Sistem informasi pelayanan jasa servis dan penjualan sparepart di Bengkel Istana Bahana Motor

(1)

Nama : Edo Rizki Purnama Jenis Kelamin : Laki-laki

Tempat & tanggal Lahir : Cianjur, 26 September 1989 Kewarganegaraan : Indonesia

Status : Belum Menikah

Agama : Islam

Telepon : 0856 5906 5907

Alamat : Jln. Nangkasuni No.14 Bandung

Kp Balakang Kulon No.11 RT 04/05 Cipanas. Cianjur

Email : edorizkipurnama@yahoo.co.id

Pendidikan Formal

1995 – 2001 SD Negeri Cipanas V Cianjur 2001 – 2004 SMP Negeri 1 Cipanas Cianjur 2004 – 2007 SMAN 1 Sukaresmi Cianjur

2007 – 2012 Universitas Komputer Indonesia, Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer, Jurusan Manajemen Informatika,

Bandung

Hormat saya,

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

SKRIPSI

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat

Untuk Penyusunan Skripsi Pada Program Studi Sistem Informasi

Oleh :

Edo Rizki Purnama 10507193

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

(7)

v

LEMBAR PENGESAHAN

PERNYATAAN KEASLIAN

ABSTRAK... i

ABSTRACK... ii

KATA PENGANTAR... iii

DAFTAR ISI... v

DAFTAR TABEL... xi

DAFTAR GAMBAR... xii

DAFTAR SIMBOL... xvi

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penelitian... 1

1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah... 3

1.2.1 Identifikasi Masalah... 3

1.2.2 Rumusan Masalah...4

1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian...4

1.3.1 Maksud Penelitian...4

1.3.2 Tujuan Penelitian...5

(8)

1.4.1 Kegunaan Praktis... 5

1.4.2 Kegunaan Akademis...6

1.5 Batasan masalah... 6

1.6 Lokasi dan Waktu Penelitian... 7

BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Landasan Teori…... 8

2.2 Konsep Dasar Sistem... 8

2.2.1 Bentuk Umum Sistem... 9

2.2.2 Karakteristik Sistem... 9

2.2.3 Model Sistem………... 11

2.3 Konsep Dasar Informasi... 11

2.3.1 Pengertian Informasi……... 12

2.3.2 Siklus Informasi…..……... 12

2.3.3 Karakteristik Informasi……... 13

2.3.4 Nilai Informasi……….……... 14

2.3.5 Pengertian Sistem Informasi…... 15

2.4 Konsep Sistem Informasi... 15

2.4.1 Pengertian Penjualan……... 15

2.4.2 Pengertian Jasa Servis……... 16

2.4.3 Pengertian Sparepart……... 16

2.5 Perancangan Sistem ... 16

(9)

2.5.2 Diagram Konteks………... 17

2.5.3 DFD (Data Flow Diagram) ... 17

2.5.4 Kamus Data………..……... 17

2.6 Perancangan Database... 18

2.6.1 Normalisasi………... 19

2.6.2 Entity Relationship Diagram (ERD)... 20

2.7 Sejarah Singkat SQL Server 2000... 21

2.8 Sejarah Singkat Visual Basic 6.0... 22

Bab III OBJEK DAN METODE PENELITIAN 3.1 Objek Penelitian... 24

3.1.1 Sejarah Perusahaan... 24

3.1.2 Visi Misi Bengkel Istana Bahana Motor Cianjur... 25

3.1.2.1 Visi………... 25

3.2.2.2 Misi………... 25

3.1.3 Struktur Organisasi …………... 25

3.1.4 Deskripsi Tugas... 26

3.2 Metodologi Penelitian... 27

3.2.1 Desain Penelitian... 27

3.2.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data... 28

3.2.2.1 Sumber Data Primer... 28

3.2.2.2 Sumber Data Sekunder... 29

(10)

3.2.3.1 Metode Pendekatan Sistem... 29

3.2.3.2 Metode Pengembangan Sistem... 30

3.2.3.3 Alat Bantu Analisis dan Perancangan... 32

3.2.4 Pengujian Software... 35

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN 4.1 Analisis Sistem yang Berjalan... 37

4.1.1 Analisis Dokumen... 37

4.1.2 Analisis Prosedur Sistem yang sedang berjalan... 39

4.1.2.1Flowmap... 39

4.1.2.1.1Prosedur Sistem informasi penjualan Sparepart... 38

4.1.2.1.2Prosedur Pelayanan Servis Motor... 42

4.1.2.2 Diagram konteks... 45

4.1.2.3Data Flow Diagram... 45

4.1.2.3.1 DFD Penjualan Sparepart dan Pelayanan Servis yang sedang berjalan... 46

4.1.3 Evaluasi Sistem Yang Berjalan... 47

4.2 Perancangan Sistem... 48

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem... 48

(11)

4.2.3 Perancangan Prosedur yang Diusulkan... 49

4.2.3.1 Diagram Kontek Usulan... 53

4.2.3.2. Data Flow Diagram Usulkan... 53

4.2.3.3. Kamus Data………... 56

4.2.4. Perancangan Basis Data... 61

4.2.4.1. Normalisasi... 61

4.2.4.2. Relasi Tabel... 63

4.2.4.3. Entity Relationship Diagram... 64

4.2.4.4. Struktur File... 64

4.2.4.5. Kodefikasi……… 69

4.2.5 Perancangan Antar Muka... 70

4.2.5.1. Struktur Menu... 71

4.2.5.2. Perancangan Input... 72

4.2.5.3. Perancangan Output... 79

4.2.6 Perancangan Arsitektur Jaringan... 81

BAB V IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM 5.1. Implementasi... 83

5.1.1. Batasan Implementasi (optional)... 83

5.1.2. Implementasi Perangkat Lunak... 83

(12)

5.1.4. Implementasi Basis Data (Sintaks SQL)... 84

5.1.5. Implementasi Antar Muka... 90

5.1.6. Implementasi Instalasi Program... 92

5.1.7. Penggunaan Program... 97

5.2. Pengujian... 104

5.2.1. Rencana Pengujian... 104

5.2.2. Kasus dan Hasil Pengujian... 105

5.2.3. Kesimpulan Hasil Pengujian... 113

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN 6.1 Kesimpulan... 114

6.2 Saran... 115

DAFTAR PUSTAKA

(13)

Abdul Kadir, 2002 . Pengembangan Sistem Informasi. Andi . Yogyakarta

Fathansyah. 2007 . Basis Data. Informatika. Bandung

Jogiyanto. 2005. Analisis dan Design. Andi . Bandung

Dede Sopandi. 2008. Instalasi dan Konfigurasi Jaringan Komputer.

Informatika. Bandung

Pressman, Roger S, 2002, Rekayasa Perangkat Lunak Pendekatan Praktisi (

BUKU SATU ), Andi, Yogyakarta.

http://id.wikipedia.org/wiki/Visual_Basic/ 13 Desember 2011.

(14)

iii

dengan judul “SISTEM INFORMASI PELAYANAN JASA SERVIS DAN

PENJUALAN SPAREPART MOTOR DI BENGKEL RESMI YAMAHA

ISTANA BAHANA MOTOR CIANJUR“ tepat pada waktunya.

Pada kesempatan ini penulis juga ingin mengucapkan terima kasih pada semua

pihak yang telah memberikan bantuan, dorongan, semangat, perhatian dan bimbingan

kepada kami :

1. Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc. selaku Rektor Universitas Komputer

Indonesia.

2. Prof. Dr. H. Denny Kurniadie., Ir., M.sc selaku Dekan Fakultas Teknik dan

Ilmu Komputer Unikom.

3. H. Dadang Munandar, S.E., M.Si, selaku Ketua Program Studi Sistem

Informasi.

4. Lusi Melian, Selaku Wali Kelas Jurusan Manajemen Informatika, Mi-5 Tahun

2007

5. Imelda, S.T., M.T. sebagai Dosen Pembimbing yang telah berkenan

meluangkan waktu guna membimbing, mengarahkan, dan memberi petunjuk

(15)

6. Bapak Donie sebagai pemilik bengkel yang memperbolehkan penelitian ini di

Bengkel Resmi Yamaha Istana Bahana Motor Cianjur.

