i
Pengukuran Tingkat Kapabilitas Tata kelola TI Menggunakan
Kerangka kerja COBIT 5
(Studi Kasus: PT. PDA. Net Kota Cirebon)
Artikel Ilmiah
Peneliti:
Rininta Ayunigdiah (682011607)
Johan J.C Tambotoh, S.E., M.TI
Augie David Manuputty, S.Kom., M.Cs
Program Studi Sistem Informasi
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
ii
Pengukuran Tingkat Kapabilitas Tata kelola TI Menggunakan
Kerangka kerja COBIT 5
(Studi Kasus: PT. PDA. Net Kota Cirebon)
Artikel Ilmiah
Diajukan kepada
Fakultas Teknologi Informasi
untuk memperoleh Gelar Sarjana Komputer
Peneliti:
Rininta Ayunigdiah (682011607)
Johan J.C Tambotoh, S.E., M.TI
Augie David Manuputty, S.Kom., M.Cs
Program Studi Sistem Informasi
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
1
Pengukuran Tingkat Kapabilitas Tata Kelola TI Menggunakan
Kerangka Kerja COBIT 5
(Studi Kasus: PT. PDA Net Kota Cirebon)
1) Rininta Ayuningdiah, 2) Johan Tambotoh, 3) Augie David Manuputty
Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana
Jl. Diponegoro 52-60 Salatiga
E-mail : 1)682011607@student.uksw.edu, 2)johan.tambotoh@staff.uksw.edu, 3)
augiemanuputty@gmail.com.
Abstract
PT. PDA Net is a company utilizing information technology as its core business processes, in order to determine the extent of the management and utilization of information technology at PT. PDA Net, we need a mechanism of measuring the level of information technology governance capability using the COBIT framework 5. Measurement of the level of capability in research it aims to look at the level of governance capabilities of existing technologies in the company at this time and can provide recommendations for improving the outcome for the company's information technology governance. This study used a qualitative descriptive approach where data collection was conducted by interview and observation. Results from studies measuring the level of IT governance capabilities is finding that the level of capability that is achieved PT. PDA Net is in level 1 (performed) and Level 2 (Managed).
Keywords: IT governance, measurement of the level of capability, COBIT 5.
Abstrak
PT. PDA Net merupakan perusahaan yang memanfaatkan teknologi informasi sebagai proses bisnis utamanya, agar mengetahui sejauh mana pengelolaan dan pemanfaatan teknologi informasi pada PT. PDA Net maka diperlukan suatu mekanisme pengukuran tingkat kapabilitas tata kelola teknologi informasi menggunakan kerangka kerja COBIT 5. Pengukuran tingkat kapabilitas pada penelitian ini betujuan untuk melihat level kemampuan tata kelola teknologi yang ada diperusahaan saat ini dan dapat memberikan rekomendasi untuk peningkatan hasil bagi tata kelola teknologi informasi perusahaan. Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dimana pengumpulan data dilakukan dengan metode wawancara dan observasi. Hasil dari penelitian pengukuran tingkat kapabilitas tata kelola TI ini menemukan bahwa tingkat kapabilitas yang dicapai PT. PDA Net berada di level 1 (performed) dan level 2 (Managed).
