commit to user
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Era globalisasi telah menjadikan setiap pemerintah, organisasi, atau perusahaan memiliki peranan penting dalam pembangunan nasional sesuai dengan tugas dan fungsinya. Untuk mewujudkan hal tersebut maka diadakan rapat maupun pertemuan untuk memajukan dan menjalankan salah satu program pemerintah, organisasi maupun perusahaan tersebut. Pengelolaan atau manajemen properti yang profesional telah menjadi kebutuhan mutlak di Indonesia untuk saat ini maupun mendatang.Hal ini disebabkan karena makin bertumbuhnya gedung perkantoran, kawasan industri dan bangunan lainnya, seiring dengan pembangunan fisik bangsa.
Berkembang pesatnya pertumbuhan kebutuhan organisasi dalam penyelenggaraan acara berbanding terbalik dengan ketersediaan tempat untuk penyelenggaraan acara. Hal ini menjadi perhatian utama bagi semua pihak baik pemerintah maupun masyarakat. Sebab menyelenggarakan acara merupakan salah satu bentuk nyata program kerja, namun tidak semua organisasi memiliki tempat penyelenggaraan acara serta tidak setiap hari menyelenggarakan acara dan sudah banyak pula yang memperoleh manfaat dalam menyewa gedung kantor tersebut terutama dari segi ekonomi. Salah satu solusi terbaik adalah dengan melakukan peminjaman gedung pada sebuah lembaga yang menyediakan jasa peminjaman gedung.
Melakukan perbandingan terlebih dahulu sebelum meminjam gedung tentunya sangat penting. Meskipun benar bahwa yang paling penting yang perlu dipertimbangkan dalam meminjam gedung adalah aspek lokasi namun tak boleh dilupakan pula mengenai pentingnya aspek ukuran gedung tersebut. Alasan utama mengapa ukuran juga amat penting dipertimbangkan adalah karena untuk menyesuaikan dengan kebutuhan penggunaan gedung khususnya mengenai seberapa banyak jumlah peserta yang anda miliki.
commit to user
Badan yang bergerak dalam jasa peminjaman gedung dan penyediaan tenaga yang bergerak dalam pengaturan acara biasa disebut dengan EO (Event Organizer). Peminjaman gedung memiliki beberapa kelebihan yaitu lebih menghemat biaya, tenaga dan jika ada kesalahan disela acara, penyedia jasa dapat bertanggung jawab sepenuhnya dan sudah banyak pula yang memperoleh manfaat dalam peminjaman gedung terutama dari segi ekonomi. Umumnya penyewaan gedung sudah dilengkapi dengan fasilitas-fasilitas seperti sound system, Projector, LCD (Liquid Crystal Display), serta bangku sesuia dengan kebutuhan penyelenggara acara.
Penulis akan mendeskripsikan tentang fasilitas-fasilitas yang ada pada setiap peminjaman gedung. Sound system adalah Sound system adalah suatu sistim tata suara agar, suatu ruangan atau area, bisa mendengarkan yang bersumber dari suara hasil rekaman atau langsung menggunakan microphone atau yang berasal dari peralatan elektronik. Projector adalah alat untuk memproyeksikan gambar dan sebagainya ke sebuah layar. LCD (Liquid Crystal Display) adalah sebuah teknologi layar digital yang menghasilkan citra pada sebuah permukaan yang rata (flat) dengan memberi sinar pada kristal cair dan filter berwarna, yang mempunyai struktur molekul polar, diapit antara dua elektroda yang transparan. Bangku adalah papan dan sebagainya (biasanya panjang) berkaki untuk tempat duduk.
Untuk memperlancar perizinan peminjaman gedung, maka pihak pemohon perlu memperhatikan prosedur-prosedur yang telah ditentukan oleh pihak penyedia jasa. Prosedur ini dibuat untuk memperlancar kegiatan peminjaman dalam rangka mencapai tujuan dan dapat menguntungkan kedua belah pihak.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa) pengertian prosedur adalah :
a. Tahap-tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas.
b. Metode langkah demi langkah secara eksak dalam memecahkan suatu problem.
Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan salah satu langkah yang sangat penting untuk menyelesaikan suatu aktivitas, memecahkan suatu problem dan untuk mencapai tujuan perusahaan.
commit to user
Prosedur sendiri merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan yang terdiri dari tahap demi tahap pekerjaan yang saling berkesinambungan sehingga merupakan bentuk kerjasama antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Setiap bagian mempunyai tugas dan tanggung jawab sendiri-sendiri yang akan terjalin dalam suatu rangkaian kerja. Pelaksanaan prosedur itu sendiri harus sistematis dan logis, mana langkah yang harus didahulukan, mana langkah yang selanjutnya dan mana langkah yang terakhir. Setiap langkah yang dilakukan harus terpola dengan baik. Prosedur yang dibuat bertujuan untuk mempermudah dan memperlancar setiap pekerjaan yang dilaksanakan dalam rangka memberikan pelayanan yang memuaskan bagi pemohon/konsumen.
Selain prosedur yang perlu diperhatikan, pemohon juga harus mengerti dan memahami tentang perizinan karena perizinan merupakan hal penting sebelum melakukan suatu kegiatan. Perizinan merupakan upaya mengatur kegiatan-kegiatan yang memiliki peluang menimbulkan gangguan pada kepentingan umum. Mekanisme perizinan yaitu, melalui penerapan prosedur ketat dan ketentuan yang harus dipenuhi untuk menyelenggarakan suatu pemanfaatan lahan. Perizinan adalah salah satu bentuk pelaksanaan pelaksanaan fungsi pengaturan dan bersifat pengendalian yang dimiliki pemerintah, merupakan mekanisme pengendalian administratif terhadap kegiatan yang dilakukan oleh masyarakat. Andrian Sutedi (2010 : 173).
Prosedur perizinan dapat meliputi prosedur pelayanan perizinan, proses penyelesaian perizinan yang merupakan proses internal yang dilakukan oleh aparat/petugas. Dalam setiap tahapan pekerjaan tersebut masing-masing dalam proses penyelesaian perizinan. Pada umumnya pemohon izin harus menempuh prosedur tertentu yang yang ditentukan oleh pemerintah, selaku pemberi izin. Disamping harus menempuh prosedur tertentu, pemohon izin juga harus memenuhi persyaratan-persyaratan tertentu yang ditentukan secara sepihak oleh pemerintah atau pemberi izin. Prosedur dan persyaratan perizinan itu berbeda-beda tergantung jenis izin, tujuan izin, dan instansi pemberi izin.
Sehubungan dengan jasa perizinan peminjaman gedung, yang didasarkan pada Pasal (60), (61), (62) dan (63) Peraturan Daerah No. 9 Tahun 2011 tentang
commit to user
Retribusi Daerah, Subbagian Rumah Tangga dan Keuangan Bagian Umum SETDA (Sekertaris Daerah) Kota Surakarta menyediakan gedung yang berada di kompleks Balikota Surakarta untuk dipinjamkan kepada instransi pemerintahan maupun swasta dan organisasi. Gedung-gedung tersebut adalah Pendapi Gedhe, Tawang Arum dan Lantai 6 Tawang Praja. Gedung-gedung tersebut sengaja sediakan untuk menunjang kegiatan perusahaan maupun organisasi untuk mengadakan suatu acara.
Hal tersebut diperkuat dengan adanya Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 8 Tahun 2008 Tentang Pengelolaan Barang Milik Daerah bab X bagian keempat pinjam pakai pasal 41 yang berisikan tentang, sebagai berikut:
(1) Barang Milik Daerah berupa tanah dan/atau bangunan maupun selain tanah dan/atau bangunan, dapat dipinjampaika untuk kepentingan penyelenggaraan pemerintahan daerah.
(2) Pinjam pakai Barang Milik Daerah berupa tanah dan/atau bangunan maupun selain tanah dan/atau bangunan dilaksanakan oleh pengelola setelah mendapat persetujuan Walikota.
