengguna
23 Lasa HS, Kamus istilah perpustakaan. (Yogyakarta: Gajah mada university press, 1998), h.89
24Tahsinul Manaf, “OPAC sebagai sarana temu kembali informasi”, Media pustakawan No.3 Juni 2002 (Jakarta: Lembaga informasi nasional, 2002), h.17
dapat mengetahui apakah bahan pustaka yang sedang dicari sedang tersedia di perpustakaan atau sedang dipinjam (Tedd 1993, 141). Pendapat ini menunjukkan fungsi dari OPAC sebagai sarana temu balik informasi yang dapat diintegrasikan dengan sistem sirkulasi. Selain sebagai alat bantu penelusuran, OPAC dapat juga digunakan sebagai sarana untuk memeriksa status suatu bahan pustaka.
Melalui OPAC, pengguna dimungkinkan juga dapat mengetahui lokasi atau tempat penyimpanannya. Horgan (1994, 1) menyatakan, OPAC adalah suatu sistem temu balik informasi, dengan satu sisi masukan (input) yang menggabungkan pembuatan file cantuman dan indeks. Hal ini menghasilkan pangkalan data yang dapat ditelusur sebagai sisi keluaran (output) dari sistem. OPAC menyediakan akses umum kepada file pangkalan data yang dimiliki perpustakaan. Melalui OPAC pengguna berinteraksi untuk memeriksa isi file yang ada.
Kebutuhan pengguna berkomunikasi dengan sistem komputer dalam rangka memecahkan suatu pertanyaan atau permintaan (query), merupakan aspek paling penting pada OPAC. Pengguna menggunakan OPAC adalah untuk menjawab query tertentu. OPAC menjadi suatu sarana atau alat bantu bagi pengguna untuk melakukan penelusuran informasi di perpustakaan.
Melakukan penelusuran informasi melalui OPAC, biasanya menggunakan suatu terminal yang tersambung ke sistem komputer. Oleh karena itu, OPAC adalah sistem temu balik informasi yang merupakan bagian
dari sistem komputer perpustakaan. Feather (1997, 330) menyatakan bahwa OPAC adalah suatu pangkalan data cantuman bibliografi yang biasanya menggambarkan koleksi perpustakaan tertentu.
OPAC menawarkan akses secara online ke koleksi perpustakaan melalui terminal komputer. Pengguna dapat melakukan penelusuran melalui pengarang, judul, subjek, kata kunci dan sebagainya. Pendapat ini selain menunjukkan fungsi OPAC pada penelusuran informasi, juga menekankan fungsi lain dari OPAC yaitu untuk menunjukkan keberadaan atau kekayaan koleksi dari suatu perpustakaan tertentu.
Melalui OPAC, pengguna akan bisa mengetahui seberapa banyak judul, subjek, eksemplar, dan sebagainya dari koleksi suatu perpustakaan tertentu. Berdasarkan uraian di atas dapat dinyatakan bahwa OPAC adalah suatu sistem temu balik informasi berbasis komputer yang digunakan oleh pengguna untuk menelusur koleksi suatu perpustakaan atau unit informasi lainnya.
5. Perkembangan OPAC
OPAC (Online Public Access Catalogue) memungkinkan anggota atau pengunjung perpustakaan menelusur pangkalan data katalog untuk melihat apakah perpustakaan memiliki karya tertentu dan tempat lokasinya. Apabila sistem katalog ini terhubung sistem sirkulasi, akan diketahui apakah koleksi atau karya tersebut berada di rak ataukah sedang dipinjam oleh pemakai lain.
OPAC generasi pertama muncul pada awal 1980-an dan ia lebih banyak terhubung dengan sistem pengawasan sirkulasi berbasis komputer. Titik temu OPAC tersebut biasanya sama dengan titik temu yang ada dikartu, katalog tercetak, misalnya pengarang, judul, nomor panggil atau apabila mungkin tajuk subjek.
OPAC generasi kedua didasarkan pada teknik-teknik temu kembali informasi yang dikembangkan oleh jasa penelusuran online. Titik temunya adalah kata-kata atau setiap kata dari judul, tajuk subyek, pengarang atau nama lain dan penyatan-pernyataan penelusuran yang bisa disusun dengan menghubungkan istilah penelusuran dengan menggunakan operator boolean. Banyak OPAC generasi kedua memiliki dua level interaksi pemakai. Pertama, level sederhana bagi penelusur yang baru dan belum berpengalaman. Kedua, level yang lebih maju bagi penelusur yang sudah berpengalaman.
