1. Definisi : Sistem dokumentasi adalah keseluruan dari komponen struktur dokumen sistem mutu di Institut Agama Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi sesuai dengan yang dipersyaratkan dalam ISO 9001:2008.
KPM : Kepala Penjaminan Mutu adalah nama lain dari Management Representative yang berfungsi memimpin proses penjaminan mutu dan melaporkan kepada Rektor IAIN STS Jambi.
SPM : Sekretaris Penjaminan Mutu adalah nama lain dari Quality Sistem Control yang berfungsi mengendalikan sistem mutu di Institut Agama Islam Negeri STS Jambi
KSDM : Koordinator Sistem Dokumen Mutu adalah nama lain dari Quality Document System Coordinator yang berfungsi menyusun, menyiapkan dan mengkoordinasikan sistem dokumen mutu di Institut Agama Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi.
KAMI : Koordinator Audit Mutu Internal adalah nama lain dari Quality Internal Audit Coordinator yang berfungsi menyusun, melaksanakan dan mengkoordinasikan audit mutu internal Institut Agama Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi.
2. Tujuan : Untuk mengendalikan struktur dokumentasi system mutu dan mengatur format dan cara pemberian kode dokumen-dokumen tersebut.
3. Ruang Lingkup
: Berlaku untuk semua dokumen system mutu di Institut Agama Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi.
4. Referensi :
4.1 Prosedur Pengendalian Dokumen 4.2 Prosedur Catatan Mutu
4.3 Prosedur Audit Mutu Internal
4.4 Daftar Proses Institut Agama Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi 4.5 Tabel Personil Penyusun Dokumentasi Sistem Mutu
4.6 Undang-Undang No. 12 tahun 2012 tentang pendidikan tinggi Bab III tentang Penjaminan Mutu
4.7 Statuta IAIN Sulthan Thaha Saifuddin Jambi 5. Distribusi : Semua pemegang dokumen terkendali 6. Prosedur :
6.1 Umum
6.1.1 Struktur dokumentasi sistem mutu di Institut Agama Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi terdiri dari :
a. Manual Mutu
b. Wewenang danTanggungjawab (WT) c. Prosedur
d. Instruksi Kerja (IK) dan Formulir
berlakunya dan status revisinya
6.1.3 Dokumen-dokumen di atas dikendalikan sesuai dengan Prosedur Pengendalian Dokumen (In.08-PS-02).
6.1.4 Personil yang bertanggungjawab atas penyusunan dokumentasi sistem mutu sampai dengan pengesahannya adalah sesuai dengan SK Tim Teknis Sistem
Penjaminan Mutu melalui SK Rektor.
6.2 Manual Mutu
6.2.1 Manual Mutu adalah dokumen yang memuat kebijakan dan struktur/garis besar system mutu Institut Agama Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi.
6.2.2 Dokumen Manual Mutu diberi kode In.08-MM kependekan dari Manual Mutu Institut Agama Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi. Manual Mutu minimal berisi:
a. Ruang Lingkup Sistem Manajemen Mutu b. Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu
c. Struktur Organisasi Institut Agama Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi. d. Uraian Wewenang dan Tanggung jawab
e. Kerangka sistem mutu
f. Urutan dan keterkaitan antar proses g. Referensi prosedur terkait
6.2.3 Uraian Wewenang dan Tanggung Jawab adalah dokumen yang berisi tentang informasi kedudukan fungsi dalam organisasi, lingkup kerja, atasan langsung, kualifikasi dan wewenang serta tanggung jawabnya di Institut Agama Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi. Wewenang dan Tanggung Jawab dilengkapi dengan struktur organisasi unit terkait sesuai kebutuhan.
6.2.4 Uraian Wewenang dan Tanggung Jawab diberi kode dokumen sebagai berikut: In.08-WT-XXX-ZZ
In.08 : Kode Institut Agama Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi WT : Kependekan dari Uraian Wewenang danTanggungJawab
XXX : Inisial unit kerja
ZZ : Nomor urut, dimulai dari 01
6.2.5 Dokumen WT disusun oleh Rektor/Dekan/Kepala Biro/Kepala Lembaga-Unit diperiksa oleh KPM dan disahkan oleh Rektor IAIN STS Jambi.
