BAHASA INDONESIA
SURAT NIAGA
Surat niaga:
surat yang dikeluarkan oleh badan–badan atau perusahaan–perusahaan dalam rangka menjalankan usahanya.
Surat niaga yang akan kita bahas : 1. Surat Penawaran
2. Surat Permintaan Penawaran 3. Surat Pesanan
1. SURAT PENAWARAN
Surat penawaran (barang / jasa):
Surat yang berisi informasi keadaan suatu barang/ jasa yang hendak dijual kepada calon pihak yang dikirimi surat (calon pembeli/ pengguna jasa).
Surat penawaran harus disusun
dengan teliti dan dapat menarik
perhatian pembaca. Kepada pihak
yang dikirimi surat harus ditunjukkan
keunggulan kualitas barang yang
ditawarkan.
Hal - hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat penawaran:
a. nama/ jenis barang yang ditawarkan b. kualitas, merk barang
c. jumlah barang yang ditawarkan d. harga satuan
e. potongan harga yang diberikan f. syarat pembayaran
PT PUSTAKA WIDYA Jalan Pelajar 10 A Yogyakarta 55197
Nomor : 45/ PB/ PW/ IV - 03 Yogyakarta 1 April 2003 Lampiran : 2 ( dua) lembar
Hal : Penawaran Buku
Yth . Saudara Pemilik Toko Buku Cerdas Abadi
Jalan Ki Hajar Dewantara no. 25 Surabaya
Dengan Hormat,
Menyongsong peringatan Hari
Pendidikan Nasioanal 2003 dan
diberlakukannya Kurikulum Berbasis
Kompetensi, kami penerbit buku-buku
pelajaran untuk SD sampai dengan
perguruan tinggi, mengajak Saudara
bekerja sama berpartisipasi
Buku–buku kami telah mendapat
pengesahan dari Dirjen Dikdasmen
Depdiknas, sebagai buku pelengkap
disamping buku teks wajib yang telah
diterbitkan oleh pemerintah.
Semoga Saudara berkeinginan
meningkatkan kualitas pendidikan.
Untuk itu kami lampirkan sebuah daftar
buku dan sebuah blangko surat
Kami juga memberikan diskon menarik dengan persentase tinggi kepada toko pengecer dengan ketentuan :
- Pembayaran tunai diskon 40 %
- Pembayaran maksimal 2 bulan diskon 35 % - Pembayaran maksimal 4 bulan diskon 30 % Pesananan Saudara sangat kami tunggu.
Terima kasih.
Hormat kami, Kabid Pemasaran A. Latief
2. SURAT PERMINTAAN PENAWARAN
Surat yang dikirimkan kepada penjual oleh calon pembeli dengan maksud meminta
informasi mengenai harga dan keadaan barang, serta persyaratan mengenai jual-beli barang.
Surat ini biasanya dibuat karena
calon pembeli belum banyak
mengenal suatu produk, baik
jenisnya maupun harganya.
Mungkin juga karena ada
Agar calon pembeli memperoleh
jawaban yang memuaskan dari
penjual, maka surat ini perlu berisi
pertanyaan mengenai :
a. nama / jenis barang
b. harga satuan
c. potongan harga
d. cara dan syarat pembayaran
e. cara pengiriman
Bogor, 31 Januari 2003 Yth, Direktur PT Jati Murni
di Solo
Dengan hormat,
Kami akan sangat gembira jika Saudara dapat memberikan penjelasan mengenai jenis-jenis dan harga perabot rumah tangga produksi Jati Murni.
Jika ada kesesuaian harga, kami akan memesan dalam jumlah besar.
Informasi secepatnya sangat kami harapkan. Terima kasih.
Hormat kami,
3. SURAT PESANAN
Surat pesanan merupakan surat dari
pembeli yang dikirim kepada penjual
yang berisi pesanan untuk membeli
sejumlah barang atau memesan
Pada dasarnya penyusunan surat
jenis ini cukup singkat, padat, tetapi
jelas sehingga tidak menimbulkan
keraguan pada diri si penjual
.
Hal-hal yang perlu diperhatikan
dalam penyusunan surat pesanan:
a. Menyebutkan surat pemesanan,
berdasarkan surat penawaran atau
iklan dan sebagainya.
b. Menyebutkan jenis dan jumlah
pesanan, jika perlu dibuat dalam
bentuk daftar agar mudah melayani
dan mengeceknya.
c. Menyebutkan cara pengiriman
yang dikehendaki.
d. Menyebutkan cara pembayaran.
e. Menyebutkan waktu pengiriman
yang dikehendaki.
Bogor, 2 Maret 2005 Yth, Direktur PT Jati Murni
di
Solo
Dengan hormat,
Kami sangat bergembira menerima informasi tentang jenis-jenis dan harga perabot rumah tangga produksi Saudara.
Untuk itu kami mohon dikirimi perabot rumah tangga sesuai dengan kode nomor :
No. 15 sebanyak 7 buah No. 17 sebanyak 8 buah No. 25 sebanyak 10 buah
Harga sesuai penawaran, begitu pula cara pembayarannya.
