TUJUAN
Mengatur tata tertib administrasi job pasific indomas.
RUANG LINGKUP
Kebijakan dan Prosedur ini hanya mencakup proses-proses job pasific indomas.
DEFINISI
Job pasific indomas adalah job yang diterima dari pasific indomas.
URAIAN PROSEDUR
SURAT KETERANGAN PELAYARAN
Tas Cabang Bongkaran membuat Surat Keterangan Pelayaran setelah kapal sandar di dermaga. Surat ini wajib dimintakan paraf dan stempel ke pihak pelayaran dan WAJIB dikirimkan ke Tas Medan paling lama 1 ( SATU ) MINGGU dari Kapal Sandar.
Hal ini kami berlakukan deadline sebab :
1. surat keterangan ini sering lama baru dikirimkan kepada Tas Medan
2. surat keterangan ini sangat diperlukan agar kami bisa melakukan penagihan ke pihak shipper dimana surat ini wajib dilampirkan di setiap invoice penagihan, apabila tidak terlampir maka tagihan kami akan ditolak oleh pihak shipper.
GRN
Setiap job yang dooring ke pihak lain dan didapati ada barang rusak dimana barang wajib direturkan ke WH Indomas. Setiap barang yang telah diterima oleh WH, maka akan diberikan GRN ( Good Receipt Note ) oleh pihak WH.
GRN ini wajib dilampirkan di document ( sttb + DN ) saat dikirimkan ke Medan bersamaan dengan rekap door.
GRN ini diperlukan agar tagihan job ini ke shipper tidak ditolak.
PENALTY REKAP DOOR U/ JOB INDOMAS
Perhitungan penalty untuk job Indomas yang ada barang rusak dimana barang tersebut wajib dikembalikan ke
¿gudang Indomas oleh emkl maka sesuai kesepakatan penagihan tapi bukan dari tgl dooring tapi dari tgl actual pengembalian barang rusak ke Indomas.
Contoh kasus :
Container door tgl 1 ke gudang lain mis ke Sumber Alfaria.
Didapati barang rusak, barang pasti dibawa oleh supir trado & akan dikembalikan ke kantor Tas Jkt.
MASTER SOP PT. TAS DIVISI EMKL NOMOR 2.8
DATE STANDARD OPERATING PROCEDURE APPROVED
SOP JOB PASIFIC INDOMAS
Standard Operating Procedure – Divisi EMKL Page. 53 of 111
Tgl 4 ada door cont lain ke WH Indomas, maka brg rusak itu wajib dititipkan di trado yang ini & setelah pihak WH menerima brg rusak itu, maka akan timbul GRN yang mana GRN ini wajib dilampirkan di STTB cont yang door ke Sumber Alfaria kemaren sehingga penagihan ke shipper bisa dilakukan.
Jadi Penalti untuk job yang door ke Hero dihitung mulai dari tgl 4 bukan tgl 1.
Apabila pada tgl 4 brg rusak tsb tidak diretur ke WH dan baru direturkan pada dooring hari-hari berikutnya, maka perhitungan penalty juga tetap dari tgl terdekat door ke WH.
Konsekuensi Penalty yang akan diberikan terhadap keterlambatan pengembalian document lengkap sesuai p.list akan dikenakan penalti Rp.50.000/hari dan dipotong langsung pada rekap door.
Untuk masalah penalti Job Indomas ini ada permintaan khusus dari Tas Jkt ( sesuai email tgl 3 April 2013 ) sbb :
1. penalti keterlambatan dokument tiba di Medan atas dooring job Indomas yang ada barang returannya ditiadakan untuk sementara dan hal ini mulai dijalankan pertgl door 3 April 2013
2. dlam pemantauan point 1 diatas, maka dari divisi Controller wajib memgerikan laporan monitoring mengenai case ini ke Tas Jkt setiap akhir bulan.
Disc. fix untuk biaya demmurage dari pelayaran Meratus untuk tujuan Jkt / Sby adalah 30 %
Terhadap mekanisme minyak tolakan oleh Tas Jkt mulai diberlakukan per BL tgl 15 Mei 2013 sesuai hasil kesepakatan bersama.
Aturan dalam hal pengaturan pengiriman terhadap minyak tolakan cab.bongkaran ( TAS JKT& SBY ) sbb : a. pengiriman minyak tolakan ke warehouse via trailer sendiri dikirim jika memenuhi quota min 9 dus - 1x kirim min 9 dus dengan cara titipan pada trado yang dooring ke WH Indomas.
