Document Control Training

(1)

for PT AJN for PT AJN Y

Yoke S. oke S. FabiantoFabianto yoke_sf@yahoo.com yoke_sf@yahoo.com

(2)

TUJUAN

Prosedur Pengendalian dokumen



 PrPrososededurur inini berti bertujuujuanan ununtutuk mek menenetatapkpkanan tatatata cacarraa

dan tangg

dan tanggung jawabung jawab dalam meladalam melaksanakan ksanakan kegiakegiatantan pen

penggendendalialianan dokdokumeumenn dan rdan rekaekamamann agaagar kr kegiegiataatann te

(3)

2 Macam Dokumen



 Dokumen InternalDokumen Internal



 SemuaSemua dokumen dokumen yang dibyang dibuat, diteruat, diterbitkan, diberbitkan, diberlakukanlakukan dan

dan dikdikendaendalikan likan oleh oleh perusaperusahaan haan ituitu sendsendiriiri



 Dokumen EksternalDokumen Eksternal



 DokDokumumenen yayang ding dibuabuatt dandan ditditererbitbitkan okan oleh lemleh lembagbaga,a, org

organisasanisasi, instai, instansi, nsi, diluadiluarr perusperusahaan iahaan ini, dni, dibuatibuat untukuntuk ke

kepentinpentingan pegan perusahrusahaanaan dan didan disimpasimpan/ din/ dipelihpeliharaara oleholeh perusahaan

(4)

LEVEL DOKUMEN

1.

1. Pedoman Mutu/ Quality ManualPedoman Mutu/ Quality Manual

2.

2. Prosedur Mutu/ Quality ProsedurProsedur Mutu/ Quality Prosedur

3.

3. Petujuk Kerja/ Work Instruction/ Standard OperatingPetujuk Kerja/ Work Instruction/ Standard Operating Practice

Practice

4.

4. Rekaman/ Records/ FormRekaman/ Records/ Form



 Formulir/ blanko/ borangFormulir/ blanko/ borang



 LampiranLampiran



 UraianUraian TTugas dan Tugas dan Tanggung Jawabanggung Jawab 

 Dokumen PendukungDokumen Pendukung 

 Dokumen Teknis/ GambarDokumen Teknis/ Gambar 

(5)

P

enempatan D

okumen



 DokDokumeumenn diddidististribribusiusikan kkan kee selseluruuruhh

depa

departertemenmen sesuai sesuai dengadengann kepentingan masing2

kepentingan masing2



 DokumenDokumen yang yang terdterdistribusi istribusi tersimpantersimpan

dan

dan terterpelihpelihararaa di di temtempatpat yanyang bag baikik mu

mudadahh teterlrlihihatat dadan mun mudadahh didijajangngkakauu



 PPendendististribribusiusianan tetercrcataatatt dendengan gan baibaikk

dan

dan dipdiperieriksaksa secsecarara a berberkakalala k

(6)

Format Dokumen

1.

1. FFormaormat judut judull dan pdan pengengesahaesahann adaadalah folah format rmat sepersepertiti y

yang ang tatampampakk di di halhalamamanan depdepanan

2.

2. DaDaftaftarr disdistritribusbusii

3.

3. DafDaftartar PPerubaerubahan Dokhan Dokumenumen

4.

4. FoFormat isi armat isi adalah formdalah format at seperti yang tamseperti yang tampakpak didi halaman 3

halaman 3 Format Format fflow low chart adalah format chart adalah format sepertiseperti ya

yang tampang tampakk di halaman berdi halaman berikutnikutnyaya

5.

5. FFormaormat dt dokumokumenen rekrekamanaman adaladalah forah format mat yanyangg dirancang sesuai dengan kebutuhannya, dan dirancang sesuai dengan kebutuhannya, dan dilampirk

(7)

Identifikasi Dokumen



 HeHeadinading (lihatg (lihat cocontontoh)h)



 TTata Caata Cara Penomoranra Penomoran



 CoContntoh oh Q3Q3 –– AJN-PPPS-001 AJN-PPPS-001



 Q3 Q3 Quality Quality Document Document PT PT AJNAJN –– Level DokumenLevel Dokumen



 AAJJN N PPeerruussaahhaaaann



 PPPS PPPS Code Code DiviDivisi si (SDM(SDMUU, , TINF, TINF, AKTRAKTR, , MRKTMRKT, , KEUA, KEUA, SPIA)SPIA)



(8)

Format Footer



 Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan rahasia PT.Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan rahasia PT.

AJN dan tidak boleh diperbanyak, baik sebagian AJN dan tidak boleh diperbanyak, baik sebagian maupun seluruhnya kepada pihak lain tanpa seijin maupun seluruhnya kepada pihak lain tanpa seijin tertulis dari Direktur Utama

(9)

pt

pt asuransi jasuransi jiwa nusantaraiwa nusantara

By: Y

(10)

Dokumentasi yang

baik ??

