STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) LAYANAN BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SIDOARJO

(1)

Universitas Muhammadiyah

Sidoarjo

Kode/No:

SL/BAA/01

Tanggal: 1 Oktober

2012

Standard Operating Prosedur (SOP)

Layanan Biro Administrasi

Akademik

Revisi Ke : 2

Jumlah Hal : 27

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

LAYANAN BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SIDOARJO

Proses

Penanggung Jawab

Tanggal

Nama

Jabatan

Tandatangan

Disusun Evi Rinata, S.ST, M.Keb Kepala BAA Diperiksa Dr. Akhtim Wahyuni, M.Ag Wakil Rektor 1 Disetujui Dr. Akhtim Wahyuni, M.Ag Wakil Rektor 1 Disahkan Dr. Hidayatullah, M.Si Rektor

(2)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

LAYANAN BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SIDOARJO

1. PENDAHULUAN

a. Latar Belakang

Dalam rangka mewujudkan visi UMSIDA sebagai salah satu pendidikan bermutu ditingkat nasional pada tahun 2020, UMSIDA menyusun RENSTRA tahun 2011-2015 sebagai dasar strategis untuk mencapai organisasi yang sehat. Renstra ini diarahkan pada peningkatan mutu manajemen universitas yang mencakup seluruh aspek manajemen, yaitu bidang tata kelola Institusi,bidang sarana dan prasarana, bidang akademik, penelitian pengabdian pada masyarakat dan publikasi, bidang sumber dana dan anggaran agar UMSIDA mampu menyelenggarakan seluruh kegiatannya secara mandiri dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Untuk menuju UMSIDA bermutu 2020, diperlukan suatu prosedur operasional yang jelas dan standar bagi semua pihak yang terlibat dalam pencapaian tujuan tersebut. Pelayanan adiministrasi akademik dan kemahasiswaan yang selama ini telah dilaksanakan dengan baik perlu distandarisasi dan didokumentasikan agar menjadi acuan bagi manajemen dalam menjalankankan tugas dan fungsinya serta menjamin keberlangsungan implementasi praktik-praktik baik tersebut, meskipun terjadi transisi kepemimpinan manajerial.

Sehubungan dengan hal tersebut di atas, Biro Administrasi Akademik (BAA) akan membangun standarisasi sistem layanan berbasis teknologi informasi untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja layanan di BAA serta mampu memberikan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh berbagai pihak untuk kepentingan proses pengambilan keputusan. Untuk menuju kepada standarisasi layanan berbasis teknologi informasi perlu diciptakan terlebih dahulu sistem manual terstandar atau Standard Operating Prosedur (SOP) untuk seluruh layanan yang ada sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat di dalamnya.

b. Tujuan

Standard Operating Prosedur (SOP) pada dasarnya adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan , serta penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan oleh orang-orang dalam organisasi berjalan secara efisien dan efektif, konsisten, standar dan sistematis. Dengan adanya sistem manual standar atau (SOP) diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja layanan yang diberikan oleh BAA. Dengan adanya instruksi kerja yang terstandarisasi maka semua

(3)

kegiatan layanan akan dapat dilakukan secara konsisten oleh siapapun yang sedang bertugas melakukan layanan. Layanan-layanan yang berbelit dan tidak jelasprosedur operasinya akan semakin terminimalisir. Disamping konsistensi layanan hal lain yang akan dihasilkan adalah efisiensi dan efektifitas kerja. Dengan prosedur yang terstandar setiap orang baik pengguna layanan maupun staf yang memberi layanan akan dapat memanfaatkan ataupun melakukan layanan yang semakin hari semakin baik dan semakin cepat karena terjadinya proses pembelajaran yang secara terus menerus terjadi selama proses layanan. Dengan demikin dapat dipastikan melalui SOP ini akan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja layanan serta memberikan informasi yang valid dan kredibel.

2. DESKRIPSI DAN RUANG LINGKUP

Layanan yang diberikan di BAA dapat dibedakan menjadi 2 kelompok, yaitu :

a. Pelayanan administrasi akademik untuk mahasiswa sejak tercatat sebagai mahasiswa UMSIDA sampai pada layanan terakhir yaitu pengambilan ijazah. SOP yang dihasilkan adalah SOP Administrasi Akademik, yang meliputi Registrasi Ulang/Herregistrasi, Revisi Kartu Rencana Studi, Cuti Studi, Pindah Ke Perguruan Tinggi lain, Penyerahan Nilai Akhir, Revisi Nilai , Mahasiswa yang habis masa studi dan pengambilan ijazah. b. Pelayanan yang diberikan selain kepada mahasiswa misalnya Kopertis, Kopertais instansi

lain di luar UMSIDA yaitu SOP Laporan PDDIKTI, SIMKOPTA, EMIS

3. STRUKTUR ORGANISASI & STANDAR LAYANAN BAA

a. Visi dan Misi Biro Administrasi

Visi : Terciptanya sistem pelayanan akademik dan kemahasiswaan yang mendukung terciptanya Customer Satisfaction/Kepuasan Pelanggan.

Misi :

a. Terlaksananya sistem administrasi akademik dan kemahasiswaan yang terintegrasi berbasis IT

b. Tersedianya data akademik dan kemahasiswaan yang akurat dan up-date.

c. Meningkatkan performance pelayanan akademik dan kemahasiswaan yang baik. d. Memberikan pelayanan yang cepat, tepat dan akurat kepada mahasiswa.

Motto : Senyum Anda Kepuasan Kami

b. Standar Layanan di Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan.

1) Masing-masing staf Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan bertanggung jawab untuk melayani Fakultas sesuai dengan pembagian tugas yang ditentukan, seperti layanan kepada mahasiswa untuk her registrasi, membantu mahasiswa dalam mengakses system KRS online, pengurusan nilai, cetak daftar hadir mahasiswa, pendaftaran ujian tengah semester, pendaftaran ujian akhir semester, cetak KHS, cetak transkrip sementara dan sebagainya.

(4)

2) Penyelesaian ijazah dan transkrip dilaksanakan dengan melibatkan bagian-bagian lain diluar BAA seperti Pusdasim

3) Pelayanan kepada pihak luar seperti pelaporan PDDIKTI, SIMKOPTA, EMIS dilaksanakan oleh staf operator PDDIKTI, SIMKOPTA dan EMIS.

4) Masing-masing staf dalam memberikan layanan harus memperhatikan kebutuhan dari staf lainnya, bila salah seorang staf terlalu berat beban kerjanya pada saat tertentu maka staf lainnya berkewajiban membantunya.

c. Budaya Kerja

1) Mengutamakan kepuasan pelanggan. 2) Membangun kepercayaan antar staf 3) Mengembangkan budaya team work 4) Menjalin komunikasi kekeluargaan

5) Memberikan pelayanan kepada pelanggan intern dan ekstern.

d. Tugas dan Tanggung Jawab Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan dan

Kemahasiswaan (BAA)

Berdasarkan SK Rektor No : E.6/02/00.02/III/2011, tugas dan tanggung jawab Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan UMSIDA adalah sebagai berikut :

1) Her Registrasi / KRS mahasiswa setiap awal semester.

2) Pelayanan mahasiswa dalam hal pindah ke PT lain, pindah Prodi, pindah Kelas. 3) Cetak Daftar Hadir Kuliah dan Daftar Hadir Ujian.

4) Cetak KTM, dan Buku Induk.

5) Pendaftaran Ujian Tengah Semester dan Ujian Akhir Semester. 6) Entri nilai UAS,Cetak KHS, Cetak Transkrip.

7) Menyiapkan Ijazah dan Transkrip Lulusan.

