Beradaptasi dengan Audiens

FEB Manajemen B Kelompok 1

1. Endra Tri Rahajeng (135020207113002) 2. Ninggar Resti Cahyani (135020218113002) 3. Mega Kartika Puranama Sari (135020218113008) 4. Devi Arianti (135020218113010) 5. Afiah Pratiwi (135020218113012)

Beradaptasi dengan Audiens

Menjadi sensitive terhadap kebutuhan audiens anda 1. Menggunakan sikap “anda”

Sikap “anda” paling baik diterapkan dengan cara mengekspresikan pesan anda menurut minat dan kebutuhan audiens. “anda” yang dimaksud di sini adalah lebih mengutamakan penerima pesan (audiens). Sikap “anda” tidak dimaksudkan untuk manupulasi dan bersikap tidak jujur namun lebih ke memperlihatkan empati yang tulus terhadap posisi audiens dan dalam menggunakan sikap “anda” pastikan untuk mempertimbangkan sikap budaya lain dan kebijakan organisasi.

2. Mempertahankan standar etiket

Untuk menunjukkan rasa hormat dan untuk memperoleh rasa hormat dari audiens kita dapat besikap lebih sopan kepada anggota audiens. Dalam hal ini, berarti kita telah menunjukkan perhatian kepada mereka dan membantu perkembangan lingkungan komunikasi agar lebih sukses.

3. Menekankan sikap positif

Dalam menyampaikan suatu hal negatif, kita dapat mengkomunikasikannya dengan penyampaian yang menekankan bagian positif agar hubungan dengan audiens berjalan dengan baik. Dalam memberikan saran dan kritik , focus pada apa yang dapat dilakukan orang tersebut agar menjadi lebih baik. Selain itu hindari penggunaan kata yang berkonotasi negatif, namun gunakan istilah yang lebih halus.

4. Menggunakan bahasa yang bebas bias

Menghindari penggunaan kata-kata dan frasa yang menggolongkan dan menodai orang lain secara tidak adil dan tidak etis secara gender, ras, etnis, umur atau kecacatan.

Membangun kredibilitas anda

Respon para audiens sangat tergantung pada presepsi mereka pada kredibilitas anda, seberapa besar anda dapat di andalkan dan seberapa besar rasa percaya yang dapat anda timbulkan pada orang lain. Cara untuk mempertahankan atau meningkatkan kredibilitas antara lain dengan menekankan :

 Kejujuran  Objektivitas

 Kesadaran akan kebutuhan audiens

 Kepercayaan, ilmu pengetahuan dan keahlian  Dukungan

 Kinerja

 Kepercayaan diri  Gaya komunikasi  Ketulusan

Orang-orang cenderung bereaksi positif ke pesan anda ketika mereka merasa percaya diri terhadap anda. Jangan menyombongkan diri namun juga jangan merendahkan diri. Percaya pada diri anda sendiri. Ketika kita telah berhasil membangun kredibilitas komunikasi akan menjadi lebih mudah.

Memproyeksikan Citra Perusahaan

Ketika berkomunikasi dengan pihak luar perusahaan, kita berfungsi sebagai juru bicara perusahaan. Kesan yang kita buat dapat mendorong atau merusak citra perusahaan. Dan kita harus mengutamakan gaya komunikasi perusahaan daripada gaya komunikasi pribadi. Mengendalikan Gaya dan Nada Anda

Gaya adalah cara menggunakan kata-kata untuk mencapai nada tertentu atau kesan secara keseluruhan. Anda dapat membuat variasi gaya Anda, struktur kalimat dan perbendaharaan kata, untuk menciptakan nada yang penuh kekuatan atau objektif, pribadi atau formal, penuh warna atu kering.

Mneggunakan Nada Percakapan

Rentang nada pesan bisnis Anda dapat berkisar dari informal, percakapan, sampai formal. Bila Anda berada pada organisasi yang besar, nada Anda akan cenderung formal dan

penuh rasa hormat. Namun demikian, nada formal tersebut terdengar menimbulkan jarak dan dingin bila digunakan dengan kolega-kolega yang dekat.

