PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
(Inventory Control)
PENDAHULUAN
Salah satu fungsi manajerial yang sangat penting dalam operasional suatu perusahaan adalah pengendalian persediaan (inventory control), karena kebijakan persediaan secara fisik akan berkaitan dengan investasi dalam aktiva lancar di satu sisi dan pelayanan kepada pelanggan di sisi lain. Pengaturan persediaan ini berpengaruh terhadap semua fungsi bisnis ( operation, marketing, dan finance).
Sebuah perusahaan manufaktur tidaklah terlepas dari persoalan inventori yang seringkali terjadi kesulitan. Kesulitan tidak hanya terjadi karena banyaknya kesalahan manusia dalam mencatat tetapi juga kesulitan yang ditimbulkan karena tata letak yang tidak diatur dengan baik. Pengaturan tata letak barang dalam gudang tidaklah mudah jika dilakukan secara manual. Selain banyaknya proses keluar masuk barang, kesulitan juga ditimbulkan oleh proses pencarian barang yang harus dikeluarkan dari gudang.
Kesulitan – kesulitan tersebut di atas bisa diatasi dengan adanya sistem inventori yang baik serta pengaturan letak barang dalam gudang yang dilakukan secara terkomputerisasi.
Penelitian mengenai sistem pengendalian persediaan telah menjadi satu fokus penelitian yang menarik. Kondisi ini disebabkan karena faktor biaya persediaan merupakan salah satu komponen biaya modal yang terbesar.
Beberapa penelitian mengenai persediaan ini antara lain yang dilakukan oleh Tarim & Kingsman (2005) yang membahas mengenai sistem pengendalian persediaan (R,s) pada lingkungan permintaan yang bersifat non stationary
stochastic. Tang & Grubbstrom (2005) membahas penentuan titik pemesanan
kembali pada beberapa pola distribusi, sedangkan Sven Axsater (2005) membahas mengenai kebijakan continuos review (R,Q) dengan lead time permintaan yang berdistribusi normal.
Berkaitan dengan kondisi di atas, maka perlu ada pengaturan terhadap jumlah persediaan, baik bahan-bahan maupun produk jadi, sehingga kebutuhan
proses produksi maupun kebutuhan pelanggan dapat dipenuhi. Tujuan utama dari pengendalian persediaan adalah agar perusahaan selalu mempunyai persediaan dalam jumlah yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dalam spesifikasi atau mutu yang telah ditentukan sehingga kontinuitas usaha dapat terjamin (tidak terganggu).
Usaha untuk mencapai tujuan tersebut tidak terlepas dari prinsip-prinsip ekonomi, yaitu jangan sampai biaya-biaya yang dikeluarkan terlalu tinggi. Baik persediaan yang terlalu banyak, maupun terlalu sedikit akan minimbulkan membengkaknya biaya persediaan. Jika persediaan terlalu banyak, maka akan timbul biaya-biaya yang disebut carrying cost, yaitu biaya-biaya yang terjadi karena perusahaan memiliki persediaan yang banyak, seperti : biaya yang tertanam dalam persediaan, biaya modal (termasuk biaya kesempatan pendapatan atas dana yang tertanam dalam persediaan), sewa gudang, biaya administrasi pergudangan, gaji pegawai pergudangan, biaya asuransi, biaya pemeliharaan persediaan, dan biaya kerusakan/kehilangan.
Begitu juga apabila persediaan terlalu sedikit akan menimbulkan biaya akibat kekurangan persediaan yang biasa disebut stock out cost seperti : mahalnya harga karena membeli dalam partai kecil, terganggunya proses produksi, dan tidak tersedianya produk jadi untuk pelanggan. Jika tidak memiliki persediaan produk jadi terdapat 3 kemungkinan, yaitu :
1. Konsumen menangguhkan pembelian (jika kebutuhannya tidak mendesak). Hal ini akan mengakibatkan tertundanya kesempatan memperoleh keuntungan.
2. Konsumen membeli dari pesaing, dan kembali ke perusahaan (jika kebutuhan mendesak dan masih setia). Hal ini akan menimbulkan kehilangan kesempatan memperoleh keuntungan selama persediaan tidak ada.
3. Yang terparah jika pelanggan membeli dari pesaing dan terus pindah menjadi pelanggan pesaing, artinya kita kehilangan konsumen.
Selain biaya di atas dikenal juga biaya pemesanan (ordering cost) yaitu biaya-biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan pemesanan sejak penempatan pesanan sampai tersedianya bahan/barang di gudang. Biaya-biaya
tersebut antara lain : biaya telepon, biaya surat menyurat, biaya adminisrasi dan penempatan pesanan, biaya pemilihan pemasok, biaya pengangkutan dan bongkar muat, biaya penerimaan dan pemeriksaan bahan/barang.