8) Mengkoordinasikan perencanaan perkuliahan,dan menyusun kalender akademik. 9) Mengkoordinir Laporan PDDIKTI, SIMKOPTA, EMIS

10) Mengkoordinir Ijin Perpanjangan Prodi

11) Penyedia informasi yang terkait dengan mahasiswa yang dibutuhkan oleh pihak lain, baik dari dalam UMSIDA maupun luar UMSIDA

4. KEBIJAKAN MUTU

Untuk menjamin agar kinerja layanan BAA dapat berkembang dengan baik dan dapat mengikuti perkembangan kemajuan teknologi yang ada maka ada beberapa kebijakan umum yang dilakukan oleh BAA antara lain :

a. Secara rutin melakukan rapat internal untuk kegiatan-kegiatan berikut untuk menjamin agar proses layanan terhadap pelanggan dapat dilakukan dengan baik

(5)

c. Koordinasi dalam rangka melakukan kegiatan-kegiatan rutin internal yang menjadi tanggung jawab BAA seperti wisuda, penerimaan mahasiswa baru, her registrasi, laporan PDDIKTI, SIMKOPTA, EMIS dan lain-lain

d. Secara rutin melakukan pengembangan SDM melalui pendidikan dan pelatihan ataupun kursus-kursus sesuai dengan kebutuhan perkembangan bidang layanan maupun perkembangan teknologi informasi

e. Secara personal setiap individu melakukan perbaikan terhadap perilaku dan sikap yang mengarah kepada budaya kerja untuk memuaskan pelanggan.

f. Melakukan proses evaluasi terus menerus terhadap prosedur kerja dan layanan melalui masukan dari pelanggan dalam bentuk penyebaran kuesioner.

(6)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR REGISTRASI MAHASISWA BARU JALUR REGULER

1. PENGERTIAN DAN TUJUAN :

Registrasi mahasiswa baru jalur reguler setelah mahasiswa memenuhi persyaratan sebagai mahasiswa baru jalur reguler. Manual prosedur ini dibuat dengan tujuan untuk menerangkan proses registrasi mahasiswa baru jalur reguler

2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT :

a. Bank

b. Biro Administrasi Keuangan c. Biro Administrasi Akademik d. UPT Penerimaan Mahasiswa Baru e. Mahasiswa baru yang bersangkutan

3. MEKANISME DAN PROSEDUR

a. Mahasiswa Baru Jalur Reguler

1) Calon mahasiswa baru yang dinyatakan diterima di Universitas Muhammadiyah Sidoarjo wajib melakukan registrasi dengan mengisi formulir registrasi yang telah disediakan

2) Syarat-syarat registrasi mahasiswa baru adalah;

a) Melakukan pendaftaran mahasiswa baru secara online di http://pmb.umsida.ac.id/

b) Membayar biaya herregistrasi pada bank sebagaimana yang telah ditetapkan oleh Universitas Muhammadiyah Sidoarjo

c) Melakukan herregistrasi secara online di http://pmb.umsida.ac.id/

d) Melampirkan copy Ijazah SMA/MA/SMK/MAK & SKHU yang telah dilegalisir sebanyak 2 lembar

e) Melampirkan foto berwarna terbaru (formal) ukuran 3x4cm sejumlah 3 lembar 3) Calon mahasiswa yang telah dinyatakan diterima di Universitas Muhammadiyah

Sidoarjo, apabila tidak melakukan her-registrasi dan tidak memenuhi persyaratan yang telah ditentukan tepat pada waktunya, maka haknya sebagai mahasiswa Universitas Muhammadiyah Sidoarjo dinyatakan gugur.

(7)

Prosedur Registrasi Mahasiswa Baru Jalur Reguler

SOP Registrasi Mahasiswa Baru Jalur Reguler

UPT PMB BANK BAA

Mulai

Pembayaran Biaya Registrasi

Pengarsipan data mahasiswa baru dalam Buku Induk

Mahasiswa Input dan scan data

mahasiswa baru Selesai Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru secara online di http:// pmb.umsida.ac.id/ Herregistrasi secara online di http:// pmb.umsida.ac.id/

(8)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MAHASISWA BARU JALUR ALIH JENJANG

Registrasi mahasiswa baru jalur alih jenjang dilaksanakan setelah mahasiswa memenuhi persyaratan sebagai mahasiswa baru jalur alih jenjang. Manual prosedur ini dibuat dengan tujuan untuk menerangkan proses registrasi mahasiswa baru jalur alih jenjang.

a. Bank

b. Biro Administrasi Keuangan c. Ka Prodi / Dekan

d. Biro Administrasi Akademik e. Mahasiswa baru yang bersangkutan

a. Mahasiswa Baru Jalur Alih Jenjang

1) Calon mahasiswa baru jalur alih jenjang wajib melakukan verifikasi persyaratan di PMB dan melakukan konsultasi dengan Fak/Prodi tentang konversi mata kuliah 2) Syarat-syarat registrasi mahasiswa baru adalah;

a) Menyerahkan bukti Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru

b) Membayar biaya pendaftaran/registrasi pada bank sebagaimana yang telah ditetapkan oleh Universitas

c) Mengisi Formulir Registrasi

d) Melampirkan copy Ijazah SMA/MA/SMK/MAK & Transkrip yang telah dilegalisir sebanyak 2 lembar

e) Melampirkan copy Ijazah D2/D3 & Transkrip yang telah dilegalisir sebanyak 2 lembar

f) Melampirkan foto berwarna terbaru ukuran 3x4cm sejumlah 3 lembar

g) Melampirkan Status Akreditasi dari PT asal sesuai dengan tahun kelulusan (status akreditasi Program Studi asal minimal sama dengan Program Studi yang dituju)

h) Terdaftar di PDDikti (Pangkalan Data Pendidikan Tinggi) 3) Melaksanakan konversi matakuliah pada program studi tujuan

4) Melunasi biaya konversi matakuliah sebagaimana yang telah ditetapkan oleh BAK 5) Melaksanakan perencanaan studi secara online melalui http://sim.umsida.ac.id/

dengan cara:

a) Mengisi KRS yang tersedia secara online di SIM Mahasiswa dan Buku Saku b) Menandasahkan KRS pada ketua program studi yang dituju

c) Mengajukan KRS di BAA

(9)

Prosedur Registrasi Mahasiswa Baru Jalur Alih Jenjang

SOP Registrasi Mahasiswa Baru Jalur Alih Jenjang

BAA Fakultas/Prodi BANK/BAK PMB Pembayaran Biaya Registrasi Ya Mulai Selesai Konversi Mata Kuliah & Konsultasi

dengan Kaprodi Melaksanakan KRS Online di http:// sim.umsida.ac.id/ Validasi Kaprodi Verifikasi Persyaratan Melakukan Konversi Mata Kuliah Mengisi KRS pada Buku Saku Pendaftaran Mahasiswa Baru Alih Jenjang Pelunasan Biaya Konversi Mata Kuliah, SPP/UKK/ SKS Menyerahkan Hasil Konversi Mata Kuliah Selesai Registrasi Mahasiswa Baru Jalur Alih Jenjang Setuju

Tidak

Selesai

(10)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MAHASISWA BARU JALUR PINDAHAN / TRANSFER

Registrasi mahasiswa baru transfer/pindahan dilaksanakan setelah mahasiswa memenuhi persyaratan sebagai mahasiswa baru jalur transfer/pindahan. Manual prosedur ini dibuat dengan tujuan untuk menerangkan proses registrasi mahasiswa baru jalur transfer/pindahan.

a. Bank

b. Biro Administrasi Keuangan c. Ka Prodi / Dekan

d. Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan. e. Mahasiswa baru yang bersangkutan

a. Mahasiswa Baru Jalur Transfer/Pindahan.

