BAB 3
ANALISIS DAN PERANCANGAN
3.1. Organisasi
3.1.1. Latar Belakang Organisasi
PT. Enseval didirikan pada Oktober 1973, sebagai akibat dari pemisahan fungsi distribusi dari pemasaran dan produksi PT. Kalbe Farma bersama anak perusahaan.
Dalam perkembangannya PT. Enseval juga berkembang menjadi distributor umum, tidak saja menjadi distributor produk produk farmasi saja tapi juga mencakup produk keperluan konsumen, alat-alat kedokteran bahkan agen dan distributor bahan-bahan dasar kimia untuk industri farmasi, kosmetik dan industri makanan. Sejalan dengan perkembangan ekonomi Indonesia, PT. Enseval juga melakukan diversifikasi ke berbagai usaha diluar bidang perdagangan dan distribusi.
Ketika manajemen mengambil kebijaksanaan untuk kembali ke bidang usaha inti pada tahun 1993, maka semua kegiatan usaha perdagangan dan distribusi dipindahkan ke PT Arya Gupta Cempaka suatu Perseroan yang didirikan pada tahun 1988 yang selanjutnya pada 6 Agustus 1993 berganti nama menjadi PT Enseval Putera Megatrading.
Pada 1 Agustus 1994 Perseroan tercatat di Bursa Efek Jakarta sebagai PT.Enseval Putera Megatrading Tbk.
PT.Enseval Putera Megatrading Tbk. adalah distributor farmasi terbesar di Indonesia yang mampu menjangkau seluruh pelosok nusantara dengan 42 kantor cabang kami. Selain produk-produk farmasi, kami juga menyalurkan produk-produk nutrisi, kesehatan masyarakat, kosmetik, peralatan medis, diagnosis dan bahan baku.
Kegiatan Perseroan difokuskan pada jasa distribusi dan perdagangan, yang terdiri atas 4 divisi, yaitu :
• Divisi penjualan dan distribusi produk farmasi.
• Divisi penjualan dan distribusi produk barang konsumsi, obat bebas dan nutrisi
• Divisi pemasaran dan distribusi produk peralatan & perlengkapan kesehatan
• Divisi pemasaran dan penjualan produk kimia bahan baku industri farmasi, kosmetik, makanan dan kesehatan hewan
Hingga kini, Perseroan memiliki 42 cabang di seluruh Indonesia yang tersebar dari Banda Aceh sampai ke Jayapura. Perseroan juga memiliki infrastruktur yang memadai guna menunjang kelancaran operasional logistik yaitu 2 Regional Distribution Center berupa fasilitas gudang besar yang berada di Jakarta dan Surabaya. Masing-masing cabang memiliki gudang dan armada pengiriman serta personil lengkap guna menunjang kegiatan operasional dan keperluan pihak pemasok (Prinsipal) dan Pelanggan (Outlet).
Pada saat ini perseroan mempunyai lebih dari 100 pemasok (Prinsipal) dan melayani secara langsung lebih dari 200,000 outlet di seluruh Indonesia.
Sampai dengan tahun 2009, Perseroan mempunyai 5 anak perusahaan yaitu:
• PT Tri Sapta Jaya
• PT Millenia Dharma Insani • PT Enseval Medika Prima
• PT Global Chemindo Megatrading • PT Renalmed Tiara Utama
PT. Tri Sapta Jaya yang juga bergerak dibidang usaha distribusi produk farmasi dan kesehatan akan berfokus untuk memperluas jaringan distribusi farmasi ke pasar bawah dan juga lebih menjangkau daerah-daerah yang terpencil.
PT. Millenia Dharma Insani didirikan pada tahun 2003, dikembangkan dari hanya bisnis apotik menjadi klinik dengan nama Mitrasana. Klinik Mitrasana menyediakan fasilitas kesehatan yang ekonomis dan terintegrasi yang meliputi praktek dokter, farmasi, laboratoriumi, mini market dan sekarang diperluas dengan jasa layanan hemodialisis. Dengan visi menjadi klinik pilhan keluarga Indonesia dengan pelayanan prima dan harga terjangkau, Klinik Mitrasana ini kini telah menambah jumlah klinik menjadi 13 buah di tahun 2009 di area Jakarta dan sekitarnya.
