PEMBUATAN SISTEM INFORMASI AKUTANSI PENGELOLAAN KAS KECIL MENGGUNAKAN METODE DANA TIDAK TETAP

2

PEMBUATAN SISTEM INFORMASI AKUTANSI PENGELOLAAN KAS KECIL MENGGUNAKAN METODE DANA TIDAK TETAP

Kaslani1, Pedro Iriano2 Prodi Komputerisasi Akuntansi

STMIK IKMI Cirebon ABSTRAK

Kas merupakan dana yang disediakan oleh setiap perusahaan termasuk pada KantorNotaris dan PPAT Ana Widarnarti. SH, M.Kn untuk melakukan setiap transaksi pengeluaranYang dibutuhkan oleh Kantor Notaris dan PPAT Ana Widarnarti. SH, M.Kn. Oleh karena itu Kas Sangat berpengaruh besar dalam setiap perusahaan terutama kas kecil. Karena kas kecil merupakan kas yang digunakan oleh perusahaan dalam melakukan kegiatan transaksi yang jumlahnya relatif kecil dan tidak efisien bila menggunakan cek sebagai alat pembayarannya. Berdasarkan dari permasalahan diatas maka diperlukan metode pendekatan untuk memecahkan permasalahan tersebut. Salah satunya yaitu menggunakan metode dana tidak tetap (Fluktuatif fund Method) ialah salahatu metode pembukuan kas kecil dimana jumlah rekening kas kecilnya berubaj atau tidak tetap, namun disesuaikan dengan pengeluaran yang tterjadi kemudian untuk sistem pengelolaan kas kecil ini dilakukan dengan pengembangan sistem SDLC (Software Development life cycle), dimulai dari pembuatan flowmap, DFD, ERD, Normalisasi, kamus data dan Layout aplikasinya. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah PHP (Hypertext Preprocessor) dengan database MySQL, sedangkan teks editor yang digunakan adalah Sublime Text, Server pengujian aplikasi menggunakan XAMPP, dan data yang diperoleh dari hasil pengumpulan data pada Kantor Notaris dan PPAT Ana Widarnarti, SH, M.Kn. Hasil yan diharapakan darubtugas akhir ini, agar dapat membantu karyawan kantor Notaris dan PPAT Ana WWidarnarti, SH, M.Kn dalam mengelola kas kecil untuk melakukan transaksi pengeluaran kas kecil secara baik. Kemudian, tujuan tugas akhir ini diharapkan dapat membantu dalam pengelolaan kas kecil yang baik dikantor dan PPAT Notaris Ana Widanarti, SH, M.Kn.

Kata kunci : Kas Kecil, Fluktuatif Fund Method, SIA.

A. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

Kas merupakan dana yang selalu disediakan pada setiap instansi atau Perusahaan termasuk kantor dan PPAT Notaris Ana Widanarti, SH, M.Kn, karena kas sangat berperan aktif dan penting bagi keberlangsungan perusahaan terutama kas kecil. Karena kas kecil merupakan kas yang digunakan oleh perusahaan dalam melakukan kegiatan transaksi yang jumlahnya relatif kecil dan tidak efisien bila menggunakan cek sebagai alat pembayarannya. Kas juga merupakan aktiva lancar yang sangat riskan,

maka setiap pengeluaran kas yang dlakukan harus diperhitungkan manfaat dan keuntungan yang akan di dapat. Oleh sebab itu, diperlukan sebuah aplikasi yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola dan menyajikan laporan kas kkecil kantor Notaris dan PPAT Ana Widanarti, SH, M.Kn setiap hari melakukan transaksi kecil dan tidak efisien bila menggunakan cek.