1) Calon mahasiswa baru jalur pindahan/transfer wajib melakukan verifikasi persyaratan di PMB dan melakukan konsultasi dengan Fak/Prodi tentang konversi mata kuliah

b) Membayar biaya Herregistrasi pada bank sebagaimana yang telah ditetapkan oleh Universitas

d) Melampirkan copy Ijazah SMA/MA/SMK/MAK & Transkrip yang telah dilegalisir sebanyak 2 lembar

e) Melampirkan copy Ijazah D2/D3 & Transkrip yang telah dilegalisir sebanyak 2 lembar

f) Melampirkan surat keterangan pindah kuliah dari Perguruan Tinggi asal g) Melampirkan transkrip sementara dari Perguruan Tinggi asal

h) Melampirkan foto berwarna terbaru (formal) ukuran 3x4cm sejumlah 3 lembar 3) Melaksanakan konversi matakuliah pada program studi tujuan

4) Melunasi biaya konversi matakuliah sebagaimana yang telah ditetapkan oleh BAK 5) Melaksanakan perencanaan studi secara online melalui http://sim.umsida.ac.id/

dengan cara:

a) Mengisi KRS yang tersedia secara online di SIM Mahasiswa dan Buku Saku b) Menandasahkan KRS pada ketua program studi yang dituju

c) Mengajukan KRS di BAA

(11)

6) Melampirkan Status Akreditasi dari PT asal sesuai dengan tahun kelulusan (status akreditasi Program Studi asal minimal sama dengan Program Studi yang dituju) 7) Batas maksimal pengajuan pindah Program Studi adalah setinggi-tingginya semester

V (lima) terhitung dari tahun masuk

Prosedur Registrasi Mahasiswa Baru Jalur Transfer/Pindahan

SOP Registrasi Mahasiswa Baru Jalur Pindahan / Transfer

BAA Fakultas/Prodi BANK/BAK PMB Selesai Mengisi KRS pada Buku Saku Pendaftaran Mahasiswa Baru Alih Jenjang Ya Validasi Kaprodi Pembayaran Biaya Registrasi Selesai Registrasi Mahasiswa Baru Jalur Pindahan / Transfer Mulai Verifikasi Persyaratan Konversi Mata Kuliah & Konsultasi

dengan Kaprodi Tidak setuju Menyerahkan Hasil Konversi Mata Kuliah Selesai Setuju Melaksanakan KRS Online di http:// sim.umsida.ac.id/ Pelunasan Biaya Konversi Mata Kuliah, SPP/UKK/ SKS Melakukan Konversi Mata Kuliah Tidak

(12)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MAHASISWA BARU PASCASARJANA

Registrasi mahasiswa baru pascasarjana dilaksanakan setelah mahasiswa memenuhi persyaratan sebagai mahasiswa baru pascasarjana. Manual prosedur ini dibuat dengan tujuan untuk menerangkan proses registrasi mahasiswa baru pascasarjana.

a. Bank

b. Biro Administrasi Keuangan c. Ka Prodi/Direktur PPs

d. Biro Administrasi Akademik

e. Mahasiswa baru pascasarjana yang bersangkutan

a. Mahasiswa Baru Jalur Transfer/Pindahan.

1) Calon mahasiswa baru pascasarjana wajib melakukan regristrasi dengan mengisi formulir registrasi yang telah disediakan BAA

b) Membayar biaya Herregistrasi pada bank sebagaimana yang telah ditetapkan oleh Universitas

d) Melampirkan copy Ijazah S1 & Transkrip nilai S1 yang telah dilegalisir sebanyak 2 lembar

e) Melampirkan foto berwarna terbaru (formal) ukuran 3x4cm sejumlah 3 lembar f) Melampirkan copy hasil TOEP terbaru (1 tahun terakhir) minimal 450

3) Apabila belum memperoleh sertifikat TOEP, dapat melakukan test di Lembaga Bahasa Universitas Muhammdiyah Sidoarjo.

(13)

Prosedur Registrasi Mahasiswa Baru Pasca Sarjana

SOP Registrasi Mahasiswa Baru Pasca Sarjana

BAA BANK

UPT PMB

Input dan scan data mahasiswa baru Mulai Herregistrasi secara online di http:// pmb.umsida.ac.id/ Pembayaran Biaya Registrasi Pengarsipan data mahasiswa baru dalam Buku Induk

Mahasiswa Selesai Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru secara online di http:// pmb.umsida.ac.id/

(14)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HERREGISTRASI & KRS ONLINE MAHASISWA LAMA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SIDOARJO

Registrasi ulang/herregistrasi adalah proses pendaftaran kembali mahasiswa yang akan aktif pada setiap awal pergantian semester. Setiap mahasiswa wajib melakukan herregistrasi dan KRS online sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk memenuhi persyaratan akademik dan administrasi keuangan.

Manual prosedur ini dibuat untuk menerangkan proses registrasi ulang mahasiswa Universitas Muhammadiyah Sidoarjo

2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT : a. Dosen Wali

b. Biro Administrasi Akademik c. Biro Administrasi Keuangan d. Pusdasim

e. Mahasiswa

3. MEKANISME DAN PROSEDUR :

a. Setiap mahasiswa harus melakukan herregistrasi/daftar ulang diawal semester yang akan berlangsung

b. Herregistrasi dan KRS dilakukan secara online melalui http://sim.umsida.ac.id/

c. Waktu pelaksanaan herregistrasi sesuai dengan kalender akademik yang telah ditentukan waktunya dengan penyusunan KRS (Kartu Rencana Studi)

d. Syarat-syarat herregistrasi mahasiswa lama adalah : 1) Menunjukkan KTM

2) Menunjukkan keterangan izin cuti bagi mahasiswa habis masa cuti 3) Lunas SPP/Angsuran sesuai ketentuan

4) Mengisi Kartu Rencana Studi secara online di http://sim.umsida.ac.id/ dan divalidasi oleh Dosen Wali

e. Pengisian KRS mengikuti ketentuan yang berlaku yaitu :

1) Mengisi mata kuliah yang diprogram pada semester yang akan diikuti

2) Jumlah SKS dalam pengisian KRS tidak boleh lebih dari 24 SKS (atau mengikuti IP Semester sebelumnya)

3) Keterlambatan pengisian KRS dianggap tidak memprogram mata kuliah pada semester yang akan diikuti

4) Jumlah SKS per semester ditetapkan 20 SKS, jumlah maksimal SKS yang diprogram oleh mahasiswa semester berikutnya didasarkan pada Indeks Prestasi Semester (IPS) sebagaimana pada tabel berikut ini :

(15)

IPS SKS maskimal yang diambil

3,00 – 4 21 – 24 SKS

2,50 – 2,99 17 – 20 SKS

2,00 – 2,49 13 – 16 SKS

< 2,00 12 SKS

f. Mahasiswa yang telah menghabiskan masa izin cuti studi dan mahasiswa yang masih dalam status BK (Bebas Kuliah) juga diharuskan melakukan herregistrasi sebagaimana mahasiswa aktif lainnya, dengan membayar biaya herregistrasi atau ketentuan lain dari BAK

g. Bagi mahasiswa yang telah habis masa izin cuti studi harus mengaktifkan kembali status mahasiswa aktif di BAA

h. Bagi mahasiswa yang terlambat atau tidak melakukan herregistrasi akan dikenai sanksi sebagi berikut :

1) Mahasiswa yang terlambat melakukan herregistrasi dari jadwal yang ditetapkan oleh BAA, dikenakan denda administrasi sesuai dengan ketentuan

2) Mahasiswa yang terlambat melakukan herregistrasi lebih dari 1(satu) semester sejak perkuliahan dimulai dinyatakan mahasiswa tidak aktif, dan tetap akan dikenai biaya SPP

3) Mahasiswa yang tidak melakukan herregistrasi selama 2 (dua) semester berturut-turut dianggap mengundurkan diri sebagai mahasiswa Universitas Muhammadiyah Sidoarjo

4) Mahasiswa yang tidak melaksanakan herregistrasi tidak diperkenankan mengikuti kuliah, ujian tengah semester, ujian akhir semester, termasuk bimbingan skripsi dan layanan akademik lainnya.

