JASIORA Jurnal Administrasi Sosial dan Humaniora (

Jurnal Administrasi Sosial Dan Humaiora (JASIORA) 2018

Jasiora : Vol 3 No 1 Desember 2018

JASIORA

Jurnal Administrasi Sosial dan Humaniora (http://jurnal.stiasetihsetiomb.ac.id/index.php/admngr/index)

Peranan Sistem Informasi Manajemen Dalam

Meningkatkan Produktivitas Kerja Pada Universitas

Muara Bungo

Antoni1, Supriyati2,Yudhi Novriansyah3

1

Universitas Muara Bungo, E-mail : anthon.karumba@gmail.com

2

Universitas Muara Bungo, E-mal : supriyaty76@gmail.com

3_{Universitas Muara Bungo, E-mai : yudhinov1983@gmail.com}

Info Artikel Abstract

Masuk: 12 Oktober 2018 Diterima:06 Desember 2018 Terbit: 17 Desember 2018

Keywords:

Management Information System, Productivity, Academic Information Systems

Muara Bungo University has implemented Management Information System technology since 2008. The aim of this study is to find out and analyze the development and use of Information Systems to increase work productivity. This type of research is qualitative with respondents as many as 4 people. The results showed: (1). Muara Bungo University uses a single database for academic activities, namely through the SIAKAD application. (2). The application of Single Database makes it easier for administrative staff to provide information uniformly. Research suggestions are: UMB needs to optimize SIAKAD for increasing data processing productivity by providing Information Technology equipment based on organizational needs analysis.

Abstrak

Kata kunci:

Sistem Informasi Manajemen, Produktivitas, Sistem Informasi Akademik

Corresponding Author:

Antoni, E-mail :

anthon.karumba@gmail.com

DOI: 10.5281/zenodo.2195146

Universitas Muara Bungo mengimplementasikan teknologi Sistem Informasi Manajemen sejak tahun 2008. Tujuan studi ini adalah untuk mengetahui dan menganalisis perkembangan dan penggunaan Sistem Informasi untuk meningkatkan produktivitas kerja. Jenis penelitian adalah kualitatif dengan responden sebanyak 4 orang Hasil penelitian menunjukkan: (1). Universitas Muara Bungo menggunakan database tunggal (single database) untuk kegiatan akademiknya yakni melalui aplikasi SIAKAD. (2). Penerapan Single Database memudahkan tenaga administrasi dalam memberikan informasi secara seragam. Saran penelitian yaitu: UMB perlu mengoptimalkan SIAKAD Untuk peningkatan produktivitas pengolahan data dengan pengadaan peralatan Teknologi Informasi berdasarkan analisa kebutuhan organisasi.

Jurnal Administrasi Sosial Dan Humaiora (JASIORA) 2018

1. Pendahuluan

Penggunaan teknologi dalam sebuah sistem informasi dapat meningkatkan kualitas dan kuantitas dari informasi yang dihasilkan, sehingga sebuah sistem informasi masa sekarang ini tidak terlepas dari penggunaan teknologi informasi khususnya komputer.

Berdasarkan dari pemikiran di atas, maka Universitas Muara Bungo (UMB) yang merupakan satu – satunya Perguruan Tinggi (PT) dengan bentuk Universitas di Jambi Wilayah Barat, yang senantiasa dituntut oleh stakeholders agar dapat memberikan pelayanan terbaik kepada mahasiswa dengan manfaat yang prima secara cepat, tepat fungsi dengan berdasarkan informasi dan kualitas data yang dapat dipertanggungjawabkan.

Sejak didirikan, Universitas Muara Bungo telah menggunakan sistem informasi manajemen berbasis komputer dalam menjalankan kegiatan operasionalnya terutama untuk mengelola data akademik, aplikasi tersebut bernama EPSBED (Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri). Aplikasi EPSBED adalah format laporan wajib dari DIKTI berdasarkan SK-034/DIKTI/Kep/2002 yang mengharuskan seluruh Perguruan Tinggi memberikan laporan pada setiap semester.