OPAC generasi ketiga pada umumnya memiliki karakteristik berikut: a. Teknik-teknik temu kembali non-boolean (hal ini mungkin didasarkan
pada pencocokan yang paling baik atau best match)
b. Penerimaan search expression dalam bahasa biasa (ordinary languange) dengan berbagai fasilitas untuk penggunaan direktori dalam rangka menyediakan singkatan, sinonim attau jenis-jenis uraian (spelling variant)
c. Penyediaan bantuan yang tergantung pada konteks
d. Penggunaan istilah dari cantuman yang relevan, yang ditemu kembali untuk meningkatkan strategi penelusuran
e. Penampilan cantuman paling relevan yang ditemukan pertama kali25
25Syihabuddin, Qalyubi, dkk, Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan Dan Informasi, Fakultas Adab UIN Sunan Kalijaga, 2007.
6. Kriteria OPAC
Ada beberapa faktor yang menyebabkan seseorang enggan menggunakan OPAC adalah disebabkan sistem tersebut didesain terlampau sukar dan berbelit-belit sehingga menyulitkan pemakainya, disamping itu kurang menarik dalam penampilanya. Seharusnya, sebuah OPAC yang baik harus mudah dalam pengoperasional dan disenangi oleh pemakai perpustakaan. Crowford (1987: 21) menyarankan beberapa kriteria yang diperlukan untuk OPAC yang baik, antara lain:
a) Layar monitor yang ditampilkan pada level pertama seharusnya memperkenalkan perpustakaan yang bersangkutan. Layar harus jelas sehingga dapat menimbulkan minat dari pengguna pemula dan yang berpengalaman untuk menggunakannya.
b) Sebuah OPAC sebaiknya selalu memberikan indikasi kepada pemakai langkah demi langkah; di level mana mereka sekarang, bagaimana mereka sampai ke situ, dan ke mana mereka selanjutnya.
c) OPAC seharusnya menghindari penggunaan „jargon‟ attau istilah dan kata-kata yang tidak baku.
d) Jumlah hasil penelusuran harus dapat ditampilkan di layar
e) Fasilitas „help‟ atau bantuan harus selalu tersedia pada layar monitor di setiap level searching.
f) OPAC harus memberi respon yang cepat dan tepat dari setiap permintaan.26
C. Evaluasi Sistem Temu Kembali Informasi 1. Pengertian Evaluasi
Evaluasi pada dasarnya adalah penilaian. Dengan kata lain, kita mengevaluasi sistem untuk memastikan tingkat nilainya. Dalam lingkungan penemuan informasi mungkin kita ingin menilai mana yang lebih baik
26
diantara dua sistem, atau kita dapat mencoba untuk menilai bagaimana tingkat kinerja suatu sistem yang diberikan itu dapat ditingkatkan. Dengan demikian cukup jelas bahwa selama evaluasi, kita mengukur kinerja sistem yang diteliti terhadap beberapa jenis skala. 27
Menurut Firman B. Aji dan S. Martin Sirait, “evaluasi adalah suatu
usaha untuk mengukur dan memberi nilai secara objektif pencapaian hasil-hasil yang telah direncanakan sebelumnya.”28
Sedangkan menurut M. Manullang “evaluasi adalah membandingkan
hasil pekerjaan (actual result) dengan alat pengukur (standar) yang sudah ditentukan.”29
Ada dua parameter dasar untuk mengukur kinerja sistem: efektivitas dan efisiensi. Dalam sebuah sistem pencarian informasi, efektivitas mungkin merupakan ukuran seberapa jauh ia dapat menemukan informasi yang relevan dibandingkan dengan informasi yang tidak relevan. Adapun efisiensi adalah bagaimana secara ekonomi sistem itu mencapai tujuanya. Dalam sebuah pencarian informasi efisiensi sistem dapat diukur oleh faktor-faktor seperti beberapa biaya minimum, apakah sistem berfungsi secara efektif. 30
27 Chowdhury, G.G., Introduction to Modern Information Retrieval, London: Library Association Publishing, 1999.
28
Firman B. Aji dan S. Martin Sirait, Perencanaan dan evaluasi, (Jakarta: Bumi aksara, 1990), h. 30
29 M. Manullang, Dasar-dasar manajemen, (Yogyakarta: Gajah mada university press, 2005), h. 141
30
2. Tujuan Evaluasi
Menurut Swanson yang dikutip oleh Chowdhury dalam buku Introduction to Modern Information Retrieval menyatakan bahwa studi evaluasi memiliki beberapa tujuan, sebagai berikut:
a. Untuk menilai tujuan dan rencana program sebelum melaksanakan program tersebut.
