SISTEM INFORMASI PENCATATAN DAN PENAGIHA

(1)

SISTEM INFORMASI PENCATATAN DAN PENAGIHAN

PEMBAYARAN REKENING AIR BERBASIS MOBILE PADA

PERUSAHAAN PDAM

Dyas Y. Priyanggodo

1

_{, Rony T. Haryanto}

2

_{, Reza Mahardityawarman}

3

1_{Megister Ilmu Komputer}

Universitas Budi Luhur, Jakarta, 12260 Telp : (021) 5853753 ext 253, Fax : (021)

Email: [email protected]

Email: rezawarman @gmail.com

Abstraksi

Proses perhitungan meteran air minum atau PDAM sangat kompleks, menurut YLKI (Yayasan Lembaga Konsumen Indonesia) masalah tersebut termasuk masalah keluhan yang sering dikeluhkan oleh pelanggan Air Minum. Keluhan yang sering terjadi adalah keluhan terhadap perhitungan yang diduga adanya surveyor yang tidak memeriksa dengan akurat. Maka diperlukan sebuah sistem kontrol untuk para surveyor agar dapat mengurangi keluhan-keluhan tersebut. Dalam paper ini penulis merancang sebuah sistem informasi pencatatan dan penagihan pembayaran rekening air dalam bentuk aplikasi Android. Dalam aplikasi ini terdapat fitur diantaranya kamera untuk mengambil gambar rekening air sebagai bukti bahwa surveyor telah melakukan survey, dan juga perhitungan biaya penggunaan air dalam waktu 1 bulan yang selanjutnya dapat dicetak di tempat menggunakan printer portabel sebagai bukti penagihan terhadap konsumen. Semua data yang di ambil menggunakan aplikasi ini terkoneksi langsung dengan server pusat, sehingga selain untuk sistem kontrol terhadap surveyor, data juga dapat digunakan untuk proses berikutnya.

Dengan demikian proses pencatatan rekening air dapat bekerja secara efektif, data dapat langsung diterima oleh kantor pusat, dan konsumen juga dapat langsung mengetahui detail pemakaian dan jumlah biaya yang harus dibayar untuk pemakaian air dalam 1 bulan.

(2)

1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

Proses perhitungan meteran air minum atau PDAM sangat kompleks, menurut YLKI (Yayasan Lembaga Konsumen Indonesia) masalah tersebut termasuk masalah keluhan yang sering dikeluhkan oleh pelanggan Air Minum. Tidak tanggung tanggung masalah ini menempati urutan ke-4 dari masalah atau keluhan yang sering di keluhkan oleh pelanggan.

Keluhan yang sering di keluhkan terhadap perhitungan ini di duga adanya surveyor yang tidak memeriksa dengan akurat. Bahkan di sinyalir banyak para surveyor yang menebak-nebak angka yang ada dalam meteran tersebut.

Maka diperlukan sebuah sistem kontrol para surveyor agar meminimalisasi atau bahkan mengurangi keluhan-keluhan tersebut serta sebuah sistem yang dapat menghitung secara cepat berapa rupiah yang harus dibayarkan sehingga mereka pun dapat melakukan sistem kontrol terhadap pengelola.

1.2. Rumusan Masalah

Lemahnya kontrol terhadap petugas survey lapangan. Dimana posisi mereka dan apa yang sedang mereka kerjakan di jam kerja, tidak dapat terawasi secara langsung. Belum lagi masalah efektivitas dan kepatuhan mereka terhadap prosedur kerja yang ditetapkan. Inefisiensi karena biaya survey yang semakin membengkak, diantaranya karena besarnya biaya transportasi petugas akibat rute survey yang tidak termonitor.

Ketidaknyamanan dan kurangnya kredibilitas perusahaan di mata customer akibat sering terjadi keterlambatan dalam merespon permasalahan akibat pengumpulan hasil survey yang lambat dan tidak akurat. Untuk itu perlu dibuat suatu system yang yang dapat mengoptimalkan pelayanan perusahaan terhadap customer, selain itu juga dapat mengoptimalkan kinerja petugas survey.

