PENENTUAN MODEL MANAJEMEN PROYEK:
Pendekatan Studi Kasus (PT Bakrie Telecom, tbk.)
PROYEK AKHIR
Oleh: TENGKU REZA SYAHREZAL NIM : 29106397Program Magister Administrasi Bisnis
Sekolah Bisnis dan Manajemen
INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG
2008
ABSTRAK
Penentuan Model Manajemen Proyek: Pendekatan Studi Kasus (PT Bakrie Telecom, tbk) TENGKU REZA SYAHREZAL
NIM: 29106397
Tanggal Lulus Ujian Akhir: 6 Juni 2008 Tanggal Wisuda : 19 Juli 2008
Program Pascasarjana, Institut Teknologi Bandung, 2008 Pembimbing: Dr. Ir. Aries Feizal Firman, MBA.
Penggunaan manajemen proyek pada era globalisasi ini, bagi perusahaan-perusahaan penyedia layanan telekomunikasi menjadi sangat penting. Dengan perubahan teknologi IT dan telekomunikasi yang berkembang sangat cepat, perusahaan juga harus memiliki strategi manajemen proyek yang matang untuk dapat mengikuti perkembangan ini. Selain perumusan strategi juga diperlukan pembentukan bisnis proses yang tepat untuk dapat membuat alur yang tepat bagi organisasi yang terbentuk. Dengan adanya bisnis proses untuk menunjang manajemen proyek yang dikembangkan sesuai dengan bertumbuhnya sistem IT yang ada yang mampu membantu perusahaan agar lebih efektif dan efisien dalam mengelola bisnisnya, maka proyek tersebut perlu dikerjakan oleh sumber daya manusia (manajer proyek, dan semua yang aktif berkecimpung di dalam proyek) yang kompeten untuk dapat menyelesaikan proyek yang berkualitas dan sesuai waktu dan biaya yang ditetapkan sebelumnya.
Penyelesaian sebuah proyek harus sesuai dengan kontrak yang dibuat sebelumnya. Pada dasarnya kontrak ini akan berbeda sesuai dengan model manajemen proyek yang digunakan. Saat ini PT Bakrie Telecom, tbk. menggunakan model manajemen proyek non-turnkey, dimana ada model lainnya seperti turnkey dan managed service yang dapat dipilih sesuai kebutuhan perusahaan. Pemilihan model ini akan sangat bergantung dengan struktur organisasi perusahaan dan kemampuan manajemen proyek perusahaan.
Riset ini menggunakan model PMMM (Project Management Maturity Model) sebagai alat bantu menilai kematangan manajemen proyek yang digunakan pada PT Bakrie Telecom, tbk. Dengan menggunakan PMMM dapat dianalisa lima dimensi utama yaitu common language, common processes, singular methodology, benchmarking dan continuous improvement, yang akhirnya akan menghasilkan suatu hasil penilaian yang dapat dianalisa untuk menentukan model manajemen proyek yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan PT Bakrie Telecom, tbk.
Dengan pendekatan studi kasus, maka riset ini akan menunjukkan model yang tepat bagi PT Bakrie Telecom, tbk. yang akan menjadikan bisnis proses didalamnya lebih mudah dan tepat guna.
Key issues : Turnkey, Non-Turnkey, Managed Services, dan Maturity Model
ABSTRACT
Project Management Model Determination: Case Study Approach (PT Bakrie Telecom, tbk.) TENGKU REZA SYAHREZAL
NIM: 29106397
Date graduated from final test : June 6, 2008 Graduation date : July 19, 2008 Master program, Bandung Institute of technology
Counselor: Dr. Ir. Aries Feizal Firman, MBA.
In this globalization era, the enforcement of project management becomes severely more important for telecommunication services providers. Due to the rapid development in IT and telecommunication now days, companies are also forced to have a falsified project strategies in order to counterbalance with these rapid-growth happening in our society. Forming a proper business process is another crucial factor which will stand as the guideline of shaping a proper path for the organization as well as to affirm project management that will help the company to become more effective and efficient in persisting their business. Project management itself, evolving side –by-side with the IT system evolution. Having said so, this project demands highly competence human resources (project manager and all staff that related to the project) to dealt with the project with quality and accomplished the project punctually in timing and precisely on budgeting, as they were agreed previously.
The accomplishment of a project abides by the previous contract made. The type of the contract chosen depends on the project management model applied. At present, PT Bakrie Telecom, tbk. is using a non-turnkey project management model amongst the model choices of turnkey and managed service. The model preference will most likely dependable towards the company’s organization structure and project management capability.
