Seminar Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Komputer Nusa Mandiri
389
SISTEM INFORMASI SERVICE DAN PENJUALAN SPAREPART MOTOR
YAMAHA PADA PD. ENGGAL JAYA MOTOR CIKARANG BARAT
Hidayat Muhammad Nur
AMIK BSI Bekasi
Jl. Raya Kaliabang No.8, Perwira, Bekasi Utara hidayat.hmm@bsi.ac.id
ABSTRACT — PD. “ENGGAL JAYA MOTOR” adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang jasa perbaikan dan penjualan sparepart sepeda motor khusus Yamaha. Dalam menjalankan usahanya perusahaan tersebut masih menggunakan aplikasi yang bersifat manual seperti Microsoft Excel. Seiring dengan perkembangan zaman, dan meningkatnya kebutuhan masyarakat akan komputer perusahaan tersebut mengalami peningkatan dalam perbaikan sepeda motor Yamaha, dalam hal ini perusahaan perlu menggunakan program perbaikan sepeda motor untuk menjawab kebutuhan untuk mendukung sistem service dan penjualan sparepart agar transaksi dapat berjalan lebih efektif, sehingga pelayanan terhadap pelanggan semakin cepat serta keuntungan perusahaan dapat meningkat. Selain itu aplikasi program service ini adalah suatu langkah yang tepat sehingga kecepatan dan ketetapan penyajian datanya akan berdampak positif terhadap kebijakan yang diambil baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Metode penelitian yang digunakan yaitu metode waterfall. Untuk merancang sistem ini, peneliti membuat rancangan masukan yang berisi: proses form input jenis service, form input jasa mekanik dan form input Customer. Dan rancangan keluaran berisi: laporan data sparepart, laporan terjadinya transaksi dan laporan data customer.
PENDAHULUAN
PD. Enggal Jaya Motor merupakan salah satu usaha yang bergerak di bidang pelayanan jasa service dan penjualan sparepart motor Yamaha. PD. Enggal Jaya setiap harinya mempunyai cukup banyak pelanggan yang datang untuk melakukan service ataupun pembelian sparepart. Rata-rata motor yang diperbaiki dibengkel tersebut kurang lebih 20-25 motor/hari. Untuk libur panjang dan hari besar transaksi service lebih meningkat dibandingkan dengan hari biasa yaitu sekitar 35-40 motor/hari. PD. Enggal Jaya memiliki 7 mekanik yang kompeten dibidangnya masing-masing. Proses bisnis yang dilakukan oleh PD. Enggal Jaya Motor adalah transaksi service dan transaksi penjualan service yaitu apabila pada saat service ada pergantian
sparepart. Berdasarkan riset yang telah peneliti lakukan, peneliti
masih menemukan adanya suatu kegiatan bisnis yang dilakukan secara manual. Meskipun sudah dilakukan dengan menggunakan komputer akan tetapi belum maksimal karena belum terintegrasi dengan menggunakan sistem yang ada, yaitu proses transaksi yang masih dicatat secara manual dan kurang efisien. Begitu juga dengan data pelanggan dan karyawan serta data sparepart yang masih dalam bentuk file excel, juga proses pembuatan laporan masih memakan waktu yang lama dan kurang akurat.
Untuk memecahkan masalah tersebut PD. Enggal Jaya mengharapkan adanya sebuah sistem yang dapat dipergunakan secara optimal dan berguna, sehingga dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Serta mengefisienkan waktu dalam proses pelayanan service dan penjualan sparepart motor di bengkel PD. Enggal Jaya Motor.
Berdasarkan permasalahan terkait Informasi service dan penjualan sparepart motor di bengkel PD. Enggal Jaya Motor, maka rumusan masalah dalam penelitian adalah bagaimana merancang sistem informasi untuk dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Serta mengefisienkan waktu dalam proses pelayanan service dan penjualan sparepart motor di bengkel PD. Enggal Jaya Motor.
Ruang lingkup dalam Penelitian ini membahas tentang sistem service dan penjualan sparepart dengan memberi batasan yang meliputi proses pendaftaran/registrasi, proses service, proses pembayaran dan Proses laporan yang meliputi laporan data stok sparepart, laporan penjualan sparepart dan laporan transaksi service.
