Standard Operating Procedure

(1)

Standard Operating Procedure – Divisi EMKL Page. 1 of 111

Buku Panduan Operasional

Standard Operating Procedure

Edisi 15 Jan 2019

PT.Transporindo Agung Sejahtera

Medan – Jakarta – Surabaya – Makassar - Manado

(2)

Apa itu SOP ?

SOP adalah kependekatan/singkatan dari Standard Operating Procedure yg berisi aturan-aturan/kesepakatan- kesepakatan ataupun pola kerja yg sdh menjadi kebiasaan suatu perusahaan.

Utk apa SOP tsb ?

SOP dibuat utk di jadikan sebagai pedoman/acuan dlm melaksanakan kegiatan perusahaan.

Biasanya SOP itu lahir dari pengalaman-pengalaman, aturan-aturan, kesepakatan-kesepakatan para pihak ataupun pola kerja yg sdh menjadi kebiasaan dlm melakukan suatu kegiatan tertentu sehingga di buatkan suatu standar utk dijalankan dan dilaksanakan.

Apa Tujuan SOP ?

SOP pada dasarnya adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan , serta penggunaan fasilitas- fasilitas proses yang dilakukan oleh orang-orang dalam organisasi berjalan secara efisien dan efektif, konsisten, standar dan sistematis. Dengan adanya sistem manual standar atau (SOP) diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja layanan yang diberikan oleh Perusahaan.

Dengan adanya instruksi kerja yang terstandarisasi maka semua kegiatan layanan akan dapat dilakukan secara konsisten oleh siapapun yang sedang bertugas melakukan layanan. Layanan-layanan yang berbelit dan tidak jelas prosedur operasinya akan semakin terminimalisir. Disamping konsistensi layanan hal lain yang akan dihasilkan adalah efisiensi dan efektifitas kerja. Dengan prosedur yang terstandar setiap orang baik pengguna layanan maupun staf yang memberi layanan akan dapat memanfaatkan ataupun melakukan layanan yang semakin hari semakin baik dan semakin cepat karena terjadinya proses pembelajaran yang secara terus menerus terjadi selama proses layanan.

Dengan demikin dapat dipastikan melalui SOP ini akan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja layanan.

Tujuannya yaitu untuk memberikan suatu konsep yang jelas, dipahami oleh semua orang dan dituangkan pada suatu dokumen prosedural dalam setiap kegiatan.

Apa Manfaat SOP ? Manfaat adanya SOP yaitu :

1. Menjelaskan detail setiap kegiatan dari proses yang dijalankan 2. Adanya standarisasi kegiatan

3. Membantu dalam pengambilan keputusan

4. Memudahkan dalam transparansi dan akuntabilitas sebuah organisasi 5. Mengarahkan suatu pekerjaan kepada konsep yang jelas

Apa Keuntungan adanya SOP ?

SOP akan menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat komunikasi antara pelaksana dan pengawas, dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten.

Para pekerja akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yg harus dicapai dalam setiap pekerjaan.

SOP juga bisa dipergunakan sbg salah satu alat training dan bisa dipergunakan untuk mengukur kinerja karyawan.

(3)

I.

Pendahuluan

PT.Transporindo Agung Sejahtera adalah Perusahaan yang bergerak dibidang Ekspedisi Muatan Kapal Laut atau biasa disebut dengan EMKL. Dalam EMKL tersebut terdapat fungsional bisnis yang disebut dengan Trucking.

Trucking merupakan pengangkutan barang yang telah dimuat kedalam container dengan menggunakan Trado atau Truck. Fungsional bisnis tersebut adalah bagian dari EMKL, dimana untuk melakukan pengantaran barang/container menuju ke pelabuhan/kapal dibutuhkan pengangkutan darat yaitu Trucking.

Gambar 1 Posisi Trucking Pada EMKL Secara Garis Besar

II.

Latar Belakang

PT. TRANSPORINDO AGUNG SEJAHTERA bergerak di bidang jasa pengurusan transportasi container baik domestik maupun International.

PT. TRANSPORINDO AGUNG SEJAHTERA saat ini memiliki kantor di Medan, Jakarta, Surabaya dan Makassar dengan di dukung 90 armada truk trailer dan rencana akan membuka cabang daerah lain dan menambah armada untuk meningkatkan servis.

Jasa yang PT. TRANSPORINDO AGUNG SEJAHTERA kerjakan sekarang ini adalah pengiriman Door to Door ,Door to Port atau Port to Door dari semua daerah yang ada pelabuhan container ( Ambon, Bali, Balikpapan, Banjarmasin, Batam, Gorontalo, Jakarta, Jayapura, Kendari, Luwuk, Makassar, Manado, Medan, Padang, Palembang, Pekanbaru, Pontianak, Samarinda, Surabaya, Sorong, Tarakan, Ternate, dll ). Semua rute tersebut merupakan kerjasama dengan pelayaran seperti TANTO, SPIL, TEMAS, MERATUS, IFL, ALKEN dll.

III.

Proses Bisnis Perusahaan

Untuk menjalankan proses bisnis, perusahaan membutuhkan pelanggan atau customer. Dalam perusahaan ini, pelanggan/customer disebut sebagai shipper atau orang yang mengirim barang. Untuk memperoleh shipper, maka dibutuhkan keterampilan bagian marketing untuk melakukan prospek, berikut proses bisnis PT.Transporindo Agung Sejahtera.

A. Muatan EMKL

1. Marketing Memprospek Shipper

Proses muatan EMKL dimulai saat marketing perusahaan Transporindo melakukan prospek kepada calon shipper (calon shipper yang dimaksud dapat berbentuk perusahaan atau personal).

2. Calon Shipper Menjadi Shipper

Pada tahap ini data calon shipper dibutuhkan untuk diinput kedalam web prospek (Sebagai laporan marketing bahwasanya dia sedang memprospek calon shipper). Ketika calon shipper dan marketing sudah mencapai kesepakatan, maka marketing harus mengisi prospek desktop di aplikasi EMKL. Setelah itu bu lice atau manager

(4)

keuangan pusat harus mengapprove shipper tersebut dalam sistem, saat diapprove ke sistem desktop maka pada web akan terupdate secara otomatis status shipper tersebut.

3. Shipper Baru Mengorder Muatan Barang

Shipper baru dapat melakukan pemesanan muat kepada marketing sesuai kesepatakan mereka. Kemudian Marketing menginformasikan Orderan tersebut ke Operasional Kantor (byPhone) terkait orderan dari shipper.

Berikut adalah Data yang harus diberikan marketing kepada Operasional Kantor untuk mengentri job adalah sebagai berikut:

• Nama Shipper, Setiap shipper, sudah didaftarkan terlebih dahulu ke master shipper.

• Kode Marketing, Marketing yang dimaksud adalah, marketing transporindo yang telah terdaftar dalam sistem.

• Tujuan, Tujuan tersebut sudah didaftarkan di tujuan kapal/port.

• Keberangkatan, Lokasi Stuffing atau lokasi gudang shipper.

• Nama Pelayaran, Pilihan yang ada tersebut, berasal dari master kapal.

• Ukuran Container, Pilihan yang ada tersebut, berasal dari master container.

• Nopol, Yaitu nomor trado (Nomor Polisi).

• Jenis Barang, Supaya Operasional kantor bisa menentukan container yang cocok dengan barang tersebut.

4. Operasional Mengentri PreOrderan

Setelah operasional kantor menerima orderan serta informasinya tersebut, maka operasional kantor sudah dapat mengentri preorderan(PO).

Label atau Tulisan yang berwarna merah pada pengentrian preorder harus diisi. Nah, Untuk out depo dan Estimasi muat biasanya dibuat tanggal sewaktu preorder tersebut diinput. Untuk yang menentukan kapal apa yang akan digunakan adalah operasional kantor, setiap hari ops kantor akan mengupdate jadwal keberangkatan kapal yang diterima dari pelayaran by phone. Jadwal yang telah diupdate tersebut akan diprint dengan formatnya sendiri untuk mempermudah penentuan dan kecocokan ETA (Tanggal Tiba), ETB (Tanggal Sandar), dan ETD (Tanggal Berangkat) dengan muatan shipper.

5. Aktivitas Pencarian Container di Depo Pelayaran

Gambar 2 Tampilan Entri PreOrder Pada Sistem

(5)

Ketika melakukan entri, ops kantor memberitahukan dan berkoordinasi dengan mandor trucking serta operasional lapangan via WA. Mandor akan menentukan dan menugaskan supir untuk menjemput container ke depo dan gandengan yang dibawa supir ke depo sesuai dengan orderan ops kantor ke mandor trucking.

Operasional lapangan juga akan langsung mencari container yang sesuai dengan ops kantor sampaikan setelah menerima informasi dari WA tersebut.

6. Marketing Mengentri Estimasi Biaya

Ketika shipper mengorder melalui marketing maka marketing wajib mengisi estimsi biaya pada sistem dalam waktu 2 hari setelah ops mengentri orderan shipper tersebut, jika estimasi belum dilakukan maka sistem akan otomatis mengunci sistem dan tidak bisa dientri lagi.