2 1. Pendahuluan
Penggunaan Teknologi Informasi (TI) saat ini menjadi bagian yang signifikan dan sudah di jalankan hampir diseluruh level perusahaan dan instansi. Teknologi informasi dianggap dapat menyelesaikan permasalahan dalam bidang teknis atau operasional. Teknologi informasi berperan dalam mendukung tujuan bisnis perusahaan dengan menyediakan wadah informasi dan komunikasi yang cepat, mudah, dan akurat, meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses bisnis, mendukung pengambilan keputusan, serta mendukung inovasi perusahaan untuk berkembang. Untuk menjaga fungsi teknologi informasi agar mampu memberikan peluang strategis bagi perusahaan, maka dibutuhkan sebuah tata kelola TI yang baik. Tata kelola berfungsi untuk memastikan bahwa kebutuhan, kondisi dan pilihan stakeholder dievaluasi agar sesuai dengan tujuan perusahaan, menetapkan prioritas dalam pengambilan keputusan, dan memonitor kinerja berdasarkan tujuan dan arahan. Sebagai sebuah perusahaan yang bergerak dibidang pelayanan dan penyedia jasa internet dan memiliki klien yang tersebar luas di kota Cirebon maka PT. PDA Net perlu melakukan review terhadap tata kelola TI di perusahaan agar dapat mengetahui kemampuan sistem dengan mengukur tingkat keselarasan penggunaan TI yang ada dengan tujuan perusahaan, perbandingan prosentasi nilai manfaat dan nilai kerugian yang diperoleh, tingkat kualitas layanan yang diberikan kepada customer, supplier, atau pihak lain yang terkait dengan perusahaan, untuk menentukan arah dan pengembangan TI ke depan, hingga mendeteksi dan menghindari kegagalan pembuatan teknologi informasi yang ada dengan memanfaatkan kerangka kerja COBIT 5. Sebagai kerangka kerja yang lebih berorientasi pada prinsip dan penekanan pada ketujuh enablers serta penambahan domain yang lebih lengkap dibanding framework sebelumnya karena COBIT 5 merupakan integrasi dari COBIT 4.1, Risk IT dan Val IT. Kerangka kerja COBIT 5 merupakan sebuah kerangka kerja bisnis organisasi yang mencakup seluruh tata kelola perusahaan tidak seperti COBIT 4.1 yang lebih kepada proses TI saja. COBIT 5 juga memisahkan antara proses dalam lingkup tata kelola dengan proses dalam lingkup manajemen dan kerangka kerja ini mengidentifikasi kebutuhan stakeholder sebagai titik awal dalam proses pemetaan sehingga dapat dikatakan COBIT 5 membantu menyelaraskan bisnis dan TI dengan kebutuhan stakeholder sebagai titik awal. Framework COBIT 5 dapat membantu organisasi untuk pencapaian sasaran atau tujuan perusahaan dan membantu dalam mendapatkan nilai TI yang optimal dengan menjaga keseimbangan antara manfaat yang didapat, tingkat resiko yang minimal dan penggunaan sumber daya[1].
3
proses COBIT yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan proses COBIT yang digunakan merupakan hasil dari proses pemetaan tujuan bisnis perusahaan dengan tujuan bisnis dan tujuan TI menurut COBIT 5.
2. Tinjauan Pustaka
Beberapa Penelitian terdahulu yang relevan dengan penelitian ini akan dijelaskan sebagai berikut. Pertama, penelitian berjudul “Pengukuran Tingkat Kapabilitas dan Perbaikan Tata Kelola Teknologi Informasi berdasarkan kerangka kerja COBIT 5 dan ITIL V3 2011 (Studi Kasus: PT. XYZ)”. Tujuan dari penelitian ini adalah mengukur tingkat kapabilitas proses-proses TI di organisasi dan memberikan rekomendasi aktivitas yang dapat dilakukan untuk perbaikan proses-proses TI tersebut dengan menggunakan best parctices untuk menyelesaikan permasalahan yang dihadapi [1].
Kedua, penelitian yang berjudul “Evaluasi tata kelola teknologi informasi dengan framework COBIT 5 di Kementrian ESDM”, yang menyatakan bahwa hasil evaluasi tata kelola TI pada domain EDM (Evaluate, Direct, and Monitor), APO (Align, Plan, and Organize) dan domain BAI (Bulid, Acquare, and Implement) berada di bawah nilai target yang ingin dicapai sehingga perlu adanya penanganan dalam hal sistem pengelolaan TI, penanganan hal keamanan sistem dan perlunya ada pendokumentasian terhadap perubahan sistem yang terjadi [2].
Ketiga, penelitian yang berjudul “Implementasi tata kelola teknologi informasi perguruan tinggi berdasarkan COBIT 5 pada laboratorium rekayasa perangkat lunak Universitas Esa Unggul”. Pada penelitian tersebut dikatakan bahwa perbaikan kinerja tata kelola TI dapat ditingkatkan menggunakan kerangka kerja COBIT 5 terutama dalam menetapkan langkah–langkah perbaikan aktivitas yang dapat dikejakan dalam tata kelola TI di laboratorium komputer [3].
Keempat, penelitian yang berjudul “Optimising COBIT 5 for IT Governance: Example from the Public Sector” dimana penelitian ini memberikan kesimpulan bahwa 12 control objective dari COBIT 5 dianggap dapat mengoptimalkan sub-set pada organisasi Queensland yang dianggap penting disektor publik [4].
4
diharapkan dapat memberikan rekomendasi yang bermanfaat bagi perkembangan perusahaan kedepannya.