6.2.6 Dokumen WT berisi uraian tentang: o Nama jabatan o Lingkup kerja o Atasan langsung o Kualifikasi o Struktur organisasi o Uraian wewenang o Uraian tanggung jawab o Indikator Keberhasilan
6.3 Prosedur
6.3.1 Prosedur adalah dokumen yang merinci langkah–langkah pelaksanaan system mutu yang sesuai dengan tuntutan ISO 9001 versi 2008, sebagai penjabaran lebih lanjut dari dokumen Manual Mutu yang terdiri dari serangkaian / beberapa aktivitas yang melibatkan berbagai fungsi.
6.3.2 Prosedur diberi kode dokumen sebagai berikut : In.08-JPs-XX-ZZ
In.08 : kode Institut Agama Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi.
JPs : Menunjukkan jenis / kelompok prosedur standar di IAIN Sulthan Thaha Saifuddin Jambi.
: PS = Prosedur standard : PP = Prosedur Perkuliahan : PT = Prosedur Penelitian
: PPM= ProsedurPengabdian pada Masyarakat : PK = Prosedur Kelembagaan
XX : Nomor urut proses dimulai dari 01 ZZ : Nomor urut sub proses, dimulai dari 01 6.3.3 Prosedur terdiri dari :
a. Prosedur Standar (PS): menjelaskan langkah-langkah dan ketentuan yang dijalankan dalam penerapan standar yang dipersyaratkan dalam prosedur standar ISO 9001:2008.
b. Prosedur Perkuliahan (PP): menjelaskan langkah-langkah dan ketentuan yang dijalankan dalam penerapan pembelajaran dalam perkuliahan.
c. Prosedur Penelitian (PT): menjelaskan langkah-langkah dan ketentuan yang dijalankan dalam penerapan penelitian.
d. Prosedur Pengabdian pada Masyarakat (PPM): menjelaskan langkah-langkah dan ketentuan yang dijalankan dalam penerapan pengabdian pada masyarakat. e. Prosedur Kelembagaan (PK): menjelaskan langkah-langkah dan ketentuan yang
dijalankan dalam pengembangan kelembagaan. 6.3.4 Prosedur berisi:
a. Definisi : Menjelaskan arti suatu istilah yang digunakan dalam Prosedur, yang bila tidak didefinisikan dikhawatirkan akan mengakibatkan salah pengertian.
b. Tujuan : Menjelaskan tujuan penerapan Prosedur. c. Ruang Lingkup : Menjelaskan lingkup penerapan Prosedur.
d. Referensi : Menjelaskan dokumen-dokumen lain yang menjadi acuan penerapan Prosedur.
f. Prosedur : Menjelaskan langkah- langkah dan ketentuan yang harus dijalankan dalam penerapan Prosedur.
g. Alur Kerja : Menjelaskan langkah-langkah prosedur dalam bentuk diagram alir/flowchart.
h. Pengecualian [Jika Ada]: Menjelaskan hal-hal terkait yang belum diatur dalam prosedur
i. Lampiran [Jika Ada]: Terdiri dari formulir-formulir, petunjuk pengisian, contoh-contoh atau informasi lain yang dibutuhkan untuk penerapan Prosedur
6.3.5 Dalam menyiapkan Prosedur, SPM dibantu oleh KSDM dan pihak-pihak terkait langsung dengan prosedur yang bersangkutan
6.4 Instruksi Kerja
6.4.1 Instruksi Kerja adalah dokumen yang mengatur secara rinci kegiatan sehari-hari yang menunjang penerapan prosedur dan hanya melibatkan satu fungsi atau satu unit kerja saja.
6.4.2 Instruksi Kerja diberi kode dokumen sebagai berikut: In.08-IK-XXX-ZZ
In.08 : Kode Institut Agama Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi IK : Kependekan dari Instruksi Kerja
XXX : Inisial unit kerja yang menggunakan Instruksi Kerja tersebut ZZ : nomor urut, dimulai dari 01
6.4.3 Instruksi Kerja minimal berisi : a. Lingkup Kerja
b. Keterampilan / Pelatihan yang dibutuhkan [optional] c. Langkah – langkah Kerja
6.5 Formulir
6.5.1 Formulir adalah sarana perencanaan dan pencatatan kegiatan yang dilakukan dalam rangka membuktikan penerapan prosedur dan instruksi kerja atau kegiatan lain yang menunjang penerapan system mutu.