Kantor notaris dan PPAT Ana Widanarti, SH, M.Kn merupakan perusahaan yang bergerak pada bidang Jasa, di Kabupaten Cirebon. Penulis melakukan sebuah penelitian pada

3 bagian keuangan yang mana penulis meneliti kas kecil, tentang bagaimana cara pengelolaan dan pelaporan dana kas kecil pada Kantor Notaris dan PPAT Ana Widanarti, SH, M.Kn. berdasarkan hasil observasi dan pengumpulan data dibagian kkeuangan didapatkan data yang ditampilkan dalam tabel berupa perincian pendebitan dan pengkreditan dana kas kecil, Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa dalam periode satu bulam, ada banyak transaksi yang terjadi. Semua transaksi diatas tidaklah sama dala setiap bulannya, baik dari tanggal pembayaran maupun nilai pembayaran. Sebagai contoh untuk transaksi pembelian meterai. Dalam sebulan bisa saja terjadi 2 sampai 3 kali pembelian dan nilai nya pun berbeda beda. Seperti tabel diatas di tanggal 06 Februari 2017 terdapat transaksi pembelian Materai seniali Rp 35.000, tangfal 08 Februari 2017 terdapat transaksi pembelian Materai kembali senilai Rp 56.000,- kemudian tanggal 18 Februari 2017 kembali dilakukan pembelian Materai sebesar Rp. 396.000,- maka dapat disimpulkan bahwa metode pengelolaan tidak tetap seperti tabel diatas akan menghasilkan laporan pengeluaran dan permintaan dana kas kecil yang berubah-ubah dalam setiap periode sehingga tidak dapat diprediksi sebelumnya oleh bagian keuangan.

Hasil kesimpulan yang diperoleh diatas atau kesimpulan spesifikasi nya adalag pengelolaan kas kecil di Kantor Notaris dan PPAT Ana Widanarti, SH. M.Kn saat ini mengggunakan metode dana tidak tetap atau disebut Fluktuation Fund Method. Metode ini digambarkan sesuao dengan tabel diatas, menyatakan bahwa jumlah nominal kas kecil tidak ditetapkan, namun jumlahnya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan pada waktu tertentu. Metode tidak tetap ini sering kali menjadi kendala pada bagian keuangan saat akan membuat Payment Schedule. Kesulitan yang dialami lainnya pada metode dana tidak tetap ini, pasa setiap

akhir periode tetap harus dilakukan kas opname. Apabila dari kas hasil kas opname ternyata jumlah dana kas lecil berbeda dengan saldo menurut pembukuan, maka perlu dibuat jurnal penyesuaian.

Fokus masalah dalam laporan ini adalah, mengevaluasi dan mengetahui pengelolaan kas kecil melalui penetapan system di Kantor Notaris dan PPAT Ana Widanarti, SH.,M.Kn, yang difokuskan pada aspek prosedur pengelolaan kas kecil yang dilakukan di Kantor Notaris dan PPAT Ana Widanarti, SH.,M.Kn dengan merancang sistem informasi akutansi pengelolaan kas kecil menggunakan metode dana tidak tetap melalui penerapan sistem pengelolaan las kecildi Kantor Notaris dan PPAT Ana Widanarti, SH.,M.Kn yang difokuskan pada perancangan Flowmap, Flowchart, Diagram Konteks, Dekomposisi Diagram, DDFD Normalilasi, ERD, dan tabel-tabel yang dibutuhkan. Dengan begitu dapat diterapkan pengelolaan kas kecil

Berdasarkan uraian diatas maka pembautan tugas akhir ini diusulkan judul "Pembuatan Sistem informasi Akutansi Pengelolaan Kas Kecil Menggunakan Metode dana Tidak Tetap" adapun yang menjadi alasan dilakukannya observasi ini adalah untuk mengetahui seluruh prosedur pengelolaan kas kecil guna merancang dan membangun sebuah sistem pengelolaan kas kecil. Dari sistem ini diharapakan dapat menyelesaikan masalah dalam pengelolaan kas kecil dengan maksimal.

1.2 Perumusan masalah

Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka identifikasi masalah dalam penelitian ini, adalah :

a. Belum adanya metode khusus yang digunakan pada Kantor Notaris dan PPAT Ana Widanarti, SH.,M.Kn dalam melakukan pengelolaan kas kecil simgga kurang optimalnya pelaporan keuangan.