Tata kelola teknologi informasi pada intinya merupakan kegiatan memanajemen penggunaan teknologi informasi agar dapat menghasilkan output yang maksimal baik disebuah perusahaan maupun organisasi, membantu proses pengambilan keputusan serta membantu proses pemecahan masalah [5]. Proses tata kelola TI dimulai dengan menentukan sasaran untuk TI perusahaan, menyediakan petunjuk awal setelah itu perulangan secara berkelanjutan dibentuk, kinerja diukur dan dibandingkan dengan sasaran awal, menghasilkan arahan kembali dari aktivitas yang diperlukan dan perubahan sasaran yang sesuai [6]. Control Objectives for Information and Related Technology 5 (COBIT 5) menyediakan kerangka kerja komprehensif dalam membantu perusahaan untuk pencapaian sasaran atau tujuan dalam tata kelola dan manajemen TI perusahaan serta membantu perusahaan dalam mendapatkan nilai TI yang optimal dengan menjaga keseimbangan antara manfaat yang didapat, tingkat resiko yang minimal dan optimalisasi sumber daya yang digunakan [1]. Menurut ISACA (2012), COBIT 5 secara umum memiliki 5 prinsip dasar yang memungkinkan perusahaan untuk membangun sebuah kerangka tata kelola dan manajemen yang efektif yang dapat mengoptimalkan investasi dan penggunaan TI untuk mendapatkan keuntungan, 5 prinsip tersebut yaitu:
1. Memenuhi Kebutuhan Stakeholder 2. Melingkupi Seluruh Perusahaan
3. Menerapkan kerangka tunggal yang terintegrasi 4. Menggunakan pendekatan menyeluruh
5. Pemisahan tata kelola dari manajemen.
COBIT 5 memiliki 2 area aktivitas utama, 5 domain dan 37 proses. Dua area utama yakni:
1. Area Governance yang memilik 1 domain yaitu EDM (Evaluate, Direct, Monitor) dengan 5 proses
2. Area Management memiliki 4 domain yaitu:
a. APO (Align, Plan and Organise)
b. BAI (Build, Acquire and Implement)
c. DSS (Deliver, Service and Support)
d. MEA (Monitor, Evaluate and Assess)
5
Gambar 1. COBIT 5 Process Reference Model
Pada COBIT 5 terdapat 6 penilaian kapabilitas yang dapat dicapai oleh masing-masing proses [7], yaitu:
1. Level 0 (Incomplete Process): Proses yang tidak lengkap, dapat dikatakan bahwa pada level ini proses tidak diimplementasikan atau gagal mencapai tujuannya.
2. Level 1 (Performed Process): Proses dijalankan, dapat dikatakan bahwa proses yang diimplementasikan berhasil mencapai tujuan.
3. Level 2 (Managed process): Proses teratur, pada tahap ini proses telah dijalankan dan diimplementasikan secara teratur (direncanakan dan dipantau).
4. Level 3 (Established process): Proses Tetap, pada tahap ini organisasi sudah mengimplemntasikan proses-proses TI dan terstandart.
5. Level 4 (Predictable process): Proses yang dapat diprediksi, pada tahap ini proses yang dijalankan dalam batasan yang ditentukan untuk mencapai hasil akhir yang diharapkan.
6. Level 5 (Optimising Process): Proses optimasi, pada tahap ini proses telah diimplementasikan dan terus dilakukan peningkatan secara berkelanjutan.
6
memiliki kategori Largely achieved (L) dengan nilai prosentase 50-80% atau Fully achieved (F) dengan nilai prosentase sebesar 80-100%.
Tabel 1. Rating Scale COBIT 5
3. Metode Penelitian
Dalam penelitian ini, metode penilitian yang digunakan adalah pendekatan deskriptif kualitatif. Pendekatan deskriptif kualitatif digunakan untuk mendapatkan gambaran yang jelas mengenai kondisi tata kelola teknologi informasi berdasarkan standar COBIT. Pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah data yang diperoleh dari hasil wawancara dan observasi mengenai tingkat kemampuan tata kelola dan pemanfaatan teknologi informasi. Penelitian deskriptif kualitatif ini digunakan sebagai alat untuk menganalisis keterangan mengenai kinerja teknologi informasi yang sedang berjalan, yang kemudian dihubungan dengan teori yang ada dalam framework COBIT 5. Tahap dalam penelitian ini dapat dilihat melalui flowchart berikut :
Gambar 2. Flowchart Tahap Penelitian
Rating Scale
7
Pada tahap persiapan ini terdiri dari proses identifikasi masalah, perumusan masalah dan tujuan penelitian, serta studi literatur. Identifikasi masalah sendiri merupakan proses awal dalam memulai penelitian, yang merupakan proses untuk mengetahui, mendeteksi, dan menjelaskan aspek-aspek permasalahan yang muncul dan berkaitan dengan judul penelitian. Proses yang kedua adalah perumusan masalah dan tujuan penelitian, proses ini bertujuan untuk mempersempit ruang lingkup penelitian agar maksud penelitian lebih terfokus dan memberikan arahan maksud atau tujuan yang ingin dicapai dari penelitian. Selanjutnya proses studi literatur merupakan proses mereview bahan-bahan untuk dijadikan acuan atau dasar dalam melakukan penelitian.