7. Aktivitas di Depo Pelayaran

Operasional lapangan menuju ke depo pelayaran yang telah ditentukan ops kantor. Contohnya adalah SPIL, nah di depo spil tersebut dia melapor ke pihak depo pelayaran dan mencari container yang sesuai dengan orderan ops kantor. Setelah mendapat container yang sesuai, maka ops lapangan akan meminta EIR kepada pihak depo dan membuatkan otobon empty dan full sekaligus apabila gudangnya tidak diluar kota dan muatnya supir yang sama atau hanya membuat atobon empty saja bagi orderan yang membutuhkan waktu lebih dari sehari untuk memuat barang. Setelah supir sampai ke depo pelayaran tersebut, maka container akan di naikkan ke gandengan oleh pihak depo, dan ops kantor akan memberikan otobon empty atau otobon empty dan full sekaligus kepada

Gambar 3 Penyampaian Informasi Dari Operasional ke Mandor

Gambar 4 Tampilan Sistem Untuk Menginput Estimasi Biaya Oleh Marketing

(6)

supir sebagai surat jalan, serta 2 seal yaitu seal pelayaran(besi) dan seal kantor (plastik). Kemudian barulah supir dapat pergi menuju gudang shipper.

8. Kegiatan di Gudang Shipper

Setelah sampai di gudang shipper, maka supir harus memberikan otobon serta seal yang diberikan ops kantor sebelumnya ke pihak gudang untuk menunjukkan bahwasanya supir tersebut benar ditugaskan oleh transporindo untuk memuat barang digudang shipper tersebut.

Gambar 6 Contoh EIR (Equipment Interchange Receipt)

Gambar 5 Contoh Otobon/Surat Jalan Untuk Supir

(7)

Supir berkoordinasi dengan mandor, dan mandor berkoordinasi dengan ops sehingga ops kantor dapat mengupdate status job. Dalam tahap ini ops harus mengupdate status job menjadi masuk gudang) Setelah diverifikasi gudang, maka pihak gudang sudah dapat melakukan muat barang. Muat barang biasanya dilakukan oleh gudang sendiri atau ormas.

Setelah proses muat selesai, pihak gudang atau shipper sudah dapat mengunci container tersebut dengan seal kantor dan seal pelayaran tersebut dan disaksikan oleh supir yang bersangktutan. Supir sudah dapat membawa container tersebut menuju depo pelayaran muat kapal dan menginformasikan bahwasanya container tersebut sudah dibawa keluar dari gudang menuju depo pelayaran kepada mandor sehingga mandor dapat memberitahukan kepada ops terkait status container tersebut. Saat keluar container keluar gudang, ops harus mengupdate status job pada sistem menjadi keluar gudang dan langsung mengupdate lagi menjadi turun depo.

9. Kas Gantung Untuk Biaya diLapangan

Gambar 7 Seal Transporindo dan Seal Pelayaran

Gambar 8 Illustrasi proses muat digudang shipper

(8)

Ketika supir menuju ke depo pelayaran, supir akan bertemu dengan ops lapangan dan disana supir akan memberikan surat jalan tersebut ke ops lapangan untuk disampaikan ke ops kantor. Ketika barang sudah sampai di depo, maka supir sudah dapat kembali ke pool. Sewaktu dilapangan, pastinya akan ada biaya yang keluar dalam pengurusan container. Nah, biaya tersebut sebelumnya sudah diberikan/dikeluarkan bagian keuangan sebagai kas gantung. Dimana dihari sebelumnya sudah dibuat perincian biaya-biaya apa saja yang akan dikeluarkan besok, setelah dirincikan maka bagian keuangan mengeluarkan kas gantung dari perkiraan biaya yang muncul tersebut.

Operasional lapangan akan menggunakan uang yang diberikan bagian keuangan tersebut untuk kepentingan pengurusan setiap job yang ada dilapangan salah satunya adalah membeli seal pelayaran dan membayar BL. Biaya yang dikeluarkan oleh ops lapangan tersebut kemudian akan dirincikan kembali, setelah dirincikan maka kwitansi dari biaya-biaya yang dikeluarkan tersebut akan dijumlah. Kas gantung yang dikeluarkan oleh bagian keuangan tersebut akan dikurang dengan total biaya yang dikeluarkan dilapangan sebenarnya. Sisa dari pengurangan tersebut akan dikembalikan ke bagian keuangan jika ada lebih. Namun jika tidak, maka yang diberikan kepihak keuangan hanya kwitansi dan kasbon.

Gambar 9 Tampilan Untuk Mengentri Kas Gantung

(9)

Gambar 10 Memproses Kas Gantung

10. Membuat Shipping Instruction (SI)

Shipping Instruction (SI) adalah dokumen yang dikeluarkan oleh ops kantor yang ditujukan kepada pelayaran untuk menerima dan memuat container yang kita punya. SI adalah acuan pelayaran dalam mengeluarkan Bill of Lading (BL). BL Merupakan dokumen dari pelayaran, dimana dokumen adalah Surat perjanjian pengangkutan antara shipper (kita sendiri/EMKL) / consignee (penerima) dengan carrier (pelayaran).

• SI diterbitkan oleh operasional kantor ketika pelayaran sudah closing (tidak menerima orderan lagi) dan kepala belum berangkat.

• SI dibuat oleh ops dan dikirim melalui email ke pihak pelayaran.

• Jika SI diterima dan disetujui pihak pelayaran, maka pihak pelayaran akan mengirim BL sebagai balasan email ops kantor tersebut.

11. Proses Packing List

Setelah BL diterima oleh ops kantor, maka harus dilakukan pengecekan kembali antara SI dan BL. Jika sudah sesuai maka BL akan dikirim ke pihak staff asuransi untuk mengurus asuransi (cover asuransi). Setelah BL sudah

(10)

diterime oleh ops kantor dan sudah sesuai dengan SI, maka Packing List sudah dapat dibuat. Pada packing list tersebut terdapat data shipper (nama dan alamat shipper), Lampiran (Berisikan list/daftar dokumen-dokumen yang dikirim seperti surat jalan dan sttb), keterangan tambahan, rincian, uang bongkar, kuantitasi barang. Data- data tersebut terkantung dengan ops, saat mengentri packing list tersebut, ops memilih jenis isian yang ingin ia buat dalam packing list.

Gambar 11 Proses Packing List

(11)

12. Mengirim Packing List, Sttb, BL, Surat Jalan, Lampiran lainnya

Ketika Packing List sudah dibuat dan sttb sudah dicetak maka sttb tersebut akan dikirim kecabang pembongkar bersamaan dengan surat jalan yang diberikan oleh shipper. Dan untuk BL (Bill of Lading) dikirim langsung melalui email ke cabang pemuat.

13. Proses Muat di Pelabuhan

Sewaktu memuat container ke kapal, dilakukan penimbangan container. Container akan ditimbang untuk memastikan berat container tersebut tidak melebihi dari standard. Jika lebih, maka biasanya akan ada biaya overweight. Biaya tersebut akan masuk ke biaya extra.

14. Memproses Rekap Door

Ketika barang sudah sampai ke cabang tujuan. Maka operasional bongkaran cabang tersebut akan mengambil alih job tersebut untuk dilakukan bongkaran port to door. Operasional Bongkaran pada cabang tersebut akan menyelesaikan job tersebut (Rinciannya akan dijelaskan pada Modul bongkaran). Ketika job sudah selesai maka mereka (cabang pembongkar) atau ops bongkaran tersebut akan membuat invoice yang ditujukan kepada cabang pemuat/pengirim.

Cabang pembongkar akan mengirim rekap door kecabang pemuat. Setelah rekap door dikirm, maka akan diterima oleh controller cabang pemuat. Controller disini berperan mencek atau memastikan apakah rekap door/biaya-biaya yang muncul dari cabang pembongkar tersebut benar meliputi biayanya memang betul ada atau nominal untuk biaya tersebut tepat (tidak ditambah-tambah).

Gambar 12 Tampilan Sttb Yang Akan Dikirim Melalui JNE/TIKI

(12)

Ada biaya yang sifatnya sudah fix (Fix Cost) seperti Biaya Opt dan Ongkos Angkutan. Maka selain biaya tersebut akan dilakukan pemastian atau pengecekan oleh controller. Setelah controller menyetujui rekap door tersebut maka dapat dibuat invoice. (Controller setiap hari berkoordinasi kepada ops pembongkar).

Gambar 13 Tampilan Proses Rekap Door

(13)

Data yang berisi rekapitulasi estimasi seluruh biaya-biaya yang timbul atas job muatan di cabang pemuat, akan

dicocokkan dengan rekap door bongkaran dari cabang pembongkar.

Disinilah tahap dilakukannya pengecekan, pemastian, dan penyesuaian. Digambar excel disamping Dapat kita lihat ada biaya Yang berada diluar estimasi Yang dilakukan sebelumnya Oleh marketing.