BAHAN DAN METODE
A. Konsep Dasar Sistem
Sistem terdiri dari struktur dan proses, struktur sistem merupakan unsur-unsur yang membetuk sistem tersebut, setiap sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar (suprasistem) dan terdiri dari berbagai sistem yang lebih kecil (subsistem).
Konsep dasar sistem terdiri dari dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem yaitu:
1. Pendekatan Sistem yang menekankan pendekatan pada prosedur
Seminar Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Komputer Nusa Mandiri
390
Mendefinisikan suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul, bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
2. Pendekatan Sistem yang menekankan pada komponen
Mendefiniskan sistem sebagai sekumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen atau komponen-komponen merupakan definisi yang lebih luas, karena suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem bagian, komponen-komponen atau subsistem-subsistem dalam suatu sistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan dan sasaran sistem tersebut dapat tercapai.
B. Basis Data
1. Pengertian Basis Data
Basis data secara umum yaitu kumpulan file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan file lain sehingga membentuk suatu bangunan data untuk menginformasikan suatu perusahaan atau instansi dalam batasan tertentu.
Menurut Sukamto dan M.Shalahuddin (2014:43) “Basis data adalah sistem terkomputerisasi yang tujuan utamanya adalah memelihara data yang sudah diolah atau informasi dan membuat informasi tersedia saat dibutuhkan”. Pada intinya basis data adalah media untuk menyimpan data agar dapat diakses dengan mudah dan cepat. Kebutuhan basis data dalam suatu sistem informasi meliputi:
a. Memasukkan, menyimpan dan mengambil data.
b. Membuat laporan berdasarkan data yang telah tersimpan.
2. Microsoft Access
Menurut Westriningsih (2010: 234) Microsoft Access merupakan salah satu aplikasi Microsoft Office yang secara khusus dikembangkan untuk kebutuhan pemograman database. Microsoft Access merupakan program database digunakan untuk pengolahan berbagai jenis data.Microsoft Acces memiliki beberapa komponen yang mendukung akan pembuatan database atau pangkalan data diantaranya table, field, query, form, dan data yang dibutuhkan
C. Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Menurut Sukamto dan M. Shalahuddin (2013:26) “SDLC atau Software Defelopment Life Cycle adalah proses mengembangkan atau mengubah suatu sistem perangkat lunak dengan menggunakan model-model dan metodologi yang digunakan orang untuk mengembangkan sistem-sistem perangkat lunak sebelumnya (berdasarkan best practice atau cara-cara yang sudah teruji baik)”.
Menurut Sukamto dan M. Shalahuddin (2013:26) Tahapan-tahapan yang ada pada SDLC secara global adalah sebagai berikut:
a. Inisiasi (inisiastion)
Tahap ini biasanya ditandai dengan pembuatan proposal proyek perangkat lunak.
b. Pengembangan Konsep Sistem (System Concept Development)
Mendefinisikan lingkup konsep termasuk dokumen lingkup sistem, analisis, manfaat biaya, manajemen rencana dan pembelajaran kemudahan sistem.
c. Perencanaan (Planning)
Mengembangkan rencana manajemen proyek dan dokumen perencanaan lainnya. Menyediakan dasar untuk mendapatkan sumber daya (resources) yang dibutuhkan untuk memperoleh solusi.
d. Analisis Kebutuhan (Requirements Analysis) Menganalisis kebutuhan pemakai sistem perangkat lunak (user) dan mengembangkan kebutuhan user, membuat dokumen fungsional.
e. Desain (Design)
Mentransformasikan kebutuhan detail menjadi kebutuhan yang sudah lengkap, dokumen desain sistem fokus pada bagaimana dapat memenuhi fungsi-fungsi yang dibutuhkan.
f. Pengembangan (Development)
Mengonversi desain ke sistem informasi yang lengkap termasuk bagaimana memperoleh dan melakukan instalasi lingkungan sistem yang dibutuhkan, membuat basis data dan mempersiapkan prosedur kasus pengujian, mempersiapkan berkas atau file pengujian, pengkodean, pengompilasian, memperbaiki dan membersihkan program, peninjauan pengujian.