Tahap kedua yaitu pelaksanaan, tahap ini terdiri dari proses pengumpulan data, mapping IT goals, dan pengolahan data. Proses pengumpulan data pada penelitian ini menggunakan beberapa metode yaitu metode observasi dan wawancara terhadap pihak-pihak terkait. Mapping IT goals merupakan proses pemetaan tujuan IT apakah sudah selaras dengan tujuan bisnis perusahaan. proses terakhir dari tahap pelaksanaan adalah proses pengolahan data dimana pada proses ini menggabungkan hasil pengumpulan data dengan pemetaan terhadap tujuan bisnis untuk kemudian dianalisis tingkat kemampuan tata kelola TI di PT. PDA Net dan proses analisis ini merupakan bagian dari tahap yang terakhir sebelum melakukan rekomendasi terhadap hasil temuan yaitu tingkat kemampuan tata kelola TI. Rekomendasi diberikan agar dapat membantu meningkatkan kinerja TI di PT. PDA Net kedepannya. Proses terakhir yaitu membuat kesimpulan atas apa yang telah diteliti yaitu mengenai Pengukuran tingkat kemampuan tata kelola TI di PT. PDA Net Cirebon menggunakan kerangka kerja COBIT 5.
4. Hasil dan Pembahasan
Pengukuran tingkat kemampuan tata kelola TI pada PT. PDA Net kota Cirebon dilakukan berdasarkan hasil analisis yang dilakukan dengan wawancara kemudian disesuaikan dengan bukti yang ada dilapangan serta sesuai dengan standar kerangka kerja COBIT 5. Responden dalam wawancara yang dilakukan di PT. PDA Net adalah Direktur PT. PDA Net kota Cirebon, Manager Administrasi, Manager Operasional, Staf Technical Support dan staf NOC.
8
Gambar 3. Pemetaan tujuan bisnis kedalam Enterprise Goals
Hasil pemataan tujuan bisnis perusahaan dengan COBIT Enterprise Goals yang sesuai adalah seperti yang terangkum didalam tabel 2 berikut ini :
Tabel 2. Rangkuman pemetaan tujuan bisnis kedalam Enterprise Goals
Tujuan Bisnis Perusahaan
No Enterprise Goal BSC
Dimension
Relationship
Menjadi
perusahaan TI solusi dalam bidang
software, jaringan,
web server atau one stop IT Solution.
6 Customer
Oriented service culture
Customer Primary
17 Product and business
innovation culture
Learning and Growth
Primary
9
Gambar 4. Pemetaan Enterprise Goals dengan IT-Related Goals
10
Gambar 5. Pemetaan IT-Related Goals dengan Proses COBIT 5
11
ditunjukkan pada tabel 3 berikut ini berdasarkan proses yang teridentifikasi dan sesuai dengan permasalahan yang ada:
Tabel 3 Pemetaan proses COBIT 5 yang teidentifikasi terhadap permasalahan.
No Proses COBIT 5 Relevansi Keterangan Evaluate, Direct and Monitor
1 EDM01 Ensure Governance Framework Setting and Maintenance
-
2 EDM02 Ensure Benefits Delivery -
3 EDM04 Ensure Resource Optimisation Ya Perlu adanya peningkatan
10 APO07 Manage Human Resources Ya Kurangnya SDM yang
12 APO09 Manage Service Agreements Ya Ketersediaan layanan yang 17 BAI03 Manage Solutions Identification and
Build
12
18 BAI04 Manage Availability and Capacity - 19 BAI05 Manage Organisational Change
Enablement
23 DSS02 Manage Service Requests and Incidents Ya Manajemen pelayanan
Proses EDM04, Memastikan optimisasi sumber daya (Ensure Resource Optimisation) dapat mencapai level 1 performed process dengan kategori Largely achieved dimana perusahaan dapat memenuhi kebutuhan akan sumber daya untuk memaksimalkan kinerja proses.
