DHARMA GROUP D E F I N E. 1. Identifikasi CTQ Proyek. 2. Mengembangkan Piagam Tim. 3. Mendefinisikan Peta Proses

D E F I N E

1. Identifikasi CTQ Proyek

2. Mengembangkan Piagam Tim

3. Mendefinisikan Peta Proses



Siapa customer kita ?



Apa yang mereka pikirkan sebagai sesuatu yang kritis terhadap

kualitas (Critical to Quality) ?



Apa strategi bisnis perusahaan kita ?



Apakah strategi yang ada sudah mengakomodasi suara atau

keinginan pelanggan ?



Siapa yang bisa menyatakan suara pelanggan sehingga menjadi isu

di perusahaan kita ?



Proses manakah yang perlu diperbaiki atau didesain ulang untuk

memenuhi suara pelanggan ?

Sebelum memulai suatu proyek, maka perlu ditanyakan hal-hal sebagai

berikut :

CTQ

Critical to

Quality

CTQ adalah sebuah karakteristik dari

sebuah produk atau jasa yang

memenuhi kebutuhan customer

(internal atau eksternal)

Aktifitas utama dalam tahap DEFINE adalah menemukan CTQ (Critical to Quality), yaitu

sebuah fokus permasalahan yang menjadi hal yang paling penting untuk memenuhi keinginan

customer.

CTQ



CTQ adalah elemen-elemen dasar yang merupakan

pedoman pengukuran proses, improvement, dan

kontrol.



Dalam proyek, pastikan CTQ yang dipilih merupakan



Pengiriman tepat waktu



Jalan tol yang aman



Tidak ada defects



Part yang sesuai spec.



Tempat kerja aman



Penggunaan form yang tepat



Produk yang aman



Pengiriman sepanjang malam



Ruang hotel yang bersih



Pelayanan yang ramah



Pembayaran tepat waktu



Dan lain-lain

Siapa yang menjadi

Customer

?



Customer



Client



Vendor

•

Semua Organisasi / Personnel

•

Orang yang menerima pekerjaan

yang sudah kita proses (Next

Process)

kebutuhan internal ?

Customer biasanya

tidak jelas mengutarakan

apa yang diinginkan

Kita harus mendayagunakan

metode yang membantu kita untuk

memahami kebutuhan customer

dan menerjemahkannya menjadi

keperluan internal.

Setelah kita menerjemahkan kebutuhan customer

menjadi keperluan internal, kita harus bisa mengukur

Sumber Ide Lain Project SSQP

SUMBER

TOOLS

PERTANYAAN YANG MUNCUL

INTERNAL

Adanya frustasi, isu-isu, masalah, dan

opportunity yang terlihat dari kegiatan

operasional.

•

Quality Function Deployment

•

Cost of Quality (COQ/COPQ)

•

Daftar Masalah Internal

•

Brainstorming

1.

Apa yang membuat proses selalu

tertunda?

2.

Dimana terjadi reject / rework terbesar?

3.

Dimana Cost of Poor Quality meningkat?

EKSTERNAL

Untuk mengidentifikasi tantangan

terhadap bisnis dalam mendefinisikan

dan atau mencapai strategi pasar

maupun customer.

•

Voice of Customer (VoC)

•

Voice of The Market (VoM)

•

Perbandingan dengan Pesaing

1.

Di mana kita gagal memenuhi kebutuhan

pelanggan?

2.

Di mana kita tertinggal dengan pesaing?

3.

Bagaimana pasar terbentuk, bisakah kita

menyesuaikannya?

4.

Apa kebutuhan baru dari sudut pandang

pelanggan?

INTERNAL / EKSTERNAL

Untuk mengidentifikasi tantangan

terhadap bisnis dalam mendefinisikan

dan atau mencapai strategi pasar

maupun pelanggan.

•

Customer Dashboard

•

Survei Perusahaan

1.

Apa hambatan antara kita dan tujuan

strategi?

2.

Apa produk atau jasa, kemampuan lain

yang baru yang akan diluncurkan bisa

memberikan nilai lebih baik kepada

pelanggan maupun pemegang saham?

CTQ

CCR

VoC

VoB

CBR

CTP

VoB

Voice of Business

CBR

Critical Business Requirement

CCR

Critical Customer Requirement

VoC

Voice of Customer

CTQ

Critical to Quality

CTP

Critical to Process

PROJECT

THEME 6



 CCR dan CBR sama-sama diperhatikan.