g. Integrasi dan Pengujian (Integration and Test) Mendemonstrasikan sistem perangkat lunak bahwa telah memenuhi kebutuhan yang dispesifikasikan pada dokumen kebutuhan fungsional. Dengan diarahkan oleh staff penjamin kualitas (quality assurance) dan user, Menghasilkan laporan analisis pengujian.
h. Implementasi (Implementation)
Termasuk pada persiapan implementasi, implementasi perangkat lunak pada lingkungan produksi (lingkungan pada user), dan menjalankan resolusi dari permasalahan yang teridentifikasi dari fase integrasi dan pegujian.
i. Operasi dan Pemeliharaan (Operation and Maintenance)
Mendeskripsikan pekerjaan untuk mengoperasikan dan memelihara sistem informasi pada lingkungan produksi (lingkungan pada user) termasuk implementasi akhir dan masuk pada proses peninjauan.
j. Disposisi (Disposition)
Mendeskripsikan aktifitas akhir dari pengembangan sistem dan membangun data yang sebenarnya sesuai dengan aktifitas user.
D. Teori Pendukung (Tool System)
Peralatan pendukung merupakan alat yang tepat untuk menggambarkan bentuk logika model dari suatu sistem, dimana simbol-simbol, lambang-lambang dan diagram menunjukan secara tepat arti fisiknya.
Seminar Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Komputer Nusa Mandiri
391
Adapun peralatan pendukung tools system yang dimaksud adalah untuk merancang model sistem yang baru contohnya Diagram Alir Data (DAD) dan Kamus Data, ERD, LRS, Pengkodean dan HIPO.
E. Kamus Data (Data Dictionary)
Dalam buku Analis dan Pengembangan Sistem, Kendall & Kendall (2006:333) mengemukakan bahwa “Kamus data adalah suatu hasil referensi data-data (metadata) yang diciptakan oleh penganalisis sistem berdasarkan atas Diagram Alir Data”. Hal ini merupakan hasil dari mengumpulkan dan mengkoordinasikan istilah-istilah data tertentu, mengkonfirmasikan apa arti masing-masing istilah untuk orang-orang yang berbeda didalam suatu organisasi.
Kamus data sangat berguna karena memiliki kapasitas dalam hal referensi silang item-item data, sehingga memungkinkan dilakukannya perubahan-perubahan program terhadap semua program yang berbagi suatu elemen biasa. Selain itu kamus data juga digunakan untuk memvalidasi diagram aliran data dalam hal kelengkapan dan keakuratan, menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file dan mengembangkan logika untuk proses-proses diagram alir data.
F. Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) Adalah alat pemodelan data utama dan akan membantu mengorganisasi data dalam suatu proyek kedalam entitas-entitas dan menetukan hubungan antar entitas-entitas. Proses memungkinkan analis menghasilkan struktur basis data yang baik sehingga data dapat disimpan dan diambil secara efisien.
Menurut Yakub (2012:60): ”ERD merupakan suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan pada sistem abstrak”. ERD juga menggambarkan hubungan antara satu entitas yang memiliki sejumlah atribut dengan menggambarkan antara suatu entitas yang terintegrasi. ERD digunakan oleh perancangan sistem untuk memodelkan data yang nantinya akan dikembangkan menjadi basis data (database). ERD juga merupakan model konseptual yang mendiskripsikan file yang digunakan untuk memodelkan strukutr data serta hubungan antar data.
G. Teknik Pengumpulan Dan Analisa Data
Untuk mendapatkan informasi yang akurat yang mampu menjawab dari rumusan masalah diatas, penelitian menggunakan 2(dua) metode yaitu
a. Metode Pengumpulan Data
1. Observasi Metode pengumpulan data dengan mengadakan pengamatan langsung terhadap suatu obyek dalam suatu periode tertentu dan mengadakan pencatatan secara sistematis tentang hal-hal tertentu yang diamati.