Anda dapat mencapai nada percakapan dalam pesan anda dengan mengikuti panduan sebagai berikut:

 Hindari penggunaan bahasa yang kuno dan muluk-muluk. Bahasa bisnis yang dulu bersifat jauh lebih formal dibanding dengan sekarang, namun beberapa frasa kuno masih tetap bertahan. Hindari menggunakan kata-kata bombastis, ekspresi basi dan kalimat yang terlalu rumit untuk mengesankan orang lain.

 Hindari menceramahi dan membual. Anda benar-benar perlu mengingatkan Anda tentang sesuatu yang sudah jelas, cobalah memberikan informasi dengan cara kasual, mungkin di tengah-tengah paragraf, dimana hal tersebut akan terdengar sebagai komentar sekunder daripada terdengar membuka rahasia besar. Juga hindari membual tentang pencapaian Anda atau pencapaian organisasi Anda.

 Hati-hati dengan keakraban. Sebagian besar pesan bisnis harus menghindari keakraban, seperti berbagai informasi detail pribadi atau mengadopsi nada kasual. Seperti berada di antara anggota-anggota tim yang mempunyai hubungan sangat erat, nada yang lebih akrab kadang-kadang pantas dan kadang diharapkan.

 Berhati-hatilah dengan humor. Humor harus dihubungkan dengan poin pembicaraan yang sedang coba anda buat. Pesan bisnis bukan forum untuk berbagi gurauan. Jangan pernah menggunakan gurauan dalam pesan formal atau ketika anda sedang melakukan komunikasi lintas budaya. Jumor dapat dengan mudah menjadi senjata makan tuan, dan mengalihkan perhatian orang dari pesan yang anda sampaikan.

Menggunakan Bahasa yang Lugas

Bahasa yang lugas adalah cara menyampaikan informasi dalam gaya sederhana dan tidak berkias, sehingga audiens dapat dengan mudah memahami maksud yang anda sampaikan, tanpa perlu berusaha keras untuk memahami bahasa yang spesial, teknis, atau bahasa yang berbelit-belit.

Para audiens dapat memahami dan dapat bertindak berdasarkan Bahasa Inggris yang lugas tanpa perlu membacanya berulang-ulang. Pastikan dalam pikiran anda bahwa Bahasa Inggris lugas tidak harus sederhana, tumpul, atau tidak akurat. Intinya adalah jelas dan hidup. Juga pertimbangkan kebutuhan dan harapan audiens Anda.

Memilih Kalimat Aktif atau Kalimat Pasif

Pilihan anda untuk mrnggunakan kalimat aktif atau pasif juga mempengaruhi nada pesan Anda. Anda menggunakan kalimat aktif ketika subjek melaksanakan tindakan, dan objek menerima tindakan. Anda menggunakan kalimat pasif ketika subjek menerima tindakan. Kalimat aktif biasanya lebih kuat dibanding kalimat pasif. Gunakan kalimat pasif untuk menghaluskan berita buruk, untuk menempatkan diri anda ke latar belakang, atau untuk menciptakan nada tak pribadi.

Namun demikian, menggunakan kalimat pasif dapat membantu Anda mendemonstrasikan sikap Anda dalam berbagai situasi:

 Ketika Anda ingin bersikap diplomatis dalam menunjukkan massalah atau kesalahan tentang sesuatu.

 Ketika anda ingin menunjukkan apa yang telah dilakukan tanpa perlu menunjuk atau menghubungkan siapa yang berjasa atau siapa yang bersalah.

 Ketika Anda ingin menghindari kata ganti orang dalam rangka menciptakan nada yang objektif.

Menyusun pesan anda

Penyusunan pesan jauh lebih mudah bila anda telah mempertimbangkan apa yang akan dikatakan dan dalam urutan yang bagaimana. Jangan ragu untuk menata ulang , menghapus dan menambah ide outline anda.