7. Seluruh Dosen Pengajar dan Staf Universitas Komputer Indonesia

(UNIKOM) Bandung khususnya di Jurusan Manajemen Informatika ( Sistem

Informasi ).

8. Orangtua Baba dan Mimieh yang saya cintai dan hormati yang telah

memberikan dukungan baik moril, spiritual maupun material.

9. My sister Ade Helyani Pratiwi n my brother Wisal Al-Baqi yang selalu

memberi semangat.

10.Seluruh rekan-rekan seperjuangan, Fale, Ijul, Bentes, Bodor, Egie, Mamank,

Kus, Gobel, Bosqi, Rezza dan yang lainnya. MI-05 De Bes.. He..

11.Semua pihak yang memiliki andil besar dalam penulisan dan penyusunan

Skripsi ini yang terlewatkan dan yang tidak dapat disebutkan satu persatu.

Akhir kata Penulis berharap laporan Kerja Praktek Lapangan yang penulis

susun ini dapat bermanfaat dan menambah pengetahuan serta wawasan bagi semua

pihak yang membutuhkannya.

Wassalamu’alaikum Wr.Wb

Bandung, Juni 2011

(16)

1

Perkembangan teknologi sekarang telah mengalami kemajuan yang

signifikan. Teknologi bertambah canggih dan kompleks, seiring dengan

hal tersebut manusia sebagai pemakai teknologi tanpa lelah terus

memperbaiki dan memperbaharui teknologi agar sesuai dengan apa yang

diharapkan yaitu untuk mempermudah aktivitas manusia itu sendiri.

Dalam beberapa hal teknologi memang sangat membantu hampir disemua

aspek kegiatan telah menggunakan teknologi sistem informasi sebagai

penunjang kegiatannya, baik itu dalam bidang ekonomi, sosial budaya,

pendidikan kesehatan, dan lain sebagainya. Karena teknologi informasi ini

telah menjadi kebutuhan primer bagi kelangsungan hidup perusahaan

salah satunya untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kinerja

perusahaan.

Dengan perkembangan teknologi, mendorong semua aspek

kehidupan ingin menjadikan proses kerja agar lebih baik, cepat dan akurat.

Bengkel Resmi Yamaha Istana Bahana Motor Cianjur masih belum

menikmati akan teknologi yang kian menjamur untuk kegiatan industri

otomotif, yang dimana di perusahaan tersebut masih menggunakan sistem

yang manual untuk melayani para konsumen dan tidak efisein, sebagai

contoh dalam proses pelayanan penjualan suku cadang motor yang terjadi

(17)

tidak adanya informasi yang cepat dan akurat bagi konsumen mengenai

stok atau persediaan suku cadang motor yang tersedia. Sehingga

konsumen yang datang ke bengkel seringkali merasa kecewa karena

sistem pelayanannya lama setelah menunggu lama ternyata stoknya tidak

ada. Masih masalah stok sparepart, karyawan bengkel atau montir tidak

mengetahui apakah stok suku cadang yang akan diganti untuk motor yang

servis masih ada atau tidak di gudang, Dikarenakan pencarian stok suku

cadang masih menggunakan arsip atau buku besar stok barang sehingga

pelayanan menjadi lama. Adapun masalah dalam pelayanan jasa servisnya

seperti sistem pelayanan yang masih menggunakan pencatatan manual dan

belum adanya catatan atau bukti transaksi untuk konsumen. Dengan

banyaknya pelayanan jasa servis sedikitnya 20 lebih pelanggan servis

dalam sehari, bengkel ini ingin berusaha untuk memberikan yang terbaik

dan mengefisiensikan waktu dalam pelayanan konsumen.

Selain masalah itu, yang dihadapi Bengkel Istana Bahana Motor

dengan menggunakan sistem yang masih manual, Bengkel sering

mengalami kesulitan dalam pengontrolan stok barang masuk dan keluar

yang dimana supplier dealer resmi pusat cukup lama untuk mengetahui

stok suku cadang apa saja yang sudah habis. Dikarenakan data yang di

kelola banyak yang berupa sparepart berbagai tipe motor yamaha. Dengan

adanya beberapa permasalahan diatas perusahaan berusaha melakukan

(18)

informasi yang di rencanakan akan turut membantu dan memudahkan

pelayanan yang lebih cepat, tetap dan akurat untuk kinerja perusahaan.

Permasalahan tersebut menjadi gagasan bagi penulis untuk

menuangkannya kedalam penelitian ini dan mengambil judul “SISTEM

INFORMASI PELAYANAN JASA SERVIS DAN PENJUALAN

SPAREPART MOTOR DI ISTANA BAHANA MOTOR CIANJUR”.

1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah

1.2.1 Identifikasi Masalah

Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, penulis

mengidentifikasi beberapa permasalahan sebagai berikut :

1. Terjadinya keterlambatan dalam pelayanan penjualan suku cadang

motor. Karena pencarian stok barang berupa lembaran dokumen

yang memakan waktu yang lama.

2. Permasalahan dalam pelayanan jasa servisnya seperti sistem

pelayanan yang masih menggunakan pencatatan manual dan belum

adanya catatan atau bukti transaksi untuk pelanggan.

3. Masih terjadi kesulitan dalam pengontrolan stok suku cadang yang

masuk ataupun keluar. karena sistem yang berjalan masih manual dan

data yang di kelola banyak yang berupa sparepart berbagai tipe

motor yamaha.

4. Terjadinya keterlambatan laporan stok suku cadang motor untuk

dealer pusat agar kembali mengirim stok barang yang kosong.

(19)

1.2.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian diatas maka rumusan masalahnya adalah

sebagai berikut :

1. Bagaimana Sistem Informasi Pelayanan Jasa Servis dan Penjualan

Suku Cadang Motor yang berjalan di Bengkel Istana Bahana

Motor Cianjur.

2. Bagaimana perancangan Sistem Informasi Pelayanan Jasa Servis

dan Penjualan Suku Cadang Motor yang berjalan di Bengkel

Istana Bahana Motor Cianjur.

3. Bagaimana impelmentasi Sistem Informasi Pelayanan Jasa Servis

dan Penjualan Suku Cadang Motor yang akan di buat agar dapat

diterapkan oleh perusahaan sehingga menimbulkan efisiensi waktu

kerja.

4. Bagaimana menguji Sistem Informasi Pelayanan Jasa Servis dan

Penjualan Suku Cadang Motor yang akan di buat sehingga dapat di

terapkan baik jangka waktu yang panjang ataupun dalam waktu

yang pendek oleh pihak perusahaan.

1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian

1.3.1 Maksud Penelitian

Maksud dari penelitian yang dilakukan ini adalah memenuhi salah

satu syarat kelulusan Program Strata Satu, Jurusan Sistem Informasi, Fakultas

(20)

Dan membangun Sistem Informasi Pelayanan Jasa Servis dan

Penjualan suku cadang motor yang berjalan di Bengkel Istana Bahana

Motor Cianjur.

1.3.2 Tujuan Penelitian

1. Untuk mengetahui Bagaimana Sistem Informasi Pelayanan Jasa Servis

dan Penjualan Suku Cadang Motor di Bengkel Istana Bahana Motor

Cianjur

2. Untuk mengetahui Bagaimana perancangan Sistem Informasi Pelayanan

Jasa Servis dan Penjualan Suku Cadang Motor di Bengkel Istana

Bahana Motor Cianjur

3. Untuk mengetahui bagaimana implementasi Sistem Informasi

Pelayanan Jasa Servis dan Penjualan Suku Cadang Motor di Bengkel

4. Untuk mengetahui Bagaimana pengujian Sistem Informasi Pelayanan

Jasa Servis dan Penjualan Suku Cadang Motor di Bengkel Istana

Bahana Motor Cianjur.