4 b. Proses pencatatan kas kecil membutuhkan

waktu yang lama karena harus menyesuaikan setiap transaksi sesuai dengan bukti transaksi.

c. Belum adanya sistem pengelolaan kas keci pada Kantor Notaris dan PPAT Ana Widanarti, SH.,M.Kn.

1.3 Tujuan Penelitian

Tujuan umum dari laporan ini untuk mengoptimalkan Sistem pengelolaan Kas Kecil (Petty Cash) melalui metode Dana tidak Tetap serta membantu karyawan perusahaan untuk mempermudah melakukan pengelolaan kas kecil dalam melakukan pencatatan, penginputan dan pelaporan keuangan. Kemudian, diharapkan juga dapat meningkatkan kualitas pengelolaan kas kecil di Kantor Notaris dan PPAT Ana Widanarti, SH.,M.Kn dan dapat memberikan informasi yang lebih lengkap dan cepat

1.4 Manfaat Penelitian

Dalam penelitian ini, diharapkan dapat memberikan manfaat bagi pihak yang terkait, Adapun manfaat dari laporan ini adalah :

a. Bila dilihat dari secara teoritis

1.

Merancang sistem pengelolaan kas kecil menggunakan metode dana tidak tetap di Kantor Notaris dan PPAT Ana Widanarti, SH.,M.Kn.

2.

Membangun sistem pengelolaan kas

kecil menggunakan metode dana tidak tetap di Kantor Notaris dan PPAT Ana Widanarti, SH.,M.Kn. b. Bila dilihat secara praktis :

1. Dapat digunakan oleh penulis sebagai bahan pengetahuan tentang sostem pengelolaan kas kecil (Petty Cash) menggunakan metode dana tidak tetap (Fluktuatif Fund Method) pada Kantor Notaris dan PPAT Ana Widanarti, SH.,M.Kn

2. Dapat digunakan sebagai literatur/ pustaka tambahan di perpustakaan STMIK IKMI Cirebo

B. LANDASAN TEORI

2,1 Landasan Teori

2.2.1 Sistem

Menurut Septian Firma Yandi dalam jurnalnya yang berjudul "Analisis Penerapan sistem pengendalian Intern Terhadap Pengeluaran Kas Pada PT.Lestari Berkat Sejahter di Samarinda" yaitu,

"Sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem merupakan suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan." (Yandi, 2014)

Berdasarkan definisi diatas bahwa sistem merupakan suatu unsur yang saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya untuk mendapatkan suatu tujuan yang telah ditentukan.

2.2.2 Teori Informasi

informasi Menurut Jeperson dalam penelitian Gilang Arizky Ramadhan, Lilis Binawati dan Endra Rahmawati yang berjudul "Rancang Bangan Sistem Informasi Pelaporan Keuangan Organisasi Nirlaba Menggunakan PSAK 45 pada Panti Asuhan Muhammadiyah Pamekasan" yaitu

"Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang." (Arizky, Lilis, & Endra, 2016)

Berdasarkan definisi diatas bahwa informasi adalah sebuah data yang telah dikelola

5 menjadi sebuah bentuk yang dapat dirasakan nilainya baik bagi si penerima atau bagi yang berkaitan didalamnya yang dapat digunakan untuk mengambil suatu keputusan.

2.2.3 Teori Akuntansi

Menurut M. Ramli Faud,S.E. M.M pada bukunya yang berjudul"Akuntansi Perbankan Pendekatan Sisi Praktik" tahun 2015 menyatakan bahwa pengertian Akuntansi adalah

“Akuntansi secara umum berasal dari bahasa Inggris; account, yang berarti perkiraan. Secara luas, akuntansi dapat didefinisikan adałah suatu seni untuk

melakukan pencatatan, pengelompokan,

pengikhtisaran dan pelaporan serta

penganalisisan terhadap transaksi-transaksi ekonomi perusahaan guna pengambilan suatu keputusan." (Faud, 2015)

Berdasarkan pendapat diatas bahwa akuntansi merupakan suatu proses pengelolaan data keuangan perusahaan yang bertujuan untuk menghasilkan informasi mengenai keuangan perusahaan yang berfungsi sebagai pedoman dalam pengambilan keputusan mengenai manajemen keuangan.