(11)

Dokumen yang baik adalah yg:



 JelasJelas



 Tidak Tidak ber-tele2ber-tele2/ T/ To the pointo the point



 User Friendly User Friendly



(12)

Hindari tenggelam dalam Detail

…..



 PPenggenggambarambaran detan detail boleh dail boleh dilakuilakukankan dengdengan caran caraa yangyang

mud

mudahah dipdipahaahami mimi misalsalnynyaa dendengan pgan poinoint2, bukt2, bukanan dendengangan deskr

deskripsiipsi yanyang membingug membingungkngkan.an.



 CoContntohoh gamgambarbaranan aktaktivivitasitas yayang ng dildilakuakukankan oleoleh h petpetugaugass

peneri

penerimama teletelepon, tidak pepon, tidak perlu di tambrlu di tambahah ““_j_jik_{ikaa pe}_petu_tuga_gass

sedang cuti hamil atau tidak masuk maka harus

sedang cuti hamil atau tidak masuk maka harus………….”………….”



 ““TTujuujuanan dibdibuatuatnynyaa prproseosedurdur dan Wdan WI ini adaI ini adalahlah

menggambarkan

menggambarkan aktivitas2 pekaktivitas2 pekerjaan, seterjaan, setelahelah semua semua tugastugas dan lan

dan langkagkah prh proses oses pekpekerjaanerjaan ditudituliskaliskann agar agar dapatdapat dilak

dilaksanaksanakanan dengadengan carn caraa yang kyang konsionsistensten, demi, demikian jugkian jugaa setiap k

setiap ketidaksesuaian etidaksesuaian dan kdan kecacatan poecacatan potensial tidaktensial tidak terulang kembali

(13)

Dan prosedur yang jelek

……



 Kenapa harus menggunakan sepuluh kata jika Kenapa harus menggunakan sepuluh kata jika bisabisa

han

hanyaya dengdengan an satu?satu?



 ““PoPosedur sedur yang yang tertercantucantumm dalam dalam point point di adi atas tas bisabisa sajasaja tidak

tidak berlberlaku aku jikajika ada ada beberbeberapaapa eksesekses exteexternal rnal yang yang sangasangatt berpe

berpengarungaruhh dan mendadan mendahuluhului semuai semua proproses tses tersebersebut,ut, sehing

sehinggaga semusemuaa parparametameter er ini akan ini akan tidak betidak berlakrlakuu””



 ““PrProseosedurdur ini bini bererlaklaku u untuntukuk semsemuaua

departem

departemenen dan fundan fungsi-fungsi gsi-fungsi di dadi dalamnylamnyaa k

(14)

Membuat prosedur yg user friendly



 GunakGunakan kalimaan kalimatt sedersederhana (penhana (pendek)dek)



 MuMulailalailahh dengadengan kata kn kata kerjaerja



 Hindari Hindari penggunaan penggunaan kalimatkalimat pasif dapasif dan hindn hindari kalimatari kalimat

negatif negatif



 JeJelalaskskanan sisiapapaa yyanang g memelalakukukakann tutugagass tterersesebubutt



 Gunakan ProgGunakan Program Wram Word Prosessorord Prosessor yang Umumyang Umum

dipakai dipakai



 GunGunakaakan ken kertartass putputihih untuntuk memuk memudaudahkhkanan

pembacaaan. pembacaaan.

(15)

But how much

documentation do I

need?

(16)

Hindari terlalu

bany

ak dokumen &

Overlaping:



 WI/ Standard Operating Practice didokumentasikanWI/ Standard Operating Practice didokumentasikan

unt

untuk hamuk hampirpir semsemua hal seua hal secacarara virvirtuatuall



 TTumpang umpang tindihtindih dan dan pengulanganpengulangan –– tetermarmasuksuk adaadanynyaa

leb

(17)

A

tau terlalu sedi

kit:



 MinimnyMinimnyaa WWork Instructionork Instruction/ Standard Oper/ Standard Operatingating

Pra

Practicctice pae padada prprosesoses yanyang berpengag berpengaruh truh terhaerhadapdap kua

kualitlitasas prproduoduk, hark, harusus dihdihindindararii



 KaryKaryawawan/ pegan/ pegawawai melakukai melakukanan prprosesoses pekpekerjaaerjaannynnyaa

den

dengangan carcara a mermerekaeka sensendirdirii



 Ada Ada banbanyakyak varvariasi iasi daladalam menjm menjalanalankankan prprosesoses

peker

(18)

Docum

entation:

Juml

ah

yang

T

epat



 PPererlulu diidiingangat t bahbahwawa tujtujuanuannynyaa adaadalahlah

ko

konsistnsistensi prensi prosesoses AndaAnda..