 Memilih kata yang kuat

Berikan perhatian penuh pada ketepatan kata. Aturan tata bahasa dan penggunaan kata berubah secara berkesinambungan yang mencerminkan perubahan cara orang berbicara. Membuat kesalahan tata bahasa atau kesalahan penggunaan kata, akan menghilangkan kredibilitas dari audiens sekalipun itu merupakan pesan yang benar. Hal yang sama pentingnya dengan memilih kata yang benar adalah memilih kata yang paling cocok dengan tugas yang ada

 Menggunakan Kata Fungsional dan Kata Isi dengan Benar

Kata fungsional mengekspresikan hubungan dan hanya mempunyai satu arti yang tidak berubah dalam setiap konteks penggunaannya. Meliputi kat penghubung, kata depan, kata sandang dan kata ganti. Kata isi adalah kata yang bersifat multidimensi. Oleh karena itu

menjadi pokok bahasan bagi berbagai interpretasi. Keduanya memang perlu, tetapi evektivitas sebagai komunikator sangat tergantung pada memilih isi yang tepat untuk pesan anda.

Kata isi memiliki arti denotatif (arti harfiah menurut kamus) dan konotatif (mencakup semua hubungan dan perasaan yang ditimbulkan oleh kata tersebut). Kata berbeda secara dramatis menurut derajad abstraksi dan konkretisai. Kata abstrak mengekspresikan konsep, kualitas dan karakteristik. Biasanya meliputi kategori ide yang luas kandungannya dan abstraksi ini sering bersifat intelektual, akademis atau filosofis. Konkret berarti sesuatu yang bisa disentuh atau dilihat (berwujud)

 Menemukan Kata yang dapat Dikomunikasikan

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun pesan bisnis agar pesan bisa dikomunikasikan secara tepat:

1. Pilihlah kata yang kuat 2. Pilihlah kata yang dikenal 3. Hindari kata klise

4. Gunakan jargon dengan hati-hati Menciptakan kalimat efektif

Menciptakan kalimat efektif dapat dilakukan dengan memilih dari empat jenis kalimat yaitu kalimat sederhana , kalimat majemuk , kalimat kompleks , dan kalimat majemuk kompleks.

1. Kalimat sederhana adalah kalimat yang hanya memiliki satu induk kalimat (satu objek dan satu predikat tunggal)walaupun kalimat tersebut dapat ditambah dengan kata benda dan kata ganti yang berfungsi sebagai objek tindakan dan dengan memodifikasi frasa.

contoh: laba meningkat di tahun lalu

subjek predikat

2. Kalimat majemuk adalah kalimat yang mempunyai dua induk kalimat yang mengekpresikan dua tau lebih pikiran yang setara pentingnya dan bersifat independent tetapi saling berhubungan dengan memakai kata dan, tetapi, atau .kalimat majemuk merupakan gabungan dari dua atau lebih kalimat sederhana (anak kalimat independent) yang saling berhubunga.

contoh:

tingkat upah telah turun sebesar 5 persen , dan perputaran pegawai jadi tinggi

3. kalimat kompleks adalah kalimat yang mengekpresikan satu pikiran utama (anak kalimat independen ) dan satu atau lebih kalimat subordinat (anak kalimat dependen) yang berhubungan dengan pikiran utama dan biasanya dipisahkan oleh tanda koma.

Contoh:

walaupun anda mungkin mempertanyakan kesimpulan yang dibuat gerald , anda harus mengakui bahwa penelitiannya dilakukan dengan seksama.

4. Kalimat majemuk kompleks mempunyai dua induk kalimat , paling tidak satu diantaranya mengandung anak kalimat subordinat.

Contoh:

laba meningkat di tahun lalu, dan walaupun anda mungkin mempertanyakan kesimpulan yang di buat gerald , anda

Harus mengakui bahwa penelitiannya dilakukan dengan seksama.

Untuk membuat tulisan yang efektif kita harus berusaha menggunakan tipe kalimat secara berfariasi dan seimbang.dengan membuat pikiran pertama menjadi subordinat bagi yang kedua , sehingga membangun hubunga sebab akibat yang menyebabkan kalimat jauh lebih efektif

Contoh :

Karena divisi produk kimia adalah divisi terkuat dalam perusahaan ini , tehnik manajemennya seharusnya diadopsi oleh divisi-divisi yang lain.