Pengertian dan Jenis-jenis Persediaan
Persediaan (inventory) adalah bahan-bahan atau barang (sumberdaya-sumberdaya organisasi) yang disimpan yang akan dipergunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya : untuk proses produksi atau perakitan, untuk suku cadang dari peralatan, maupun untuk dijual. Walaupun persediaan hanya merupakan suatu sumber dana yang menganggur, akan tetapi dapat dikatakan tidak ada perusahaan yang beroperasi tanpa persediaan.
Berdasarkan kepada fungsinya persediaan dikelompokkan menjadi:
1. Lot-size-inventory, yaitu persediaan yang diadakan dalam jumlah yang lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan pada saat itu. Cara ini dilakukan dengan tujuan : memperoleh potongan harga (quantity discout) karena pembelian dalam jumlah yang besar, dan memperoleh biaya pengangkutan per unit yang rendah.
2. Fluctuation stock, merupakan persediaan yang diadakan untuk menghadapi permintaan yang tidak bisa diramalkan sebelumnya, serta untuk mengatasi berbagai kondisi tidak terduga seperti : terjadi kesalahan dalam peramalan penjualan, kesalahan waktu produksi, kesalahan pengiriman.
3. Anticipation Stock, yaitu persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan seperti mengantisipasi pengaruh musim, dimana pada saat permintaan tinggi perrusahaan tidak mampu menghasilkan sebanyak jumlah yang dibutuhkan. Disamping itu juga persediaan ini ditujukan untuk mengantisipasi kemungkinan sulitnya memperoleh bahan sehingga tidak menggangu operasi perusahaan.
Berdasarkan bentuk fisiknya, Persediaan dapat dibedakan menjadi 5 jenis persediaan, yaitu:
1. Bahan baku adalah barang-barang berwujud (seperti : kayu, tanah liat, besi) yang akan digunakan dalam proses produksi. Barang tersebut bisa diperoleh dari sumber alam, dibeli dari para pemasok, atau dibuat sendiri untuk dipergunakan dalam proses selanjutnya.
2. Komponen adalah bagian produk yang diperoleh dari perusahaan lain yang secara langsung akan dirakit.
3. Bahan pembantu adalah barang atau bahan yang dipergunakan di dalam proses produksi, akan tetaapi tidak merupakan bagian daari produk akhir. 4. Barang dalam proses atau barang setengah jadi, adalah seluruh barang /
bahan yang telah mengalami pengolahan (merupakan hasil dari suatu proses) akan tetapi masih harus mengalami pengolahan lebih lanjut untuk siap menjadi produk jadi.
5. Barang jadi adalah seluruh barang yang telah mengalami pengolahan dan telah siap di jual kepada konsumen.
Selain itu, persediaan juga dapat dibedakan menjadi:
1. Persediaan Surplus (surplus inventory/surplus stock), adalah suatu kondisi persediaan yang diadakan dalam jumlah yang lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan pada saat itu dan nyaris tidak terpakai. Hal ini disebabkan adanya kesalahan perkiraan inventory yang dibutuhkan pada saat itu. Akan tetapi dengan manajemen inventory yang tepat surplus inventori dapat diberdayakan kembali sebagai anticipation stock maupun fluctuation stock. Surplus persediaan yang dianggap berlebih dan dalam keadaan slow moving kearah idle dapat terjebak ke dalam daerah dead stock.
Penyebab terjadinya surplus:
a. Kesalahan perhitungan peramalan (forecast) yang akan datang. Sehingga mengakibatkan pembelian yang terlalu banyak.
b. Perubahan program kerja. c. Perubahan proses produksi.
d. Pencatatan data persediaan yang kurang akurat.
e. Terlalu banyak menetapkan persediaan pengaman (buffer stock). f. Pembelian barang yang tidak standar.
Pemberdayaan surplus inventori dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: a. Transfer material, merupakan tindakan pengalihan material dari
satu unit produksi ke unit produksi yang lain atau antar perusahaan yang menggunakan material yang sama.
b. Tukar tambah (trade in), merupakan tindakan tukar menukar
material dengan pihak lain agar memperoleh barang sesuai dengan fungsi dan tujuan.
c. Buy back, tindakan untuk pembelian oleh agen atau distrinutor
kembali sesuai dengan harga yang disepakati.
d. Substitusi, tindakan untuk menukar material yang ada dengan
material lain yang dianggap masih diperlukan senilai dengan material yang berlebih.
2. Dead stock, merupakan suatu kondisi persediaan yang diadakan dalam jumlah yang lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan pada saat itu dan sama sekali tidak terpakai. Dead stock juga dapat dikatakan sebagai persediaan yang terbuang.