(16)

Prosedur registrasi dan KRS online mahasiswa lama.

SOP Her Registrasi & KRS Online Mahasiswa Lama

BAA Fakultas/Prodi BAK

Mulai

Menentukan Pelaksanaan KRS

Online

Memplotting Mata Kuliah dan Dosen Pengampu MK Selesai Mahasiswa melakukan KRS online di http:// sim.umsida.ac.id/ Konsultasi & Validasi KRS Online ke Dosen Wali Ya Pembayaran SPP/UKK/SKS Tidak Cetak Presensi Kuliah Rekap Mengajar Dosen

(17)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MAHASISWA CUTI AKADEMIK

Mahasiswa cuti adalah mahasiswa yang tidak memprogram studi pada semester tertentu atas ijin Dekan yang diketahui oleh Ka. BAA, karena adanya keperluan/kepentingan yang tidak memungkinkan untuk mengikuti kegiatan akademik secara rutin. Dengan prosedur ini diharapkan dapat memberikan penjelasan tentang syarat – syarat dan prosedur pengajuan cuti akademik yang benar.

2. PIHAK – PIHAK YANG TERKAIT :

a. Dosen Wali, Kaprodi, Kepala Perpustakaan b. Ka.Biro Administrasi Akademik

c. Biro Administrasi Keuangan d. Mahasiswa.

Cuti kuliah adalah hak mahasiswa untuk tidak memprogram studi pada semester tertentu, karena adanya keperluan/kepentingan yang tidak memungkinkan untuk mengikuti kegiatan akademik secara rutin. Izin Cuti dapat diberikan dengan ketentuan;

a. Melakukan konsultasi dengan Dosen Wali dan Kaprodi. Syarat cuti yaitu mahasiswa telah mengikuti kuliah sedikitnya 2 (dua) semester.

b. Mengunduh formulir cuti di website BAA : http://baa.umsida.ac.id/

c. Mengisi formulir izin cuti dan mengajukan permohonan izin cuti kepada Dekan yang diketahui oleh Kepala Biro Administrasi Akademik (BAA)

d. Permohonan izin cuti studi diajukan selambat-lambatnya 2 minggu setelah herregistrasi berakhir, selanjutnya akan diterbitkan Surat Keterangan Izin Cuti kepada yang bersangkutan.

e. Izin Cuti diberikan kepada mahasiswa selama-lamanya 4 (empat) semester

f. Mahasiswa yang sedang menjalani masa cuti studi dibebaskan dari kewajiban membayar SPP, tetapi dikenai biaya herregistrasi

g. Pada akhir masa cuti studi mahasiswa yang bersangkutan diwajibkan melakukan herregistrasi pada waktu yang sudah ditentukan dan mengaktifkan kembali status kemahasiswaannya di BAA

(18)

Prosedur Pengajuan Cuti Akademik :

SOP Cuti Akademik

Fakultas/Prodi BAK Perpustakaan

BAA Mulai Mengunduh form cuti akademik di website http:// baa.umsida.ac.id/ Konsultasi dengan Dosen Wali dan

Kaprodi Mengisi Formulir Cuti Akademik Persetujuan Dekan Penyelesaian Administrasi Keuangan Penyelesaian Bebas Pinjam Buku Verifikasi Ka BAA Penerbitan Surat Keterangan Ijin Cuti Pengarsipan Surat Keterangan Ijin Cuti Perubahan status mahasiswa di SIM BAA Selesai

(19)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MUTASI (KELUAR, PINDAH KE PERGURUAN TINGGI LAIN)

Mutasi mahasiswa adalah perubahan status mahasiswa yang terjadi karena pindah, keluar atau kehilangan hak studi. Mahasiswa Universitas Muhammadiyah Sidoarjo karena sesuatu hal dapat mengajukan pindah ke Perguruan Tinggi lain. Manual prosedur ini akan menjelaskan tentang syarat dan prosedur mahasiswa yang akan keluar atau mengajukan pindah ke perguruan tinggi lain.

a. Rektor / Warek I b. Dekan/Ka Prodi

c. Biro Administrasi Keuangan d. Biro Administrasi Akademik e. Mahasiswa yang bersangkutan

a. Mahasiswa yang pindah dari Universitas Muhammadiyah Sidoarjo ke Perguruan Tinggi lain dapat menerima surat keterangan pindah atau keluar dari BAA disertai transkrip nilai yang telah dicapai dengan mengajukan permohonan pindah kepada Rektor UMSIDA dengan disertai;

1) Surat Keterangan diterima dari PT yang dituju

2) Tidak mempunyai tanggungan administrasi keuangan, perpustakaan, dan lain-lain di Universitas Muhammadiyah Sidoarjo.

b. Pengajuan mutasi (pindah) dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan Herregistrasi Mahasiswa

c. Pengajuan mutasi (pindah) di luar waktu herregistrasi yang sudah ditentukan, tidak dilayani.

d. Mahasiswa yang kehilangan hak studi dapat menerima surat keterangan pindah/keluar dari BAA disertai transkrip nilai yang telah dicapai

(20)

Prosedur Mutasi (Keluar, Pindah Ke Perguruan Tinggi Lain)

KETERANGAN ;

1. Sebelum mahasiswa mengajukan surat pindah ke Perguruan Tinggi lain, mahasiswa harus menunjukkan surat bahwa yang bersangkutan sudah diterima di Perguruan Tinggi lain. 2. Mahasiswa mengunduh formulir pindah melalui website BAA http://baa.umsida.ac.id/ dan

mengisi formulir tsb serta melengkapi dengan syarat-syarat yang sudah ditentukan.

3. Mahasiswa mengajukan surat permohonan pindah ke Rektor dilampiri Formulir Pindah yang sudah diketahui oleh Dekan/Ka.Prodi dan BAA

4. Setelah disetujui dibuatkan surat pindah dengan dilampiri Transkrip Sementara.

SOP Mutasi (Pindah, Keluar Ke Perguruan Tinggi Lain)

Fakultas/Prodi BAK Perpustakaan BAA

Mahasiswa

Mulai

Konsultasi ke Dosen Wali &

Kaprodi

Ya

Tidak Melaksanakan Her

Registrasi & KRS Online http:// sim.umsida.ac.id/ Pengisian Formulir Pindah Kuliah Rekomendasi Dekan dan Kaprodi Penyelesaian Administrasi Keuangan Penyelesaian Bebas Pinjam Buku Verifikasi Form Pindah dan Transkrip Sementara Penerbitan Surat Keterangan Pindah dan Transkrip Sementara Perubahan status mahasiswa di SIM BAA Pengarsipan Surat Keterangan Pindah Selesai

(21)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR REVISI KARTU RENCANA STUDI/KRS

Revisi Kartu Rencana Studi (KRS) merupakan proses perbaikan KRS apabila mahasiswa mengalami masalah dalam mengikuti kegiatan perkuliahan. Revisi KRS dilaksanakan maksimal 2 minggu setelah perkuliahan dilaksanakan. Manual prosedur ini dibuat dengan tujuan untuk menerangkan proses revisi KRS bagi mahasiswa yang bermasalah dalam mengikuti perkuliahan.

a. Dosen Wali Akademik b. Ketua Prodi

c. Staf Biro Administrasi Akademik d. Mahasiswa.

1. Mahasiswa yang mempunyai masalah dalam melaksanakan perkuliahan misalnya waktu kuliah berbenturan dengan mata kuliah lain dapat merevisi KRS nya.