1.4 Kegunaan Penelitiian

1.4.1 Kegunaan Praktis

Dengan adanya sistem yang di buat ini diharapkan dapat

dipergunakan secara optimal dan berguna, sehingga dapat meningkatkan

kinerja perusahaan. Serta mengefisiensikan waktu dalam proses Pelayanan

Jasa Servis dan Penjualan Suku Cadang Motor di Bengkel Istana Bahana

(21)

1.4.2 Kegunaan Akademik

Dapat memahami dan menambah pengetahuan serta wawasan

dibidang teknologi khususnya yang berhubungan dengan Sistem Informasi

Pelayanan Jasa Servis dan Penjualan Suku Cadang Motor di Bengkel

1.5 Batasan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka pokok

permasalahan penelitian ini dirumuskan dan dibatasi dalam hal-hal

berikut:

1. Dalam pembuatan laporan penjualan maupun pembelian, yang

akan dibuat hanya untuk pembayaran secara tunai.

2. Sistem yang di bangun ini di gunakan oleh bagian Costumer

Servis Officer, yang dimana bertugas untuk mengelola atau

mengolah data servis konsumen, data transaksi penjualan dan data

stok suku cadang motor.

3. Sistem yang di bangun ini di gunakan oleh bagian Manajer atau

Kepala Bengkel , yang dimana bertugas untuk mengelola stok

sparepart yang tersedia untuk memenuhi kebutuhan pelanggan

yang servis.

4. Sistem yang di bangun ini di gunakan oleh bagian manajer, yang

dimana berfungsi mengatur jenis servis, data sparepart, tipe

(22)

1.6 Lokasi dan Waktu Penelitian

Lokasi yang digunakan penulis untuk penelitian ini bertempat di

Bengkel Resmi Yamaha Istana Bahana Motor, yang beralamat di Jalan

Raya Cipanas No.59 Cianjur. Untuk memperoleh data yang diperlukan

sesuai dengan objek yang akan diteliti.

Tabel 1.1. Jadwal Penelitian

No Kegiatan 2011

Oktober November Desember

1 Pengumpulan Data 2 Pengembangan

Prototype :

a. Analisis b. Design c. Pengujian

3 Evaluasi

(23)

8

2.1 Landasan Teori

Pada bab ini dijelaskan beberapa konsep dan dasar teori yang

berkaitan dengan permasalah yang akan dibahas penulis sebagai dasar

pemahaman dalam mengimplementasikan konsep-konsep tersebut

kedalam semua kegatan pengembangan sistem. Dalam melakukan analisis

terhadap permasalahan dan perancangan perangkat lunak, diperlukan

pemahaman-pemahaman terhadap sejumlah teori yang mendukung

terhadap aktifitas-aktifitas tersebut, penulis mengkaji sejumlah teori yang

akan berguna untuk melakukan analisis dan perancangan perangkat lunak.

Teori-teori tersebut merupakan konstribusi dari perkuliahan dan hasil studi

literatur.

2.2 Konsep Dasar Sistem

Sebuah sistem adalah adanya bagian-bagian yang saling berkaitan

dan bekerjasama untuk menghasilkan tujuan. Keberadaan dan keterkaitan

antar komponen atau bagian tersebut mutlak diperlukan dalam membentuk

sebuah sistem, karena semua sistem baik itu sistem besar yang kompleks

maupun sistem kecil yang sederhana pasti memiliki subsistem yang

terbentuk dari beberapa bagian atau elemen atau komponen yang saling

bekerjasama. Sedangkan menurut Jogianto (2005:1)

(24)

saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu

kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu“.

2.2.1 Bentuk Umum Sistem

Model dasar dari bentuk system adalah adanya masukan ( input ),

pengolahan ( process ) dan keluaran ( output ). Namun, system dapat

dikembangkan hingga menyertakan media penyimpanan ( database ).

System dapat terbuka dan tertutup. Pada system informasi biasanya adalah

system terbuka. Adapun system terbuka mempunyai arti system tersebut

dapat menerima berbagai masukan dari lingkungan sekitar.

Gambar 2.1 Bentuk Umum Sistem

( Sumber : (2003 : 54) Abdul Kadir, Pengembangan Sistem Informasi )

2.2.2 Karakteristik Sistem

Karakteristik sistem menurut jogiyanto (2003 : 3) dalam buku

análisis sandesain suatu sistem adalah Untuk mencapai tujuannya, suatu

sistem harus memiliki sifat-sifat tertentu atau suatu karakteristik seperti

berikut:

1. Komponen (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah componen yang saling berinteraksi

dan bekerjasama membentuk satu kesatuan.

2. Batas sistem (Boundary)

(25)

Merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem

lainnya atau dengan lingkungan luar.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environments)

Adalah segala sesuatu yang berada diluar batas sistem yang

mempengaruhi operasi sistem baik itu yang bersifat merugikan

ataupun menguntungkan.

4. Penghubung (Interface)

Merupakan media penghubung antar subsistem yang memungkinkan

sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain.

5. Masukan (Input)

Adalah energi yang dimasukan kedalam sistem, yang dapat berupa

masukan perawatan(Maintenance Input) dan masukan sinyal (Signal

Input).

6. Keluaran (Output)

Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi

keluaran yang berguna dari sisa pembuangan.

7. Pengolah Sistem (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan

mengubah masukan menjadi keluaran.

(26)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal), jika suatu sistem tidak

mempunyai tujuan yang jelas, maka semua operasi sistem tidak ada

gunanya.

2.2.3 Model Sistem

Model sistem merupakan penyederhanaan dari sesuatu, suatu

model yang dibentuk akan mewakili sebuah objek atau entitas. Terdapat

beberapa jnis model sistem, yaitu:

a. Model Fisik, yaitu penggambaran entitas atau objek dalam bentuk tiga

dimensi

b. Model Naratif, yaitu penggambaran entitas atau objek dalam bentuk

lisan atau tulisan

c. Model Grafik, yaitu penggambaran entitas atau objek dalam bentuk

persamaan atau formula matematika.

2.3 Konsep Dasar Informasi

Definisi informasi menurut Jogiyanto (2003 : 8) dalam buku análisis dan

desain menyatakan informasi adalah :

“Informasi adalah data yang sudah diproses atau diolah sehingga

mempunyai nilai bagi penerimanya dan dapat digunakan untuk dasar

pengambilan keputusan yang disampaikan melalui media kertas

(HardCopy), tampilan (Display) atau sarana suara (Audio)”.

Definisi informasi menurut Jogiyanto (2003 : 8) dalam buku análisis dan

(27)

“Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan

nyata. Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu”.

2.3.1 Pengertian Informasi

Menurut Jogiyanto (2005 : 8) yang dimaksud dengan informasi

adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih

berarti bagi penerimanya.

Informasi adalah data yang sudah diproses menjadi bentuk yang

lebih berguna bagi pemakai, dan memmpunyai nilai pikir yang nyata bagi

pembuatan keputusan pada saat sedang berjalan atau untuk prospek masa

depan. Dalam arti lain informasi adalah bahan yang dihasilkan dari

pengolahan data. Zulkifli (2005 : 289).

Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak

dari bentuk tunggal datum atau data-item. Data adalah kenyataan yang

menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian

(event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu.

2.3.2 Siklus Informasi

Informasi berasal dari data yang belum diolah. Data sendiri

merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data – item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian dan kesatuan nyata. Data diolah untuk menghasilkan informasi, penerima

kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan

(28)

yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap

sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya

membentuk suatu siklus.

(Sumber :

http://diancherunisah.blogspot.com/2011/09/sistem-informasi-manajemen.html)

2.3.3 Karakteristik Informasi

Kualitas informasi tergantung dari tiga hal yaitu:

1. Akurat

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa

atau menyesatkan.

2. Tepat Waktu

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.

Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi,

Gambar 2.2_{Siklus Informasi}

(29)

karena informasi merupakan landasan dalam mengambil

keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat maka dapat

berakibat fatal bagi informasi.

3. Relevan

Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya,

relevansi informasi bagi tiap-tiap orang dengan yang lainnya.

2.3.4 Nilai Informasi

Nilai informasi menurut Jogiyanto (2000: 11) adalah

“Nilai informasi ditentukan dari 2 (dua) hal yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya”. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila

manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.

Lebih lanjut sebagian informasi tidak dapat persis ditaksir keuntungannya

dengan suatu nilai uang tetapi dapat ditaksir nilai efektifitasnya”.