2. Wawancara Pengumpulan data yang dilakukan dengan cara tanya jawab secara langsung dengan owner, kepala bengkel, admistrasi dan yang berhubungan dengan informasi service dan penjualan.
3. Studi Pustaka Yaitu metode pengumpulan data yang dilakukan dengan cara membaca buku–buku, laporan–laporan dan sebagainya yang berhubungan dengan permasalahan terkait
b. Metode pengembangan sistem perangkat lunak 1. Analisa Kebutuhan Software, merupakan tahap awal dimana dilakukan identifikasi masalah, usulan pemecahan masalah dan analisis kebutuhan sistem yang difokuskan untuk pembuatan piranti perangkat lunak.
2. Desain, tahap berikutnya adalah perancangan, pada tahap ini peneliti mulai melakukan pemodelan berdasarkan hasil analisis. Perancangan menentukan bagaimana suatu aplikasi menyelesaikan apa yang harus diselesaikan. Pada tahap ini dilakukan pembuatan model dari aplikasi. Maksud pembuatan model ini adalah untuk memperoleh pengertian yang lebih baik terhadap aliran data dan control, proses-proses fungsional, tingkah laku operasi dan informasi informasi yang terkandung di dalamnya. Proses ini meliputi beberapa hal, yaitu : Entity Relationship Diagram (ERD) dan Logical Record Structure (LRS).
3. Pembuatan Kode (Code Generation), yaitu melakukan penerapan hasil rancangan ke dalam bentuk yang dapat dibaca dan dimengerti oleh komputer. Tahap pengkodean yaitu melakukan penerapan hasil rancangan ke dalam bentuk yang dapat dibaca dan di mengerti oleh komputer. Pada tahap ini hasil dari perancangan mulai diterjemahkan ke dalam bahasa mesin melalui bahasa pemprograman. Pada perancangan pembuatan progam perpustakaan ini menggunakan bahasa pemprogaman terstruktur.
4. Pengujian (Testing), Pada tahap ini dilakukan pengujian masing-masing fitur dan fungsi untuk mengetahui apakah dapat bekerja dengan semestinya. Pengujian dilakukan dengan menguji coba apliksi secara mandiri dan lapangan. Peneliti melakukan testing apakah fitur-fitur aplikasi sudah berjalan dengan semestinya atau tidak. Pengujian yang peneliti lakukan dengan menggunakan metode pendekatan blackbox testing, uji coba blackbox digunakan untuk mendemonstrasikan fungsi software yang dioperasikan
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Prosedur Sistem Usulan
Usulan sistem yang diusulkan tidak mengalami banyak perubahan dari sistem yang berjalan, hanya merubah sistem informasi pelayanan service dan penjualan sparepart yang belum terkomputerisasi menjadi sistem informasi yang terkomputerisasi sehingga dapat mengatasi permasalahan yang sering terjadi pada sistem pelayanan jasa service dan penjualan sparepart yang lama dengan melakukan perubahan prosedur, yaitu pada sistem yang lama data-datanya hanya disimpan dalam bentuk arsip yang tidak tersusun, sehingga memerlukan waktu yang lama untuk mencari data-datanya dan dalam melakukan proses lainnya. Pada sistem yang baru semua
Seminar Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Komputer Nusa Mandiri
392
data-datanya dimasukan kedalam sebuah media penyimpanan sehingga memudahkan dalam proses pencarian data dan dalam melakukan proses lainnya. Berikut adalah gambaran umum sistem yang diusulkan: 1. Proses Input Data Customer
Proses Input Data Customer yaitu customer menunjukkan STNK kepada bagian administrasi. Selanjutnya admin melakukan input data customer kedalam file master data customer.
2. Proses Pembuatan SPK
Admin membuat SPK berdasarkan jenis motor dan keluhan dari customer, berdasarkan keluhan customer dapat diketahui jenis service dan jasa service yang akan digunakan untuk pengajuan perbaikan.
3. Proses Service
Setelah SPK tercetak admin memberikan SPK kepada bagian mekanik, mekanik melakukan proses service berdasarkan SPK yang diterima.