2.2.4 Teori Kas

Menurut Efraim Ferdinan Giri dalam bukunya yang berjudul "Akuntansi Keuangan Menengah 1 Perspektif IFRS", Kas merupakan medium standart yang diakui umum sebagai alat

pembayaran sebesar nominal, tersedia dan bebas digunakan kapansaja untuk membiayai kegiatan perusahaan.(efraim F. Giri, 2014)

C. METODE PENELITIAN

Laporan ini merupakan terapan yang akan mencoba membangunSistem pengelolaan kas kecil dengan menggunakan meode dana tidak tetap Tujuan pembuatan

tugas akhir ini untuk membantu karyawan mempermudah dalam melakukan pengelolaan kas kecil . Kemudian, tujuan tugas akhir ini diharapkan juga dapat meningkatkan kualitas pengelolaan kas kecil di kantor

Notaris dan PPAT Ana Widanarti SH, M.Kn. Dan dapat memberikan informasi yang lebih lengkap, cepat dan akurat.

Requirements analysis (analisis kebutuhan) Tahap ini adalah proses wawancara, yang dilakukan peneliti untuk memenuhi kebutuhan sistem yang diperlukan terhadap pengguna sistem. Tahapan ini dengan cara Melakukan Observasi dan Surveydi Kantor Notaris dan PPAT Ana Widanarti S,H.,M.Kn secara langsung serta melakukan wawancara pada pihak yang terkait agar mendapatkan beberapa informasi serta studi pustaka mengenai data-data yang dapat mendukung penulisan tugas akhir ini.

Data modeling (pemodelan data)

Menurut Hanif Al Fatta dalam bukunya yang berjudul "Analisi dan Perancangan Sisterm Informasi" yaitu, "Data modeling adalah suatu cara formal yang digunakan untuk menggambarkan suatu data yang digunakan dalam suatu system bisnis. Model ini bisa merunjukan orang, tempat atau benda dimana data yang diambil dan berhubungan dari antar data tersebut." (Fatta, 2007)

Normalization (normalisasi)

Menurut Hanif Al Fatta dalam bukunya yang berjudul "Analisi dan Perancangan Sistem Informasi" Normalisasi adalah teknik yang digunakan untuk memvalidasi model data.

6 Pengumpulan data yang diperoleh dari hasil observasi, wawancara, studi dokumentasi dan instrument tugas akhir, yang telah dilakukan meliput

1. Diperoleh laporan hasil wawaneara oleh pimpinan perusahaan dan bagian Keuangan

2. Diperoleh data observasi seperti laporan data dilapangan, laporan dari pimpinan perusahaan dan bagian keuangan

3. Diperoleh data studi dokumentasi seperti jurnal, paper. proceding dan data - data artikel serta dokumentasi hasil observasi 4. Dihasilkan instrument untuk melaksanakan wawancara, observasi dan Studi dokumentasi.

Metode penelitian yang dilakukan adalah metode penelitian deskriptif yang bertujuan untuk menggambarkan suatu keadaan secara sistematis,faktual dan akurat mengenai fakta-fakta yang sebenarnya terjadi. Didalam metode deskriptif terdapat bebcrapa teknik pengumpulan data dan Teknik Analisa Data. Maka dalam penelitian ini disertai dengan penjelasan singkat tentang bagaimana prosedur penulisan tugas akhir yang akan dilakukan, maka penjelasan teknik pengumpulan data dan analsisi data yang dilakukan adalah sebagai berikut