Siklus Pengolahan Data

Suatu proses pengolahan data terdiri dari 3 tahapan dasar, yang disebut

dengan siklus pengolahan data (Data Processing cycle), yaitu input,

processing dan output.

Gambar 2.3 Siklus pengolahan data

( Sumber :

http://padepokankomputer.blogspot.com/2011/08/siklus-pengolahan-data-pada-komputer.html)

(30)

2.3.5 Pengertian Sistem Informasi

Setelah diketahui bahwa informasi merupakan sangat penting bagi

suatu organisasi atau manajemen untuk mengambil keputusan, maka dapat

didefinisikan sebagai berikut:

a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari

komponen-komponen dalam berorganisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu

menyajikan infomasi

b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan

memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk

mengendalikan informasi

c. Suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan

pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan

kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar

tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2.4 Konsep Sistem Informasi

2.4.1 Pengertian Penjualan

Penjualan adalah suatu usaha yang terpadu untuk mengembangkan

rencana-rencana strategis yang diarahkan pada usaha pemuasan kebutuhan

dan keinginan pembeli, guna mendapatkan penjualan yang menghasilkan

laba (Marwan, 1991). Kegiatan penjualan terbagi dalam dua hal :

1. Penjualan kredit yaitu penjualan barang yang dilakukan dengan

cara mengirim barang sesuai dengan pesanan dari pembeli dan

(31)

waktu tertentu dan took mempunyai tagihan pada pembeli

tersebut.

2. Penjualan tunai yaitu apabila took tersebut menjual produknya

secara langsung pada pembeli dan di bayar pada saat itu jg oleh

pembelinya.

Sistem penjualan adalah pola hubungan antara bagian-bagian yang

berkaitan untuk melakukan kegiatan yaitu memproses data penjualan

sehingga menghasilkan informasi yang cepat, tepat, dan akurat sehingga

memuasakan kedua belah pihak.

2.4.2 Pengertian Jasa servis

kotler (2005 : 428) pengertian jasa (service) adalah setiap tindakan

atau unjukan kerja yang ditawarkan oleh salah satu pihak ke pihak lain

yangsecara tidak berwujud fisik dan tidak menyebabkan perpindahan

kepemilikan apapun.

2.4.3 Pengertian Sparepart

Pengertian dari Spare Part adalah suatu barang yang terdiri dari

beberapa komponen yang membentuk satu kesatuan dan mempunyai

fungsi tertentu. Setiap alat berat terdiri dari banyak komponen, namun

yang akan dibahas komponen yang sering mengalami kerusakan dan

penggantian.

2.5 Perancangan Sistem

“Perancangan sistem adalah Menentukan bagaimana mencapai

(32)

perangkat lunak dan komponen perangkat keras sistem dimana setelah

pemasangan sistem akan memenuhi spesifikasi yang dibuat pada akhir fase

analisis sistem”. George M.Scott,(2001.534).

2.5.1 Flow Map

Menurut Jogiyanto (2005 : 796). FlowMap merupakan bagan yang

menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagian ini

menjelas urutan-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem.

Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjalan di sistem.”

2.5.2 Diagram Konteks

Menurut Roger S. Pressman, (2002 : 365) Diagram konteks yang

disebut juga model system fundamentasi atau model konteks,

merefresentasikan seluruh elemen sistem sebagai sebuat bubble tungal

dengan data inputdan output yang ditunjukan oleh anak panah yang masuk

dan keluar secara berurutan.

2.5.3 DFD (Data Flow Diagram)

Menurut Menurut Roger S. Pressman, (2002 : 364) DFD adalah

sebuah teknik grafis yang menggambarkan aliran informasi dan

transformasi yang diaplikasikan pada saat data bergerak dari input menjadi

output.

2.5.4 Kamus Data

Menurut Roger S. Pressman, (2002 : 388) Kamus data merupakan

(33)

dengan sistem, dengan definisi yang teliti sehingga pemakai dan analisis

sistem akan memiliki pemahaman yang umum mengenai input, output,

komponen penyimpanan dan bahkan kalkulasi inter-mediate.

2.6 Perancangan Database

Merancang basis data merupakan hal yang sangat penting.

Kesulitan utama dalam merancang basis data adalah bagaimana

merancang sehingga database dapat memuaskan keperluan saat ini dan

masa mendatang. Perancangan model konseptual perlu dilakukan di

samping perancangan model fisik. Pada perancangan konseptual akan

menunjukan entity dan relasinya berdasarkan proses yang diinginkan oleh

organisasi. Ketika menentukan entity dan relasinya dibutuhkan analisis

data tentang informasi yang ada dalam spesifikasi di masa mendatang.

Basis data sendiri dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang

seperti:

1) Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang

diorganisasikan sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali

dengan cepat dan mudah

2) Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama

sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu,

untuk memenuhi berbagai kebutuhan.

3) Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam

(34)

2.6.1 Normalisasi

Proses normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen

menjadi tabel yang menunjukan entity dan relasinya. Pada proses

normalisasi selalu di uji pada beberapa kondisi apakah ada kesulitan pada

saat menambah/insert, menghapus/retrieve pada suatu database. Bila ada

kesulitan pada pengujian tersebut maka relasi tersebut dipecahkan pada

beberapa tabel lagi atau dengan kata lain perancangan belum mendapat

basis data yang optimal.

Adapun bentuk yang umum digunakan dalam proses normalisasi adalah

sebagai berikut:

1) Bentuk tidak Normal(Unnormalized Form)

Bentuk ini merupakan bentuk keseluruhan dari elemen-elemen yang

ada.

2) Bentuk Normal Kesatu (1NF/First Normal Form)

Bentuk normalisasi pertama ini dapat terpenuhi apabila tabel tidak

memiliki atribut bernilai banyak atau lebih dari satu atribut dengan

domain nilai yang sama

3) Bentuk Normal Kedua (2NF/Second Normal Form)

Bentuk normalisasi kesua dapat terpenuhi apabila berada dalam bentuk

normal pertama, dan setiap atribut bukan kunci primer yang memiliki

ketergantungan fungsional penuh terhadap kunci primer.

(35)

Bentuk normalisasi ketiga dapat terpenuhi apabila berada dalam

bentuk normal kedua, dan setiap atribut bukan kunci tidak memiliki

dependensi transitif penuh terhadap kunci primer.

2.6.2 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity relationship diagram adalah salah satu model atau teknik

pendekatan yang dapat menyatakan atau menggambarkan hubungan antara

entity di dalam sebuah sistem dimana sebuah hubungan tersebut

dinyatakan sebagai one to one, one to many dan many to many. ERD

bertujuan untuk menunjukan obyek-obyek data (entity) dan relationship

(hubungan) yang ada pada obyek-obyek tersebut.

Tahapan dalam pembuatan ERD adalah:

1. Menentukan entity yang dilibatkan

2. Menentukan atribut-atribut pada masing-masing entity yang dilibatkan

3. Menetukan relais atau hubungan antar entity yang ada

4. Menentukan kardinalitas relasi pada setiap relasi yang ada

Komponen yang digunakan dalam pembuatan ERD adalah:

1. Entity, yaitu orang, tempat, kejadian atau konsep yang infimasinya di

rekam

2. Atribut, yaitu kumpulan dari beberapa elemen data yang membentuk

suatu entity, atribut merupakan karakteristik yang dapat mewakili

(36)

3. Relationship, yaitu menunjukan adanya hubungan antara entity yang

satu dengan entity lainnya yang berbeda

4. Penghubung (antara entity dengan relasi dan atribut), yaitu merupakan

penghubung antar relasi dengan entity atau entity dengan atributnya.

Relasi antara entitas pada Teknik Entity Relationship dapat

dikategorikan menjadi tiga macam dengan notasi persegi panjang sebagai

himpunan entitas, belah ketupat menyatakan himpunan relasi, simbol 1

dan N sebagai derajat relasi(kardinalitas) dan garis sebagai penghubung

antara himpunan entitas dan himpunan relasi.