Penyebab terjadinya dead stock :
a. Persediaan surplus yang terlalu lama tidak digunakan sehingga mengurangi kualitas material.
b. Material yang sudah kadaluarsa
c. Material yang dibeli tidak sesuai dengan standar d. Kerusakan selama penyimpanan.
Fungsi persediaan.
a. Menghilangkan / mengurangi risiko keterlambatan pengiriman bahan
b. Menyesuaikan dengan jadwal produksi
c. Menghilangkan / mengurangi resiko kenaikan harga
d. Menjaga persediaan bahan yang dihasilkan secara musiman e. Mengantisipasi permintaan yang dapat diramalkan
f. Mendapatkan keuntungan dari quantity discount g. Komitmen terhadap pelanggan.
MODEL EOQ (Economic Order Quantity)
Economic Order Quantity (EOQ) atau Economic Lot Size (ELS) merupakan
suatu metode manajemen persediaan paling terkenal dan paling tua. Diperkenalkan oleh FW. Harris sejak tahun 1914. Model ini dapat dipergunakan baik untuk persediaan yang dibeli maupun yang dibuat sendiri, dan banyak digunakan sampai saat ini karena penggunaannya relatif mudah. Model ini mampu untuk menjawab pertanyaan tentang kapan pemesanan/pembelian harus dilakukan dan berapa banyak jumlah yang harus dipesan agar biaya total (penjumlahan antara biaya pemesanan dengan biaya penyimpanan) menjadi minimum.
Economic Order Quantity adalah jumlah pembelian yang paling ekonomis
untuk dilaksanakan pada setiap kali pembelian. Persoalan sebenarnya dalam EOQ, yaitu:
1. Berapa jumlah yang harus dipesan.
2. Berapa lama waktu interval antara pesanan pertama dengan pesanan berikutnya yang akan mendatangkan biaya minimal.
Model EOQ dapat diterapkan , apabila:
1. Permintaan produk konstan, seragam, independen dan dikatehui. 2. Tingkat persediaan diketahui dan bersifat konstan.
3. Harga perunit produk adalah konstan.
4. Biaya pemesanan per-unit pertahun (H) adalah konstan. 5. Biaya pemesanan per-pesanan (S) adalah konstan.
6. Waktu antara pesanan dilakukan dengan barang-barang diterima (Lead Time, L) adalah konstan.
7. Tidak terjadi kekurangan bahan.
Dalam gambar berikut ini dapat dilihat tingkat pemesanan optimal terjadi pada saat biaya penyimpanan sama dengan biaya pemesanan.
Biaya Biaya Total Biaya penyimpanan Biaya Min. Biaya pemesanan Kuantitas
0 Jumlah pemesanan optimal (EoQ) Gambar 1.1 Titik EOQ
c h D S H D S Q EOQ × = = 2 2 ) ( EOQ D F = F tahun tiap kerja hari T= kerja hari jumlah D d = Q S.D 2 H.Q TC = + L d RoP = × unit 18.708 0 350.000.00 50 .000 17.500.000 50 250.000 35.000 (2 H D S 2 EOQ = = = × × = = unit/hari 1000 250 250.000 kerja hari D d = = = unit 10.000 10 1000 L d RoP = × = × =
Formulasi dalam Economic Order Quantity
Ket: D = jumlah demand / permintaan
S = biaya pemesanan
H = biaya simpan perunit/tahun h = % biaya simpan
c = harga barang / unit F = frekwensi pemesanan T = jarak tiap pesanan
d = permintaan perhari
EOQ (Q) = kuantitas ekonomis
TC = total biaya persediaan RoP = Reorder point Contoh:
Diketahui
Demand (D) = 250.000 unit, hari kerja = 250 hari Biaya penyimpanan (H) = Rp. 50,-/komp/th Biaya pemesanan (S) = Rp. 25.000,-/ pesan L = 10 hari
Tentukan EOQ, Reorder point, dan total biaya persediaannya! Jawab
935.414 Rp. 18.708 250.000 35.000 2 18.708 50 Q S.D 2 H.Q TC = × + × = + =
EOQ dengan Back order
Merupakan suatu keadaan dimana suatu perusahaan distributor terlambat untuk mengirim pesanan yang lalu maka perusahaan harus memberikan potongan kepada klien atas keterlambatan pengiriman. Dalam kondisi tertentu mungkin permintaan pelanggan tidak dipenuhi sekaligus, atau ada pesanan yang pemenuhannya ditunda yang disebabkan tidak tersedianya persediaan (stock out).