15. Proses Invoice ke Shipper

Setelah rekap door diproses maka marketing sudah dapat membuat invoice dan bagian mencetak invoice untuk diteruskan kepada shipper nantinya. Pencetakan invoice sesuai dengan interface rekap door yang diterima oleh cabang pembongkar.

Invoice terbagi atas 2 cara yaitu:

 Invoice Tagih Langsung

 Invoice

Dimana Invoice tagih langsung membutuhkan koordinasi bagian keuangan dengan marketing untuk pencetakan invoice tersebut.

Gambar 14 Tampilan Excel Hasil Proses Rekap Door

(14)

Gambar 15 Tampilan Invoice Tagih Langsung B. Bongkaran EMKL

1.

Cabang Pemuat Memberikan Orderan

Proses Bongkaran EMKL dimulai ketika EMKL cabang pemuat memberikan orderan beserta dokumen- dokumen yang dibutuhkan untuk melakukan bongkaran kepada cabang pembongkar.

2.

Penerimaan Dokumen dan Verifikasi

Ketika melakukan order ke cabang pembongkar, maka cabang pemuat akan mengirimkan dokumen Packing List(PL) , Bill of Lading (BL) , Surat Tanda Terima Barang (STTB) , Surat Jalan(SJ) dimana PL , BL , SQL query dikirimkan melalui email dan STTB serta SJ dikirimkan melalui kurir atau layanan pengiriman (jne/tiki). Pada tahap ini dilakukan koordinasi antara operasional kantor pembongkar dengan operasional kantor pemuat untuk melakukan pengecekan dan pemastian kembali terkait isi dari dokumen yang dikirimkan oleh EMKL pemuat. Misal:

Ada nomor seal dan nomor container berbeda.

Gambar 16 flow singkat penerimaan Dokumen dan Verifikasi

(15)

3.

Operasional Cabang Pembongkar Melakukan Entry Data Orderan

Ketika dokumen telah diverifikasi dan tidak ada perbedaan lagi, maka opersional kantor bongkaran akan melakukan:

 Import PL

 Entry Lokasi Bongkar

 Entry Preorder

 Export data ke excel

Gambar 17 Tampilan Import PL dari query SQL

Gambar 18 Tampilan Entry Bongkaran

(16)

4.

Entry Lokasi Bongkar

Dimana lokasi bongkar tersebut disesuaikan dengan dokumen yang diterima dari cabang pemuat.

Gambar 19 Tampilan Entry Lokasi Bongkar

5.

Entry PreOrder

Pada tahap ini dilakukan pemilihan job yang telah ditentukan jadwal dooringnya oleh shipper/gudang/pihak penerima (Dalam hal ini operasional kantor pembongkar melakukan koordinasi dengan penerima).

Gambar 20 Tampilan Entry Preorderan

6.

Export Data

(17)

Mengeksport data orderan bongkaran yang telah dientry sebelumnya untuk didistribusikan kepada pihak-

pihak terkait seperti operasional lapangan.

Gambar 21 Export Data Excel

7.

Koordinasi Operasional Kantor dengan Pelayaran untuk Monitoring Kapal

Pada tahap ini operasional kantor dan pelayaran melakukan koordinasi untuk memonitoring dimana posisi kapal dan memperkirakan kapan kapal sandar. Jika kapal sudah sandar dan pelayaran sudah melakukan bongkar serta telah memindahkan container ke depo maka operasional akan mengupdate status menjadi “tiba di depo”.

Operasional kantor melakukan koordinasi dengan pihak gudang/penerima barang terkait jadwal bongkar ke gudang penerima. Disamping itu, operasional lapangan akan menukar BL (Bill of Lading) menjadi DO (Delivery Order) sebagai bukti atau surat jalan dari pelayaran itu sendiri (Menukar BL menjadi DO dilakukan ketika Container sudah tiba didepo).

Gambar 22 Flow Koordinasi dan Monitoring Kapal

8.

Berikut Dokumen BL Yang Telah Ditukar Dengan DO

Pada tahap ini biaya sudah ada yang dikeluarkan secara cash/tunai (Kas gantung yang diterima dari bagian keuangan). Biaya-biaya yang timbul tersebut harus dientry kedalam sistem. Entry biaya bongkaran terdiri dari biaya lolo, opt, cleaning dan jaminan. (Operasional kantor mengentry lolo dan opt berdasarkan nota dari pelindo).

(18)

Gambar 24 Contoh Bill of Lading (BL)

Gambar 23 Contoh Delivery Order (DO)

(19)

Gambar 25 Tampilan Insert Biaya Yang Timbul Saat Melakukan Proses Bongkar

9.

Mengantar Container dari Depo Pelayaran ke Gudang Penerima

Pada tahap ini operasional lapangan bongkaran akan membuat otobon full untuk supir (Untuk pembongkaran container full). Supir akan membawa otobon full tersebut untuk dooring/bongkar. Setelah itu operasional kantor akan mengupdate status menjadi “out depo”.

(20)

Gambar 26 Contoh Pemuatan Container ke Trado

10.

Mengantar Container dari Gudang ke Depo Pelayaran

Pada tahap ini operasional lapangan bongkaran akan membuat otobon empty untuk supir (Untuk penjemputan container kosong yang telah dibongkar sebelumnya). Supir akan membawa otobon empty tersebut untuk mengembalikan container ke depo. Setelah itu operasional kantor akan mengupdate status menjadi “Container Sampai”.

Ketika container telah kembali ke depo maka operasional kantor akan mengupdate status “Ambil Container”

11.

Pengecekan Dokumen

Ketika semua job dalam orderan sudah diselesaikan maka dilakukan pengecekan dokumen yang belum diterima atau kembali (Seperti SJ dan STTB). Jika semua dokumen sudah lengkap maka dilakukan pengupdatean status oleh operasional kantor menjadi “Antar/Kembali”

Gambar 27 Flow Pengecekan Kelengkapan Dokumen

(21)

Gambar 28 Form Sttb Belum Kembali

12.

Pihak Pelayaran Menerbitkan EIR

Ketika Container Dikembalikan Maka Akan Keluar EIR dari depo pelayaran. Ketika dokumen tersebut sudah diterbitkan maka, operasional kantor akan mengupdate status EIR.

Gambar 29 Flow Update EIR

(22)

Gambar 30 Contoh EIR Yang Diterbitkan

13.

Proses Rekap Door

Rekap Door adalah dokumen yang berisi rekaptulasi dari seluruh biaya yang dikeluarkan atas job bongkaran.

Ketika rekap door sudah dibuat, maka dilakukan export kedalam excel dari sistem dan diberikan kebagian keuangan untuk mencetak invoice. Dokumen-dokumen tersebut dikirim ke cabang pemuat untuk dilakukannya penagihan atas job yang diberikan.

Berikut dokumen-dokumen yang dikirim kecabang muat:

 Rekap Door

 Invoice

 SJ (Surat Jalan)

 STTB

 Otobon Full dan Empty Berpasangan

(23)

Gambar 31 Flow Rekap Door

Gambar 32 Daftar Rekap Door Bongkaran dan Hasil Export Excel

(24)

Proses Bongkar Muat

(25)

Flowchart Muatan EMKL

(26)

Flowchart Bongkaran EMKL

(27)

I. SOP Kantor Pusat dengan Kantor Cabang

(28)

TUJUAN

Mengatur tata tertib administrasi dan prosedur pembukuan untuk direksi.

RUANG LINGKUP

Kebijakan dan Prosedur ini hanya mencakup proses-proses keuangan perusahaan yang dimulai dari pengeluaran kas / bank (giro) dan penerimaan kas / bank (giro).

DEFINISI

Dokumen adalah semua bukti transaksi pengeluaran dan penerimaan perusahaan yang sudah diperiksa oleh Kepala Keuangan dan Kepala Cabang.

URAIAN PROSEDUR

Jadwal Pengiriman Dokumen berupa Bon/Bukti/Kwitansi dan File dari cabang ke Kantor Pusat sebagai berikut :

MASTER SOP PT. TAS DIVISI EMKL NOMOR 1.1

DATE STANDARD OPERATING PROCEDURE APPROVED

SOP PENGIRIMAN DOKUMEN KE KANTOR PUSAT

(29)

(30)

(31)

TUJUAN

Mengatur alur kas cabang dan tata tertib administrasi.

RUANG LINGKUP

Kebijakan dan Prosedur ini hanya mencakup proses-proses keuangan perusahaan yang dimulai dari surat pinjaman dana berjangka dari cabang.

DEFINISI

Pinjaman dana adalah menerima sejumah uang dari kantor pusat untuk keperluan biaya operasional kantor cabang.

URAIAN PROSEDUR

1. Surat Pinjaman Dana Berjangka dari cabang di Fax/email ke Kantor Pusat selambat-lambatnya Pukul 16:00 WIB (Senin s/d Jumat) dan Pukul 11:00 WIB (sabtu).