This research is utilizing the PMMM (Project Management Maturity Model) as an assisting instrument in order to gain few judgments towards the falsification of the project management implemented in PT Bakrie Telecom, tbk.With PMMM, we can analyze five core dimension which are: common language; common processes; singular methodology; benchmarking and continuous improvement which will precede to a result value that can be analyze in order of determining which project management model that would be properly best-suited PT Bakrie Telecom, tbk. requirements.
With the case study approach, this research will establish the rectify model for PT Bakrie Telecom, tbk. which will construct the ongoing business process within to become even more efficient and effective.
Key issues : Turnkey, Non-Turnkey, Managed Services, and Maturity Model
PENENTUAN MODEL MANAJEMEN PROYEK: Pendekatan Studi Kasus (PT Bakrie Telecom, tbk)
Oleh:
TENGKU REZA SYAHREZAL NIM: 29106397
Program Studi Manajemen Administrasi Bisnis Sekolah Bisnis dan Manajemen
Institut Teknologi Bandung
Menyetujui
Pembimbing Akademik:
KATA PENGANTAR
Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas semua berkat dan pimpinanNya, sehingga periset dapat menyelesaikan laporan proyek akhir mengenai penentuan model manajemen proyek dengan pendekatan studi kasus (PT Bakrie Telecom, tbk). Laporan Proyek Akhir ini disusun sebagai salah satu persyaratan kurikulum pendidikan di Magister Administrasi Bisnis (MBA), Institut Teknologi Bandung.
Periset menyadari dalam penyusunan laporan proyek akhir ini masih banyak kekurangan dan ketidaksempurnaan. Hal ini disebabkan keterbatasan kemampuan, pengetahuan dan pengalaman periset. Untuk itulah dengan kerendahan hati periset sangat menghargai kritik dan saran yang membangun. Periset berharap laporan proyek akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak dan dapat dilakukan riset selanjutnya berdasarkan laporan proyek akhir ini.
Dalam kesempatan ini, periset ingin mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu, membimbing, mendorong, memberi semangat dan mendoakan selama periset melakukan penelitian dan menyusun laporan proyek akhir hingga dapat terselesaikan dengan baik. Ucapan terima kasih tersebut ditujukan kepada :
1. Bapak Dr. Ir. Aries Feizal Firman, MBA., selaku dosen pembimbing utama dan Bapak Harimukti Wandebori, MBA, Ph.D., selaku dosen pembimbing kedua yang dengan kesabarannya memberikan bimbingan, pengarahan dan bantuan di sela-sela kesibukannya.
2. Seluruh Fasilitator dan pengajar MBA, ITB. Terima kasih untuk pembelajaran dan pengalaman dengan proses yang sangat berarti selama perkuliahan.
3. Pimpinan dan staf Program MBA, ITB.
4. Pimpinan dan staf Perpustakaan MBA dan SBM ITB. Ibu Rika dan Minar, Terima kasih untuk persahabatan dan kebersamaan.
5. Bapak John Welly, Bapak Rudy Bekti, Bapak Dermawan Wibisono, sebagai nara sumber wawancara dari pakar akademisi.
6. Bapak Achmad Setyawan, sebagai pembimbing lapangan, Terima kasih untuk kesempatan dan bimbingan selama penulis melaksanakan penelitian di PT Bakrie Telecom, tbk.
7. Bapak Martayedo Idris, Bapak Supariyadi, Ibu Yulia, dan Bapak Yusron Hakim, sebagai nara sumber dari PT Bakrie Telecom, tbk.
8. Bapak Ir. Bambang B., MT., Bapak Erras Hermawan, ST, MT., Bapak Zaki dari NEC, dan Bapak Anton dari Huawei Telecommunication sebagai nara sumber wawancara dari pakar praktisi.
Yang terakhir dan terpenting,
1. Kedua Orang Tuaku, Terima kasih untuk doa yang tiada henti. Proyek Akhir ini kudedikasikan untuk Kalian.
2. Keluarga besar H. M. Khambali T. S., SH., atas doa dan kesabarannya.
3. Istriku tercinta Nurul Shakuntala Murti, SIP. Yang selalu menemani dan memberi semangat, juga untuk anak-anakku tercinta Tengku Khairan Syahrashad. dan Cleo Reizzelv, terimakasih atas cinta kasih kalian.