Kriteria Pemilihan Tema Projects SSQP

Kriteria Hasil / Manfaat

Bisnis

Kriteria Kelayakan

Kriteria Pengaruh terhadap

Organisasi

1. Berpengaruh terhadap

customer dan kebutuhannya

2. Berpengaruh terhadap strategi

dan posisi dalam persaingan

bisnis

3. Berpengaruh terhadap

kompetensi inti

4. Berpengaruh terhadap finansial

(penurunan biaya, peningkatan

efisiensi, penjualan, pangsa

pasar, dan lain-lain)

5. Tingkat urgensi

6. Kecenderungan yang ada

7. Urutan, kerterkaitan, dan

kesinambungan antar proyek

1. Ketersediaan sumber daya

yang diperlukan

2. Ketersediaan tenaga ahli

3. Kompleksitas

4. Kemungkinan keberhasilan

5. Dukungan dan contoh

keberhasilan

1. Ada manfaat pembelajaran,

tumbuh, dan berkembang.

2. Manfaat lintas fungsional dan

Core Processes

Process

_Output

Key Improvement Areas -

Big Y ‘s

A

A

A

A

A

Projects

CCR

Pada saat mendaftar proses yang berhubungan langsung dengan

customer, bisa muncul banyak sekali proyek yang dapat dikerjakan,

tetapi perlu diingat mengenai prioritas, sumber daya yang ada, atau

Potential Project

Key Performance Indicators

Critical Customer Requirement

Prinsip Prioritas

berdasarkan kriteria.

Tema yang dipilih

SMART :

S – Specific

M – Measurable

A – Attainable

R – Realistic

T – Time Bound

Piagam Tim (Team Charter)

Pernyataan kegunaan proyek biasa disebut Kasus Bisnis (Business Case) yang mencerminkan Misi Proyek

(Project Mission) dan Pernyataan Kegunaan (Purpose Statement). Ini adalah titik awal anggota Team

proyek untuk membuat Piagam Tim (Team Charter) atau dokumen pernyataan bersama yang memuat

unsur-unsur sebagai berikut :



Gambaran mengenai isu atau topik



Fokus pada proyek tertentu



Tujuan yang luas atau hasil-hasil yang ingin dicapai



Tinjauan umum nilai-nilai dan usaha yang dilakukan



Anggota Team yang terlibat



Kerangka waktu (Time Frame) atau schedule umum



Disahkan oleh Project Champion, Ketua, dan Anggota

 Tema dibuat sejelas mungkin dan sesuai dgn tujuan

proyek.

 Proyek terkait dgn isu-isu maupun inisiatif

bisnis perusahaan.

 Hasil proyek bisa dirasakan oleh customer.

 Rencana maupun solusinya bisa dilakukan.

 Hasil maupun tema-nya berdampak pada perusahaan

dan berhubungan dgn pekerjaan.

< PROJECT THEME >

Tema improvement sesuai tertulis pada judul

Business Case

Menjelaskan latar belakang mengapa proyek dilakukan. Diskusikan dengan atasan atau manajemen mengenai tema yang diangkat sehingga proyek yang akan dilakukan sesuai dengan isu perusahaan, valid, dan up to date. Jika tema proyek bersifat melanjutkan tema sebelumnya, lakukan improvement dan penetapan standar yang lebih tinggi dibandingkan tema sebelumnya. Daftar pertanyaan berikut dapat membantu perumusan Business Case :

1.Mengapa proyek ini perlu dilakukan ? Dan mengapa perlu dilakukan saat ini ? Dan apa konsekuensinya bila TIDAK dilakukan ? 2.Adakah masalah lain yang lebih penting atau sama pentingnya dengan proyek ini ?

3.Bagaimana keterkaitan proyek yang dipilih dengan isu bisnis dan target yang ditetapkan ?

Problem Statement

Menyatakan masalah yang terdapat di dalam Business Case. Pertanyaan yang sering muncul dalam Problem Statements :

1.Apa yang salah dan tidak sesuai dengan harapan pelanggan ? 2.Kapan dan di mana masalah terjadi ?

3.Seberapa besar masalah tersebut dan bagaimana dampak masalah tersebut terhadap pelanggan dan perusahaan ?

Goal Statement

Definisi tentang peningkatan yang ingin dicapai serta batasan waktunya. Umumnya menggunakan kalimat yang dimulai dengan _{kata-kata : mengurangi, meningkatkan, menghilangkan.}

Project Scope

Adalah pernyataan tentang batasan atau lingkup proyek yang dijalankan. Project Scope yang terlalu luas dapat menyebabkan tim menghadapi persoalan di luar kemampuan dan akan sulit diimplementasikan. Sementara Project Scope yang terlalu sempit akan kurang menantang dan tidak sesuai dengan isu di perusahaan.