Kala itu, Pelapoaran EPSBED masih menggunakan metode semi-online karena pelaporan ke Kopertis dilakukan dalam 2 (dua) bentuk yakni soft file dan hard copy. Kegiatan Operasional EPSBED di Perguruan Tinggi juga belum dapat dikatakan efektif dan efisien. Wawancara yang Peneliti lakukan dengan salah satu narasumber yakni Viedri Yani selaku Penanggung Jawab aplikasi ini sejak tahun 2008 menyebutkan bahwa aplikasi EPSBED memiliki beberapa kendala teknis, di antaranya :

1. Aplikasi bersifat stand-alone (berdiri sendiri), yang berarti hanya dapat diinstall atau dijalankan di satu komputer saja.

2. Database menggunakan format. dbf yang hanya dapat dibuka dengan menggunakan program program pengolahan database atau yang relevan sehingga tidak dapat diakses secara bersama – sama dari jaringan, dengan kata lain aplikasi hanya dapat digunakan satu orang saja.

3. Komponen data yang ada dalam EPSBED hanya memenuhi kebutuhan dasar data untuk pelaporan ke DIKTI melalui Kopertis, namun belum dapat memenuhi kebutuhan data Perguruan Tinggi yang menggunakannya.

4. Fitur – fitur yang ada di dalam aplikasi EPSBED bersifat baku, sehingga tidak dapat di customize atau dimodifikasi sesuai keinginan atau kebutuhan pengguna.

Kemudian, berdasarkan Surat Edaran Dikti 0543/E1.2/PL/2015 tentang Feeder PD-DIKTI, bahwa mulai laporan 2014-2 WAJIB menggunakan sistem baru dengan nama Feeder PD-DIKTI.

Hasil wawancara dengan narasumber menyebutkan bahwa pada aplikasi Feeder PD- DIKTI terjadi penambahan komponen data yang harus dilengkapi, apabila dibandingkan dengan aplikasi EPSBED yang sebelumnya digunakan.

Sebagai bentuk realisasi dari uraian di atas, maka Universitas Muara Bungo memandang perlu untuk meng-upgrade sistem informasinya. Dari banyak penawaran yang masuk, manajemen Universitas Muara Bungo akhirnya memilih aplikasi SIAKAD yang dibangun oleh CV. Suteki. Pada September 2015, Universitas Muara Bungo resmi menggunakan aplikasi SIAKAD sebagai alat Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam bidang akademik. Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) adalah perangkat lunak yang digunakan untuk menyajikan informasi dan menata administrasi yang berhubungan dengan kegiatan akademis. SIAKAD merupakan sistem informasi berbasis web yang dapat digunakan dengan membuka web browser seperti Mozzila Firefox, Google Chrome, Opera dan web browser lainnya.

SIAKAD adalah Sistem Online dan database yang memberikan keuntungan dari sisi pelayanan kepada mahasiswa, karena dengan layanan ini mahasiswa dapat :

1. Secara real time atau langsung melihat Kartu Hasil Studi (KHS), 2. Melakukan kontrak mata kuliah atau Kartu Rencana Studi (KRS),

Jurnal Administrasi Sosial Dan Humaiora (JASIORA) 2018

3. Mahasiswa tidak harus beratatap muka langsung dengan Pembimbing Akademik untuk

persetujuan kontrak mata kuliah.

4. Mahasiswa dapat mengunduh (download) bahan kuliah

Kemudian dikarenakan masalah non-teknis, maka pada tanggal 17 Oktober 2016 aplikasi SIAKAD dipindahkan ke server lokal dan hanya bisa diakses terbatas pada jaringan LAN (Local Area Network) saja, sehingga pemanfaatan aplikasi ini menjadi tidak maksimal, mahasiswa dan dosen tidak dapat mengakses datanya menggunakan aplikasi ini. Tim yang mengoperasionalkan SIAKAD juga berbeda dari tim sebelumnya yang menggunakan EPSBED dan SIAKAD diawal penerapannya.