4. Rekan-rekan MBA ITB, Angkatan 36 Terima kasih untuk bantuan, dukungan dan persabatan selama perkuliahan, serta angkatan lainnya yang memberikan masukan secara langsung ataupun tidak langsung.
Semoga Tuhan melimpahkan berkah-Nya kepada semua pihak yang telah banyak membantu selama masa penelitian dan penyusunan riset ini. Akhir kata periset berharap hasil riset ini dapat berguna bagi semua pihak yang membutuhkan. Apabila terdapat saran atau perntanyaan dapat menghubungi periset pada alamat email tengku.reza@gmail.com.
Bandung, Juni 2008
Periset
DAFTAR ISI Halaman HALAMAN SAMPUL i HALAMAN PENGESAHAN ii ABSTRAK iii ABSTRACT iv KATA PENGANTAR v
DAFTAR ISI vii
DAFTAR TABEL x
DAFTAR GAMBAR xi
DAFTAR GRAFIK xiv
DAFTAR PERSAMAAN KATA xv
DAFTAR LAMPIRAN xvii
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Riset 1
1.2. Profil Perusahaan 5
1.2.1. Sejarah Perusahaan 6
1.2.2. Visi, Misi, dan Values Perusahaan 8
1.2.3. Struktur Organisasi 9
1.3. Lingkup Bidang Usaha 11
1.3.1. Teknologi 12
1.3.2. Keunggulan Bakrie Telecom 13 1.3.3. Kelemahan Bakrie Telecom 14
1.3.4. Target Perusahaan 15
1.3.5. Tantangan Bisnis 16
1.4. Tujuan Riset 18
1.5 Ringkasan Metode Riset 18
1.6. Cakupan Riset 19
1.7. Struktur Riset 20
BAB II STUDI LITERATUR DAN LANDASAN TEORI
2.1. Definisi Project Management 22
2.1.1. Turn Key Project 24
2.1.2. Non-Turn Key Project 27
2.1.3. Managed Services 28
2.2. Sejarah Maturity Model pada Management Project 33 2.2.1. Project Management Maturity Model (PMMM) 35 2.2.2. Organization Project Management Maturity Model (OPM3) 38 2.2.3. Portfolio, Programme, and Project Management Maturity Model
(P3M3) 42
2.2.4. PRINCE2 Maturity Model (P2MM) 44
2.3. Studi Literatur Awal 45
BAB III METODOLOGI
3.1. Conceptual Framework 60
3.2. Keuntungan Menggunakan Maturity Model Dalam Manajemen Proyek 61 3.3. Penggunaan PMMM Pada Manajemen Proyek Bakrie Telecom 63 3.4. Teknik Pengumpulan Data 64 3.5. Rencana Analisa Data Menggunakan Triangulation 65
BAB IV STUDI KASUS
4.1. Analisa Hasil Assessment 67
4.1.1 Analisa Dimensi PMMM 67 4.1.1.1 Analisa Dimensi Common Language 67 4.1.1.2 Analisa Dimensi Common Processes 75
4.1.1.3 Analisa Dimensi Singular Methodology 83 4.1.1.4 Analisa Dimensi Benchmarking 99
4.1.1.5 Analisa Dimensi Continuous Improvement 108
4.1.1.6 Analisa Resiko 117
4.1.2. Analisa Kesenjangan 120
4.2. Analisa Penggunaan Model Manajemen Proyek 121 4.3. Preliminary Model dengan Variabel dan Dimensi 122
4.4. Pilot Case 125
4.5. Revisi Model Pilot Case 127
4.6. Case Final 131
BAB V ANALISA TEMUAN
5.1. Analisa Pattern Matching 134 5.2. Studi Literatur Pendukung 139 5.2. Model Akhir (Emerging Model) 150
BAB VI KESIMPULAN DAN REKOMENDASI
6.1. Kesimpulan 153
6.2. Kontribusi dan Implikasinya Terhadap Riset dan Prakteknya 155
6.3. Keterbatasan Riset 157
6.4. Rekomendasi Riset Selanjutnya 157
DAFTAR PUSTAKA xviii
LAMPIRAN xxii
DAFTAR TABEL
Tabel I.1. Operator telekomunikasi di Indonesia 3
Tabel II.1. Perbedaan opsi kontrak Public-Private Partnership 32 Tabel II.2. Tingkatan maturity pada P3M3 43 Tabel II.3. Perbedaan mendasar antara P2MM dan P3M3 45 Tabel II.4. Sumber konflik utama dan rekomendasi untuk meminimalkan
konsekuensi disfungsional 49
Tabel II.5. Perbedaan karakteristik eTOM dan ITIL 52 Tabel II.6. Harapan perubahan pada fokus model bisnis 56
