PERENCANAAN STRATEGI DALAM MEMBANTU KINERJA
PENATAAN DATA PELANGGAN
PADA PT. PLN (PERSERO) UPJ CIJAWURA BANDUNG
Renol Burjulius, M.Kom.1, Nelly Willyana, Amd21 Program Studi Sistem Informasi, STMIK LPKIA 2 Program Studi Sistem Informasi, STMIK LPKIA
Jl. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. +62 22 75642823, Fax. +62 22 7564282 1Renol@y7mail.com , 2NellyWillyana44@gmail.com
ABSTRAKSI
Kearsipan merupakan bagian pekerjaan perusahaan yang sangat penting. Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan kegiatan perusahaan karena arsip merupakan pusat ingatan untuk setiap kegiatan dalam perusahaan. Akan tetapi dalam penanganan penataan arsip data pelanggan PT PLN (Persero) UPJ Cijawura Bandung masih belum efisien karena belum tepatnya strategi yang digunakan dan sistem yang diterapkan belum hal tersebut membuat proses penataan dan pengolahan arsip induk langganan menjadi tidak efektif dan efisien.
Model perancangan strategi yang digunakan dalam perancangan strategi disini menggunakan model Wheleen dan Hunger dengan metode analisa SWOT (Strength, Weakness, Opportunitie, Threat), analisa IFAS (Internal Factor Analysis Summary), EFAS (Eksternal Factor Analysis Summary), Kuadran SWOT dan Matrik TOWS. Sedangkan untuk model pengembangan sistem informasi yang digunakan dalam Laporan Skripsi ini menggunakan model prototipe dengan pendekatan yang sesuai kebutuhan. Implementasi dari pengembangan sistem menggunakan bahasa pemrograman php dengan menggunakan framework yii.
Kata Kunci : Perencanaan Strategi, Tata Kelola Arsip, Framework Yii 1. Pendahuluan
PT PLN (Persero) UPJ Cijawura merupakan suatu BUMN yang telah menerapkan penggunaan teknologi informasi pada setiap kegiatan perusahaannya. Salah satunya adalah pada bagian administrasi induk langganan. Administrasi Induk Langganan bertugas untuk menata dan mengelola semua arsip yang beruhubungan dengan data pelanggan agar tertata rapih dan dapat dicari dengan mudah dan cepat jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Strategi pengelolaan arsip yang baik dapat menunjang kegiatan administrasi agar lebih lancar. Dalam kegiatan pengelolaan arsip, terutama dalam proses penyimpanan dibutuhkan tempat yang baik agar arsip yang disimpan tetap terjaga dengan baik. Tenaga-tenaga kearsipan juga dibutuhkan guna menemukan kembali arsip dengan mudah bila sewaktu-waktu diperlukan. Jika strategi manajemen kearsipan dalam perusahaan tepat dan berjalan dengan baik maka kegiatan perusahaan akan berjalan dengan baik. Begitu pun sebaliknya jika
strategi manajemen kearsipan kurang tepat, maka kegiatan perusahaan tidak akan berjalan atau beroperasi dengan baik. Hal ini dikarenakan arsip/dokumen merupakan bukti transaksi atau kegiatan sebagai bagian dari akuntabilita organisasi.
Berdasarkan dari hasil observasi dan wawancara yang telah dilakukan penulis, strategi pengelolaan arsip data pelanggan belum sesuai dengan proses bisnis yang terjadi administrasi Arsip Induk Langganan (AIL). Yang mana pegawai administrasi induk langganan sering merasa disulitkan karena kurangnya sumber daya manusia untuk membantu dalam proses penataan data pelanggan. Selain itu sistem atau Aplikasi yang digunakan sebagai tools untuk pengelolaan arsip tersebut masih belum tepat atau sesuai dengan kebutuhannya.
Berdasarkan dari penjelasan tersebut terdapat beberapa permasalahan, yaitu : 1. Belum adanya strategi yang tepat untuk
mengelola arsip data pelanggan di PT PLN UPJ Cijawura.