2. Kacab wajib konfirmasi ke Kantor Pusat apabila tidak menanda-tangani Surat Pinjaman Dana Berjangka krn sedang tidak berada di tempat.

3. Pengeluaran uang di kantor pusat hanya pada hari rabu dan jumat

Mulai 12 Des 2011, Kantor Pusat hanya melakukan pembayaran/pengeluaran pada setiap hari Rabu dan Jumat.

Contoh :

- permintaan pinjaman/tambahan dana pd hari Jumat s/d Selasa akan di realisasikan pada hari Rabu.

- permintaan pinjaman/tambahan dana pd hari Rabu s/d Kamis akan di realisasikan pada hari Jumat.

SOP PINJAMAN DANA BERJANGKA DARI CABANG

(32)

TUJUAN

Mengatur kelengkapan dokumen sesuai dengan administrasi perpajakan yang berlaku.

RUANG LINGKUP

Kebijakan dan Prosedur ini hanya mencakup proses-proses perpajakan.

DEFINISI

Pinjaman dana adalah pungutan wajib yang dibayar rakyat untuk negara dan akan digunakan untuk kepentingan pemerintah dan masyarakat umum.

URAIAN PROSEDUR

1. Setiap ada revisi faktur pajak harus harus disetujui kantor pusat.

2. PPn bulan berjalan wajib disetor ke Kantor Pusat selambat-lambatnya tanggal 25 bulan berikutnya.

Contoh :

- PPn bulan November 2012, wajib disetor ke Kantor Pusat selambat-lambatnya tanggal 25 Desember 2012.

SOP PAJAK

(33)

TUJUAN

Agar Piutang tidak tertagih ada penyelesaiannya. Mengatur umur piutang yang tidak tertagih dan tata tertib administrasi.

RUANG LINGKUP

Kebijakan dan Prosedur ini hanya mencakup proses-proses piutang tidak tertagih perusahaan yang dimulai dari formulir pemutihan/penghapusan piutang tidak tertagih.

DEFINISI

Piutang Tidak Tertagih adalah umur piutang diatas atau sama dengan 1 tahun ataupun piutang yg sdh diketahui bermasalah.

URAIAN PROSEDUR

Cabang wajib mengajukan permohonan pemutihan/penghapusan piutang tidak tertagih kpd keuangan kantor pusat secara bulanan dengan menggunakan Form. Pemutihan/Penghapusan Piutang Tidak Tertagih (terlampir).

Pemutihan/Penghapusan Piutang Tidak Tertagih sebelum Job 1 Des 2011 akan di tanggung oleh Kacab sebesar 15%

dari nilai piutang (hanya utk cabang Surabaya dan Makassar).

Pemutihan/Penghapusan Piutang Tidak Tertagih mulai Job 1 Des 2011 akan di tanggung oleh Kacab, dengan ketentuan sbb:

- Jika profit-margin utk bln tsb dibawah 5%, maka nilai piutang akan di bebankan kpd Kacab.

- Jika profit-margin utk bln tsb diatas 5%, maka 50% dari nilai piutang akan di bebankan kpd Kacab.

Pemutihan/Penghapusan Piutang Tidak Tertagih harus di setujui oleh 2 (Dua) Direksi.

Pengembalian Pinjaman Dana, disetorkan bersamaan dengan Bunga Pinjaman atau selambat-lambatnya 3 hari sesudah pengembalian Pinjaman Dana.

Bunga Pinjaman bulan berjalan atas Pinjaman Dana, wajib disetorkan ke Kantor Pusat selambat-lambatnya tgl 10 bulan berikutnya.

Contoh:

- Bunga pinjaman bulan November 2012, wajib disetorkan ke Kantor Pusat selambat-lambatnya tgl 10 Desember 2012.

Pembayaran Cicilan atas Pinjaman Pembangunan Kantor ke Kantor Pusat selambat-lambatnya tgl 25 per bulan.

SOP PENGHAPUSAN PIUTANG (PEMUTIHAN)

(34)

(35)

TUJUAN

Memberikan penghargaan terhadap prestasi karyawan untuk memotivasi mereka agar bekerja lebih baik dan dapat menunjukan prestasi yang baik.

RUANG LINGKUP

Kebijakan dan Prosedur ini hanya mencakup pemberian komisi kepala cabang dan bonus staf.

DEFINISI

Menghargai prestasi kerja dan menjamin keadilan karyawan.

URAIAN PROSEDUR

1. Job bulan tersebut semua sudah selesai dalam arti semua sudah buka invoice dan semua piutang job pada bulan tersebut sudah lunas dan sudah dibukukan oleh kantor pusat.

2. Semua biaya atas Job bulan tersebut sudah dibayar termasuk komisi marketing dan sudah dibukukan oleh kantor pusat.

(dibukukan oleh kantor pusat maksudnya sdh menyelesaikan laporan keuangan secara komplit)

3. Apabila terdapat kejadian dimana semua Job bulan Januari 2013 sudah selesai, namun masih terdapat Job bulan Desember 2012 yang belum selesai maka perhitungan komisi untuk bulan Januari 2013 tdk dapat diberikan karena harus menunggu penyelesaian Job bulan Desember 2012 terlebih dahulu.

Misalkan :

Job bulan Desember 2012, sudah memenuhi point 1 dan 2 pada bulan maret 2013 dan kantor pusat juga sudah menyelesaikan laporan keuangan bulan maret 2013, maka komisi dapat dihitung pd tgl 10 Mei 2013.

Jikalau cabang-cabang “bisa cepat” menyelesaikan/mengirimkan berkas-berkasnya ke kantor pusat maka laporan keuangan “juga bisa cepat” diselesaikan sehingga perhitungan komisi “bisa lebih cepat” dihitung.

Setiap pembagian komisi dan bonus harus atas persetujuan kantor pusat.

Pembagian komisi dan bonus dapat disetujui apabila sudah memenuhi point 1, 2 dan 3.

SOP KOMISI KEPALA CABANG DAN BONUS STAF

(36)

TUJUAN

Mengatur tata tertib administrasi keuangan.

RUANG LINGKUP

Kebijakan dan Prosedur ini hanya mencakup keuangan dan penagihan di Transporindo.

DEFINISI

Penagihan di Transporindo adalah vendor yang melakukan tagihan di Transporindo.

URAIAN PROSEDUR

Setiap penagihan final dari vendor wajib melampirkan dokumen seperti invoice, kwitansi dan dokumen pendukung lainnya.

Di invoice harus tercantum nama jelas perusahaan beserta alamat dan no telepon yang bisa dihubungi atau suda ada kontrak kontrak perjanjian antara kedua belah pihak.

Jika didapat adanya pembayaran tanpa dokumen seperti yang dimaksud, maka tagihan tersebut dianggap tidak valid.

Kacab atau divisi yang menyetujui pembayaran tanpa dokumen lengkap tersebut harus menalangi/menggantikan selama 2 minggu sampai proses ke tagihan tersebut valid baru dibayar oleh perusahaan.

SOP PENAGIHAN DI TRANSPORINDO

(37)

II. SOP Kantor Cabang dengan Kantor Cabang

(Antar Cabang)

(38)

TUJUAN

Mengatur tata tertib administrasi muatan dan bongkaran.

RUANG LINGKUP

Kebijakan dan Prosedur ini hanya mencakup proses-proses muatan dan bongkaran antar cabang.

DEFINISI

Muat adalah proses pemindahan dari gudang, menaikkan lalu menumpuknya di atas kapal sedangkan Bongkar adalah proses menurunkan barang dari kapal ke gudang.

URAIAN PROSEDUR MUATAN

1. Packing List, BL, STTB harus dikirim 2 hari setelah kapal berangkat ke seluruh cabang yang bersangkutan.

2. Alamat yang tertera di Packing List adalah alamat berdasarkan surat jalan pabrik sedangkan yang tidak ada surat jalan pabriknya akan dibuatkan alamat door dari harga door yang termurah sampai termahal.

Contoh : JATABEK

3. Dokumen yang harus dikembalikan ke Cabang asal harus berdasarkan Packing List yang dikirim, apabila dalam prakternya ada ketidaksesuaian harap diinformasikan ke Cabang terkait.

BONGKARAN

1. Melakukan pengecekkan / pencocokan antara fisik dokument dengan data yang tercantum di Packing List, apabila ada perbedaan maka wajib diinformasikan ke Tas Cabang Muatan sebelum pengedooran dilakukan.

2. Job Urgent yang dibuat Tas Jkt bukanlah sebagai patokan dalam pengedoran, pihak Operasional harus mengecek keadaan sebenarnya ke gudang penerima apakah container bisa diantar.

3. Khusus pengantaran ke daerah luar kota apabila trado sudah sampai digudang pada pagi hari dan container tidak selesai dibongkar ( nginap) maka akan berlaku biaya dengan ketentuan sbb :

a. Jika container selesai dibongkar dibawah pukul 12:00 maka biaya yang harus ditagih ke Cabang terkait sebesar 50% dari harga dooring.

b. Jika container selesai dibongkar diatas pukul 12:00 maka biaya yang harus ditagih ke Cabang terkait sebesar 100% dari harga dooring.