Dari hasil observasi yang Peneliti lakukan terdapat beberapa permasalahan, di antaranya:

1. Terdapat ketidak sesuaian antara data yang ada pada SIAKAD dengan data real mahasiswa, baik itu mahasiswa yang berstatus Aktif, non-Aktif, Cuti, Lulus, maupun Keluar.

2. Ketika masih menggunakan SIM dalam bentuk EPSBED pelaporan dan kegiatan akademik masih cukup efektif, namun pada saat SIAKAD berubah menjadi offline pada bulan Oktober 2016 efektifivitas penggunaannya menjadi jauh berkurang.

Ketertarikan Peneliti atas fenomena tersebut menjadi motivasi bagi peneliti untuk melakukan penelitian lebih mendalam yang diberi judul “Peranan Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam Meningkatkan Produktivitas Kerja Pada Universitas Muara Bungo (UMB)”.

2. Metode Penelitian

Jenis Penelitian ini adalah Kualitatif sehingga dalam menyusun penelitian ini penulis menggunakan metode Deskriptif, yaitu pengumpulan data untuk diuji hipotesis atau menjawab pertanyaan mengenai status terakhir dari subjek penelitian. Teknik pengumpulan data dilakukan secara triangulasi (gabungan), analisis data bersifat induktif, dan hasil penelitian kuantitatif lebih menekankan makna dari pada generalisasi.

Teknik Pengumpulan Data

a) Penelitian lapangan (Field Research)

Yaitu penelitian yang dilakukan dengan cara peninjauan lapangan terhadap objek yang diteliti dan melakukan wawancara langsung kepada petugas yang bersangkutan.

Penelitian lapangan ini dilakukan dengan dua cara yaitu: 1) Pengamatan (observasi)

Yaitu pengumpulan data dengan mengambil secara langsung melalui pengamatan terhadap aktivitas objek yang diteliti.

2) Wawancara

Yaitu pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab langsung kepada terhadap pihak-pihak dalam perusahaan yang terkait dengan objek penelitian.

b) Penelitian Perpustakaan & Dokumentasi (Library & Documenter Research) Yaitu penelitian yang dilakukan melalui studi kepustakaan dan dokumen- dokumen yang diperoleh di lokasi penelitian.

Analisis data dalam penelitian kualitatif dilakukan pada saat pengumpulan data berlangsung dan setelah selesai pengumpulan data dalam periode tertentu. Aktivitas dalam analisis data yang dilakukan yaitu: data reduction, data display dan conclusion drawing/verification.

Jurnal Administrasi Sosial Dan Humaiora (JASIORA) 2018

3. Hasil dan Pembahasan

3.1 Sistem Informasi Manajemen Pada Universitas Muara Bungo.

Secara garis besar, perkembangan penggunaan Sistem Informasi yang digunakan pada Universitas Muara Bungo dapat dilihat pada gambar berikut ini :

Gambar 4.1 Tahapan Penerapan SIM pada Universitas Muara Bungo (UMB) sumber : Pusat Komputer, 2018 (data diolah)

Pada Gambar 4.1 tersebut dapat dilihat bahwa pada pelaksanaannya, penerapan Sistem Informasi Manajemen pada Universitas Muara Bungo mengalami beberapa perubahan konsep dalam hal peng-aksesan-nya, dimulai dari offline kemudian menjadi online namun kembali offline dan pada akhirnya kembali dapat diakses secara daring (online).