Selanjutnya, dengan tujuan untuk melakukan perluasan atau ekstensifikasi usaha di bidang pemasaran dan perdagangan alat kesehatan, maka
pada November 2007, didirikan anak perusahaan yaitu PT Enseval Medika Prima yang kini sudah mulai beroperasi secara resmi pada Oktober 2008. PT. Enseval Medika Prima bergerak di bidang pemasaran alat kesehatan dan diagnostik secara lebih fokus.
PT Global Chemindo Megatrading yang juga didirikan pada November 2007 merupakan anak perusahaan yang bergerak di bidang bahan baku akan terus berfokus pada penjualan bahan baku baik ke pelanggan dalam grup maupun non grup. PT Global Chemindo Megatrading kini sudah memulai kegiatan usaha secara independen sejak Oktober 2008.
Sebagai langkah diversifikasi jenis layanan dalam bidang kesehatan, Perseroan mendirikan anak perusahaan yaitu PT Renalmed Tiara Utama pada Juli 2008 dan Perseroan melakukan akuisisi usaha penyediaan bahan-bahan dan mesin hemodialisa bagi pasien gagal ginjal ke rumah-rumah sakit dan klinik-klinik pada Oktober 2008 dari pihak ketiga yang meliputi: kendaraan, mesin hemodialisa dan persediaan dimana sekaligus PT. Renalmed Tiara Utama secara resmi memulai kegiatan usahanya di bulan yang sama.
Direktur
Staff Administrasi Akuntan Programmer
Wakil Direktur 3.1.2. Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan
3.1.3. Wewenang dan Tanggung Jawab
Berdasarkan gambar 3.1 tentang struktur organisasi di atas maka pembagian wewenang dan tanggung jawab di perusahaan adalah sebagai berikut :
Direktur ( Sekaligus pemilik )
Wewenang dan tanggung jawab direktur adalah sebagai berikut : • Pemegang Saham utama dan terbesar
• Berhak menentukan pegawai-pegawai yang layak berada di perusahaan
Wakil Direktur
Wewenang dan tanggung jawab wakil direktur adalah sebagai berikut : • Pemegang saham terbesar kedua
• Mengatur pembagian tugas terhadap bawahan-bawahannya
• Mengawasi kegiatan yang berlangsung di perusahaan
Progammer
Wewenang dan tanggung jawab programmer adalah sebagai berikut : • Menerima perintah langsung dari direktur maupun wakil direktur
• Bertanggung jawab atas pekerjaan proyek yang diserahkan padanya (programming)
Administrasi
Wewenang dan tanggung jawab administrasi adalah sebagai berikut : • Mengurus dan memelihara dokumen-dokumen yang penting bagi
perusahaan
• Memonitor semua dokumen perizinan perusahaan yang akan atau telah jatuh tempo
• Membantu dalam pembuatan order pembelian, surat jalan, faktur pembuatan, faktur retur barang, tagihan pembayaran, dan surat penting lainnya
Akuntan
Wewenang dan tanggung jawab akuntan adalah sebagai berikut : • Bertanggung jawab mengurus pembukuan perusahaan
• Mengontrol sistem keuangan perusahaan
• Bertugas membuat laporan tutup buku setiap bulannya
3.1.4. Visi dan Misi 3.1.4.1. Visi
Menjadi Perusahaan jasa distribusi yang terintegrasi di bidang kesehatan melalui penyediaan layanan yang prima, penggunaan teknologi dan kepemimpinan yang kuat.
3.1.4.2. Misi
• Menyediakan layanan dan produk yang berorientasi pada pelanggan (3P) melalui inovasi dan pelayanan konsumen yang memuaskan. • Mengembangkan jaringan farmasi yang luas dan menyeluruh.
• Mengembangkan jaringan farmasi yang ekstensif dan tersedia dimana-mana.
• Mengembangkan jaringan penyaluran yang kreatif (misal : pengiriman langsung ke konsumen).
• Membangun kompetensi melalui manajemen sumber daya manusia. • Teknologi informasi yang terpadu dan berdasarkan kebutuhan pasar. • Menciptakan jaringan regional di ASEAN (untuk farmasi &
konsumen).
• Meningkatkan kesehatan melalui penyediaan produk kesehatan.
3.2 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan 3.2.1 Prosedur Sistem yang Berjalan
Perusahaan ini memiliki kewajiban pada tiap-tiap principal untuk mengirimkan data penjualan maupun data stok yang sedang berjalan, hal ini disebabkan perusahaan ini merupakan distributor tunggal untuk barang-barang tertentu. Cara kerja sistem informasi pada perusahaan ini dapat dideskripsikan sebagai berikut.