b. Untuk menentukan seberapa baik kinerja tujuan atau harapan yang diinginkan.
c. Untuk menentukan alasan atau penyebab dari keberhasilan maupun kegagalan program tersebut.
d. Untuk mengungkap prinsip-prinsip yang mendasari suatu program yang berhasil.
e. Untuk mengekspolarasi teknik yang dapat meningkatkan efektivitas program.
f. untuk memperbaiki cara yang digunakan untuk mencapai tujuan
3. Kriteria Evaluasi
Menurut Salton dan McGill yang dikutip oleh Chowdhury dalam buku Introduction to Modern Information Retrieval menyatakan bahwa mengidentifikasi berbagai parameter sistem pencarian informasi, masing-masing lima kriteria evaluasi yakni:31
Tabel 2.1 Kriteria Evaluasi
No Kriteria evaluasi Parameter sistem
1. Recall and precision Indeks exhaustivity
Istilah indeks yang mendalam dapat meningkatkan recall.
Term spesifitas
Istilah indeks yang khusus dapat meningkatkan nilai precision.
Bahasa pengindeksan
31 Chowdhury, G.G., Introduction to Modern Information Retrieval, London: Library Association Publishing, 1999.
menyediakan langkah-langkah untuk pengenalan sinonim, istilah-istilah yang terkait dll yang meningkatkan recall.
Perumusan permintaan
Kemampuan untuk merumuskan
permintaan pencarian yang akurat. Strategi pencarian
Kemampuan penguna untuk merumuskan strategi pencarian yang memadai.
2. Respon waktu Pengorganisasian dokumen yang tersedia Jenis query
Lokasi pusat informasi
Frekuensi yang menerima permintaan pengguna
Ukuran koleksi 3. Upaya pengguna Aksesibilitas system
Sistem menyediakan pedoman cara mengunakanya.
Fasilitas untuk berinteraksi dengan sistem 4. Dari segi penyajian Sifat output : referensi bibliografi, abstrak
atau full text
5. Cakupan koleksi Jenis perangkat input dan ukuran perangkat penyimpanan
Kedalaman analisis subjek Sifat permintaan pengguna Bentuk fisik dokumen
4. Pengertian Recall Dan Precision
Salah satu penerapan prinsip relevansi yang sejak dahulu digunakan dalam pengembangan sistem information retrieval (IR) adalah penggunaan ukuran recall and precision. Terjemahan yang pas untuk istilah ini dalam bahasa Indonesia belum ditemukan. Istilah recall digunakan pula dalam psikologi untuk menjelaskan proses mengingat yang dikerjakan otak manusia. Kata lain untuk recall dalam bahasa Inggris adalah remember, recollect, remind. Di bidang IR, recall berkaitan dengan kemampuan
menemukan-kembali butir informasi yang sudah tersimpan. Jadi, terjemahan bebasnya mungkin adalah “penemuan-kembali”.
Precision dapat diartikan sebagai kepersisan atau kecocokan (antara permintaan informasi dengan jawaban terhadap permintaan itu). Jika seseorang mencari informasi di sebuah sistem, dan sistem menawarkan beberapa dokumen, maka kepersisan ini sebenarnya juga adalah relevansi. Artinya, seberapa persis atau cocok dokumen tersebut untuk keperluan pencari informasi, bergantung pada seberapa relevan dokumen tersebut bagi si pencari.
Recall adalah proporsi jumlah dokumen yang dapat ditemukan-kembali oleh sebuah proses pencarian di sistem IR. Lalu, precision adalah proporsi jumlah dokumen yang ditemukan dan dianggap relevan untuk kebutuhan si pencari informasi.
Rumus untuk mengetahui jumlah recall and precision adalah sebagai berikut :
Recall = Jumlah item yang relevan diperoleh dari sistem x 100% Jumlah koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan
Precision = Jumlah item relevan yang ditemukan di rak x 100% Jumlah item yang relevan diperoleh dari sistem
Kedua ukuran di atas biasanya diberi nilai dalam bentuk persentase, 1 sampai 100%. Sebuah sistem informasi akan dianggap baik jika tingkat recall maupun precision-nya tinggi. Jika ada seseorang mencari dokumen tentang “Pangeran Diponegoro” pada sebuah sistem, dan jika sistem tersebut memiliki
sistem tersebut berhasil menemukan 100 dokumen tentang Pangeran Diponegoro.