Kebijakan penggunaan atau pengembangan SIM pada Universitas Muara Bungo ditetapkan oleh manajemen puncak (top management). Karena dalam penerapan SIM, di setiap Fakultas dipersiapkan komponen – komponen sistem informasi yaitu :

1. Sumber daya manusia (pakar sistem informasi dan pengguna akhir) 2. Sumber daya hardware (komputer)

3. Sumber daya software (aplikasi) 4. Sumber daya data (database)

5. Sumber daya jaringan (LAN dan internet)

Intensitas penyediaan masing - masing sumber daya sistem informasi pada setiap fakultas disesuaikan dengan besarnya jumlah mahasiswa yang dilayani pada fakultas tersebut. Perangkat teknologi informasi saat ini meskipun dapat dikatakan jauh lebih murah dibandingkan dahulu kala di masa awal penemuan komputer, tetap saja teknologi informasi ini dianggap sebagai barang “mewah” di mana sebuah organisasi / institusi memang harus mengeluarkan dana cukup besar untuk mengadopsinya secara utuh. Pengembangan SIM ke depan yang akan dilakukan adalah:

1. Penambahan Modul Sistem Informasi Keuangan (Siskug) terintegrasi dengan Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) sebagai penyempurna penggunaan Sistem Informasi Manajemen (SIM)

2. Pembangunan Sistem e-Office yang juga akan diintegrasikan kedalam SIM. 3. Pembangunan Sistem Informasi Asset.

4. Penyempurnaan dan Pengintegrasian Sistem Informasi Pustaka

5. Pembangunan Modul Sistem Informasi Registrasi, baik registrasi untuk kegiatan rutin maupun yang sifatnya temporer.

6. Pembangunan Sistem ujian masuk mahasiswa baru secara online atau minimal dengan otomatisasi komputer.

Jurnal Administrasi Sosial Dan Humaiora (JASIORA) 2018

Agar aplikasi Sistem Informasi ini dapat bekerja dengan baik, maka dilakukan pelatihan singkat terhadap seluruh mahasiswa aktif untuk menggunakan SIAKAD untuk keperluan :

1. Pemutakhiran (update) Biodata.

2. Melakukan Kontrak Mata Kuliah melaui Kartu Rencana Studi (KRS) 3. Melakukan Pengecekan Nilai melalui Kartu Hasil Studi (KHS)

Selain itu tenaga pendidik dan tenaga kependidikan juga diberikan pelatihan singkat guna optimalisasi pemanfaatan SIM dalam bentuk aplikasi SIAKAD ini. Adapun bentuk pelatihan yang diberikan di antaranya:

1. Ketua Program Studi untuk melakukan pembaharuan kurikulum dan memasukan data jadwal perkuliahan pada program studinya masing – masing.

2. Tenaga Pendidik (Dosen) untuk melakukan proses input data nilai mahasiswa yang melakukan kontrak mata kuliah pada mata kuliah yang diampu oleh dosen masing – masing.

3. Tenaga Kependidikan di tingkat fakultas untuk melakukan cross check data mahasiswa dengan menggunakan aplikasi SIAKAD.

3.2 Sumber Daya Data

a. Pengelolaan sumber daya data di lakukan dengan membentuk suatu pusat data yang sering disebut sebagai database. Pada Universitas Muara Bungo digunakan dua jenis database. Pertama database offline (saat singkronisasi), kedua database Online (saat berada di hosting)

b. Aplikasi SIAKAD secara online dapat dikases dengan menggunakan alamat atau URL (Uniform Resource Locator) yakni https://siakad.umb-bungo.info atau

https://siakad2.umb-bungo.info.

SIAKAD TANPA FITUR KRS Https://siakad.umb-bungo.info

SIAKAD DENGAN FITUR KRS Https://siakad2.umb-bungo.info

Database

Gambar 4.2Aplikasi SIAKAD dengan 2 (dua) Alamat URL Berbeda Sumber : Pusat Komputer, 2018 (data diolah)

Gedung Kampus I yang berlokasi di Sungai Binjai juga memiliki jaringan internet yang memanfaatkan jasa pihak ke-tiga dikarenakan jalur internet yang berasal dari TELKOM belum dapat menjangkau lokasi kampus. Adapun Topologi jaringan yang digunakan adalah start networking. Agar lebih jelasnya gambaran umum sehubungan dengan topologi jaringan pada Kampus I Sungai Binjai dapat dilihat pada gambar berikut ini :