- biaya yang ditagihkan 100.000/ 9 dus dan akan dibuatkan invoice utk ditagihkan ke cabang muatan setelah kerjaan selesai.
b. jika diketemukan barang returan lebih dari 9 dus, pengiriman dibagi sbb : - kirim ke-1 : 9 dus.
- sisanya dikirim pada kiriman berikutnya bilamana quota min 9 dus terpenuhi.
c. Prosedur kedua point " a " dan " b " diatas mengacu pada forward email Dibawah ini.
Caranya saat antar barang returan, mohon buatkan tanda terima barang dimana tertulis jelas data-data sbb : 1. no.cont & seal
2. no. DN 3. no.DI
4. nama barang sesuai surat jalan + jumlah barang yang dikembalikan
Apabila pengembalian barang returan biasanya ada dititipkan surat jalan ke supir, maka hal ini tetap dijalankan dengan penambahan lampiran tanda terima.
Standard Operating Procedure – Divisi EMKL Page. 54 of 111
Tanda terima ini wajib dittd, nama jelas dan stempel pihak Indomas. Setelah keseluruhan barang percont. Ini dikembalikan ke WH secara bertahap, maka tanda terima ini disatukan untuk bisa ditukarkan 1 lembar GRN ke pihak Indomas.
Standard Operating Procedure – Divisi EMKL Page. 55 of 111
TUJUAN
Mengatur tata tertib administrasi charge gandengan.
RUANG LINGKUP
Kebijakan dan Prosedur ini hanya mencakup proses-proses charge gandengan.
DEFINISI
Charge gandengan adalah bongkaran potong kepala yang lama pembongkaranya.
URAIAN PROSEDUR
Karena bongkaran di Tas Medan kebanyakan adalah bongkaran potong kepala, maka untuk bongkaran dengan kondisi seperti ini ada SOP tentang Charge Gandengan dengan biaya sebesar Rp.300.000,- / hari. Ini bermaksud agar container yang ada di gudang bongkar bisa segera diselesaikan pembongkarannya sehingga perputaran trucking bisa lancar sbb :
1. Laporan Charge Gandengan dikirimkan oleh Tas Bongkaran Medan ke setiap Tas Cabang Muatan setiap hari sebelum jam 11.00 siang ( apabila Tas Cabang Muatan ada barang bongkaran yang sudah hampir maupun sudah kena charge gandengan )
2. Untuk shipper yang sudah mengarahkan container diantar kegudang akan tetapi tiba-tiba ada pembatalan pengedoran maka biaya Cas gandengan terhitung dari konfirmasi shipper (container sudah dimuat gantungkan digarasi ). Ini termasuk juga untuk cara perhitungan apabila cont. ditemukan sudah naik ke gandengan tapia da kerusakan yang memerlukan survey oleh pihak terkait seperti pelayaran, asuransi, dll
Berikut penjelasan SOP Charge gandengan sbb :
1. Untuk kondisi charge gandengan & demurage pelayaran Container yang di dooringkan Tas Medan pada hari pertama tidak dihitung, dan akan mulai dihitung keesokan harinya selama 5 hari kerja dan laporan charge gandengan akan diinfokan paling lambat hari ke 2 ke Tas Cabang Muatan
Mis : tgl 1 door, tgl 2 baru mulai hitung hari Pertama kerja charge gandengan dan laporan diberikan ke Tas Cabang Muatan paling lambat hari kerja ke_2
2. Terhadap point 1 , charge gandengan akan mulai berlaku jika pada hari ke 6 ( hari kerja ) container yang dikomfirmasi belum juga selesai bongkar dan wajib komfirmasi email ke cabang, berlaku untuk kondisi sampai selesai bongkar.
Mis : tgl 1 door, tgl 2 – 7 hitung charge gandengan & pada tgl 8 sudah kena charge gandengan apabila cont belum selesai bongkar ( contoh tgl dalam hitungan hari kerja )
3. Standard cabang atas Demurage yang mau dibebankan pelayaran terakhir adalah hari ke 5 kerja container wajib turun ke depo, artinya terhadap container COC informasi penarikan wajib dibawah jam 12.00 dengan kondisi
MASTER SOP PT. TAS DIVISI EMKL NOMOR 2.9
DATE STANDARD OPERATING PROCEDURE APPROVED