Kalau sistem tersebut memberikan 100 temuan, dan di temuan tersebut ada 50 dokumen tentang “Pangeran Diponegoro”, maka nilai recall-nya adalah 0,5 (atau 50%) dan nilai precision-nya juga 0,5. Kalau sistem tersebut memberikan 1 dokumen saja, dan dokumen tersebut adalah tentang “Pangeran Diponegoro”, maka recall-nya bernilai 0,01 dan precision-nya bernilai 1.
Perhatikan bahwa nilai precision yang tinggi ini sebenarnya terjadi karena sistem memberikan hanya 1 jawaban kepada si pencari informasi. Kalau sistem memberikan 100 dokumen, dan hanya 1 yang relevan, maka nilai recall-nya tetap 0,01 dan precision-nya pun ikut merosot ke 0,01.
Dalam perkembangan teori IR, ukuran dan eksperimen terhadap kinerja sebuah sistem semakin diupayakan untuk mengakomodasi berbagai kemungkinan dalam situasi yang sesungguhnya. Misalnya, Lancaster merumuskan matriks terkenal berikut ini sebagai ukuran recall-precision:32
Tabel 2.2
Rumus recall and precision
Relevan Tidak Relevan Total
Ditemukan a (hits) b (noise) a + b Tidak ditemukan c (misses) d (rejected) c + d
Total a+b c+d a+b+c+d
32 Putu Laxman Pendit, Perpustakaan digital : dari A sampai Z. Jakarta : Cita karyakarsa mandiri, 2008. h 267
Lalu, berdasarkan tabel tersebut, rumus recall – precision pun menjadi:
Recall =[a/(a+c)]x100 Precision =[a/ (a+b)] x 100
Lewat rumus ini kita dapat membayangkan bahwa sebuah sistem harus meningkatkan nilai recall dengan memperbesar nilai a di rumus di atas (atau nilai hits). Nilai a yang besar ini dapat terjadi jika jumlah dokumen yang diberikan oleh sebuah sistem dalam sebuah pencarian juga besar. Semakin besar jumlah dokumen yang diberikan, semakin besar kemungkinan nilai a. Tetapi pada saat yang sama, muncul kemungkinan bahwa nilai b (atau jumlah dokumen yang tidak relevan) juga semakin besar. Ini artinya, nilai precision-nya semakin kecil. Dalam berbagai eksperimen ditemukan keprecision-nyataan bahwa nilai recall dan precison ini cenderung berlawanan alias berbanding-terbalik. Jika recall tinggi, besar kemungkinannya precision rendah.
Ukuran recall-precision ini juga sangat bergantung pada apa yang sesungguhnya dimaksud dengan “dokumen yang relevan” itu dan bagaimana
memastikan relevan-tidaknya sebuah dokumen. Salah satu kritik terhadap prinsip recall-precision ini menyatakan bahwa ukuran ideal sebuah sistem selama ini terlalu berpihak kepada mesin dan logika yang terlalu ketat. Sangatlah sulit mencapai tingkat recall-precision yang ideal karena keduanya berdasarkan pada ukuran relevansi yang amat lentur dan dinamis.
Selain itu, seorang pencari informasi seringkali tidak hanya peduli pada relevansi, melainkan juga pada banyak hal lain, seperti kecepatan proses pencarian, kemudahan dalam mengajukan permintaan informasi, kenyamanan dalam memandang layar komputer, dan sebagainya. Seringkali seorang pencari informasi rela mengorbankan tingkat precision, asalkan sistem yang dipakainya memberikan respon yang cepat.33
D. Senayan Library Managemen System (SLIMS)
1. Sejarah SLiMS
Awal mula SLiMS ini bermula dari perpustakaan di Inggris yaitu Library of Congres memberikan sumbangan sebuah software perpustakaan yang bernama Alice. Seiring dengan berjalannya waktu, manajemen Perpustakaan Depdiknas mulai menghadapi beberapa kendala dalam penggunaan sistem Alice. Pertama, keterbatasan dalam menambahkan fitur-fitur baru. Antara lain kebutuhan manajemen serial, meng-online-kan katalog di web dan kustomisasi report yang sering berubah-ubah kebutuhannya. Penambahan fitur jika harus meminta modul resmi dari developer Alice, berarti membutuhkan dana tambahan yang tidak kecil. Apalagi tidak ada distributor resminya di Indonesia sehingga harus mengharapkan support dari Inggris. Ditambah lagi beberapa persyaratan yang membutuhkan infrastruktur
33
biaya mahal seperti dedicated public IP agar bisa meng-online-kan Alice di web.