2. Perlunya pengembangan aplikasi atau sistem pengelolaan arsip induk langganan (AIL) yang dapat membantu penataan AIL agar lebih cepat dalam penemuan kembali arsip.
Adapun ruang lingkup masalah yang akan penulis bahas adalah sebagai berikut : 1. Perencanaan strategis sistem informasi
pengelolaan arsip data pelanggan (Arsip Induk Langganan) pada bagian administrasi AIL.
2. Strategi sistem informasi di kembangkan untuk meningkatkan kinerja yang diharapkan dapat menjadi strategi penataan AIL yang baik, tepat dan sesuai dengan kebutuhan.
3. Model perencanaan strategi yang digunakan dalam penelitian ini adalah model Wheleen dan Hunger dengan melakukan analisa SWOT (Strength, Weakness, Opportunitie, Threat), analisa IFAS (Internal Factor Analysis Summary), analisa EFAS (Eksternal Factor Analysis Summary), Kuadran SWOT dan Matrik TOWS
Tujuan yang ingin di capai dalam penelitian ini adalah :
1. Merancang strategi untuk pengelolaan arsip data pelanggan sesuai dengan kebutuhan dan dapat membantu proses bisnis pada administrasi arsip induk langganan.
2. Merancang pengembangan aplikasi guna membantu meningkatkan kinerja penataan atau pengolah arsip data pelanggan (AIL).
2. Landasan Teori
Arsip perlu dipelihara, dijamin keselamatannya agar dapat digunakan untuk berbagai keperluan. Ini berarti setiap organisasi mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk menyelamatkan bahan pertanggungjawaban kegiatan organisasi. Upaya ini disamping melakukan pembinaan di bidang system kearsipannya, juga merancang penggunaan ruangan dan peralatan sesuai dengan ketentuan teknis kearsipan.
Perencanaan Strategi
Menurut Sondang P. Siagian dalam bukunya manajemen strategi menyatakan “Strategi adalah serangkaian keputusan dan tindakan mendasar yang dibuat oleh seluruh jajaran suatu organisasi dalam rangka pencapaian tujuan organisasi tersebut”. Dalam membantu proses perencanaan strategi, formulasi yang digunakan adalah formulasi strategi dengan menggunakan model wheleen dan hunger. Formulasi strategi dimulai dengan kegiatan analisis situasional yaitu suatu proses untuk menemukan kecocokan strategi antara peluang yang ada dilingkungan eksternal perusahaan dengan kekuatan internal yang dimilik perusahaan sementara pada saat yang sama memperhitungkan berbagai ancaman yang ada diluar lingkungan perusahaan dan kelemahan internal perusahaan.
3. Analisa Dan Perancangan Perangkat Lunak
Analisa SWOT
Dari hasil analisis lingkungan internal dan eksternal yang telah dilakukan sebelumnya maka dapat disimpulkan dalam analisa SWOT. Analisa SWOT dilakukan dengan mengidentifikasi kekuatan (Strenght) dan faktor-faktor positif yang berasal dari internal organisasi, Kelemahan (Weakness) dan faktor-faktor negatif yang berasal dari inernal, Peluang (Opportunities) atau kesempatan dan keuntungan dari faktor eksternal dan ancaman (Treath) atau resiko yang dipengaruhi oleh faktor eksternal organisasi.