 Menggunakan gaya kalimat untuk memberi tekanan pada pikiran utama Dalam setiap pesan beberapa ide lebih penting dibandingkan ide lainnya .kita dapat menekankan ide utama atau ide kunci melalui gaya kalimat .ada beberapa tehnik tekanan pada bagian kalimat yang di anjurkan agar mendapat perhatian dari pembaca yaitu:

2. Meningkatkan tekanan dengan menambahkan kalimat pendek yang terpisah untuk mendukung kalimat pertama

3. Menarik perhatian terhadap pikiran tertentu dengan menjadikannya subjek kalimat

4. Cara lain untuk menekankan ide tertentu adalah menempatkan ide tersebut di awal atau di akhir kalimat.

 Menciptakan paragraf yang menyatu dan konheren

Paragraf mengorganisasi kalimat yang terkait ke topik umum yang sama.ada beberapa elemen paragraf yang perlu diperhatikan untuk menciptakan paragraf yang menyatu dan konheren yaitu:

1. Kalimat utama

Kalimat utama adalah kalimat yang mengemukakan tentang subjek paragraf .kalimat utama memberikan pembaca rangkuman ide umum yang dibahas pada sisa paragraf tersebut.

2. Kalimat pendukung

Kalimat pendukung adalah kalimat yang saling berkaitan yang mendukung dan mengembangkan topik.

3. Elemen – elemen transisi

Transisi adalah kata – kata frasa yang mengikat ide menjadi satu dengan menunjukan bagaimana satu pikiran di hubungkan dengan pikiran lainnya. Elemen transisi adalah elemen yang membantu pembaca bergerak antar kalimat dan paragraf. Ada beberapa kata dalam elemen transisi yaitu:

1. Kata sambung

2. Kata atau frasa yang diulang 3. Kata ganti

4. Kata yang sering digunakan secara berpasangan

selain kata dalam elemen transisi juga terdapat daftar transisi yang sering digunakan untuk membawa para pembaca beralih dengan halus dari satu kalimat dan paragraf ke kalimat atau paragraf lain. Daftar tersebut meliputi:

1. Detail tambahan 2. Perbandingan

3. Kontras 4. Kondisi 5. Ilustrasi 6. Urutan waktu 7. Intensifikasi/ penekanan 8. Rangkuman 9. Pengulangan  Lima cara untuk menyusun paragraf

1. Ilustrasi = memberi contoh yang menyajikan ide umum

2. Perbandingan atau kontras = menggunakan kesamaan atau perbedaan untuk mengembangkan topik

3. Sebab dan akibat= berfokus pada alasan sesuatu.

4. Klasifikasi= menunjukkan bagaimana ide umum di pecahkan ke kategori – kategori spesifik

5. Masalah dan solusi = menyajikan masalah dan kemudian mendiskusikan solusinya.

Menggunakan teknologi untuk menyusun dan membentuk pesan anda

Sofware saat ini ( termasuk word processor dan online publishing system untuk situs web dan blog ) menyediakan berbagai macam perangkat untuk membantu penulis menulis dokumen.

 Style sheet dan template

Style sheet adalah “ master “ daftar gaya yang sudah didefinisikan sebelumnya ( typeface,typesize,dan sebagainya ) untuk judul utama , teks dalam paragraf ,dan lain sebagainya.

 Autocompletion

Sofware yang disebut autocompletion ( yang sejenis )akan

memasukkan blog teks yang siap pakai ketika anda mengetik beberapa huruf pertama.

 Autocorrection

Fitur otomatis lain yang ada dalam beberapa program secara instan memperbaiki kesalahan ejaan dan ketik serta mengubah teks kedalam simbol.

 File merge dan mail merge

Fitur mail merge memungkinkan anda membuat bentuk surat sesuai selera dengan memasukkan nama dan alamat dari basis data.

 Catatan akhir , catatan kaki , dan daftar isi

Komputer anda juga membantu anda menelusuri catatan kaki dan catatan akhir , memberi nomor setiap kali anda menambah atau menghapus referansi.

 Wizard

Banyak program yang menawarkan wizard yang memberi anda

langkah – langkah proses penulisan surat ,resume, dan dokumen umum lainya.