1.Proses mana yang menjadi fokus ? Apa yang menjadi titik awal dan titik akhir proses ? 2.Batas mana yang termasuk dalam proyek dan mana yang tidak ?

3.Kendala-kendala yang dihadapi menyangkut ketersediaan sumber daya, komitment, dan sebagainya ?

Milestone

Membuat schedule yang realistis dan Milestone (batas suatu tahap dinyatakan selesai). Tetapkan PIC atau penanggung jawab masing-masing tahap.

Team and Authority

TEAM MEMBER : APPROVED,

Contoh format Piagam Tim.

D

M

A

I

C

Piagam Tim (Team Charter)

Business Case

Salah satu tolak ukur keberhasilan suatu Business Unit (BU) adalah tercapainya Service Rate (S/R) Produksi sesuai dengan perencanaan produksi yang telah ditargetkan. Dengan Sales Rate 100 %, belum tentu S/R Produksi tercapai 100 %, tetapi dengan S/R Produksi tercapai 100 %, maka dapat dipastikan Sales Rate yang telah setiap awal bulan dapat tercapai 100 %. Akibat tidak tercapainya S/R produksi 100 %, maka target sales suatu BU kemungkinan tidak dapat tercapai 100 %, sehingga BU tersebut dapat kehilangan sales opportunity. Disisi lain dengan tidak tercapainya S/R produksi 100 % dapat mengakibatkan delivery service yang tidak memuaskan, yang pada akhirnya tingkat kepercayaan customer terhadap BU tersebut akan menurun. Sebagai gambaran, sales opportunity BU 2 yang hilang akibat tidak tercapainya S/R produksi 100 % pada bulan April - Juni 2002 adalah sebesar $ 820,310.54, dengan rata-rata sales opportunity yang hilang setiap bulannya sebesar $ 273,436.85. Pencapaian S/R produksi 100 % merupakan salah satu cara agar perusahaan tidak kehilangan sales opportunity. Dengan demikian, tingkat pencapaian S/R produksi sesuai dengan perencanaan produksi sangat menentukan tercapainya sales & delivery service rate tercapai 100 %, sehingga pada akhirnya dapat meningkatkan kepuasan pelanggan.

Problem Statement

Akibat tidak tercapainya S/R produksi 100 % sesuai dengan perencanaan produksi, maka perusahaan kehilangan sales opportunity.

Goal Statement

Karena rendahnya tingkat pencapaian sales BU2 akibat tidak tercapainya S/R Produksi 100 %, yaitu dengan sales rate sebesar 71 %, maka project ini bertujuan untuk meningkatkan pencapaian sales BU2 menjadi 100 % dengan cara meningkatkan pencapaian S/R produksi, sehingga nilai sigma berdasarkan S/R produksi pada bulan Juni 2002 sebesar 0,43 σ dengan % kesuksesan sebesar 14 % dapat ditingkatkan pada bulan Mei 2003 menjadi sebesar 3 σ dengan % kesuksesan sebesar 93 %.

Project Scope

Tahap pertama project ini difokuskan pada pencapaian S/R produksi SBU 2 line assembling - conveyor 2 dengan produk-produk yang diproduksi dibatasi pada produk Ben-9 Full Assembling, Zipper Full Assembling dan Zipper Kits.

Project Organization

Project Champion : SBK Supporting Team : SOE Project Leader : APR Co. Project Leader : SDA

Team Member : HAN,ARP,TRY,

Miles Stone D

Juni Juli-Agustus Sept - Nov Des 02 - Maret 03 April - Mei 03

M A I C

Sebuah proses adalah kumpulan aktifitas-aktifitas yang

menggunakan satu jenis atau lebih input dan membuat ouput

yang berguna bagi customer. Lingkup dari material akan

berkaitan dengan proses-proses yang berhubungan dengan :



Sistem / Fungsi Produk



Sistem / Operasi Produk



Manufacturing / Produksi

Pemetaan Proses (

Process Mapping

)

Pemetaan proses adalah metode visual untuk

menggambar-kan urutan atau hubungan-hubungan aktifitas kerja.

Sebuah pemetaan proses memberikan :



Cara komunikasi untuk memahami bagaimana sistem bekerja

atau beroperasi



Format untuk perencanaan dan improvement proses tersebut.



Identifikasi letak bottleneck, hambatan, dan permasalahan.



Mengembangkan cara baru untuk mengatasi permasalahan.

Faktor-faktor yang mesti dipertimbangkan dalam peta proses:



Masukan (input)



Keluaran (output)



Kendali (control)

1. Kumpulkan semua tim Six Sigma Project Quality untuk meninjau current process

(proses yang sedang berjalan)

2. Kembangkan pemahaman yang jelas mengenai CTQ customer dan unsur utama

dalam proses yang memberikan pengaruh terhadap CTQ.

