BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Menurut Waworuntu, dalam Saiman (2002:24), kata sekretaris yang biasa kita baca dan temui pada berbagai literatureberasal dari bahasa Latin yaitu kata
secretarium yang mempunyai arti rahasia, secretarium atau secretaries yang
mempunyai arti orang yang memegang rahasia. Sedangkan dalam bahasa Perancis, kata sekretaris disebut dengan secretarie yang mempunyai arti
sekretaris. Dan dalam bahasa Inggris disebut dengan kata secretary yang berarti sekretaris.Jadi dapat diartikan tugas-tugas sekretaris tidak lepas dari kerahasiaan perusahaan. Ini disebabkan kebijakan awal yang akan dikeluarkan oleh pimpinan
atau perusahaan sedikit banyak diketahui oleh sekretaris. Karena tugas sekretaris adalah membantu pimpinan dalam meringankan tugas-tugasnya.
Peran sekretaris di era globalisasi semakin penting dan strategis. Sekretaris saat ini, tidak hanya berkecimpung dalam pekerjaan teknis administratif atau mendampingi dan melayani kebutuhan pimpinan saja. Lebih jauh dari itu,
sekretaris sudah bertransformasi menjadi sosok yang multifungsi dan mempersentasikan organisasi maupun pimpinan. Peran-peran sekretaris
konvensional yang bersifat administratif sebagian besar telah tergantikan oleh perangkat tekhnologi dan informasi. Sekretaris saat ini bukan lagi sebagai sosok yang diam dan hanya menerima perintah. Sekretaris sekarang ini telah berubah
keadministrasian kantor, cerdas dalam bekerja dan menjalin hubungan dengan orang lain, terampil dalam memberikan solusi, dan berorientasi untuk melayani
seluruh pihak-pihak yang berkepentingan dengan organisasi.Untuk itu, sekretaris perlu dikembangkan dalam suatu program pengembangan sekretaris yang berkesinambungan. Seorang sekretarismenjadi simbol sebuah perusahaan tempat
ia bekerja, karenanya seorang sekretaris haruslah memiliki keunggulan, keuletan dalam bekerja serta etiket-etiket atau kepribadian perusahaan yang baik.Apalagi
dalam era global saat ini, dimana peran seorang sekretaris dituntut untuk menjadi
partners, personal assistant, dan administrative assistant bagi pimpinan atau eksekutif atau direktur dalam melaksanakan perencanaannya sehari-hari.
Dalam hal ini, sebenarnya sekretarislah yang mengelola semua pekerjaan atasannya dengan baik. Tanpa adanya seorang sekretaris, pimpinan tidak dapat
menjalankan peran mereka dengan baik.Kedudukan sekretaris lebih dari seorang yang mengerjakan pekerjaan umum.Ia biasanya bekerja untuk satu orang, jarang untuk lebih dari dua orang. Pada umumnya ia memerlukan keahlian steno dan
mengetik, tetapi ia harus melakukan lebih dari itu.
Menurut Ernawati (2006:2),sekretaris sebagai elemen dari sebuah perusahaan,
bahkan sebagai tangan kanan atasannya merupakan orang yang dipercaya untuk memegang rahasia dan membantu menyelesaikan tugas atasannya tersebut. Untuk itu sekretaris harus memiliki keterampilan atau keahlian kerja (skill), mempunyai
Menurut Mangkunegara (2000:67), kinerja ( prestasi kerja ) adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang pegawai dalam
melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya.Kinerja dalam organisasi merupakan suatu jawaban dari berhasil atautidaknya tujuan organisasi yang telah di tetapkan. Dengan demikian
pelaksanaan kegiatan dinyatakan efisien juga pencapaian hasil kinerja dinyatakan efektif jika hasil yang dicapai sesuai dengan tujuan seperti yang ditetapkan. Dari
uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa bekerja efisien dan efektif adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan kelelahan yang sedikit mungkin dengan memanfaatkan fasilitas yang ada.
Beberapa Pengertian Efektif dan efisien).
Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan adalah Bagian
Keuangan Sekretaris Daerah KotaMedan dengan tugas pokoknya mengelola keuangan pemerintah kota Medan, dalam pengembangan dan peningkatan pengelolaan keuangan daerah yang bertujuan penataan organisasi perangkat
daerah yang profesional dan berkualitas dalam sistem dan penyusunan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah sebagai sarana pengembangan dan peningkatan
pengelolaan keuangan daerah.Fungsi seorang sekretaris dalam meningkatkan kinerjapimpinanpada Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) kota Medan tidak dapat terlaksana sebagaimana mestinya, begitu juga dengan tata aturan
kedisiplinan yang tidak terlaksana dengan baik, seperti : jadwal kedatangan yang tidak tepat waktu sehingga dalam mengerjakan surat masuk terjadi keterlambatan
disiplin yang tinggi dan harus memperhatikan hal-hal apa saja yang bersifat detail dan rinci untuk keperluan pimpinan. Seorang sekretarisdiharapkan memiliki skill
yang baik, terampil, profesional dan mampu mengetahui dengan tepat tugas pokok pimpinan organisasi dan tanggung jawabnya.Guna menjamin kecermatan dan kelancaran tugaspimpinan tersebut.
Berdasarkan uraian diatas, penulis merasa tertarik untuk mengetahui fungsi sekretarisdalam upaya menghasilkan kinerja yang maksimal pada Badan
Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan, dalam penulisan tugas akhir ini penulis memilih judul “Fungsi Sekretaris dalam upaya menghasilkan kinerja yang maksimal pada Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) di Kota Medan”
B. Perumusan Masalah
Berdasarkanuraian latar belakang, permasalahan yang akan dibahas penulis
dalam tugas akhir ini adalah “Fungsi Sekretaris dalam upaya menghasilkan kinerja yang maksimal padaBadan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota Medan?”
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian pada penyusunan Tugas Akhir ini adalah untuk
D. Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian pada penyusunan tugas akhir ini adalah :
1. BagiBadan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD)kota Medan, sebagai bahan masukan yang dapat digunakan untuk memperbaiki penyimpanan dan pemeliharaan arsip-arsip di Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota
Medan.
2. Bagi Peneliti, sebagai sumber pengetahuan yang penting bagi peneliti dimana
peneliti dapat membandingkan anatara ilmu yang diperoleh selama perkuliahan dan kenyataan yang didapat di lingkungan pekerjaan di bidang penyimpanan ataupun penyusunan kearsipan di Badan Pengelola Keuangan
Daerah (BPKD) Kota Medan.
3. Bagi Peneliti selanjutnya, sebagai bahan informasi dan referensi bagi peneliti
lain yang melaksanakan penelitian yang sama pada masa yang akan datang.
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian dilaksanakan pada Badan Pengelola Keuangan Daerah Kota Medan.Penelitian berlangsung selama 04 Minggu, yaitu dari tanggal 2April
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
Kegiatan April 2016 Mei 2016
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
3 Penulisan Laporan
Sumber : Penulis (2016, data diolah)
F. Sistematika Penulisan
Agar pelaksanaan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan
terarahmaka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam 4 (empat) bab,yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap pentingdan relevan dengan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis,
adapunuraiannya adalah sebagai berikut :
BAB 1 : PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuanpenelitian dan rencana yang terdiri dari jadwal survey / observasi dan sistematikapenulisan.
BAB 2 : PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini penulis menguraikan tentangSejarahBadan Pengelola
Description, JaringanKegiatan, Kinerja Kegiatan Terkini, Rencana Kegiatan Badan Pengelola Keuangan Daerah(BPKD) Kota Medan.
BAB 3 :PEMBAHASAN
Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian Sekretaris,jenis-jenis Sekretaris, Sekretaris dalam Tugas dan
Pekerjaannya, Tanggung Jawab Sekretaris, Pengertiankinerja, dan fungsi Sekretaris pada Badan Pengelola Keuangan Daerah (BPKD) Kota
Medandalam upaya menghasilkan kinerja yang maksimal.
BAB 4 : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraianterdahulu dan memberikan saran-saran yang tertitik tolak daripengumpulan datadan pembahasan yang dilakukan dimana