1. Relasi satu ke satu (one-to-one)

2. Relasi satu ke banyak (one-to-many)

3. Relasi banyak ke banyak (many-to-many)

2.7 Sejarah Singkat SQL Server 2000

Microsoft SQL Server 2000 adalah

”Merupakan program aplikasi database untuk client/server.

Program ini dapat beroperasi pada berbagai sistem operasi, mulai dari

Windows 9x, Windows 2000 dengan bermacam-macam versinya dan juga

Windows NT”.

Masing-masing sistem operasi itu untuk menjalankan aplikasi SQL

(37)

disesuaikan dengan kebutuhan sistem yang akan dibangun. Selama

beroperasi, dimana SQL Server ini mengolah database.

Microsoft SQL Server 2000 merupakan sebuah program RDBMS

(Relational Database Management system) yang menyediakan dukungan

untuk mengorganisasi data dengan cara menyimpannya ke dalam tabel

database. Hubungan antar data dapat dikelompokan ke dalam tabel, dan

keterhubungan dapat didefinisikan antar tabel-tabel yang disebut dengan

Relational Database. SQL Server merupakan database server.

SQL Server diluncurkan pada tahun 1989 dan berkembang sangat

pesat sejak saat ini, baik dalam skalabilitas, integritas, kemudahan dalam

administrasi, performance, dan juga feature.

2.8 Sejarah Singkat Visual Basic 6.0

Pengertian Visual Basic adalah

”Salah satu bahasa pemrograman komputer. Bahasa pemrograman

adalah perintah-perintah yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan

tugas-tugas tertentu. Bahasa pemrograman Visual Basic, yang

dikembangkan oleh Microsoft sejak tahun 1991, merupakan

pengembangan dari pendahulunya, yaitu bahasa pemrograman BASIC

(Beginner’s All-purpose Symbolic Instruction Code) yang dikembangkan

pada era 1950-an”.

Visual Basic merupakan salah satu development tool, yaitu alat

(38)

yang menggunakan sistem operasi Windows. Visual Basic merupakan

salah satu bahasa pemrograman komputer yang mendukung pemrograman

(39)

BAB IV

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

4.1 Analisis Sistem yang Berjalan

Analisis sistem adalah penjelasan dari suatu Sistem Informasi yang utuh

ke dalam bagian – bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan – permasalahan, kesempatan hambatan dan kebutuhan yang diharapkan, sehingga diusulkan suatu perbaikan. Tahap analisis

ini sangat penting karena di dalam tahap ini apabila terdapat kesalahan maka akan

menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya. Pada tahapan ini dibutuhkan

tingkat ketelitian dan kecermataan yang tinggi untuk mendapatkan kualitas kerja

sistem yang baik.

Analisis sistem yang berjalan bertujuan untuk mengetahui lebih jelas

bagaimana cara kerja sistem tersebut dan masalah yang dihadapi sistem untuk

dapat dijadikan landasan usulan perancangan sistem.

4.1.1 Analisis Dokumen

Analisis dokumen bertujuan untuk mengetahui dokumen-dokumen yang

digunakan oleh sistem, spesifikasi, dan informasi yang terdapat dalam dokumen

tersebut. Adapun dokumen yang digunakan dalam Sistem Informasi Jasa service

(40)

1. Nota Jasa Servis

Nota jasa servis merupakan data mengenai jasa servis yang sudah diselesai.

Fungsi : untuk nota jasa servis

Sumber : Service Counter

Diberikan kepada : Konsumen

2. Nota Penjualan

Nota Penjualan merupakan data sparepart yang sudah dibeli.

Fungsi : untuk Bukti tanda terima penjualan

Diberikan kepada : Konsumen

3. Laporan Penjualan Sparepart

Laporan Penjualan merupakan data daftar sparepart yang telah terjual.

Fungsi : untuk Bukti transaksi dan bukti untuk laporan keuangan

Diberikan kepada : Pimpinan

4. Laporan stok sparepart

Laporan stok sparepart merupakan daftar stok sparepart.

Fungsi : untuk Bukti persediaan sparepart

(41)

5. Data Service

Nota service, pembayaran atas servis motor dan penggantian sparepart.

Fungsi : untuk Bukti transaksi dan laporan keuangan

Diberikan kepada : Pimpinan

6. Nota Sparepart Masuk

Fungsi : untuk Bukti pengiriman atas sparepart

Sumber : Kantor Pusat Yamaha

Diberikan kepada : Bengkel Istana Bahana Motor Cianjur

4.1.2 Analisis Prosedur Sistem yang sedang berjalan

Dibawah ini adalah analisis prosedure sistem jasa service dan penjualan

sparepart motor yang sedang berjalan, yaitu :

4.1.2.1 Flowmap

Flowmap merupakan diagram alir yang menggambarkan pergerakan

proses diantara unit kerja yang berbeda – beda, sekaligus menggambarkan arus dari dokumen, aliran data fisik, entitas – entitas Sistem Informasi dan kegiatan operasi yang berhubungan dengan Sistem Informasi.

4.1.2.1.1 Prosedur Sistem informasi penjualan, pengadaan sparepart

1. Konsumen menyampaikan kebutuhan sparepart kepada service counter

2. Bagian service counter lalu pengecekan sparepart

3. Jika ada, bagian service counter menyiapkan sparepart dan membuat nota

(42)

4. Servis counter menyerahkan sparepart dan nota penjualan ke konsumen.

5. Pada akhir bulan servis counter merekap laporan dan di jadikan arsip dan di

berikan ke pimpinan.

6. Jika stok sparepart habis, bagian gudang membuat order sparepart melalui sms

(short message service) untuk Yamaha pusat.

7. Yamaha pusat mempersiapkan dan melengkapi pesanan sparepart.

8. Setelah Yamaha pusat memenuhi permintaan lalu menyerahkan ke bagian

gudang.

9. Bagian gudang menerima sparepart kemudian membuat data sparepart masuk

untuk melengkapi stok sparepart.

10. Kemudian membuat laporan stok sparepart untuk pimpinan.

Di bawah ini flowmap sistem informasi yang berjalan pada kegiatan

Sistem Informasi Jasa service dan penjualan sparepart motor di bengkel istana

(43)

Flowmap Sistem pelayanan penjualan dan pengadaan sparepart yang sedang berjalan Order spare part

via sms

Order spare part via sms

Nota catat data sparepart

Order spare part terpenuhi

Order spare part terpenuhi Arsip nota

penjualan

(44)

4.1.2.1.2 Prosedur pelayanan service motor

1. Apabila konsumen akan melakukan service kendaraan, bagian service counter

akan menanyakan data konsumen atau STNK dan memberikan informasi

service gratis atau service reguler,

2. apabila konsumen melakukan service gratis. Konsumen menyerahkan kartu

gratis kepada bagian service counter

3. kemudian service counter mengisi kartu gratis dan memberikan SPK ke bagian

mekanik untuk dilakukan service terhadap kendaraannya.

4. Setelah bagian mekanik melakukan servis motor kemudian mengisi data

apabila ada penggantian sparepart yang rusak, lalu menyerahkan SPK dan data

service ke bagian service counter.

5. Bagian service counter membuat nota pembayaran dan melakukan proses

penghitungan jumlah biaya yang harus dibayar konsumen sejumlah yang

berupa 2 rangkap data service gratis dan data penggantian sparepart, yaitu 1

rangkap untuk di arsipkan dan 1 rangkap untuk konsumen.

6. Apabila konsumen tidak melakukan service gratis.

7. Bagian service counter membuat nota service dan memberikan SPK ke bagian

(45)

8. Setelah bagian mekanik melakukan servis motor kemudian mengisi data

apabila ada penggantian sparepart yang rusak, lalu menyerahkan SPK dan data

service ke bagian service counter.

9. Bagian service counter membuat nota pembayaran dan melakukan proses

penghitungan jumlah biaya yang harus dibayar konsumen sejumlah yang

berupa 2 rangkap data service gratis dan data penggantian sparepart, yaitu 1

rangkap untuk di arsipkan dan 1 rangkap untuk konsumen.

10.Kemudian setiap akhir bulan bagian service counter membuat laporan data

service dan memberikan laporan data service ke pimpinan.