2. KRS dapat direvisi setelah mendapat persetujuan dari dosen wali akademik. 3. Setelah mendapat persetujuan dosen

wali akademik, Biro Administrasi Akademik akan merevisi KRS sesuai persetujuan Dosen Wali Akademik. 4. Revisi dilayani maksimal 2 minggu

setelah perkuliahan dimulai.,

SOP Revisi Kartu Rencana Studi (KRS)

BAA Fakultas/Prodi

Mulai

Merubah KRS pada Buku Saku

Konsultasi Dosen Wali

Merubah KRS pada SIM BAA

(22)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR INPUT NILAI UTS

1. PENGERTIAN DAN TUJUAN.

Manual Prosedur ini dibuat untuk menjelaskan tentang prosedur input nilai UTS. Input nilai UTS dilaksanakan maksimal 2 minggu setelah kegiatan ujian tengah semester dilaksanakan. Manual prosedur ini dibuat dengan tujuan untuk menerangkan proses input nilai bagi dosen pengampu mata kuliah

a. Dosen Pengampu Mata Kuliah b. Fakultas/Prodi

c. Biro Administrasi Akademik d. Pusdasim

e. Mahasiswa

a. BAA menetapkan jadwal input nilai UTS

b. Dosen pengampu melakukan input nilai hasil ujian tengah semester melalui SIADO (Sistem Informasi

Akademik Dosen)

http://dosen.umsida.ac.id/ paling lambat 2 (dua) minggu setelah pelaksanaan UTS.

c. BAA melakukan verifikasi nilai yang telah diinput dosen ke SIADO SOP Input Nilai UTS

Fakultas/Prodi BAA

Mulai

Pengumuman ke Dosen Pengampu Batas Waktu Input

Nilai UTS Penetapan Jadwal

Input Nilai UTS

Dosen Input Nilai UTS ke SIADO http://

dosen.umsida.ac.id/ Verifikasi nilai

UTS yang telah diinput oleh dosen

(23)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR INPUT & PENYERAHAN NILAI AKHIR

Manual Prosedur ini dibuat untuk menjelaskan tentang prosedur input dan penyerahan nilai Akhir. Input nilai akhir dilaksanakan maksimal 2 minggu setelah kegiatan ujian akhir semester dilaksanakan. Manual prosedur ini dibuat dengan tujuan untuk menerangkan proses input dan penyerahan nilai akhir bagi dosen pengampu mata kuliah

a. Dosen Pengampu Mata Kuliah b. Fakultas/Prodi

c. Biro Administrasi Akademik d. Pusdasim

e. Mahasiswa

a. BAA menetapkan jadwal penyerahan nilai akhir

b. Dosen pengampu melakukan input nilai hasil akhir melalui http://dosen.umsida.ac.id/ paling lambat 2 (dua) minggu setelah pelaksanaan UTS.

c. BAA melakukan verifikasi nilai akhir yang telah diinput dosen ke SIM

d. Salinan nilai hasil ujian tengah semester (UTS) dan ujian akhir semester (UAS) atau nilai akhir dari dosen pengampu mata kuliah diserahkan ke BAA paling lambat 2 (dua) minggu setelah pelaksanaan ujian.

e. BAA mengarsip salinan nilai akhir sesuai prodi dan fakultas

f. BAA mencetak KHS/Transkrip Sementara.

g. BAA menyerahkan KHS/Transkrip Sementara ke Fakultas/Prodi.

SOP Input & Penyerahan Nilai Akhir

Fakultas/Prodi BAA

Mulai

Pengumuman ke Dosen Pengampu Batas Waktu Input dan Penyerahan

Nilai Akhir Penetapan Jadwal

Input & Penyerahan Nilai Akhir

Dosen Input Nilai Akhir ke SIADO

http:// dosen.umsida.ac.id/

Verifikasi nilai akhir yang telah diinput oleh dosen

Selesai Penyerahan

Salinan Nilai Akhir

Pengarsipan Salinan Nilai Akhir sesuai prodi/Fakultas

Cetak KHS (Kartu

Hasil Studi) Distribusi KHS ke Mahasiswa

(24)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERBAIKAN NILAI

Mahasiswa dapat minta remidi nilai bilamana nilai mahasiswa yang bersangkutan kurang dari standar yang ditentukan. Perbaikan nilai dapat dilaksanakan maksismal 1 bulan setelah penerimaan KHS. Manual prosedur ini dibuat agar mahasiswa mengetahui proses dan waktu pelaksanaan remidi nilai.

2. PIHAK –PIHAK YANG TERKAIT :

a. Mahasiswa

b. Dosen Pengampu Mata Kuliah c. Ka Prodi

d. Biro Administrasi Akademik

Mahasiswa yang pada ujian akhir semester mendapatkan nilai di bawah nilai C+ diijinkan memperbaiki nilai dengan ketentuan sebagai berikut :

a. Mahasiswa mengajukan perbaikan nilai ke Dosen Pengampu Mata Kuliah b. Dosen Pengampu Mata Kuliah meminta persetujuan Ka.Prodi.

c. Bila disetujui Ka Prodi, menerbitkan surat pengantar Revisi Nilai ke Dosen Pengampu, Dosen Pengampu mata kuliah selanjutnya melaksanakan perbaikan nilai.

d. Bila ditolak, mahasiswa harus mengikuti kuliah kembali. e. Nilai perbaikan selanjutnya diserahkan ke Ka.Prodi.

f. Waktu penyerahan nilai paling lambat 1 (satu) bulan setelah KHS dibagikan ke mahasiswa.

(25)

PROSEDUR REVISI NILAI

SOP Revisi Nilai

Fakultas/Prodi BAA Mulai Selesai Pengajuan Revisi Nilai ke Kaprodi Tidak Mengulang Mata Kuliah Ya Menerbitkan Surat Pengantar ke Dosen MK Perbaikan Nilai oleh Dosen Pengampu Penyerahan Nilai ke Kaprodi Penyerahan Nilai

dan Input Nilai ke SIM BAA

(26)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

MAHASISWA YANG HABIS MASA STUDINYA DAN INGIN AKTIF KEMBALI (RE-NIM)

Mahasiswa yang masa studinya habis adalah mahasiswa yang belum menyelesaikan masa studi sampai batas waktu yang ditentukan. (Mahasiswa Pascasarjana = 8 semester; mahasiswa S1 = 14 semester dan mahasiswa D3 = 10 semester ). Manual prosedur ini dibuat agar mahasiswa yang habis masa studinya dan ingin melanjutkan studi mengetahui prosedur aktif kembali.

2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT : a. Rektor/Warek I

b. Dekan/Ka.Prodi

c. Biro Admintrasi Keuangan d. Biro Administrasi Akademik e. Mahasiswa.

3. MEKANISME DAN PROSEDUR.

Mahasiswa yang belum menyelesaikan masa studi sampai dengan batas waktu yang sudah ditetapkan dan ingin melanjutkan studi harus mengikuti prosedur sebagai berikut:

a. Mahasiswa mengajukan surat permohonan aktif kembali ke Rektor

b. Bila disetujui mahasiswa membayar biaya pendaftaran dan biaya registrasi ke Bank, jika ditolak mahasiswa berstatus DO (Drop Out)

c. Setelah menyelesaikan pembayaran, mahasiswa melakukan registrasi di BAA sebagai mahasiswa baru dan mendapatkan NIM baru

d. Setelah mendapatkan NIM, mahasiswa melakukan konversi mata kuliah yang ditentukan Kaprodi dan menyusun KRS (kurikulum yang dibebankan adalah kurikulum yang terbaru)

e. Setelah nilai konversi mata kuliah disahkan oleh Kaprodi, mahasiswa membayar biaya konversi di Bank sesuai dengan ketentuan Biro Administrasi Keuangan

f. Nilai konversi dan bukti pembayaran konversi diserahkan ke BAA untuk diproses sambil memprogram mata kuliah yang akan diambil pada semester tsb

g. Bila semua proses sudah dilalui maka mahasiswa dapat mengikuti kegiatan akademik dan aktif kembali.

