TUJUAN
Mengatur tata tertib administrasi dooring.
RUANG LINGKUP
Kebijakan dan Prosedur ini hanya mencakup proses-proses dooring.
DEFINISI
Rekap door adalah proses administrasi dooring berupa rekapan dan dokumen yang harus dilengkapi.
URAIAN PROSEDUR
Hasil kesepakatan pengembalian STTB antar cabang sbb:
1. Tas Jakarta mengembalikan dokumen sesuai packing list 9 hari dari tanggal door ke Tas Medan.
2. Tas Surabaya mengembalikan dokumen sesuai packing list 10 hari dari tanggal door ke Tas Medan.
3. Tas Makassar mengembalikan dokumen sesuai packing list 10 hari dari tanggal door ke Tas Jakarta / Tas Surabaya.
4. Tas Makassar mengembalikan dokumen sesuai packing list 11 hari dari tanggal door ke Tas Medan.
Untuk item 1 – 4 cara perhitungan adalah dari tanggal dooring sampai dengan tanggal terima dokumen. Lengkap sesuai packing list dari TIKI.
Dalam hal ini kami jelaskan lebih detail atas SOP tsbt :
A. Jika terkendala pengambilan salah satu dokumen yang mau dibawa kembali sesuai isi Packing List, dalam hal ini Supir Trado Wajib melaporkan kepada Operasional Tas Cabang Bongkaran untuk diteruskan Ke Tas Cabang Muatan dengan catatan kondisi Trado masih di dalam pabrik dan keputusan harus diberikan oleh Tas Cabang Muatan paling lambat 1 jam dari info yang diterima dari Operasional Tas Cabang Bongkaran pada jam kerja.
Apabila tidak ada informasi kembali yang diterima Tas Cabang Bongkaran dalam waktu yang telah menjadi kesepakatan, maka armada boleh meninggalkan gudang dengan membawa dokument sesuai yang diterima supir dimana masalah kekurangan dokument sudah menjadi urusannya Tas Cabang Muatan.
B. Terhadap point A, terhadap semua dokumen yang diterima wajib lengkap tercantum "Nama Penerima" , "TTD Penerima" , "TGL Penerima" dan " Stempel Penerima " . Apabila tidak ada stempel penerima agar dibuat catatan “ tanpa stempel“ ( Ini diluar dari job Yang Chih Hwa dan job marketing lain yang sudah diinformasikan wajib stempel ) Surat Jalan tersebut harus di tanda-tangani oleh orang Pabrik/Gudang penerima bukan oleh kuli/buruh seperti yg sudah terjadi dicabang pekanbaru. Yg mana di claim oleh pihak Pabrik/Gudang bahwa terdapat kekurangan barang sehingga menyebabkan perusahaan mengganti rugi.
Jika nantinya cabang lain tidak belajar atas kejadian ini, maka kerugian tersebut dipastikan akan timbul lagi dan dipastikan perusahaan tidak akan menanggung kerugian tersebut. (mengacu pada email subject “Aturan tanda tangan di surat jalan” tertanggal 28 April 2014).
MASTER SOP PT. TAS DIVISI EMKL NOMOR 2.4
DATE STANDARD OPERATING PROCEDURE APPROVED
SOP REKAP DOOR
Standard Operating Procedure – Divisi EMKL Page. 44 of 111
C. Jika dokumen yang diambil ada tulisan dari penerima atas " Kekurangan Barang " maupun " Kerusakan Barang " , terhadap hal tersebut mohon buatkan Berita Acara yang di Tanda Tangani bersama oleh pihak yang menyaksikan langsung pembongkaran yang dimana isinya sesuai apa yang tertulis pada dokumen tersebut dengan membuat catatan pada Berita Acara tersebut " SEAL DALAM KEADAAN BAGUS/UTUH TERPASANG PADA HANDLE SEAL CONTAINER & CONTAINER GOOD CONDITION DITERIMA ". dan mohon dichek list jika memang ada dilakukan proses Tally. Informasi kerusakan barang & Kekurangan barang dari Tas Cabang Bongkaran paling lambat 3 hari kerja dari tanggal dooring., apabila hari ke 4 hari kerja setelah di dooring baru dilaporkan kemudian yang mana saat penagihan ke shipper dan timbul klaim kekurangan barang maka nilai klaim akan dibebankan ke Tas Cabang Bongkaran terkait.
( NB. Point C ini pemberlakukan mulai pertgl 1 Mei 2013 ).
D. Jika Container yang sewaktu didooring ada perbedaan seal yang dimana bukan kesalahan yang dibuat Ops Tas Cabang Muatan maupun Ops Tas Cabang Bongkaran dan dalam hal ini Pihak Pelayaran, maka Dokument Joint Survey Pelayaran wajib dilampirkan dgn dokument yang dimaksud pada Point A. sewaktu penagihan rekap door.