Di bawah ini flowmap sistem informasi yang berjalan pada kegiatan

bahana motor cianjur adalah sebagai berikut :

Keterangan :

(46)

Flowmap Sistem Pelayanan service yang sedang berjalan

Data Konsumen Pendaftaran service

Pada akhir bulan buat laporan

service

Laporan service Laporan service Nota service

service motor dan mengisi kartu

gratis + nota penggatian sparepart

Kartu service dan data kerusakan + penggatian

sparepart buat nota

service Kartu service dan data kerusakan + penggatian

sparepart

Laporan service Pada akhir bulan

buat laporan

sparepart

(47)

4.1.2.2Diagram konteks

Diagram konteks merupakan diagram yang menggambarkan sistem secara

global, terdapat eksternal entity yang merupakan pihak luar dari sistem yang

hanya menerima output dan input. Berdasarkan sistem prosedure yang berjalan di

atas maka dapa digambarkan diagram konteks sistem informasi yang berjalan

pada kegiatan Jasa service dan penjualan sparepart motor di bengkel istana bahana

motor cianjur adalah sebagai berikut :

Sistem informasi penjualan spare part dan pelayanan

jasa service

Lap. Penjualan sparepart dan data servis Lap. Stok sparepart

Pesanan Sparepart via sms

Daftar order sparepart

Gambar 4.3 : Diagram Konteks Yang Sedang Berjalan

4.1.2.3Data Flow Diagram

Data flow Diagram merupakan case tool untuk menggambarkan desain

proses disertai aliran data yang digunakan dalam membangun sistem informasi.

Berdasarkan sistem prosedure yang berjalan di atas maka dapa digambarkan Data

flow diagram sistem informasi yang berjalan pada kegiatan jasa servis dan

(48)

4.1.2.3.1 DFD Penjualan dan Pengadaan Sparepart Yang Sedang Berjalan

order Sparepart via sms daftar Order sparepart

Data sparepart masuk

Laporan Stok Sparepart Lap. Stok sparepart

Gambar 4.4 : DFD Penjualan dan Pengadaan Sparepart Yang Sedang

Berjalan.

(49)

4.1.3 Evaluasi Sistem Yang Berjalan

Dalam tahap analisis yang berjalan dalam proses jasa servis dan penjualan

sparepart di bengkel istana bahana motor cianjur, ditemukan beberapa masalah

yang ada dan ada juga rencana penyelesaian masalah tersebut. Maka di bawah ini

akan di gambarkan pada sebuah tabel di bawah ini :

Tabel 4.1 : Evaluasi Sistem Yang Berjalan di jasa servis dan penjualan sparepart

di bengkel istana bahana motor cianjur

No Masalah Entitas Penyelesaian Masalah

1. Sistem yang berjalan di

Bengkel Istana Bahana Motor

Cianjur saat ini masih

menggunakan sistem manual

sehingga proses pengolahan

jasa servis dan penjualan

sparepart masih

mem-butuhkan waktu yang lama

terkomputerisasi dengan

menggunakan proses penyim-

panan database sehingga dalam

melakukan pengolahan jasa

servis dan penjualan sparepart

(50)

2. Proses penyimpanan laporan

masih disimpan dalam

tumpukan arsip – arsip sehingga memakan waktu

yang cukup lama dan

membutuhkan ketelitian

dalam pencarian berkas

laporan tiap bulannya.

Service

Dengan di buatnya perangkat

lunak di Bengkel Istana Bahana

Motor Cianjur guna untuk

membantu penyimpanan data

laporan perbulannya yang

diambil dari database sehingga

mempermudah dan

mem-percepat dalam pembuatan

laporan.

4.2. Perancangan Sistem

Perancangan sistem digunakan untuk membuat proses tahapan

implementasi sistem yang baru, agar dalam proses perancangan dapat

memudahkan dalam rancangan sistem yang dijalankan sesuai dengan tujuan yang

diharapkannya.

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem

Tahapan perancangan ( design ) memiliki tujuan untuk perancangan

sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah – masalah yang ada di perusahaan agar dapat diselesaikan dengan baik. Kegiatan yang dilakukan dalam tahap

(51)

Tahapan – tahapan sistem yang digunakan dalam perancangan sistem ini yaitu menggunakan perancangan proses flowmap, diagram konteks, DFD,

Normalisasi, Tabel relasi, Struktur file.

4.2.2. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan

Gambaran umum pada sistem yang diusulkan penulis digambarkan secara

sederhana agar suatu informasi jasa servis dan penjualan sparepart di bengkel

istana bahana motor cianjur dapat berjalan dengan cepat dan terinci sehingga data

yang diperlukan lengkap.

4.2.3. Perancangan Prosedur yang Diusulkan

Dibawah ini adalah analisis prosedure sistem yang diusulkan dalam jasa

servis dan penjualan sparepart, yaitu :

A. Analisis Prosedur Penjualan dan Pengadaan Sparepart adalah sebagai berikut

1. Konsumen menyampaikan kebutuhan sparepart ke service counter.

2. Service counter masuk ke pembelian sparepart dan mengecek data

sparepart di database.

3. Jika sparepart ada, maka service counter mencetak nota penjualan.

4. Service counter memberikan sparepart beserta nota penjualan ke

konsumen.

5. Bagian gudang selalu mengecek ketersediaan stok sparepart.

6. Jika stok kosong bagian gudang meminta order sparepart melalui sms

(short message service).

(52)

8. Setelah Yamaha pusat memenuhi permintaan lalu mengirim sparepart dan

data sparepart ke bagian gudang.

9. Bagian gudang membuat memasukan data sparepart masuk ke database.

10.Kemudian bagian gudang mencetak laporan stok sparepart untuk

pimpinan.

11.Setiap akhir bulan service counter mecetak laporan penjualan.

Di bawah ini flowmap sistem informasi yang diusulkan pada kegiatan

Flowmap SI pelayanan penjualan dan pengadaan sparepart yang diusulkan

Yamaha Pusat

Gudang/SparePart Pimpinan

Service Counter Konsumen

Beli

Sparepart _SparepartCek

Ada ?

(53)

B. Analisis Prosedur Pelayanan Service adalah sebagai berikut

1. Apabila konsumen akan melakukan service kendaraan, bagian service

counter akan menanyakan data kendaraan atau STNK dan memberikan

informasi service gratis atau service regular.

2. apabila konsumen melakukan service gratis. Konsumen menyerahkan

kartu gratis kepada bagian service counter.

3. Jika ada mempunyai kartu servis gratis service, counter mengisi kartu

servis gratis jka tidak mempunyai kartu servis gratis masuk ke servis

regular lalu membuat spk dan memberikan spk ke mekanik.

4. Bagian mekanik mengservis kendaraan sesuai spk dan keluhan.

5. Setelah servis kendaraan selesai di servis, mekanik memperlihatkan data

servis selesai ke konsumen.

6. Jika tidak sesuai mekanik melakukan servis kenbali dan memperlihatkan

lagi servis ke konsumen.

7. Setelah servis sesuai dengan yang diinginkan konsumen.

8. Konsumen melakukan pembayaran ke servis counter.

9. Lalu servis counter membuat nota pembayaran servis dan memberikan ke

konsumen.

10.Setiap akhir bulan servis counter membuat laporan data servis untuk

(54)

Di bawah ini flowmap sistem informasi yang diusulkan pada kegiatan

Flowmap SI Pelayanan service yang di usulkan

Pimpinan

(55)

4.2.3.1. Diagram kontek Usulan

0. Sistem informasi penjualan spare part

dan pelayanan jasa service Konsumen

Yamaha Pusat Pimpinan

Kendaraan selesai di servis Nota penjualan

Nota servis

Data Konsumen

Order sparepart via sms Laporan stok sparepart

Lap. Penjualan sparepart dan service

Gambar 4.8 : Diagram Konteks yang di Usulkan

4.2.3.2. Data Flow Diagram Usulan

a. DFD level 0.

