PENGESAHAN
Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal
Dibuat
Oleh Euis Ratnasari, ST., MSE
Kasi Penyelenggaraan Diklat Diperiksa Oleh Amar, S.Pd., M.Pd Wakil Manajemen Mutu Disahkan
Oleh Drs. H. Abdillah Benteng, M.Pd Kepala Balai Balai
DAFTAR DISTRIBUSI
Nomor
Copy Jabatan
1 Kepala Balai
2 Wakil Manajemen Mutu 3 Kepala Sub Bagian Tata Usaha 4 Kepala Seksi Penyelenggara Diklat
5 Kepala Seksi Pengembangan dan Kerjasama Diklat 6 Koordinator Jabatan Fungsional
SEJARAH REVISI
Revisi Tanggal Deskripsi Perubahan Keterangan
1. Tujuan
Prosedur ini bertujuan untuk mengatur tata cara penyelenggaraan diklat secara global sebagai acuan bagi para Kepala Seksi dan Kasubag akan peran dan tanggung jawabnya berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan diklat di Balai Diklat Industri Jakarta, dalam rangka menjamin efektifitas penerapan sistem manajemen mutu pada Balai Diklat Industri (BDI) Jakarta
2. Lingkup
Prosedur penyelenggaraan diklat ini berlaku untuk seluruh unit-unit kerja di Balai Diklat Industri Jakarta mulai dari proses penetapan jawal kegiatan diklat berdasarkan program kerja yang ada setiap tahunnya sampai dengan pelaksanaan pelaporan penyelenggaraan kegiatan diklat.
3. Acuan
Prosedur ini mengacu pada klausul 7.1 dan klausul 7.3.1 Standar ISO 9001:2008 dan Pedoman Mutu Balai Diklat Industri (BDI) Jakarta klausul 7.1. tentang Perencanaan Realisasi Produk dan klausul 7.3.1 tentang Perencanaan Rancangan dan Pengembangan.
4. Definisi
DIPA adalah dokumen keuangan berupa daftar isian pagu anggaran atas sejumlah program kerja Balai Diklat Industri Jakarta.
POK adalah rincian anggaran biaya dari suatu kegiatan yang terdiri dari beberapa mata anggaran kegiatan 6 digit.
Panitia adalah tim yang terdiri dari beberapa orang pegawai yang dibentuk oleh Kepala BDI Jakarta dalam rangka melaksanakan kegiatan diklat yang dilaksanakan dan dibiayai oleh BDI Jakarta.
Rekruitmen merupakan kegiatan penyediaan calon peserta diklat yang dilaksanakan dan dibiayai oleh BDI Jakarta
Evaluasi merupakan proses menilai pelaksanaan diklat oleh BDI Jakarta baik terhadap pengajar, penyelenggara maupun terhadap hasil belajar dari peserta diklat.
Penempatan adalah proses menempatkan peserta diklat operator mesin industri garmen ke perusahaan-perusahaan yang telah menandatangani MoU dengan Balai Diklat Industri Jakarta
5. Prosedur
5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang
5.1.1 Kepala Balai Diklat Industri Jakarta bertanggung jawab atas pelaksanaan seluruh program diklat Balai Diklat Industri Jakarta.
5.1.2 Kepala seksi Penyelenggaraan Diklat bertanggung jawab atas pelaksanaan diklat sejak mulai registrasi peserta sampai dengan penutupan diklat dan penyerahan sertifikat.
5.1.3 Kepala seksi Kerjasama bertanggung jawab atas rekruitmen peserta sesuai jumlah yang ditentukan dalam POK pada setiap diklat dalam setiap angkatannya.
5.1.4 Kepala Subag TU bertanggung jawab atas penyediaan anggaran, sarana dan prasarana yang mendukung kegiatan diklat seperti asrama dan peralatan-peralatan yang dibutuhkan dalam kegiatan belajar mengajar.