4. Berdasarkan Berita pada Media Analisa harian Medan hari ini tgl 04 April 2012 tentang penangkapan, Tilang langsung ditempat , bahkan di Kandangkan di gudang penitipan atas Truck Beban Berat yang melanggar aturan atas beroperasinya pada waktu jam kerja pukul 06.00 WIB S/D pukul 18.30 WIB.

Truck beban berat hanya diperbolehkan beroperasi dijalan pukul 19.00 WIB malam hari s/d pukul 05.00 WIB dini hari. jika pihak penerima barang memaksa untuk mengantarkan barang ke lokasi dan dimana ada persetujuan juga dari pihak Cabang maka segala resiko yang timbul akan kita bebankan ke Cabang terkait.

5. Untuk biaya yang timbul pada proses pembongkaran harap dikonfirmasikan terlebih dahulu ke pihak Cabang untuk mendapatkan persetujuan.

SOP MUATAN DAN BONGKARAN

(39)

6. Pada proses pembongkaran apabila ditemukan container koyak/bolong maka harus langsung dikonfirmasikan ke Cabang terkait sebelum container keluar dari gudang, dan harus disiapkan fhoto container rusak serta berita acara kerusakan. hal ini berlaku untuk container yang bongkar langsung.

7. Rekap door yang dikirim ke Cabang Via JNE dan pada hari itu juga Excel rekap doornya harus dikirimkan ke Cabang, hal ini bertujuan agar bisa dilakukan pengecekan lebih awal sebelum dokumen pendukungnya datang.

8. Untuk Cargo mobil apabila pihak Cabang menginginkan mobil tersebut diantar ke tujuan maka dikenakan biaya pengantaran sebesar Rp 100.000,- ( diluar biaya yang timbul didepo). Biaya bisa berubah sesuai kondisi actual seperti adanya kenaikan biaya bbm

(40)

TUJUAN

Mengatur tata tertib administrasi laporan dooring.

RUANG LINGKUP

Kebijakan dan Prosedur ini hanya mencakup proses-proses dooring.

DEFINISI

Muatan adalah proses memindahkan barang dari kontainer.

URAIAN PROSEDUR

Laporan door merupakan laporan posisi container kemarin dan laporan door setiap hari wajib diberikan Tas Cabang Bongkaran ke Tas Cabang Muatan sebelum jam 11 siang.

Laporan door berisi tentang :

1. Tanggal ETA/TA kapal ( tanggal estimasi tiba/ tanggal tiba ) 2. Tanggal ETB/TB kapal ( tanggal estimasi sandar / tanggal sandar ) 3. Tanggal batas freetime storage

4. Tanggal batas freetime demmurage

5. Tanggal dooring ( diisi sesuai tanggal container didooringkan )

6. Keterangan mengapa container belum door dimana sesuai kesepakatan hanya ada 3 ket sbb :

 belum turun - container belum turun dari kapal

 tunggu info - yang artinya tunggu info penerima

 antrian trado - kekurangan armada

Apabila tanggal tiba / sandar / batas freetime di laporan door tidak ada maka atas biaya storage demmurage yang timbul akan menjadi beban Tas Cabang Bongkaran.

Apabila tgl sandar / batas freetime di laporan door tidak sesuai dengan aktualnya, maka batas freetime yang diikuti adalah sesuai yang aktual di lapangan dan biaya storage demmurage yang diakui Tas Cabang Muatan adalah biaya yang memang beban cabang Muatan dan sesuai batas freetime aktual di lapangan. Untuk biaya storage demmurage yang tidak seharusnya timbul dan telah dibayarkan oleh cabang bongkaran sesuai batas freetime yang salah, maka biaya wajib dimintakan pengembalian oleh cabang bongkaran ke pelayaran tanpa melibatkan cabang muatan lagi.

Berdasarkan pengalaman kasus dimana Shipper yang mencari " Alibi " dengan mencari pembenaran atas kegiatan kantor shipper yang kerja di hari sabtu hanya sampai jam 12 siang sehingga informasi gudang penerima tidak bisa dibongkar atas alasan tertentu tidak bisa ditindaklanjuti.

SOP LAPORAN DOOR

(41)

Berdasarkan kesepakatan saya dengan Pak Calvin atas kondisi tersebut maka Khusus hari Sabtu , pemberian Laporan Dooring kepada Cabang diemail sebelum pukul 10.00 WIB atau pukul 11.00 WITA ( khusus Cabang Makasar ).

Tujuannya adalah :

1. Pada laporan dooring yang diterima cabang sudah jelas nama shipper, nama penerima, no container yang sudah dimuat gantung hari Jumat untuk di doorkan pada hari sabtu pagi.

2. Terhadap point 1 , oleh staff yang ditugaskan menerima laporan dooring di teruskan kepada masing2 marketing atas orderannya.

3. Terhadap point 2 , laporan yang diterima marketing diteruskan kepada shipper masing2 atas orderan yang sudah di muat gantung dan didoor hari sabtu.

4. Terhadap point 3 , marketing menegaskan kepada shipper atas container yang sudah di doorkan sudah tiba sabtu pagi dan wajib selesai bongkar tanpa terkecuali, jika tidak selesai bongkar , biaya yang timbul akan dibebankan sesuai SOP .

5. Terhadap point 4 , terhadap container yang tidak bisa bongkar dan ada kemungkinan nginap tetap dilaporkan staff operasional cabang yang melakukan dooring sesuai SOP sebelumnya.

6. Terhadap point 5 , meskipun informasi kemungkinan nginap dari cabang diatas pukul 12.00 WIB & dibawah pukul 15.00 WIB, tidak ada alasan dari marketing biaya nginap tidak bisa ditagihkan ke shipper atas container yang tidak selesai bongkar karena sudah dijelaskan/ditegaskan pada point 4.

Atas dasar Tujuan yang dijelaskan diatas, diharapkan dan ditegaskan kepada cabang yang membuat laporan dooring agar memberikan data yang akurat dan sesuai dilapangan, apabila diketemukan nomor container yang didoorkan tidak ada pada laporan dooring yang diterima, jika timbul kemungkinan nginap, maka cabang hanya bisa membantu push shipper untuk penyelesaian bongkaran di gudang penerima saja bukan beban cabang yang memberikan orderan bongkaran

NB : aturan SOP ini berlaku untuk semua cabang per hari sabtu tgl 23 February 2013

(42)

TUJUAN

Mengatur tata tertib administrasi urgent job.

RUANG LINGKUP

Kebijakan dan Prosedur ini hanya mencakup proses-proses urgent job.

DEFINISI

Urgent job adalah job yang harus langsung di selesaikan agar tidak menimbulkan biaya tambahan.

URAIAN PROSEDUR

Setelah menerima laporan door dari Tas Cabang Bongkaran, maka Tas Cabang Muatan akan mengemailkan urgent job untuk kapal yang telah tiba / sandar di lokasi bongkar + untuk container yang belum didooringkan oleh Tas Cabang Bongkaran

Tas Cabang Bongkaran memberikan respon atas urgent job yang dikirimkan Tas Cabang Muatan sebelum jam 16.00 pada hari tersebut juga agar tidak timbul penanggungan biaya yang tidak seharusnya oleh Tas Cabang Bongkaran sesuai catatan pada urgent job yang dibuat Tas Cabang Muatan.

Apabila tidak ada respon yang diterima Tas Cabang Muatan maupun respon diluar jam yang disepakati, maka atas biaya tambahan yang timbul adalah beban Tas Cabang Bongkaran yang tidak bisa diakui Tas Cabang Muatan. Namun untuk invoice pelayaran atas biaya tambahan yang timbul tetap wajib dikirimkan ke Tas Mdn untuk dicoba di lakukan penagihan ke shipper

SOP URGENT JOB

(43)

TUJUAN

Mengatur tata tertib administrasi dooring.

RUANG LINGKUP

Kebijakan dan Prosedur ini hanya mencakup proses-proses dooring.

DEFINISI

Rekap door adalah proses administrasi dooring berupa rekapan dan dokumen yang harus dilengkapi.

URAIAN PROSEDUR

Hasil kesepakatan pengembalian STTB antar cabang sbb:

1. Tas Jakarta mengembalikan dokumen sesuai packing list 9 hari dari tanggal door ke Tas Medan.

2. Tas Surabaya mengembalikan dokumen sesuai packing list 10 hari dari tanggal door ke Tas Medan.

3. Tas Makassar mengembalikan dokumen sesuai packing list 10 hari dari tanggal door ke Tas Jakarta / Tas Surabaya.

4. Tas Makassar mengembalikan dokumen sesuai packing list 11 hari dari tanggal door ke Tas Medan.

Untuk item 1 – 4  cara perhitungan adalah dari tanggal dooring sampai dengan tanggal terima dokumen. Lengkap sesuai packing list dari TIKI.