Tabel 3.1 Analisa Faktor Internal Strength (Kekuatan) Weakness (Kelemahan) 1. Tersedianya sarana dan prasarana penunjang penataan AIL 2. Semua SDM berpendidikan D3 atau Diploma 1. Kurangnya SDM dalam mengelola penataan AIL 2. Masih terdapat nomor ganda dalam aplikasi AIL
3. Adanya tenaga kerja khusus sistem aplikasi (programmer)
3. Sistem aplikasi AIL yang sering mengalami error 4. Belum tersedianya pengelompokan daya dalam sistem aplikasi. 5. Terus bertambahnya berkas data pelanggan setiap bulan. Tabel 3.2 Analisa Faktor Eksternal
Opportunities (Peluang) Treats (Ancaman) 1. Perkembangan teknologi untuk mendukung penataan AIL 2. Adanya SDM
bantuan dari para pelajar/mahasiswa PKL. 3. Adanya Arsip Nasional sebagai lembaga pemerintahan non kementrian, untuk diklat kearsipan. 1. Banyaknya virus yang dapat merusak sistem. 2. Ancaman kebakaran dan rusaknya arsip yang disimpan.
Analisa IFAS dan EFAS
Setelah melakukan pengamatan terhadap faktor lingkungan internal dan eksternal organisasi serta mengidentifikasi sejumlah faktor-faktor internal dan eksternal yang akan berperngaruh terhadap strategi perusahaan, maka dapat digunakan tabel Internal Factors Analysis Summary (IFAS) dan Eksternal Factors Analysis Summary (EFAS) . Berikut merupakan langkah - langkah yang harus dilakukan :
1. Pada kolom 1 (Faktor Strategi Internal/Eksternal), masukan beberapa faktor strength (kekuatan), weakness (kelemahan), opportunities (Peluang) dan Treath (Ancaman) paling penting yang dihadapi manajemen pengarsipan.
2. Pada kolom 2 (Bobot), berikan bobot untuk setiap faktor dari kisaran 1,0 (sangat penting) sampai dengan 0,0 (tidak penting). Pembobotan ini menggunakan metode Paired Comparison, sehingga diperoleh bobot untuk masing – masing variabel. 3. Pada kolom 3 (Peringkat), berikan
peringkat untuk masing-masing faktor. Peringkat berkisar dari 5,0 (sangat baik) sampai dengan 1,0 (buruk), peringkat tersebut bertujuan untuk mengetahui faktor kekuatan/peluang mana yang lebih baik diantara faktor strategis yang menjadi kekuatan/peluang dan faktor kelemahan/ancaman mana yang lebih lemah diantara faktor strategis yang menjadi kelemahan/ancaman.
4. Pada kolom 4 (Nilai Tertimbang), kalikan bobot pada kolom 2 dengan peringkat pada kolom 3 untuk menghasilkan nilai tertimbang.
5. Terakhir jumlahkan masing-masing nilai tertimbang yang ada pada kolom 4 untuk mendapatkan jumlah nilai tertimbang total bagi manajemen pengarsipan. Jumlah keseluruhan nilai tertimbang menunjukan seberapa baik manajemen pengarsipan memberikan respon terhadap berbagai faktor yang ada atau yang diharapkan.