Tabel IV.1. Hasil analisa tingkat 1PMMM dari BTEL 73 Tabel IV.2. Hasil analisa tingkat 2 PMMM dari BTEL 81 Tabel IV.3. Hasil analisa tingkat 3 PMMM dari BTEL 96 Tabel IV.4. Perbedaan antara Project Office dengan Center Of Excellence 104 Tabel IV.5. tingkat resiko pada PMMM 117 Tabel IV.6. Variabel-variabel dari model manajemen proyek 122 Tabel IV.7. Keuntungan dari penggunaan model turnkey dibandingkan
dengan model lainnya di BTEL 133
Tabel V.1. Pattern matching antara variabel proyek turnkey dengan kemampuan
BTEL 135
DAFTAR GAMBAR
Halaman Gambar I.1. Milestones PT Bakrie Telecom, Tbk 8 Gambar I.2 Struktur organisasi manajemen tingkat atas dari Bakrie Telecom 10 Gambar I.3 Struktur organisasi PT Bakrie Telecom, tbk. khusus bagian
Network Services 11
Gambar I.4. Life cycle dari sebuah proyek 20
Gambar II.1 Variabel utama dalam sebuah manajemen proyek 22 Gambar II.2. Hubungan antara sebuah proyek dengan para stakeholders. 23 Gambar II.3. Aplikasi model-model managed services sesuai dengan tingkat
resiko 29
Gambar II.4 Aplikasi model-model managed services sesuai dengan
kepemilikan proyek 30
Gambar II.5. Efek keakuratan dari hasil pembelajaran 35 Gambar II.6. Perencanaan strategi dasar perusahaan 36 Gambar II.7. 5 tingkatan dari Project Management Maturity Models 37 Gambar II.8. OPM3 menjembatani jurang diantara strategi perusahaan
dan kesuksesan sebuah proyek 39 Gambar II.9. Elemen dasar dari OPM3: Knowledge, Assesment dan Improvement 39 Gambar II.10. Lingkaran Proses dari penggunaan OPM3 40 Gambar II.11. Konstruksi proses dari OPM3 41 Gambar II.12 Organizational Project Management Maturity meningkat
sesuai kematangannya dalam manajemen proyek 42 Gambar II.13. Proses PMO dalam berorganisasi 48 Gambar II.14. Siklus culture shock 49 Gambar II.15. TOM sebagai model bisnis proses 53
Gambar II.16. Perkembangan teknologi sistem Informasi dan komunikasi yang
berlipat 54
Gambar II.17. Framework dari penggunaan proses end-to-end dari Etom 55 Gambar II.18. Sebuah hirarki dari sistem 58 Gambar II.19. Pentingnya sebuah sistem didalam organisasi 58
Gambar III.1 Conceptual Framework riset studi kasus 60 Gambar III.2. Manajemen proyek yang kompetitif 62 Gambar III.3. Pelaksanaan Proyek Jaringan Telekomunikasi 63
Gambar IV.1. Total Quality Management Framework. 70 Gambar IV.2. Siklus kehidupan pada project management maturity tingkat 2 76 Gambar IV.3. Beberapa komponen untuk memiliki kemampuan bertahan hidup 78 Gambar IV.4. The Hexagon of excellent dari karakteristik metodologi tunggal 85 Gambar IV.5. Proses-proses yang secara total terpisah 86 Gambar IV.6. Proses-proses yang terintegrasi secara total 87 Gambar IV.7. Langkah untuk membentuk strategi perubahan 88 Gambar IV.8. Proses-proses yang terintegrasi pada era abad ke-21 89
Gambar IV.9. konsep benchmarking 102 Gambar IV.10. Kesempatan-kesempatan dalam meningkatkan proses-proses
yang ada secara kuantitatif 106 Gambar IV.11. Kesempatan-kesempatan dalam meningkatkan proses-proses
yang ada secara kualitatif 107 Gambar IV.12. Faktor-faktor yang mendukung continuous improvement 110 Gambar IV.13. Lima tingkatan dari maturity 113 Gambar IV.14. Opsi struktur matriks organisasi BTEL 126 Gambar IV.15. Opsi struktur organisasi BTEL akhir 132
Gambar V.1. 4 jenis budaya korporat berdasarkan formalisasi dan sentralisasi 139 xii
Gambar V.2. Struktur organisasi tradisional 140 Gambar V.3. Pembagian struktur organisasi manajemen proyek berdasarkan
departemen 141