4. Proses penjualan sparepart
Berdasarkan SPK yang diterima mekanik, Proses penjualan sparepart terjadi apabila dalam pelayanan proses service mekanik memerlukan tambahan sparepart, bagian admin melakukan cek stok sparepart dan mengkonfirmasikan kepada mekanik ada atau tidaknya ketersediaan sparepart yang dibutuhkan.
5. Proses Pembayaran
Setelah proses service selesai dilakukan oleh mekanik, kemudian mekanik memberikan SPK yang telah dikerjakan kepada bagian kasir untuk memproses pembayaran. Kemudian customer melakukan transaksi pembayaran, selanjutnya bagian kasir membuat nota service. Nota service dan faktur penjualan sparepart diberikan kepada customer. Copy nota service dan faktur penjualan sparepart diarsipkan.
6. Proses Pembuatan Laporan
Proses Pembuatan laporan merupakan proses terakhir yaitu melaporkan total jasa service dan penjualan sparepart dalam satu bulan yang datanya diambil dari laporan transaksi service dan laporan data penjualan sparepart. Laporan tersebut akan diberikan kepada owner setiap bulannya.
Gambar 1. Diagram Konteks Sistem Usulan
B. ERD
Gambar 2. ERD C. LRS
Seminar Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Komputer Nusa Mandiri
393
KESIMPULAN
Berdasarkan perancangan sistem informasi yang telah disusun dalam Penelitian, maka dapat disimpulkan sebagai berikut:
Pembuatan sistem usulan yang baru dengan menggunakan aplikasi program memberikan kemudahan kepada pihak admin dan pimpinan dalam proses transaksi service dan penjualan sparepart dan untuk mengetahui data-data transaksi beserta laporannya.
Mempercepat waktu transaksi pembayaran, dengan program maka transaksi pembayaran service dan penjualan sparepart menjadi lebih cepat dan akurat serta tidak perlu menuliskan bukti transaksi secara manual, sehingga pelanggan tidak perlu menunggu lama untuk menerima bukti pembayaran.
Untuk mengantisipasi masalah yang timbul dari faktor manusia sebaiknya menggunakan program yang datanya sudah tersimpan didalam database sehingga pengguna hanya menarik data dari database tidak perlu mengetik satu persatu macam-macam barang dan harganya.
REFERENSI
Canon Stefanus R, dkk. 2015. Perancangan Sistem Informasi kepegawaian Kantor Sinode Gereja Masehi Injili di Minahasa. Vol.4.No. 5, ISSN 2301-8402.
Hartono ,Jogiyanto. 2008. Metodologi Penelitian Sistem Informasi. Andi Offset. Yogyakarta
Kurniawan Gede S, dkk.2013. Pengembangan Sistem InformasinAdministrasi Kepegawaian Undiksha berbasis web. Vol.2 No. 5 ISSN 2252-9063. Bali. Mulyanto Agus . 2009. Sistem Informasi Konsep dan
Aplikasi. Pustaka Pelajar. Yogyakarta
Nugroho Adi. 2011. Perancangan dan Implementasi Sistem Basis Data. CV Andi Offset, Yogyakarta.
Oktarina Rina, Deddy Asep.2015.Pengembangan aplikasi kepegawaian kelurahan berbasis web menggunakan unified approach.Vol. 12 No.1 ISSN: 2302 -7339. Jayaraga.Garut
Rian Ariona. 2013. Belajar HTML dan CSS tutorial fundamental dalam mempelajari HTML dan CSS, Bogor.
Saputra, Agus. 2011. Trik dan Solusi Jitu Pemrograman PHP. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo
Solihin Achmad. 2010. Mysql 5 dari pemula hingga makhir. Jakarta: Universitas Budi Luhur.
S Rosa dan Salahuddin M, 2011. Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak (Terstruktur dan Berorientasi Objek), Modula, Bandung.
Stendy B, Sakur., 2010, PHP 5 (Pemrograman Berorientasi Objek) konsep & implementasi, Andi, Yogyakarta. Sutabri Tata . 2012.Analisis Sistem Informasi.Andi.
Yogyakarta.
Zakiyudin, A. 2011, Teori Dan Praktek Manajemen,Mitra Wacana Media, Jakarta.