Pada sistem informasi perusahaan ini memasukkan jumlah produksi barang-barang produksinya sendiri pada database, selanjutnya baru barang-barang yang perusahaan ini beli dari farmasi besar lainnya akan di masukkan dalam database. Proses ini terjadi dalam database gudang pusat perusahaan tersebut. Kemudian data-data pembelian dan stok tersebut akan di kirimkan kepada kantor pusat perusahaan tersebut untuk diolah menjadi divisi-divisi tertentu, yakni : obat yang boleh dijual bebas dengan obat yang hanya boleh dijual kepada apotik berlisensi
BPOM (Badan Pengawas Obat dan Makanan). Dokumen-dokumen seperti ini bersifat rahasia dan tidak boleh diketahui orang banyak karena ditakutkan akan dipergunakan untuk tindakan yang tidak terpuji oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab.
Maka dari hal itu, PT. Enseval menggunakan jaringan FTP (File Transfer Protocol) yang tertutup ataupun email yang terproteksi dalam melakukan pengiriman data-data perusahaan.
3.2.2 Permasalahan yang Dihadapi
Sistem yang ada masih belum cukup memuaskan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan akan pengiriman data dari kantor pusat pada kantor cabang maupun pada anak perusahaan.
Sistem perusahaan ini juga membutuhkan sebuah server untuk menyimpan data-data serta mengirimnya kepada pelanggan maupun anak perusahaan. Pada pertama kali sistem ini di jalankan tentu saja akan berdampak baik pada perusahaan, namun seiring bertambahnya waktu dan perkembangan pada perusahaan ini maka data-data yang disimpan maupun di kirim otomatis akan bertambah banyak dan besar ukurannya. Maka masalah yang akan di hadapi perusahaan ini adalah penyimpanan data serta pengiriman data akan semakin besar pemrosesannya. Di sisi lain, sistem ini tidak memperbolehkan penghapusan data-data yang ada dan sudah terkirim hingga penyelesaian proses audit oleh auditor dan BPOM (Badan Pengawas Obat dan Makanan).
Dari permasalahan di atas maka penulis menyimpulkan permasalahan yang di hadapi PT. Enseval ini adalah :
• Besarnya ukuran data-data tertulis yang dikirimkan maupun diterima. • Banyaknya kuantitas data-data tertulis yang dikirimkan maupun
diterima.
• Jalur pengiriman data adalah FTP (File Transfer Protocol) dan internet yang kadang mengalami permasalahan apabila data-data yang dikirim maupun diterima terlalu besar ataupun banyak jumlahnya.
3.2.3 Alternatif Pemecahan Masalah
Dari hasil analisa permasalahan di atas, penulis dapat menyimpulkan untuk melangsungkan tetap berjalannya sistem yang sudah ada sekarang ini, diperlukan alternatif pemecahan masalah pada proses pengiriman data maupun tanpa harus merubah seluruh sistem yang sedang berjalan. Penulis mengusulkan dilakukannya proses kompresi data-data pada data-data yang hendak dikirim maupun diterima tersebut.
3.3 Perancangan Program
Perancangan program aplikasi ini dilakukan dengan menerapkan algoritma Lempel-Ziv (LZA) dan menggunakan pendekatan secara matematis. Metode penelitian yang dilakukan adalah metode perancangan, yang akan dibagi menjadi 2 tahapan berikut :
3.3.1 Algoritma Kompresi Data ( Zipping )
Proses ini akan dimulai dengan cara memilih file yang akan dikompres. File akan dikenali sebagai input stream yakni deretan karakter/simbol yang ukuran panjangnya sesuai dengan ukuran file. Program kemudian akan membaca input stream tersebut menggunakan metode search buffer dan look-ahead buffer dengan ukuran 2a bit, dimana a adalah nilai pangkat yang dibatasi oleh jumlah memory pada hardware.
Proses kompresi akan dimulai dengan membaca input stream dalam satuan bytes dan mencatat n bytes terakhir yang dibaca, jika program menemukan susunan kata yang sama, maka program akan memberikan suatu output nilai yang dikenal dengan nama token. Token sendiri memiliki sebuah struktur sebagai berikut :
T = ( x,y,Z ) x = offset ( 2 bit ) y = length ( 2bit )
Z = next symbol ( 1 byte )
Dalam proses kompresi ini, program akan merekam kemungkinan yang ada bila ada karakter yang bersebelahan dalam susunan. Langkah terakhir pada proses ini adalah dengan menyimpan setiap kode token ke dalam node-node.