Berikut merupakan hasil dari tabel IFAS dan EFAS yang telah dibuatkan berdasarkan keadaan yang terjadi dalam manajemen pengarsipan
Tabel 3.3 Analisis Faktor Internal (IFAS) Faktor Strategi Internal Bo- bot Pering kat Nilai Tertim bang Strength (Kekuatan) S1 Tersedianya sarana dan prasarana penunjang penataan AIL 0,14 3,5 0,49 S2 Semua SDM 0,10 3 0.30
berpendidikan D3 atau Diploma S3 adanya tenaga kerja khusus aiatem aplikasi (programmer) 0,13 3,5 0,46 Weakness (Kelemahan) W1 Kurangnya SDM untuk Penataan AIL 0,12 1 0,12 W2 Masih terdapat nomor ganda dalam aplikasi AIL 0,15 2,5 0,38 W3 Sering terjadi nya sistem error pada saat-saat tertentu. 0,16 2,5 0,40 W4 Belum tersedianya pengelompok-an daya dalam sistem aplikasi 0,11 1,5 0,16 W5 Terus bertambahnya berkas data pelanggan setiap bulan. 0,10 3 0,30 Total Nilai 1.00 2,61 Tabel 3.4 Analisis Faktor Eksternal
(EFAS) Faktor Strategi Internal Bo- bot Pering kat Nilai Tertim bang Opportunities (Peluang) O1 Perkembangan Teknologi untuk mendukung penataan AIL 0,24 3,5 0,84 O2 Adanya SDM bantuan 0,13 3 0,39 dari para pelajar/mahasi swa PKL O3 Adanya Arsip Nasional sebagai lembaga pemerintahan non kementrian, untuk diklat kearsipan. 0,24 2,5 0,60 Threats (Ancaman) T1 Banyaknya virus yang dapat merusak sistem. 0,22 3,5 0,77 T2 Ancaman kebakaran dan rusaknya arsip yang disimpan. 0,18 2 0,35 Total Nilai 1.00 2,95 4. Implementasi
Setelah melakukan analisa pada bagian administrasi AIL PT PLN UPJ Cijawura yang meliputi analisa SWOT, EFAS dan IFAS, maka solusi yang diharapkan dalam membantu memecahkan dan mengatasi masalah yang dihadapi adalah dengan menggunakan TOWS Matrix. TOWS Matrix merupakan salah satu analisa bisnis yang dirasa mampu memberikan strategi yang tepat berdasarkan atas tabel IFAS dan EFAS yang telah dilakukan sebelumnya.
Tabel 4.1 Analisa Tows Matrix Strength (Kekuatan) Weakness (Kelemahan) Opport unities (Pelu-ang) S-O 1. Meningkat-kan sarana dan prasarana yang ada untuk meningkat-W-O 1.Meningkatkan jumlah SDM untuk membantu pengelolaan arsip di UPJ. 2. Mengembang-kan dan
kan kinerja pekerjaan. 2. Meningkat-kan pengadaan insfrastruk-tur teknologi informasi yang dimiliki dalam mendukung proses penataan dan pengolahan arsip. 3. Meningkat-kan kualitas SDM melalui diklat 4.Membina hubungan baik dengan intansi para pelajar PKL. memperbaiki sistem aplikasi pengolahan arsip untuk mempermudah pekerjaan. 3.Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap sistem aplikasi pengarsipan sehingga pekerjaan dapat dilakukan dengan efektif dan efisien. Treats (Ancam -an) S-T 1. Menyedia-kan keamanan sistem seperti antivirus dan meningkat kan insfrastruk-tur teknologi informasi penanggul-angan virus yang menyerang sistem. W-T 1. Meningkat-kan kinerja dengan memberikan motivasi berupa penghargaan. 2. Merefresh SOP yang sesuai dengan kebutuhan penataan data pelanggan. 2.Meningkat kan keamanan pada ruang penyimpan an arsip serta melakukan perawatan pada arsip itu sendiri.
Berdasarkan Strategi yang didapat dari hasil analisa TOWS Matrix diharapkan pengelolaan arsip data pelanggan yang ada di PT.PLN UPJ Cijawura dapat membantu meningkatkan kinerja para pegawai administrasi data pelanggan, dimana adanya strategi yang ada dapat mengatur, mengelola dan memantau kegiatan proses bisnis kearsipan baik secara teknis maupun non teknis.
Setelah melakukan analisa TOWS Matrix selanjutnya adalah melakukan keputusan untuk menentukan strategi mana yang tepat dan sesuai dengan kondisi PT PLN UPJ Cijawura berdasarkan atas perhitungan Kuadran SWOT. Perhitungan kuadran SWOT dilakukan berdasarkan atas hasil IFAS dan EFAS yang telah dilakukan sebelumnya, dimana dari analisa IFAS dapat diketahui posisi sumbu X dengan hasil -0,11 sedangkan analisa EFAS dapat diketahui posisi sumbu Y dengan hasil 0,71. Berikut merupakan posisi Kuadran SWOT.
