PANDUAN PENGGUNAAN SIM PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT UNIVERSITAS PENDIDIKAN GANESHA TAHUN 2015

(1)

Panduan Penggunaan SIM P2M UndikshaTahun 2014 i

PANDUAN PENGGUNAAN SIM PENGABDIAN KEPADA

MASYARAKAT UNIVERSITAS PENDIDIKAN GANESHA

TAHUN 2015

LEMBAGA PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

UNIVERSITAS PENDIDIKAN GANESHA

(2)

Panduan Penggunaan SIM P2M UndikshaTahun 2014 i

KATA PENGANTAR

Buku Panduan Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Program Pengbdian kepada Masyarakat (SIM P2M) ini menjelaskan tentang mekanisme pendaftaran proposal secara online, pengisian log book, pengisian penggunaan anggaran, penguploadan laporan, monitoring online, penilaian proposal online, serta pengolahan dan monitoring data oleh admin.

Buku Panduan ini menjadi penting untuk diterbitkan dan akan dilakukan pembaharuan/maintenance system. Oleh karena itu Lembaga Pengabdian kepada Masyarakat akan mealakukan analisa untuk penambahan fitur-fitur dalam system SIM P2M ini.

Buku Panduan ini menjadi acuan dalam melaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat bagi dosen dan fungsional lainnya di lingkungan Universitas Pendidikan Ganesha. Dengan penerbitan Buku Panduan ini diharapkan dapat meningkatkan kualitas pengelolaan program-program yang dikeluarkan oleh Universitas Pendidikan Ganesha umumnya dan Lembaga Pengabdian kepada Masyarakat khususnya, agar dapat dipertanggungjawabkan secara lebih baik tanpa mengurangi kreativitas para pengusul dan pengelola pengabdian masyarakat di Universitas Pendidikan Ganesha. Versi elektronik Buku Panduan Penggunaan SIM Pengabdian kepada Masyarakat ini juga tersedia di laman http://p2m.undiksha.ac.id.

Atas terbitnya Buku Panduan ini kami menyampaikan ucapan terimakasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada semua anggota tim penyusun atas sumbangsih yang telah diberikan mulai dari menggagas dan menyusun sampai dengan penerbitan.

Singaraja, Oktober 2015

Ketua LPM Undiksha,

Prof. Dr. Ketut Suma, M.S. NIP. 195901011984031003

(3)

Panduan Penggunaan SIM P2M UndikshaTahun 2014 1

PENDAHULUAN

Sistem Informasi Pengabdian kepada Masyarakat Universitas Pendidikan Ganesha (SIM P2M Undiksha) merupakan salah satu SIM yang dikembangkan di lingkungan Lembaga Pengabdian kepada Masyarakat Universitas Pendidikan ganesha yang digunakan untuk menunjang kegiatan Pengabdian di Lembaga Pengabdian Kepada Masyarakat (LPM) Univeritas Pendidikan Ganesha.

Lembaga Pengabdian kepada Masyarakat Universitas Pendidikan Ganesha (LPM Undiksha) merupakan lembaga yang bertugas untuk mempasilitasi dalam pelaksanaan kegiatan pengabdian kepada masyarakat di Universitas Pendidikan Ganesha dengan berpedoman pada kebijakan dan aturan yang telah ditetapkan oleh Rektor. Sehubungan dengan itu dalam rangka untuk menunjang pelaksanaan pengabdian masyarakat mulai dari proses pengusulan, penetapan, monitoring dan pelaporan, maka LPM Undiksha mengembangkan Sistem Informasi Pengabdian kepada Masyarakat (SIM P2M) dengan tujuan agar dapat memberikan layanan prima kepada para civitas akademika secara transfaran, efektif, efesien, dan akuntabel. Diharapkan dengan pemberlakuan SIM P2M ini, program-program kerja di LPM Undiksha, akan dapat terlaksana dan terimplementasi dengan baik dan merata kepada seluruh sivitas akademika dan dapat mengakses segala informasi yang ada terkait LPM Undiksha.