 JikJikaa adaada duadua ororang ang yayang ng ditditrrainaining ing untuntukuk

meng

mengerjakerjakanan pekpekerjaaerjaan n ini, apakini, apakahah me

merrekekaa akakan man melelakakukukanan dedengnganan cacarraa yang sama?

yang sama?



 Jika jawabannyaJika jawabannya ““mungkin tidak samamungkin tidak sama””

maka

maka dibutdibutuhkauhkann WWork ork InstrInstructiouction n atauatau Standard Operating Practice.

(19)

Manual Manual Procedures Procedures Work Instructions Work Instructions Records Records

(20)

(21)

Clarify Your Terminology:



 ProcedureProcedure



 WWork Insork Instructiontruction



 AttachmentAttachment



 FormForm

Procedure:

Procedure: Describes the process.Describes the process. Standard Operating Practice / Work Standard Operating Practice / Work Instructions:

Instructions: Tells how to perform theTells how to perform the process.

process.

Attachment:

Attachment: Information attached toInformation attached to the procedur

the procedure to help e to help clarify theclarify the procedure.

procedure. Form:

Form: RecRecord/ord/ EvidEvidence of tence of thehe performed process

(22)

What W

ill

Y

ou

Control?



 ProceduresProcedures



 WWork Insork Instructionstructions



 FormsForms



 AttachmentsAttachments



 External Docs: CustomerExternal Docs: Customer

Drawings Drawings   PrintsPrints   DrawingsDrawings   Routers/TravelerRouters/Traveler

(23)

(24)

Rencanakan Infrastruktur



 ISO telaISO telah menetaph menetapkankan spesifikspesifikasinasinyaya



 PePersiaprsiapkan kan renrencanacana dan bludan blueprieprint nt AndaAnda sendirsendirii



 AndaAnda dapdapat memiliat memilih untuk mengguh untuk menggunakanakan:n:



 Word Processing program misalnya: Word. Etc.Word Processing program misalnya: Word. Etc.



 DatabDatabase yase yang sudaang sudahh ada, familiada, familiarar



(25)

Apa yang terbaik untuk Perusahaan

anda?



 PilPilihlihlahah sissistetemm untuntuk Puk Peruerusahsahaaaan Ann Andada sessesuai duai dengengan:an:



 Ukuran PerusahaanUkuran Perusahaan



 Jenis Computer set-up dan ketersediaanJenis Computer set-up dan ketersediaan



 JuJumlmlahah prprososeses yayang ang adada



 SeberSeberapaapa serinsering peg perubahrubahan an untuuntuk pk prosroses2 es2 atauatau dokumen

(26)

Perusahaan mungkin membutuhkan

lebih dari satu jenis sistem dokumentasi



 Contoh:Contoh:



 Satu untuk Quality System DocumentSatu untuk Quality System Document 

 Satu untu Engineering documentsSatu untu Engineering documents 

 Satu untuk Environment Management System documentSatu untuk Environment Management System document 

 Satu untuk Health & Safety Management System documentSatu untuk Health & Safety Management System document 

 etcetc



 DokDokumeumen2 n2 tetersersebutbut sansangat gat berberbedbedaa satsatuu dendengangan

lainnya lainnya

(27)

(28)

Masalah Umum



 KaryKaryawawanan yanyang menug menulislis dokudokumen men tidatidak k tahutahu

per

perbedaabedaann antaantara Prra Proseduosedurr dan Wdan Work Instork Instructiructionon..



 TTerminerminologologi belumi belum dibadibakukakukann definisidefinisinynya, dan tia, dan tidakdak

ko

konsistnsistenen pemapemakaiakaiannynnyaa



(29)

Masalah Umum



 TiTidadakk adadaa prprososeses pepenenelulususurranan peperurubabahahan, dn, dan tian tidadakk

ada

ada trtrainaining cing carara mera merubaubahh dokdokumeumenn



 PePenggunnggunaanaan dokudokumenmen yanyang tg tidak idak kokonsistnsistenen

  formsforms   lampiranlampiran   gambar2gambar2 

(30)

Masalah Umum



 Pengesahan/ PersetujuanPengesahan/ Persetujuan



 PendistribusianPendistribusian



(31)

Masalah Umum



 TTerlalu banyerlalu banyakak dokumen tdokumen terdisdtribusi. Sistemerdisdtribusi. Sistem

tidak mampu memelihara tidak mampu memelihara



 Kegagalan mengontrol Eksternal dokumenKegagalan mengontrol Eksternal dokumen



 Hindari permasalahan ini Hindari permasalahan ini dengan perencanadengan perencanaanan