E. Jika terhadap kehilangan atas dokumen yang mau dikembalikan yang mengakibatkan Tas Cabang Muatan tidak bisa melakukan penagihan ke shipper, maka Tas Cabang Bongkaran wajib melaporkan case ini ke Tas Cabang Muatan untuk minta acc dibuatkan surat kehilangan dari kepolisian atas dokumen yang hilang yang Resmi dengan stempel basah kepolisian disertai lengkap data pelapor pada isi surat tersebut dan surat kepolisian asli tsb wajib dimintakan paraf, nama jelas + stempel basah gudang penerima ( jika ada ) sebagai bukti bahwa barang telah diterima ( untuk sttb yang hilang ) dan surat kepolisian asli dilampirkan sewaktu penagihan rekap door.
Terhadap penjelasan SOP tersebut , denda penalty akan diberlakukan dari sejak tanggal dooring sampai dokumen yang lengkap terakhir diterima Tas Cabang Muatan, begitu juga terhadap tagihan rekap door diakui pada saat dokumen yang lengkap terakhir diterima dimana tagihan Tas Cabang Bongkaran wajib buat rekap door yang baru bersamaan saat pengiriman dokument lengkap terakhir.
a. Jika kendala dokument tidak bisa diambil yang disebabkan oleh gudang penerima itu sendiri dimana
diinformasikan beberapa hari setelah dooring.
b. Terhadap point A. Ops Tas Cabang Bongkaran menganggap email yang disampaikan sudah disetujui karena Tas
Cabang Muatan tidak merespon email terkait dari jangka waktu yang diberikan.
c. Denda penalty di hitung sejak tanggal container di dooring berlaku pada Point B - Point E
d. Perhitungan denda penalty dihitung berdasarkan jawaban Email Persetujuan ( ACC ) dari cabang Muatan jika
ada pemberitahuan email pada semua kendala administrasi yang dihadapi dimana tetap mengacu pada penjelasan aturan semua point diatas
Terhadap Penjelasan SOP tersebut, Tas Cabang Bongkaran tidak dikenakan denda penalty jika : a. Penalty tidak berlaku apabila kendala dokument tidak bisa diambil disebabkan oleh gudang penerima itu sendiri dan wajib diinfokan oleh Tas Cabang Bongkaran pada tgl tersebut juga. Jika kendala baru diinformasikan beberapa hari setelah dooring, maka perhitungan penalti tetap dari tgl dooring.
b. Terhadap point A. Ops Tas Cabang Bongkaran menganggap email yang disampaikan sudah disetujui karena Tas Cabang Muatan tidak merespon email terkait dari jangka waktu yang diberikan.
Standard Operating Procedure – Divisi EMKL Page. 45 of 111
5. Tas Medan mengembalikan STTB 9 hari dari tgl STTB diambil dari gudang shipper ke Tas Jakarta.
Tas Medan mengembalikan STTB 10 hari dari tgl STTB diambil dari gudang.shipper ke Tas Surabaya / Tas Makassar
NB : Khusus Tas Medan dikarenakan pengambilan STTB melalui kurir bukan supir, jika barang yang telah dibongkar dan tidak bisa diambil STTB nya dikarenakan alasan pihak gudang. shipper masih mengecek kondisi barang tersebut, Tas Medan wajib memberikan pemberitahuan email ke Tas Cabang Muatan dan akan dibuat suatu kesepakatan bersama untuk shipper tersebut berapa jumlah hari pengembalian STTB yang ditetapkan terhadap kasus berikutnya dengan shipper yg sama.
Tata cara untuk Tas Medan dalam masalah dokument :
1. Sesudah mendapat informasi dari Operasional Lapangan Tas Mdn atas kendala pengambilan STTB, Operasional Medan wajib langsung meng-emailkan kendala pengambilan tersebut ke Operasional Tas Cabang Muatan terkait.
Jika Operasioanl Medan lalai meng-emailkan kendala pengambilan STTB ke Tas Jakarta / Surabaya / Makassar, sementara Operasional lapangan sudah menginformasikan perihal tersebut, maka penalty sebesar Rp. 50.000 / ktr / dokumen merupakan tanggung jawab Operasional Medan secara pribadi.
2. Setelah menerima email dari Tas Cabang Bongkaran, maka Tas Cabang Muatan akan menginfokan masalah surat jalan tersebut ke marketing yang bersangkutan via email dan marketing tersebut harus memberikan solusi serta sudah ada jalan keluar paling lambat 1 hari setelah email tersebut diterima.
Jika tidak ada solusi 1 hari setelah diterima email, atau surat jalan lewat dari 9 hari diterima pihak Operasional Jakarta maka denda yang telah diberlakukan sesuai SOP akan dibebankan kepada marketing yang bersangkutan.