Dalam hal ini kami jelaskan lebih detail atas SOP tsbt :

A. Jika terkendala pengambilan salah satu dokumen yang mau dibawa kembali sesuai isi Packing List, dalam hal ini Supir Trado Wajib melaporkan kepada Operasional Tas Cabang Bongkaran untuk diteruskan Ke Tas Cabang Muatan dengan catatan kondisi Trado masih di dalam pabrik dan keputusan harus diberikan oleh Tas Cabang Muatan paling lambat 1 jam dari info yang diterima dari Operasional Tas Cabang Bongkaran pada jam kerja.

Apabila tidak ada informasi kembali yang diterima Tas Cabang Bongkaran dalam waktu yang telah menjadi kesepakatan, maka armada boleh meninggalkan gudang dengan membawa dokument sesuai yang diterima supir dimana masalah kekurangan dokument sudah menjadi urusannya Tas Cabang Muatan.

B. Terhadap point A, terhadap semua dokumen yang diterima wajib lengkap tercantum "Nama Penerima" , "TTD Penerima" , "TGL Penerima" dan " Stempel Penerima " . Apabila tidak ada stempel penerima agar dibuat catatan “ tanpa stempel“ ( Ini diluar dari job Yang Chih Hwa dan job marketing lain yang sudah diinformasikan wajib stempel ) Surat Jalan tersebut harus di tanda-tangani oleh orang Pabrik/Gudang penerima bukan oleh kuli/buruh seperti yg sudah terjadi dicabang pekanbaru. Yg mana di claim oleh pihak Pabrik/Gudang bahwa terdapat kekurangan barang sehingga menyebabkan perusahaan mengganti rugi.

Jika nantinya cabang lain tidak belajar atas kejadian ini, maka kerugian tersebut dipastikan akan timbul lagi dan dipastikan perusahaan tidak akan menanggung kerugian tersebut. (mengacu pada email subject “Aturan tanda tangan di surat jalan” tertanggal 28 April 2014).

SOP REKAP DOOR

(44)

C. Jika dokumen yang diambil ada tulisan dari penerima atas " Kekurangan Barang " maupun " Kerusakan Barang " , terhadap hal tersebut mohon buatkan Berita Acara yang di Tanda Tangani bersama oleh pihak yang menyaksikan langsung pembongkaran yang dimana isinya sesuai apa yang tertulis pada dokumen tersebut dengan membuat catatan pada Berita Acara tersebut " SEAL DALAM KEADAAN BAGUS/UTUH TERPASANG PADA HANDLE SEAL CONTAINER & CONTAINER GOOD CONDITION DITERIMA ". dan mohon dichek list jika memang ada dilakukan proses Tally. Informasi kerusakan barang & Kekurangan barang dari Tas Cabang Bongkaran paling lambat 3 hari kerja dari tanggal dooring., apabila hari ke 4 hari kerja setelah di dooring baru dilaporkan kemudian yang mana saat penagihan ke shipper dan timbul klaim kekurangan barang maka nilai klaim akan dibebankan ke Tas Cabang Bongkaran terkait.

( NB. Point C ini pemberlakukan mulai pertgl 1 Mei 2013 ).

D. Jika Container yang sewaktu didooring ada perbedaan seal yang dimana bukan kesalahan yang dibuat Ops Tas Cabang Muatan maupun Ops Tas Cabang Bongkaran dan dalam hal ini Pihak Pelayaran, maka Dokument Joint Survey Pelayaran wajib dilampirkan dgn dokument yang dimaksud pada Point A. sewaktu penagihan rekap door.

E. Jika terhadap kehilangan atas dokumen yang mau dikembalikan yang mengakibatkan Tas Cabang Muatan tidak bisa melakukan penagihan ke shipper, maka Tas Cabang Bongkaran wajib melaporkan case ini ke Tas Cabang Muatan untuk minta acc dibuatkan surat kehilangan dari kepolisian atas dokumen yang hilang yang Resmi dengan stempel basah kepolisian disertai lengkap data pelapor pada isi surat tersebut dan surat kepolisian asli tsb wajib dimintakan paraf, nama jelas + stempel basah gudang penerima ( jika ada ) sebagai bukti bahwa barang telah diterima ( untuk sttb yang hilang ) dan surat kepolisian asli dilampirkan sewaktu penagihan rekap door.

Terhadap penjelasan SOP tersebut , denda penalty akan diberlakukan dari sejak tanggal dooring sampai dokumen yang lengkap terakhir diterima Tas Cabang Muatan, begitu juga terhadap tagihan rekap door diakui pada saat dokumen yang lengkap terakhir diterima dimana tagihan Tas Cabang Bongkaran wajib buat rekap door yang baru bersamaan saat pengiriman dokument lengkap terakhir.

a. Jika kendala dokument tidak bisa diambil yang disebabkan oleh gudang penerima itu sendiri dimana

diinformasikan beberapa hari setelah dooring.

b.Terhadap point A. Ops Tas Cabang Bongkaran menganggap email yang disampaikan sudah disetujui karena Tas

Cabang Muatan tidak merespon email terkait dari jangka waktu yang diberikan.

c.Denda penalty di hitung sejak tanggal container di dooring berlaku pada Point B - Point E

d.Perhitungan denda penalty dihitung berdasarkan jawaban Email Persetujuan ( ACC ) dari cabang Muatan jika

ada pemberitahuan email pada semua kendala administrasi yang dihadapi dimana tetap mengacu pada penjelasan aturan semua point diatas

Terhadap Penjelasan SOP tersebut, Tas Cabang Bongkaran tidak dikenakan denda penalty jika : a. Penalty tidak berlaku apabila kendala dokument tidak bisa diambil disebabkan oleh gudang penerima itu sendiri dan wajib diinfokan oleh Tas Cabang Bongkaran pada tgl tersebut juga. Jika kendala baru diinformasikan beberapa hari setelah dooring, maka perhitungan penalti tetap dari tgl dooring.

b. Terhadap point A. Ops Tas Cabang Bongkaran menganggap email yang disampaikan sudah disetujui karena Tas Cabang Muatan tidak merespon email terkait dari jangka waktu yang diberikan.

(45)

5. Tas Medan mengembalikan STTB 9 hari dari tgl STTB diambil dari gudang shipper ke Tas Jakarta.

Tas Medan mengembalikan STTB 10 hari dari tgl STTB diambil dari gudang.shipper ke Tas Surabaya / Tas Makassar

NB : Khusus Tas Medan dikarenakan pengambilan STTB melalui kurir bukan supir, jika barang yang telah dibongkar dan tidak bisa diambil STTB nya dikarenakan alasan pihak gudang. shipper masih mengecek kondisi barang tersebut, Tas Medan wajib memberikan pemberitahuan email ke Tas Cabang Muatan dan akan dibuat suatu kesepakatan bersama untuk shipper tersebut berapa jumlah hari pengembalian STTB yang ditetapkan terhadap kasus berikutnya dengan shipper yg sama.

Tata cara untuk Tas Medan dalam masalah dokument :

1. Sesudah mendapat informasi dari Operasional Lapangan Tas Mdn atas kendala pengambilan STTB, Operasional Medan wajib langsung meng-emailkan kendala pengambilan tersebut ke Operasional Tas Cabang Muatan terkait.

Jika Operasioanl Medan lalai meng-emailkan kendala pengambilan STTB ke Tas Jakarta / Surabaya / Makassar, sementara Operasional lapangan sudah menginformasikan perihal tersebut, maka penalty sebesar Rp. 50.000 / ktr / dokumen merupakan tanggung jawab Operasional Medan secara pribadi.

2. Setelah menerima email dari Tas Cabang Bongkaran, maka Tas Cabang Muatan akan menginfokan masalah surat jalan tersebut ke marketing yang bersangkutan via email dan marketing tersebut harus memberikan solusi serta sudah ada jalan keluar paling lambat 1 hari setelah email tersebut diterima.

Jika tidak ada solusi 1 hari setelah diterima email, atau surat jalan lewat dari 9 hari diterima pihak Operasional Jakarta maka denda yang telah diberlakukan sesuai SOP akan dibebankan kepada marketing yang bersangkutan.

3. Pada saat adanya informasi dari marketing terkait / Operasional Tas Muatan bahwa dokumen sudah bisa diambil ( maka pada saat itu juga perhitungan batas pengambilan 9 hari diberlakukan ) , sehingga dengan adanya informasi tersebut maka Operasional lapangan Tas Medan akan mengambil STTB + Surat jalan pabrik keesokan harinya.

4. Jika masih dihadapi kendala, maka tetap akan dilaporkan Operasional Lapangan Tas Medan / Operasional Bongkaran Tas Medan yang kemudian dilanjutkan ke Operasional Tas Muatan via email. Dan atas keterlambatan yang terjadi ini merupakan tanggung jawab dari marketing terkait.

