Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com 1
MODUL 1
ARSIP DAN KEARSIPAN
A.Pengertian Arsip dan Kearsipan
1. Pengertian Arsip
Secara etimologi (asal usul kata), kata “Arsip” berasal dari :
a) Bahasa Yunani, yaitu archium artinya peti untuk menyimpan sesuatu.
b)Bahasa Inggris, yaitu archieve artinya kumpulan warkat, record artinya
catatan dan file artinya sekumpulan informasi/warkat.
c) Bahasa Belanda, yaitu archief artinya warkat.
d)Bahasa Jerman, yaitu archivalen artinya warkat.
Pengertian arsip menurut beberapa ahli adalah sebagai berikut :
a) Menurut S. Muller (1848-1992), J.A Feith (1858-1913) dan R. Fruin
(1857-1995) menyatakan bahwa “Archief” adalah segenap dokumen
tertulis, gambar dan bahan cetakan yang secara resmi diterima atau
dihasilkan oleh suatu badan administratif atau oleh salah seorang pejabatnya
dan sebegitu jauh dokumen-dokumen ini dimaksudkan untuk tetap berada
dalam pemeliharaan badan-badan atau pejabat yang bersangkutan.
b)Menurut Sir Hilary Jenkinson (1922) menyatakan bahwa Archives adalah
dokumen yang disusun atau digunakan selama transaksi administratif dan
eksekutif (pemerintah atau swasta) yang membentuk sebagian dan
kemudian dipelihara di tempat pemeliharaan guna infomasi mereka oleh
orang-orang yang bertanggung jawab atas transaksi itu dan penggantinya
yang sah.
c) Menurut The Liang Gie menyatakan bahwa arsip adalah kumpulan warkat
yang disimpan secara teratur, berencana dan mempunyai suatu kegunaan
agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
Sedangkan pengertian arsip menurut UU RI No. 43 Tahun 2009,
bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga
Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com 2 perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara.
Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa Arsip adalah
kumpulan dokumen atau rekaman informasi dari aktivitas dan kegiatan
organisasi yang kemudian disimpan dan dipelihara untuk digunakan dalam
proses perencanaan, pelaksanaan serta pengawasan suatu organisasi.
Surat/warkat dapat disebut sebagai arsip jika memenuhi syarat-syarat
berikut :
1)Mempunyai arti.
2)Mempunyai Kegunaan.
3)Disimpan dengan teratur.
2. Pengertian Kearsipan
Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau
pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha (instansi)
pemerintah maupun badan usaha swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan
yang berhubungan dengan penyampaian warkat atau surat dan dokumen
kantor lainnya. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya
kegiatan organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan
bagi anggota organisasi.
Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan,
pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan dan penyimpanan warkat menurut
sistem tertentu, sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan
mudah.
Menurut The Liang Gie dalam kamus Administrasi Perkantoran
dijelaskan beberapa pengertian kearsipan yang diuraikan seperti dibawah ini :
1)Penyimpanan warkat (filling) merupakan kegiatan warkat-warkat dalam
suatu tempat secara tertib menurut system, susunan dan tata cara yang telah
ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan
dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari
Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com 3 2)Sistem penyimpanan warkat (filling system)adalah rangkaian tata cara yang
teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga
bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara
tepat.
Menurut Ensiklopedia Administrasi, istilah kearsipan dimiliki
pengertian sebagai berikut :
1)Penyimpanan warkat (filling) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang
berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila
diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
2)Sistem penyimpanan warkat (filling system) adalah suatu rangkaian tata cara
yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat
sehingga bila diperlukan lagi warkat itu dapat ditemukan kembali secara
cepat.
Berdasarkan beberapa definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa
kearsipan adalah proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari
penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu,
menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharaan,
penyusutan dan pemusnahan arsip.
B.Karakteristik Arsip
Arsip memiliki karakter yang disebut karakteristik arsip, dimana
karakteristik tersebut dapat membedakan kualitas arsip, karakteristik arsip
tersebut antara lain :
1)Otentik, arsip merupakan informasi melekat pada wujud aslinya (kecuali
arsip elektronik), meliputi isi, struktur dan konteks. Arsip memiliki informasi
mengenai waktu dan tempat arsip diciptakan/diterima, memiliki arti/makna
yang merefleksikan tujuan dan kegiatan suatu organisasi, memberikan
layanan bahan bukti kebijaksanaan, kegiatan dan transaksi organisasi
penciptanya.
2)Legal, arsip yang diciptakan sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas
dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan
Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com 4 3)Unik, arsip tidak dibuat massal atau digandakan, arsip berbeda dengan buku,
jurnal dan bahan publikasi lainnya. Arsip menurut konteksnya, arsip
memiliki kronologi yang unik selalu merupakan satu-satunya produk.
Adapun copy (duplikasi), arsip memiliki arti yang berbeda baik untuk
pelaksanaan kegiatan maupun bagi staf/pejabat yang berwenang dengan
kegiatan tersebut.
4)Reliable, keberadaan arsip dapat dipercaya sehingga dapat dipergunakan
sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan.
C. Fungsi Arsip
Kearsipan bagi organisasi merupakan salah satu unsur penunjang yang
penting bagi kegiatan operasional. Melalui kearsipan, informasi dan data otentik
dapat diperoleh dengan cepat dan tepat. Perkembangan organisasi dapat dilihat
dari arsip yang tersimpan. Kearsipan berfungsi untuk :
1)Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
2)Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
3)Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis.