Gambar V.4. Struktur orgasisasi line-staff 141 Gambar V.5. Struktur organisasi murni berdasarkan produk 142 Gambar V.6. Organisasi matriks murni 142 Gambar V.7. Modifikasi organisasi matriks 143 Gambar V.8. Klasifikasi biaya 144 Gambar V.9. Aplikasi outsourcing didalam organisasi 146 Gambar V.10. Kategori dari dokumen prosedur didalam work breakdown
structure 147
Gambar V.11. Sebuah contoh aplikasi EAI middleware menghubungkan
beberapa sistem informasi bisnis didalam perusahaan 148 Gambar V.12. Proses yang berjalan dalam model manajemen proyek DN&C 149
Gambar V.12. Emerging struktur organisasi BTEL dan hubungannya dengan
vendor 151
DAFTAR GRAFIK
Grafik I.1. Blended ARPU industri telekomunikasi Indonesia tahun 2005 14
Grafik IV.1. Hasil penilaian PMMM tingkat 1 pada 3 region di BTEL 74 Grafik IV.2. Hasil penilaian PMMM tingkat 2 pada 3 region di BTEL 84 Grafik IV.3. Hasil penilaian PMMM tingkat 3 pada 3 region di BTEL 98 Grafik IV.4. hasil penilaian PMMM tingkat 5 pada region Jakarta di BTEL 116
DAFTAR PERSAMAAN KATA
Benchmarking Sebuah usaha peningkatan kinerja, proses yang sistematis dan berkelanjutan melalui evaluasi produk, jasa dan proses kerja dengan
melakukan perbandingan terhadap perusahaan lain. BOO Singkatan dari Build-Own-Operate
BOT Singkatan dari Build-Operate-Transfer BOOT Singkatan dari Build-Own-Operate-Transfer BTO Singkatan dari Build-Transfer-Operate B(L/O)T Singkatan dari Build-Lease/Own-Transfer CMM Singkatan dari Capability Maturity Model
COE/PO Singkatan dari Center of Excellence/ Project Office EPM Singkatan dari Enterprise Project Management
eTOM Singkatan dari enhanced Telecom Operations MAPTM, yaitu sebuah katalog standar dari beberapa kategori elemen proses dan sebuah
framework proses perusahaan untuk industri ICT.
ICT Singkatan dari Information Communication Technologies.
ITIL Singkatan dari Information Technology Infrastructure LibraryTM , yaitu sebuah panduan yang bukan merupakan standar untuk manajemen layanan IT/ICT
Managed services Sebuah model manajemen proyek yang ditangani secara keseluruhan dari persiapan, pembangunan hingga operasional proyek oleh sebuah kontraktor utama untuk seluruh penyelesaian proyek dan
berhubungan sebagai partner dengan pemilik proyek MBNQA Singkatan dari Malcolm Balridge National Quality Award Non-Turnkey Sebuah model manajemen proyek yang ditangani oleh beberapa kontraktor dan supplier dipetunjuk pemilik proyek untuk seluruh penyelesaian proyek
Pattern Matching Sebuah metode mencocokkan hasil riset dengan beberapa variabel. xv
PMBOK Project Management Book of Knowledge, merupakan standar penanganan manajemen proyek yang dibuat oleh Project
Management Institute Inc. dari Amerika Serikat. PMO Singkatan dari Program/ Project Management Office PPP Singkatan dari Public-Private Partnership
PRINCE Merupakan standar penanganan manajemen proyek yang dibuat oleh OGC dari Inggris.
P1M3 Kata lain dari PMMM, singkatan dari Project Management Maturity Model
P2M3 Singkatan dari PRINCE Project Management Maturity Model P3M3 Singkatan dari Portfolio, Programe, & Project Management Maturity Model
OPM3 Singkatan dari Organization Project Management Maturity Model QoS Singkatan dari Quality of Services
Triangulation Sebuah metode penguatan hasil pencarian dan penemuan data TQM Singkatan dari Total Quality Management
Turnkey Sebuah model manajemen proyek yang ditangani oleh sebuah kontraktor utama untuk seluruh penyelesaian proyek
DAFTAR LAMPIRAN Halaman Lampiran A i Lampiran B ii Lampiran C iii xvii