5. Jika keterlambatan pengembalian dokumen sesuai packing list diakibatkan keterlambatan Operasional Tas Medan mengirim dokumen terkait ke Tas Cabang Muatan, maka konsekwensi penalty Rp. 50.000 / hari / ktr merupakan tanggung jawab Tas medan ( perhitungannnya 1 hari kerja sejak dokumen diterima dari Operasional Lapangan Tas Medan )

Contoh kasus untuk SOP diatas dengan anggapan tidak ada hari libur / tanggal merah ( untuk cabang Transporindo Jakarta )

Misalkan tanggal 01 Februari 2011 container empty turun ke depo Belawan, prosedur selanjutnya yakni : CONTOH KASUS YANG TIDAK KENA PENALTY Rp.50.000,- / HARI

- Pada tanggal 03 Februari 2011 Operasional Tas Medan informasi by email kepada Operasional Tas Cabang Muatan.

- Pada tanggal 04 Februari 2011 Operasional Tas Cabang Muatan informasikan kepada Marketing terkait.

(46)

- Pada tanggal 05 Februari 2011 Marketing wajib membalas hasilnya kepada Operasional Tas Cabang Muatan dan dinyatakan tidak ada kendala.

Pada tanggal 05 Februari 2011 ( sudah terrhitung 1 hari dari keputusan yang disepakati bersama yakni 9 hari) dan Operasional Tas Mdn sudah wajib buat laporan rekap door untuk dikirim ke Tas Cabang Muatan untuk penagihan.

Apabila dokument tiba di Cabang Muatan pada tanngal 10 Februari 2011, maka bebas dari denda )

CONTOH KASUS YANG DIKENAKAN PENALTY Rp 50.000,- / hari

1. Pada tanggal 03 – 06 Februari 2011 Ops Tas Mdn lupa membuat laporan ke Tas Cabang Muatan mengenai kendala pengambilan dokument sehingga apabila terdapat biaya yang timbul akibat keterlambatan pelaporan tersebut adalah tanggungan Ops Tas Mdn

2. Lanjut dengan kasus point 1, tanggal 07 Februari 2011 Ops Mdn informasikan by email kepada Ops Tas Cabang Muatan dan pada tanggal 08 Februari 2011 Ops Tas Cabang Muatan menginformasikan ke Marketing tetapi pada tanggal 09 Februari pihak marketing lupa informasi balik kepada Ops Tas Cabang Muatan dan baru diinformasikan oleh marketing yang bersangkutan pada tanggal 12 Februari 2011 mengenai dokument sudah bisa diambil dari shipper, maka denda juga akan berlaku pada marketing.

Misalkan STTB baru diterima oleh Tas Cabang Muatan pada tanggal 15 Februari 2011, maka perhitungannya yakni sebagai berikut :

- Tanggal 03-06 Februari 2011 itu sudah memakan waktu 4 hari (kesalahan operasional) - Tanggal 08-12 Februari 2011 itu sudah memakan waktu 5 hari (kesalahan marketing) - Tanggal 13-15 Februari 2011 itu sudah memakan waktu 3 hari

Jadi biaya yang timbul yakni sebagai berikut 4+5+3 = 12 – 9 = 3 hari x Rp 50.000,- per hari = Rp 150.000,- ( bagi sesuai dengan porsi Marketing dan Operasional )

Konsekuensi Penalty yang akan diberikan terhadap keterlambatan pengembalian dokument lengkap sesuai p.list akan dikenakan pemotongan Rp.50.000/hari dimana pemotongan langsung pada rekap door terkait NB:- Keterlambatan dokument diakibatkan pencoretan sewaktu diterima rekap door pertama yang dikarenakan tidak sesuai dengan permintaan yang tertulis di packing list, Berita Acara kerusakan/kehilangan tidak dilengkapi, STTB/srt jln pabrik Hilang akan tetap mengikuti aturan kesepakatan yang berlaku.

Perhitungan penalti tidak termasuk hari libur / minggu terkecuali pengedoorannya dilakukan pada hari libur / minggu

TAGIHAN REKAP DOOR DARI CABANG BONGKARAN KE CABANG ASAL MUATAN

1. Rekap door yang telah diterima dan diperiksa oleh Tas Cabang Muatan akan diinformasikan by email ke Tas Cabang Bongkaran dimana jika diketemukan nilai tagihan yang tidak disetujui maka Tas Cabang Muatan wajib infokan keberatan atas tagihan yang berbeda tersebut

2. Apabila keberatan yang diajukan Tas Cabang Muatan ke Cabang Bongkaran tidak ada tanggapan dari Cabang Bongkaran dimana batasnya adalah sebelum pelunasan dilakukan berarti biaya di rekap door terkait telah disetujui juga dan tidak bisa diajukan keberatan lagi

3. Biaya tagihan rekap door harus dilunasi dalam waktu 1 bulan dari tgl terima rekap door dari TIKI

(47)

TUJUAN

Mengatur tata tertib administrasi biaya bongkaran.

RUANG LINGKUP

Kebijakan dan Prosedur ini hanya mencakup proses-proses timbulnya biaya bongkaran.

DEFINISI

Biaya bongkaran adalah biaya yang timbul akibat proses bongkaran.

URAIAN PROSEDUR

BIAYA BONGKAR/MINUM/KULI ( BONGKARAN DI JKT U. MUATAN TAS MDN )

Per BL tgl 23 Oktober 2012 biaya bongkar/minum/kuli akan dikenakan di setiap job tanpa perbedaan ukuran cont.

Biaya dikenakan sebesar Rp.50.000,- / cont dan biaya digabungkan ke table dooring

Kemudian untuk job gudang penerima lama maupun baru yang biaya bongkar/kulinya ini melebih Rp.50.000,- agar dilampirkan kwitansi asli uang bongkar saat tagihan job di rekap door. Tujuan dari permintaan kwitansi ini adalah : 1. Agar Tas Mdn bisa mencoba untuk menagihkan biaya tersebut kepada shipper

2. Agar Marketing terkait bisa mereview kembali penawaran yang diberikan ke shipper atas uang bongkar yang tidak mau dibayar karena penawaran tidak include uang muat/bongkar

3. Untuk mencoba meminimaliskan biaya yang dikeluarkan meskipun biaya bongkar sudah flat Rp.65.000,-per cont.

yang kita bayarkan ke Tas Jkt

4. Biaya bongkar yang bisa ditagihkan akan menjadi pendapatan tambahan Tas Mdn untuk kepentingan Transporindo Agung Sejahtera secara keseluruhan

BIAYA BONGKAR/MINUM/KULI (BONGKARAN DI MDN/SBY/MKSR) + KAWALAN (BONGKARAN DI JKT/MDN/SBY/MKSR)

Adapun kesepakatan uang bongkar/minum/kuli sbb :

1. Uang bongkar / kawal dikomfirmasikan dengan memberikan data besaran biaya yang telah dinego sekecil mungkin + nama & no.telp pihak yang konfirmasikan biaya tsb dengan menyertakan form yang dibuat oleh Tas Cabang Asal Muatan ( p.list job terkait yang isinya no.job, nama shipper, alamat bongkar, nama+voy. kapal ) sebelum container didooring dengan indikator informasi melalui Email sebelum jam 15.00 dari Tas Cabang Bongkaran yang mau melakukan pengedooran kepada Controller Tas Cabang Muatan agar besaran biaya bisa di rechek ulang dan dikabari kembali ke Tas Cabang Bongkaran

2. Atas biaya dengan lokasi gudang yang sama yang sudah disetujui sampai seterusnya harap dicatat dan dijalankan untuk dikemudian hari dan tidak perlu ditanya ulang kembali kepada Tas Cabang Asal Muatan kecuali ada perubahan atau kenaikan biaya + biaya kawalan untuk jam-jam tertentu

SOP BIAYA BONGKAR / MINUM / KULI / KAWALAN

(48)

3. Terhadap point 2, jika memang ada perubahan biaya tersebut dan perlu sampaikan kepada Tas Cabang Asal Muatan, maka hasil pengecekan biaya tersebut oleh Tas Cabang Asal Muatan nilainya harus "sama dan sesuai" dengan informasi yang kami terima dari Tas Cabang Bongkaran. Penginformasian juga berjalan seperti point 1 namun wajib ditambahkan besaran biaya awalnya. Jadi terhadap point ini mohon kecermatan perhatiannya agar tidak menjadi Peluang bagi Oknum yang memanfaatkan situasi tersebut.