1. Observasi

Suatu metode dan teknik untuk mendapatkan informasi atau data dengan melakukan pengamatan secara langsung pada Kantor Notaris dan PPAT Ana Widanarti S,HI.,M.Kn dan melaksanakan pencatatan sistematis dan terpadu terhadap unsur-unsur yang dianggap perlu dalam penulisan tugas akhir ini.Dalam pengumpulan data/informasi hendakan yang berkaitan dengan tugas akhir atau sesuai dengan apa yang telah kita rumuskan kedalam rumusan malasah karena dapat membatu untuk dikemukakan dan dijelaskan dalam tugas akhir ini.

2. Wawancara

Pada teknik ini terdapat 2 orang atau lebih, seperti saat ini adanya si Penulis dengan pimpinan Kantor Notaris DAN PPAT Ana Widanarti S.H.,MK.n untuk melakukan tanya jawab atau wawancara langsung dengan mengajukan beberapa pertanyaan kepada Ibu Ana Widanarti S.,H.MK.n selaku pimpinan serta pemegang dana kas kecil untuk mendapatkan informasi yang lebih lengkap, jelas dan akurat mengenai pengelolaan kas kecil.

3. Studi Dokumentasi

Studi dokumentasi atau biasa disebut kajian dokumen merupakan teknik pengumpulan data yang tidak langsung Jitujukan kepada subjek penelitian dalam rangka memperoleh informasi terkait objek penelitian. Dalam tugas akhir ini menggunakan 2 dokumen pendukung yaitu, dokumen internal dan dokumen exsternal, dimana dua dokumen tersebut, menjadi dasar penelitian yang dilakukan, dua penjelasan dokumen tersebut scbagai

berikut:

1. Dokumen Internal

a. Kwitansi Permintaan Pengisian Kas Keci b. Laporan Petty Cash Bulanan

2. Dokumen Exsternal : Struk/Nota Tagihan/Invoice 3. Angket atau Kuisioner

Menurut Suharsimi (2010: 194), Dalam Penelitin Dewi Cahyaningrum yang Berjudul "Pengaruh Motivasi Belajar Dan Persepsi Siswa Tentang Metode Mengajar Guru Terhadap Prestasi Belajar Memproses Dokumen Dana Kas Kecil Siswa Kelas Xi Akuntansi Smk Negeri 4 Klaten Tahun Ajaran 2016/2017" yaitu kuesioner adalah sejumlah pertanyaan tertulis yang digunakan untuk memperoleh informasi dari responden

7 dalam arti laporan tentang pribadinya, atau hal-hal yang ia ketahui.(Cahyaningrum,2017) D. HASIL PENELITIAN

4.1. Pembahasan

4.1.1 Requirements analysis (analisis kebutuhan)

Tahap ini merupakan bagian dari proses kebutuhan dari perancangan perangkat lunak yang dinginkan. Dimana si peneliti Melakukan Observasi. Wawancara serta studi dokumentasi di Kantor Notaris dan PPAT Ana Widanarti S.H.M.Kn guna medapatkan informasi mengenai data yang akurat untuk merancang suatu sistem Setelah melakukan observasi dan wawancara maka didapatkan hasil informasi mengenai prosedur yang sedang berjalan saat ini di Kantor Notaris dan PPAT Ana Widanarti SH.M.Kn, maka penulis menjabarkan prosedur sistem yang berjalan pada Kantor Notaris danPPAT Ana Widarmarti SH, M Kn mengenai penggunaan dana kas kecil pada Kantor Notaris dan PPAT Ana Widamarti SH, M.Kn

4.1.2 Data modeling (pemodelan data) Pemodelan data merupakan teknik inca kebutuhan bisnis untuk database. karena pada akhimya model data diimplementasikan dalam bentuk database. Salah satu produknya adalah analisis ERD (Entiny Relationhip Diagram, serta difokuskan pada perancangan Flowmap. Flowchart, Diagram Konteks, DFD level 0 sampai dengan 1, Normalisasi,ERD dan tabel - tabel yang dibutuhkan Pada tahap ini akan dianalisis alur kerja sistem yang dibutuhkan