3. Identifikasi dengan jelas batasan Tinjauan Umum Proses (Process Overview)

4. Bentuk tim lintas fungsi (antar departemen) yang paham dengan customer dan

kaitannya dengan proses.

5. Identifikasi Customer, Output, Process, Input, dan Supplier (SIPOC).

Pemetaan Proses (

Process Mapping

)

Elemen-elemen Pemetaan Proses :

Stop / Start

Aktifitas

Keputusan ?

Aktifitas

Aktifitas

Stop / Start

Simbol :

Pengukuran

Measurement

Keputusan

Decision

Penyimpanan

Storage

Operasi

Operation

Penundaan

Delay

Pemindahan

Transportation



Menggambarkan semua unsur secara detail.



Menyajikan hubungan antar unsur



Faktor waktu juga bisa digunakan



Menggunakan simbol-simbol untuk mewakili ciri-ciri masing-masing langkah di

dalam proses

Operator fills Order sheet

Part

OK?

Takes order to stores Order waits for picup Parts picked & packaged Parts loaded onto Forklift

Wait

Intake Feeder Transported to intake bin Parts Pressed Inspection

Scrap

Yes No Assy Line A

S

I

P

O

C

CTQ1 : Kecepatan pemrosesan order

CTQ2 : Ketepatan waktu yang diminta

Suppliers

Customer

Process

Output

Customers

Contoh Ordering Process :

Inputs

Order

Confirm

Orders

Request

Production

Production

Mgt.

Confirm

Production

First

Operation

Parts

Production

Check

Stock

Pass

Test

Materials

Y N

Daftarlah :



Nama Proses



Identifikasi output,

pelanggan, supplier, dan

input



Identifikasi kebutuhan

pelanggan



Identifikasi proses secara

rinci

High Level Process Mapping

HARUS TERUKUR

N

Y

Deliver

Peta proses dapat diperbaiki dengan mempertimbangkan segala kemungkinan yang

ada untuk memenuhi keinginan pelanggan.

Apa yang

Anda pikirkan

Apa yang

sesungguhnya

Apa yang

seharusnya

Apa yang

Dalam pengembangan peta proses,

terapkan prinsip 7 Langkah !!

7 Langkah Pemetaan Proses

1. Identifikasi semua operasi yang diperlukan di produksi atau jasa.

2. Identifikasi masing-masing operasi sebagai proses yang bernilai-tambah (VA - Value

Added) atau tidak bernilai-tambah (NVA - Non Value Added).

3. Daftar baik keluaran internal maupun external pada masing-masing operasi.

4. Daftar baik masukan internal maupun external pada masing-masing operasi.

5. Klasifikasi semua masukan sebagai :

• Controllable - knob variable; dapat dengan mudah diubah untuk melihat pengaruhnya

terhadap keluaran.

• Critical - masukan yang bisa diketahui secara statistik terbukti berpengaruh terhadap

keluaran.

• Noise – masukan yang sangat sulit dikendalikan.

• Standard Operation Procedure - instruksi standard untuk menjalankan proses.

6. Tambahan spesifikasi operation untuk masing-masing masukan keluaran.

7. Identifikasi secara jelas proses pengumpulan data.

• Fastening Schedule • Air pressure • H2O Circulasi • Unloading Transport SOP (#2) • Raw Barcket #2 • Sub Assy • Loading SOP (#3)

Mesin beroperasi (clamps) Fasten (10 lokasi). Melepaskan (unclamps)

subassy.

Operator memindahkan subassy. Transfer ke fixture B atau C

Uploads subassy dan bracket #2

ke fixtute B (Initiates cycle start) Machine meng-clamps.

Fasten (20 places) Lepaskan (unclamps) final-assy

Operator mengukur dimensi menggunakan gauge fixture. Inspeksi visual inspects final assembly

VA

NVA

NVA

NVA

VA

VA

NVA

NVA

Keluaran

• Final Critical Dim • Final Assy Fastening

Location

• Final Assy Fastening Size

• Final Assy Free of Flash

Faste ning F ixtur e B

Masukan

• Fastening Schedule • Air Presure • H2O Circulation • Tip/Nozzle Preparation • Unloading/Transport SOP

DATA

Uploads subassy dan bracket #2

ke fixtute C (Initiates cycle start) Machine meng-clamps.

Fasten (20 places) Lepaskan (unclamps) final-assy

Operator memindahkan subassy. Transfer ke gauge fixture

Faste ning F ixtur e C