Hal ini sudah barang tentu akan berakibat terhadap besarnya biaya, yaitu akan menyebabkan timbulnya biaya kekurangan persediaan. Dengan demikian maka biaya total persediaan merupakan penjumlahan dari biaya pemesanan + biaya penyimpanan + biaya kekurangan persediaan. Kondisi tersebut dapat digambarkan sebagai berikut :
k K k-K
Gambar 1.3 EOQ dengan back order
Keterangan : Q = tingkat persediaan
K = jumlah setiap pesanan
t Q
B B H H 2.S.D (Q) EOQ = × + H B B 2.S.D I + × = H 2 2 2Q C -Q B. Q S.D Q 2 H.I TC + + = I -Q C = (Q) EOQ D F = k = on hand inventory
K-k = back order, yaitu jumlah pesanan yang belum bisa dipenuhi.
Syarat EOQ dengan back order:
1. Ada waktu (T1) dimana ada surplus persediaan (I)
2. Waktu (T2) dimana ada kekurangan persediaan (Q-1)
3. Setiap siklus memerlukan waktu sama
4. Biaya back order per-unit pertahun adalah konstan (B) 5. Back order dan persediaan dipenuhi secara bersamaan
Biaya persediaan total per tahun (TC), kuantitas paling ekonomis (EOQ), dan surplus persediaan (I) dihitung dengan formulasi :
Ket: EOQ (Q) = kuantitas ekonomis
I = surplus persediaan
C = jumlah yang dipesan kembali F = frek. Pembelian
B = biaya back order H = biaya simpan S = biaya pesan
Model Quantity Discount
Dalam rangka meningkatkan volume penjualan seringkali perusahaan (supplier) memberikan harga yang lebih rendah kepada pelanggan yang membeli dalam
jumlah yang lebih besar. Jadi harga per unit ditentukan semakin murah dengan semakin banyaknya jumlah yang dibeli.
Dalam model potongan harga ini kita harus mempertimbangkan trade off antara biaya pembelian dengan biaya penyimpanan, dimana semakin banyak jumlah yang dibeli maka biaya pembelian per unit akan semakin menurun, tapi di lain pihak biaya penyimpanan akan semakin meningkat.
Asumsi dalam Quantity Discount Model
1. Permintaan Bebas (Independent Demand)
2. Tingkat permintaan konstan (Demand rate is constant).
3. Lead time tetap dan diketahui (Lead time is constant
and know)
4. Harga per unit tergantung kepada kuantitas (Unit cost
depent on quantity)
5. Biaya penyimpanan proporgsional dengan rata-rata
tingkat persediaan (Carrying cost depends linearly on the average level of inventory)
6. Biaya pemesana per pesanan tetap (Ordering/setup cost
per order is fixed)
7. Hanya satu item yang dikendalikan (The item is a single
product)
Dalam rangka mencari biaya terendah dengan menggunakan model ini dimasukan biaya pembelian untuk mencari biaya total, secara matematis ditulis :
D QH
TC = --- S + --- + c.D
Q 2
Ket : c = harga barang
TC = total biaya persediaan, dst
Kalau terdapat beberapa potongan harga, maka untuk menentukan jumlah pemesanan yang akan meminimaliasi biaya persediaan total tahunan, perlu dilakukan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Hitung nilai EOQ untuk potongan harga tertinggi (harga terendah). Apabila jumlah ini fisibel, artinya jumlah yang akan dibeli mencapau jumlah yang dipersyaratkan dalam potongan harga, maka jumlah tersebut merupakan jumlah pembelian/pesanan yang optimal. Jika tidak lanjutkan ke tahap 2. 2. Hitung biaya total untuk kuantitas pada harga terendah tersebut.
3. Hitung EOQ pada harga terendah kedua. Jika jumlah ini fisibel hitung biaya totalnya, dan bandingkan dengan biaya total pada kuantitas sebelumnya (langkah 2). Kuantitas optimal adalah kuantitas yang memiliki biaya terendah. Jika langkah ketiga masih tidak fisibel, ulangi langkah-langkah di atas sampai diperoleh EOQ fisibel atau perhitungan tidak bisa dilanjutkan.
D -P P H 2.D.S (Q) EOQ = × .PP-d S.DQ 2 H.Q TC = +
EOQ dengan tingkat produksi terbatas (P > d)
Jika pesanan tidak diterima dalam jumlah besar, tapi diterima dalam jumlah yang lebih kecil sesuai dengan kemajuan produksi. Produk-produk yang dibeli / diproduksi sendiri mempunyai tingkat produksi (P) yang relatif lebih besar dari tingkat permintaan (d).
Ket: P = tingkat produksi perhari
d = tingkat permintaan perhari
Chase, Richard B., Thomas J Aquilano, Production and Operations Management,
A Life Cycle Approach, Homewood, Illionis
Murdick, G Robert, Barry Render, Roberta S Russell, Service Operation
Management, Allyn and Bacon, Massachusetts
Krajewski, Lee J., Operation Management, Srtategy and Analysis, sixth edition, Prentice-Hall International, Inc., New Jersey.
Render, Barrry , Jay Heizer, Operation Management, Pearson Education Inc., New Jersey.