Order sparepart via sms Order sparepart

terpenuhi

Laporan Penjualan

Laporan servis

Kendaraan selesai di servis Data kendaraan,

Data konsumen

Database pelayanan service dan penjualan sparepart Nota penjualan, stok SP, SP masuk, order SP

Nota penjualan, Stok sparepart

SPK, Nota servis

SPK, Nota servis, Lap.servis

(56)

b. DFD level 1 proses penjualan

Database pelayanan service dan penjualan sparepart Order sparepart via sms

Order sparepart terpenuhi

Stok ada

Data penjualan

(57)

c. DFD level 1 proses pelayanan servis

Database pelayanan service dan penjualan sparepart

(58)

4.2.3.3. Kamus Data

Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan

definisi yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga user dan analis sistem

mempunyai pengertian yang sama tentang input, output dan komponen data store.

Kamus data dapat diambil dari arus data DFD yang mengalir.

Di bawah ini dijelaskan kamus data yang akan dirancang pada

perancangan Sistem Informasi Jasa service dan penjualan sparepart motor di

bengkel istana bahana motor cianjur sebagai berikut, yaitu :

1. Nama Arus Data : Data Order Sparepart

Bentuk Data : Data Order sparepart

Arus Data : P 1.3 – DB, P 1.3 – Yamaha Pusat, Yamaha Pusat – P 1.4, P 1.4 - DB

Penjelasan : Dokumen order sparepart

Periode : Setiap kali Bagian Gudang Memesan Sparepart

StrukturData :

1) No. Order

2) Tanggal Order

3) Kode Sparepart

4) Nama Sparepart

5) Jumlah Pesan

6) Harga sparepart satuan

(59)

2. Nama Arus Data : Data Kendaraan

Bentuk Data : File dan Dokumen Data Kendaraan

Arus Data : Konsumen – P 2.1, P 2.1 – P 2.2 Penjelasan : Data Kendaraan

Periode : Setiap kali konsumen melakukan service

kendaraan.

StrukturData :

1) No. Polisi

2) Nama Kendaraan

3) Kilometer Kendaraan

4) Nama Pemilik Kendaraan

5) Alamat Pemilik Kendaraan

6) No. Telepon Pemilik Kendaraan

3. Nama Arus Data : Nota Servis

Bentuk Data : File dan Dokumen Cetakan Komputer

Arus Data : P 2.4 – DB, P 2.4 - Konsumen Penjelasan : Dokumen Penbayaran Servis

StrukturData :

1) No Nota Servis

2) No Polisi

3) Tipe Motor

(60)

5) Harga Servis

6) Total Bayar

4. Nama Arus Data : Nota Penjualan

Arus Data : P 1.2 – Konsumen, P 1.2 – DB, DB – P 1.6 Penjelasan : Dokumen laporan penjualan

StrukturData :

1) Tanggal Nota Penjualan

2) No. nota penjualan

3) Kode sparepart

4) Nama sparepart

5) Jumlah beli

6) Harga

7) Sub Total

8) Total Bayar

5. Nama Arus Data : Laporan Penjualan Per/bulan

Arus Data : P 1.6 - Pimpinan, P 1.6 - DB

Penjelasan : Dokumen laporan penjualan

Periode : Setiap bulan laporan penjualan di rekap untuk di

berikan ke pimpinan

StrukturData :

(61)

2) No Faktur Penjualan

3) Tanggal penjualan

4) Kode sparepart

5) Nama sparepart

6) Jumlah Beli

7) Harga

8) Sub Total

9) Total Penjualan

6. Nama Arus Data : Laporan Stok Sparepart

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Komputer

Penjelasan : Dokumen laporan Stok Sparepart

StrukturData :

1) Tanggal laporan stok sparepart

2) Kode sparepart

3) Nama sparepart

4) Stok

7. Nama Arus Data : Laporan Servis Per/bulan

Penjelasan : Dokumen laporan Servis

(62)

1) Tanggal Laporan Servis

2) Tanggal Servis

3) No Nota Servis

4) Tipe Servis

5) Harga

6) Total Penghasilan Servis

8. Nama Arus Data : SPK (Surat Perintah Kerja)

Arus Data : P 2.2 – P 2.3, P 2.2 -DB Penjelasan : Dokumen laporan Servis

StrukturData :

1) No Spk

2) Tanggal SPK

3) No Polisi

4) Tipe Servis

5) Nama Mekanik

(63)

4.2.4. Perancangan Basis Data

Pada perancangan basis data ini akan dibahas mengenai Normalisasi,

Relasi Tabel, Struktur File dan Kodefikasi dari Sistem Informasi Jasa service dan

penjualan sparepart motor di bengkel istana bahana motor cianjur.

4.2.4.1. Normalisasi

Normalisasi merupakan sebuah teknik dalam desain logika sebuah

database, teknik pengelompokan atribut dari suatu relasi sehingga membentuk

struktur relasi yang baik ( tanpa redundan ). Di bawah ini merupakan bentuk

normalisasi dari hasil perancangan sistem informasi yang di buat, yaitu :

A. Bentuk Unnormal

{ no_faktur_penjualan, no_nota_servis, total_bayar, bayar,

no_faktur_penjualan, tanggal_bayar, kode_sparepart, tipe_servis, harga,

no_polisi, nama_konsumen, alamat_konsumen, no_telepon,

tipe_kendaraan, kode_mekanik, nama_mekanik, alamat_mekanik,

no_telepon, tempat_lahir, tanggal_lahir, kode_sparepart, nama_sparepart,

harga_beli, harga_jual, stok, no_spk, tanggal_spk, kilometer_kendaraan,

no_polisi, keluhan, no_nota_servis, tanggal_servis, tipe_servis,

tipe_kendaraan, nama_kendaraan, no_faktur_penjualan,

(64)

B. Bentuk Normal Kesatu

1. Normalisasi kesatu penjualan

{ no_faktur_penjualan, kode_sparepart, nama_sparepart, harga_beli,

harga_jual, stok, no_nota_servis, tipe_kendaraan, tanggal_penjualan,

jumlah_beli, sub_total, total_bayar, bayar. }.

2. Normalisasi kesatu Service

{ no_nota_servis, tipe_servis, tarif, no_polisi, nama_konsumen,

alamat_konsumen, tipe_kendaraan, kode_mekanik, nama_mekanik,

alamat_mekanik, no_telepon, tempat_lahir, tanggal_lahir, no_spk,

tanggal_spk, kilometer_kendaraan, no_polisi, keluhan, tanggal_servis,

nama_kendaraan, total_bayar, bayar. }.

C. Bentuk Normal Kedua

1. Normalisasi kedua konsumen

{ no_polisi, nama_konsumen, alamat_konsumen, no_telepon,

tipe_kendaraan }.

2. Normalisasi kedua sparepart

{ kode_sparepart, nama_sparepart, harga_beli, harga_jual, stok, }.

3. Normalisasi kedua service

{ no_nota_servis, no_polisi, tanggal_service, tipe_servis, total}.

4. Normalisasi kedua mekanik

{ kode_mekanik, nama_mekanik, alamat_mekanik, tempat_lahir,

tanggal_lahir, no_telepon_mekanik, jabatan}.

(65)

{ tipe_kendaraan, nama_kendaraan }

6. Normalisasi kedua jenis pekerjaan

{ tipe_servis, tarif }

7. Normalisasi kedua penjualan sparepart

{no_faktur_penjualan, tanggal_penjualan, kode_sparepart, jumlah_beli,

subtotal, total }

4.2.4.2. Relasi Tabel

Relasi tabel merupakan hubungan yang terjadi pada suatu tabel dengan tabel

yang lainnya, yang berfungsi untuk mengatur operasi suatu database. Di bawah ini

relasi tabel dari sistem informasi Sistem Informasi Jasa service dan penjualan

sparepart motor, yaitu :

Gambar 4.12 : Relasi Tabel Sistem Informasi Sistem Informasi Jasa Service Dan

(66)

4.2.4.3Entity Relationship Diagram (ERD)

Adapun Entity Relationship Diagram (ERD) dari sistem informasi

Pelayanan Jasa Servis dan Penjualan Sparepart Di IBMC adalah :

Mekanik Memiliki SPK

Gambar 4.13. Entity Relationship Diagram (ERD)