3. Pada saat adanya informasi dari marketing terkait / Operasional Tas Muatan bahwa dokumen sudah bisa diambil ( maka pada saat itu juga perhitungan batas pengambilan 9 hari diberlakukan ) , sehingga dengan adanya informasi tersebut maka Operasional lapangan Tas Medan akan mengambil STTB + Surat jalan pabrik keesokan harinya.
4. Jika masih dihadapi kendala, maka tetap akan dilaporkan Operasional Lapangan Tas Medan / Operasional Bongkaran Tas Medan yang kemudian dilanjutkan ke Operasional Tas Muatan via email. Dan atas keterlambatan yang terjadi ini merupakan tanggung jawab dari marketing terkait.
5. Jika keterlambatan pengembalian dokumen sesuai packing list diakibatkan keterlambatan Operasional Tas Medan mengirim dokumen terkait ke Tas Cabang Muatan, maka konsekwensi penalty Rp. 50.000 / hari / ktr merupakan tanggung jawab Tas medan ( perhitungannnya 1 hari kerja sejak dokumen diterima dari Operasional Lapangan Tas Medan )
Contoh kasus untuk SOP diatas dengan anggapan tidak ada hari libur / tanggal merah ( untuk cabang Transporindo Jakarta )
Misalkan tanggal 01 Februari 2011 container empty turun ke depo Belawan, prosedur selanjutnya yakni : CONTOH KASUS YANG TIDAK KENA PENALTY Rp.50.000,- / HARI
- Pada tanggal 03 Februari 2011 Operasional Tas Medan informasi by email kepada Operasional Tas Cabang Muatan.
- Pada tanggal 04 Februari 2011 Operasional Tas Cabang Muatan informasikan kepada Marketing terkait.
Standard Operating Procedure – Divisi EMKL Page. 46 of 111
- Pada tanggal 05 Februari 2011 Marketing wajib membalas hasilnya kepada Operasional Tas Cabang Muatan dan dinyatakan tidak ada kendala.
Pada tanggal 05 Februari 2011 ( sudah terrhitung 1 hari dari keputusan yang disepakati bersama yakni 9 hari) dan Operasional Tas Mdn sudah wajib buat laporan rekap door untuk dikirim ke Tas Cabang Muatan untuk penagihan.
Apabila dokument tiba di Cabang Muatan pada tanngal 10 Februari 2011, maka bebas dari denda )
CONTOH KASUS YANG DIKENAKAN PENALTY Rp 50.000,- / hari
1. Pada tanggal 03 – 06 Februari 2011 Ops Tas Mdn lupa membuat laporan ke Tas Cabang Muatan mengenai kendala pengambilan dokument sehingga apabila terdapat biaya yang timbul akibat keterlambatan pelaporan tersebut adalah tanggungan Ops Tas Mdn
2. Lanjut dengan kasus point 1, tanggal 07 Februari 2011 Ops Mdn informasikan by email kepada Ops Tas Cabang Muatan dan pada tanggal 08 Februari 2011 Ops Tas Cabang Muatan menginformasikan ke Marketing tetapi pada tanggal 09 Februari pihak marketing lupa informasi balik kepada Ops Tas Cabang Muatan dan baru diinformasikan oleh marketing yang bersangkutan pada tanggal 12 Februari 2011 mengenai dokument sudah bisa diambil dari shipper, maka denda juga akan berlaku pada marketing.
Misalkan STTB baru diterima oleh Tas Cabang Muatan pada tanggal 15 Februari 2011, maka perhitungannya yakni sebagai berikut :
- Tanggal 03-06 Februari 2011 itu sudah memakan waktu 4 hari (kesalahan operasional) - Tanggal 08-12 Februari 2011 itu sudah memakan waktu 5 hari (kesalahan marketing) - Tanggal 13-15 Februari 2011 itu sudah memakan waktu 3 hari
Jadi biaya yang timbul yakni sebagai berikut 4+5+3 = 12 – 9 = 3 hari x Rp 50.000,- per hari = Rp 150.000,- ( bagi sesuai dengan porsi Marketing dan Operasional )
Konsekuensi Penalty yang akan diberikan terhadap keterlambatan pengembalian dokument lengkap sesuai p.list akan dikenakan pemotongan Rp.50.000/hari dimana pemotongan langsung pada rekap door terkait NB:- Keterlambatan dokument diakibatkan pencoretan sewaktu diterima rekap door pertama yang dikarenakan tidak sesuai dengan permintaan yang tertulis di packing list, Berita Acara kerusakan/kehilangan tidak dilengkapi, STTB/srt jln pabrik Hilang akan tetap mengikuti aturan kesepakatan yang berlaku.
Perhitungan penalti tidak termasuk hari libur / minggu terkecuali pengedoorannya dilakukan pada hari libur / minggu