4.2 Hasil

4.2.1 Implemtasi 1. Tampilan Login

Gambar 4.1 Tampilan Login 2. Halaman menu utama

Gambar 4.2 Tampilan Halaman menu utama 3. Tampilan halaman menu kas masuk

Gambar 4.3 Tampilan halaman meni kas masuk

4. Tampilan halaman cetak data kas masuk

E. KESIMPULAN 5.1. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan yang telas dijelaskan dalam laporan ini dan hasil penelitian setelah pembuatan aplikasi

8 pengelolaan kas kecil yang di implementasikan pada Kantor Notaris dan PPAT Ana Widanarti,SH.M.Kn sesuai dengan yang ada pada rumusan masalah,maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Dengan terbentuknya sistem informasi pengelolaan kas kecil pada Kantor Notaris dan PPAT Ana Widanarti,S HL.M.Kn dapat mengenai

prosespembuatan laporan kas akan lebih mudah, cepat dan rapih

2. Mengurangi adanya kesalahan pencatatan mengenai transaksi kas kecil yangada setelah adanya aplikasi pengelolaan kas.

DAFTAR PUSTAKA

Aruzk, G. Lilis, R., & Endra, B. (2016). Rancang Bangun Sistem Informasi Pelaporan Keuangan Organisasi Nirlaba Menggunakan Psak 45 Pada Panti Asuhan Muhammadiyah Pamekasan, 5(10), 1-7

Cahyaningrum, D. (2017). Pengaruh Motivasi Belajar Dan Persepsi Siswa Metode Mengajar Guru Terhadap Prestasi Belajar Memproses DokumenDana Kas Kecil Siswa Kelas Xi Akuntansi Smk Negeri Klaten Tahun Ajaran 2016/2017

Fatta, H. Al. (2007). Analisi Dan Perancangan Ststem Informasi.

Faud, M. R. (2015). Akuntansi Perbankan Pendekatn Sisi Praktik.

Giri, Efraim F. (2014). Akuntansi Keuangan Menengah I Perspektif Ifrs (Kedua).

Giri, E. F. (2014a), Akuntansi Keuangan Menengah 1 Perspekif lirs (Kedua). Yogyakarta

Kabuhung, M. (2013). Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Untuk Perencanaan Dan Pengendalian Kcuangan Pada Organisasi Nirlaba Keagamaan. Jurnal Ekonomi Dan Bisnis, 1(3), 339-348. Https://Doi.Org 1 0.1 0 İ 7/Cb0978 11074 1 5324.004

Lilis Puspitasari Dan Sri Dewi Anggradini. (2011). Sistem Informasi Akuntansi.

Maknunah, J. (2015). Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Pada Lembaga Pendidikan. Smatika, 5(2).

Mardi. (2011). Sistem Informasi Akuntansi. Bogor.

Maula, I.(2015), Modul Mengelola Dana Kas Kecil.

Pakadang, D. (2013). Evaluasi Penerapan Sistem Pengendalian Intern Penerimaan rada Rumah Sakit Gunung Maria Di Tomohon. Jurnal Emba, 1(4), 213-223.

Https:/Doi.Org/10.1007/S13398-014-0173-7.2

Poniati, S. (2016). Sistem Pengelolaan Kas Kecil (Petty Cash) Menggunakan

Metode Dana Berubah (Fluctuating System) Pada Pt.Mortar Usaha Bersama.

Winarmi, S. (2015). Analisis Perlakuan Akuntansi Kas Kecil Pada Pt. Andromeda Graha Palembang, Vii(3). Yandi, S. F. (2014). Analisis Penerapan

Sistem Pengendalian Intern Terhadap pengeluaran Kas pada pt.Lestari Berkat Sejahtera Di Samarinda, 2(3), 331-345