Disini muncul masalah kedua, yaitu sulitnya mempelajari lebih mendalam cara kerja perangkat lunak Alice. Perpustakaan Depdiknas (sekarang Kemendiknas) salah satu tupoksinya adalah melakukan koordinasi pengelolaan perpustakaan unit kerja dibawah lingkungan Depdiknas. Dalam implementasinya, seringkali muncul kebutuhan untuk bisa mendistribusikan perangkat lunak sistem perpustakaan ke berbagai unit kerja tersebut. Disini masalah ketiga: sulit (atau tidak mungkin) untuk melakukan redistribusi sistem Alice. Alice merupakan perangkat lunak yang secara lisensi tidak memungkinkan diredistribusi oleh pengelola Perpustakaan Depdiknas secara bebas. Semuanya harus ijin dan membutuhkan biaya.
November 2006, perpustakaan dihadapkan oleh sebuah masalah mendasar. Sistem Alice tiba-tiba tidak bisa digunakan. Ternyata Alice yang digunakan selama ini diimplementasikan dengan sistem sewa. Pantas saja biayanya relatif murah. Tiap tahun pengguna harus membayar kembali untuk memperpanjang masa sewa pakainya.
Akhirnya pengelola Perpustakaan Depdiknas me-review kembali penggunaan sistem Alice di Perpustakaan Depdiknas. Setelah memutuskan untuk hijrah menggunakan sistem yang lain, maka langkah berikutnya adalah mencari sistem yang ada untuk digunakan atau mengembangkan sendiri sistem yang dibutuhkan. Langkah berikutnya adalah melakukan banding
software sistem perpustakaan open source yang bisa diperoleh di internet. Beberapa software yang dicoba antara lain: phpMyLibrary, OpenBiblio, KOHA, EverGreen.
Karena tidak menemukan sistem yang dibutuhkan, maka diputuskan untuk mengembangkan sendiri aplikasi sistem perpustakaan yang dibutuhkan. Pengelola perpustakaan Depdiknas Untuk versi awal (1.0) aplikasi yang akan dikembangkan, memberikan nama kode “Senayan”. Alasannya sederhana, karena awal dikembangkan di perpustakaan Depdiknas yang berlokasi di Senayan. Apalagi Perpustakaan Depdiknas mempunyai brand sebagai library@senayan. Belakangan karena dirasa nama “Senayan” dirasa cocok dan punya nilai marketing yang bagus, maka nama “Senayan” dijadikan nama resmi aplikasi sistem perpustakaan yang dikembangkan.34
2. Profil SLiMS
Senayan merupakan salah satu OSS berbasis web yang dapat digunakan sebagai perangkat lunak untuk membangun otomasi perpustakaan. Sebagai perangkat lunak berbasis web. Senayan mampu berjalan sempurna di dalam sistem jaringan komputer atau internet. Perangkat lunak berbasis web sesuai dengan kebutuhan perpustakaan karena aplikasi jenis ini memungkinkan perpustakaan mendekatkan berbagai produk layanannya dengan pengguna perpustakaan. Dengan jenis aplikasi ini pengguna dapat
34 http://duniaperpustakaan.com/2011/03/20/sejarah-lengkap-software-slims-senayan-library-management-system/diakses pada 16 mei 2011 jam 11.05wib
mengakses layanan perpustakaan tanpa harus datang ke perpustakaan karena pengguna dapat mengakses layanan yang disediakan perpustakaan melalui web atau portal perpustakaan. Jika melihat sistem informasi atau berbagai perangkat lunak yang digunakan saat ini oleh perpustakaan di Tanah Air, banyak perpustakaan yang menggunakan perangkat lunak berbasis web.
Senayan dikembangkan dengan menggunakan berbagai perangkat lunak open source. Web server, bahasa pemrograman dan database yang digunakan untuk mengembangkan Sanayan semuanya merupakan perangkat lunak open source. Berbagai perangkat lunak yang digunakan untuk membangun Senayan antara lain Apache sebagai web server, PHP sebagai bahasa pemrograman dan MySQL sebagai database yang menyimpan transaksi data yang terjadi di Senayan. Perangkat lunak ini dibangun dengan menggunakan PHP sehingga kode sumber (source code) perangkat lunak ini bersifat terbuka. Kode sumber yang bersifat terbuka inilah yang memberikan peluang bagi pengguna untuk mengembangkan Senayan lebih lanjut sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. Hal ini dimungkinkan karena PHP merupakan bahasa pemrograman interpreter.