Modul SIM P2M ini merupakan aplikasi yang masih terus dikembangkan di waktu-waktu mendatang, sehingga sangat mungkin suatu ketika bisa mengambil bentuk atau format yang berbeda dari tampilannya saat ini. Semua itu dilakukan untuk lebih memuaskan kebutuhan lembaga dan sivitas akademika. Mudah-mudahan Aplikasi SIM P2M ini bisa bermanfaat bagi semua pihak yang terkait langsung ataupun tidak langsung, sehingga efisiensi dan pemerataan informasi bisa tercapai.

Modul Aplikasi SIM P2M ini terbagi menjadi 4 (empat) area kerja (beranda) pokok yang meliputi : area Umum, Area Login Dosen/Pengusul, area reviewer, area monev, dan area admin LPM. Masing-masing area akan dijelaskan, sehingga dapat memberikan informasi yang lebih mendalam tentang fungsi dan dinamika system yang ada pada setiap area kerja.

(4)

AREA LOGIN DOSEN/PENGUSUL

Pengusul atau pelaksana program Pengabdian kepada Masyarakat masuk ke sistem melalui login Dosen, seperti tampak pada gambar di bawah.

(5)

Selanjutnya ketikkan usernama dan pasword masing-masing, sehingga akan nampak fitur-fitur online atau fasilitas online seperti pada gambar di bawah.

(6)

A. Isi Formulir pengajuan

Lakukan pengisian field-filed secara berurutan mulai dari tahap 1 sampai dengan tahap 6 dengan cara mengklik tombol-tombol tersebut.

(7)

Step 1. Konfirmasi Identitas Dosen Pengusul

System secara otomatis akan menampilkan data seperti NIDN, nama, telp/hp, alamat, email, jenis kelamin, bidang keahlian, pangkat, golongan, jabatan fungsional, fakultas/unit. Telitilah atau gantilah data yang disajikan oleh system tersebut jika terjadi perubahan dan klik tombol konfirmasi, maka otomasis datanya akan langsung dicreate menjadi database ke system.

(8)

Step 2. Pengisian Atribut Proposal

Lakukan pengisian atribut proposal seperti pemilihan skim, pengisian judul proposal, bidang ilmu, khalayak sasaran, produk teknologi, dan abstrak. Field tersebut harus diisi secara lengkap, jika ada yang masih kosong maka dalam proses penyimpanan akan di tolak oleh system. Selanjutnya kliklah tombol Simpan untuk menyimpannya ke system.

(9)

Step 3. Pengisian Anggota P2M

Lakukan perekrutan anggota dengan mengklik kolom Click here tu pop up data, makasecara otomatis akan muncul daftar nama dosen yang layak untuk dikutkan dalam pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat. Pilihlah salah satu dari nama tersebut yang akan dijadikan anggota, kemudian tekan tombol Tambahkan. Jika ingin ulangi langkah seperti tersebut di atas. Jumlah anggota minimal 2 dan maksimal 4 orang. Jika salah satu kondisi tersebut tidak dipenuhi maka akan ditolak oleh system.

(10)

Contoh tampilan daftar dosen

Step 4. Pengisian Lokasi Kegiatan dan Jumlah Usulan Biaya

Lakukan pengisian filed-field seperti desa, kecamatan, kabupaten, propinsi, serta jumlah biaya yang diusulkan dengan lengkap, dan selanjutnya tekan tombol Simpan untuk mengkahirinya.

(11)

Step 5. Pencetakan Lembar Pengesahan

Setelah semua field dari step 1 sampai dengan step 4 diisi dengan lengkap, selanjutnya dilakukan pencetakan lembar pengesahan dengan mengklik tombol Cetak Lembar Pengesahan, maka data tersebut akan dicetak melalui format pdf. Siapkan printer dan klik file kemudian klik printer.

(12)

(13)

Contoh hasil cetakan lembar pengesahan seperti di bawah

Selanjutnya ditanda tangani distempel, discan, dan dikompilasi menjadi satu file pdf ke dalam proposal.

