27
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Perusahaan 3.1.1. Sejarah Perusahaan
Minhajut Thalibin merupakan pesantren yang berada di Dusun Pungangan, Desa Rancabango, Kecamatan Patokbeusi, Kabupaten Subang, Jawa Barat. Sejarah berdirinya pondok pesantren Minnhajut Thalibin bermula dari pengajian ala rumahan tahun 1970 yang dirintis oleh Ust.M.Romly sebagai guru tunggal pengajian tersebut. Dari Tahun ketahun, jumlah santri yang menimba ilmu kian bertambahbanyak. Para santri bukan hanya dari warga setempatsaja melainkan banyak juga yang berasal dari luar kampung.
Kemudian, pada tahun 1989 seiring pulangnya putra sulung Ust.M.Romly yakni KH.Mahfudz Romly dari pondok pesantren buntet Cirebon, kegiatan pengajian mengalami kemajuan yang signifikan. Selain itu materi pengajian pun ditambah dengan kitab kuning atau kutub al-turats.
Mengingat para santri yang semakin banyak dan belum adanya tempat pengajian yang memadai, akhirnya pada tahun 1994 dengan dukungan masyarakat setempat, KH.Mahfudz Romly mendirikan majlis ta’lim yang diberi nama Majlis Ta’lim Minhajut Thalibin (Jalan Bagi Para Pelajar).
Seiring berjalannya waktu dan bertambahnya santri luar daerah yang mukim dikediaman KH.Mahfudz Romly, akhirnya pada tahun 2000 dibangunlah asrama putri ukuran 15m x 9m x 2 lantai.
Kemudian, pada tahun 2002 Majlis Ta’lim Minhajut Thalibin kembali membangun satu gedung berukuran 17m x 8m x 2 lantai. Sejak saat inilah Majlis Ta’lim Minhajut Thalibin bermetamorfosis menjadi pondok pesantren dengan Nomor Statis Pondok Pesantren (NSPP) 512320816136 dari kementrian agama kabupaten Subang.
Atas perubahan status dari majlis ta’lim menjadi pondok pesantren, maka sejak saat itu kegiatan pendidikan di Minhajut Thalibin semakin berkembang pesat. Demi memenuhi kepentingan legal formal, akhirnya pondok pesantren minhajut thalibin pada tahun 2008 resmi berada dibawah naungan Yayasan Minhajut Thalibin(YAMIN).
Pada tahun 2012 Yayasan Minhajut Thalibin melakukan pengembangan pendidikan yang tadinya hanya menyelenggarakan pendidikan non formal, kemudian berkembang dengan mendirikan SMP(Sekolah Menengah Pertama) yang diberi nama SMP MINHAJUT THALIBIN.
Seiring berkembangnya pondok pesantren dan sekolah, banyak masyarakat dann wali santri yang menginginkan adanya tambahan pendidikan formal. Atas dukungan dan dorongan tersebut, berdirilah SMK MINHAJUT THALIBIN pada tahun 2014. Kedua lembaga formal ini sudah diakreditasi oleh Badan Akreditasi Nasional Sekolah dan Madrasah dengan status B (Baik).
3.1.2. Struktur Organisasi A. Struktur organisasi
Sumber : Pondok Pesantren Minhajut Thalibin Subang (2019) Gambar III.1
Struktur organisasi B. Tugas dan fungsi organisasi
Fungsi organisasi menggambarkan masing-masing fungsi pekerjaan yang digunakan sebagai panduan untuk menilai pekerjaan dalam proses evaluasi.
Adapun tugas pekerjaan masing- masing seksi adalah sebagai berikut: 1. Pimpinan pondok pesantren
a.Memegang kebijakan tertinggi dipondok pesantren. b.Membina organisasi dipondok pesantren
c.Penggerakan disiplin dipondok pesantren secara meluruh
d.Memberikan perizinan santri untuk keluar/masuk pondok pesantren e.Menetapkan/mengesahkan kebijakan dipondok pesantren
f.Memberikan pengarahan kepada pengurus 2. Dewan pengasuh
a.Menjadi konsultan bagi seluruh santri
b.Mensosialisasikan tata tertib dan keadaan pondok pesantren kepada santri/ wali santri baru
c.Mengawasi dan membimbing akhlaq santri 3. Ketua
a.Mengkoordinasikan seluruh kegiatan pondok pesantren b.Memimpin rapat dan mengarahkan kegiatan seksi-seksi c.Mengendalikan dan mengontrol kegiatan dan adminiostrasi d.Menjadi mediator antara santri dan pengasuh
e.Laporan kepada pemimpin setiap bulannya 4. Sekretaris
a.Menyiapkan dan menyediakan peralatan adminitrasi
b.Menyiapkan dan mencatat surat masuk/keluar arsip-arsip dan dokumen pondok pesantren
c.Membuat undangan rapat / lainnya, menyiapkan bahan-bahan rapat dan membuat laporan
d.Menyusun agenda/program kegiatan e.Laporan ke ketua setiap bulannya 5. Bendahara
a. Menyediakan keuangan berdasarkan kebutuhan b. Mendistribusikan keuangan berdasarkan anggaran c. Melihat laporan keuangan dan menyampaikan keuangan d. Mengatur administrasi pondok pesantren
6. Staff pengurus
a. Membantu segala kegiatan yang terjadi dalam pondok pesantren b. Mengatur jadwal kegiatan santri
c. Mengurus dan mengarahkan santri 3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur sistem berjalan administrasi santri yang terjadi pada pondok pesantren minhajut thalibin sebagai berikut:
1. Prosedur pembayaran administrasi santri
Bagian Sekretariat membuat kartu infaq atau kartu sumbangan pembangunan pendidikan(SPP) untuk masing-masing santri setiap tahun ajaran baru. Bagian sekretariat akan memberikan kartu infaq atau kartu sumbangan pembangunan pendidikan(SPP) setiap bulannya kepada masing-masing santri.