1.3 Tujuan Sistem

a. Perancangan system yang meliputi pelaporan dan perhitungan meteran secara cepat.

b. Admin dapat mengetahui informasi data meteran air melalui gambar yang di berikan oleh petugas dilapangan. c. Efisiensi waktu dan biaya.

d. Pelaporan penggunaan air dilakukan secara online sehingga apabila ada laporan yang aneh atau janggal akan langsung dapat diketahui oleh konsumen.

1.4 Metodologi

Proototyping adalah pengembangan yang cepat dan pengujian terhadap model kerja (prototipe) dari aplikasi baru melalui proses interaksi dan berulang-ulang yang biasa digunakan ahli sistem informasi dan ahli bisnis. Prototyping disebut juga desain aplikasi cepat (rapid application design/RAD) karena menyederhanakan dan mempercepat desain sistem (O'Brien, 2005).

Gambar 1.1 1.5 Analisi Kelayakan

a. Kelayakan Secara Teknis

Sistem yang diusulkan akan dibangun dengan berbasis android dan web base guna mengetahui kedaan di lapangan serta mendokumentasikannya dengan cepat. Dalam hal ini file gambar meteran yang akan didokumentasikan, dimana gambar tersebut merupakan bukti bahwa petugas telah melakukan pengecekan kelapangan serta langsung memberikan hasil perhutungan pemakaian kepada pemakai atau konsumen yang mana hasilnya pun akan dapat dilihat meluli website.

b. Kelayakan Secara Ekonomi

Secara ekonomis sistem ini akan menghemat waktu. Selain itu sistem ini juga memungkinkan seorang customer untuk dapat mengevaluasi pemakaian secara langsung serta berapa ia harus membayarkannya nanti tanpa harus menduga duga berapakah biayanya tanpa harus bertanya saat akan membayar.

c. Kelayakan Secara Organisasi

Merupakan rencana strategis pada PDAM dimanapun dikarenakan sistem ini nantinya akan mempermudah dalam hal pelaporan pemakaian air serta mengurangi bahkan menghilangkan pengaduan terhadap perhitungan pemakaian air.

(3)

2.1 Pembacaan dan Algoritma Penghitungan Meteran Air Secara Manual

Untuk mengetahui jumalh air yang digunakan setiap bulan pelanggan dapat melihat angka yang ada di meteran air yang berada di rumah masing-masing. Proses pembacaan meteran air sebagai berikut,

Gambar 2.1

Gambar 2.1 adalah gambar dari angka-angka yang terdapat pada meteran air. Dalam proses pembacaan secara manual, angka berwarna hitam menunjukan kubikasi sedangkan angka bewarna merah menunjukan liter. Dalam proses penghitungan angka yang digunakan adalah angka yang bewarna hitam saja dalam satuan 1 meter kubik. Dan angka bewarna merah digunakan ketika angka menunjukkan lebih dari 500 dalam satuan liter lalu dibulatkan menjadi 1 meter kubik.

Untuk mengetahui jumlah biaya yang harus dibayarkan untuk membayar pemakaian air dalam satu bulan dengan cara angka yang tertera pada meteran air dikurangi pemakaian bulan lalu. Lebih jelasnya dapat dilihat contoh sebagai berikut,

Angka bulan ini : 369 m3

` _{Angka bulan lalu} _{: 349m}3

Air yang digunakan(1 bulan) : 20m3

Penghitungan biaya air sebanyak 20m3_{untuk Golongan Rumah Tangga 2A2 sebagai berikut :}

1-10 m³ 10 x Rp. 2.000 = Rp. 20.000 11-20 m³ 10 x Rp. 3.600 = Rp. 36.000 + JUMLAH HARGA AIR = Rp. 56.000

Biaya Administrasi = Rp. 10.000 Biaya Pemeliharaan Meter Air = Rp. 7.000 + NILAI TAGIHAN = Rp. 73.000

Dari perhitungan diatas bahwa biaya yang digunakan untuk 20m3_{air adalah Rp. 73.000,00. Sayangnya tidak}

semua pelanggan mengetahui cara membaca meteran air maupun penghitungan biaya, sehingga ketika pelanggan datang ke loket pembayaran air mereka sama sekali tidak tahu berapa uang yang harus mereka keluarkan untuk pemakaian air dalam satu bulan.