6.5.2 Formulir Sistem Mutu diberi kode sebagai berikut : In.08-FM-KF-UP-xxx/RZ
In.08 : Kode Institut Agama Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi FM : Kependekan dari Formulir Mutu
KF : Inisial kelompok fungsi, yaitu : SM : Standard Mutu PP : Perkuliahan PT : Penelitian
PM : Pengabdian pada Masyarakat KL : Kelembagaan
UP : Nomor Urut Proses
R : Kependekan dari Revisi Z : Nomor revisi, dimulai dari 0
6.5.3 Tanggal berlaku dokumen adalah tanggal mulai diberlakukannya formulir tersebut. Tanggal berlaku formulir ditunjukan pada halaman depan atas setiap master yang dibagikan oleh SPM kepada para pemegang dokumen terkendali (Controlled Copy).
6.5.4 Setiap bagian/unit/lembaga dapat memperbanyak formulir yang ada sesuai dengan kebutuhannya, ukuran kertasformulir dapat bervariasi sesuai kebutuhan dengan catatan kolom- kolom yang ada harus sama urutannya, font dan ukuran fontnya serta mencantumkan kode formulir, kecuali disebutkan khusus dalam dokumen sistem mutu yang terkait.
6.6 Rencana Mutu
6.6.1 Rencana Mutu minimum harus berisi:
a. Nama Kegiatan dalam bentuk urutan proses; b. Indikator;
c. Target; d. Cara Ukur e. Sumber data
f. Waktu Pemeriksaan;
g. Acuan Pemeriksa system mutu.
6.6.2 KPM bertanggungjawab atas penyiapan Rencana Mutu yang dibutuhkan. Rencana Mutu tersebut disiapkan oleh KPM, diperiksa oleh Pembantu Rektor I dan disahkan oleh Rektor. Dalam menyiapkan Rencana Mutu, KPM di bantu SPM dan KSDM serta pihak-pihak terkait sesuai kegiatan-kegiatan yang masuk dalam RencanaMutu yang akan disiapkan.
6.6.3 Rencana Mutu yang telah disahkan, selanjutnya didistribusikan dandikendalikan oleh SPM sesuai dengan Prosedur Pengendalian Dokumen (In.08-PS-02)
6.6.4 Rencana Mutu diberi kode sebagai berikut: In.08-RM-YYY/RZ
.6.DPT)mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmnal, (penelitian dibagi publikasi)nggu)
5555555555555555555555555555555555555555555555555555555 In.08 : Kode Institut Agama Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi RM : Rencana Mutu
YYY : Kode unit (institut, fakultas, lembaga/pusat) R : Revisi
Z : Nomor revisi, dimulai dari 0
6.6.5 Rencana Mutu Institut Agama Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambidituliskan pada formulir Rencana Mutu (In.08-RM-INS/R-0).
6.6.6 Masing-masing unit yang terkait dalam Rencana Mutu bertanggung jawab menyiapkan Instruksi Kerja yang dibutuhkan untuk memenuhi persyaratan dari Rencana Mutu yang telah disetujui.
6.6.7 KPM/SPM bertanggung jawab menjelaskan kepada semua personil yang terkait dalam setiap Prosedur dan Rencana Mutu tentang bagaimana Prosedur / Rencana Mutu tersebut dijalankan untuk menjamin bahwa semua personil terkait telah mengerti kewajiban yang harus mereka lakukan.
7. Lampiran :
7.1 Daftar Proses IAIN STS Jambi In.08-FM-PM-01/R0 7.2 SK Tim Sistem Penjaminan Mutu IAIN STS
Jambi
In.08/R/SK/PP.00.9/344/2013 7.3 Formulir Rencana Mutu In.08-FM-RM-01
Disiapkan Oleh: Pengendali Sistem Mutu
Firza Kurnaiawati A, SE, MM
Disahkan Oleh: Diperiksa Oleh:
Rektor Kepala Perwakilan Manajemen