4.2.4.4. Struktur File

Sebuah struktur file dapat digunakan untuk suatu perancangan sistem yang

di buat karena data yang di buat ini dapat menentukan struktur database yang ada

yang menunjukan dari struktur data yang dapat diketahui size atau jenisnya. Agar

dapat mempermudah dalam pembuatan program maka dibuatnya struktur

(67)

1. Tabel konsumen

Nama Tabel : konsumen

Media Penyimpanan : Harddisk

File Kunci : no_polisi

Tabel 4.2 : Struktur FileMaster konsumen

No Nama Field Type Size Keterangan

1 no_polisi varchar 8 primary key*

2 nama_konsumen varchar 50 nama konsumen

3 alamat_konsumen varchar 50 alamat konsumen

4 no_telepon varchar 15 no telepon

5 tipe_kendaraan varchar 8 foreign key**

2. Tabel mekanik

Nama Tabel : mekanik

File Kunci : kode_mekanik

Tabel 4.3 : Struktur File Master mekanik

1 kode_mekanik varchar 8 primary key*

2 nama_mekanik varchar 50 nama mekanik

3 alamat_mekanik varchar 50 alamat mekanik

4 no_telepon char 12 no telepon

5 tempat_lahir char 15 tempat lahir

6 tanggal_lahir datetime 8 tanggal lahir

3. Tabel sparepart

Nama Tabel : sparepart

(68)

Tabel 4.4 : Struktur File master sparepart

1 kode_sparepart varchar 10 primary key*

2 nama_sparepart varchar 50 nama sparepart

3 harga_beli money 8 harga beli

4 harga_jual money 8 harga jual

5 stok int 4 stok

4. Tabel jenis pekerjaan

Nama Tabel : jenis pekerjaan

File Kunci : tipe_servis

Tabel 4.5 : Struktur File master jenis kendaraan

1 tipe_servis varchar 10 Primary key *

2 harga money 8 harga

5. Table tipe kendaraan

Nama Tabel : tipe kendaraan

File Kunci : tipe kendaraan

Tabel 4.6 : Struktur File master tipe kendaraan

1 tipe_kendaraan varchar 8 primary key*

2 nama_kendaraan varchar 50 nama_kendaraan

6. Table SPK (surat perintah kerja)

Nama Tabel : SPK

(69)

File Kunci : no_spk

Tabel 4.7 : Struktur File No SPK

1 no_spk varchar 8 primary key*

2 tanggal_spk datetime 50 nama mekanik

3 kode_mekanik varchar 50 foreign key**

4 kilometer_kendaraan money 12 no telepon

5 no_polisi varchar 15 foreign key**

6 keluhan varchar 8 tanggal lahir

7. Table Servis

Nama Tabel : table servis

File Kunci : no_nota_servis

Tabel 4.8 : Struktur File table servis

1 no_nota_servis varchar 8 primary key*

2 tanggal_servis datetime 50 tanggal_servis

3 no_spk varchar 50 foreign key**

4 tipe_servis varchar 12 foreign key**

8. Table Transaksi Penjualan

Nama Tabel : transaksi_penjualan

File Kunci : no_faktur_penjualan

Tabel 4.9 : Struktur File transaksi penjualan

1 no_faktur_penjualan varchar 8 primary key*

2 tanggal_penjualan datetime 50 nama mekanik

(70)

4 jumlah_neli int 12 no telepon

5 sub_total money 15 sub total

6 no_nota_servis varchar 8 foreign key**

9. Table Bayar

Nama Tabel : bayar

File Kunci :

Tabel 4.10 : Struktur Bayar

1 tanggal_bayar datetime 8 tanggal bayar

2 no_faktur_penjualan varchar 10 no faktur penjualan

3 no_nota_servis varchar 10 no nota servis

4 total_bayar money 8 total bayar

5 bayar money 8 bayar

10.Table Detail Bayar

Nama Tabel : detail_bayar

File Kunci :

1 no_faktur_penjualan varchar 10 no faktur penjualan

2 kode_sparepart varchar 10 kode sparepart

11.Table Login

Nama Tabel : login

(71)

1 user_name varchar 50 user name

2 password varchar 50 password

3 tipe_akses varchar 50 tipe akses

1.2.4.4. Kodifikasi

Pengkodean suatu sistem informasi sangta dibutuhkan dalam proses

pencarian data dalam suatu objek. Adapun pengkodean yang digunakan dalam

Sistem Informasi Pelayanan Jasa Service dan Penjualan Sparepart di Bengkel

Istana Bahana Motor Cianjur ini, yaitu :

1. Kode mekanik :

M – 001 x - yyy

Keterangan :

x = Menandakan kode dari mekanik ( MK )

yyy = Nomer urut Mekanik saat masuk menjadi pegawai.

2. Kode sparepart

SP - 001

xx - zzz

Keterangan :

xx = Menandakan kode dari Sparepart ( SP ).

zzz = Menandakan tipe sparepart

3. Kode tipe kendaraan

(72)

xx – yyy Keterangan :

xx = Menandakan kode dari Tipe kendaraan ( MX ).

yyy = Nomer urut simpanan anggota.

4. Kode no polisi

D – 0001 – HY x – yyyy– zz Keterangan :

x = Menandakan kode kota ( D ).

yyyy = Menandakan No. polisi (0001)

zz = Menandakan wilayah (HY).

5. Kode Tipe servis

S - 01

xx yy

Keterangan :

xx = kode tipe servis

yy= jenis servis

4.2.5 Perancangan Antar Muka

Perancangan antar muka merupakan suatu hasil dari perancangan suatu

(73)

antarmuka ini yang terdiri dari struktur menu, perancangan input, dan

perancangan output.

4.2.5.1. Struktur Menu

Struktur menu merupakan suatu rancangan program untuk memudahkan

pemakai dalam menjalankan program sehingga saat menjalankan komputer

pemakai (user) tidak mengalami kesulitan dalam memilih menu-menu yang

digunakan. Di bawah ini merupakan gambar dari struktur menu yang telah di

rancang, yaitu :

Sistem Informasi Pelayanan Jasa Servis Dan Penjual Sparepart

Istana Bahana Motor Cianjur

File Masters Transaksi Laporan About

Login

Log Out

(74)

Menu

File Masters Transaksi Laporan About

Me Login

Daftar

Reset Password Login

Gambar 4.15 : Struktur Menu Program

4.2.5.2. Perancangan Input

Perancangan input merupakan bentuk perancangan form pengisian yang

berkaitan dengan sistem pengolahan data dalam program. Adapun desain input

yang terdapat dalam Sistem Informasi Pelayanan Jasa Service dan Penjualan Sparepart

di Bengkel Istana Bahana Motor Cianjur adalah sebagai berikut :

1. Design Form Data Sparepart

INPUT DATA SPAREPART

Istana Bahana Motor Cianjur Kode Sparepart

Simpan Edit Hapus Batal Tambah

Keluar

(75)

Tabel 4.13 : Keterangan form data sparepart

No Tombol Keterangan

1 tambah Untuk menambah data sparepart

2 simpan Untuk menyimpan data sparepart yang telah di input.

3 Edit Untuk mengubah data sparepart yang sudah ada.

4 hapus Untuk menghapus data sparepart.

5 batal Untuk membatalkan proses penginputan data sparepart.

6 cari Untuk pencarian data sparepart.

2. Desain Form Jenis Servis

INPUT JENIS SERVIS

Istana Bahana Motor Cianjur

Tipe Servis

Tarif

Tabel Jenis Servis

Simpan Edit Hapus Batal

Tambah

Cari Pencarian

Keluar

(76)

Tabel 4.14: Keterangan form jenis servis

No Tombol Keterangan

1 tambah Untuk menambah data jenis servis.

2 simpan Untuk menyimpan data jenis servis yang telah di input.

3 Edit Untuk mengubah data jenis servis yang sudah ada.

4 hapus Untuk menghapus data jenis servis.

5 batal Untuk membatalkan proses penginputan data jenis servis.

6 cari Untuk pencarian data jenis servis.

3. Desain Form Tipe kendaraan

INPUT TIPE KENDARAAN

Istana Bahana Motor Cianjur

Tipe Kendaraan

Nama Kendaraan

Tabel Tipe Kendaraan

Cari Pencarian

Simpan Edit Hapus Batal

Tambah

Keluar