Langkah-langkah proses ini adalah sebagai berikut : 1. Baca file dokumen ke dalam memori
2. Simpan nilai total panjang file dalam ukuran bytes 3. Scan input stream mulai dari current sampai panjang file
4. Apakah ditemukan byte yang sama dengan current? 5. Jika ditemukan :
• Dengan menggunakan metode search buffer, Bandingkan apakah byte setelah current dengan current ada yang sama.
• Terus bandingkan hingga tidak terdapat byte yang sama. • Pada saat byte sudah tidak ada yang sama :
¾ Simpan nilai offset pada search buffer mulai dari posisi byte yang sama sampai current, dan nilai length yang menunjukkan panjang byte berikutnya yang sama kemudian dilanjutkan sampai byte yang melewati current sebanyak length. Beri nilai flag = 1 yang menandakan bahwa file tersebut telah terkompresi secara optimal.
6. Jika tidak ditemukan, maka byte dengan kondisi yang tidak terkompresi akan langsung disimpan dan diberi nilai flag = 0 yang menandakan file tersebut tidak dapat di kompresi secara optimal. 7. Lakukan iterasi mulai dari langkah ke-3.
Untuk lebih jelasnya, algoritma ini akan dijelaskan lebih lanjut dengan flowchart seperti yang terlihat pada gambar 3.2, halaman 36.
Gambar 3.2 Proses Algoritma Kompressi Data ( Zipping ) F F F T T T Start End Load File
Translate into bytes
Count total bytes of length fil
i = 0
For i = 0 to length file
Find a Match
If Match
Create token(offset, length, next symbol) Output Flag = 1 i == length file i ++ i == length file Output Flag = 0 Output a literal (Uncompressed) i ++
3.3.2 Algoritma Dekompresi Data ( Unzipping )
Proses ini ada kebalikan dari proses kompresi data, dimana token-token yang dibuat pada proses kompresi akan diurai kembai menjadi susunan karakter dan akan membentuk file utuh seperti pada sumbernya. Langkah – langkah proses ini adalah sebagai berikut :
1. Program membaca file yang telah di kompressi dan mendapatkan informasi length dari file tersebut
2. Selama proses membaca kode-kode token, program akan membaca flag.
3. Apabila nilai flag = 1 ;
• Program akan membaca token sebagai kode-kode dan mendapatkan isi dari token tersebut.
• Cetak hasil yang sama dengan token hingga pada posisi pointer. • Lakukan pembacaan untuk token berikutnya.
4. Apabila nilai flag = 0 ;
• Program akan membaca token tersebut sebagai data yang tidak terkompress secara optimal. Sehingga program hanya akan mencetak data yang terdapat di dalamnya. • Lakukan pembacaan untuk token berikutnya
5. Lakukan iterasi hingga mencapai length data yang telah terkompresi.
Untuk lebih jelasnya, algoritma ini akan dijelaskan lebih lanjut dengan flowchart seperti yang terlihat pada gambar 3.3, halaman 38.
Gambar 3.3 Proses Algoritma Dekompressi Data ( Unzipping ) T
F Start
End
For iterasi = 0 to length file
Flag = 1
Get the description of the Token and Match
Copy match to current position
Get a literal and put it on the Output
Read compressed file and get length
Read Token
Read Flag
3 3.4 Pera Zipp halam gamb gamb ancangan Ta Program ing, Unzipp man 40, gam baran struktu bar 3.4 sebag ampilan La aplikasi ini ping, dan A mbar 3.6 hal ur dari menu gai berikut : Ga About ayar dibuat men bout, sepert laman 40, d u program ap ambar 3.4 St U nggunakan 3 ti yang dap dan gambar plikasi yang truktur Menu Unzipping 3 buah tamp pat dilihat p 3.7 halaman g dirancang d u Program Z pilan menu, pada gamba n 41. Sedan dapat dilihat Zipping yaitu ar 3.5 ngkan, t pada
¾ Rancangan tampilan Unzipping
Gambar 3.5 Rancangan tampilan Unzipping ¾ Rancangan tampilan Zipping
¾ Rancangan tampilan About