5.1.5 Panitia bertanggungjawab pada saat persiapan dan pelaksanaan diklat. Panitia bertugas membantu seksi penyelenggaraan diklat mempersiapkan bahan perlengkapan peserta, absensi peserta, acara pembukaan dan penutupan serta hal-hal lain yang ditugaskan oleh Kasi Penyelenggaraan Diklat.
5.2 Mekanisme Penyelenggaraan Diklat
5.2.1 Kepala Balai dibantu oleh Kepala Seksi dan Kasubag melakukan tinjauan terhadap DIPA. Bila dipandang diperlukan revisi atas POK atau DIPA maka Kasubag TU membuat draft surat usulan revisi dengan menyiapkan dokumen revisi untuk ditandatangani oleh Kepala BDI Jakarta.
5.2.2 Kepala seksi menetapkan jadwal Pelaksanaan Diklat selama satu tahun berdasarkan program kerja yang ada dalam DIPA Balai Diklat Industri Jakarta. Jadwal diklat merupakan acuan untuk seluruh pegawai dalam melaksanakan tugas dan kewajiban yang telah di tetapkan dalam dokumen ISO ini
5.2.3 Persiapan diklat meliputi penyiapan bahan dan perlengkapan peserta, pengecekan kesiapan sarana dan prasarana diklat serta penunjukkan tim pengajar/widyaiswara yang akan memberikan materi dalam proses pembelajaran. Tata cara persiapan diklat lebih lanjut diatur dengan form persiapan diklat.
5.2.4 Rekruitmen peserta dilakukan oleh seksi kerjasama dan sudah dapat dilakukan setelah memperoleh jadwal diklat selama 1 tahun anggaran. Dalam hal pelaksanaan tugas rekruitmen diklat operator mesin industri garmen, kepala seksi kerjasama diklat melakukan bersinergi dengan dinas perindag kabupaten/kota maupun propinsi, perusahaan serta pihak-pihak lain.
5.2.5 Registrasi peserta dilakukan oleh panitia pelaksanaan diklat. Pada saat registrasi peserta menyerahkan dokumen yang dipersyaratkan. Untuk diklat aparatur, dokumen yang diserahkan berupa: surat tugas dan pas photo dengan latar belakang merah ukuran 3x4 sebanyak 2 lembar. Sementara untuk diklat operator mesin industri garmen dokumen yang diserahkan berupa: fotocopi KTP, fotocopi ijazah terakhir, surat ijin suami/orang tua, pas photo dengan latar belakang merah ukuran 3x4 sebanyak 4 lembar
5.2.6 Sebelum pembukaan pada diklat operator industri garmen, peserta diberikan pembekalan hymne BDI Jakarta oleh instruktur dan panitia. Hymne ini akan dinyanyikan pada waktu pembukaan diklat dan setiap hari sebelum memulai kegiatan belajar mengajar.
5.2.7 Pada diklat operator mesin industri garmen, kegiatan belajar mengajar berkenaan dengan materi teknis dilaksanakan di ruang workshop dibimbing oleh instruktur dan asisten instruktur. Sementara untuk materi non teksnis/soft skill diampu oleh widyaiswara/ narasumber dan dilaksanakan di ruang kelas/aula. Kegiatan belajar mengajar lebih detil diatur dalam Instruksi Kerja Kegiatan Belajar Mengajar.
5.2.8 Evaluasi diklat dilakukan terhadap 3 hal, pertama evaluasi terhadap evaluasi terhadap peserta diklat, kedua evaluasi terhadap pengajar/instruktur/nara sumber dan ketiga evaluasi terhadap penyelenggaraan diklat. Evaluasi diklat diatur lebih lanjut melalui instruksi kerja.
5.2.9 Seluruh peserta yang mengikuti pelatihan dan memenuhi persyaratan akan mendapatkan sertifikat mengikuti diklat (attandance). Untuk diklat operator mesin industri garmen, peserta yang mengikuti uji kompetensi di LSP/TUK BDI Jakarta dan dinyatakan lulus, selain mendapatkan sertifikat mengikuti diklat (attandance) juga berhak mendapatkan sertifikat kompeten (certificate of competence).