Senayan di produksi oleh Pusat Informasi dan Humas Departemen Pendidikan Nasional. Lebih spesifik lagi kelahiran perangkat lunak otomasi perpustakaan ini dibidani oleh Hendro Wicaksono, Arie Nugraha dan Wardiyono. Guna mendukung pengembangan Senayan kedepan, saat ini
perangkat lunak otomasi perpustakaan ini memiliki komunitas pengembang yang tergabung dalam Senayan Developer Community (SDC).
Perangkat lunak otomasi perpustakaan memiliki fungsi untuk mempermudah kegiatan administrasi perpustakaan. Sebagai perangkat lunak otomasi perpustakaan maka Senayan harus mampu mempermudah kegiatan administrasi perpustakaan. Jika melihat menu-menu yang disediakan Senayan, perangkat lunak ini mampu menjalankan fungsi administrasi yang ada di perpustakaan. Kegiatan pengolahan, peminjaman, pengembalian, pemesanan koleksi, penyiangan, manajemen anggota, fasilitas pencetakan barcode (barcode koleksi dan anggota) serta berbagai jenis laporan Senayan dapat membantu pihak manajemen untuk membuat kebijakan pengadaan atau sebagai bahan pertimbangan untuk memutuskan suatu kebijakan bagi perpustakaan. Semua kegiatan ini mungkin dilakukan dengan menggunakan menu-menu yang ada di Senayan. Menu-menu yang ada di Senayan antara lain menu bibliografi, sirkulasi, keanggotaan, OPAC (online public access catalog), stocktake (penyiangan), master file, system, laporan dan kedepan akan tersedia menu pengolah koleksi terbitan berkala dan multimedia.35
3. Fitur-fitur SLiMS
SLiMS ini memiliki beragam macam fitur yang sangat membantu tugas pustaakawan mulai dari kegiatan teknis sampai akademis. SLiMS
35 Heri Abi Burachman Hakim (Staf Perpustakaan FISIPOL UGM), http://www.heri_abi.staff.ugm.ac.id/index.php?option=com_content&task=view&id=33&Itemid=33/ diakses pada 16 Mei 2011 jam 11.15 wib
memiliki berbagai fitur yang selalu dikembangkan oleh pembuatnya sesuai kebutuhan perpustakaan. Berikut macam-macam fitur-fiturnya:36
a. Pengatalogan (Cataloging)
SLiMS menyediakan fitur pengatalogan yang sangat membantu pustakawan dalam pembuatan katalog. Berikut keunggulan dari fitur pengatalogan:
1) Compliance dengan standar AACR2 (Anglo-American Cataloging Rules).
2) Fitur untuk membuat, mengedit, dan menghapus data bibliografi sesuai dengan standar deskripsi bibliografi AACR2 level ke dua.
3) Mendukung pengelolaan koleksi dalam berbagai macam format seperti monograph, terbitan berseri, audio visual, dsb.
4) Mendukung penyimpanan data bibliografi dari situs di Internet. 5) Mendukung penggunaan barcode.
6) Manajemen item koleksi untuk dokumen dengan banyak kopi dan format yang berbeda.
7) Mendukung format XML untuk pertukaran data dengan menggunakan standar metadata MODS (Metadata Object Description Schema). 8) Pencetakan Barcode item/kopi koleksi Built-in.
9) Pencetakan Label Punggung koleksi Built-in.
10) Pengambilan data katalog melalui protokol Z3950 ke database koleksi Library of Congress.
11) Pengelolaan koleksi yang hilang, dalam perbaikan, dan rusak serta pencatatan statusnya untuk dilakukan pergantian/perbaikan terhadap koleksi.
12) Daftar kendali untuk pengarang (baik pengarang orang, badan/lembaga, dan pertemuan) sebagai standar konsistensi penuliasan 13) Pengaturan hak akses pengelolaan data bibliografi hanya untuk staf
yang berhak.
b. Penelusuran (OPAC/Online Public Access Catalog)
Fitur berikutnya yaitu SLiMS menyediakan OPAC atau sarana sistem temu kembali informasi. Pengguna perpustakaan bisa
36 http://duniaperpustakaan.com/2011/03/20/sejarah-lengkap-software-slims-senayan-library-management-system/16 mei 2011 jam 11.05 wib