(3) Barang Milik Daerah yang dipinjampaikaikan tidak merubah status kepemilikan barang daerah.
(4) Jangka waktu pinjam pakai Barang Milik Daerah paling lama 2 (dua) tahun dan dapat diperpanjang.
(5) Pelaksanaan pinjam pakai dilakukan berdasarkan surat perjanjian yang sekurang-kurangnya memuat:
a. Pihak-pihak yang terkait dalam perjanjian;
b. Jenis, luas atau jumlah barang yang dipinjamkan, dan jangka waktu;
c. Tanggung jawab peminjaman atas biaya operasional dan pemeliharaan selama jangka waktu peminjaman;
d. Ketentuan mengenai pengalihan pinjam pakai; e. Persyaratan lain yang dianggap perlu.
commit to user
Gedung-gedung tersebut dipinjamkan khusus untuk penyelenggaraan acara-acara formal seperti rapat, seminar, kunjungan kerja serta wisuda. Fasilitas yang disediakan oleh Sekretariat Daerah Kota Surakarta yaitu LCD (Liquid Crystal Display), sound system, projector, serta bangku berjumlah 100 kursi. Jika pemohon mempunyai peserta rapat lebih dari 100, maka pemohon harus menyediakan bangku/kursi sesuai dengan kebutuhan pemohon.
Berdasarkan uraian tersebut di atas, maka penulis tertarik untuk mengetahui prosedur perizinan peminjaman gedung pada sub Bagian Rumah Tangga dan Keuangan Sekretariat Daerah Kota Surakarta.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian dan penjelasan pada latar belakang yang penulis kemukakan di atas, maka perumusan masalah sebagai berikut:
“Bagaimanakah prosedur perizinan peminjaman gedung pada sub Bagian Rumah Tangga dan Keuangan Sekretariat Daerah Kota Surakarta?”
C. Tujuan Pengamatan
Atas dasar permasalahan yang telah dirumuskan di atas, maka dapat ditetapkan tujuan pengamatan sebagai berikut:
1. Tujuan Operasional
Untuk mengetahui prosedur perizinan peminjaman gedung pada sub Bagian Rumah Tangga dan Keuangan Sekretariat Daerah Kota Surakarta.
2. Tujuan Fungsional
Untuk memberikan manfaat bagi semua pihak yang membutuhkan khusunya bagi Sekretariat Daerah Kota Surakarta sendiri, baik itu sebagai masukan, saran, kritik dan bahan pertimbangan dalam aktivitas Lembaga Instansi. Disamping itu juga dapat bermanfaat bagi masyarakat umumnya.
commit to user
Untuk memenuhi persyaratan meraih gelar Ahli Madya pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
D. Manfaat Pengamatan
Pengamatan ini diharapkan mampu memberikan manfaat baik bagi Lembaga Instansi, penulis dan pihak lainnya. Adapun manfaat yang ingin dicapai dari hasil pengamatan ini adalah:
1. Bagi Pihak Lembaga Instansi
Hasil praktek kuliah kerja ini diharapkan dapat menjadi masukan bagi Sekretariat Daerah Kota Surakarta, khusunya pada Bagian Umum. 2. Bagi Penulis
Untuk mengetahui dan mendapatkan informasi serta dapat menambah pengetahuan tentang kegiatan Administasi perijinan peminjaman gedung yang dilakukan oleh Bagian Rumah Tangga dan Keuangan Sekretariat Daerah Kota Surakarta, sekaligus sebagai penerapan ilmu yang diperoleh penulis di dunia perkuliahan dengan praktek yang sebenarnya.
3. Bagi Pihak Lain
Sebagai informasi yang dapat digunakan untuk bahan pengamatan dan menambah pengetahuan bagi yang berminat dalam bidang yang sama. Selain itu memberikan manfaat tambahan yang berupa informasi tentang Administrasi perijinan peminjaman gedung di Bagian Rumah Tangga dan Keuangan Sekretariat Daerah Kota Surakarta, khususnya bagi mahasiswa yang sedang menyusun Tugas Akhir.