Terima kasih atas kepercayaan terhadap pelanggan lama.
Hormat kami, Sabrina
4. SURAT PENGADUAN (KLAIM)
Surat pemberitahuan dari pemesan/ pembeli kepada penjual, karena barang-barang yang diterimanya tidak sesuai dengan pesanan. Surat pengaduan dibuat karena :
jumlah/ mutu barang tidak sesuai, kerusakan, keterlambatan, atau pengingkaran isi
Seseorang menulis surat pengaduan di
antaranya untuk:
a. Menyelesaikan proses jual beli agar
memuaskan kedua belah pihak
b. Meningkatkan hubungan baik yang
sudah dibina agar tidak sampai
putus karena kesalahan yang tidak
disengaja.
c. Mengingatkan penjual agar
memberikan pelayanan yang
memuaskan karena pembeli
adalah raja, sehingga pelayanan
yang baik akan mendatangkan
pelanggan yang setia.
d. Meminta informasi atau keterangan
kepada penjual, harus kepada
siapa dirinya menuntut ganti rugi
jika kesalahan bukan pada pihak
penjual.
Alternatif penyelesaian pengaduan di
antaranya :
a.Meminta potongan harga, jika
pengaduan disebabkan oleh
kesalahan dalam pengiriman barang.
b.Meminta pergantian barang, jika tidak
mungkin untuk menjualnya karena
rusak atau kesalahan mutu barang
pesanan.
c. Meminta pengiriman barang yang
kurang jika memang jumlah yang
dikirim kurang.
d. Meminta pengganti kerugian
berupa uang, jika barangnya tidak
diganti.
Untuk menyusun surat pengaduan,
sebaiknya memperhatikan hal-hal
berikut ini :
a. Hubungkan dengan nomor dan
tanggal surat pesanan.
b. Ungkapkan dengan bahasa yang
sopan meskipun Anda merasa tidak
puas.
c. Sebutkan jenis dan jumlah barang
yang Anda adukan.
d. Jelaskan sebab-sebab atau
alasan-alasan yang logis tentang
pengaduan tersebut dengan bukti
yang nyata.
e. Jelaskan penyelesaian pengaduan
yang Anda kehendaki dengan tidak
merugiksn kedua belah pihak
TOKO BUMI ASIH Jalan MT. Haryono 53
Surabaya
Surabaya, 14 Agustus 2003 Nomor : 71/ BA/ VII – 03
Hal : Pengaduan Kualitas Barang
Yth . Pimpinan UD TANI MAKMUR Jalan H. Samanhudi 36
Sidoarjo
Dengan Hormat,
Kiriman saudara berupa 89 ton kedelai
telah kami terima pada tanggal 12
Agustus 2003. Hal ini berarti lebih
cepat dari permintaan kami. Oleh
Perlu kami sampaikan bahwa setelah
kami cek ada 20 karung kedelai yang
mutunya tidak sesuai dengan pesanan.
Daripada 20 karung tersebut kami
kembalikan, kami mohon potongan
harga sebesar 20 %.
Jika saudara tidak setuju dengan potongan harga, silakan mengirim utusan untuk mengeceknya dan sekalian mohon dibawakan penggantinya.
Atas perhatian dan kebijakan Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami, Boy Wijaya Pemilik Toko
SOAL-SOAL DAN EMBAHASANNYA
1. Perhatikan surat pengaduan berikut! Seorang pembeli kecewa terhadap
penjual/produsen karena barang yang dikirim tidak sesuai dengan barang
Kalimat santun untuk penulisan surat pengaduan sesuai dengan ilustrasi tersebut adalah ….
a. Barang yang telah saya terima tidak sesuai dengan pesanan, saya kapok pesan barang pada Saudara.
b. Barang yang telah saya terima tidak sesuai dengan pesanan, saya tidak puas dengan pelayanan Saudara.
c. Barang yang telah saya terima tidak sesuai dengan pesanan, saya sangat kecewa. Segera diganti.
d. Barang yang telah saya terima tidak
sesuai dengan pesanan, mohon diganti sesuai dengan pesanan saya.
e. Barang yang telah saya terima tidak sesuai dengan pesanan, mohon ada ganti rugi atas kekecewaan saya.
Jawaban : d
Pembahasan :
Karena opsi d adalah kalimat pengaduan yang santun dan jelas.
2. Kalimat yang berisi keluhan dengan maksud yang jelas ialah ….
a. Terima kasih atas kerja sama yang baik di antara kita. Mudah-mudahan tidak mengecewakan.
b. Kiriman 10 unit yang telah kami terima 2 unit rusak. Mohon diganti.
c. Meskipun kami sering mengeluh karena keterlambatan pengiriman barang, Anda kurang memperhatikan hal itu.
d. Kami cukupkan sekian, semoga kerja sama ini dapat diperbaiki.
e. Biaya pengiriman barang yang rusak harap Anda tanggung.
Jawaban : b
Pembahasan :
Karena opsi b berisi keluhan yang jelas dan santun.