4)Dapat dijadikan bahan dokumentasi.
5)Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya.
6)Sebagai alat pengingat.
7)Sebagai alat penyimpanan warkat.
8)Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan.
9)Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan
kebijaksanaan organisasi.
D.Jenis - Jenis Arsip
Arsip dapat digolongkan atas beberapa jenis atau macam tergantung
dari sisi peninjauannya, yaitu :
1. Berdasarkan Fungsinya Arsip
a) Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
proses penyelenggaraan administrasi suatu organisasi.
• Arsip Dinamis Aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung
Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com 5
• Arsip Dinamis Inaktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya dalam
penyelenggaraan administrasi organisasi sudah berkurang.
b)Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak aktif dipergunakan dalam
penyelenggaraan administrasi organisasi. Arsip statis diperlukan hanya
sebagai pertanggungjawaban dan untuk bahan penelitian saja (bukti
historis). Biasanya arsip statis berfungsi sebgai bahan informasi dan
tersimpan di Arsip Nasional.
2. Berdasarkan Nilai Guna Arsip
a) Nilai Guna Primer, yaitu nilai guna untuk kepentingan instansi/pencipta
atau yang menghasilkan arsip.
• Nilai Guna Administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada
kegunaan untuk pelaksanaan tugas fungsi lembaga/instansi pencipta
arsip.
b)Nilai Guna Sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip
sebagai kepentingan lembaga/instansi lain dan atau kepentingan umum
diluar instansi pencipta arsip serta kegunaannya sebagai bukti
pertanggungjawaban kepada masyarakat/nasional.
• Nilai Guna Pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan
keterangan yang dapat dipergunakan untuk menjelaskan tentang
bagaimana lembaga/instansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur
fungsinya dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan serta akibat dari
kegiatan tersebut.
• Nilai Guna Informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi
penggunaan berbagai kepentingan penelitian sejarah tanpa dikaitkan
Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com 6 3. Berdasarkan Sifat dan Kepentingannya
a) Arsip Tidak Berguna
b)Arsip Berguna
c) Arsip Penting
d)Arsip Vital
4. Berdasarkan Keasliannya
a) Arsip Asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik,
cetakan printer, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.
b)Arsip Tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam
proses pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak
lain selain penerima dokumen asli.
c) Arsip Salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama
dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.
d)Arsip Petikan, yaitu dokumen yang berisi bagian dari suatu dokumen asli.
5. Berdasarkan Subjek atau Isinya
a) Arsip Kepegawaian
b)Arsip Keuangan
c) Arsip Pemasaran
d)Arsip Pendidikan
6. Berdasarkan Bentuk dan Wujud Fisik, meliputi Surat, Pita Rekaman,
Mikrofilm, Disket dan Compact Disk (CD).
7. Berdasarkan Kekuatan Hukum
a) Arsip Autentik, yaitu arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan
tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip
bersangkutan. Arsip-arsip autentik dapat digunakan sebagai bukti hukum
yang sah.
b)Arsip Tidak Autentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda
tangan asli dengan tinta, arsip ini berupa fotokopi, film, mikrofilm dan jasil
Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com 7
E. Daur Hidup Arsip
Pada hakikatnya manajemen arsip adalah sebuah totalitas sebagai
suatu sistem yang terdiri atas unsur-unsur yang terdiri yang saling berkaitan
sehingga membentuk daur hidup arsip. Dalam Undang-Undang No. 43 tahun 2009
tentang Kearsipan siklus hidup arsip disebutkan meliputi tiga tahap, yaitu :
1. Penciptaan
Penciptaan arsip adalah kegiatan untuk menghasilkan arsip, baik melalui
kegiatan merekam informasi dalam suatu media rekam tertentu untuk
dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan fungsi dan tugas organisasi
maupun kegiatan yang berhubungan dengan pengaturan arsip yang berasal dari
pihak luar (organisasi dan individu). Kegiatan yang termasuk dalam penciptaan
arsip, yaitu desain formulir, manajemen korespondensi dan tata naskah,
manajemen laporan dan manajemen produk hukum.
2. Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip
Penggunaan dan pemeliharaan arsip adalah kegiatan untuk menyajikan atau
pemanfaatan arsip bagi kepentingan organisasi dan kegiatan untuk menjaga
keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip. Yang termasuk
dalam kegiatan penggunaan dan pemeliharaan arsip, yaitu pengurusan surat,
sistem pemberkasan, manajemen arsip aktif, manajemen arsip inaktif, program
arsip vital dan program perawatan. Dalam PP No. 28 tahun 2012, kegiatan
pengelolaan arsip yang termasuk dalam pemeliharaan arsip adalah
pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip dan alih
media arsip.
3. Penyusutan
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip karena frekuensi
penggunaannya sudah menurun atau jarang digunakan dana sudak tidak
bernilai guna. Kegiatan ini dilakukan melalui pemindahan arsip, pemusnahan
arsip dan penyerahan arsip. Yang termasuk ke dalam kegiatan ini antara lain
survey atau inventarisasi arsip, penilaian arsip, jadwal retensi arsip,
pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip dan penyerahan arsip statis ke