O (-0,11;0,71)
W S
T
Gambar 4.1 Kuadran SWOT Berdasarkan atas hasil Kuadran SWOT yang telah dilakukan maka strategi yang sesuai adalah strategi WO. Strategi WO
merupakan strategi yang digunakan untuk meminimalisir kelemahan dengan memanfaatkan peluang yang ada. Berikut merupakan strategi alternatif WO yang dapat dilakukan, yaitu :
1. Menambahkan atau menyalurkan SDM, dalam strategi ini terdapat beberapa kegiatan alternatif seperti
melakukan rekrutment,
mengefektifkan SDM, dan Mengadakan double Jobs Descriptions. Alternatif-alternatif tersebut dapat dilakukan untuk mendukung tercapainya strategi utama.
2. Melakukan monitoring dan evaluasi sistem, dalam strategi ini terdapat 2 kagiatan alternatif yang dapat dilakukan seperti membuat jadwal monitoring dana evaluasi sistem, dan membuat tim yang mana tim tersebut bertugas untuk memonitoring dan mengevaluasi sistem.
3. Mengembangkan sistem penataan Ail, dalam strategi ini juga terdapat 2 kegiatan alternatif yang dapat dilakukan seperti mengevaluasi prosedur penataan AIL dan melakukan evaluasi terhadap sistem yang sedang berjalan lalu lakukan perancangan pengembangan sesuai prosedur dan kebutuhan.
5. Kesimpulan dan Saran Kesimpulan
Berdasarkan atas hasil penelitian yang telah dilakukan didapat bahwa keadaan PT PLN (Persero) UPJ Cijawura khususnya bagian Administrasi induk langganan saat ini berada pada posisi -011;0,71. Yang mana kondisi tersebut merupakan keadaan yang sangat lemah atas peluang yang ada, oleh sebab itu strategi yang cocok dalam keadaan organisasi saat ini adalah Strategi WO. Strategi WO tersebut telah berhasil diimplementasikan dengan bantuan alat atau tools yang telah dirancang atau dibuat berdasarkan atas hasil analisis aplikasi yang sudah digunakan sebelumnya.
Saran
Adapun saran yang penulis harapkan agar dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip dimasa yang akan datang adalah Strategi yang diusulkan dapat dikembangkan sesuai dengan persoalan yang ada. Selain itu perancangan aplikasi yang telah dibuat masih bersifat prototype, penulis berharap rancangan ini dapat lebih dikembangkan kembali sesuai dengan kebutuhan yang akan datang.
Daftar Pustaka Sumber Internet
KumalaSari, D. N. (2013). Strategi PT.PLN (Persero) Area Pelayanan Jaringan (APJ) Surakarta Dalam Mengatasi tunggakan Pelanggan. Strategi PT.PLN (Persero) Area Pelayanan Jaringan (APJ) Surakarta Dalam
Mengatasi tunggakan Pelanggan, II,
https://m- id.123dok.com/document/zx55e2nq- strategi-pt-pln-persero-area-pelayanan-jaringan-apj-surakarta-dalam mengatasi-tunggakan-pelanggan.html.
Rajak, R. (2014). Sistem Kearsipan Pada PT.PLN
(PERSERO) Rayon Limboto.
http://eprints.ung.ac.id/id/eprint/504, 4-9.
Sumber Buku
Solihin, I. (2012). Manajemen Strategik.
Jakarta: Erlangga.
Sudaryono. (2015). Metodologi Riset diBidang TI. Yogyakarta: Andi.
Sugiarto, A., & Wahyono, T. (2014).
Manajemen Kearsipan Elektonik Panduan
Pengembangan Aplikasi Kearsipan
Elektronik. Yogyakarta: Penerbit Gava
Media.
Supriansyah. (2015). Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip Dinamis Inakti ANRI Jakarta. utilitas.uhamka.ac.id, 6-7.
Sutabri, T. (2012). Analisis Sistem Informasi.