(27)

Prosedur Mahasiswa yang habis masa studinya dan ingin aktif kembali (Re-NIM):

KETERANGAN

1. Mahasiswa Mengajukan Aktif kembali ke Rektor

2. Bila disetujui Mahasiswa mendaftar sebagai calon mahasiswa baru secara online di http://pmb.umsida.ac.id/ dan melunasi biaya pendaftaran dan biaya registrasi ke Bank, jika ditolak mahasiswa berstatus Drop Out/DO

3. Setelah dari Bank Mahasiswa Menuju BAA untuk registrasi sebagai mahasiswa baru dan mendapatkan NIM baru

4. Setelah mendapatkan NIM, mahasiswa melakukan konversi Matakuliah yang diditentukan olek Ka.Prodi dan menyusun KRS

5. Setelah nilai konversi matakuliah disahkan oleh Ka.Prodi, kemudian membayar biaya konversi ke Bank sesuai dengan ketentuan Administrasi Keuangan

6. Nilai konversi dan kwitansi pembayaran konversi diserahkan ke BAA untuk diproses sambil memprogram matakuliah yang akan diambil pada semeseter tersebut

7. Jika semua proses sudah dilalui maka Mahasiswa dapat mengikuti Kegiatan akademik dan aktif kembali

SOP Mahasiswa Yang Habis Masa Studinya & Ingin Aktif Kembali (Re-NIM)

PMB Fakultas/Prodi BANK/BAK BAA

Rektor/Warek I Mulai Pengajuan Aktif Kembali Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru secara Online di http:// pmb.umsida.ac.id/ Ya Pembayaran Biaya Registrasi Herregistrasi dan Penerbitan NIM Baru

Konversi Nilai dan MK ke Kaprodi Penyelesaian/ Pembayaran Biaya Konversi Penyerahan Nilai Konversi dan KRS Online Selesai Tidak Penerbitan Surat DO & Transkrip DO

(28)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CETAK IJAZAH & TRANSKRIP

Manual Prosedur ini dibuat untuk menjelaskan tentang prosedur cetak ijazah dan transkrip. Cetak ijazah dan transkrip dilaksanakan maksimal 1 bulan setelah kegiatan wisuda dilaksanakan. Manual prosedur ini dibuat dengan tujuan untuk menerangkan proses cetak ijazah dan transkrip dan pihak-pihak yang terkait dengan proses tsb.

2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT : a. Prodi/Fakultas

b. Biro Administrasi Akademik c. BPH

Proses cetak ijazah dan transkrip mengikuti alur sebagai berikut : a. Prodi/Fakultas melakukan koreksi nilai mahasiswa semester akhir b. BAA memverifikasi/finalisasi nilai mahasiswa semester akhir

c. Prodi/Fakultas memplotting mahasiswa yang lulus skripsi/tugas akhir dan input nilai skripsi/tugas akhir

d. Fakultas menerbitkan SK Yudisium dan persyaratan cetak ijazah (salinan ijazah SMA, foto berwarna ukuran 3x4 2 lembar, 4x6 2 lembar, lembar pengesahan skripsi/tugas akhir, surat keterangan bebas tanggungan)

e. BAA melakukan koreksi data mahasiswa, foto, dan judul skripsi/tugas akhir. f. BAA melakukan cetak ijazah dan transkrip

(29)

Prosedur Cetak Ijazah & Transkrip

SOP Cetak Ijazah dan Transkrip

BAA

Fakultas/Prodi

Mulai Koreksi Nilai Mahasiswa Semester Akhir Finalisasi Nilai Mahasiswa Semester Akhir Plotting Mahasiswa Lulus Skripsi dan Input

Nilai Penerbitan SK Yudisium& Persyaratan Cetak Ijazah Koreksi Data Mahasiswa, Foto, Judul Skripsi

Cetak Ijazah dan Transkrip

Penggandaan dan Legalisir Ijazah &

Transkrip

(30)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGAMBILAN IJAZAH

Mahasiswa yang telah menyelesaikan program studinya dan dinyatakan lulus dalam Yudisium Fakultas berhak untuk memperoleh ijazah. Manual prosedur ini dibuat agar mahasiswa yang telah mengikuti yudisium mengetahui proses pengambilan ijazah.

2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT : a. Dekan/Ka.Prodi

b. Biro Admintrasi Keuangan c. Biro Admintrasi Umum d. Biro Administrasi Akademik e. Perpustakaan

f. Mahasiswa.

Mahasiswa yang tercantum di dalam SK Yudisium Fakultas wajib untuk dicetak ijazahnya dan mengikuti prosedur pengambilan ijazah dengan persyaratan berikut :

a. Mahasiswa namanya tercantum dalam SK Yudisium

b. Mahasiswa menyiapkan formulir pengambilan ijazah yang sudah didownload sistem informasi mahasiswa dan melengkapi persyaratan yang ada di formulir

c. Meminta persetujuan Dekan/Kaprodi

d. Meminta surat keterangan bebas tanggungan administrasi keuangan

e. Meminta surat keterangan telah menyerahkan skripsi dalam bentuk hardcopy maupun

softcopy dan bebas pinjam dari perpustakaan.

(31)

Prosedur Pengambilan Ijazah

SOP Pengambilan Ijazah

Perpustakaan

Fakultas/Prodi BAK BAA

Mahasiswa Mulai Nama Tercantum dalam SK Yudisium Formulir Pengambil Ijazah Persetujuan Dekan/Kaprodi Bebas Tanggungan Administrasi Keuangan Penyerahan Skripsi (Hardcopy & Softcopy)

& Bebas Pinjam Perpustakaan

Penyerahan Sertifikat TOEP

Pengambilan Ijazah & Transkrip

(32)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAPORAN PDDIKTI FEEDER

Laporan PDDikti Feeder dimaksudkan untuk evaluasi kinerja program studi yang dilakukan oleh pihak eksternal dalam hal ini adalah Kopertis & Kemenristek Dikti, dengan tujuan monitoring dan evaluasi terkait dengan kondisi prodi dan universitas. Bentuk layanan yang diberikan adalah laporan seluruh rangkaian kegiatan perkuliahan selama satu semester. Laporan yang sudah dikirim oleh Perguruan Tinggi akan dimuat di internet yang dapat diakses oleh publik dengan alamat http://forlap.ristekdikti.go.id/. Laporan PDDikti Feeder menjadi bagian yang tak terpisahkan ketika program studi mengajukan akreditasi kepada BAN-PT/LAM PTKes dan beasiswa BBM, PPA.

a. Tertibnya pelaporan PDDikti Feeder mulai persiapan sampai dengan pengiriman dokuman

b. Terkendalinya pelaksanaan pelaporan PDDikti Feeder sampai ke Kopertis c. Menjamin terpenuhinya seluruh komponen pelaporan PDDikti Feeder

d. Meningkatkan dukungan layanan administratif terhadap kinerja pengelolaan program studi

Ukuran Baku Mutu PDDikti Feeder

No Parameter Baku Standard

1 Jumlah mahasiswa / prodi / angk. > 30 2 Ketersediaan dosen ber NIDN ≥ 95% 3 Rasio mahasiswa : dosen

A. IPA B. IPS

< 30 : 1 < 45 : 1 4 Jumlah mahasiswa DO / tahun < 8% 5 Lama studi mahasiswa (semester) 8 – 14

6 Rerata IPS > 2,00

2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT : a. BAA (Operator PDDikti Feeder) b. Fakultas/Prodi

c. Pusdasim

3. RUANG LINGKUP

a. Pelaporan kegiatan akademik setiap semester ke Kopertis b. Ukuran kinerja program studi

c. Monitoring kinerja akademik program studi 4. MEKANISME DAN PROSEDUR.