Melalui pemenuhan terhadap teknologi maupun peralatan TI terkini untuk menunjang kebutuhan proses bisnis perusahaan, perusahaan selalu mengupayakan dalam pemenuhan sumber daya agar dapat mengikuti perkembangan terkini namun dengan tetap mempertimbangkan ketersediaan biaya yang ada diperusahaan. Seperti yang diungkapkan oleh Ibu Herawati:
“Saya semaksimal mungkin support yang kamu (pegawai) mau, kalau
permintaan barang (teknologi) itu vital, itu tanggung jawab saya untuk mengadakan, demi keberlangsungan bisnis kedepan”.1
1
13
Tabel 4. Hasil Pencapaian level Capability Proses EDM04
Process
Proses APO07, Mengelola sumber daya manusia (Manage Human Resources) dapat mencapai level 1 performed process dengan kategori Largely achieved.
Perusahaan telah memiliki struktur organisasi beserta tugas dari masing -masing jabatan serta penanggung jawab dari -masing--masing bagian. Struktur organisasi tersebut juga telah di dokumentasikan sehingga dapat dijadikan tambahan informasi jika ada perbaikan atau diperlukannya pengembangan. Perusahaan juga melakukan peningkatan kemampuan dan keterampilan staf dengan mengikut sertakan beberapa staf dalam berbagai seminar dan pelatihan. Hal ini sebagaimana yang telah dijelaskan dalam petikan wawancara berikut:
“Kalau kasih kesempatan sih pasti, pasti ada karena tiap personil dirumah terkoneksi internet dengan jaringan PT. PDA Net jadi kalau mau mengembangkan dirumah oke saja, ada seminar kalau pegawai mau ikut silahkan fasilitas pasti ada untuk kemajuan sumber daya manusia. Untuk pelatihan mikrotik pasti rutin dan
studi banding terhadap perusahaan besar juga rutin di jakarta”2
Senada dengan pendapat Pak Eko Nugroho, hal itu juga yang dikemukakan oleh Direktur PT. PDA Net sebagai berikut:
“Dengan pelatihan pegawai, bagaimana bisa menciptakan TI yang optimal kalau tidak punya pengetahuan, otomatis kita (perusahaan) membantu untuk pengembangan, jika pegawai mampu silahkan ikut pelatihan karna untuk pengembangan perusahaan juga”3
2
Hasil wawancara dengan Bapak Eko Nugroho pada tanggal 27 Juni 2015 di Salatiga
14
Tabel 5. Penilaian Level Kapabilitas APO07
Process
Proses APO09, Mengelola perjanjian layanan (Manage Service Agreements) dapat mencapai level 2 Managed process dengan kategori Fully Achieved dimana Tujuan kinerja proses telah teridentifikasi yakni pemanfaatan layanan TI dalam proses bisnis perusahaan agar tujuan perusahaan dapat tercapai.
Adanya perencanaan terhadap kinerja proses perusahaan dan dipantau terhadap setiap perkembangan akan layanan TI perusahaan agar mempermudah manajemen layanan TI. Sudah diaturnya tugas dan tanggung jawab dalam melakukan proses pelayanan TI, hal tersebut dibuktikan dalam job description masing-masing staf. Tersedianya sumber daya terkait proses pelayanan TI sehingga dapat dimanfaatkan secara maksimal dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan. Komunikasi yang ada telah dilakukan secara maksimal dan terorganisir agar proses pelayanan dapat lebih efektif dan efisien. Perusahaan memfasilitasi para staf alat komunikasi yang dapat dimanfaatkan untuk berkomunikasi. Hal tersebut diperkuat melalui petikan wawancara oleh Ibu Riris selakau General Administrasi di PT. PDA Net sebagai berikut:
“Sama-sama menerima komplain, koordinasi sudah ok, teknisi sudah siap
tanggap, manajer operasional langsung mendelegasikan staf…, untuk fasilitas,
pegawai diberikan fasilitas handphone untuk sarana komunikasi, dikasih masing-masing dari perusahaan, ada juga laptop yang bisa dibawa pulang juga
disediakan”4
Tabel 6. Penilaian Level Kapabilitas APO09
Process
15
Capability Level Achieved
2
Proses BAI08, Mengelola Pengetahuan (Managed Knowladge) dapat mencapai level 1 performed process dengan kategori Largely achieved dimana pada proses ini Sumber informasi dapat diidentifikasi namun belum dilakukannya klasifikasi terhadap sumber informasi yang ada.