3. Barang pesanan kami yang Anda
kirimkan, mengalami keterlambatan dan banyak barang yang rusak. Oleh karena itu, ….
Pernyataan yang tepat untuk melengkapi surat pengaduan di atas adalah ….
a. untuk pengiriman berikutnya kami mohon tidak terlambat lagi dan ada penggantian barang yang rusak
c. kami minta potongan harga
d. barang yang rusak akan segera
kami kembalikan
e. kami minta ganti rugi sebesar
kerugian yang kami derita
Jawaban : a
Pembahasan :
Karena opsi a adalah pernyataan yang jelas dan santun
4. Dengan hormat,
Surat pesanan Bapak tertanggal 24 Juli 2002 telah kami terima ….
Untuk melengkapi surat niaga di atas yang paling tepat ialah ….
a. kami mengucapkan terima kasih
atas kepercayaan dan pesanan
Saudara kepada kami.
b. selanjutnya kami segera
merealisasikannya pada tanggal 1
Agustus 2002 sesuai permintaan
Bapak.
c. namun pada surat itu tidak
dijelaskan alasan mengapa Bapak
memesannya kepada kami.
d. dan kami berterima kasih banyak
sekali atas kepercayaan Bapak.
Alat-alat tulis itu pasti segera kami
kirim.
e. kami pasti segera memenuhi
pesanan Bapak tersebut karena itu
kami sangat berteriam kasih
Jawaban : b
Pembahasan :
Karena opsi b merupakan kalimat yang
5. Di antara kalimat pembuka surat niaga berikut yang berisi permintaan
penawaran ialah ….
a. Dengan ini saya menyampaikan kepada Saudara produk baru usaha kami.
b. Surat Saudara telah kami terima, maka berikut ini jawaban kami.
c. Dengan ini saya berharap Anda dapat memberikan daftar harga yang baru.
d. Kami memerlukan informasi Anda tentang kebutuhan bulan ini.
e. Dengan surat ini saya sertakan lampiran daftar harga produk baru kami.
Jawaban : c
Pembahasan :
Karena opsi c merupakan pernyataan permintaan penawaran
6. Di antara kalimat berikut yang tepat
sebagai kalimat penutup surat
pengaduan adalah ….
a. Terima kasih, kami tunggu kiriman
Anda
b. Harap maklu, pelayanan kami
terbatas.
c. Harap keluhan kami mendapat
perhatian sepenuhnya.
d. Harap semua pembayaran
dilakukan melalui Bank Mandiri.
e. Terima kasih, kami tunggu pesanan
Anda.
Jawaban : c
Pembahasan :
Karena opsi c merupakan kalimat penutup surat pengaduan
.
7. Di antara kalimat-kalimat penutup
berikut yang berisi keluhan ialah ….
a. Kiriman Anda telah samapai dengan
selamat. Terima kasih
b. Barang yang Anda kirimkan telah
samapi, tetapi agak terlambat.
c. Baru hari ini pesanan kami sampai
dalam keadaan lengkap.
d. Terima kasih, kiriman Anda telah
kami terima hari ini.
e. Hari ini kami sudah menerima
pesanan secara lengkap.
Jawaban : b
Pembahasan :
Karena opsi b merupakan kalimat penutup yang berisi keluhan.
8. Kalimat surat niaga berikut ini yang berisi penawaran ialah ….
a. Kami mohon penawaran Saudara segera dikirimkan.
b. Siapapun dapat mengirimkan contoh barang kemari.
c. Kami menawarkan TV Sony kualitas
ekspor dengan pembayaran cicilan dan barang dapat segera dikirimkan
d. Semoga Anda senang dengan order kami ini.
e. Kami tetap menunggu penawaran Anda.
Jawaban : c
Pembahasan :
Karena opsi c adalah kalimat surat niaga yang berisi penawaran.
9. Di antara kalimat-kalimat berikut yang berisi permintaan penawaran barang ialah ….
a. Surat Saudara bertanggal 1 April lalu telah kami terima, maka dengan ini ….
b. Dapatlah kiranya Anda mengirim daftar harga terbaru barang produksi Anda.
c. Dengan penuh rasa gembira kami
menyampaikan kabar bahwa kiriman Saudara telah kami terima.
d. Klaim Saudara telah kami terima dan mohon sabar.
e. Terima kasih atas kiriman Saudara bulan Maret yang lalu.
Jawaban : b
Pembahasan :
Karena opsi b merupakan kalimat yang berisi permintaan penawaran barang.
10. Di antara kalimat-kalimat penutup surat pengaduan berikut yang tidak tepat
ialah ….
a. Kami berharap Saudara memperhatikan sepenuhnya pengaduan kami.
b. Pengaduan ini harap ditanggapi dengan serius.
c. Terima kasih atas kerja sama Saudara dalam menyelesaikan pengaduan kami. d. Hendaknya pengaduan kami ini
mendapat perhatian sepenuhnya. e. Kami berharap Saudara segera
Jawaban : c
Pembahasan :
Karena opsi c bukan merupakan kalimat pentutup surat pengaduan