Proses pelaporan PDDikti Feeder dilaksanakan oleh operator dalam periode semester tertentu. Mekanisme dan langkah-langkah pelaporan antara lain :

(33)

a. Penetapan periode laporan PDDikti (November dan April)

b. Fakultas/Prodi melakukan validasi MK, dosen pengampu, KRS dan nilai MK c. Proses pengolahan data dan input data ke sistem lokal feeder

d. BAA melaksanakan sinkronisasi data ke Forlap PDDikti e. BAA melaksanakan verifikasi input data laporan

f. Apabila input data laporan belum sesuai dilakukan pengecekan data ulang, apabila data sudah benar dilakukan print out laporan

g. Mengirimkan dokumen laporan ke Kopertis 7 untuk dilakukan proses verifikasi, apabila sudah valid maka Kopertis akan mencetak surat keterangan validasi.

(34)

Prosedur Pelaporan PDDikti Feeder

SOP Pelaporan PDDikti Feeder

Fakultas/Prodi BAA Mulai Validasi MK, Dosen Pengampu, KRS, Nilai Penetapan Periode Laporan PDDikti Feeder Pengolahan Data

Input Data ke Sistem Lokal Feeder

Sinkronisasi Data ke Forlap PDDikti

Tidak

Print Out Laporan Ya Verifikasi Input Data Laporan Proses Verifikasi oleh Kopertis 7 Pengarsipan Laporan Selesai

(35)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAPORAN SIMKOPTA (SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KOPERTASI)

Pelaporan SIMKOPTA dimaksudkan untuk melaporkan data mahasiswa baru dan penerbitan NIRM (Nomor Induk Registrasi Mahasiswa) dan input nilai UKM oleh pihak eksternal yaitu KOPERTAIS dengan tujuan monitoring dan evaluasi data mahasiswa baru seluruh prodi yang ada dibawah Fakultas Ilmu Agama (FAI) . Bentuk laporan yang dilakukan adalah laporan seluruh mahasiswa baru dan nilai UKM semester ganjil dan genap melalui http://simkopta.kopertais4.or.id/.

a. Tertibnya pelaporan data mahasiswa baru dan input nilai UKM

b. Terkendalinya pelaksanaan pelaporan SIMKOPTA sampai ke Kopertais c. Terkendalinya penerbitan NIRM

d. Menjamin terpenuhinya seluruh komponen pelaporan SIMKOPTA

e. Meningkatkan dukungan layanan administratif terhadap kinerja pengelolaan program studi

2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT : a. BAA (Operator SIMKOPTA) b. Fakultas/Prodi

c. Kopertais

a. Pelaporan data mahasiswa baru dan nilai UKM setiap semester b. Ukuran kinerja program studi

Proses pelaporan SIMKOPTA dilaksanakan oleh operator dalam periode semester tertentu. Mekanisme dan langkah-langkah pelaporan antara lain :

a. Penetapan periode laporan SIMKOPTA (NIRM = Oktober s/d November, UKM = Agustus & Februari)

b. Fakultas/Prodi melakukan pengumpulan ijazah SMA yang sudah dilegalisir

c. Input data mahasiswa baru S1 sesuai dengan format di SIMKOPTA pada periode Oktober s/d November

d. Herregistrasi dan validasi hasil input data mahasiswa baru yang sudah didaftarkan dikemahasiswaan SIMKOPTA

e. Penyerahan berkas ijazah berlegalisir, copy/print cetak hasil input pendaftaran mahasiswa baru

f. Proses cetak data (ijazah, data online) kemudian divalidasi oleh tim Pangkalan Data Kopertais

(36)

g. Penerbitan NIRM di SIMKOPTA

h. Proses pembayaran NIRM yang sudah keluar

i. Pelaporan nilai UKM dilaksanakan pada periode Agustus dan Februari j. BAA melakukan pengarsipan laporan

Prosedur Pelaporan SIMKOPTA

SOP Pelaporan SIMKOPTA

Kopertais Fakultas/Prodi BAA Mulai Penetapan Periode Laporan SIMKOPTA Pengumpulan Ijazah SMA Berlegalisir

Input Data MABA ke SIMKOPTA

Validasi Hasil Input data MABA

Penyerahan Berkas Ijazah Berlegalisir & Print Out Hasil Input Print Out Hasil

Input Pendaftaran MABA

Proses Cetak Data (Ijazah, Data

Online) Validasi Tim Pangkalan Data Kopertais Penerbitan NIRM di SIMKOPTA Pembayaran NIRM Rp Selesai Pengarsipan Laporan

(37)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAPORAN EMIS (EDUCATION MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM)

Pelaporan EMIS dimaksudkan untuk melaporkan data mahasiswa, dosen, non dosen, lulusan, penelitian pengabdian masyarakat, dan buku seluruh prodi yang ada dibawah Fakultas Ilmu Agama (FAI). Laporan dilaksanakan dua kali semester ganjil dan genap melalui http://emispendis.kemenag.go.id/emis2016/

a. Terkendalinya pelaksanaan pelaporan EMIS

b. Menjamin terpenuhinya seluruh komponen pelaporan EMIS

c. Meningkatkan dukungan layanan administratif terhadap kinerja pengelolaan program studi/fakultas

2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT : a. BAA

b. Fakultas/Prodi (Operator EMIS) c. Kopertais

a. Pelaporan data mahasiswa, dosen, non dosen, lulusan, penelitian pengabdian masyarakat, dan buku setiap semester

b. Ukuran kinerja program studi

Proses pelaporan EMIS dilaksanakan oleh operator dalam periode semester tertentu. Mekanisme dan langkah-langkah pelaporan antara lain :

a. Penetapan periode laporan EMIS (semester ganjil dan genap)

b. Validasi data mahasiswa, dosen, non dosen, lulusan, penelitian pengabdian masyarakat, dan buku

c. Pengolahan data EMIS d. Input/upload data ke EMIS

e. Dowload data EMIS yang sudah benar f. Verifikasi data EMIS

g. Melakukan validasi laporan dan tanda tangan pimpinan PTKIS h. Upload data yang sudah ditanda tangani pimpinan PTKIS i. BAA melakukan pengarsipan laporan

(38)

Prosedur Pelaporan EMIS

SOP Pelaporan EMIS

Fakultas/Prodi

BAA

Mulai Penetapan Periode Laporan EMIS Validasi Data Pelaporan EMIS Input Data ke EMIS Download Data EMIS

Validasi Data & Tanda Tangan Pimpinan PTKIS Verifikasi Data EMIS Pengolahan Data Ya Tidak

Upload Data Yang Sudah Valid ke

EMIS

Pengarsipan Laporan

(39)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KETERLAMBATAN HER REGISTRASI/ KRS ONLINE

1. PENGERTIAN DAN TUJUAN

Mahasiswa yang terlambat melakukan herregistrasi/KRS online adalah mahasiswa yang belum melaksanakan herregistrasi/KRS online sampai batas waktu yang ditentukan. Manual prosedur ini dibuat agar mahasiswa yang terlambat melakukan herregistrasi/KRS online dan ingin aktif mengetahui prosedur pengurusan keterlambatan herregistrasi/KRS online. Pengurusan keterlambatan herregistrasi/KRS online dilayani maksimal sebelum UTS. Apabila lewat dari periode UTS, mahasiswa dinyatakan tidak aktif dan tetap akan dikenakan biaya SPP.