Jurnal Administrasi Sosial Dan Humaiora (JASIORA) 2018

FAKULTAS PERIKANAN

Acces Point

FAKULTAS PERTANIAN

TOPOLOGI JARINGAN KAMPUS I SUNGAI BINJAI

UPT PERPUSTAKAAN FAKULTAS BAHASA FAKULTAS TEKNIK KHUSUS DOSEN KHUSUS MAHASISWA KHUSUS MAHASISWA BUNGO BOLIC (PENYEDIA JASA) FIBER OPTIC TELKOM

Gambar 4.3 Topologi Jaringan Kampus I Universitas Muara Bungo Sumber : Pusat Komputer (2018)

Pada Kampus II UMB terdapat 2 (dua) Fakultas yakni Fakultas ISIPOL dan Fakultas Ekonomi. Topologi jaringan yang digunakan menggunakan topologi bintang (start networking) yakni dengan jaringan internet utama dari TELKOM berupa paket internet Indihome yang telah menggunakan jaringan Fiber optic dan diteruskan menggunakan media kabel UTP (Unshielded Twisted-Pair). Masing – masing fakultas memiliki jaringan mandiri yang juga didistribusikan kepada mahasiswa dengan menggunakan radio access point (AP).

Untuk lebih jelasnya tekait topologi jaringan yang terpasang pada Kampus II Universitas Muara Bungo dapat dilihat pada gambar topologi jaringan berikut ini :

TOPOLOGI JARINGAN KAMPUS II UNIVERSITAS MUARA BUNGO

LAB KOMPUTER PUSAT KOMPUTER – UMB KANTOR YAYASAN PENDIDIKAN MANDIRI MUARA BUNGO PUSAT PENJAMIN MUTU INTERNAL (PUSAT PMI) KANTOR P2KB FAKULTAS ILMU SOSILA DAN ILMU POLITIK FAKULTAS EKONOMI UPT - PUSTAKA TELKOM MODEM ROUTER MODEM ROUTER MODEM ROUTER BUNGO BOLIC

Gambar 4.4 Topologi Jaringan Kampus II Universitas Muara Bungo Sumber : Pusat Komputer, 2018 (data di olah dengan visio2010) 3.3 Peranan Sistem Informasi Manajemen (SIM) pada Universitas Muara Bungo.

Otomatisasi Administrasi dengan Penggunaan SIM dalam pelaksanaan kegiatan administrasi sangat terasa manfaat dan perannya terutama pada bagian administrasi di Universitas Muara Bungo, hal ini dapat dilihat dari beberapa hal seperti berikut ini :

Jurnal Administrasi Sosial Dan Humaiora (JASIORA) 2018

b. Tenaga Administrasi tidak harus memberikan informasi dalam bentuk cetakan (hard copy) karena dikirimkan menggunakan media lain seperti media sosial, e-mail atau lainnya.

c. Adanya fitur log system pada SIM memudahkan bagian administrasi dalam memberikan penjelasan secara rinci.

d. Penerapan Single Database atau Database tunggal mempermudah tenaga administrasi dalam memberikan informasi secara seragam.

4. Kesimpulan

Evaluasi dan pengembangan SIM pada Universitas Muara Bungo dilakukan secara berkala. Sejak didirikan tahun 2008 banyak dilakukan perbaikan - perbaikan dari penggantian perangkat, penambahan perangkat, hingga penggunaan database terpusat dan sistem online. Sebagai Perguruan Tinggi yang melayani banyak mahasiswa, Universitas Muara Bungo sadar akan pentingnya pengelolaan informasi yang baik demi memberikan pelayanan terbaik. SIM untuk dapat berjalan secara efektif dan efisien membutuhkan penyesuaian berdasarkan kebutuhan organisasi yang bersangkutan agar tidak terjadi pemborosan dana untuk penerapan teknologi informasi yang tidak sesuai dari segi biaya dan manfaat (cost and benefit). Disarankan bagi Universitas Muara Bungo untuk optimalisasi Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) untuk meningkatkan produktivitas pada Bagian Pengolahan Data Universitas Muara Bungo. Disarankan bagi Universitas Muara Bungo dalam pengadaan peralatan teknologi informasi didasarkan analisa yang matang berdasarkan kebutuhan organisasi bukan hanya sekedar mengikuti perkembangan kemajuan teknologi; Disarankan bagi Universitas Muara Bungo untuk mengatasi kesenjangan data mahasiswa aktif, Universitas Muara Bungo dapat melakukan langkah pengembangan SIM secara terintegrasi, yakni dengan segera mengaplikasikan modul Sistem Informasi Keuangan (SISKUG)