Pengetahuan yang ada dapat dibagikan dengan cara berdiskusi dan bertukar pikiran dan dijadikan budaya untuk berbagi ilmu pengetahuan kepada staf yang lain. Sama halnya denga proses APO07, perusahaan juga terus meningkatkan kemampuan sumber daya manusia yang ada diperusahaan dengan memberikan pelatihan bagi stafnya secara berkala, sehingga pengetahuan dapat terus diperbaharui dan dapat memberikan manfaat bagi perusahaan. Dalam budaya berbagi ilmu hal tersebut dapat dikuatkan oleh petikan wawancara dari Manager operasional berikut ini:
“…dengan adanya user meeting biasanya dibahas teknologi-teknologi baru atau ikut seminar perkumpulan operator internet yang ada di indonesia, disitu teknologi-teknologi dibahas dengan mengirim personil kesana”5
Tabel 7. Penilaian Level Kapabilitas BAI08
Process Name Level
Proses DSS02, Mengelola Permintaan Layanan dan Insiden (Manage Service Request and Incidents) dapat mencapai level 1 performed process dengan kategori Fully achieved.
Proses ini mengedepankan layanan TI seperti yang dilakukan PT PDA Net dalam memberikan pelayanan 24 jam bagi pelanggan dan dibuktikan melalui petikan wawancara berikut:
5Hasil wawancara dengan Bapak Eko Nugroho pada tanggal 27 Juni 2015 di
16
“Komplain jam berapa pun tetap ditangani, perusahaan sendiri on 24 jam”6
Penyelesaian permasalahan pun sudah tercantum didalam kesepakatan kerja sama dengan pelanggan. Untuk menjaga kepuasan pelanggan terhadap layanan yang diberikan PT PDA Net maka perusahaan memberikan pelayanan yang maksimal dengan menjalin komunikasi dengan pelanggan serta melakukan monitoring. Hal tersebut dibuktikan melalui petikan wawancara yang dilakukan terhadap general adminstrasi dengan Ibu Riris berikut ini:
“ada perjanjian tertulis dengan pelanggan, ada poin-poin kesepakatan bersama, jadi kalau ada komplain diluar kesepakatan kita berhak untuk memberi charge”7
Tabel 8. Penilaian Level Kapabilitas DSS02
Process
Berdasarkan hasil penilaian proses dan hasil pencapaian level masing-masing proses COBIT, maka dapat dirangkum kedalam tabel 9 berikut:
Tabel 9. Capaian Level Kapabilitas masing-masing Proses COBIT
Process Name
Setalah melakukan analisis terhadap proses COBIT 5 dengan kondisi perusahaan sekarang maka kini perusahaan dapat mengetahui tingkat kemampuan perusahan terhadap proses-proses COBIT tersebut. Selanjutnya dilakukan
6Hasil wawancara dengan Bapak Eko Nugroho pada tanggal 27 Juni 2015 di
Salatiga.
17
wawancara dengan pihak terkait yaitu Direktur PT. PDA. Net, Manager Administrasi serta Manager Operasional perihal target level yang hendak dicapai perusahaan sehingga didapatkan selisih yang dapat dijadikan pedoman dalam melakukan perbaikan guna mencapai target level yang diharapkan. Untuk lebih jelasnya berikut akan disajikan rangkuman tingkat kemampuan perusahaan sekarang dengan target yang ingin dicapai perusahaan .