5.2.10 Penutupan diklat diatur lebih lanjut dalam Instruksi Kerja
5.2.11 Penempatan peserta dilakukan hanya pada diklat operator mesin industri garmen. Kasi Pengembangan dan Kerjasama Diklat bertanggungjawab terhadap kegiatan penempatan peserta. Lbih detil pelaksanaan kegiatan penempatan diatur dalam instruksi kerja penempatan kerja.
5.2.12 Laporan penyelenggaraan diklat disusun oleh seksi penyelenggaraan diklat. Dalam menyusun laporannya seksi penyelenggara diklat mendapatkan data-data sebagai input dari panitia pelaksana.
6 Lampiran
Lampiran A : F-PYD-01.01 Jadwal pelaksanaan diklat Lampiran B : F-PYD.02.01 Evaluasi Penyelenggaraan Lampiran C : F-PYD.02.02 Evaluasi Peserta Diklat Lampiran D : F-PYD.02.03 Evaluasi Pengajar Lampiran E : Format Sertifikat
DIAGRAM ALIR
PENANGGUNG JAWAB
DOKUMEN TERKAIT
Kepala Balai
Kepala Balai
Kasie Penyelenggaraan Diklat
Kepala Balai
Panitia/ Kasi Pengembangan dan Kerjasama
Panitia/ Kasi Penyelenggaraan Diklat
Instruktur / widyaiswara, kasi penyelenggaraan diklat
Instruktur / widyaiswara, kasi penyelenggaraan diklat, panitia
Kasi penyelenggaraan diklat, panitia
F-PYD-01.01 jadwal pelaksanaan diklat
IK-PYD-01 Panitia Diklat
IK-PYD-02 Persiapan IK-PKD- IK Rekrutmen IK-PYD-03 Pembukaan Diklat IK-PYD-04 Kegiatan Belajar Mengajar IK-PYD-10 Kunjungan Industri - IK-PYD-05 Evaluasi Penyelenggaraan - IK-PYD-06 Evaluasi peserta - IK-PYD-07 Evaluasi pengajar Format sertifikat F-PYD-01.02 Tanda Terima Sertifikat
Seleksi Uji Kompetensi DIPA Menetapkan Jadwal Pelaksanaan Diklat tidak ya Membentuk Kepanitian Persiapan Diklat Rekrutmen Peserta Pembukaan diklat Kegiatan Belajar Mengajar Evaluasi Sertifikat Kehadiran A B Peninjauan Revisi DIPA
DIAGRAM ALIR
PENANGGUNG JAWAB
DOKUMEN TERKAIT
Tdk
Ya
Tdk
Ya
Kasi penyelenggaraan diklat, panitia
Kasi Pengembangan dan Kerjasama Diklat
Kasi Penyelenggaraan Diklat
Kasi Penyelenggaraan Diklat/Instruktur LSPP1 BDI Jakarta/Asesor LSPP1 BDI Jakarta IK-PYD-08 Penutupan Diklat IK-PKD Penempatan IK-PYD-09 Penyusunan Laporan
Prosedur Mutu Sertifikasi Prosedur Mutu
Pelaksanaan Asesmen
Formulir Tanda Terima Sertifikat Penyusunan Pelaporan Penempatan Peserta Penutupan B A
Seleksi Uji Kompetensi
Lulus?
Uji Kompetensi
Lulus?
LAMPIRAN A JADWAL PELAKSANAAN DIKLAT. F-PYD-01.01
JADWAL PELAKSANAAN DIKLAT TAHUN ANGGARAN...