Daftar Pustaka

Amsyah, Zulkifli. (2003). “Manajemen Sistem Informasi”. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.

Aswati, dkk. (2015) "Peranan Sistem Informasi dalam Perguruan Tinggi". Jurnal Teknologi dan Sistem Informasi. Volume 1, Nomor 2, Maret 2015. Hal. 79 - 86.

Hardi, Devid. (2016). “hand book aplikasi sistem informasi akademik (SIAKAD) versi standard”. SUTEKI IT solution.Bandung.

Herlambang, Soendoro dan Tanuwijaya, Haryanto. (2005). “Sistem Informasi: konsep, teknologi dan manajemen”. Yogyakarta: Penerbit Graha Ilmu.

Laudon, Kenneth C & Laudon, Jane P. (2005). “Sistem Informasi Manajemen Mengelola Perusahaan Digital”. Yogyakarta: Andi

Mcleod, Raymond dan Schell. (2007). “Sistem Informasi Manajemen. Edisi 9”.Jakarta: PT. Index

Nugroho, Eko. (2008). “Sistem Informasi Manajemen: Konsep, Aplikasi, dan Pengembangan”. Yogyakarta: Andi

O’Brien, James A. (2006). “Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial”. Edisi 12. Jakarta: Salemba Empat.

Purwono, Edi, (2006). “Kebijakan dan Prosedur Penyelenggaraan Sistem Informasi Manajemen”. Yogyakarta: Andi.

Rusjiana, Jimmy. (2016). "Pengaruh Sistem Informasi SDM Terhadap Kinerja Karyawan di PT. Rabbani Bandung ".Jurnal Computech & Bisnis, Vol. 10, NO. 1, Juni 2016, hal. 21 – 29.

Sedarmayanti. (2009). “Sumber Daya Manusia dan Produktivitas Kerja, Cetakan ke tiga”. Bandung : Mandar Maju.

Siagian, Sondang P. (2009). “Kiat Meningkatkan Produktivitas Kerja, Cetakan ke Dua”.Jakarta:Rineka Cipta.

Jurnal Administrasi Sosial Dan Humaiora (JASIORA) 2018

Soendoro dan Tanuwijaya, Haryanto. (2005). “Sistem Informasi: Konsep, Teknologi dan

Manajemen”. Yogyakarta: Penerbit Graha Ilmu.

Sofo, Francesco. (2003). “Pengembangan Sumber Daya Manusia: Perspektif, Peran, dan Pilihan Praktis”. (terjemahan Jusuf Irianto).Surabaya: Airlangga University Press Sugiyono. (2017). “Metode Penelitian Bisnis : Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif,

Kombinasi, dan R&D”. Bandung: Alfabeta.

Sulistiyani, Ambar Teguh & Rosidah, 2003. “Manajemen Sumber Daya Manusia: Konsep, Teori dan Pengembangan dalam Konteks Organisasi Publik”. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Supriyanto, Aji. (2005). “Pengantar Teknologi Informasi”. Jakarta: Salemba Sutabri, Tata. (2016). “Sistem Informasi Manajemen”. Yogyakarta: Andi.

Sutanta, Edhy, (2003). “Sistem Informasi Manajemen”. Cetakan Pertama, Yogyakarta: Graha Ilmu.