Tabel 10. Gap Level Kapabilitas
Proses COBIT Target
Level
Level saat ini
GAP
Proses ID Nama Proses
EDM04 Ensure Resource Optimisation 5 1 4 rekomendasi yang disarankan bagi PT. PDA Net untuk tiap levelnya :
1. Level 1
a. EDM04- Ensure Resource Optimisation
Proses EDM04 telah mencapai level 1 namun masih diperlukan beberapa perbaikan agar dapat mencapai level yang telah ditargetkan. Beberapa perbaikan itu diantaranya dengan mengembangkan sumber daya yang penggunaannya belum maksimal, membuat strategi dalam memanfaatkan sumber daya dan mengkomunikasikannya kepada pihak terkait, membuat prosedur pengamanan sumber daya, melakukan tindakan perbaikan terhadap penyimpangan pengelolaan sumber daya.
b. APO07- Manage Human Resources
APO7 telah mencapai level 1 meski hanya dengan kategori largly achieved. Agar dapat mencapai target yang diharapkan maka dalam mengelola sumber daya manusia, perusahaan dapat melakukan analisis terhadap kekurangan penyediaan sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan operasional. Perusahaan juga perlu dalam memberikan kontrak kerja bagi staf/ pegawai agar dapat mempertahankan pegawai yang berkompeten bagi perkembangan perusahaan. Perusahaan juga dapat melakukan evaluasi secara berkala terhadap kinerja pegawai serta memfasilitasi pegawai dalam meningkatkan kemampuannya.
18
Kemampuan perusahaan dalam mengelola pengetahuan masih dikatakan belum dapat mencapai level 1 secara sempurna dikarenakan kategori yang dicapai adalah Largely achieved. Target perusahaan terhadap tingkat kapabilitas proses Manage Knowladge adalah level 5. oleh sebab itu hal-hal yang dapat dipertimbangkan agar tingkat kemampuan dapat mencapai level tersebut maka diperlukannya dokumentasi dan kontrol terhadap temuan-temua serta megidentifikasi sumber-sumber informasi agar pengetahuan yang ada dapat dimanfaatkan lagi.
d. DSS02- Manage Service Requests and Incidents
Proses DSS02 telah mencapai level 1 meskipun pada PA 2.1 telah memasuki kategori Partially achieved namun itu belum cukup untuk dikatakan bisa mencapai level 2. Beberapa hal yang dapat dilakukan untuk mencapai level 4 sesuai yang ditargetkan perusahaan yaitu membuat dokumentasi mengenai laporan terkait status masalah, penyelesaian masalah dan pemantauan penyelesaian masalah agar dapat dijadikan dasar untuk meningkatkan kinerja dalam menanggulangi masalah atau gangguan.
2. Level 2
a. APO09- Manage Service Agreements
Kondisi perusahaan terhadap proses APO09 dapat dikatakan hampir memenuhi level 3, namun pada proses atribut PA 2.2 terdapat kriteria yang tidak dapat terpenuhi, beberapa hal yang dapat dijadikan rekomendasi agar proses APO09 dapat mencapai target level 5 yaitu mengulas kembali kesepakatan dan kontrak layanan secara berkala, memantau tingkat layanan, melaporkan prestasi dan mengidentifikasi tren serta memberikan informasi manajemen yang tepat untuk membantu kinerja manajemen, membuat standart pelayanan.
5. Simpulan
19 Daftar Pustaka
[1] Nyoman, I Sujana Saputra. 2013. Pengukuran Tingkat Kapabilitas dan Perbaikan Tata Kelola Teknologi Informasi berdasarkan kerangka kerja COBIT 5 dan ITIL V3 2011 (Studi Kasus: PT. XYZ). Universitas Indonesia.
[2] Hakim, Abdul. Hoga Saragih. dkk.,2014. Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi dengan Framework COBIT 5 di Kementrian ESDM (Studi Kasus: Pusat Data dan Teknologi InformasiESDM). Journal of information system Vol.10, Issue 2.
[3] Adikara, Fransiskus. 2013. Implementasi tata kelola teknologi informasi perguruan tinggi berdasarkan COBIT 5 pada laboratorium rekayasa perangkat lunak Universitas Esa Unggul. Sesindo: 131-136.
[4] Al, Loai Omari. Dr Paul Barnes. Dkk., 2012. Optimising COBIT 5 for IT Governance: Example from the Public Sector. Proceeding of The ATISR 2012.
[5] Van Grembergen, Wim & Steven De Haes. 2009. Moving From IT Governance to Enterprise Governance of IT. ISACA jurnal.
[6] Akhir, Anas Diharja. 2014. Audit Tata Kelola Sistem Kepegawaian Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Sumatra Selatan dengan Kerangka Kerja COBIT 5. Universitas Bina Darma.
[7] ISACA. 2012. A Business Framework for the Governance and Management of Enterprise IT
[8] ISACA. 2013. Process Assessment Model (PAM): Using COBIT 5 [9] ISACA. 2013. Self-assessment Guide: Using COBIT 5