Selama ini metode yang digunakan untuk mengetahui jumlah air yang digunakan oleh pelanggan dapat dilihat pada sekema berikut,

Gambar 2.2

Dari gambar 2.2 dapat dijelaskan prosedur yang dijalankan surveyor dalam menjalankan tugasnya mencatat meteran air pelanggan. Mulai dari surveyor dating kerumah pelanggan lalu dilanjutkan dengan mencatat angka meteran pada saat ini. Setelah selesai mencatat meteran, surveyor akan membawa catatannya ke kantor pusat untuk diproses lebih lanjut. Disini posisi pelanggan tidak terlibat dalam sekema tersebut. Pelanggan hanya diwajibkan untuk membayar bulanannya pada loket pembayaran. Disitulah masalah mulai muncul, ketika surveyor tidak memeriksa dengan akurat meteran air, bahkan surveyor dapat tidak datang ke rumah pelanggan untuk memeriksa meteran air, namun hanya menebak-nebak meteran air pelanggan untuk dilaporkan ke kantor pusat. Pada kondisi ini pelanggan merasa di rugikan. Untuk itu perlu adanya system kontrol untuk surveyor yang dapat memantau kerja surveyor, dan juga memberikan detail pemakaian air pada pelanggan.

(4)

tentukan. Selain itu juga ada fitur cetak untuk mencetak detail pemakaian air dan biaya yang harus dibayarkan oleh pelanggan. Hasil dari cetakan diberikan kepada pelanggan, dengan ini pelanggan dapat mengetahui detail pemakaian air dalam kurun waktu satu bulan, dan biaya yang harus dibayarkan.

Gambar 2.3

Skema pada gambar 2.3 merupakan skema baru yang dibuat. Dimulai dari muncul list daftar pelanggan yang harus di kunjungi oleh surveyor. List tersebut didapatkan dari kantor pusat. Selanjutnya surveyor mendatangi rumah pelanggan sesuai dengan list tugas. Surveyor memfoto angka meteran air milik pelanggan, dilanjutkan memasukkan angka penggunaan air yang ada pada meteran. Setelah itu surveyor bisa menekan tombol hitung, untuk dapat menghitung jumlah penggunaan bulan ini dan jumlah biaya. Pada tahap ini surveyor dapat mengirimkan data yang didapat ke server pusat jika koneksi internet tersedia, jika tidak surveyor dapat menyimpan data tersebut di dalam perangkat smartphone. Untuk menginformasikan kepada pelanggan dan tentang jumlah air yang digunakan dan biaya yang harus dibayarkan, surveyor dapat mencetak detail menggunakan mesin cetak mini yang dibawa oleh surveyor.

3. KESIMPULAN DAN SARAN

Dari penjelasan diataslah kita dapat mengetahui dan dapat melihat apa saja yang perlu kita ketahui apabila sedang berhadapan dengan yang namanya pengukuran kubik air minum yang sering dikeluhkan, yaitu dari alat, tagihan dan berbagai hal yang perlu diketahui secara detail manfaat dan fungsinya. Dari paper inilah dijelaskan berbagai keuntungan dengan adanya aplikasi survey diatas sehingga dapat menghidari aspek kecurangan dan beban tagih yang harus dibayar oleh konsumen secara real time dan terpercaya.

Saran Penulis menyadari bahwasanya aplikasi Surveyor berbasis Android ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, untuk pengembangan aplikasi ini kedepannya penulis memberikan saran sebagai berikut:

1. Penambahan fasilitas tracking untuk melihat jalur yang dilewati oleh surveyor sehingga surveyor dapat dimonitoring.