NO DIKLAT TANGGAL TEMPAT JML PESERTA KETERANGAN
Tempat, Tanggal
Kepala BDI Jakarta Kasie Penyelenggaraan Diklat
LAMPIRAN B EVALUASI PENYELENGGARAAN F-PYD.02.01
EVALUASI PESERTA TERHADAP KINERJA PENYELENGGARA NAMA DIKLAT :
PENYELENGGARA : TGL PENYELENGGARAAN : TEMPAT PENYELENGGARA :
NO ASPEK YANG DINILAI 50 60 70 80 90 100
1 Efektivitas Penyelenggara
2 Kesiapan dan ketersediaan sarana Diklat 3 Kesesuaian pelaksanaan program dengan
perencanaan
4 Kebersihan kelas, asrama, kantin, toilet dll 5 Ketersediaan dan kelengkapan bahan Diklat 6 Ketersediaan fasilitas olah raga, kesehatan dan
ibadah
7 Pelayanan terhadap Peserta dan Widyaiswara/Tenaga Pengajar 8 Administrasi Diklat
TULIS SARAN KESAN ANDA MENGENAI DIKLAT INI
……… ……… ……… ……… ……… Tempat, Tanggal Keterangan
Tulis nilai yang Saudara berikan pada kolom yang tepat Evaluator, (misal Saudara memberikan nilai 85 ,maka tulis
( ) 50 60 70 80 90 100 85 Kriteria Penilaian: 1 : Kurang (skor 50 – 59) 2 : Cukup (skor 60 – 69) 3 : Baik (skor 70 – 79)
4 : Baik Sekali (skor 80 – 89)
LAMPIRAN C EVALUASI PESERTA F-PYD.02.02
DAFTAR PENILAIAN SIKAP
DIKLAT...TAHUN 2014 BALAI DIKLAT INDUSTRI JAKARTA
No Nama DISIPLIN Rata- PRAKARSA Rata- KERJASAMA Rata- Rata-
Evaluator Rata Evaluator rata Evaluator rata rata 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 Akhir Evaluator, ( ) Kriteria Penilaian: 1 : Cukup (skor 60 – 70) 2 : Baik (skor 71 – 80 )
3 : Baik Sekali (skor 81 – 90 )
DAFTAR PENILAIAN KEMAMPUAN KOGNITIF
DIKLAT...TAHUN 2014 BALAI DIKLAT INDUSTRI JAKARTA
NO NAMA NILAI NILAI
AKHIR
PRESENTASI PRAKTEK TEORI
Evaluator,
( )
Kriteria Penilaian:
1 : Cukup (skor 60 – 70)
2 : Baik (skor 71 – 80 )
3 : Baik Sekali (skor 81 – 90 )
LAMPIRAN D EVALUASI PENILAIAN HASIL BELAJAR F-PYD.02.03
EVALUASI PENILAIAN WIDYAISWARA/NARASUMBER
NAMA DIKLAT :
NAMA NARASUMBER/WIDYAISWARA :
MATA PELAJARAN :
HARI/TANGGAL :
ASPEK YANG DINILAI
INDIKATOR PENILAIAN
50 60 70 80 90 100 1 Sistematika Penyajian
2 Kemampuan Menyajikan/Memfasilitasi Program Diklat
3 Ketepatan waktu, Kehadiran dan Cara Menyajikan
4 Penggunaan Metode dan Sarana Diklat 5 Sikap/Perilaku
6 Cara Menjawab Pertanyaan dari Peserta 7 Penggunaan Bahasa
8 Pemberian Motivasi Kepada Peserta 9 Penguasaan Materi
10 Kerapihan Berpakaian
SARAN / KESAN UNTUK MATA DIKLAT INI :
……… ……… ………
Keterangan :
Tulis nilai yang Saudara berikan pada kolom yang tepat, Misalnya saudara memberikan nilai 85, maka tulis:
50 60 70 80 90 100 Tempat, Tanggal Evaluator, ( ) 85 Kriteria Penilaian: 1 2 3 4
: Belum Memenuhi Harapan (skor di bawah 69,9) : Cukup Memenuhi Harapan (skor 70 - 79,9) : Memenuhi Harapan (skor 80 - 89,9) : Sangat Memenuhi Harapan (skor 90 - 100)
LAMPIRAN F TANDA TERIMA SERTIFIKAT. F-PYD-01.02 Nama Diklat : ... Tanggal Pelaksanaan : ... NO N A M A TANDA TANGAN Tempat, Tanggal Panitia (...)