(14)

Step 6. Upload Laporan File Proposal

Lakukan pengupload proposal yang telah dikompilasi menjadi satu file dalam format pdf, dan selanjutnya tekan tombol Upload & Selesai, maka data dan file tersebut akan dikirim ke server dan dikunci secara permanen oleh system. Jika ingin melakukan perubahan data harus seijin admin LPM Undiksha

(15)

B. Daftar Usulan Anda

Fitur ini disediakan untuk melihat data-data dan file yang telah diisi pada fitur Isi Formulir Pengajuan, seperti: lembar pengesahan, data detail, tahun usulan, skim, judul bidang ilmu, nama ketua, jumlah anggota serta file proposal. File proposal ditunjukkan dengan simbol pdf berwarna merah, jika simbol pdf berwarna abu-abu berarti file proposalnya belum masuk. Ceklah file proposal apa sudah bisa dibaca oleh system atau belum. Jika belum lakukan pengupload ulang dengan terlebih dahulu minta ijin ke admin LPM Undiksha.

C. Pengisian Log Book

Pengisian log book dimaksud untuk menginventarisasi kegiatan pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat dengan mencamtukan biaya-biaya yang dikeluarkan dan mengupluad bukti-bukti pengeluaran tersebut.

(16)

Tata cara pengisian log book adalah:

Pilihlah tahun pelaksanaan di dalam kolom tahun pelaksanaan, sehingga akan muncul atribut usulan seperti nama, nip, judul seperti nampak pada gambar di bawah.

Kliklah tombol Masukan Data Baru, kemudian isikan tanggal pelaksanaan, uraian kegiatan, total pengeluaran, prosentase capaian dari total capaian, upload berkas data-data pendukung seperti kwitansi atau dokumen lainnya, dan tekan tombol Selesai dan Simpan.

Lakukan pengisian log book berikutnya dengan mengikuti langkah seperti di atas.

(17)

(18)

D. Pengiriman Laporan/Artikel

Fasilitas ini disediakan untuk pengupload laporan kemajuan, laporan akhir, dan artikel ilmiah secara mandiri oleh dosen pelaksana. Lakukanlah penguploadan laporan kemajuan terlebih dahulu, jika tidak maka laporan akhir dan artikel ilmiah tidak akan bisa di upload.

Caranya:

Klik salah satu tahun yang ada di kolom tahun pelaksanaan, sehingga akan muncul identitas seperti pada gambar di bawah. Selanjutnya lakukan pengupload laporan kemajuan telebih dahulu, kemudian laporan akhir, dan artikel ilmiah, dengan menekan tombol Browse, sorot posisi file dan klik tombol Upload, maka file secara otomatis di kirimkan ke server.

(19)

E. Penggunaan Anggaran

Fasilitas ini disediakan dengan tujuan untuk menginventarisasi seluruh penggunaan anggaran yang meliputi belanja honor, belanja barang non operasional lainnya, belanja bahan, serta belanja perjalanan.

Prosedur pengisian penggunaan fasilitas penggunaan anggaran ini adalah sebagai berikut:

Klik salah satu tahun yang ada di kolom tahun pelaksanaan, sehingga akan muncul identitas seperti naka ketua pelaksana, nip ketua pelaksana, dan judul program pengabdian kepada masyarakat (lihat gambar di bawah)

(20)

(21)

Klik angka 0,00 di bawah Kolom Total (Rp), sehingga akan muncul seperti gambar di bawah.

Klik tombol Tambahkan Item Pembelanjaan, maka akan muncul form seperti di bawah. Isi form tersebut dari awal sampai akhir dengan terlebih dahulu menambahkan angka 2 digit di belakang nomor bukti pembayaran, kemudian isikan tanggal pembayaran dan pengunaannya. Selanjutnya kalau form tersebut semua sudah disi akan muncul rincian penggunaan anggaran pada kolom di bawahnya. Jika melakukan penghapusan dengan cara mengklik tanda ‘-“ pada gambar disebelah kanannya. Dan jika sudah dianggap benar, klik tombol Selesai dan Simpan, maka otomatis data tersebut tersimpan ke dalam server.

Untuk mengisi jenis pembelanjaan yang lainnya seperti Belanja Barang Non Operasional Lainnya, Belanja Bahan, dan Belanja Perjalanan Lainnya lakukan langkah seperti di atas.

(22)

(23)

(24)

(25)

(26)

6. Mengunduh File Hasil Monev.

Pelaksana program P2M bisa mengunduh hasil monitoring dan evaluasi yang dilakukan para reviewer, dengan menekan gambar printer di dalam kolom aksi.