Santri yang akan melakukan pembayaran administrasi datang kebagian sekretariat dengan membawa dan menyerahkan kartu infaq atau kartu sumbangan pembangunan pendidikan(SPP). Kemudian bagian sekretariat akan mencatat tanggal, bulan pembayaran dan memberikan paraf atau tanda tangan pada kartu infaq atau kartu sumbangan pembangunan pendidikan(SPP) mencatatnya pada buku administrasi dan memberikan kartu infaq atau kartu sumbangan pembangunan pendidikan(SPP).
2. Prosedur pembuatan laporan
Bagian sekretariat membuat laporan keseluruhan administrasi pendaftaran santri baru yang dilakukan setiap penerimaan santri baru dan pembayaran infaq bulanan
yang dilakukan setiap bulannya. Kemudian dilaporkan kepada bendahara pondok pesantren dan disimpan ke dalam arsip laporan administrasi keuangan.
3.3. Activity Diagram
1. Prosedur pembayaran administrasi spp
Gambar III.1
Activity Diagram Pembayaran Administrasi SPP pembayaran administrasi act Santri Sekretariat Membuat kartu spp Memberikan kartu spp Menerima kartu spp Melakukan pembayaran spp
Menerima kartu pembayaran spp
Melakukan pencatatan pembayaran spp
Catat buku besar Menyerah kartu spp
2. Prosedur pembuatan laporan
Gambar III.2
Activity diagram pembuatan laporan 3.4. Spesifikasi Dokumen Berjalan
Spesifikasi dokumen berjalan pada pondok pesantren minhajut thalibin terdiri dari dokumen masukan (input) dan dokumen keluaran (output) sebagai berikut:
A. Spesifikasi dokumen masukan (input)
Spesifikasi dokumen masukan(input) administrasi santri pada pondok pesantren minhajut thalibin sebagai berikut:
1. Nama Dokumen : Kartu Infaq bulanan / Sumbangan pembangunan pendidikan(SPP)
Fungsi : Untuk memberikan informasi dan mengetahu tagihan pembayaran infaq Sumber : Sekretariat Pembuatan Laporan act Bendahara Sekretariat
Membuat Laporan Kwitansi
Menyerahkan Laporan
Tujuan : Santri
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap terjadi pembayaran infaq
Bentuk : Lampiran A1
B. Rancangan Dokumen Keluaran (Output)
1. Nama Dokumen : Laporan Administrasi pembayaran infaq Fungsi : Sebagai bukti transaksi pembayaran Sumber : Sekretariat
Tujuan : Siswa dan bendahara
Media : Kertas
Jumlah : 2. Lembar
Frekuensi : Setiap terjadi pembayaran infaq Bentuk : Lampiran B.2
3.5. Permasalahan Pokok
Sistem administrasi santri pada pondok pesantren minhajut thalibiun saat ini masih menggunakan media buku (konvensional), pencatatan dan penyimpanan data masih menggunakan pembukuan yang tersimpan tidak terstruktur sehingga menghambat kinerja, waktu yang digunakan tidak efisien yang megakibatkan permasalahan-permasalahan sebagai berikut:
1. Sering terjadi kesalahan-kesalahan dalam proses pengolahan data administrasi pembayaran santri, proses rekapitulasi administrasi pembayaran infaq yang diterima tidak sama dengan keuangan.
2. Kesalahan dalam proses rekapitulasi, pengelompokan administrasi pembayaran infaq mengakibatkan permasalahan terjadi antara keuangan dengan bukti tidak sinkron.
3. Waktu yang dibutuhkan lama untuk proses rekapitulasi dan proses pencarian data, informasi yang dihasilkan beserta laporan-laporan tidak cepat, tidak akurat sehingga menghambat kinerja lembaga yang mengakibatkan waktu yang tidak efisien.
4. Penyimpanan data, dokumen, dan bukti-bukti administrasi santri tidak tersimpan dengan baik, dikkarenakan penyimpanan yang tidak terorganisir dan tidak terstruktur mengakibatkan data-data, bukti-bukti, dan laporan-laporan sering rusak atau hilang.
5. Tidak terorganisirnya jobdesk sehingga pekerjaan banyak yang tidak terkendali karena setiap staff harus memegang semua kendali.
6. Jumlah sdm yang tidak teratur membuat kesalahan dan kekeliruan saat menjalankan tugas.
3.6. Pemecahan Masalah
Berdasarkan permasalahan yang ada pada pondok pesantren minhajut thalibin berikut adalah solusinya:
Menggunakan sistem komputerisasi berbasis web intranet dengan membuat aplikasi khusus untuk mengelola data administrasi santri. Pengolahan data, pencarian data dan penyimpanan data administrasi santri dengan menggunakan sistem terkomputerisasi jauh lebih cepat, lebih efisien, karena didukung dengan perangkat komputer dan aplikasi. Dengan menggunakan bahasa pemrograman aplikasi menggunakan Sublime text editor dengan basis data (database) My Structure Query Language (MySQL) yang berfungsi untuk mempercepat pengerjaan proses rekapitulasi
administrasi pembayaran dan proses pencarian data, informasi yang dihasilkan lebih cepat dan akurat sehingga kinerja pondok pesantren dalam mengolah data lebih efisien dan sesuai dengan yang diharapkan. Perancangan pembuatan aplikasi menggunakan Sublime text editor dengan basis data (database) My Structure Query Language (MySQL) yang berfungsi untuk menyimpan data, dokumen dan bukti-bukti administrasi santri lebih terorganisirdan bukti-bukti laporan tidak ada yang hilang atau rusak.