4. Konfirmasi acc uang bongkar / kawalan dari Tas Cabang Muatan paling lambat diterima jam 16.00. jika lewat dari jam tersebut maka container tersebut bukan menjadi prioritas pengedooran keesokan harinya dan segala biaya storage demmurage yg timbul bukan tanggungjawab Tas Cabang Bongkaran

5.Apabila container sudah tiba digudang dan ternyata cont. dialihkan ke gudang lain dimana gudang yg dituju ada uang bongkar yg belum dikonfirmasi maka kita wajib menginformasikan terlebih dahulu mengenai tambahan biaya trucking dan uang bongkar/kawalan ke gudang lain (jika ada) dengan memberi tenggang waktu 1 jam pada jam kerja tidak termasuk jam istirahat ( 12.00 s/d 13.00 ) atau sebelum pukul 16.00 WIB melalui email. Apabila tidak ada jawaban dari Tas Cabang Muatan maka Tas Cabang Bongkaran diizinkan untuk hubungi langsung Kacab Tas Cabang Muatan untuk dimintai keputusan karena ini menyangkut keamanan barang

Sesuai hasil kesepakatan semua cabang pada tgl 19 April 2014 maka timbul SOP Tambahan yang mulai diberlakukan pada tgl persetujuan dimana apabila terjadi perbedaan pendapat atas uang bongkar di gudang bongkar :

1.Terhadap masalah ini cabang bongkaran akan mengirimkan mobil sesuai job urgent dari cabang muatan

2.Pada saat pembongkaran, apabila kuli meminta uang bongkar, segera supir atau petugas yg ditunjuk agar laporkan siapa nama kuli tersebut dan segera info

nominal uang bongkar yang diminta untuk segera ditindaklajuti ke cabang muatan

3.Setelah point 2 dijalankan oleh cabang bongkaran, jika dalam batas waktu 1 jam ( 60 menit ) dari sejak email dikirimkan,apabila tidak ada jawaban atau balasan email dari cabang muatan. Maka biaya tersebut dianggap sudah di setujui.

Jika pada saat konfirmasi awal antara pihak bongkaran dengan gudang penerima dimana pihak gudang penerima telah meyatakan tidak ada uang bongkar yang timbul untuk cont. yang akan didooringkan dan email yang menjelaskan mengenai tidak adanya uang bongkar sesuai hasil konfirmasi sudah dikirim dari cabang bongkaran ke cabang muatan, namun mendadak timbul permintaan uang bongkar atas container yang didooringkan ini maka cabang bongkaran wajib menginfokan kembali ke cabang muatan atas biaya tersebut untuk di cek oleh ke pihak shipper / gudang bongkar untuk kebenarannya dan biaya bongkar tersebut wajib diakui cabang muatan apabila memang ada dengan catatan armada terkait belum keluar dari gudang dan sebaliknya biaya tidak menjadi beban cabang muatan apabila armada sudah keluar dari gudang bongkar. Masa tunggu jawaban dari pihak muatan paling lama 60 menit dari email diterima dari pihak bongkaran, apabila tidak ada KEPUTUSAN atau balasan email dari cabang muatan sifatnya gantung dan tidak jelas dalam masa tunggu diatas berarti biaya tersebut dianggap sudah disetujui dan diakui cabang muatan.

(49)

TUJUAN

Mengatur tata tertib administrasi biaya repair.

RUANG LINGKUP

Kebijakan dan Prosedur ini hanya mencakup proses-proses biaya repair.

DEFINISI

Biaya repair adalah biaya-biaya yang muncul akibat kerusakan container atau kerusakan seal.

URAIAN PROSEDUR

Proses pengeluaran container dari depo, SOP nya setiap EMKL sama sbb :

1. Sebelum container dikeluarkan dari depo bongkaran, maka anggota yang bertugas wajib memeriksa Seal container apakah terpasang dengan bagus dan no seal yang terpasang harus sesuai fisik antara jantan/betina dengan PL/BL Container yang tidak diperiksa sealnya, jika sampai digudang penerima ada perbedaan sudah pasti menjadi tanggung jawab Tas Cabang Bongkaran jika ada kekurangan barang yang dimana seharusnya bisa kita Claim ke pelayaran jika misalnya ternyata perbedaan itu sudah ada pada saat container berada di depo.

2. Selain point 1 diatas, maka anggota yang bertugas juga wajib memeriksa kondisi container bagian luar ke empat sisi apakah ada tanda tanda kerusakan/kebocoran atau tidak

Container yang tidak diperiksa kondisi fisiknya ,sudah pasti menjadi tanggung jawab Tas Cabang Bongkaran. Jika kondisi container empty dikembalikan ke depo pelayaran dalam kondisi rusak yang dimana seharusnya bisa kita hindari Claim dari pelayaran jika misalnya ternyata kerusakan tersebut itu sudah ada pada saat container berada di depo.

3. Berdasarkan point 1 - 2 diatas jika ada pemeriksaan maka pelayaran ada buat EIR Full dengan Notice " GOOD CONDITION Container & SEAL ". Atas hal tersebut jika terjadi kerusakan pada saat pembongkaran digudang, maka supir wajib menginformasikan kondisi container terkait kepada Ops Tas Cabang Bongkaran guna sebagai informasi yang akan diteruskan kepada penerima dan pengirim container tersebut guna dipertanggungjawabkan.

Shipper/Consignee sangat Sulit di bebankan tanggung jawab atas data yang tidak Valid dan sudah Expired dimana Container yang kondisi rusak diakibatkan pada saat pembongkaran , jika tidak diinfokan oleh supir pada saat tersebut apalagi armada sudah tidak berada dilokasi lagi. Jadi untuk menghindari kendala ini timbullah cara-cara pemeriksaan container yang dilakukan oleh supir terkait apalagi sering diinformasikan bahwa bukti foto tidak bisa diberikan langsung karena tidak tersedianya kamera. Adapun cara penanganan case sbb :

SOP BIAYA REPAIR

(50)

a. Supir wajib serah terima container sebelum dibongkar dengan kondisi mata melihat disekeliling container baik sebelah dalam maupun sebelah luar

b. Sebelum container keluar dari gudang penerima, supir wajib periksa kembali apakah kondisi kontainer ada yang rusak atau tidak

c. Jika terhadap point 1 diketemukan kerusakan, harap buat BA di tanda tangani, nama jelas dan stempel gudang penerima ( jika ada )

d. Supir wajib lapor ke Ops Tas Cabang Bongkaran untuk diteruskan ke Ops Tas Cabang Muatan atas kondisi cont yang rusak sebelum container keluar dari gudang bongkar

e. Info dari Tas Cabang Bongkaran ini akan diteruskan ke marketing ybs untuk diinfokan ke shipper agar bisa dicross chek shipper ke penerima pada saat itu dan minta pertanggungjawaban

f. Tas Cabang Muatan akan konfirmasikan kembali keputusan paling lama 2 jam dari email Tas Cabang Bongkaran diterima apabila cont. sudah bisa ditarik keluar dari gudang penerima

g. Kontainer kosong yang sudah tiba di depo wajib di foto dan dikirim ke Tas Cabang Muatan sebagai bukti selain BA yang dibuat penerima

h. Terhadap kondisi point a. jika tidak diketemukan kondisi rusak pada cont sebelumnya yang kemudian ada timbul klaim oleh pelayaran beberapa hari kedepannya, maka Tas Cabang Bongkaran harus bisa membuat argumen ke pelayaran atas kondisi tersebut tanpa perlu dipertanyakan kembali ke Tas Cabang Muatan. Jadi email untuk point h. ini tidak perlu diteruskan ke Tas Cabang Muatan lagi

Apabila kesemua point diatas sudah dilakukan dan bisa dibuktikan, maka biaya repair ini bisa ditagihkan Tas Cabang Bognkaran ke Tas Cabang Muatan

(51)

TUJUAN

Mengatur tata tertib administrasi biaya cleaning / washing.

RUANG LINGKUP

Kebijakan dan Prosedur ini hanya mencakup proses-proses biaya cleaning / washing.

DEFINISI

Biaya cleaning / washing adalah biaya –biaya yang timbul akibat proses pembersihan container dari sisa-sisa muatan didalam container.

URAIAN PROSEDUR

1. Saat cont empty turun ke depo, maka pihak depo akan infokan ke emkl apabila cont terkait memang perlu dikenakan cleaning.

2. Tas Cabang Bongkaran wajib menginformasikan langsung on the spot untuk segera dibantu selesaikan oleh Tas Cabang Muatan jika bisa langsung dengan lampiran bukti foto kondisi cont. Apabila ada kendala foto container, maka foto diperbolehkan menyusul.

3. Jika 2 point diatas tidak diikuti dan baru diinfokan beberapa hari setelah cont empty turun, maka biaya akan ditolak ke pelayaran sesuai email dari Tas Cabang Muatan & Tas Cabang Muatan akan tindaklanjuti hal ini ke pihak pelayaran Asal Muatan.

Untuk biaya cleaning contiener Temas ada special case untuk job muatan dari Medan ke Jkt dimana biaya cleaning hanya perlu diinfokan langsung dari Jkt ke Medan by email setelah mendapatkan kwitansi dari pelayaran di Jkt. Atas biaya yang dilaporkan akan di acc oleh Tas Mdn baru bisa ditagihkan di rekap door.

Special case ini timbul karena ada kesepakatan tersendiri antara Tas Mdn dengan pelayaran Temas di Medan.

SOP BIAYA CLEANING / WASHING