2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT : a. BAA

b. Fakultas/Prodi c. Bank/BAK

Mahasiswa yang belum melaksanakan herregistrasi/KRS online sampai dengan batas waktu yang sudah ditetapkan dan masih ingin aktif harus mengikuti prosedur sebagai berikut: a. Mahasiswa mengajukan permohonan/pengajuan keterlambatan herregistrasi/KRS online

ke BAA

b. Bila disetujui mahasiswa mengurus surat pengantar ijin keterlambatan herregistrasi/KRS yang ditandatangani Kaprodi, jika ditolak mahasiswa berstatus non aktif / tidak aktif

c. Melakukan perwalian dan mengisi KRS di Buku Saku

d. Menyelesaikan pembayaran SPP/UKK/SKS dan denda keterlambatan sesuai ketentuan e. Setelah menyelesaikan pembayaran, mahasiswa melakukan KRS online di BAA f. BAA mencetak presensi susulan

g. Bila semua proses sudah dilalui maka mahasiswa dapat mengikuti kegiatan akademik dan aktif kembali.

(40)

Prosedur Keterlambatan Herregistrasi/KRS Online

SOP Keterlambatan Her Registrasi & KRS Online

BAA

Fakultas/Prodi

Bank/BAK

Mulai Mahasiswa Non Aktif Pembayaran SPP/ UKK/SKS dan Denda Keterlambatan Pengajuan Keterlambatan Herregistrasi/ KRS Surat Pengantar Ijin Keterambatan Herregistrasi/KRS Ya Tidak Selesai Perwalian dan Validasi KRS di Buku Saku KRS Online oleh BAA Cetak Presensi Susulan Selesai

(41)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PINDAH KELAS

Pindah kelas adalah perpindahan mahasiswa dari kelas pagi ke kelas sore atau sebaliknya atas ijin Dekan yang diketahui oleh Ka BAA, karena adanya alasan/kepentingan yang mengharuskan pindah kelas. Dengan prosedur ini diharapkan dapat memberikan penjelasan terkait syarat-syarat dan prosedur pengajuan pindah kelas yang benar. Pengurusan pindah kelas dilayani bersamaan dengan herregistrasi, maksimal sebelum UTS. Apabila lewat dari periode UTS, mahasiswa tidak diperkenankan pindah dan harus menunggu periode semester berikutnya.

a. Dekan, Kaprodi, Kepala Perpustakaan b. Biro Administrasi Akademik

c. Biro Administrasi Keuangan d. Mahasiswa.

Pindah kelas dimungkinkan dengan beberapa pertimbangan dan alasan/kepentingan. Mahasiswa yang menghendaki pindah kelas harus mengikuti prosedur sebagai berikut: a. Mahasiswa mengajukan permohonan/pengajuan pindah kelas ke BAA

b. Bila disetujui mahasiswa membuat surat alasan pindah kelas, jika ditolak mahasiswa berstatus tetap dikelas lama. Surat alasan pindah kelas dilampiri foto copy KTM / Surat Keterangan Aktif Kuliah

c. Mengunduh formulir rekomendasi pindah kelas di website BAA : http://baa.umsida.ac.id/

d. Mengisi formulir rekomendasi pindah kelas dan mengajukan pindah kelas kepada Dekan dan Kaprodi yang diketahui oleh Kepala Biro Administrasi Akademik (BAA) e. Permohonan pindah kelas diajukan bersamaan periode herregistrasi, maksimal pada saat

peiode UTS

f. Melengkapi persyaratan pindah kelas yaitu tidak memiliki tanggungan administrasi keuangan dan perpustakaan

g. Melunasi biaya pindah kelas (kelas pagi ke sore Rp 500,000, pindah kelas sore ke pagi tidak dikenakan biaya)

h. BAA melakukan perubahan data kelas mahasiswa di SIM BAA http://ais.umsida.ac.id/BAA/

(42)

Prosedur Pengajuan Pindah Kelas

SOP Pindah Kelas

Bank/BAK

BAA Fakultas/Prodi Perpustakaan

Mulai Mahasiswa Tetap di Kelas yang Lama Penyelesaian Bebas Pinjam Buku Pengajuan Pindah kelas Ya Tidak Selesai Rekomendasi Dekan & Kaprodi

Selesai

Membuat Surat Alasan Pindah Kelas

Dilampiri KTM Mengunduh Form Rekomendasi Pindah Kelas di di website http:// baa.umsida.ac.id/ Pembayaran Biaya Pindah kelas Verifikasi Surat Rekomendasi Pindah Kelas Perubahan Status Mahasiswa di SIM BAA Pengarsipan Surat Pindah Kelas

(43)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PINDAH PROGRAM STUDI

Pindah program studi adalah perpindahan mahasiswa antar prodi dalam lingkungan Universitas Muhammadiyah Sidoarjo atas ijin Dekan yang diketahui oleh Ka BAA, karena adanya alasan/kepentingan yang mengharuskan pindah program studi. Dengan prosedur ini diharapkan dapat memberikan penjelasan terkait syarat-syarat dan prosedur pengajuan pindah program studi yang benar. Pengurusan pindah program studi dilayani bersamaan dengan herregistrasi, selambat-lambatnya 2 minggu setelah periode herregistrasi. Apabila lewat dari periode tsb, mahasiswa tidak diperkenankan pindah dan harus menunggu periode semester berikutnya.

a. Dekan, Kaprodi, Kepala Perpustakaan b. Biro Administrasi Akademik

c. Biro Administrasi Keuangan d. UPT PMB

e. Mahasiswa.

Pindah program studi dimungkinkan dengan beberapa pertimbangan dan alasan/kepentingan. Mahasiswa yang menghendaki pindah program studi harus mengikuti prosedur sebagai berikut:

a. Mahasiswa mengajukan permohonan/pengajuan pindah program studi ke BAA b. Koordinasi dengan UPT PMB terkait hasil test PMB dan aturan pindah prodi

c. Bila disetujui mahasiswa membuat surat alasan pindah program studi, jika ditolak mahasiswa berstatus tetap di prodi lama. Surat alasan pindah kelas dilampiri foto copy KTM / Surat Keterangan Aktif Kuliah dan transkrip sementara yang disahkan BAA d. Mengunduh formulir rekomendasi pindah program studi di website BAA :

http://baa.umsida.ac.id/

e. Mengisi formulir rekomendasi pindah program studi dan mengajukan pindah program studi kepada Dekan dan Kaprodi (Tujuan) yang diketahui oleh Dekan (Asal) dan Kepala Biro Administrasi Akademik (BAA)

f. Program studi (Tujuan) melakukan konversi nilai dan disahkan oleh Kaprodi

g. Permohonan pindah program studi diajukan bersamaan periode herregistrasi, selambat-lambatnya 2 minggu setelah periode herregistrasi

h. Melengkapi persyaratan pindah program studi yaitu tidak memiliki tanggungan administrasi keuangan dan perpustakaan

i. Melunasi biaya pindah program studi

(44)

k. BAA melakukan pengarsipan surat pindah program studi

Prosedur Pengajuan Pindah Program Studi

SOP Pindah Program Studi

Fakultas/Prodi Bank/BAK

BAA UPT PMB Perpustakaan

Mulai Mahasiswa Tetap di Prodi yang Lama Penyelesaian Bebas Pinjam Buku Pengajuan Pindah Prodi Ya Tidak

Selesai Rekomendasi Dekan & Kaprodi (Tujuan &

Asal)

Selesai

Membuat Surat Alasan Pindah Prodi Dilampiri

KTM & Transkrip Sementara Koordinasi Hasil Test

PMB dan Syarat Pindah prodi Pembayaran Biaya Pindah Program Studi Verifikasi Surat Rekomendasi Pindah Prodi Perubahan Status Mahasiswa di SIM BAA Pengarsipan Surat Pindah Kelas Mengunduh Form Rekomendasi Pindah Prodi di di website http:// baa.umsida.ac.id/

Konversi Nilai oleh Kaprodi (Tujuan)

(45)